Projectmanagementdriehoek – Balanceren tussen bereik, tijd en kosten

Verwachtingen van klanten, de onvoorspelbare aard van moderne werkomgevingen en beperkte middelen maken het managen van clients, je team en projecten uitdagend.

Projectmanagers zijn daarom een essentieel onderdeel geworden van bijna elk bedrijf, ongeacht hun grootte of sector, om de volgende redenen projecten te beheren en de communicatie tussen clients en teams vergemakkelijken.

In dit artikel laten we je zien wat de driehoek projectmanagement is, hoe het werkt, waarom het werkt en hoe je kunt tools voor projectmanagement kunt gebruiken om deze driehoek te helpen implementeren in je rol als projectmanager.

Wat is de Projectmanagement Driehoek en hoe werkt het?

Na decennia van toegewijd onderzoek naar best practices in projectmanagement, staat een van de fundamentele pijlers van het vak bekend als de Projectmanagementdriehoek (PMT).

De PMT, ook bekend als de Gouden Driehoek, IJzeren Driehoek en Drievoudige Beperkingen Driehoek, is het geheime wapen in het arsenaal van de projectmanager omdat het een visueel hulpmiddel en een conceptueel en praktisch raamwerk biedt voor succesvol projectmanagement.

De Projectmanagement Driehoek bestaat al sinds de jaren 1950 en blijft zich ontwikkelen. Vandaag de dag is er een Britse versie en een Amerikaanse versie (de laatste is onze focus), en ook een zogenaamde Agile Triangle die speciaal is herbouwd voor Agile teams . Desondanks zijn we 70 jaar verder en de kernprincipes van de IJzeren Driehoek zijn vandaag de dag nog steeds even effectief als bij de oprichting.

Laten we nu eens kijken hoe het werkt.

De Gouden Driehoek van projectmanagement is een visueel hulpmiddel met een driehoek waarvan de drie zijden de drie kernprincipes vertegenwoordigen beperkingen die van invloed zijn op de algehele kwaliteit van het eindproduct van een project (voorgesteld door de vlakke ruimte in het midden van de driehoek).

Dit zijn de drie elementen van een Projectdriehoek:

1. Kosten
2. Tijd
3. Toepassingsgebied

via soortpng.nl Het is de taak van de projectmanager om deze drie factoren te beheren omdat ze van invloed zijn op het team, de kwaliteit van het eindproduct en uiteindelijk het succes van het project.

PMT werkt omdat het op eenvoudige wijze laat zien hoe deze drie factoren gekoppeld zijn, waardoor het ideaal is voor client communicatie . Elk project wordt opgezet met een projectbudget (kosten), een deadline (kosten) en een einddoel van verschillende grootte, omvang en complexiteit ( projectomvang ).

Deze driehoek vertegenwoordigt ook de balans die moet worden gehandhaafd tussen de drievoudige beperkingen. Met andere woorden, als één variabele verandert, moeten er aanpassingen worden gedaan aan de andere twee om de balans te herstellen.

Bijvoorbeeld, als een deadline wordt verlengd en de beschikbare tijd daardoor afneemt, dan moeten de kosten worden verhoogd of het bereik worden verkleind om ervoor te zorgen dat de nieuwe deadline wordt gehaald en het product van goede kwaliteit blijft.

De drie beperkingen van de projectmanagement driehoek

PMT wordt ook wel de IJzeren Driehoek genoemd omdat de drie verschillende zijden (tijd, projectkosten, scope) kunnen worden gezien als tegengestelde krachten die op elkaar inwerken.

Met andere woorden, de punten van de PMT zullen van nature van elkaar weg bewegen. Voorbeeld reikwijdte kruipen optreedt of de kosten de pan uit rijzen, zal de driehoek onevenredig worden en breken, en de kwaliteit die erin zit zal verloren gaan.

Voor succesvolle projectuitvoering moet de projectmanager zorgvuldig onderhandelen over de relaties tussen de drie beperkingen om een sterke, starre driehoek te behouden. Er zijn echter specifieke soorten relaties tussen bepaalde beperkingen die niet kunnen worden veranderd:

• Rechtstreeks proportionele relatie
• Omgekeerd evenredige relatie

Het is belangrijk om het verschil tussen deze twee te kennen.

De relatie tussen scope en zowel kosten als tijd is direct evenredig. Als je de reikwijdte van een project vergroot zullen de kosten en/of de tijd ook moeten toenemen. Op dezelfde manier, als je besluit om de scope van een project te verkleinen, zal er ruimte zijn voor een parallelle afname in kosten en/of tijd.

De relatie tussen kosten en tijd is echter tegengesteld evenredig. Deze twee beperkingen moeten in evenwicht worden gebracht door ze in tegengestelde richting te verplaatsen.

Als je bijvoorbeeld het budget van een project verlaagt, moet je de deadline verschuiven (verhogen). En als je plotseling te maken krijgt met een tijdsdruk, dan moeten de kosten worden verhoogd om aan de nieuwe eisen te kunnen voldoen.

Laten we elke beperking iets verder uitwerken.

via alleenbereiken.nl

1. Tijd

De tijdsbeperkingen van een project zijn vaak het moeilijkst te controleren en kunnen vanaf het begin buiten je macht liggen. Tijd verwijst in de projectdriehoek bijna altijd in de eerste plaats naar de deadline die door de client is vastgesteld. Het is de datum waarop ze willen dat het voltooide projectresultaten in hun handen.

Er zijn echter veel andere elementen die ook bijdragen aan de tijdsdruk waarvan de projectmanager zich bewust moet zijn.

Tijd omvat ook het volgende:

• Het aantal uren dat je team aan de klus moet besteden
• De tijdspanne tussen elke individuelemijlpaal voor het project* De basistijd die nodig is om bepaalde processen te voltooien
• De extra tijd die nodig is als veiligheidsbuffer

Factoren zoals de levertijd van middelen en materialen spelen een rol bij het beheer van de eerste beperking van de IJzeren Driehoek.

Maak aangepaste dashboards in ClickUp om een overzicht op hoog niveau te krijgen van al uw werk

Zelfs als de vastgestelde deadline vast blijft staan, vereisen vertragingen of verstoringen van andere elementen binnen de tijdsbeperking aanpassingen aan de kosten of reikwijdte om het project opnieuw in evenwicht te brengen en het succes ervan te garanderen.

Hier volgt een korte blik op enkele van de meest voorkomende gebeurtenissen die van invloed kunnen zijn op de tijdslimiet van een project:

• Vertragingen bij de levering van middelen en materialen van externe leveranciers
• De toevoeging van nieuwe deliverables aan de scope van een project door de client
• Slechte tijdsinschatting van bepaalde taken of mijlpalen van het project
• Ziekte of afwezigheid van sleutel leden van het team

Hoewel projectmanagers bij PMT de drie beperkingen in balans moeten brengen om succesvol te kunnen functioneren, is het ook belangrijk om te onthouden dat er dingen zijn die je proactief kunt doen om onderbrekingen in de tijd tot een minimum te beperken en om tijd beter te beheren . Deze omvatten:

• Extra middelen en talent inzetten om een taak sneller te voltooien
• De noodzaak van uw takenplanning opnieuw beoordelen en taken die niet langer nodig zijn verwijderen
• Een team samenstellen dat competent kan multitasken
• Taken triageren op basis van teamtalent (d.w.z. de meest complexe taken toewijzen aan de meest bekwame werknemers)
• De deadlineverwachtingen van clients vanaf het begin beheren

2. Kosten

Voor bijna elk project wordt aan het begin van het werk een budget vastgesteld. Als projectmanager ben je vaak verantwoordelijk voor het opstellen van dit budget op basis van je waargenomen en geschatte kosten met betrekking tot een aantal verschillende factoren, waaronder grondstoffen, faciliteiten, inventaris, apparatuur, gereedschap en talent (personeel).

Een goed budget is zowel realistisch als houdt rekening met de portemonnee van de client, terwijl een slecht budget er niet in slaagt om de kosten bij te houden financiële KPI's en wordt overtroffen bij de eerste wijzigingen in tijd en/of reikwijdte.

Het is echter niet altijd aan jou als projectmanager om een budget voor te stellen. Vaak stelt de client het budget vast.

Een voorbeeld: een client die een aangepaste autozaak benadert om de oude auto van zijn vader op te knappen, is misschien maar bereid om $20.000 uit te geven. Dit laat het aan de projectmanager van de garage over om de reikwijdte van het project te manipuleren en de deadline om aan de budgetvereisten van de client te voldoen.

Bekijk je werklast aan de hand van de Taken die nog op je agenda staan kritiek pad met een enkele schakeling in ClickUp!

Als in dit scenario de client ook de deadline bepaalt (en laten we zeggen dat die deadline krap is), dan moet de projectmanager strenge beperkingen opleggen aan de totale omvang van de vernieuwing om een balans te vinden tussen tijd en kosten.

Helaas zijn er nog andere factoren die de kosten en het succes van het project kunnen beïnvloeden. Hier is een lijst met veel voorkomende factoren die de kostenbeperking van een project negatief beïnvloeden:

• Plotselinge veranderingen in de prijs van grondstoffen
• Extra wervingskosten na personeelswijzigingen
• Extra trainingvereisten door personeel voor gespecialiseerde taken binnen het project
• Nieuwe deliverables die door een client aan de scope van het project worden toegevoegd

Hier zijn enkele dingen die je als projectmanager kunt doen om de kosten beter te beheren:

• Leer hoe je effectief middelen kunt toewijzen (en opnieuw toewijzen) tussen elke taak en mijlpaal van het project
• Onderhandel over uw kosten met aannemers en leveranciers om ze zo laag mogelijk te houden
• Alternatieven met lagere kosten overwegen voor dure middelen
• De omvang van het project verkleinen door onnodige taken te verwijderen

Gebruik deze_ budgetvoorstel sjablonen !

3. Toepassingsgebied

Scope verwijst naar de totale grootte van het project. Het is de beperking die moeilijker te definiëren is, maar die misschien eenvoudigweg kan worden gezien als de eindvisie van de client.

De omvang van een project wordt bepaald door veel verschillende factoren. Deze omvatten het volgende:

• De algehele kwaliteit van het project
• De complexiteit, het nummer of de grootte van de deliverables
• De mate van detail die vereist is
• Het aantal functies dat het eindproduct zal hebben
• De capaciteit van dat eindproduct (bijvoorbeeld het aantal festivalgangers dat een pop-up locatie kan bevatten)

Hoe complexer en ingewikkelder een project is (bijvoorbeeld de lancering van een nieuwe satelliet in de ruimte), hoe groter de reikwijdte en hoe meer tijd en middelen eraan moeten worden toegewezen om de driehoek van het project in balans te houden.

Hoe eenvoudiger en eenvoudiger een project daarentegen is, hoe meer het zich heeft bewezen (bijvoorbeeld het bouwen van een modelsatelliet voor een filmset in de ruimte), hoe kleiner de reikwijdte en hoe minder tijd en middelen het project nodig heeft om succes te boeken.

Vaak is de omvang de variabele die het meest flexibel kan worden aangepast om rekening te houden met onvoorziene en onvermijdelijke veranderingen door de client of een derde partij.

De reikwijdtebeperking van de Projectmanagement Driehoek kan door veel dingen worden beïnvloed, waaronder:

• Toevoeging van deliverables door de client
• Scopeverschuiving
• Verlaging van het budget van de client
• Een wijziging in de deadline van het project
• Slechte planning van de eisen van het project aan het begin

Enkele methoden die je als projectmanager kunt gebruiken om de scope van een project te behouden zijn:

• Het implementeren van eenwijzigingsbeheer abonnement ofopvolgingsplan* Uw deadline verlengen
• Middelen opnieuw toewijzen aan of weg van het project
• De noodzaak van elke nieuwe Taak opnieuw evalueren wanneer je deze nadert

De voordelen van het gebruik van een driehoek voor projectmanagement

De Projectmanagement Driehoek is niet alleen een manier om na te denken over het plannen en managen van projecten; het is een verifieerbaar nuttig hulpmiddel waarmee je een succesvollere projectmanager kunt worden.

Het mooie van de project driehoek is dat het flexibiliteit biedt, naast andere voordelen, waaronder:

1. Communicatie met de client

Cliënten komen misschien naar je toe met een duidelijke visie in hun hoofd, maar dat betekent niet dat ze noodzakelijkerwijs op de hoogte zijn van de talloze complexiteiten, zoals je toeleveringslijn en gespecialiseerde trainingsvereisten. Je kunt de Projectmanagement Driehoek gebruiken als een duidelijk en beknopt visueel hulpmiddel om te helpen onboarding van clients en om de wisselwerking tussen budget, bereik en deadline beter te begrijpen.

2. Beheer van veranderingenMet een projectdriehoek kunt u wijzigingen in een van uw drie projecten zien en er efficiënt op reageren

projectbeperkingen . Door de PMT te gebruiken in projectmanagement kunt u uitgebreide wijzigingsbeheer abonnementen ervoor zorgen dat je team voorbereid is op en weerbaar tegen veranderingen.

3. Prioriteit verduidelijken

Als je je bewust bent van de wisselwerking tussen de drie beperkingen kosten, tijd en reikwijdte, kun je snel de sleutelprioriteiten van een project vaststellen. Door dit te doen kun je meteen je KPI's of mijlpalen herkennen, zodat je duidelijk begrijpt wat jij en elk lid van het team moeten doen om de kwaliteit van het eindproduct te handhaven en het succes van het project te garanderen.

4. Risicoreductie

De Projectmanagement Driehoek vermindert het risico dat een project mislukt. Door de verwachtingen van de client te managen, ervoor te zorgen dat onverwachte veranderingen in de kernbeperkingen gemakkelijk kunnen worden opgevangen, en duidelijke prioriteiten voor de projectomvang in te stellen met een PMT, kunnen projectmanagers het project beter beheersen en dienovereenkomstig bijsturen.

Wat is een Agile Driehoek?

Agile teams en professionals lijken qua ontwerp en functie op de Projectmanagement Driehoek, maar hebben er hun eigen versie van ontwikkeld, die ze de Agile Driehoek noemen.

De motivatie achter het creëren van de Agile Triangle was het creëren van meer flexibiliteit. De traditionele Projectmanagement Driehoek was te rigide en kon gevoelig zijn voor veranderingen binnen de drievoudige beperkingen.

In de Agile Triangle zijn de drie zijden (of punten) gelabeld: Waarde, Kwaliteit en Beperkingen. Merk op dat hier de hele Projectmanagement Driehoek is beperkt tot slechts één zijde of hoek van de Agile Driehoek.

Visualiseer taken, projecten en werkstromen op de manier die voor u het beste werkt met ClickUp-taaks 15+ aanpasbare weergaven

Een van de populairste digitale software voor projectmanagement is ClickUp, dat gebruikers verschillende functies biedt die integraal zijn aan het effectief balanceren van beperkingen, wijzigingsbeheer en teamorganisatie.

Projectmanagers kunnen op ClickUp vertrouwen om hun projecten te helpen plannen, beheren en bijhouden. En omdat het hele platform aanpasbaar is, kunnen teams het configureren om hun voorkeuren voor workflows te ondersteunen, of dat nu een traditioneel of een ondersteunsteam is agile projectmanagement aanpak of een andere.

Hier zijn enkele van de meest opvallende functies die ClickUp biedt:

• Duidelijke visualisatie van bronnen viaaangepaste weergavenzoals de Werklastweergave
• Een globale stopwatch die overal werkt
• Een groot aantal sjablonen voor het beheren van team workflows
• Samenwerkingstools zoals Whiteboards, weergave van chatten, toegewezen opmerkingen en meer
• In-app e-mail functie waarmee u e-mails kunt verzenden en ontvangen binnen ClickUp
• Volg de voortgang van uw project via een intuïtieveWeergave van het bord* Beheer tijd en middelen metGantt grafieken

Visualiseer Agile workflows met de ClickUp Board weergave en stel borden in op status, deadline, prioriteit en meer om uw team beter op één lijn te krijgen

Laten we eens kijken hoe ClickUp u kan helpen bij het implementeren van de leer van de Projectmanagement Driehoek in een bereik van scenario's.

1. Kostenbeheer

In elk project wordt een groot deel van het initiële budget snel opgeslokt door inefficiëntie. Of er nu te veel tijd wordt besteed aan het werken aan taken met een lage prioriteit of aan het effectief toewijzen van middelen en het verlagen van kosten door het stroomlijnen van teamactiviteiten, kostenbeheer is de sleutel tot het behouden van een evenwichtige projectdriehoek.

/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/09/Money-Custom-Field-in-ClickUp-List-View.gif Aangepast veld voor geld in de lijstweergave van ClickUp /$$$img/

Het is eenvoudig om geldwaarden toe te voegen aan taken om projectbudgetten bij te houden ClickUp's functies voor middelenbeheer zijn speciaal ontworpen om de efficiëntie van teams van elke grootte te verhogen, vooral van teams die op afstand werken. Het biedt functies om u te helpen uw resources in een oogopslag te visualiseren, de communicatie en samenwerking tussen teams te verbeteren en de voortgang bij te houden.

2. Tijdmanagement

U kunt niet altijd een vastgestelde deadline veranderen of processen van derden versnellen, zoals bijvoorbeeld de levering van materiaal. Sommige dingen heb je gewoon niet in de hand. Daarom kun je als projectmanager, cruciaal om je tijd zorgvuldig te beheren , de algemene tijdlijn van het project en de tijd van je team.

ClickUp biedt twee unieke functies waarmee projectmanagers kunnen uitblinken in tijdmanagement. U en uw team kunnen het volgende gebruiken ClickUp's globale stopwatch gebruiken die zowel actief als retroactief werkt. Hun stopwatch is beschikbaar op alle apparaten, inclusief smartphones, wat betekent dat uw team hun werk in de gaten kan houden, waar ze ook zijn, zodat ze efficiënter kunnen werken en de tijdlijn van uw project zo min mogelijk wordt verstoord.

Bovendien kun je hun Werklast sjablonen om u te helpen de tijd van uw team te beheren, middelen toe te wijzen en de capaciteit van individuele leden van het team om nieuwe taken op zich te nemen wekelijks te evalueren. De werklast van je team bijhouden kan je helpen om nieuwe of complexere taken toe te wijzen aan leden van je team of om te bepalen wie achterop raakt of overbelast wordt met taken.

Deel de omvang van een project op in kleine deliverables en houd de deliverables voor elke fase en fase van het betrokken team eenvoudig bij in ClickUp Whiteboards Dit sjabloon downloaden Bonus:_ Work Breakdown Structure Software ( WBS )

Begin met het gebruik van de Projectdriehoek en ClickUp om uw projecten te beheren

Zonder een effectieve projectmanager zullen zelfs de eenvoudigste projecten mislukken; mislukking wordt afgemeten aan de mate waarin een project wel of niet aan het budget, tijdschema en scope heeft voldaan. Het is interessant dat grotere bedrijven en ondernemingen toegewijde projectmanagers hebben in rollen met die titel, maar in werkelijkheid heeft elk bedrijf er een.

Zelfs als het kleine, onafhankelijke café op de hoek van je straat maar drie leden heeft, zal er één werkzaam zijn als projectmanager, waarschijnlijk zonder dat hij of zij zich dat realiseert.

En aangezien elk bedrijf een projectmanager nodig heeft (en een goede ook), is het van het grootste belang dat elke projectmanager toegang heeft tot de juiste hulpmiddelen. De Projectmanagement Driehoek, gecombineerd met projectmanagement software zoals ClickUp, is een winnende combinatie. 🤝 Probeer ClickUp vandaag nog gratis! gastschrijver:**_

Veselin Mladenov is de Content Manager van ThriveMyWay.

Hij heeft meer dan 10 jaar ervaring in bedrijfsmarketing en -verkoop en besloot zijn passie voor digitale marketing en het aanmaken van content na te streven.