Heb je je ooit afgevraagd hoe sommige bedrijven toptalent aantrekken terwijl andere moeite hebben om posities te vervullen? Of hoe het ene team zich energiek en productief voelt terwijl het andere zich door de dagen heen sleept? Het antwoord zal je misschien verbazen: het draait allemaal om goed gedefinieerde HR-processen.
Human resource-processen zijn de systematische kaders die ervoor zorgen dat het personeel van een organisatie gezond en tevreden is en in lijn met de missie van de organisatie. Ze zijn de levensader van elke organisatie en helpen werkgevers bij alles, van het vinden van het perfecte talent tot het gemotiveerd houden van werknemers.
Zonder goede HR-procedures kunt u te maken krijgen met ongeschikte medewerkers, gefrustreerde werknemers door onduidelijke verwachtingen of zelfs juridische problemen wanneer de juiste procedures voor het afhandelen van klachten of ontslagen niet worden gevolgd.
Sterke HR-processen zorgen voor een soepele bedrijfsvoering, een positieve werkomgeving en een team dat klaar staat om het beste van zichzelf te geven.
In dit artikel wordt onderzocht hoe u duidelijke HR-processen kunt opzetten, een uitstekende HR-afdeling kunt opbouwen en tools kunt gebruiken om de werkstroom van begin tot eind te optimaliseren.
Wat zijn de sleutelprocessen van HR?
HR-processen vormen de bouwstenen van een succesvolle en gezonde werkomgeving. Ze omvatten alles, van het vinden van de juiste mensen (werving) tot het betrokken en tevreden houden van medewerkers (prestatiemanagement, werknemersrelaties).
Laten we eens kijken naar de sleutelprocessen van HR.
1. Werving
Werving is de basis van een sterke personeelsplanning en vormt de toegangspoort tot het opbouwen van een getalenteerd en succesvol team. Het is de eerste stap in het HR-traject, waarbij u de behoefte aan talent binnen het bedrijf identificeert en op zoek gaat naar de perfecte persoon om deze behoefte te vervullen.
U kunt hiervoor ook talentmanagementsoftware gebruiken.
Werving omvat taken zoals:
- Een functieomschrijving opstellen: Een duidelijke en aantrekkelijke omschrijving opstellen waarin de verantwoordelijkheden van de rol, de vereiste vaardigheden en de bedrijfscultuur worden beschreven
- Sourcing: Potentiële kandidaten benaderen via vacaturebanken, sociale media of aanbevelingen van werknemers
- Screening: Het beoordelen van cv's en het voeren van eerste sollicitatiegesprekken om een shortlist van geschikte kandidaten op te stellen
- Selectie: Kandidaten op de shortlist onderwerpen aan diepgaande interviews, technische beoordelingen of referentiecontroles om de beste match te vinden
Een goed gedefinieerd wervingsproces kan toptalent aantrekken, de wervingstijd verkorten en een sterke basis leggen voor het succes van uw bedrijf.
ClickUp, een effectieve tool voor human resource management, kan u helpen bij deze stappen. Het biedt bijvoorbeeld een gratis hulpmiddel dat u kan helpen bij het wervingsproces: het ClickUp-implementatieplan voor werving (sjabloon).
Moeite met het vinden van de perfecte kandidaat? Het opbouwen van een sterk team begint met een vereenvoudigd wervingsproces.
Zo kunt u het sjabloon optimaal gebruiken:
- Aangepaste taakstatussen: Aangepaste statussen zoals 'Nog te doen', 'In uitvoering', 'Invoer nodig', 'Klaar' en 'Voltooid' helpen u de voortgang van elke taak binnen de wervingspijplijn visueel bij te houden. Doordat de statussen direct zichtbaar zijn, weet uw hele team meteen waar elke kandidaat zich in het proces bevindt
- Aangepaste velden: Elke taak kan worden aangevuld met aangepaste velden voor belangrijke informatie zoals 'Documenten' (cv's, sollicitatiebrieven), 'Wervingsfase' (screening, sollicitatiegesprek, enz.), 'Team' (wervingsmanager, HR), 'Voortgang' (aantekeningen, feedback van sollicitatiegesprekken) en 'Inspanning' (geschatte benodigde tijd). Deze op maat gemaakte aanpak zorgt ervoor dat alle relevante informatie voor elke kandidaat en positie direct toegankelijk is
- Aangepaste weergaven: Creëer vier verschillende weergaven om uw wervingsproces te visualiseren: Tijdlijn voor werving: Krijg een uitgebreid visueel overzicht van het volledige wervingsproces, zodat alle stappen binnen de gewenste termijn worden voltooid Beoordeling van de inspanning: Schat en volg de tijd die voor elke taak nodig is, zodat u uw middelen beter kunt toewijzen Handleiding voor beginners: Breng alle onboardingmaterialen en -bronnen samen op één gemakkelijk toegankelijke locatie voor nieuwe medewerkers Voortgang van de werving: Houd de algehele voortgang van uw wervingsinspanningen bij met een duidelijk overzicht van de bewegingen van kandidaten in de pijplijn
- Tijdlijn voor werving: Krijg een uitgebreid visueel overzicht van het volledige wervingsproces, zodat alle stappen binnen de gewenste termijn worden voltooid
- Inzetbeoordeling: Schat en houd bij hoeveel tijd elke taak kost, zodat u uw middelen beter kunt inzetten
- Handleiding voor beginners: Breng alle onboardingmaterialen en -bronnen samen op één gemakkelijk toegankelijke locatie voor nieuwe medewerkers
- Voortgang van de werving: Monitor de algehele voortgang van uw wervingsinspanningen met een duidelijk overzicht van de bewegingen van kandidaten in de pijplijn
- Tijdlijn voor werving: Krijg een uitgebreid visueel overzicht van het volledige wervingsproces, zodat alle stappen binnen de gewenste termijn worden voltooid
- Inzetbeoordeling: Schat en houd bij hoeveel tijd elke taak kost, zodat u uw middelen beter kunt inzetten
- Handleiding voor beginners: Breng alle onboardingmaterialen en -bronnen samen op één gemakkelijk toegankelijke locatie voor nieuwe medewerkers
- Voortgang van de werving: Houd de algehele voortgang van uw wervingsinspanningen bij met een duidelijk overzicht van de bewegingen van kandidaten in de pijplijn
2. Onboarding
Na de wervingsfase volgt de onboarding, het HR-proces dat zorgt voor een soepele overgang van nieuwe medewerkers naar uw bedrijfscultuur en hun rol. Zie het als het verwelkomen van een nieuwe speler in het team: u zou hem toch ook niet zonder enige uitleg in een wedstrijd gooien? Onboarding draait om het voorzien van nieuwe medewerkers van de kennis, middelen en ondersteuning die ze nodig hebben om vanaf dag één succesvol te zijn.
Hier volgen enkele sleutelvoorbeelden van wat onboarding kan inhouden:
- Een welkomst-e-mail met essentiële informatie sturen en verwachtingen voor de eerste dag instellen
- Een warm welkom, kennismaking met collega's, het inrichten van hun werkruimte en een overzicht geven van het bedrijf en hun rol
- Het aanbieden van uitgebreide trainingsprogramma's over het bedrijfsbeleid, de tools en de procedures die specifiek zijn voor hun rol
- Ze een mentor toewijzen die vragen kan beantwoorden, begeleiding kan bieden en hen kan helpen hun weg te vinden in de bedrijfscultuur
- Door hen te begeleiden bij de KPI's die ze moeten behalen voor de prestaties van de nieuwe medewerker
De onboarding-ervaring bij Google is bijvoorbeeld zo geweldig dat 77% van de nieuwe medewerkers aangeeft een positieve ervaring te hebben gehad. Google doet dit met een nauwgezet proces dat gericht is op pre-boarding, buddy-systemen en een gestructureerd oriëntatieprogramma.
Sundas Khalid, een onboarding-kampioen bij Google, benadrukt het belang van pre-boarding.
"Op het moment dat ik ja zei, werd ik door het team van Google overspoeld met warme e-mails – van interviewers tot toekomstige managers en zelfs teamgenoten! Het voelde geweldig," vertelde hij. Dit zet meteen de toon voor een gastvrije en positieve ervaring.
Google koppelt nieuwe medewerkers, of Nooglers, al vóór hun eerste werkdag aan een buddy. Deze 'werkplekvrienden' bieden een vriendelijk gezicht en een vertrouwde stem in een nieuwe omgeving. Op de eerste dag fungeert de buddy als gids, laat hij of zij de nieuwe medewerker zijn of haar weg vinden en helpt hij of zij hem of haar zich thuis te voelen in de bedrijfscultuur. Door prioriteit te geven aan pre-boarding, verbindingen te creëren via buddies en een uitgebreide introductie te bieden, stelt Google Nooglers in staat om succesvol te zijn.
Als het handmatig beheren van alle taken rondom onboarding u overweldigt, kunt u gratis HR-sjablonen gebruiken om het proces te stroomlijnen.
3. Opleiding en ontwikkeling
Training en ontwikkeling (T&D) is een essentieel HR-proces dat verder gaat dan het simpelweg uitrusten van werknemers met de vaardigheden die ze nodig hebben voor hun huidige functie. Het gaat om investeren in hun groei en potentieel op de lange termijn.
Training:
- Functiespecifieke vaardigheden: Nieuwe medewerkers of bestaande werknemers voorzien van de specifieke kennis en vaardigheden die nodig zijn om hun rol effectief uit te voeren. Dit kan software training, productkennisworkshops of veiligheidsprotocollen omvatten
- Compliance-training: Informeer werknemers over het bedrijfsbeleid, wettelijke voorschriften en ethische richtlijnen die relevant zijn voor hun werk
Ontwikkeling:
- Leiderschapstraining: Medewerkers met potentieel uitrusten met de vaardigheden om teams te leiden en te inspireren
- Ontwikkeling van soft skills: Medewerkers helpen bij het ontwikkelen van communicatieve vaardigheden, teamwork, probleemoplossend vermogen en timemanagement
- Carrièreplanning: samen met medewerkers hun carrièredoelen bepalen en mogelijkheden voor doorgroeien binnen het bedrijf bieden
Door te investeren in een uitgebreid T&D-programma kunt u het moreel van uw medewerkers verhogen, hun prestaties verbeteren, innovatie stimuleren en het personeelsverloop verminderen.
Unilever heeft zich in het kader van het Unilever Compass-programma toegewijd aan het bijscholen van alle werknemers met toekomstgerichte vaardigheden tegen 2025. Uit hun onderzoek bleek dat deelnemers aan workshops hun algehele productiviteit met 41% verbeterden.
Patrick Hull, VP Future of Work bij Unilever, zei:
We hebben al vroeg ingezien dat er behoefte was aan meer talentmobiliteit, meer flexibiliteit en continu leren. Iedereen had het over het belang van levenslang leren, dus besloten we dat het tijd was om de markt af te speuren naar tools en ideeën die we konden implementeren om binnen onze organisatie impact te maken.
We hebben al vroeg ingezien dat er behoefte was aan meer talentmobiliteit, meer flexibiliteit en continu leren. Iedereen had het over het belang van levenslang leren, dus besloten we dat het tijd was om de markt af te speuren naar tools en ideeën die we konden implementeren om binnen onze organisatie impact te maken.
Unilever heeft een intern flexibel werkprogramma opgezet om mensen te koppelen aan projectmogelijkheden in andere bedrijfsonderdelen. Dit initiatief wordt uitgebreid met een AI-platform om leidinggevenden te helpen snel middelen voor projecten te vinden.
Omdat Unilever erkent dat mensen op verschillende manieren betekenisvol werk definiëren, heeft het bedrijf prioriteit gegeven aan transparantie rond interne kansen. Door een gelijk speelveld te creëren met gelijke zichtbaarheid voor alle teamleden, zorgden ze ervoor dat projectopdrachten aansloten bij de ambities en sterke punten van de ideale kandidaat. Deze aanpak bevordert een cultuur waarin medewerkers actief werk kunnen nastreven dat aansluit bij hun definitie van zingeving.
4. Retentie
Betrokken medewerkers doen mee om het spel; ze geloven in het doel van de organisatie. *
Betrokken medewerkers doen mee om het spel; ze geloven in het doel van de organisatie. *
Retentie is een HR-proces dat erop gericht is getalenteerde medewerkers tevreden en betrokken te houden en hen uiteindelijk aan te moedigen om bij het bedrijf te blijven.
Hieronder leest u hoe HR retentiestrategieën inzet ten voordele van zowel de organisatie als haar medewerkers:
- Concurrerende beloning en secundaire arbeidsvoorwaarden: Het bieden van concurrerende salarissen, bonussen, ziektekostenverzekering en andere extra's om de waarde van de bijdragen van werknemers te laten zien
- Werk-privébalans : Flexibele werkregelingen, verlofbeleid en initiatieven om werknemers te helpen hun privéleven en werk effectief te combineren
- Prestatieerkenning: Het publiekelijk en privé erkennen en belonen van prestaties van medewerkers om het moreel en het gevoel van voldoening te vergroten
- Carrièreontwikkelingsmogelijkheden: Het bieden van voortdurende training, mentorprogramma's en mogelijkheden voor interne groei om werknemers uitgedaagd en betrokken te houden
- Positieve werkcultuur: Een cultuur van samenwerking, open communicatie, respect en psychologische veiligheid stimuleren waarin medewerkers zich gewaardeerd en ondersteund voelen
ConocoPhillips heeft een gemiddelde anciënniteit van 10,6 jaar, wat mogelijk is dankzij de uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden en extra's die het bedrijf biedt. Enkele van deze voordelen zijn jaarlijkse contante bonussen, ziektekostenverzekering, levensverzekering en een bedrijfsspaarregeling van 6% van het salaris, die soms wordt verhoogd tot meer dan 6%.
5. Werknemersrelaties
Werknemersrelaties, een hoeksteen van sterke HR-praktijken, richten zich op het cultiveren van een positieve en productieve relatie tussen werkgevers en werknemers.
Zo navigeren HR-professionals door dit belangrijke HR-proces:
- Communicatiekanalen: Het opzetten van duidelijke en consistente communicatiekanalen waar medewerkers zich vrij voelen om hun zorgen te uiten, suggesties te doen of advies te vragen
- Conflictoplossing: Het faciliteren van een eerlijke en effectieve oplossing van conflicten op de werkplek, of deze nu tussen collega's, managers of teams spelen
- Betrokkenheid van medewerkers: Initiatieven implementeren die de participatie, het gevoel van eigendom en het gevoel van verbondenheid van medewerkers met de bedrijfscultuur bevorderen
- Prestatiebeheer: Door middel van voortdurende feedback, prestatiebeoordelingen en groeimogelijkheden blijven werknemers gemotiveerd en afgestemd op de doelstellingen van het bedrijf
- Klachtenprocedures: Het opstellen van duidelijke en toegankelijke procedures voor werknemers om eventuele klachten of zorgen te melden, zodat een eerlijk en respectvol proces wordt gewaarborgd
6. Verzoeken van werknemers
Verzoeken van werknemers zijn een essentieel maar vaak over het hoofd gezien HR-proces dat vragen, verzoeken en wijzigingen van werknemers met betrekking tot hun dienstverband vergemakkelijkt.
Zo functioneren verzoeken van werknemers in een goed gedefinieerd HR-proces:
- Gecentraliseerd systeem: Implementeer een gebruiksvriendelijk systeem (online portaal, e-mailadres, speciaal formulier) waarmee werknemers verzoeken kunnen indienen
- Duidelijke categorisering: Duidelijke categorieën vaststellen voor veelvoorkomende verzoeken, zoals verlof, vrije dagen, veranderingen in apparatuur of updates van secundaire arbeidsvoorwaarden
- Gedefinieerde goedkeuringsprocessen: Het opstellen van duidelijke goedkeuringsprocessen voor verschillende soorten verzoeken
- Communicatie en bijhouden: Duidelijke communicatie over de status van verzoeken van werknemers, zodat zij gedurende het hele proces op de hoogte blijven
7. Prestatiebeheer
Prestatiemanagement, een kernproces van HR, is de systematische manier waarop we medewerkers beoordelen, ontwikkelen en motiveren om hun volledige potentieel te bereiken en bij te dragen aan de doelen van het bedrijf.
Het is een continue feedbackloop, een tweerichtingsverkeer waarin werknemers duidelijke verwachtingen, voortdurende ondersteuning en groeimogelijkheden krijgen, terwijl hun bijdragen worden erkend en afgestemd op de strategische koers van het bedrijf.
Zo gebruiken HR-professionals prestatiemanagement om optimale resultaten te behalen:
- Doelen stellen: Gezamenlijke HR-doelen stellen door medewerkers en managers, zodat individuele doelen aansluiten bij de doelstellingen van de afdeling en het bedrijf
- Regelmatige feedback: Het geven van voortdurende feedback over prestaties, zowel positief als constructief, gedurende het hele jaar
- Prestatiebeoordelingen: Regelmatige prestatiebeoordelingen uitvoeren in overeenstemming met HR-KPI's om de voortgang van medewerkers ten opzichte van overeengekomen doelen formeel te beoordelen
- Ontwikkelingsmogelijkheden: Individuele sterke en zwakke punten identificeren en groeimogelijkheden creëren door middel van training, mentoring of programma's voor het ontwikkelen van vaardigheden
- Prestatieerkenning: Uitmuntende prestaties publiekelijk en privé erkennen en belonen
8. Beheer van beloningen en secundaire arbeidsvoorwaarden
Compensatie en secundaire arbeidsvoorwaarden, een fundamenteel HR-proces, helpen bij het aantrekken, behouden en motiveren van getalenteerde medewerkers. Ze vormen het totale pakket dat u uw medewerkers biedt, bestaande uit zowel financiële beloningen als waardevolle extra's.
Laten we eens kijken naar een groeiende software-startup. HR-managers bieden misschien concurrerende salarissen, uitgebreide ziektekostenverzekeringen met lage eigen risico's, royale vakantiedagen en verlof voor geestelijke gezondheid, en flexibele werkregelingen om jong talent aan te trekken en te behouden in een concurrerende technologiemarkt. Ze zouden aandelenoptieplannen kunnen invoeren om werknemers te motiveren en een gevoel van eigendom van het succes van het bedrijf te stimuleren.
9. Naleving van regelgeving
Naleving van regelgeving zorgt ervoor dat uw organisatie voldoet aan alle relevante arbeidswetten en -voorschriften. Zie het als een onzichtbaar veld dat uw bedrijf beschermt tegen juridische gevolgen.
Als een bedrijf bijvoorbeeld de minimumloonregels niet naleeft door zijn werknemers te weinig te betalen, kan HR te maken krijgen met klachten van ontevreden werknemers, mogelijke boetes van overheidsinstanties en zelfs reputatieschade.
Door prioriteit te geven aan naleving van regelgeving beschermt HR de organisatie tegen juridische problemen, bevordert het een eerlijke en ethische werkomgeving en bouwt het vertrouwen op bij medewerkers.
10. Offboarding
Hoewel het vaak overschaduwd wordt door werving en onboarding, is offboarding een cruciaal HR-proces dat zorgt voor een soepele en professionele scheiding tussen een werknemer en het bedrijf.
Stel dat Sarah, marketingmanager bij een tech-startup, heeft besloten een nieuwe uitdaging aan te gaan. Zo zou een goed gedefinieerd offboardingproces voor haar kunnen verlopen:
- Twee weken voor de laatste dag: Sarah's manager, David, plant een vergadering om haar vertrek te bespreken. Ze bekijken haar komende taken en projecten en bepalen wat prioriteit moet krijgen om te worden voltooid of overgedragen
- Een week voor de laatste dag: HR heeft een gesprek met Sarah om het offboardingproces in gang te zetten. Dit omvat het verzamelen van bedrijfseigendommen zoals haar laptop en badge, het doornemen van haar secundaire arbeidsvoorwaarden onder de Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act (COBRA, een Amerikaans programma voor voortzetting van de ziektekostenverzekering) en het instellen van een directe storting van het laatste salaris
- Laatste dag: Sarah besteedt de ochtend aan het afronden van dringende taken en het houden van overdrachtsvergaderingen met collega's om een soepele overdracht van haar verantwoordelijkheden te garanderen. Ze woont ook een afscheidslunch bij die door het team is georganiseerd, een gelegenheid om op informele wijze afscheid te nemen en elkaar het beste te wensen
- Een week na de laatste werkdag: HR voert een exitgesprek met Sarah. Hier kan ze haar eerlijke feedback geven over haar ervaringen bij het bedrijf, zowel positief als negatief
- Een maand na de laatste werkdag: Sarah ontvangt haar laatste salaris en eventuele uitstaande vergoedingen zoals overeengekomen tijdens haar HR-vergadering. Het bedrijf stuurt haar op verzoek ook een formele referentiebrief, waarin haar vaardigheden en bijdragen worden benadrukt
Dit voorbeeld toont een soepel offboardingproces dat zowel Sarah als het bedrijf ten goede komt.
11. HR-planning
Personeelsplanning is het strategische proces van het anticiperen op toekomstige personeelsbehoeften en het ontwikkelen van initiatieven om hieraan te voldoen. Zie het als een routekaart: HR analyseert het huidige talent, voorspelt toekomstige behoeften op basis van bedrijfsdoelen en stelt abonnementen op om eventuele hiaten op te vullen. Dit kan gerichte werving, trainingsprogramma's of opvolgingsplanning voor sleutelrollen omvatten.
Een groeiend technologiebedrijf kan bijvoorbeeld HR-software gebruiken om te bepalen of er het komende jaar extra softwareontwikkelaars nodig zijn. HR-managers kunnen dan een wervingsstrategie ontwikkelen om toptalent aan te trekken en tegelijkertijd interne opleidingsprogramma's onderzoeken om de vaardigheden van bestaande werknemers te verbeteren.
Nu u de checklist voor een grondig HR-proces kent, gaan we het belang ervan bekijken.
Het belang van HR-processen
Een organisatie zonder goed beheerde HR-processen is slechts een verzameling getalenteerde individuen die worstelen om een gezamenlijk doel te bereiken.
Effectieve HR-processen zorgen ervoor dat iedereen zijn steentje bijdraagt aan een bloeiend bedrijf. Laten we eens kijken naar de specifieke manieren waarop robuuste HR-processen een werkelijk uitzonderlijke organisatie tot stand brengen.
HR-processen en moderne bedrijven
HR-processen vormen de ruggengraat van elk modern bedrijf. Ze zorgen voor een soepele werkstroom van talent, van het aantrekken van de beste medewerkers tot het tevreden en betrokken houden van werknemers. Zie ze als een recept voor het opbouwen van een goed presterend team. Een sterk HR-beheersysteem leidt tot:
- Beter werven: het juiste talent voor de juiste functie vinden
- Minder personeelsverloop: uw beste medewerkers behouden
- Verhoogde productiviteit: Medewerkers motiveren zodat ze beter presteren
- Positieve werkcultuur: Innovatie stimuleren door een prettige werkplek
Hoe HR-processen van invloed zijn op het behoud van medewerkers, de werktevredenheid en de productiviteit
Gestroomlijnde HR-processen vormen de bouwstenen voor een sterke werknemerservaring. Ze hebben een directe invloed op het behoud, de tevredenheid en de productiviteit van werknemers in een logische keten:
- Effectieve HR-processen (werving, onboarding, training) leiden tot betere wervingsbeslissingen en voorzien werknemers van de vaardigheden die ze nodig hebben om succesvol te zijn
- Werknemers die zich gewaardeerd en goed voorbereid voelen zijn eerder tevreden met hun baan
- Tevreden werknemers zijn meer betrokken en productief en leveren hun beste werk
- Een hoge productiviteit leidt tot positieve bedrijfsresultaten, wat de waarde van sterke HR-processen nog eens extra onderstreept.
Goed beheerde HR-processen zorgen voor tevreden en productieve medewerkers, wat het succes van de organisatie ten goede komt. Een rapport van McKinsey uit 2024 stelt dat het wegwerken van overlappingen, het verminderen van het aantal lagen en het aanpassen van de span of control een impact van 5 tot 10 procent kan hebben op het creëren van efficiëntieverbeteringen die een directe invloed hebben op de productiviteit van medewerkers.
Het effect van HR-processen op werken op afstand, werknemersbetrokkenheid en teamdynamiek
In de post-pandemische omgeving van werken op afstand zijn HR-processen belangrijker dan ooit. Ze fungeren als een brug over fysieke afstand en hebben invloed op de betrokkenheid van medewerkers en de teamdynamiek. Hier volgt hoe:
- Gestructureerde onboarding: Stel je voor dat een nieuwe medewerker zonder goede introductie of training in een virtueel team wordt gegooid. Een goed gedefinieerd onboardingproces (denk aan online trainingsmodules, virtuele kennismakingsgesprekken) helpt medewerkers op afstand zich vanaf dag één welkom, voorbereid en verbonden met het team te voelen
- Duidelijke communicatiekanalen: Werken op afstand kan eenzaam zijn. HR bevordert de betrokkenheid door duidelijke communicatiekanalen op te zetten (denk aan speciale Slack-kanalen, regelmatige videogesprekken) waar medewerkers zich op hun gemak voelen om ideeën of zorgen te uiten
- Prestatiebeheer: Prestatiebeoordelingen mogen geen jaarlijkse bijzaak zijn. HR bevordert een sterke teamdynamiek door regelmatige feedbacksessies aan te moedigen, zoals video-check-ins tussen managers en medewerkers op afstand. Zo blijft iedereen op één lijn en gemotiveerd
Het gaat om het creëren van een virtuele omgeving waarin iedereen zich gewaardeerd en verbonden voelt en klaar is om zijn beste werk te leveren.
De invloed van HR-processen op de 'War for Talent'
McKinsey bedacht in 1997 de term 'War for Talent' om de moeilijkheden te beschrijven waarmee bedrijven worden geconfronteerd bij het vinden en aannemen van geschoolde werknemers. Met een beperkte pool van gekwalificeerde sollicitanten zijn bedrijven verwikkeld in een felle strijd om de beste werknemers aan te trekken en te behouden.
Dit is geen tijdelijke trend, maar het nieuwe normaal. En in deze strijd zijn inefficiënte HR-processen uw vijand. Ze verspillen kostbare tijd, middelen en uiteindelijk uw kans om het talent binnen te halen dat u nodig hebt om te winnen.
HR-processen spelen een cruciale rol in deze strijd:
- De strijd om talent winnen: Sterke wervingsprocessen met duidelijke functieomschrijvingen, gerichte outreach en een soepele wervingservaring kunnen toptalent aantrekken
- Loyaliteit van werknemers opbouwen: Investeren in betrokkenheid, training en ontwikkelingsprogramma's voor werknemers creëert een gevoel van waarde en houdt werknemers gemotiveerd om te blijven
- Managers empoweren: HR voorziet managers van de vaardigheden en middelen om een positieve werkcultuur te creëren, effectieve feedback te geven en de zorgen van medewerkers weg te nemen
Door robuuste HR-processen toe te passen, kunnen bedrijven zichzelf transformeren van een slagveld naar een magneet, die toptalent aantrekt en behoudt in de strijd om de toekomst.
End-to-end HR-procesbeheer
End-to-end HR-procesbeheer (E2E HRM) gaat over het beheer van de volledige levenscyclus van een werknemer, vanaf het moment dat een potentiële kandidaat op uw radar verschijnt tot zijn uiteindelijke vertrek.
Het helpt bij het creëren van een naadloos en strategisch traject dat zowel de werknemer als de organisatie ten goede komt. Enkele voordelen zijn:
- Verbeterde kandidaat-ervaring: Een soepel en efficiënt wervingsproces trekt toptalent aan en bouwt een positief werkgeversimago op, zelfs in gevallen waarin de kandidaat uiteindelijk niet wordt aangenomen
Een gebruiker op Reddit beschreef zijn ervaring met een afwijzing : "Een manager van KPMG belde me na een sollicitatiegesprek omdat we tijdens het gesprek een klik hadden. Hij verontschuldigde zich dat ik de positie niet had gekregen en vertelde me waarom ik was afgewezen ( GPA ). Ik waardeerde het telefoontje en we zullen nu professioneel contact houden. "
- Verbeterde betrokkenheid van medewerkers: Een vereenvoudigde onboarding, doorlopende ontwikkelingsmogelijkheden en duidelijk prestatiebeheer zorgen voor een gevoel van waarde en motivatie bij medewerkers
- Verhoogd personeelsbehoud: Een positieve werknemerservaring vermindert het personeelsverloop en zorgt ervoor dat uw beste mensen blijven
- Betere besluitvorming: Datagestuurde inzichten uit E2E-processen vormen de basis voor strategische HR-beslissingen
- Lagere kosten: automatisering en vereenvoudigde processen besparen tijd en middelen voor HR-teams. Volgens een rapport van Gartner heeft 38% van de HR-leiders AI-oplossingen onderzocht of geïmplementeerd om de procesefficiëntie binnen hun organisatie te verbeteren
Effectieve HR-processen gaan verder dan alleen het voltooien van taken. Ze dragen bij aan het algehele succes van de organisatie.
Hier zijn enkele sleutelcijfers om de effectiviteit van uw HR-processen te meten:
- Time-to-hire: Meet hoe lang het duurt om een openstaande positie te vervullen. Een kortere time-to-hire duidt op een efficiënt wervingsproces
- Retentiepercentage van nieuwe medewerkers: houdt het percentage nieuwe medewerkers bij dat na een bepaalde periode (bijvoorbeeld een jaar) bij het bedrijf blijft. Een hoog retentiepercentage duidt op een sterk onboarding- en ontwikkelingsprogramma
- Tevredenheid van werknemers: Enquêtes en feedbackmechanismen kunnen de mening van werknemers over hun ervaringen aan het licht brengen. Een hoge tevredenheid wijst op een positieve werkcultuur en effectieve HR-praktijken
- Training ROI (Return on Investment): Meet de financiële voordelen van trainingsprogramma's in vergelijking met de kosten ervan. Toont de waarde aan van investeringen in de ontwikkeling van medewerkers
- Verzuimpercentage: Houdt de frequentie van afwezigheid van werknemers bij. Een laag verzuimpercentage duidt op een gezond en betrokken personeelsbestand
Heeft u moeite met het opzetten van end-to-end HR-processen of weet u niet waar u moet beginnen? Laat u begeleiden en helpen door het HR-managementplatform van ClickUp.
Dit uitgebreide platform biedt tal van tools en sjablonen die u bij elke stap helpen bij het end-to-end beheer van HR-processen:
Taakbeheer
ClickUp-taken in combinatie met meer dan 15 flexibele ClickUp-weergaven stellen uw HR-team in staat om verschillende taakweergaven te creëren die zijn afgestemd op hun behoeften.
U kunt een visuele pijplijn voor uw wervingsproces creëren, compleet met drag-and-drop-functionaliteit om kandidaten door verschillende fasen te loodsen (bijv. sourcing, screening, interviews).
Ontwikkel checklists voor het inwerken van nieuwe medewerkers, zodat zij soepel in hun rol kunnen groeien. Stel terugkerende taken en herinneringen in voor prestatiebeoordelingen, zodat managers op koers blijven en tijdig feedback kunnen geven aan medewerkers.
Realtime samenwerking
Centraliseer alle documenten van werknemers met ClickUp Docs en creëer een veilige en gemakkelijk toegankelijke opslagplaats.
Sla cv's, prestatiebeoordelingen, trainingsmateriaal en andere relevante documenten op in speciale mappen of werkruimtes. Faciliteer naadloze samenwerking aan documenten met functies voor realtime gezamenlijke bewerking en threaded comments, zodat iedereen op dezelfde pagina blijft.
U kunt ook de sjabloon voor HR-kennisbank van ClickUp gebruiken om het opslaan van HR-informatie te vereenvoudigen.
Uw medewerkers hebben moeiteloos toegang tot essentiële informatie via de HR-kennisbank van ClickUp. Deze gecentraliseerde opslagplaats zorgt ervoor dat uw HR-medewerkers minder tijd besteden aan het beantwoorden van vragen en meer tijd kunnen besteden aan strategische taken.
Zo kan het sjabloon uw team helpen:
- Creëer een uitgebreide kennisbank die eenvoudig te navigeren is
- Organiseer en bewaar belangrijke HR-documenten op één handige locatie
- Houd beleidswijzigingen en documentupdates bij
Follow-upcommunicatie
Gebruik ClickUp-formulieren om gegevensverzameling en werkstromen te vereenvoudigen. Maak online formulieren voor verschillende HR-processen, waaronder het inwerken van nieuwe medewerkers, prestatiebeoordelingen, exitgesprekken of verlofaanvragen.
Ontwerp formulieren met een gebruiksvriendelijke interface om de benodigde informatie efficiënt te verzamelen. ClickUp vult automatisch gegevens in in relevante velden, waardoor handmatige invoer wordt verminderd en HR-teams kostbare tijd besparen.
U kunt bijvoorbeeld het sjabloon voor feedbackformulieren van ClickUp gebruiken om een voorsprong te nemen op het gebied van feedback van werknemers.
Dit sjabloon kan zeer waardevol zijn voor het verzamelen en beheren van feedback van werknemers. Hieronder vindt u enkele belangrijke functies die kunnen worden toegepast op HR-processen:
- Pas het sjabloon aan om het verzamelen van feedback van werknemers te vereenvoudigen. Ontwerp vragen die zijn afgestemd op specifieke behoeften, zoals ervaringen met onboarding, prestatiebeoordelingen of de bedrijfscultuur
- Houd de feedback van werknemers efficiënt bij met aangepaste statussen zoals 'Moet worden aangepakt' of 'Geïmplementeerd'. Gebruik aangepaste velden om feedback te categoriseren op afdeling, werknemersgroep of type (bijv. suggestie, zorg)
- Organiseer feedback van medewerkers voor eenvoudige analyse. Creëer speciale weergaven zoals 'Bruikbare suggesties' of 'Afdelingsproblemen' om trends te identificeren en verbeteringen te prioriteren.
- Gebruik de projectmanagementtools van ClickUp om de voortgang van de implementatie van feedback bij te houden. Wijs taken toe aan relevante teams, stel deadlines vast voor het aanpakken van problemen en gebruik functies zoals e-mailnotificaties en waarschuwingen voor afhankelijkheid om verantwoordelijkheid en tijdige actie te garanderen
Snel herhaalbare HR-processen
Gebruik gratis HR-sjablonen om een voorsprong te nemen op uw human resource managementprocessen.
Teams die bijvoorbeeld nieuwe medewerkers inwerken, kunnen de sjabloon voor het inwerken van medewerkers van ClickUp gebruiken om de verschillende stappen in deze fase snel te doorlopen.
De eerste indruk is belangrijk, vooral als het gaat om het verwelkomen van nieuwe medewerkers. Met dit sjabloon kunt u een naadloze en boeiende onboarding-ervaring creëren die de basis legt voor succes. Gebruik dit sjabloon om:
- Ontwikkel een stapsgewijze checklist die ervoor zorgt dat elk aspect van onboarding aan bod komt, van pre-boarding papierwerk tot introducties en trainingssessies. Houd alles georganiseerd en op schema, zodat u geen taken meer mist en geen stress meer hebt
- Plan essentiële vergaderingen en taken in het sjabloon, zodat alle partijen (nieuwe medewerkers, managers, teamleden) op de hoogte zijn en zich kunnen voorbereiden. Dit zorgt voor duidelijke communicatie en een soepele overgang voor de nieuwe medewerker
- Faciliteer samenwerking tussen nieuwe medewerkers en collega's. Plan teamlunches of koffie-chats, stimuleer vroege verbindingen en creëer een gevoel van verbondenheid met de bedrijfscultuur
Als u vastloopt in het onboardingproces zelf, kan de sjabloon voor de onboardingchecklist van ClickUp u een handje helpen.
Laat nieuwe medewerkers snel hun rol vervullen en geef ze de middelen om te slagen. Deze sjabloon maakt van onboarding geen vervelende klus, maar een strategisch voordeel.
Zo zorgt het voor een snellere en effectievere onboarding-ervaring:
- Stel aangepaste checklists op die zijn afgestemd op elke positie. Dit zorgt voor een gerichte en relevante onboarding-ervaring, waarbij nieuwe medewerkers worden uitgerust met de specifieke kennis en tools die ze nodig hebben om uit te blinken
- Verdeel taken voor nieuwe medewerkers in duidelijke, uitvoerbare stappen. Nieuwe medewerkers krijgen duidelijke instructies, waardoor verwarring wordt voorkomen en hun productiviteit vanaf dag één wordt gemaximaliseerd
- Monitor de voortgang van onboarding in realtime. ClickUp biedt duidelijk inzicht in de voltooiing van taken, zodat alle aspecten van onboarding op schema blijven. Zo kunnen managers potentiële obstakels identificeren en proactief ingrijpen
HR-processen en HR-systemen
HR-processen sturen en coördineren activiteiten, terwijl HR-systemen of HRMS-software die processen tot leven brengen.
Laten we eens kijken naar de sleutelverschillen tussen deze twee cruciale elementen voor het opzetten van een succesvolle HR-strategie:
| Functie | HR-processen | HR-systemen |
| Definitie | De gedefinieerde stappen, activiteiten en methodologieën die worden gebruikt om de levenscyclus van werknemers te beheren, van werving tot offboarding | Softwareapplicaties en technologieplatforms die HR-processen automatiseren, vereenvoudigen en ondersteunen |
| Focus | Strategisch: het 'wat' en 'waarom' achter HR-activiteiten definiëren | Operationeel: de tools en technologie leveren om HR-processen efficiënt uit te voeren |
| Flexibiliteit | Kan worden aangepast en op maat gemaakt om aan specifieke bedrijfsbehoeften te voldoen | Minder flexibel, met vooraf gedefinieerde functies en functionaliteiten |
| Voorbeelden | – Wervingsproces (screening, sollicitatiegesprekken) – Prestatiebeheer (doelstelling, feedback) – Opleidings- en ontwikkelingsprogramma's | – Applicant Tracking System (ATS) – Learning Management System (LMS) – Software voor salarisadministratie en secundaire arbeidsvoorwaarden |
| Evolutie | Kan in de loop van de tijd evolueren en veranderen op basis van de behoeften van het bedrijf | Vereist upgrades en updates om gelijke tred te houden met technologische ontwikkelingen |
HR-processen en HR-systemen werken hand in hand. Goed gedefinieerde processen zorgen voor een duidelijk stappenplan voor het beheer van uw personeel, terwijl HR-systemen de technologie bieden om die processen efficiënt en effectief uit te voeren.
Laten we eens kijken naar de sleutelrollen die HR-systemen spelen bij het beheer van HR-processen:
- Werkstromen vereenvoudigen: HR-processen kunnen repetitieve taken omvatten, zoals het plannen van sollicitatiegesprekken, het versturen van aanbiedingsbrieven of het beheren van trainingsmateriaal. HR-systemen automatiseren deze taken, waardoor HR-professionals zich kunnen concentreren op meer strategische initiatieven
- Verbetering van de nauwkeurigheid: Handmatige invoer van gegevens kan tot fouten leiden. HR-systemen minimaliseren dit risico door middel van gecentraliseerde opslagruimte en geautomatiseerde gegevensoverdracht tussen verschillende functionaliteiten
- Verbetering van de communicatie: HR-systemen vergemakkelijken de communicatie binnen de organisatie. Medewerkers kunnen elektronisch hun loonstrookjes raadplegen, verlof aanvragen of feedback geven, terwijl managers feedback kunnen geven en prestatiestatistieken kunnen bijhouden
- Verbetering van de selfservice voor werknemers: HR-systemen stellen werknemers in staat om aspecten van hun eigen HR-ervaring te beheren. Ze kunnen zelf hun persoonlijke gegevens bijwerken, zich inschrijven voor secundaire arbeidsvoorwaarden of toegang krijgen tot trainingsmodules
- Datagestuurde besluitvorming: HR-systemen verzamelen en analyseren grote hoeveelheden gegevens over werving, prestaties, retentie en andere sleutelgebieden. Deze gegevens bieden waardevolle inzichten die HR-professionals kunnen gebruiken om weloverwogen beslissingen te nemen en HR-strategieën te optimaliseren
Kara Smith, Operations Program Manager bij Instant Teams, waardeert ClickUp omdat het efficiëntie in elke afdeling creëert:
Het platform heeft ons één locatie geboden voor het creëren van procesefficiëntie. Het ClickUp-team bestaat uit uitstekende teamleden die altijd openstaan voor feedback en hard werken om op basis van die feedback veranderingen door te voeren. Het is een ondersteuningssysteem zoals ik nog nooit heb gezien. Alle teams kunnen profiteren van automatisering en ClickUp heeft dat voor letterlijk elk scenario dat ik ben tegengekomen, maar het GROTE pluspunt van ClickUp is de vereenvoudiging van processen en tools in één werkzone. "
Het platform biedt ons één locatie voor het creëren van efficiënte processen. Het ClickUp-team bestaat uit uitstekende teamleden die altijd openstaan voor feedback en hard werken om op basis daarvan veranderingen door te voeren. Het is een ondersteuningssysteem zoals ik nog nooit heb gezien. Alle teams kunnen profiteren van automatisering en ClickUp heeft dat voor letterlijk elk scenario dat ik ben tegengekomen, maar het GROTE pluspunt van ClickUp is de vereenvoudiging van processen en tools in één werkzone. "
Automatisering van HR-processen
HR-teams hebben veel verschillende taken. Stel je voor dat je moet jongleren met werving, onboarding, training en nog veel meer, terwijl je tegelijkertijd nauwkeurigheid en efficiëntie moet garanderen. Automatisering van HR-processen komt je te hulp en biedt een reeks voordelen:
- Verhoog de efficiëntie: Automatisering bespaart tijd op repetitieve taken, waardoor HR zich kan richten op strategisch werk
- Nauwkeurigheid en snelheid: geautomatiseerde processen zorgen voor nauwkeurige gegevens en vereenvoudigen werkstromen
- Empowerde medewerkers: Selfservice-opties verbeteren de ervaring van medewerkers
- Datagestuurde beslissingen: HR-automatisering biedt inzichten om HR-strategieën te optimaliseren
- Kostenbesparingen: Automatisering vermindert handmatig werk en administratieve rompslomp
- Naleving en betrokkenheid: Geautomatiseerde werkstromen zorgen voor naleving en maken HR vrij om zich te concentreren op de betrokkenheid van medewerkers
De relatie tussen HR-automatisering en innovatie en bedrijfsprocesbeheer
Automatisering van HR-processen slaat een brug tussen innovatie en Business Process Management (BPM):
Innovatie
- Frees HR vrij voor creativiteit en datagestuurde innovatie
- Nieuwe technologieën testen en de weg vrijmaken voor bredere innovatie
BPM
- Vereenvoudigt werkstromen en verbetert de gegevensintegratie, in lijn met BPM-doelen
- Standaardiseert HR-praktijken voor effectieve BPM
De rol van automatisering bij het verminderen van personeelsverloop
Personeelsverloop is een aanslag op bedrijven. HR-automatisering bestrijdt dit met een veelzijdige aanpak:
- Automatisering vereenvoudigt werving, onboarding en training, waardoor medewerkers vanaf dag één een positieve ervaring hebben
- Geautomatiseerd leren houdt werknemers betrokken en ontwikkelt hun vaardigheden
- Regelmatige feedback en erkenning door middel van automatisering zorgen ervoor dat werknemers zich gewaardeerd voelen
- HR-automatisering maakt HR vrij om contact te leggen met medewerkers en hun zorgen weg te nemen
ClickUp automatisering gebruiken
U kunt ClickUp-automatisering combineren binnen het projectmanagementplatform. Kies uit meer dan 100 automatiseringen en pas ze aan uw unieke HR-processen aan met aangepaste velden en statussen voor taken.
Koppel ClickUp aan andere HR-tools en -platforms om gegevensoverdracht te automatiseren en werkstromen verder te vereenvoudigen. Trigger enquêtes en pulse checks op regelmatige tijdstippen om feedback van medewerkers te verzamelen.
Stuur automatisch berichten naar medewerkers op hun verjaardag of jubileum. Houd programma's voor werknemerserkenning bij met automatische punten of badges. Stel terugkerende taken in voor prestatiebeoordelingen en feedbacksessies.
Breng managers automatisch op de hoogte wanneer beoordelingen moeten plaatsvinden. Houd de voortgang van prestatiedoelen en -doelstellingen bij met geautomatiseerde rapportages. Door creatief gebruik te maken van automatisering kunnen HR-teams vervelende taken omzetten in naadloze HR-processen.
Sleutelontwikkelingen en toekomstige trends in HR-processen
Hier volgt een overzicht van de belangrijkste trends op het gebied van automatisering van HR, waarbij gebruik wordt gemaakt van augmented analytics:
- AI-tools voor HR: Automatiseert screening, biedt gepersonaliseerde ervaringen (chatbots), stelt trainingen voor (aanbevelingen voor leertrajecten) en helpt bij complexe besluitvorming (bijv. selectie van kandidaten)
- Robotische procesautomatisering: voert repetitieve taken uit (gegevensinvoer, planning), verbetert de nauwkeurigheid en zorgt voor naleving
- Selfservice: biedt werknemers selfserviceportals en mobiele toegang (loonstrookjes, aanmelding voor secundaire arbeidsvoorwaarden, verlofaanvragen)
- Datagestuurde beslissingen (met augmented analytics): Biedt data en analyses in een gemakkelijk te begrijpen format (visualisaties, rapportages) voor weloverwogen HR-keuzes. Augmented analytics maakt gebruik van AI om diepere inzichten te verkrijgen en rapportage te automatiseren, zodat HR-professionals zich kunnen concentreren op strategische initiatieven
- Human touch: Verlegt de focus van HR naar strategie, relaties en werkcultuur, waarbij data en automatisering worden gebruikt om tijd vrij te maken voor deze cruciale gebieden
Verbeter HR-processen voor een grotere werknemersretentie
Kernprocessen op het gebied van human resources vullen niet alleen rollen in, ze bouwen ook een sterke bedrijfscultuur op, stimuleren de betrokkenheid van medewerkers, bevorderen de doelstellingen van de organisatie en zorgen uiteindelijk voor succes.
Om voorop te blijven lopen, heb je de juiste tools nodig. Overweeg ClickUp, een krachtig platform dat naadloos integreert met je HR-processen. Het vereenvoudigt onboarding met aanpasbare checklists, automatiseert taken met herinneringen en maakt gebruik van data-analyse om de betrokkenheid van medewerkers bij te houden – allemaal binnen één gebruiksvriendelijk platform.
Meld u vandaag nog aan voor ClickUp, zodat uw HR-professionals strategische partners kunnen worden en zich kunnen concentreren op wat echt belangrijk is: het opbouwen van een gelukkig, productief en toekomstbestendig personeelsbestand!