Hoe onderhoudt u een nauwe samenwerking tussen alle teams en verschillende tools naarmate uw bedrijf en klanten groeien in grootte? Dat is precies de uitdaging waar DataAutomation in 2020 voor stond, voordat ze een alles-in-één werkoplossing creëerden om de productiviteit te schalen met ClickUp!
Het verhaal van DataAutomation
DataAutomation, opgericht in 2016, is een SaaS-platform dat software integreert en processen automatiseert om bedrijven te helpen hun output te optimaliseren, tijd te besparen en menselijke fouten te elimineren.
Vandaag de dag wordt DataAutomation gebruikt door meer dan 186 bedrijven wereldwijd en is het een leider geworden in het leveren van oplossingen voor bulkautomatisering en app-integratie. Het is hun missie om software aan te passen en te verbinden, zodat klanten zich kunnen concentreren op het efficiënter laten groeien van hun bedrijf.
De uitdaging
De oplossingen van DataAutomation vereisen een zorgvuldige coördinatie tussen de teams voor implementatie, verkoop en marketing.
Om aan de behoeften van hun klanten en hun groeiende teams te voldoen, had DataAutomation één gedeeld werkplatform nodig dat de samenwerking tussen verschillende afdelingen, werkprocessen en de zichtbaarheid van de organisatie verbeterde.
De oplossing
Wij geloven dat het vervangen van traditionele werkstromen door duidelijke, geautomatiseerde processen de sleutel is tot bedrijfsefficiëntie. Onze klanten vertrouwen op geavanceerde oplossingen die een zorgvuldige samenwerking tussen al onze teams bij DataAutomation vereisen. Met ClickUp kunnen we eindelijk samenwerken op één plek met een gedeelde set tools, wat de interne processen verbetert en ons bedrijf vooruit helpt. Deze oplossing brengt niet alleen onze teams samen, maar we hebben ook een betrouwbare partner gevonden die onze ethos deelt om efficiënter te werken!
Wij geloven dat het vervangen van traditionele werkstromen door duidelijke, geautomatiseerde processen de sleutel is tot bedrijfsefficiëntie. Onze klanten vertrouwen op geavanceerde oplossingen die een zorgvuldige samenwerking tussen al onze teams bij DataAutomation vereisen. Met ClickUp kunnen we eindelijk samenwerken op één plek met een gedeelde set tools, wat de interne processen verbetert en ons bedrijf vooruit helpt. Deze oplossing brengt niet alleen onze teams samen, maar we hebben ook een betrouwbare partner gevonden die onze ethos deelt om efficiënter te werken!
Alles op één plek
Renee kwam in 2020 bij DataAutomation en kreeg meteen een monumentale taak: de tools en processen van het implementatieteam controleren op inefficiënties — en vervolgens een systeem opzetten om deze te verbeteren.
Renee's visie voor de toekomst van werk bij DataAutomation, wat zij de Umbrella Philosophy noemt, is dat elk team en hun werk op één plek moeten worden samengebracht waar iedereen kan samenwerken, ongeacht hun rol of tech stack.
"Informatiesilo's vormen een grote belemmering voor cross-functioneel werk, vooral in een omgeving op afstand waar je niet zomaar iets te weten komt over de initiatieven van een andere afdeling terwijl je wacht tot je koffie klaar is", zegt Renee.
"Elke keer dat je je tools kunt openen om de zichtbaarheid en toegankelijkheid van informatie te verbeteren, bespaar je tijd en beperk je opportuniteitskosten. "
Tools consolideren
Hoewel de tools van DataAutomation in eerdere jaren voldoende waren, werden ze steeds meer een last omdat losgekoppelde werkstromen leidden tot productiviteitsverlies en meer stress naarmate elk team groeide.
Op dat moment vertrouwden de teams van Data Automation op meerdere platforms om de functies van het team te ondersteunen:
- Trello voor projectmanagement
- Tettra voor procesdocumentatie (SOP)
- Streak voor sales CRM
- Google Documenten voor kennisbanken
- Google-formulieren voor projectonderzoeken en bugformulieren
- Google Spreadsheets voor databases
- …en meer
Na een periode van onderzoek en vergelijkingen van projectplatforms besloot Renee, in samenwerking met anderen, dat ClickUp de enige tool was die aan alle criteria voldeed en tegelijkertijd een gebruiksvriendelijke en aanpasbare gebruikersinterface bood die flexibel was voor ieders behoeften, van ingenieurs tot verkopers.
Met ClickUp worden de kernteams van DataAutomation niet langer gescheiden door verschillende tools. Alle backlogs, werkstromen en projectinitiatieven staan nu in één werkruimte.
Een infrastructuur creëren om alle teams te ondersteunen
De eerste stap naar een efficiënte werkorganisatie is infrastructuur. Hoewel teams moeten samenwerken, hebben ze ook aparte ruimtes nodig om hun werk te organiseren.
DataAutomation doet dit door het hele bedrijf te organiseren met behulp van de hiërarchie van ClickUp, die ruimtes, mappen, lijsten en taken omvat.
Projectmanagers en teamleiders kunnen eindelijk zien hoe al hun werk met elkaar verbonden is en bijdraagt aan de doelstellingen van het hele bedrijf.
Deze enkele, gedeelde infrastructuur draagt bij aan verschillende belangrijke voordelen voor DataAutomation:
- De hele organisatie is nu duidelijk gestructureerd in ruimtes, mappen en lijsten
- Projectmanagers hebben nu een overzicht op bedrijfsniveau, functies op teamniveau en specifieke projecten en taken op individueel niveau
- Teams kunnen nu pijnpunten en knelpunten zien; tijd besteed aan bugs, updates en administratief werk, dubbel werk, communicatievertragingen, enz. met behulp van widgets en dashboards
- Medewerkers genieten van een nieuw gevoel van rust, wetende dat werkitems niet meer verloren gaan en dat ze niet elke dag extra uren hoeven te besteden aan het organiseren of zoeken naar werkitems
Een systeem opzetten om taken en backlogs te organiseren
Vóór ClickUp vertrouwden de marketing- en implementatieteams van DataAutomation op Trello als basis voor alle taken (tickets), backlogs en cross-functionele samenwerking tussen teams.
Hoewel Trello-borden op een gegeven moment ideaal waren, realiseerden Renee en Addison Clearwood, haar collega-projectmanager bij DataAutomation, zich dat de behoeften van elk team de mogelijkheden van de tool al lang hadden overstegen
- Taken raakten vaak vast of gingen verloren in beoordelingsprocessen zonder dat er een duidelijke manier was om ze op te volgen
- Het prioriteren van de backlog was moeilijk vanwege meerdere conflicterende statussen die door verschillende teams werden gebruikt
- De statussen voor marketing en implementatie kwamen niet overeen met hun CRM, waardoor extra werk nodig was om de statussen in verschillende tools in kaart te brengen
- Door het ontbreken van subtaken was het niet eenvoudig om grotere projecten op te splitsen en te delen met andere teamleden, wat leidde tot inefficiëntie en informatiesilo's.
Met ClickUp hebben de teams van DataAutomation eindelijk een alles-in-één projectmanagementsysteem waarmee ze naadloos kunnen samenwerken aan projecten (zowel grote als kleine) binnen elk team.
Hoewel Kanban-borden geweldig zijn voor het visualiseren van werkstromen, zijn er andere weergaven die het gemakkelijker maken om achterstanden in werktaken en klanttickets te organiseren.
“Voorheen organiseerden we onze backlog in meerdere systemen; eerst op hoog niveau, in spreadsheets waarin we de inspanningen en impactscores bijhielden, en vervolgens verplaatsten we deze naar Trello om ze op te splitsen in meer gedetailleerde acties. Dankzij de aangepaste velden van ClickUp konden we de backlog naar één locatie verplaatsen. ”
“Voorheen organiseerden we onze backlog in meerdere systemen; eerst op hoog niveau, in spreadsheets waarin we de inspanningen afzetten tegen de impactscores, en vervolgens verplaatsten we deze naar Trello om ze op te splitsen in meer gedetailleerde acties. Dankzij de aangepaste velden van ClickUp konden we de backlog naar één locatie verplaatsen. ”
De teams van DataAutomation kunnen nu backlogs visualiseren en organiseren met de lijst-, tabel- en kalenderweergave van ClickUp.
Elke weergave is in hoge mate aanpasbaar en kan relevante informatie (zoals aangepaste velden ) op één scherm weergeven, waardoor het gemakkelijker wordt om elk type backlog in één oogopslag te begrijpen en te prioriteren.
Eigendom en transparantie creëren
Met meerdere toegewezen personen kan iedereen bij DataAutomation onmiddellijk zien wie verantwoordelijk is voor welke taak. En die taak kan met een willekeurig aantal mensen worden gedeeld via volgers, waardoor iedereen notificaties over taken kan ontvangen.
Dankzij gedetailleerde toestemmingen en weergave kan elk team het werk in aparte mappen organiseren, terwijl iedereen op meerdere plaatsen zichtbaarheid behoudt, wat bijdraagt aan de transparantie van de projecten van elk team.
Zorg voor een soepele communicatie binnen het team
Bovendien is er nu voor elk project duidelijke communicatie en voortgangsinformatie dankzij opmerkingen en toegewezen opmerkingen.
Iedereen kan de voortgang bijwerken door opmerkingen toe te voegen (of deze toe te wijzen zodat ze niet verloren gaan) om taken en gesprekken over het werk voort te zetten. En wanneer taken worden voortgezet, blijft iedereen gesynchroniseerd met dezelfde status binnen elk ruimteniveau, waardoor iedereen een consistent overzicht heeft zonder verwarring door te veel statussen.
"Dankzij de overkoepelende filosofie kan iedereen de werkstroom zien op het niveau dat voor hem of haar relevant is: beheerders zien alleen wat er in alle divisies speelt, terwijl ontwikkelaars kunnen inzoomen op de specifieke taken die bij hun domein horen en de klantenservice kan nog verder inzoomen op alleen bugrapporten", legt Renee uit.
“Door informatie op de juiste grootte te brengen, is het gemakkelijker om patronen te herkennen en knelpunten te identificeren of te zien wanneer bepaalde teams overbelast zijn. ”
Werkstromen automatiseren met sjablonen en automatisering
DataAutomation kent uit eerste hand de kracht van geautomatiseerde processen; het is een oplossing die ze hun clients bieden en die ook de kern vormt van hun organisatie. Als klein maar zeer efficiënt team dat met veel verschillende werkstromen werkt, zijn sjablonen voor processen een must om handmatig werk te verminderen en tijd te besparen.
Werk sjablonen gebruiken voor weergaven, lijsten, taken en documenten
DataAutomation heeft nu sjablonen voor weergaven, lijsten, taken en documenten; een enorme tijdbesparing die inconsistenties en fouten in elke laag van hun werkruimte vermindert.
"Sjablonen voor repetitieve taken, zoals CRM-taken, zijn van onschatbare waarde geweest om snel relevante gegevens te verzamelen en te ordenen. Het gebruik van sjablonen helpt ons te bepalen wat echt essentiële informatie is en wat onnodige ruis veroorzaakt", aldus Renee.
Met de taaksjablonen van ClickUp hebben Renee en haar teams sjablonen voor repetitieve of vergelijkbare werkprojecten die ze in enkele seconden kunnen maken. Alles, van toegewezen personen en beschrijvingen tot subtaak en afhankelijkheid, kan worden gesjabloneerd, waardoor er minder werk nodig is om een nieuw project te registreren.
Wanneer er een idee of een verzoek van een client binnenkomt, kan iedereen binnen enkele seconden een traceerbare taak aanmaken.
Elk team kan nu zien wie aan wat werkt, wie verantwoordelijk is voor de controle en wat er moet gebeuren voordat een taak als voltooid wordt gemarkeerd.
Bovendien kan het team van Renee nu ook sjablonen voor documenten gebruiken, waardoor het eenvoudiger is om interne kennisbanken en SOP-documenten te maken.
Tijd besparen om te focussen op wat belangrijk is met automatisering
Zoals de naam al doet vermoeden, maakt DataAutomation optimaal gebruik van de automatisering van ClickUp om zoveel mogelijk tijd vrij te maken voor elke medewerker.
Nu kan het wijzigen van een status, toegewezen persoon of deadline automatisch worden uitgevoerd op basis van een willekeurig aantal triggers in ClickUp.
Bijhouden met dashboards en tijdregistratie
Het bijhouden van de voortgang van het werk en de prestaties van het team is essentieel voor het succes van DataAutomation als bedrijf.
Vóór ClickUp was het moeilijk om het werk bij te houden, omdat het verspreid was over een groot aantal verschillende projecttools. Nu het werk van elk team grotendeels in ClickUp plaatsvindt, kunnen dashboards worden gemaakt om de voortgang van bijna alles bij te houden.
Elk team heeft zijn eigen dashboard waar ze kunnen zien hoe lang tickets al open staan, de status van bugs, knelpunten in de werkstroom en nog veel meer — allemaal op één plek.
Het beheren van tijdbronnen is een andere belangrijke functie voor Renee en elk team.
Met Tijdsregistratie kan elke medewerker (en aannemer) automatisch bijhouden hoeveel tijd het kost om een taak te voltooien — vanaf elke locatie met de wereldwijde tijdregistratie van ClickUp. Tijdsinschattingen worden ook gebruikt om benchmarks voor nieuw werk vast te stellen, zodat verwachtingen kunnen worden bepaald en duidelijke benchmarks kunnen worden gecreëerd voor vergelijkbaar werk waarvan de tijd is geregistreerd.
Met dashboards en tijdregistratie geïmplementeerd in de dagelijkse werkstromen heeft DataAutomation nu volledig zicht op de voortgang van het werk op elk moment en kan het de middelen van het team beter beheren dan voorheen.
Resultaten en volgende stappen
Door ClickUp in te voeren in hun marketing-, implementatie- en salesteams, is DataAutomation overgestapt van losse tools in verschillende afdelingen naar één platform waar teams op één plek kunnen samenwerken.
Sinds de gefaseerde implementatie van ClickUp in elk team eind 2020 profiteren de teams van DataAutomation van:
- Snellere reactietijden en verbeterde teamcommunicatie
- Betere zichtbaarheid van cross-functionele projecten en hoe deze zich verhouden tot bedrijfsbrede doelen
- Mogelijkheid om snel knelpunten in werkstromen te identificeren en te optimaliseren
- Minder stress en een gedeeld gevoel van rust
Wat is de volgende stap voor DataAutomation
In slechts enkele maanden tijd hebben Renee en haar team DataAutomation geholpen bij de overgang van meerdere, niet-gekoppelde platforms naar één gedeeld werkplatform dat al grote voordelen heeft opgeleverd op het gebied van teamsamenwerking, productiviteit en kwaliteit van het werk.
"We hebben nu alle teams in de ClickUp-werkruimte ondergebracht, inclusief Sales. We hebben binnen ClickUp een CRM gecreëerd dat al het werk uit alle verschillende ruimtes samenbrengt. Het is nu nog in de eerste fase, maar we voegen in een redelijk tempo automatiseringen en verfijningen toe", legt Renee uit.
“Met ClickUp hebben we verbeteringen gezien in de zichtbaarheid en reactietijden. We zien een duidelijke neerwaartse trend in de 'tijd in status'-trackers, wat een duidelijke indicatie is dat taken minder snel blijven liggen. ”
Meer informatie?