La guida definitiva alle riunioni Scrum

Stai pensando di adottare un processo di riunioni Scrum?

Ma forse non sei sicuro di come gestirne uno al meglio.

Il rapporto Digital.ai State of Agile ha rilevato che l'81% dei tecnici afferma che la propria organizzazione segue una qualche forma di Scrum. E con un rapporto Broadcom che mostra che i team Full Scrum ottengono una valutazione della qualità superiore del 250% rispetto ai team che non effettuano stime, è ovvio il motivo per cui è tra le pratiche agili più popolari.

Quindi, se stai cercando di salire sul treno dello scrum, non ti biasimiamo. Ecco cosa devi sapere per iniziare.

Cosa sono le riunioni scrum?

Le riunioni Scrum mantengono allineati gli stakeholder, il management e i team attraverso una comunicazione concisa e una pianificazione strategica rapida, il tutto nell'ottica di far progredire i progetti. Esistono cinque tipi di riunioni Scrum:

Noterai che ogni riunione ha uno scopo ben preciso, come suggerisce il nome stesso. La pianificazione dello sprint serve a pianificare lo sprint. Le retrospettive sono retrospettive.

È intenzionale.

Perché le riunioni scrum sono un po' l'opposto delle riunioni tradizionali. Non sono sessioni di aggiornamento, brainstorming o lunghe lezioni del CEO. Non sono inutili interruzioni del tuo lavoro sul prodotto.

Questo processo è tattico, programmato nei momenti giusti e progettato per mantenere i team allineati ed evitare intoppi nella comunicazione (il tutto per garantire che i progetti non incontrino inutili ostacoli).

EHM, CHE COS'È LO SCRUM? Lo Scrum è un framework di project management agile che si basa su obiettivi chiari, collaborazione, responsabilità e creazione di valore incrementale. Suddivide i progetti grandi e complessi in parti più gestibili e crea la flessibilità necessaria ai team per adattarsi ai cambiamenti che possono verificarsi durante lo svolgimento del progetto. Il termine deriva dalle mischie del rugby: azioni di gioco in cui la squadra si riunisce, a testa bassa, per conquistare la palla.

Chi dovrebbe partecipare alle riunioni scrum?

La maggior parte delle riunioni Scrum sono destinate al team di sviluppo, allo Scrum master e al product owner, anche se ci sono alcune eccezioni. Il tuo product owner, ad esempio, potrebbe non partecipare alle tue retrospettive. E altri stakeholder potrebbero unirsi a te per la riunione di revisione Scrum.

Idealmente, il tuo team scrum dovrebbe essere composto da 10 membri o meno. Se il tuo team scrum è più grande, spesso la leadership lo suddividerà in gruppi più piccoli che lavoreranno per raggiungere un obiettivo comune.

Le 5 riunioni Scrum che devi conoscere

1. Riunioni scrum quotidiane

Uno dei tipi più popolari di riunioni scrum, secondo il già citato State of Agile Report, è il daily standup, talvolta noto anche come riunione scrum giornaliera. Dovrebbe trattarsi di una rapida panoramica degli obiettivi, dello stato dei progressi e dei potenziali problemi. Ogni persona presente nella sala dovrebbe essere in grado di rispondere a tre domande:

Il termine "standup" è nato perché questo tipo di riunioni Scrum devono essere brevi, quindi molti team le conducevano in piedi, per chi era in grado di farlo, per evitare che qualcuno si mettesse troppo a proprio agio. Ora che molti team lavorano da remoto, è meno probabile che ci si alzi in piedi, ma l'obiettivo della riunione dovrebbe comunque essere quello di mantenere le cose il più concise possibile.

2. Pianificazione dello sprint scrum

L'obiettivo della tua pianificazione dello sprint scrum è identificare cosa vuoi ottenere nel prossimo sprint e come lo otterrai. Questa riunione di pianificazione dello sprint dura in genere circa un'ora per ogni settimana dello sprint imminente (ad esempio, se il tuo sprint dura due settimane, la riunione durerà due ore o meno).

Detto questo, esistono modi per accorciarli, come un buon piano preliminare e gli strumenti giusti per il monitoraggio degli sprint. Questo tipo di riunioni aiutano a suddividere i problemi in sezioni più facilmente gestibili, il che rende la vista Elenco in ClickUp così versatile.

3. Affinamento del product backlog

Tra gli sprint backlog e gli sprint refinement meeting, chiedi al tuo team Scrum di dare un'occhiata allo sprint backlog, aggiungere dettagli e annotare priorità e dipendenze. Tra i diversi tipi di riunioni Scrum, questa dipende dall'organizzazione del team.

Altrimenti, se non mantieni organizzato lo sprint backlog, i titolari di prodotto e lo scrum master non avranno molto da utilizzare per pianificare il prossimo sprint.

4. Revisione dello sprint

Alla fine di ogni sprint, è il momento per i team di presentare il lavoro al product owner (e talvolta ad altri stakeholder).

L'obiettivo: feedback.

Considera questa riunione sia come una dimostrazione che come un'opportunità per gli stakeholder di porre domande e fornire feedback. Tale feedback viene poi aggiunto al backlog per essere preso in considerazione in futuro.

5. Retrospettiva dello sprint

L'altra riunione di fine sprint raccomandata da Scrum è la retrospettiva. Ma questa volta gli stakeholder di solito non sono presenti nella sala.

Si tratta semplicemente dei team stessi che discutono di ciò che è andato bene, ciò che non è andato bene, ciò che hanno imparato e come dovrebbero cambiare le cose nei prossimi sprint.

Consigliamo inoltre di organizzare retrospettive al termine dei progetti su larga scala, alle quali dovrebbe partecipare un numero più ampio di persone. I dirigenti, il reparto marketing e altre parti interessate possono partecipare per valutare il contributo di ogni team alla comunicazione, al coordinamento e al GTM.

Dai un'occhiata a questi modelli di retrospettiva sprint!

NON SALTARE LA RETROSPETTIVALa ricerca dimostra che le prestazioni del team aumentano di ben il 20% quando vengono introdotte retrospettive efficaci.

I vantaggi delle riunioni Scrum

1. Rendi più gestibili i progetti complessi

Gli scrum meeting ruotano attorno a due aspetti fondamentali: comunicazione e strategia. Indipendentemente dal tipo di riunione, l'obiettivo dovrebbe sempre essere quello di allineare tutti sugli obiettivi, lo stato di avanzamento e i problemi da risolvere.

È proprio questa comunicazione aperta che consente ai team di avanzare costantemente (mantenendo alta la loro velocità) verso obiettivi condivisi.

Senza i punti di contatto strategici forniti dalle riunioni Scrum, è molto più facile che la gestione del progetto Scrum deragli. Peggio ancora, una volta che un team o un membro del team ha deragliato senza riunioni di controllo, può allontanarsi molto dalla strada giusta, sprecando tempo e denaro e distorcendo le statistiche di velocità per la prossima riunione di pianificazione dello sprint.

2. I risultati sono sempre al primo posto

Questi punti di contatto strategici dovrebbero sempre ricordare ai team l'obiettivo verso cui stanno lavorando. Non importa quanto ci addentriamo nei meandri di un progetto, quel promemoria è ciò che ci tiene con i piedi per terra e ci spinge verso i risultati che ci prefiggiamo.

3. Maggiore soddisfazione dei clienti

Risultati migliori, consegne più rapide e team più soddisfatti significano, in definitiva, esperienze migliori per i clienti e valutazioni più elevate. Mantenere la coerenza è fondamentale per la soddisfazione dei clienti, poiché allo stesso tempo crea maggiore fiducia.

4. Ridurre i costi!

Ogni singolo tipo di riunione Scrum offre un vantaggio finanziario all'azienda: le retrospettive rendono i team più produttivi nel tempo. Le riunioni di revisione ci aiutano a incorporare rapidamente i feedback.

Le riunioni quotidiane consentono di rispettare i tempi e il budget dei progetti (o almeno ci consentono di sapere quando qualcosa non funziona, in modo da poterlo risolvere al più presto). Inoltre, la riunione di pianificazione dello sprint collega tutto ciò che facciamo agli obiettivi aziendali con reali vantaggi finanziari.

5. Rimanete in connessione

Il sesto principio del manifesto agile è che le riunioni faccia a faccia sono il modo migliore per comunicare le informazioni ai team agili. Ecco perché queste riunioni sono così importanti per le organizzazioni agili.

E con il 52% dei dipendenti che dichiara di essersi sentito disconnesso dal proprio team in qualche momento dell'ultimo anno, è ora di tornare alle riunioni Scrum ben gestite e strategiche che mantengono i team allineati su tutto, dal backlog agli sprint alle attività quotidiane.

Come condurre una riunione Scrum efficace

Come puoi assicurarti che le tue riunioni Scrum raggiungano i loro obiettivi? Ecco quattro consigli degli esperti:

1. Stabilisci gli orari e rispettali

Le riunioni Scrum sono importanti. Permettono ai team di allinearsi su cosa deve essere fatto, da chi e quando. Consentono a tutti di connettersi e collaborare regolarmente. E danno priorità alla strategia.

Ma si tratta comunque di riunioni e c'è ancora del lavoro da fare. Quindi fai in modo che siano abbastanza lunghe da essere efficaci e abbastanza brevi da mantenere l'attenzione.

In altre parole: se dici che la riunione durerà un'ora, mantieni la durata di un'ora o meno.

2. Inizia con la priorità numero uno

Se c'è una cosa che vuoi che i team portino con sé dopo la riunione, qual è? Qualunque sia la tua risposta, è quella la cosa da cui dovresti partire e con cui dovresti concludere. Non lasciare che il sovraccarico di informazioni offuschi le tue priorità.

E SE CI FOSSE PIÙ DI UNA PRIORITÀ? Lo capiamo. Nelle organizzazioni complesse, ci sono molti elementi che competono per il primo posto nella lista delle priorità. Ma la verità è che... se vuoi team produttivi, non puoi semplicemente dare loro elenchi di priorità non ordinati e aspettarti che tutto venga fatto. Spetta ai project manager e alla leadership riunirsi e dare l'ordine alle priorità prima che vengano comunicate ai team.

3. Offri ai team diverse opzioni... ma non troppe

Hai bisogno che il team prenda delle decisioni durante la riunione scrum? Offri loro delle opzioni... ma non troppe. Gli studi suggeriscono che troppe opzioni possono essere paralizzanti. Ecco perché la leadership dovrebbe lavorare per affinare le scelte del team prima di portare le decisioni importanti in riunione.

4. Utilizza gli strumenti giusti

Scrum board, pianificazione degli sprint, diagrammi di Gantt, strumenti di monitoraggio... Le riunioni Scrum sono più efficienti con strumenti che aiutano al monitoraggio e alla condivisione delle informazioni in tempo reale. Da Trello a ClickUp (ovviamente), hai molte opzioni per mantenere i team allineati e presentare le informazioni in modo utile e visivamente interessante.

LIBERA I TUOI TEAM PER CONCENTRARSI SUL LAVOROUn ottimo strumento non solo ti aiuta a stare al passo con il tuo team giorno dopo giorno... ma può anche ridurre notevolmente la durata delle riunioni, liberando tutti per concentrarsi sul lavoro da svolgere. Come dice Alaina Maracotta di Vida Health a proposito di ClickUp: "È stato fenomenale vedere quanto tempo abbiamo risparmiato nelle riunioni da quando siamo passati a ClickUp. Ciò che prima ci richiedeva tre ore alla settimana per la pianificazione degli eventi e gli aggiornamenti ora ci richiede poco più di un'ora. I team coinvolti ora hanno più tempo per concentrarsi su priorità di marketing più importanti".

Introduzione alle riunioni Scrum

Così potrai capire cosa sono le riunioni scrum, come funzionano e quali sono le best practice da tenere a mente...

Ora, se non sei già Full Scrum, come puoi diventarlo?

La risposta, come per la maggior parte dei grandi cambiamenti all'interno di un'azienda, richiede in genere cambiamenti di mentalità, processi e strumenti.

1. Coinvolgi i team

Senza la piena partecipazione dei tuoi team, queste riunioni non saranno efficaci come potrebbero essere. Ecco perché è necessario ottenere il loro consenso. Spiega ai tuoi team in che modo questa nuova struttura li aiuterà, ad esempio abbreviando le riunioni e liberando tempo da dedicare alla creatività.

Più le persone riescono a vedere chiaramente l'obiettivo finale (per sé stesse, per i propri team e per l'azienda), più saranno propense ad accettare qualsiasi cambiamento, compreso lo scrum.

2. Apporta le modifiche necessarie al processo

Esamina i processi esistenti nella tua azienda tenendo presente lo scrum. Cosa è necessario cambiare? I team devono aggiornare lo stato dei propri progetti nei tuoi strumenti prima della riunione? La leadership dovrebbe prepararsi alle riunioni in modo diverso?

I project manager e lo scrum master dovrebbero ripulire il backlog prima della riunione? Più chiari e tempestivi saranno i tuoi comunicati sui cambiamenti necessari al processo, più facile sarà il passaggio allo scrum.

Ciò consentirà inoltre all'intero team Scrum di muoversi rapidamente, dimostrando ai team che le promesse fatte (ad esempio, riguardo alla liberazione di tempo e creatività) sono fondate.

3. Scegli strumenti che ti offrono supporto

I tuoi attuali strumenti supportano i tuoi nuovi metodi di lavoro o ti stanno ostacolando? Anziché iniziare dagli strumenti e cercare di adattare i tuoi nuovi processi ad essi, inizia pensando a ciò che ti serve che gli strumenti facciano per darti supporto, quindi scegli gli strumenti Scrum in base a tali criteri.

Comprendiamo che cambiare strumento possa sembrare una richiesta impegnativa, ma sappiamo anche che senza gli strumenti giusti, anche i cambiamenti ben intenzionati verso pratiche agili possono arenarsi. Quindi dai priorità alle tue esigenze e non cadere nella fallacia dei costi irrecuperabili continuando a utilizzare strumenti obsoleti e non più utili.

ASPETTA... COS'È L'ERRORE DEL COSTO IRRECUPERABILE? L'errore del costo irrecuperabile ci dice che gli esseri umani sono più propensi a fare scelte sbagliate una volta che hanno già "investito" in quelle scelte. È per questo che le persone rimangono in relazioni che non funzionano più ("ma ci ho già investito due anni!") o continuano a investire denaro in progetti che hanno chiaramente fallito ("ma abbiamo già speso 100.000 dollari per questa funzionalità/funzione!"). Può anche farti continuare a utilizzare strumenti inutili perché "hai già speso i soldi". Gli esperti dicono che quando si prendono decisioni, è meglio ignorare i costi irrecuperabili e concentrarsi sui costi futuri. Ti costerà di più o di meno domani se abbandoni il vecchio strumento e scegli quello più adatto alle esigenze aziendali?

Modelli pratici per riunioni Scrum

Secondo un recente sondaggio tra i clienti, i modelli di ClickUp sono tra le tre funzionalità/funzioni più apprezzate che offriamo. Francamente, non ci sorprende. Avere un ottimo modello allevia la pressione.

Sai esattamente quali informazioni ti servono e come presentarle, senza bisogno di approfondite ricerche sulle best practice. Ecco due modelli Scrum per avviare la tua nuova pratica:

1. Modello di riunione Scrum ClickUp

Progettato per semplificare le riunioni quotidiane, il modello di riunione Scrum di ClickUp aiuta i team a concentrarsi su ciò che è terminato, ciò che deve essere fatto e sui potenziali ostacoli che potrebbero presentarsi.

2. Modello di gestione agile Scrum ClickUp

Ottimo da utilizzare per riunioni di pianificazione dello sprint, retrospettive, backlog pruning e altro ancora. Il modello Agile Scrum Management di ClickUp include anche un documento "Come iniziare" che aiuterà lo scrum master a personalizzare le tue riunioni. Nessun membro del team dovrebbe essere lasciato all'oscuro!

Inizia con ClickUp

Se sei pronto per iniziare, ci pensiamo noi.

Che tu sia un principiante o uno scrum master esperto, ClickUp offre tantissimi modelli e funzionalità agili per aiutarti a rendere più fluide le tue riunioni scrum. E il nostro piano gratuito è (hai indovinato) gratuito per sempre. Provalo oggi stesso.