is de voorzitter en oprichter van de Instituut voor Projectmanagement , de voormalige vicevoorzitter van de International Project Management Association (IPMA), en een internationaal gerespecteerd expert in het vakgebied.
bezoek de wereldbibliotheek_ _en Internationale vereniging voor projectmanagement voor zijn gepubliceerde werk._
Wist je dat tot 35% van de projecten niet voldoet aan de zakelijke doelstellingen van de tevredenheid van belanghebbenden?
Het succes van een project hangt vaak af van uw benadering van risicomanagement voornamelijk hoe je omgaat met het kostenrisico van een project.
Dus, van alle succesvolle projecten, slechts 62% slagen erin om binnen het budget te blijven. Het overschrijden van de geplande budget van het project ook wel kostenoverschrijding genoemd, is een van de meest voorkomende risico's.
Om dat te voorkomen, moet elk project zijn eigen risicomanagement abonnement. Risicoanalyse en -management zijn essentieel om je project soepel te laten verlopen met zo min mogelijk verrassingen.
Hoewel risico's nooit volledig beheersbaar zijn, is een goed abonnement op de gebeurtenis ervan cruciaal als je wilt voorkomen dat je project mislukt.
Malcolm Bright via GIPHY
Wat is kostenrisico in projectmanagement?
Kostenrisico is een van de meest voorkomende risico's bij projecten. Het kan ontstaan door een slechte budgetplanning en een onnauwkeurige kostenraming. Kostenrisico is het risico dat het budget voor een project wordt overschreden of dat de kosten niet worden gecompenseerd door een eerlijke waarde. Daarnaast kun je te maken krijgen met hogere kosten door interne of externe factoren. Maar wat zijn dat precies?
Interne kostenrisico's
Interne risico's ontstaan door interne acties binnen het bedrijf. Bijvoorbeeld, het onderschatten van de hoeveelheid werk die nodig is voor een project zal waarschijnlijk resulteren in een langere planning, wat de kosten van het project verhoogt. Hoe langer het project duurt, hoe meer het kost. Dat is duidelijk! Dat betekent ook dat dit risico niet alleen te maken heeft met de planning, maar ook met de prestaties en de kwaliteit.
Het goede van interne risico's is dat je ze kunt vermijden met een goed abonnement en projectmanagement. Externe kostenrisico's heb je daarentegen vaak niet in de hand.
Externe kostenrisico's
Externe kostenrisico's omvatten risico's die zich buiten het bedrijf voordoen. Dat kunnen wijzigingen in de regelgeving of industrienormen zijn, of bankkosten. Hoewel u geen controle hebt over deze problemen maar je kunt wel hun impact op je project verminderen.
Het grootste probleem met deze risico's is dat je de waarschijnlijkheid van hun gebeurtenis niet kunt voorspellen. Subgroepen van externe kostenrisico's zijn onder andere economische, politieke en natuurlijke risico's.
Waarom is beheer van kostenrisico's belangrijk?
Er zijn verschillende soorten oorzaken van falen maar de meeste problemen zijn gekoppeld aan slecht kostenbeheer. Eenvoudig gezegd, als je er niet in slaagt om de kosten onder controle te houden, mislukt je project. Met kostenrisicobeheer kun je toekomstige kosten voorzien . Die zichtbaarheid van het budget is handig om te hebben, omdat het je in staat stelt beslissingen te nemen die je wegsturen van schulden. Volgens het onderzoek van PMI uit 2021 blijft 38% van de projecten niet binnen het bereik van het geplande budget en mislukt 35% van de projecten door budgetverlies.
Kostenrisicobeheer is een cruciaal onderdeel van projectmanagement, omdat het succes of de mislukking van een project er vaak van afhangt.
Gebruik de volgende tips om de kostenrisico's van projecten beter te beheren en je kansen op succes te vergroten.
10 effectieve tips om de kostenrisico's van een project te beheren
Hoewel je misschien niet alle risico's van je project kunt beheersen, moet je je er zo goed mogelijk op voorbereiden, vooral op de risico's die je wel kunt beheersen. Hier zijn een paar dingen die je in gedachten moet houden als je projectkostenrisico's wilt beheren:
1. Besteed aandacht aan de gebieden waar de kosten kunnen stijgen
Projectkosten worden gewoonlijk in drie basisgroepen verdeeld:
- *Directe kosten zijn de kosten die direct nodig zijn om je project te ondersteunen. Hieronder vallen arbeid, apparatuur en materialen.
- Indirecte kosten zijn de administratieve en andere kosten die nodig zijn om je project te ondersteunenoperationele aspecten van een projectzoals de kosten voor het beoordelen van documenten, het uitvoeren van beoordelingen of het inhuren van inspecteurs voor een project.
- Overhead omvat de kosten van activiteiten die je niet direct of indirect aan het project kunt koppelen. Essentiële bedrijfskosten, zoals huur en nutsvoorzieningen, juridische kosten, training en verzekering, maken ook deel uit van je overhead.
*Directe kosten zijn vaak de bron van kostenrisico's uit deze categorieën. Daarom is het essentieel om aandacht te besteden aan de kosten van arbeid, apparatuur en materialen om het risico van uit de hand lopende kosten te verminderen.
2. Neem onvoorziene uitgaven op in uw projectbudget
Een onvoorziene omstandigheid is een toekomstige omstandigheid waarvan je niet kunt garanderen dat die zich wel of niet zal voordoen. Je kunt bijvoorbeeld niet garanderen dat je project op tijd klaar is, waardoor de arbeids- en overheadkosten stijgen.
Door onvoorziene gebeurtenissen in je projectbudget op te nemen, minimaliseer je de impact van deze gebeurtenissen op je bedrijfsresultaat. Bovendien helpt de instelling van een deel van het budget je om te gaan met onvoorziene kosten.
Overweeg om een nog groter deel van je budget opzij te zetten voor projecten met een verhoogd risico.
via Broadleaf.com
3. Maak een grondig abonnement op risicomanagement
A succesvol project heeft een gedetailleerd stappenplan nodig . Een roadmap geeft een overzicht van de tijdlijnen en doelstellingen van het project . Als onderdeel van je stappenplan moet je mogelijke risico's identificeren.
Een risicomanagement abonnement helpt je om potentiële risico's te identificeren, te evalueren en te beperken. Het vereist ook dat je je risicotolerantie definieert; je kunt drempels instellen voor het risiconiveau dat je bereid bent te nemen.
Risicotolerantie maakt het gemakkelijker om risico's te prioriteren. U kunt beslissen welke problemen onmiddellijke aandacht vereisen en welke kunnen leiden tot betere besluitvorming en lagere kosten op de lange termijn.
Een risicomanagementplan moet ook een responsplan bevatten. Bepaal eerst hoe u omgaat met specifieke gebeurtenissen, zoals het overschrijden van uw arbeidsbudget of meer uitgeven aan materialen dan verwacht.
4. Start een risicoregister voor projecten om risico's bij te houden
Als onderdeel van uw risicomanagement abonnement, een risicoregister maken . Een risicoregister geeft een lijst van alle risico's die je tijdens de projectbeoordeling hebt geïdentificeerd. Het geeft je een blauwdruk om te anticiperen op problemen en deze snel op te lossen.
Neem verschillende velden op om elk risico te registreren. Beschrijf bijvoorbeeld het risico, de verwachte gevolgen voor het project en hoe je van plan bent te reageren als het risico zich voordoet. Misschien wil je ook iemand toewijzen aan elk risico in plaats van het bijhouden van risico's de verantwoordelijkheid te maken van één enkel teamlid.
Blijf risico's monitoren tijdens elke fase van het project. Houd de status van de risico's bij, zodat je weet wanneer je een abonnement moet nemen.
5. Bepaal de waarschijnlijkheid en impact van elk risico
Je risicoregister moet de waarschijnlijkheid en impact van elk risico bevatten. De waarschijnlijkheid van een specifiek risico is de waarschijnlijkheid dat het op een bepaald moment tijdens het project optreedt.
Bijvoorbeeld, het risico op vertragingen door een tekort aan materialen van leveranciers kan toenemen bij problemen met de toeleveringsketen. Je kunt ook te maken krijgen met een grotere kans op vertragingen als je te maken hebt met een gebrek aan arbeidskrachten of middelen.
Nadat je de waarschijnlijkheid van een gebeurtenis hebt geanalyseerd, moet je de gevolgen ervan bekijken. Bedenk hoe de gebeurtenis je abonnement kan verstoren, waardoor je ander werk moet stopzetten of een fase van het project moet uitstellen.
Je kunt de waarschijnlijkheid en de impact van elke gebeurtenis ook beoordelen op een numerieke schaal van één tot vijf of één tot tien. Beoordelingen helpen je bij het prioriteren van je middelen bij het omgaan met risico's.
Bonus: Gebruik RAID sjablonen risico's beheren!
6. Schets de Work Breakdown Structure (
WBS )
Kosten schatten is het proces van het voorspellen van de kosten van het project om specifieke doelen te bereiken. De kostenraming moet rekening houden met elk element dat nodig is voor het project, inclusief arbeid en materialen.
A werk breakdown structuur (WBS) helpt je om een nauwkeurigere kostenraming te maken. Het vereist dat je je project opdeelt in kleinere, beter beheersbare Taken.
Een WBS is ook een veelgebruikt hulpmiddel voor deliverable-gebaseerde projecten. Je kunt het project opdelen in kleinere werkpakketten (WP's). Elk WP moet zijn eigen kosten, risico's en toegewezen teamleden hebben. Een werkpakket maakt het gemakkelijker om kostenoverschrijdingen in een specifieke Taak op te sporen voordat ze andere delen van het project gaan beïnvloeden.
7. Prestaties meten met Earned Value Management (EVM)
Earned value management (EVM) helpt je om de prestaties van elke Taak of werkpakket te meten. Hierbij worden de huidige prestaties vergeleken met de geplande prestaties.
Deze techniek kan je helpen bij het beheren en controleren van je project, maar je kunt niet alleen op EVM vertrouwen omdat het snel kan veranderen.
Als je al je risico's met EVM meet, kun je de impact van één of meer risico's die zich voordoen afdekken met het budget voor onvoorziene uitgaven.
Earned value is het bedrag van het budget dat je verdiend hebt op basis van het voltooide werk.
via planner.net
Een voorbeeld: het projectbudget is $20.000 met een tijdlijn van zes maanden. Na drie maanden heb je 50% van het werk Voltooid. De huidige verdiende waarde is $10.000. In deze fase van het project zou je ongeveer de helft van het budget moeten hebben uitgegeven.
Wanneer de werkelijke kosten de verdiende waarde beginnen te overschrijden, moet je stoppen en de oorzaak van de kostenoverschrijding vaststellen.
8. Vergelijk leveranciers en verkopers voor het project
Het vinden van de juiste leveranciers voor het project kan helpen om de kostenrisico's van het project te beperken. Vertragingen en hogere kosten van leveranciers kunnen de kosten van je project op verschillende manieren beïnvloeden.
Let bij het vergelijken van leveranciers op meer dan alleen de prijzen. Je moet er ook voor zorgen dat je partners betrouwbaar zijn en in staat om goederen of diensten op tijd te leveren.
Als een leverancier bijvoorbeeld een bestelling niet kan uitvoeren, moet je misschien andere apparatuur, materialen of software gebruiken om een Taak te voltooien. Deze veranderingen kunnen uw kosten en planning verhogen.
9. Vermijd het vergroten van de omvang van het project
De reikwijdte van een project leidt vaak tot hogere kosten. Clients en belanghebbenden kunnen op elk moment wijzigingen in het project voorstellen. Sommige wijzigingen kunnen de kosten of het tijdschema voor voltooiing echter drastisch verhogen.
Projectmanagers moeten weten welke wijzigingen te moeilijk zijn om uit te voeren zonder extra middelen. Vasthouden aan het geplande bereik van het project helpt om het budget en de planning op schema te houden.
Leer meer over de_ projectmanagementdriehoek en zie hoe kosten, reikwijdte en tijd de kwaliteit van een project beïnvloeden.
Kijk ook eens naar deze_ budgetvoorstel sjablonen !
10. Gebruik software voor projectmanagement om de kosten te bewaken
Stop nooit met het zoeken naar onverwachte kosten. Controleer in plaats daarvan regelmatig uw voortgang met behulp van de beste beschikbare hulpmiddelen, zoals software voor projectmanagement . Platformen voor projectmanagement zoals ClickUp bieden een aanpasbare oplossing voor het bijhouden van elk onderdeel van uw project. Als u zich bijvoorbeeld overweldigd voelt door projectrisico management, ClickUp's budgetsjabloon kan handig zijn voor het bijhouden van uw projectbudget en u helpen om kostenrisico's in de gaten te houden. Daarnaast kunt u eenvoudig werkstromen beheren, doelen instellen en realtime statistieken weergeven met ClickUp's visuele dashboard .
Dit zijn slechts enkele van de voordelen van software voor projectmanagement . U kunt ook tijd besparen, de communicatie verbeteren en nog veel meer.
Budgetrapporten maken met dashboards in ClickUp
Houd uw projectkosten onder controle
Kostenrisicobeheer is essentieel voor het succes van uw volgende project. Besteed veel aandacht aan alle gerelateerde kosten in elke fase van het project.
Je hebt de meeste controle over directe kosten, waaronder de kosten van apparatuur, materialen en arbeid. Om je beter voor te bereiden op risicovolle gebeurtenissen en meer controle te krijgen over de kostenrisico's van een project, kun je het volgende overwegen software voor projectmanagement te gebruiken .
Een effectieve projectmanagementoplossing zoals ClickUp kan overplanning voorkomen en andere risicofactoren in verband met kostenstijgingen beperken. Gebruik het om georganiseerd te blijven, uw budgetten te beheren en realtime rapportages te krijgen, communiceren met uw team en nog veel meer.