Wat is het slechtste moment om na te denken over hoe u een gevoelige reactie aan een klant moet formuleren? Waarschijnlijk wanneer uw inbox vol zit en u al achterloopt met uw antwoorden. 🫠
Een vertraagde bestelling, een verzoek om terugbetaling, een verwarde klant: deze situaties vragen om meer dan alleen snelle actie. Ze vragen om de juiste woorden. En die elke keer helemaal zelf bedenken? Dat is een snelle weg naar burn-out.
Daarom zijn sjablonen voor klantenservice een uitkomst. Ze helpen u sneller te reageren, professioneler over te komen en consistent te blijven zonder dat het persoonlijke contact verloren gaat.
We bekijken een paar handige ClickUp-sjablonen en enkele andere nuttige sjablonen. 🤩
Wat zijn sjablonen voor klantenservice?
Sjablonen voor klantenservice zijn gestandaardiseerde berichten die worden gebruikt om veelgestelde vragen (FAQ's) te beantwoorden, terugkerende problemen op te lossen of vragen te bevestigen.
Elk sjabloon is zo opgezet dat het een specifiek type query behandelt, zoals verzendingsupdates, factureringsproblemen of stappen voor probleemoplossing. Teams kunnen details zoals namen of bestelling nummer personaliseren, terwijl de kernboodschap intact blijft.
Deze sjablonen zijn vaak gecategoriseerd per kanaal – e-mail, live chat of sociale media – en worden gebruikt om de snelheid van de werkstroom te behouden, de trainingstijd voor nieuwe medewerkers te verkorten en ervoor te zorgen dat er geen cruciale informatie in de antwoorden ontbreekt.
De beste sjablonen voor klantenservice op een rijtje
Hier is een overzichtstabel met de beste sjablonen voor klantenservice:
| Naam sjabloon | Sjabloon downloaden | Beste functies | Ideaal voor | Visuele indeling |
| ClickUp-sjabloon voor escalatie van klantenservice | Gratis sjabloon downloaden | Escalatiepaden, realtime bijhouden, formulieren, standaardantwoorden | Doorsturen van urgente problemen, bijhouden van oplossingen | ClickUp-lijst, bord, formulier |
| ClickUp-sjabloon voor klantenservicemanagement | Gratis sjabloon downloaden | Gecentraliseerde tickets, geautomatiseerde taakaanmaken, visuele borden | Team taken organiseren, werklasten verdelen | ClickUp-lijst, bord, formulier |
| ClickUp-sjabloon voor analyse van klantbehoeften | Gratis sjabloon downloaden | Ingebouwde secties, subtaak, aangepaste velden, follow-up bijhouden | Onboarding van clients, probleemoplossing, feedbackanalyse | ClickUp document, lijst |
| ClickUp-sjabloon voor klantprobleemverklaring | Gratis sjabloon downloaden | Gestructureerde feedback, context, oplossingsvoorstellen | Terugkerende problemen documenteren, teamdiagnose | ClickUp document |
| ClickUp Helpdesk-sjabloon | Gratis sjabloon downloaden | Ticketregistratie, prioritering, QA-scores, onboardinggids | Tickets registreren/prioriteren, verzoeken bijhouden | ClickUp-lijst, bord, formulier |
| ClickUp-sjabloon voor client-succes | Gratis sjabloon downloaden | Client gezondheid bijhouden, NPS, verlengings-/churn statussen | Beheer van client-relaties, verlengingen | ClickUp-lijst, bord |
| ClickUp-sjabloon voor klantenservice | Gratis sjabloon downloaden | Automatische tag, routering, toewijsbare taken, deadline-bijhouden | Ondersteuningsverzoeken afhandelen, teamopdrachten | ClickUp-lijst, bord, formulier |
| ClickUp-sjabloon voor klanttevredenheidsonderzoek | Gratis sjabloon downloaden | Enquêtes, beoordelingen, open vragen, KPI-bijhouden | Tevredenheid meten, gestructureerde feedback | ClickUp-formulier, lijst |
| ClickUp-feedbackformuliersjabloon | Gratis sjabloon downloaden | Aangepaste velden, automatisch sorteren, meerdere weergaven | Open feedback verzamelen, verwachtingen beheren | ClickUp-formulier, lijst |
| ClickUp-sjabloon voor klantcontactformulier | Gratis sjabloon downloaden | Aanpasbare velden, automatische routering, taken aanmaken | Vragen vastleggen, doorsturen naar ondersteunen | ClickUp-formulier, lijst |
| ClickUp-sjabloon voor productfeedbackenquête | Gratis sjabloon downloaden | Gerichte vragen, bijhouden van tevredenheid, sentimentanalyse | Productfeedback, prioritering van functies | ClickUp-formulier, lijst |
| ClickUp-sjabloon voor incidentrapportage | Gratis sjabloon downloaden | Incidentregistratie, aangepaste statussen, bijhouden van follow-up | Incidenten documenteren, follow-ups toewijzen | ClickUp-lijst, document |
| Sjablonen voor klantenservice via e-mail Meter | Downloaden dit sjabloon | 10 kant-en-klare e-mail sjablonen, urgente/overgangsscenario's | Versnel reacties, veelvoorkomende e-mails om te ondersteunen | E-mailpakket (PDF/document) |
| Aangepaste e-mailsjablonen voor klantenservice door Zendesk | Downloaden dit sjabloon | 30 sjablonen, storingen, verlengingen, upsells | Consistente merkstem, gevarieerde scenario's | |
| Sjabloon voor e-mailreacties van de aangepaste klantenservice door Medallia | Downloaden dit sjabloon | Sjablonen voor vertragingen, beleidsverduidelijkingen, excuses | Opvolging, verduidelijking van beleid, verzoeken om feedback | |
| Aangepaste e-mailsjablonen voor klantenservice door Hiver | Downloaden dit sjabloon | Snelle, gestandaardiseerde antwoorden, dekken vertragingen/fouten af | Omgaan met grote volumes, snelle reacties | |
| Aangepaste klantenservice sjablonen van LiveAgent | Downloaden dit sjabloon | Sjablonen voor automatische reacties, boze klanten en klachten | Antwoorden voor meerdere scenario's, efficiënt ondersteunen | Web/HTML |
| Sjablonen voor klantenservice op sociale media door LiveAgent | Downloaden dit sjabloon | Specifiek voor sociale media, passende toon, probleemoplossing | Sociale ondersteuning, snelle reacties, klantadvocacy | Web/HTML |
Wat maakt een goed sjabloon voor klantenservice?
Sjablonen kunnen tijd besparen, maar als ze vaag of te formeel zijn, missen ze hun doel.
Een goed sjabloon voor klantenservice-reacties biedt de juiste balans. Hier is waar u op moet letten. 👇
- Duidelijke plaatshouders: Markeert secties zoals [Naam klant] of [Ticketnummer] voor snelle personalisatie
- Formulierintegratie: registreert binnenkomende queries en leidt deze direct door naar taken voor een snelle triage
- Begeleide volgende stappen: Bevat relevante links, instructies of contactopties om het probleem op te lossen zonder heen en weer te hoeven communiceren
- Meerdere weergaven: Schakel met een paar klikken tussen borden in inbox-stijl, lijsten op basis van urgentie of tevredenheidsbijhouden
- Bewerkbaar format: Hiermee kunnen teams de taal bewerken, updates toevoegen of aanpassen aan nieuwe producten en beleidsregels
- reactietimer: *Geeft aan wanneer u moet opvolgen of escaleren op basis van het type reactie of de complexiteit van het probleem
- Sectie voor interne aantekeningen: Biedt ruimte voor medewerkers om snel context of opmerkingen voor teamleden toe te voegen zonder dat dit invloed heeft op het aangepaste bericht aan de klant
18 sjablonen voor klantenservice
Elk antwoord vormt hoe klanten uw merk zien, dus het is de moeite waard om dit goed te doen. Maar zonder een duidelijk systeem kunnen zelfs de beste teams een bericht missen of te laat reageren.
Hier zijn 18 kant-en-klare sjablonen voor aangepaste klantenservice die u kunt bekijken. 👀
1. ClickUp-sjabloon voor escalatie van klantenservice
De ClickUp-sjabloon voor escalatie van klantenservice biedt een duidelijke, georganiseerde aanpak voor het beheren van ondersteuningsproblemen, vanaf het moment dat ze worden gemeld totdat ze volledig zijn opgelost.
Het bevat zes vooraf geconfigureerde weergaven die zijn afgestemd op verschillende fases van het ondersteunen.
Het klantenserviceformulier legt ticketgegevens vast in een gestructureerd format, terwijl de ticketlijst een sorteerbaar en filterbaar overzicht van alle verzoeken biedt. Dankzij de weergave met standaardantwoorden kunt u eenvoudig vooraf opgestelde antwoorden openen voor snellere communicatie. Het Tier Support Board organiseert geëscaleerde tickets visueel per team of niveau, en het optionele Escalation Overview helpt supervisors om zaken met hoge prioriteit in realtime te volgen.
🌼 Waarom u deze sjabloon geweldig zult vinden
- Stroomlijnt urgente problemen met duidelijke escalatiepaden en realtime bijhouden
- Zorgt ervoor dat elk ticket bij het juiste team of de juiste manager terechtkomt – geen verloren verzoeken meer
- Ingebouwde formulieren en standaardantwoorden helpen uw team sneller en consistenter te reageren
📌 Ideaal voor: Het doorsturen van problemen met hoge prioriteit naar de juiste medewerkers en het zonder vertraging bijhouden van de voortgang van de oplossing.
🧠 Leuk weetje: Ondanks alle vooruitgang op het gebied van AI geeft 75% van de klanten aan dat ze liever met een mens spreken voor ondersteuning, vooral bij complexe problemen.
2. ClickUp-sjabloon voor klantenservicemanagement
Met de ClickUp-sjabloon voor klantenservice kunt u alle ondersteuningsverzoeken beheren, van nieuwe tickets tot follow-ups van klanten. Met deze sjabloon kunt u alle tickets op één plek centraliseren en sorteren op type probleem, prioriteit of toegewezen medewerker.
U kunt inkomende verzoeken automatisch omzetten in taken met behulp van het ingebouwde formulier en de ClickUp Board Weergave gebruiken om tickets naar verschillende fasen te slepen, zoals In uitvoering, Geëscaleerd of Opgelost, zonder dat u de zichtbaarheid kwijtraakt.
Als een klant bijvoorbeeld een e-mail stuurt over een betaling die niet is doorgegaan, kunt u het probleem registreren met behulp van het aanvraagformulier, het taggen als 'Factureringsprobleem', het toewijzen aan uw financiële ondersteuningsmedewerker en het markeren als 'Hoge prioriteit'
🌼 Waarom u deze sjabloon geweldig zult vinden
- Centraliseert alle tickets voor ondersteuning zodat ze gemakkelijk kunnen worden gesorteerd op prioriteit, type of agent
- Automatiseert het aanmaken van taken op basis van binnenkomende verzoeken om tijd te besparen en fouten te verminderen
- Visuele bord- en lijstweergaven houden de werkdruk en voortgang van uw team transparant
📌 Ideaal voor: Klantenservicemanagers die teamtaken organiseren, werklasten in evenwicht brengen en de algehele prestaties op het gebied van ticketoplossingen bijhouden.
💟 Bonus: Te veel tools, ook wel bekend als werkversnippering, halen de vaart uit uw klantenservicewerkstroom met onderling losstaande processen.
ClickUp, de alles-in-één app voor werk, maakt een einde aan de chaos in de klantenservice. Met de ClickUp-software voor projectmanagement voor klantenservice kunt u tickets beheren, gesprekken bijhouden en op de hoogte blijven van follow-ups zonder van tabblad te wisselen.
3. ClickUp-sjabloon voor analyse van klantbehoeften
Gebruik het ClickUp-sjabloon voor klantbehoefteanalyse om een duidelijk actieplan op te stellen op basis van wat uw klanten vragen.
🌼 Waarom u deze sjabloon geweldig zult vinden
Dit sjabloon voor klantbeoordelingen helpt u:
- Verzamel inzichten over pijnpunten, voorkeuren of onvervulde behoeften met behulp van ingebouwde secties zoals Klantbeschrijving, Projectdoelstelling en Evaluatietools
- Deel uw bevindingen op in subtaak en checklist, zodat uw team precies weet wat het moet beoordelen, analyseren en verbeteren
- Registreer gekoppelde enquêtelinks, ondersteunende documenten en interne aantekeningen op één plek om te voorkomen dat u verspreide feedback moet opsporen
- Wijs vervolgacties toe aan de juiste personen en houd de eigendom bij via ClickUp aangepaste velden, zoals Prepared By, Reviewed By en databron
📌 Ideaal voor: Medewerkers die tijdens onboarding of probleemoplossing gedetailleerde verwachtingen van clients verzamelen om oplossingen effectiever op maat te maken.
4. ClickUp-sjabloon voor probleemverklaring van klanten
Gebruik de ClickUp-sjabloon voor klantprobleemverklaringen om terugkerende klachten van klanten op te splitsen in gestructureerde verklaringen die leiden tot slimmere beslissingen.
🌼 Waarom u deze sjabloon geweldig zult vinden
- Analyseer feedback van aangepaste klanten en beschrijf specifieke obstakels waarmee elk type aangepast klant tijdens zijn traject te maken krijgt
- Voeg context toe aan de pijnpunten, zodat uw team begrijpt waarom ze bestaan
- Stel gerichte oplossingen voor die het juiste probleem oplossen, niet alleen het meest opvallende
Dit sjabloon wordt geleverd als een kant-en-klaar document dat al is gestructureerd voor snelle, duidelijke probleemoplossing. Stel bijvoorbeeld dat uw team een nieuwe onboarding-werkstroom aan het bouwen is, maar dat gebruikers steeds afhaken voordat ze de installatie hebben voltooid.
U kunt dit sjabloon gebruiken om de target gebruiker te definiëren, feedback te verzamelen uit supporttickets of sessieopnames en knelpunten te identificeren. Stel vervolgens een duidelijke probleemstelling op, bespreek deze met uw team en voltooi deze als voltooid zodra iedereen het eens is.
📌 Ideaal voor: Supportmedewerkers die problemen duidelijk documenteren om teams te helpen terugkerende problemen sneller te diagnosticeren en op te lossen.
💡Pro-tip: Brain MAX is uw AI-aangedreven desktopassistent die het schrijven van e-mails voor klantenservice een fluitje van een cent maakt. Gebruik gewoon de spraak-naar-tekstfunctie om uw bericht op natuurlijke wijze in te spreken. Brain MAX legt uw woorden direct vast, organiseert uw gedachten en helpt u bij het opstellen van duidelijke, empathische reacties.
U hoeft niet langer te worstelen om de juiste toon te vinden of belangrijke details te missen. Met Brain MAX kunt u snel gepolijste, professionele e-mails opstellen met behulp van meerdere LLM's, allemaal vanuit één desktop-app.
5. ClickUp Helpdesk-sjabloon
Op zoek naar een betere manier om boze of ontevreden klanten te helpen zonder uw prioriteiten bij te houden? Gebruik de ClickUp Help Desk Template om elk ticket af te handelen. Het ingebouwde formulier zet nieuwe vragen direct om in taken en helpt u uw klantenservicedoelen te bereiken.
Dit sjabloon is handig voor binnenkomende bugrapporten, dringende verzoeken om functie of terugkerende accountproblemen. Het helpt u bij het registreren, toewijzen en oplossen van elk probleem zonder dat u belangrijke details of reactietermijnen mist.
🌼 Waarom u deze sjabloon geweldig zult vinden
Schakel tussen drie ingebouwde weergaven om te werk op de manier die uw team het prettigst vindt:
- Weergave van moeilijkheidsgraad om te beoordelen hoe complex elk probleem is voordat u het toewijst
- Startgids voor nieuwe teamleden om vanaf het begin een consistent proces te volgen
- QA Score Weergave om ticketoplossingen te monitoren en de kwaliteit van de reacties in de loop van de tijd te verbeteren
📌 Ideaal voor: Tickets registreren, verzoeken prioriteren en taken toewijzen met realtime status bijhouden.
6. ClickUp-sjabloon voor client-succes
De ClickUp Client Success Template biedt een slimmere manier om client-relaties te beheren, uitdagingen op het gebied van klantenservice het hoofd te bieden en elk account in de juiste richting te houden.
🌼 Waarom u deze sjabloon geweldig zult vinden
- Groepeer clients op basis van hun gezondheidstatus, zoals 'Risico op verloop', 'Gemiddeld' of 'Zeer goed', zodat u weet waar u uw aandacht op moet richten
- Houd sleutelgegevens bij, zoals ondersteuningsniveau, betrokkenheid, laatste contactmoment en Net Promoter Score (NPS), naast elkaar
- Maak taakstatus aan, zoals 'Klaar voor verlenging', 'Onboarding', 'Verloren' of 'Ondersteuning', zodat u elke fase van de client onder controle houdt
Bovendien draait het bij client succes om het opbouwen van langdurige relaties, het bijhouden van accountactiviteiten en het proactief inspelen op de behoeften van clients – allemaal zaken die perfect aansluiten bij ClickUp CRM .
Als voorbeeld daalt de NPS-score van een client en was hun laatste vergadering weken geleden, markeert het sjabloon voor klantensucces hen als 'At Churn Risk' (risico op klantverloop). Vervolgens kunt u met ClickUp CRM direct hun volledige interactiegeschiedenis opvragen, accountaantekeningen bekijken, een vervolgtaak toewijzen en het volgende contactmoment plannen, zonder dat u uw werkruimte hoeft te verlaten.
📌 Ideaal voor: Klantensuccesteams die client-relaties beheren, mijlpalen bijhouden en verlengingsdeadlines voorblijven.
7. ClickUp-sjabloon voor klantenservice
U kunt geen geweldige klantervaringen bieden als uw ondersteuningsproces versnipperd is. Met de ClickUp-sjabloon voor klantenservice kunt u elk binnenkomend bericht, elke vraag of klacht omzetten in een georganiseerde taak die wordt bijgehouden, toegewezen en opgelost.
U kunt alle binnenkomende verzoeken verzamelen via een formulier, tickets automatisch taggen op basis van urgentie of onderwerp, en ze rechtstreeks doorsturen naar het juiste teamlid. Het ondersteunt een soepelere overdracht tussen ondersteunings- en marketingcontactpunten, waardoor uw algehele marketingstrategie voor de klantlevenscyclus wordt versterkt.
🌼 Waarom u deze sjabloon geweldig zult vinden
- Zet elke vraag om in een georganiseerde, toewijsbare taak voor volledige zichtbaarheid
- Ticket automatisch taggen en doorsturen naar het juiste teamlid op basis van urgentie of onderwerp
- Ondersteunt consistente, hoogwaardige reacties via alle kanalen
📌 Ideaal voor: Het afhandelen van lastige ondersteuningsverzoeken met aangepaste statussen, teamtoewijzingen en het bijhouden van deadlines in klantenservicesoftware.
8. ClickUp-sjabloon voor klanttevredenheidsonderzoek
Wilt u weten hoe tevreden uw klanten werkelijk zijn met uw service of ondersteuning? U kunt de ClickUp-sjabloon voor klanttevredenheidsonderzoeken ( ) gebruiken om eerlijke reacties te verzamelen, te ontdekken wat goed werkt en aan te geven wat er moet worden verbeterd, zonder heen en weer te hoeven communiceren.
🌼 Waarom u deze sjabloon geweldig zult vinden
- Maak korte enquêtes met zowel snelle beoordelingen als open vragen om te begrijpen hoe mensen echt denken over hoe u hen ondersteunt, uw diensten of uw producten aanbiedt
- Ontdek terugkerende zorgen en successen met behulp van weergaven zoals Kennisbeoordeling en Respondentenweergave, zodat elke reactie wordt omgezet in een duidelijke volgende stap
- Evalueer hoe uw team elke interactie heeft afgehandeld zonder tickets of gesprekken te hoeven doorzoeken
Het beste deel? Elke reactie wordt een traceerbare taak, waardoor u moeiteloos de KPI's voor de klantervaring kunt meten.
📌 Ideaal voor: Het verzamelen van gestructureerde feedback via enquêtes en het meten van tevredenheid in klantrelaties.
9. ClickUp-feedbackformuliersjabloon
U hoeft niet meer verspreide e-mails bij te houden of te wachten op vervolgtelefoontjes om te begrijpen hoe iemand over uw product of dienst denkt. Met het ClickUp-feedbackformulier-sjabloon kunt u op een snelle, georganiseerde manier meningen verzamelen en deze omzetten in actie.
🌼 Waarom u deze sjabloon geweldig zult vinden
Dit feedbackformulier-sjabloon helpt u:
- Maak een eenvoudig formulier met aangepaste velden zoals aankoopdatum, serviceprovider, klantniveau en algemene beoordeling
- Stel de juiste mix van vragen: sterbeoordelingen, open opmerkingen of meerkeuzevragen
- Sorteer en groepeer feedback automatisch in overzichtelijke weergaven, zoals een aanbevelingslijst, feedbacktabel of providerbeoordelings tabel
Neem bijvoorbeeld iemand die onlangs uw dienst heeft aangeschaft, maar de ervaring laag heeft beoordeeld. U kunt direct hun niveau, provider en opmerkingen zien, zodat u contact kunt opnemen, het probleem kunt oplossen en ervan kunt leren.
📌 Ideaal voor: Teams die open input verzamelen om de verwachtingen van clients te beheren en terugkerende hiaten in de dienstverlening te identificeren.
🔍 Wist u dat? Beoordelingen zijn belangrijk. Waarde is belangrijk. Samen? Een perfecte combinatie. Uit een onderzoek uit 2023 bleek dat goede getuigenissen van clients en positieve feedback + het gevoel dat u uw geld niet verspilt = een sterkere loyaliteit. Kortom, zorg ervoor dat mensen zich slim voelen omdat ze voor u hebben gekozen.
10. ClickUp-sjabloon voor klantcontactformulier
Met het ClickUp-sjabloon voor klantcontactformulieren kunt u elke vraag, opmerking of verzoek vastleggen en direct doorsturen naar de juiste persoon.
Pas het formulier aan met velden zoals ordernummer, productcategorie of reden voor contact, zodat elke verzending wordt ontvangen met de context die uw team nodig heeft.
Een opvallende functie? U kunt formulierverzendingen automatisch toewijzen op basis van het type probleem. Zo gaan vragen over facturering rechtstreeks naar de financiële afdeling en komen technische vragen terecht bij de ondersteuning. Dat betekent minder sorteringswerk en een betere klantenbinding door tijdige, relevante ondersteuning.
🌼 Waarom u deze sjabloon geweldig zult vinden
- Leg elke vraag vast met aanpasbare velden voor volledige context
- Verwijst verzendingen direct door naar het juiste team of de juiste medewerker voor snellere reacties
- Elk contact wordt een taak, zodat niets over het hoofd wordt gezien
📌 Ideaal voor: Het vastleggen van binnenkomende vragen met contactgegevens en deze doorsturen naar de juiste technische ondersteuningswachtrij.
🧠 Leuk weetje: Het eerste callcenter werd opgezet door een Brits bedrijf dat gebruikmaakte van een systeem genaamd PABX (Private Automated Business Exchanges). Hiermee konden bedrijven grote hoeveelheden klantgesprekken beheren.
11. ClickUp-sjabloon voor productfeedbackenquête
Met de ClickUp-sjabloon voor productfeedbackonderzoeken kost het slechts enkele minuten om een enquête te starten die u helpt bij het volgende:
🌼 Waarom u deze sjabloon geweldig zult vinden
- Stel duidelijke, gerichte vragen die klanten niet zullen negeren
- Herken patronen in klachten, verzoeken om nieuwe functies of frustraties
- Houd tevredenheidsscores en trends in het aantal verzenden bij in de loop van de tijd
Stel dat klanten steeds klagen over een omslachtige afrekenprocedure. In plaats van elk ticket afzonderlijk te beantwoorden, kunt u deze enquête versturen en zo gestructureerde feedback op grote schaal verzamelen. Zo beschikt u over relevante details om veranderingen te beargumenteren, in plaats van alleen maar een verzameling klachten.
Met deze tool voor klantfeedback kunt u alle reacties op één plek in weergave bekijken, gesorteerd op productbeoordelingen, opmerkingen en sentiment. Zo weet u gemakkelijker wat u eerst moet oplossen en wat al goed werk.
📌 Ideaal voor: Het verzamelen van productspecifieke inzichten om prioriteit te geven aan functies, updates of fixes maakt een groot verschil voor het clientbeheer.
12. ClickUp-sjabloon voor incidentrapportage
Als er iets misgaat, zoals een datalek, een inbreuk op een account of een verdachte aanmelding, is een hectische Slack-thread niet voldoende. Met de ClickUp-sjabloon voor incidentrapportage kunt u elk detail vastleggen, iedereen op de hoogte houden en herhaalde fouten voorkomen.
Deze taaksjabloon maakt voor elk incident een speciale taak aan, verdeelt deze in fasen met behulp van aangepaste statussen en voegt belangrijke context toe met behulp van aangepaste velden zoals Goedgekeurd door, Incidentnotities en Ondersteunende documenten.
🌼 Waarom u deze sjabloon geweldig zult vinden
- Registreert elk incident met gedetailleerde context, aangepaste statussen en ondersteunende documenten
- Wijs follow-ups toe en houd de oplossing bij om herhaling van fouten te voorkomen
- Houdt uw team op één lijn en geïnformeerd tijdens kritieke situaties
📌 Ideaal voor: Managers en ondersteuningsteams die belangrijke incidenten documenteren, follow-ups toewijzen en leren van wat er mis is gegaan.
🧠 Leuk weetje: Humor (mits op de juiste manier gebruikt) kan interacties met klanten memorabel maken. Een luchtige grap of een leuke, vriendelijke toon kan een routineus chatten veranderen in iets wat klanten echt leuk vinden, waardoor ze het merk eerder zullen onthouden en aanbevelen.
Bekijk deze video om te zien hoe u AI kunt gebruiken in de klantenservice:
13. Sjablonen voor klantenservice via e-mail Meter
E-mails voor ondersteunen zijn niet altijd even gemakkelijk. Sommige e-mails zijn tijdgevoelig, andere vereisen precies de juiste balans tussen empathie en duidelijkheid. Email Meter begrijpt dat. Daarom bieden ze een enkel te downloaden pakket met 10 e-mailsjablonen voor klantenservice, ontworpen om u te helpen sneller te reageren en de communicatie met klanten te beheren aan de hand van steekproefantwoorden.
🌼 Waarom u deze sjabloon geweldig zult vinden
Hieronder vindt u twee opvallende sjablonen uit het pakket:
- de client heeft zo snel mogelijk een antwoord nodig: *Deze is bedoeld voor urgente e-mails waarin de klant duidelijk gestrest is. Het helpt u de juiste toon te vinden – kalm, respectvol en geruststellend – zelfs als het ontvangen bericht niet beleefd is
- Overgang van verkoop naar accountbeheer: Gebruik dit sjabloon na het sluiten van de deal om de klant te bedanken, hun nieuwe accountmanager voor te stellen en hen te laten weten dat u nog steeds beschikbaar bent voor verdere vragen
📌 Ideaal voor: Versnel uw reacties met een kant-en-klare bibliotheek met e-mailreacties voor veelvoorkomende scenario's.
14. E-mailsjablonen voor klantenservice door Zendesk
Met de 30 e-mail sjablonen voor klantenservice van Zendesk kunt u bijna alle veelvoorkomende (en minder vaak voorkomende) ondersteuningsscenario's afhandelen zonder dat u alles zelf hoeft te schrijven.
🌼 Waarom u deze sjabloon geweldig zult vinden
- Stel klanten gerust na een storing in de dienstverlening
- Upsell zonder verkoopgericht over te komen
- Stuur herinneringen voor verlenging of kennisgevingen van prijsverhogingen zonder dat dit ongemakkelijk is
- Houd interacties consistent wanneer teamleden wisselen
📌 Ideaal voor: Medewerkers en managers die een consistente merkstem en -toon willen handhaven in elke e-mail aan klanten.
15. Sjabloon voor e-mailreacties van de klantenservice door Medallia
Deze sjabloonenset van Medallia biedt klantenservicemedewerkers kant-en-klare antwoorden voor de meest voorkomende en moeilijke situaties. U kunt elke sjabloon kopiëren, plakken en personaliseren om:
🌼 Waarom u deze sjabloon geweldig zult vinden
- Communiceer effectief met gefrustreerde klanten wier pakketten vertraagd, verkeerd of beschadigd zijn, zonder naar woorden te hoeven zoeken
- Verduidelijk complexe bedrijfsbeleidsregels of onduidelijkheden over facturering in enkele seconden
- Zet negatieve telefoon- en chattenervaringen om in een tweede kans met de juiste excuses en een gebaar van goede wil
📌 Ideaal voor: Het opvolgen van service-ervaringen met een gestructureerd sjabloon voor feedbackverzoeken.
16. E-mailsjablonen voor klantenservice door Hiver
Deze sjablonen zijn gemaakt voor klantenserviceteams die sneller willen reageren zonder robotachtig over te komen. Elk sjabloon biedt een oplossing voor een specifiek moment in het ondersteuningsproces, zodat uw team vertragingen, fouten of zelfs afscheid nemen met duidelijkheid en zelfvertrouwen kan afhandelen.
Met deze sjablonen kunt u bezorgde klanten geruststellen met proactieve updates, opgeloste tickets afronden met een persoonlijk tintje en nog veel meer.
🌼 Waarom u deze sjabloon geweldig zult vinden
- Levert snelle, gestandaardiseerde antwoorden zonder robotachtig te klinken
- Behandelt vertragingen, fouten, afscheid en meer met duidelijkheid en zorgvuldigheid
- Helpt teams om grote hoeveelheden e-mails om te ondersteunen efficiënt af te handelen
📌 Ideaal voor: Het versturen van snelle, gestandaardiseerde reacties bij het verwerken van grote hoeveelheden e-mails om te ondersteunen.
17. Sjablonen voor klantenservice van LiveAgent
De kant-en-klare sjablonen van LiveAgent zijn gemaakt voor mensen die dagelijks met clients communiceren en nemen het zware werk uit het schrijven van professionele reacties weg.
Ongeacht de toon of urgentie is er altijd een sjabloon dat bij de situatie past.
🌼 Waarom u deze sjabloon geweldig zult vinden
- Sjabloon voor automatische e-mailreacties: Bevestig onmiddellijk de ontvangst van een bericht en geef duidelijk aan welke instelling geldt voor wanneer een klant een reactie kan verwachten
- E-mailsjabloon voor boze klanten: Kalmeer gespannen situaties met empathie, verantwoordelijkheid en geruststelling
- Sjabloon voor reacties op klachten van klanten: pak problemen direct aan, bied oplossingen aan en laat de klant zien dat er naar hem wordt geluisterd
📌 Ideaal voor: Medewerkers die verschillende klantsituaties behandelen en efficiënte antwoorden nodig hebben voor meerdere gebruikssituaties.
🧠 Leuk weetje: De oudste schriftelijke klacht van een klant dateert uit 1750 v.Chr. in het oude Mesopotamië. Een man genaamd Nanni schreef op een kleitablet een klacht over het ontvangen van de verkeerde kwaliteit koper.
18. Sjablonen voor aangepaste klantenservice op sociale media door LiveAgent
Als u klantvragen op sociale media behandelt, weet u hoe vaak dezelfde vragen, klachten of complimenten terugkomen. Handmatig op elke vraag reageren? Dat is tijdrovend, repetitief en vermoeiend. De sjablonen voor klantenservice op sociale media van LiveAgent komen hier goed van pas.
Deze sjablonen zijn speciaal ontworpen voor klantenservicemedewerkers, ondersteuningsteams en iedereen die online interacties beheert. Ze helpen u sneller te reageren zonder robotachtig over te komen.
🌼 Waarom u deze sjabloon geweldig zult vinden
- Professionele reacties die u helpen gebruikers te begeleiden door ondersteuningsproblemen of door stappen voor probleemoplossing
- Houd de goede sfeer erin met vriendelijke, waarderende berichten
- Erken frustratie, bied oprechte excuses aan en bied echte oplossingen
📌 Ideaal voor: Reageren op klantquery op sociale platforms met vooraf opgestelde antwoorden in de juiste toon voor een betere klantbeleving.
bied uitmuntende service met ClickUp*
Goede aangepaste klantenservice komt niet voort uit standaardantwoorden.
Het komt veeleer voort uit systemen die tegemoetkomen aan de behoeften van uw team, uw tools en uw klanten.
De sjablonen voor klantenservice van ClickUp springen hier in het oog. Ze creëren een volledig aanpasbare ondersteuningswerkstroom met flexibele aangepaste weergaven, statussen en velden die zijn afgestemd op de behoeften van uw team.
Wilt u tickets met hoge prioriteit bijhouden in een Kanban-weergave? Dat is klaar. Heeft u een op formulieren gebaseerd intake-systeem nodig voor client-problemen? Dat is eenvoudig.
Meld u vandaag nog gratis aan bij ClickUp!
Veelgestelde vragen
1. Hoe schrijf je een klantenservice-antwoord?
Een goede klantenservice moet snel, beleefd, persoonlijk, empathisch en oplossingsgericht zijn. Spreek de klant altijd met zijn of haar naam aan, erken hun bezorgdheid, leg de oplossing uit en bied verdere hulp aan.
Voorbeeld:
Hallo [naam klant],
Bedankt voor uw bericht over [probleem]. Onze excuses voor het ongemak. Dit is wat we kunnen doen om u te helpen: [oplossing/volgende stappen]. Laat het me weten als u nog vragen of opmerkingen heeft.
Met vriendelijke groet,
[Uw naam]
[Uw naam]
2. Wat zijn de 5 R's van klantenservice?
De 5 R's van klantenservice zijn:
- Respect: Behandel elke aangepaste klant met waardigheid en beleefdheid.
- Reageren: Reageer snel en adequaat op vragen van klanten.
- Oplossen: Pak problemen van klanten efficiënt aan en los ze op.
- Geruststellen: Geef klanten het vertrouwen dat hun zorgen serieus worden genomen.
- Onthoud: volg eerdere interacties op en onthoud ze om relaties op te bouwen.
3. Hoe moet ik reageren op klachten van klanten?
Gebruik een sjabloon waarin het probleem wordt erkend, excuses worden aangeboden, de oplossing wordt uitgelegd en de klant wordt bedankt voor zijn feedback.
Sjabloon:
Hallo [naam klant],
Bedankt dat u ons hierop attent hebt gemaakt. Het spijt me te horen dat u [beschrijf het probleem] hebt ondervonden. We nemen uw feedback serieus en gaan de kwestie onderzoeken.
Dit is wat we doen om het op te lossen: [leg de oplossing of volgende stappen uit].
Laat het ons weten als er nog iets is dat we voor u kunnen doen. Bedankt voor uw geduld en voor de kans om het goed te maken.
Met vriendelijke groet,
[Uw naam]
[Uw naam]
4. Wat is een voorbeeld van een goed antwoord van de klantenservice?
Zo ziet een goed antwoord van de klantenservice eruit:
Hallo Sarah,
Het spijt me te horen dat uw bestelling te laat is aangekomen. We streven ernaar om op tijd te leveren en ik begrijp hoe frustrerend dit moet zijn. Ik heb uw verzendkosten terugbetaald en een vervangende bestelling versneld, die binnen twee dagen zou moeten aankomen.
Laat het me weten als er nog iets is dat ik voor u kan doen. Bedankt voor uw begrip en voor uw waardevolle klantenservice.
Met vriendelijke groet, Alex