State pensando di adottare una mischia processo di riunione?
Ma forse non siete sicuri di come gestirne una al meglio.
Il Report sullo stato dell'Agile di Digital.ai ha rilevato che l'81% dei tecnici afferma che la propria organizzazione segue qualche modulo di scrum. E con una Reportistica di Broadcom che mostra che i team Full Scrum ottengono una valutazione della qualità superiore del 250% rispetto ai team che non fanno stime, è ovvio perché è tra i più popolari pratiche agili .
Quindi, se state cercando di salire sul treno della mischia, non vi biasimiamo. Ecco cosa dovete sapere per iniziare.
Che cosa sono le riunioni Scrum?
Le riunioni di scrum mantengono allineati gli stakeholder, il management e i team attraverso una comunicazione concisa e rapida piano strategico -tutto nel lavoro richiesto per far progredire i progetti. Esistono cinque tipi di riunioni scrum:
- Scrum giornaliero / StandUp
- Pianificazione degli sprint
- Raffinamento del backlog di prodotto
- Revisioni dello sprint
- Retrospettive di sprint
Noterete che ogni riunione ha il suo scopo proprio nel nome. Il piano di sprint è per la pianificazione dello sprint. Le retrospettive sono retrospettive.
Questo è intenzionale.
Perché le riunioni di scrum sono un po' un'anti-riunione. Non sono sessioni di recupero, brainstorming o lunghe conferenze dell'amministratore delegato. Non sono interruzioni inutili del vostro lavoro sul prodotto.
Questo processo è tattico, programmato nei momenti giusti e progettato per mantenere i team sulla stessa pagina ed evitare problemi di comunicazione (il tutto per garantire che i progetti non incontrino inutili colli di bottiglia).
**CHE COS'È SCRUM? Scrum è un agile project management che si basa su obiettivi chiari, collaborazione, account e fornitura di valore incrementale. Scompone i progetti grandi e complessi in parti più gestibili e crea la flessibilità di cui i team hanno bisogno per cambiare quando le cose cambiano a metà progetto. Il termine deriva dalle mischie del rugby: partite in cui il team si riunisce giornaliero, a testa bassa, per prendere la palla.
Chi dovrebbe partecipare alle riunioni di mischia?
La maggior parte delle riunioni di Scrum è riservata al team di sviluppo, allo Scrum master e al titolare del prodotto, anche se ci sono alcune eccezioni. Il titolare del prodotto, ad esempio, potrebbe non partecipare alle retrospettive. E altri stakeholder potrebbero partecipare alla riunione di revisione di Scrum.
Idealmente, l'intero team di scrum dovrebbe essere composto da 10 membri o meno. Se il team di scrum è più numeroso, la leadership spesso lo suddivide in gruppi più piccoli che lavorano per un obiettivo condiviso.
Le 5 riunioni di Scrum che devi conoscere
1. Riunioni giornaliere di scrum
Uno dei tipi più popolari di riunioni di scrum - secondo il già menzionato State of Agile Report - è lo standup giornaliero, talvolta noto anche come riunione di scrum giornaliera. Dovrebbe essere un'occhiata fulminea agli obiettivi, allo stato di avanzamento e ai potenziali problemi. Ogni persona nella stanza dovrebbe essere in grado di rispondere a tre domande:
- **Cosa siete riusciti a fare ieri?
- **Da fare oggi?
- **C'è qualche blocco all'orizzonte?
Il termine standup è nato perché questo tipo di riunioni di scrum sono destinate a rimanere brevi, quindi molti team le svolgevano in piedi, per chi era in grado di farlo, per evitare che qualcuno si mettesse troppo comodo. Ora che molti team lavorano da remoto, è meno probabile che stiano in piedi, ma l'obiettivo della riunione dovrebbe comunque essere quello di ridurre il più possibile i tempi.
2. Sprint piano scrum
L'obiettivo della riunione di piano di sprint scrum è identificare cosa si vuole ottenere nel prossimo sprint e come lo si otterrà. La riunione per la pianificazione dello sprint dura in genere circa un'ora per ogni settimana dello sprint successivo (ad esempio, se lo sprint è di due settimane, la riunione dura due ore o meno).
Detto questo, ci sono modi per accorciarle: una buona pianificazione preventiva e un buon i giusti strumenti per il monitoraggio degli sprint . Questi tipi di riunione aiutano a suddividere i problemi in sezioni più digeribili, il che rende la vista Elenco di ClickUp così versatile.
Creare sprint di durata compresa tra una settimana e un mese con l'approccio Agile in ClickUp
3. Affinamento del backlog del prodotto
Tra le riunioni del backlog di sprint e quelle di rifinitura, chiedete al team di scrum di dare un'occhiata al backlog di sprint, aggiungere dettagli, notare le priorità e le dipendenze. Tra i diversi tipi di riunione di scrum, questo dipende dall'organizzazione del team.
Altrimenti, se non si mantiene organizzato il backlog di sprint, i titolari del prodotto e lo scrum master non avranno molto da usare per pianificare lo sprint successivo.
La vista Bacheca di ClickUp consente di completare la visualizzazione dei backlog e degli sprint
4. Revisione degli sprint
Alla fine di ogni sprint, è il momento per i team di presentare il lavoro al titolare del prodotto (e talvolta ad altri stakeholder).
Obiettivo: feedback.
Considerate questa riunione sia come una dimostrazione che come un'opportunità per gli stakeholder di fare domande e offrire feedback. Il feedback viene poi aggiunto al backlog per essere preso in considerazione in futuro.
5. Retrospettiva di sprint
L'altra riunione di fine sprint che Scrum raccomanda è la retrospettiva. Ma questa volta gli stakeholder di solito non sono presenti nella stanza.
Sono solo i team a discutere di ciò che è andato bene, di ciò che non è andato bene, di ciò che hanno imparato e di come le cose dovrebbero cambiare nei prossimi sprint.
Raccomandiamo anche le retrospettive alla fine di progetti su larga scala, e queste dovrebbero includere un intervallo più ampio di partecipanti. Leadership, marketing e altri stakeholder possono unirsi per valutare il contributo di ogni team alla comunicazione, al coordinamento e al GTM.
Date un'occhiata a questi articoli Modelli retrospettivi di stampa !
NON SALTARE LA RETROSPETTIVA La ricerca mostra che le prestazioni del team aumentano del 20% quando entrano in gioco retrospettive efficaci.
I vantaggi delle riunioni Scrum
1. Rendono i progetti complicati più gestibili
Le riunioni Scrum si basano su due cose: comunicazione e strategia. Indipendentemente dal tipo di riunione, l'obiettivo dovrebbe essere sempre quello di mettere tutti d'accordo su obiettivi, stato e problemi da risolvere.
Questa comunicazione aperta è ciò che consente ai team di avanzare costantemente (mantenendo alta la velocità) verso obiettivi condivisi.
Senza i punti di contatto strategici forniti dalle riunioni di scrum, è molto più facile per il team scrum project management di uscire dai binari. Peggio ancora, una volta che un team o un membro del team è uscito dai binari senza riunioni di controllo, può imboccare la strada sbagliata, perdendo tempo e denaro e alterando le statistiche di velocità per la successiva riunione di piano dello sprint.
2. I risultati sono sempre al centro dell'attenzione
Questi punti di contatto strategici dovrebbero sempre promemoria per i team su cosa stanno lavorando. Non importa quanto ci si addentri in un progetto, questa promemoria è ciò che ci dà fondamento e ci spinge verso i risultati a cui miriamo.
3. Maggiore soddisfazione del cliente
Risultati migliori, consegne più rapide e team più felici significano, in ultima analisi, esperienze migliori per i clienti e valutazioni più elevate. La coerenza è la chiave per la soddisfazione dei clienti, in quanto crea allo stesso tempo maggiore fiducia.
4. Costi più bassi!
Ogni singolo tipo di riunione scrum ha un beneficio finanziario per l'azienda: Le retrospettive rendono i team più produttivi nel tempo. Le riunioni di revisione ci aiutano a incorporare rapidamente i feedback.
Gli standup quotidiani mantengono i progetti in linea con i tempi e con il budget (o almeno ci fanno sapere quando le cose vanno male, in modo da poterle risolvere il prima possibile). E il riunione per la pianificazione degli sprint lega tutto ciò che facciamo agli obiettivi aziendali con reali vantaggi finanziari.
5. Rimani in connessione
Il sesto principio del manifesto agile è che le riunioni faccia a faccia sono il modo migliore per comunicare informazioni a tutti i dipendenti team agile . Ecco perché queste riunioni sono un punto fermo per le organizzazioni agili.
E con il 52% dei dipendenti che dichiara di sentirsi scollegati dai loro team è ora di tornare alle riunioni di scrum ben gestite e strategiche che mantengono i team allineati su tutto, dal backlog agli sprint alle attività quotidiane.
Come gestire una riunione di scrum efficace
Da fare, quindi, per assicurarsi che le riunioni di scrum raggiungano gli obiettivi prefissati? Ecco quattro consigli degli esperti:
1. Impostate gli orari e rispettateli
Le riunioni di Scrum sono importanti. Allineano i team su cosa deve essere terminato, da chi e quando. Permettono a tutti di connettersi e collaborare regolarmente. E danno priorità alla strategia.
Ma si tratta pur sempre di riunioni e c'è ancora del lavoro da fare. Per questo motivo, è bene che siano abbastanza lunghe da essere efficaci e abbastanza brevi da mantenere l'attenzione.
In altre parole: se dite che la riunione durerà un'ora, attenetevi a un'ora o meno.
2. Iniziare con la priorità uno
Se c'è una cosa che volete che il team si porti via dopo la riunione, qual è? Qualunque sia la vostra risposta, è la cosa con cui dovreste iniziare e finire. Non permettete che il sovraccarico di informazioni escluda le vostre priorità.
**E SE C'È PIÙ DI UNA PRIORITÀ? Lo capiamo. Nelle organizzazioni complesse, ci sono molti elementi che si contendono il posto di priorità. Ma la verità è che... se si vogliono team produttivi, non si possono dare loro elenchi di priorità non ordinati e aspettarsi che tutto venga terminato. Spetta ai project manager e alla leadership riunirsi e ordinare le priorità prima che vengano assegnate ai team.
3. Date ai team delle scelte... ma non troppe
Il team deve prendere decisioni durante la riunione di scrum? Date loro delle opzioni... ma non troppe. Gli studi suggeriscono che troppe opzioni possono essere paralizzanti . Ecco perché la leadership dovrebbe lavorare per affinare le scelte del team prima di portare in riunione le decisioni importanti.
4. Utilizzare gli strumenti giusti Bacheche , pianificazione degli sprint,
Grafici di Gantt strumenti di monitoraggio... Le riunioni di Scrum sono più efficienti con strumenti che aiutano a monitorare e condividere le informazioni in tempo reale. Da Trello a ClickUp (ovviamente), ci sono molte opzioni per tenere i team sulla stessa pagina e presentare le informazioni in modo utile e visivamente interessante.
Utilizzate la vista Gantt di ClickUp per pianificare le attività, seguire lo stato di avanzamento dei progetti, gestire le scadenze e gestire i colli di bottiglia.
LIBERATE I VOSTRI TEAM PER CONCENTRARVI SUL LAVORO Un ottimo strumento non solo vi aiuta a tenere il passo con il vostro team giorno per giorno... ma può anche abbreviare notevolmente le riunioni, permettendo a tutti di concentrarsi sul lavoro da svolgere. Come spiega Alaina Maracotta di Vida Health dice di ClickUp: "È stato fenomenale vedere quanto tempo abbiamo risparmiato nelle riunioni da quando siamo passati a ClickUp. Quello che prima ci portava via tre ore a settimana per la pianificazione e gli aggiornamenti degli eventi ora ci porta via poco più di un'ora. I team coinvolti hanno ora più tempo per concentrarsi su priorità di marketing più importanti"
Iniziare con le riunioni Scrum
Quindi, avete capito cosa sono le riunioni Scrum, come funzionano e quali sono le best practice da tenere a mente..
Ora, se non siete ancora in Full Scrum, Da fare per arrivarci?
La risposta, come per la maggior parte dei grandi cambiamenti all'interno di un'azienda, richiede tipicamente un insieme di idee, processi e strumenti.
1. Coinvolgere i team a bordo
Senza la piena partecipazione dei team, queste riunioni non saranno efficaci come potrebbero. Per questo motivo è necessario il consenso. Spiegate ai team come questa nuova struttura li aiuterà: accorciando le riunioni, liberando il loro tempo creativo, ecc.
Più le persone riescono a vedere l'obiettivo finale (per loro stesse, per i loro team e per l'azienda), più è probabile che si impegnino a fondo in qualsiasi cambiamento, scrum compreso.
Memorizzare e classificare in modo ordinato obiettivi simili in cartelle di ClickUp
2. Apportare le modifiche necessarie al processo
Esaminate i processi esistenti della vostra azienda tenendo conto di Scrum. Cosa deve essere cambiato? I team devono aggiornare i loro stati negli strumenti prima delle riunioni? La leadership deve preparare le riunioni in modo nuovo?
I project manager e lo scrum master devono ripulire il backlog prima della riunione? Quanto più chiari e tempestivi saranno i cambiamenti di processo necessari, tanto più facile sarà il passaggio a Scrum.
Ciò consente anche all'intero team di scrum di muoversi rapidamente, dimostrando ai Teams che le promesse fatte (ad esempio, di liberare tempo e creatività) sono valide.
3. Scegliete gli strumenti che vi supportano
Gli strumenti attuali supportano il vostro nuovo modo di lavorare o vi ostacolano? Piuttosto che iniziare con gli strumenti e cercare di incastrare i vostri nuovi processi in essi, iniziate a pensare a cosa avete bisogno che gli strumenti facciano per supportarvi e poi scegliete strumenti scrum in base a tali criteri.
Sappiamo che cambiare strumento può sembrare una richiesta eccessiva, ma sappiamo anche che senza gli strumenti giusti, i cambiamenti ben intenzionati verso le pratiche agili possono bloccarsi. Quindi date priorità alle vostre esigenze e non cadete nella fallacia dei costi irrecuperabili e rimanete con strumenti vecchi e non più utili.
**ASPETTA... COS'È LA FALLACIA DEI COSTI IRRECUPERABILI? La fallacia dei costi irrecuperabili ci dice che gli esseri umani sono più propensi a fare scelte sbagliate una volta che hanno già "affondato i costi" in quelle scelte. È il motivo per cui le persone rimangono in relazioni che non servono più ("ma ci ho già messo due anni!") o continuano a versare denaro in progetti che sono chiaramente andati a rotoli ("ma abbiamo già speso 100.000 dollari per questa funzionalità/funzione!"). Può anche farvi continuare a usare strumenti non utili perché "avete già speso i soldi"
Gli esperti dicono che quando si prendono decisioni, bisogna ignorare i costi irrecuperabili e concentrarsi sui costi futuri. Domani vi costerà di più o di meno abbandonare il vecchio strumento e scegliere quello più adatto alla vostra azienda?
Modelli pratici per le riunioni di Scrum
Secondo un recente sondaggio, i modelli di ClickUp sono tra le tre funzionalità più preziose che offriamo. Francamente, non siamo sorpresi. Avere un modello eccellente toglie la pressione.
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1. Modello di riunione ClickUp Scrum
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Progettato per semplificare i vostri standup quotidiani, Modello di riunione Scrum di ClickUp aiuta i team a concentrarsi su ciò che è stato fatto, su ciò che deve essere terminato e sui potenziali ostacoli che si profilano all'orizzonte. Scarica questo modello
2. Modello di gestione agile ClickUp Scrum
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