Na het succes van de aanleg van het Suezkanaal barstte Ferdinand de Lesseps van (over)moed en probeerde hij een kanaal op zeeniveau aan te leggen door de landengte van Panama. Helaas onderschatte hij de technische uitdagingen van het Panamese terrein schromelijk.
Geplaagd door ziektes en een gebrek aan expertise moest hij het project in 1889 opgeven. Zijn bedrijf ging failliet nadat het 287 miljoen dollar aan het project had uitgegeven.
De Lesseps was het slachtoffer van wat psychologen Daniel Kahneman en Amos Tversky de 'planning fallacy' noemen
Wat is de planning fallacy? Waarom zijn we er vatbaar voor? Hoe komen onze vooroordelen tot uiting in ons werk en ons leven? En wat kunnen we doen om de planning fallacy te verminderen? Lees verder om erachter te komen!
De valkuilen van het abonnement in detail
In 1979 definieerden psychologen Kahneman en Tversky de planning fallacy als "de neiging om de hoeveelheid tijd die nodig is om een toekomstige taak te voltooien te onderschatten, deels als gevolg van het vertrouwen op te optimistische prestatiescenario's"
Simpel gezegd is een planning fallacy een cognitieve vertekening die ervoor zorgt dat je de tijd die nodig is om een taak te voltooien onderschat en je eigen vermogen om deze te voltooien overschat.
Enkele kenmerken van de planning fallacy zijn:
- Het beïnvloedt de voorspellingen van uw taken (en die van uw team), maar niet die van anderen
- Je voorspellingen zijn voornamelijk gebaseerd op intuïtieve maar onnauwkeurige beoordelingen
- Fouten zijn het resultaat van vooringenomenheid en wishful thinking, en niet van willekeur
- Dit gebeurt ongeacht of de planner in het verleden soortgelijke mislukkingen heeft meegemaakt
- Het gebeurt ongeacht persoonlijkheidskenmerken, cultuur, geslacht, grootte van de taak of tijd
Maar waarom gebeurt dit eigenlijk?
Redenen voor een abonnement
Mensen nemen gebeurtenissen asymmetrisch waar. We hebben een aangeboren verlangen om positief en hoopvol te zijn. We willen geloven dat we de kracht en controle hebben om een taak te volbrengen, zelfs als alle bewijzen het tegendeel aangeven. Hier is waarom.
Wij zien het glas graag halfvol
Wanneer we een project willen opzetten, zijn we geneigd om ons te concentreren op het positieve. We geloven dat we lessen hebben getrokken uit eerdere mislukkingen en dat we nu beter zijn. We willen een plan maken dat ons een goed gevoel geeft.
Hoe vaak hoor je een ontwikkelaar zeggen: "Dat is een bugfix van vijf minuten"? De ontwikkelaar denkt dat hij bekwaam genoeg is om de bug in vijf minuten op te lossen, maar de realiteit is heel anders.
Wij zijn resistent tegen verandering
Verandering vereist dat we onze oorspronkelijke weergave van de wereld aanpassen. Als we tijdens een project nieuwe informatie krijgen die aantoont dat we op het verkeerde spoor zitten, reageren we door die informatie te verwerpen.
Projectmanagers zien grote afwijkingen in de voortgang vaak over het hoofd als kleine haperingen omdat ze last hebben van verankeringsbias. Ze verankeren hun denkproces aan het oorspronkelijke abonnement in plaats van aan de nieuwe informatie.
We houden niet van negatieve informatie
Wanneer we midden in een project zitten, vooral als er al veel werk is verzet, horen we niet graag slecht nieuws. We negeren informatie die ons optimistische Outlook in twijfel trekt, omdat dit het project volledig kan verstoren.
We zien mensen die negatieve informatie serieus nemen zelfs als cynici of nee-zeggers. Als resultaat leiden groepsdruk en conformiteitsbias ertoe dat ze het populaire sentiment omarmen.
We zijn optimistisch ingesteld
Bungeejumpers denken dat ze minder risico lopen op letsel dan andere springers, ondanks het feit dat er geen gegevens zijn die dit ondersteunen. Een meer realistisch voorbeeld is dat we ervan uitgaan dat het combineren van een fulltime baan en een bijbaantje eenvoudig is! Dit zijn voorbeelden van optimismebias.
Onderzoek toont aan dat optimisme een van de meest consistente en voorkomende vooroordelen van de mens is. Het komt voort uit twee cognitieve neigingen: mensen overschatten de kans dat er positieve gebeurtenissen in hun leven zullen plaatsvinden en onderschatten de kans op negatieve gebeurtenissen.
De neiging en sociale druk om een onrealistisch positieve kijk op de toekomst te behouden, leiden tot overmoed, een slechte risicobeoordeling en een gebrek aan noodplannen.
Optimismevooroordelen voeden op een aantal sleutelpunten de planning-drogreden bij projectmanagers.
- U hebt de neiging om u te concentreren op veronderstelde succesvolle resultaten en mogelijke valkuilen te negeren bij het opstellen van een abonnement
- Je overschat je capaciteit
- Je neemt geen abonnement op vertragingen of complicaties omdat je denkt dat ze onwaarschijnlijk zijn
- U negeert historische gegevens en vertrouwt op best-case scenario's
- U schrijft mislukkingen in het verleden toe aan externe factoren waar u geen invloed op hebt
Onze redenering is gemotiveerd
Gemotiveerde redenering is een vorm van emotionele vooringenomenheid waarbij je bewijs accepteert dat overeenkomt met je huidige overtuigingen en alle informatie die in tegenspraak is met die overtuigingen afwijst.
Als uw client bijvoorbeeld een website wil die binnen twee weken ontwikkeld moet worden, maar u weet dat de uitvoering van het project meer tijd zal kosten, gaat u hiermee akkoord. U overtuigt uzelf ervan dat het maar om vijf pagina's gaat, dat u al een sjabloon hebt, dat de content klaar is, enz.
Dit is hoe dit de misvatting van het abonnement voedt:
- Je overschat de kans op positieve resultaten, wat leidt tot optimismebias
- Je herinnert je successen uit het verleden waarschijnlijk positiever vanwege keuze-ondersteunende vooringenomenheid
- Anchoring zorgt ervoor dat je je concentreert op specifieke details in plaats van het grote geheel te zien
- Je verwerkt informatie op een manier die bestaande aannames, overtuigingen en attitudes ondersteunt
We zijn allemaal een beetje bevooroordeeld, zelfverzekerd, optimistisch en gemotiveerd. Wat kan dat voor kwaad, zou je kunnen zeggen.
Nadelige gevolgen van de planning fallacy voor projectplanning
Wanneer u in de valkuil van het abonnement trapt, gaat er waarschijnlijk van alles mis. Dit kan extreme gevolgen hebben.
Misverstanden over tijdlijnen: Door een verkeerde planning onderschatten teams de tijd die nodig is om innovatieve projecten te voltooien. Misschien bent u te zelfverzekerd en maakt u geen ruimte voor experimenten, mislukkingen en herstelwerk. Dit leidt tot te optimistische tijdvoorspellingen die geen rekening houden met de volledige omvang van een project.
Laag budgets: Wanneer je jezelf ervan overtuigt dat iets snel kan worden gedaan, onderschat je ook de middelen die daarvoor nodig zijn. Zo huur je misschien maar één schrijver in om een e-book te voltooien, terwijl daarvoor eigenlijk een schrijver, editor en ontwerper nodig zijn.
Externe risico's negeren: De planning fallacy werkt als een blinddoek, waardoor teams zich te veel op specifieke taken concentreren en externe risico's over het hoofd zien, zoals de regelgeving, concurrentie, marktdynamiek, enz.
Zelfopgelegde druk: Teams voelen zich gedwongen om te optimistische tijdlijnen te geven om projecten goedgekeurd en gefinancierd te krijgen, zelfs als ze weten dat de schattingen onrealistisch zijn. Dit creëert druk, waardoor medewerkers worden opgezadeld met een onhaalbare taak en burn-out kunnen raken.
Verstikte innovatie: Innovatieve projecten zijn complex en onzeker, waardoor het moeilijk is om de benodigde tijd en middelen nauwkeurig in te schatten. Projectplanning is in dergelijke gevallen gevoelig voor vooringenomenheid. Als u de tijd die nodig is om iets geheel nieuws te creëren onderschat, ondermijnt u het doel dat u zichzelf heeft gesteld.
Als u nu smalend denkt dat alleen jongeren of overenthousiastelingen vatbaar zijn voor de valkuil van het abonnement, denk dan nog eens goed na.
Voorbeelden uit de praktijk van de planning fallacy
Abonnementen zijn niet anders voor kleine softwareontwikkelingen dan voor grote infrastructuurprojecten. Hier zijn enkele voorbeelden van hoe onrealistische plannen, vooroordelen, druk en verwachtingen van aandeelhouders door de geschiedenis heen invloed hebben gehad op grote ondernemingen.
Het Sydney Opera House
De bouw van het Sydney Opera House, een van de meest herkenbare bouwwerken ter wereld, liep door fouten in de planning minstens tien jaar vertraging op. De oorspronkelijke schatting, zoals gerapporteerd in 1957, bedroeg 7 miljoen dollar, met een geschatte voltooiingstermijn van zes jaar. Een verkleinde versie van het oorspronkelijke ontwerp werd uiteindelijk 16 jaar later geopend voor een bedrag van 102 miljoen dollar!
Het Sydney Opera House had het moeilijk vanwege:
- Een overhaaste start: Gezien het politieke klimaat en de gunstige publieke opinie wilde de Australische regering dat de bouw eerder van start ging dan haalbaar was
- Onvolledige plannen: De architect moest de definitieve plannen nog uitwerken, wat leidde tot noodoplossingen en onvoorziene structurele problemen
- Onderschatte complexiteit: Uitdagingen bij het schaalvormige dak leidden tot een volledig herontwerp en herbouw
De Canadian Pacific Railway
In 1871 stemde de kolonie Brits-Columbia ermee in om deel uit te maken van Canada. In ruil daarvoor beloofde Canada een transcontinentale spoorweg aan te leggen die de gebieden met elkaar zou verbinden.
Het project, dat in 1881 met een krediet van 25 miljoen dollar voltooid moest zijn, nam vier jaar langer in beslag dan gepland en er was 22,5 miljoen dollar extra aan leningen nodig. Hier is waarom.
- Gebrek aan weergave van de omgeving: De planners hadden onvoldoende inzicht in het ruige terrein waar ze de sporen moesten aanleggen
- Gebrek aan arbeidskrachten: Er was een ernstig tekort aan arbeiders vanwege de minimale lonen en de gevaarlijke omstandigheden, dat de aannemers moesten compenseren met mensen uit het buitenland
- Regelgevingsproblemen: Politieke druk, problemen met grondovereenkomsten en de macht van het volk droegen allemaal bij aan de vertraging van de bouw
Website van Healthcare.gov
Op 20 oktober 2013 zei president Barack Obama: "Ik zal er geen doekjes om winden: de website is te traag, mensen lopen vast tijdens het aanmeldingsproces en ik denk dat ik wel kan zeggen dat niemand daar meer gefrustreerd over is dan ik." Hij had het over de langverwachte website healthcare.gov.
Een van de belangrijkste redenen voor deze enorme mislukking was de misvatting van het abonnement.
- Onderschatting van de kosten: Uit onderzoek bleek dat de kosten voor de ontwikkeling van de website waren geraamd op 292 miljoen dollar, maar dat deze uiteindelijk 2,1 miljard dollar bedroegen
- Onervarenheid: De Centers for Medicare and Medicaid Services (CMS) hadden geen ervaring met de implementatie van softwareprojecten, zeker niet van een dergelijke complexiteit
- Tijdsdruk: Aannemers ontvingen de definitieve specificaties pas enkele maanden voor de start, waardoor de beschikbare tijd aanzienlijk werd verkort
Het positieve van deze debacle is dat u niet de enige bent die een softwareontwikkelingsproject van 12 maanden heeft gepland dat al 18 maanden duurt en nog steeds niet af is.
Of misschien kun je jezelf vergeven dat je 15 minuten hebt uitgetrokken om je startpagina op te ruimen, om vervolgens drie uur later te beseffen dat je nog steeds bezig bent?
De planning fallacy heeft gevolgen voor ons persoonlijke en professionele leven. Het creëert onnodige druk, houdt ons gevangen in onze vooroordelen en veroorzaakt een vicieuze cyclus van overwerk of onderpresteren. Om dat te voorkomen, heb je data, planningskaders en een open geest nodig.
Manieren om de valkuil van het abonnement te vermijden
Geloven dat je iets in minder tijd kunt doen dan werkelijk nodig is, is een van de meest voorkomende fouten in het beoordelingsvermogen, zowel in het persoonlijke als in het zakelijke leven.
De oplossing: oefenen, oefenen, oefenen. Het vergt oefening om te voorkomen dat je in de valkuil van de planning fallacy trapt, en nog meer oefening om er een gewoonte van te maken structuren op te bouwen die voorkomen dat je eraan ten onder gaat.
Hier volgt een stapsgewijze handleiding om dit aan te pakken met de juiste intenties, processen en strategische planningssoftware zoals ClickUp.
Vertrouw op historische gegevens
Bekijk de tijd die de vorige keer nodig was om de taak te voltooien, van begin tot eind. Gebruik de technieken van referentieklassevoorspelling, in wezen het proces van het voorspellen van de toekomst op basis van vergelijkbare taken, situaties uit het verleden en resultaten.
Door te analyseren hoe vergelijkbare projecten in het verleden zijn verlopen, kunt u nauwkeurige voorspellingen doen op basis van patronen van vertragingen, uitdagingen en projectkostenrisico's.
- Identificeer een relevante referentieklasse van gegevens uit vergelijkbare projecten uit het verleden
- Consolideer deze gegevens op basis van hoe lang deze projecten hebben geduurd, zowel binnen als buiten de organisatie
- Gebruik deze gegevens om realistischere verwachtingen voor het huidige project in te stellen in plaats van te vertrouwen op schattingen die voortkomen uit uw intuïtie
- Neem noodplannen op in uw abonnement om tijdsdruk, knelpunten en andere mogelijke obstakels op te vangen
Het vastleggen en bewaren van historische gegevens is voor de meeste bedrijven het lastigste onderdeel. De projectplanningstools van ClickUp zijn ontworpen om informatie over hoe uw werk verloopt te verzamelen en te beheren.
Met ClickUp Time Tracking kunt u bijhouden hoe lang een taak duurt. Met de werklastweergave van ClickUp kunnen teams hun beschikbaarheid registreren en projectmanagers de middelen dienovereenkomstig toewijzen. Met ClickUp Goals kunt u doelen stellen en de voortgang in realtime volgen.
Als je een product bouwt, heeft ClickUp voor productplanning alles wat je nodig hebt om planningsfouten te voorkomen, inclusief schattingen, tijdsregistratie en aanpasbare dashboards. Het laat niets aan het toeval of je eigen optimisme over!
Invoeringsintenties vaststellen
Implementatie-intenties zijn 'als-dan'-strategieën die worden gebruikt om het eigen gedrag te reguleren of gewoontes te creëren. Het zijn eenvoudige, realistische en uitvoerbare manieren om te werken aan de doelen van projectmanagement.
Stel specifieke uitvoeringsdoelen vast voor hoe en wanneer u het werk zult voltooien. Gebruik 'als-dan'-uitspraken, zoals:
- Taakgericht: Als ik de deadline moet halen, dan ben ik klaar met coderen op x-2 dagen
- Obstakelgericht: Als ik ziek word, pas ik mijn strategie voor capaciteitsbeheer aan en maak ik gebruik van de tijd van John Doe om mij te vervangen
- Resultaatgericht: Als het werk vertraging oploopt, maak ik een nieuwe schatting van de tijdlijn en breng ik de client hiervan op de hoogte
- Procesgericht: Als er sprake is van afhankelijkheid, zal ik extra aandacht besteden aan het soepel laten verlopen van de werkstroom
Het gebruik van een projectmanagementtool zoals ClickUp biedt een eenvoudige en visuele manier om afhankelijkheid te beheren. Met ClickUp-taken kunt u items koppelen en afhankelijkheden toevoegen, zodat u nooit iets mist. Gebruik de Gantt-grafiek om de impact van vertragingen te visualiseren en corrigerende maatregelen te nemen.
Voer indien nodig een grondige SOAR-analyse uit om uw sterke punten, kansen, ambities en resultaten in kaart te brengen.
Door het project op deze manier aan te pakken, wordt optimismebias tegengegaan door bewust rekening te houden met ongunstige situaties.
Probeer het segmentatie-effect
In het onderwijs heeft het segmentatie-effect tot doel de leerresultaten te verbeteren door lessen op te splitsen in kleine segmenten in plaats van als aaneengesloten elementen.
In projectmanagement betekent dit simpelweg dat een groot project wordt opgedeeld in kleinere delen, waardoor het beter beheersbaar wordt. Houd daarbij rekening met het volgende.
- Niet-werk werk: Account voor de tijd besteed aan elk onderdeel van de taak, inclusief onderzoek, experimenten, gesprekken, enz.
- Consistentie: verdeel het project op dezelfde manier als uw reguliere abonnement. Zo kunt u vergelijkbare historische gegevens bekijken om voorspellingen te doen
- Noodplanning: Door te plannen hoe u elk onderdeel afzonderlijk voltooit in plaats van het geheel, kunt u ook rekening houden met mogelijke obstakels en stapsgewijs werken
Gebruik de driepuntsramingmethode
Gebruik de driepuntsraming om de planningsfout te voorkomen en een meer realistische tijdlijn voor het project te ontwikkelen. Deze methode omvat drie verschillende scenario's voor het schatten van de duur van een taak.
- Optimistische schatting: Best case scenario waarin alles vlekkeloos verloopt
- Meest waarschijnlijke schatting: Redelijke resultaten die u op basis van ervaring en gegevens kunt verwachten
- Pessimistische schatting: Worstcasescenario, waarbij zich aanzienlijke vertragingen en problemen voordoen
Het gewogen gemiddelde van deze drie geeft de meest waarschijnlijke schatting voor de taak. Probeer zelf eens een driepuntsraming te maken voor de tijd die elke taak in beslag neemt met ClickUp-tijdsinschattingen.
Vind het wiel niet opnieuw uit
Projectmanagers vertrouwen vaak op hun intuïtie om in te schatten hoe lang iets zal duren. Dit leidt tot het steeds opnieuw maken van onnodige berekeningen. Voorkom dat met sjablonen die zijn aangepast aan uw behoeften.
Gratis en aanpasbare sjablonen van ClickUp
Voorafgaand projectplan: met de sjabloon voor planningsdocumenten van ClickUp kunt u het projectteam op weg helpen naar succes door doelstellingen, doelen en actiepunten vast te leggen. Ook helpt het om taken op te splitsen in behapbare stukken, zodat ze sneller kunnen worden uitgevoerd.
Projectplanning: De sjabloon voor projectplanning van ClickUp is een beginnersvriendelijk raamwerk om toekomstige taken direct te plannen. Het biedt u de structuur om een abonnement te ontwikkelen, taken te organiseren, prioriteiten te stellen voor activiteiten met een grote impact en teamleden op één plek op één lijn te brengen.
Besluitvorming: Met het sjabloon voor besluitvorming van ClickUp kunt u snel en nauwkeurig de voor- en nadelen van elke beslissing afwegen door:
- Elke mogelijke keuze analyseren
- Ideeën met de hoogste prioriteit identificeren om vooruitgang te boeken
- Teams afstemmen op wat het belangrijkst is voor collectief succes
Niet wat u zoekt? Bekijk deze tien gratis sjablonen voor strategische planning om een kader te creëren dat u kunt gebruiken voor alle beslissingen die u moet nemen.
Wees pessimistisch
Volgens de volkswijsheid hebben pessimisten meer kans om een zombie-apocalyps te overleven omdat ze op hun hoede blijven, zich voorbereiden op het ergste, moeilijke beslissingen nemen en vooroordelen loslaten.
Hoewel projectmanagement niet altijd een zombie-apocalyps is, helpt een beetje pessimisme wel.
Een pessimistisch perspectief leidt tot realistischere beoordelingen, waarbij buffers en onvoorziene omstandigheden worden ingebouwd. Het dwingt je om naar gegevens uit het verleden te kijken en alles te identificeren wat mis kan gaan, waardoor je een rationeler inzicht krijgt in je sterke en zwakke punten.
Wat is er beter dan een pessimist? Een pessimist met de juiste tools om projectplannen te visualiseren en te evalueren.
Alles behalve vooringenomenheid: vermijd de valkuil van het abonnement met ClickUp
Daniel Kahneman zegt in zijn boek ' Thinking, Fast and Slow ': "De meesten van ons hebben een positiever beeld van de wereld dan de werkelijkheid, van onze eigenschappen dan ze in werkelijkheid zijn, en van de doelen die we ons stellen dan ze waarschijnlijk haalbaar zijn. "
Wat Ferdinand de Lesseps niet kon, hebben de Verenigde Staten van Amerika wel voor elkaar gekregen met het Panamakanaal. Ze volgden het boekje, gebruikten historische gegevens om realistische schattingen te maken, planden alle mogelijke uitkomsten, voerden een grondig onderzoek uit en brachten alle belanghebbenden op één lijn voor het project. Ze voltooiden het project in tien jaar tijd.
Ondanks de talloze voorbeelden die hiervoor waarschuwen, is de planning fallacy een wijdverbreide cognitieve vertekening die mensen en teams ertoe brengt de tijd, kosten en risico's van toekomstige taken en projecten te onderschatten.
Hoewel je al je wilskracht kunt gebruiken om dit te voorkomen, kan het instellen van de juiste systemen wellicht meer helpen.
Probleemoplossende en risicobeheersoftware zoals ClickUp is een van de meest effectieve tools voor het nemen van datagestuurde, realistische beslissingen. Met functies voor projectmanagement, focus op data, intuïtieve sjablonen en speciaal ontworpen AI structureert ClickUp uw gedachten en verduidelijkt het uw besluitvorming. Probeer ClickUp eens uit. Probeer ClickUp vandaag nog gratis.