SaaSの拡大とは何か、そしてどのように防止するのでしょうか？

チームが生産性を高めるためのツールを次々と導入するにつれて、組織は、重複したり、十分に活用されていない、あるいは検証されていない SaaS アプリが複雑に絡み合った状況に陥ってしまうことがよくあります。

しかし、SaaS の無秩序な拡大を管理することは、イノベーションを阻害することではありません。使用状況、付加価値のあるもの、予算を密かに消費しているものの可視性を高めることです。

つまり、何が使用されているか、何が価値を付加しているか、そして何が静かに予算を浪費しているかを把握することです。

このブログでは、SaaSの拡散が組織に与える影響について学びます——その原因、問題点、そして早期に発見する方法について解説します。

SaaSの拡大とは何ですか？

SaaS の拡散とは、組織内でクラウドベースのアプリケーションが急速に増加し、その追跡、管理、セキュリティ確保の能力を上回ってしまう現象を指します。

これは、チームが善意でツールを次々と追加していくとよく起こります。しかし、監視を怠ると、ツールは増え、重複し、管理が難しくなります。

では、それはどのようにして起こるのでしょうか？最高の技術的決定でさえ、調整が不十分だと混乱を招く可能性があります。SaaS の乱立は、あるチームが迅速な問題解決のためにツールに登録すると発生または始まります。その後、別のチームも同様に行います。やがて、何が使用されているのか、その理由も誰も把握できなくなってしまいます。

SaaSの拡大の主な原因の一部です：

そして、あっという間にSaaSのスタックは複雑な混乱状態に陥り、コスト高、リスクが高く、非効率的な状態になります。

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SaaSの拡大が問題となる理由

SaaS の無秩序な拡大は、IT 部門だけの頭痛の種ではなく、予算、セキュリティ、生産性、従業員の体験に影響を与える深刻なデータ侵害につながる可能性があります。これは、予算、セキュリティ、生産性、従業員の体験に影響を与える深刻なビジネス上の問題です。

あるレポートによると、企業は現在、SaaS アプリケーションに年間平均 4,900 万ドルを費やしており、これは前年から 9.3% の増加となっています。しかし、その支出の多くは無駄になっています。

管理されていないSaaS利用の現実的な影響を分解してみましょう：

1. コストの増加

多くの企業は、手遅れになるまでソフトウェアによってどれほどの損失を被っているかに気づいていません。このレポートによると、平均的な企業は、未使用の SaaS ライセンスに年間約 2,100 万ドルを浪費しています。

この分散型アプローチは、サブスクリプションの重複、更新の漏れ、ソフトウェア機能の重複によるコストの増加を引き起こします。

🌻 具体例：多くの組織では、毎日複数の AI ツールを使用しています。たとえば、文章作成には Claude、ブレインストーミングには Google Workspace の Gemini、調査や自動化には他のツールを使用しているかもしれません。その結果、それぞれ独自のコストと学習曲線を持つサブスクリプションやツールが雑多に混在してしまうことがよくあります。

このような状況は、決してあなただけではありません。多くのチームが、これらの機能を 1 か所にまとめ、仕事を簡素化し、余分なコストを削減する方法を模索しています。複数の AI 機能を組み合わせたプラットフォームを検討することで、ワークフローを効率化し、コラボレーションを大幅に容易にする

ClickUp の Brain MAX は 、AI、検索、自動化など、必要なすべての仕事ツールを 1 つの統合デスクトップアプリに統合することで、SaaS の乱立を解消します 。複数の接続されていないアプリやプラットフォームを同時に操作する代わりに、既存のソフトウェアと接続し、必要なものをすべて 1 か所に集約します。

これは次を意味します：

• ハンズフリーの生産性を実現する音声優先のコマンド
• すべてのアプリとファイルを検索できる 1 つのインターフェース
• 使用しているツールに関係なく、コンテキストに応じて機能する統合 AI アシスタント
• タブを切り替えることなく、複数のプラットフォームにまたがるワークフローを自動化

2. セキュリティとコンプライアンスのリスク

SaaS ツールの 33.6% は、多くの場合、分散型調達によりシャドー IT を通じて組織に導入されているため、どの新しい SaaS アプリを通じてどのようなデータがフローしているかを可視化したり、制御したりすることはほとんど不可能です。SaaS 調達におけるこの分散型アプローチは、セキュリティ上の課題を増大させ、機密データを危険にさらし、コンプライアンス違反を増大させます。

3. 生産性の低下

プランなしにツールが積み重なると、仕事は複雑になります。また、このレポートでは、組織は平均して毎年 92 件近くの新しい SaaS アプリケーションを追加していることが明らかになっています。

接続されていないシステム間の頻繁なコンテキスト切り替えは、積極的なガバナンスが欠如していると従業員の集中力を低下させ、新たなSaaSソリューションの採用を促します。

4. 不十分なユーザーエクスペリエンス

SaaS スタックが乱雑になると、ユーザーはログイン、ファイルの検索、慣れないインターフェースの操作に時間を浪費することになります。

不満が蓄積すると、従業員は自分のニーズにより適した、承認されていない SaaS ツールに目を向けます。実際、従業員によるシャドー IT 支出は 11.1% 増加しており、現在の SaaS エコシステムが従業員にとって機能していないことをはっきりと示しています。

組織内のSaaSの拡大を特定する方法

SaaS の無秩序な拡大を早期に特定し、対処することは、コントロールを取り戻すために不可欠です。このチェックリストを使用して、SaaS 監査を運用し、 デジタルワークプレイスの課題克服してください。組織で使用している複数の SaaS アプリケーションに関する最新情報を把握するための SaaS 管理プラットフォームを見つけてください。

冗長なアプリを特定したら、次のステップは SaaS の無秩序な拡大を緩和することです。

通常の SaaS 監査を超えた 4 つの実証済みの戦略を探り、長期的な SaaS 管理プランを構築しましょう。

SaaSの拡大を抑制するための戦略

SaaS の乱立を削減するには、ツールの番号を減らすだけでなく、その根本原因である、分散した調達、サイロ化されたデータ、連携のない意思決定に対処する必要があります。

一元化された調達システムによってサポートされる、よりスマートなアプローチにより、SaaS アプリケーションの採用と管理に構造、可視性、意図性がもたらされます。それを効果的に行う方法は次のとおりです。

1. スタックを統合する

まず、現在のSaaS利用状況を監査から始めましょう。

プロジェクト管理、ファイルストレージ、コミュニケーションなど、スタック内のすべてのツールをカテゴリ別にマップし、機能が重複している部分を特定します。

これらの分野は、SaaS の統合に最適な候補です。チームが依存しているツールを強制的に廃止する代わりに、チームのニーズを尊重し、冗長なアプリケーションを削減する、明確な SaaS 導入ガイドラインを作成しましょう。

ClickUp でツールセットを統合することで、Jira、Confluence、PMO ツール、Salesforce、Trello を廃止することができました。これにより、私たちの業務が大幅に容易になりました。

2. ガバナンスを確立する

明確なルールがなければ、SaaS の無秩序な拡大は続きます。新しいツールの要求、承認、更新に関する透明性が高く一貫性のあるフレームワークを構築しましょう。例：

ガバナンスは、責任あるSaaS利用の障害ではなく、支援ツールとして機能すべきです。

3. 可視性とレポート作成の改善

年次監査だけでは不十分です。SaaS アプリケーションは絶えず変化するため、可視性を継続的に確保する必要があります。ライセンスの使用状況、更新のタイムライン、部門ごとの所有権を表示するリアルタイムの追跡ツールを導入しましょう。

これにより、チームは先を見越した管理が可能になり、拡散を未然に防ぐことができます。

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このテンプレートを使用して、提出件数、承認率、予算の使用状況、ベンダーの分析を追跡するカスタムウィジェットを備えたダッシュボードを構築し、ソフトウェア調達プロセス全体の概要を把握しましょう。

4. チームを教育する

SaaSの拡大を管理するとは、マインドセットの管理も意味します。 「より多くのツール = より良い」という認識から、「適切なツール = より良い」という認識へシフトしましょう。

チームを教育することで、一元化されたシステムの価値と、アプリ導入を無制限に放置することのリスクについて理解を深めることができます。また、IT 部門、財務部門、各チーム間の信頼関係も構築されます。ソフトウェアの乱立を管理するには、次の方法があります。

ClickUp が SaaS の乱立対策にどのように役立つか

SaaS の乱立は、ドキュメントの要約 AI、プロジェクト管理ツール、コピーライティングボット、レポート作成および分析ダッシュボードなど、複数のツールが管理されないまま増殖することから始まります。やがて、一元管理のない 6 つものアプリを切り替えながら作業することになります。

ClickUp は、仕事に必要なすべてを備えたアプリとして、この問題を解決します。* 必要なツールを 1 つのプラットフォームに統合することで、断片化した SaaS アプリケーションの管理を回復します。複数の非承認ツールを置き換え、ワークフローを効率化し、SaaS 環境全体の集中管理を可能にします。

ClickUp プロジェクト管理は、タスク、ドキュメント、目標、ダッシュボード、時間追跡、チャットなどのコアビジネス機能を、高度な人工知能を搭載した単一のプラットフォームに一元化します。

Teams では、プロジェクトの管理、ドキュメントの共同作業、目標の設定と追跡、データの視覚化、他のチームとのコミュニケーション、AI へのあらゆる質問など、複数のアプリを切り替えることなく、あらゆる作業を行うことができます。

AI を使用して、SaaS の無秩序な拡大の欠落部分を結びつけ、多忙な作業を自動化

さらに、ClickUp に組み込まれた AI アシスタント「ClickUp Brain」は、長い議論を瞬時に要約し、チャットの履歴をすべて読むことなく、関係者が常に同じ認識を共有できるようにします。

たとえば、IT チームと財務チームがシャドー IT に関するレポートについて話し合っているとします。チャットを関連する監査タスクにリンクしたり、ClickUp Brain を使用して議論を要約したりすることができます。

Brain は、組織のコンテキスト、タスク、ツール、ドキュメントを理解する、初のワークスペースネイティブのニューラルネットワークです。他のツールでは手動のプロンプトやコピー＆ペーストが必要ですが、ClickUp Brain はワークフローに直接組み込まれています。

プロジェクト管理のための、深く統合されたコンテキスト認識型AI エンジンとして、お客様の疑問にお答えします。

ClickUp Brain は、次のような用途にご利用いただけます。

コンテンツを生成するには、ClickUp Brain 内で Claude、ChatGPT、その他の LLMS を切り替えることもできます。

コンテンツの生成とは別に、ClickUp 自動化機能を使用して、既存のツールを自動化することができます。

コーディングを必要とせずに、ワークスペース全体でアクションをトリガーするルールを構築することで、手作業を完全に排除します。設定方法がわからない場合は、ClickUp Brain に自動化したい内容を伝えるだけで、ワークフローが自動的に構築されます。

ClickUp 自動化機能を使用すると、以下のことが可能になります。

専用のタスクでソフトウェアのリクエストと承認を追跡

ClickUp タスクを使用すると、プロジェクトを実行可能な仕事に分割することができます。これらのタスクは、カスタムフィールド、カテゴリ、優先度、タグでカスタマイズして、あらゆるワークフローに合わせて調整することができます。割り当て、ステータスの更新、通知を自動化して、仕事を効率的に進めることができます。

タスクでは、1 か所で仕事のプランニング、割り当て、追跡ができるため、別のタスク管理アプリは必要ありません。

一元化されたドキュメントを使用して、ガイドラインやベストプラクティスを文書化

ドキュメントに関しては、すべての文書データがClickUp Docs で分類、保存されます。

Docs を使用すると、チームはプラットフォーム内で直接コンテンツを作成、整理、共同編集することができます。豊富なフォーマット、チェックリスト、バナー、さらには AI によるテキスト生成もサポートしています。ドキュメントの履歴を表示したり、カバー画像を追加したり、機密ドキュメントを保護したり、テンプレートを使用して一貫性を保ったりすることができます。

ドキュメントは、タスクにリンクしたり、機能や部門ごとに階層化したり、他のドキュメントで参照したり、共有のためにエクスポートしたりすることができます。この統合により、知識に簡単にアクセスして活用できるようになり、生産性とコラボレーションが向上します。

SaaS の無秩序な拡大に関する目標を設定し、進捗をエンドツーエンドで追跡

ClickUp の目標機能を使用すると、SaaS ツールの導入、廃止、コンプライアンスのマイルストーンの追跡など、高レベルの目標を測定可能なターゲットに分割して、戦略を強化することができます。

接続されたタスクの進捗に応じて目標がリアルタイムで更新され、ダッシュボードに表示して可視性を高めることができます。

そういえば、ClickUp Dashboardsには、プロジェクトメトリクス、SaaS ツールの使用状況、更新日、コストの分析をリアルタイムで視覚化する、カスタマイズ可能なカードがあります。運用チームや調達チームは、この視覚化機能を使用して、ツールの有効性やユーザーあたりの平均コストを監視し、候補を簡単に追加または削除することができます。

例えば、四半期レビューでは、ClickUp ダッシュボードを使用して、マーケティングチームの SaaS ポートフォリオの上位 10 ツール、更新日、使用状況ログに基づく最終ログインデータを表示することができます。

責任の明確化と予算管理をさらに推進するために、ネイティブで利用できるClickUp 時間追跡機能を使用すると、チームは ClickUp ワークスペースを離れることなく、作業時間の記録、請求可能時間の管理、業務効率のレポート作成を行うことができます。

統合チャットでコラボレーションを容易に

メッセージングアプリや AI アプリも廃止することで、SaaS の乱立を削減できることをご存知でしたか？ClickUp では、その両方を同時に実現できます。

まず、ClickUp Chat は、組織が連携のないメッセージングツールを排除するために特別に設計されています。コミュニケーションはプラットフォームに完全に組み込まれているため、チームは仕事場と同じ場所でコラボレーションを行うことができます。

リアルタイムチャットを使用すると、アプリを切り替えることなく、スタンドアップミーティングの実施、アクションアイテムの記録、プロジェクトやトピックごとの会話の整理を行うことができます。

また、タスク、ドキュメント、ダッシュボードでのコメントや @メンションによるコンテキストに応じたコラボレーションも可能で、割り当てられたコメントはフィードバックを実行可能な作業に変換するのに役立ちます。チームは ClickUp 内で直接電子メールのスレッドを管理することもでき、すべてのコミュニケーションを一元化して追跡可能になります。すべてのメッセージスレッドは、ワンクリックでタスクに変換することもできます。

1つのスーパーアプリを使用して、断片化したワークフローを統合

ClickUp 統合は、Salesforce、HubSpot、Jira など 1,000 以上の SaaS アプリケーションを 1 つのワークフローに統合することで、SaaS の乱立に対処します。既存の SaaS 環境を混乱させることなく、データの同期、自動化のトリガー、冗長なアプリの削減を実現します。

たとえば、Salesforce の新しい商談は、CRM の詳細が事前入力されたタスクを自動的に作成することができます。柔軟なチーム構造、きめ細かなアクセス制御、リアルタイムのダッシュボードにより、IT 部門は 1 つのプラットフォームで SaaS の使用状況を監視し、コンプライアンスおよびセキュリティのリスクを軽減し、SaaS スタックをより効率的に管理することができます。

ClickUp による SaaS の拡散防止の実際の例

完全にリモートチームで構成される、急成長中のプロフェッショナルサービス企業 RevPartners は、ツールは多すぎるものの、連携が欠けていました。

彼らのチームは、プロジェクト管理プラットフォーム、ドキュメントツール、チームコミュニケーションアプリなど、それぞれ 1 つの問題を解決するものの、新たな問題を生み出していた、連携の取れていないツールをバランスよく活用していました。

ClickUp に切り替えた結果、次のような変化がありました。

以下は彼らが達成した成果です：

RevPartnerの共同創業者、マット・ボリアンは次のように述べています。

ClickUp を使用すると、必要なすべての機能に 1 か所からアクセスできるため、当社にとっては非常に大きなメリットです。当社は導入を最優先事項としていますが、それを実現する非常に使いやすいプラットフォームがなければ、すべてのチームやクライアントに導入を進めることは不可能です。

ClickUp で SaaS の過負荷を抑制

SaaS の乱立は、チームがより多くのソフトウェアを望んでいるから起こるわけではありません。それは、より多くの機能が必要であり、オールインワンプラットフォームではその機能を見つけられないからなのです。

ClickUp を使用すると、プロジェクト管理、ドキュメント、チャット、ダッシュボード、自動化、AI をすべて利用できます。つまり、アプリが少なくなり、ワークフローの断片化がなくなり、SaaS 環境が整理されます。

コストを削減し、チームの時間を節約し、SaaS の乱立を抑制する準備ができたら、ここから始めましょう。

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