10 alternative e concorrenti di Microsoft Access nel 2026

Microsoft Access è ufficialmente in fase terminale e Microsoft sta sistematicamente staccando la spina. Con il ritiro di Office 2016 e 2019 nel 2025, seguito da Access 2021 nell’ottobre 2026, i team che utilizzano queste versioni precedenti si trovano ufficialmente a operare senza alcuna rete di sicurezza.

Sebbene l’azienda affermi che le app potrebbero continuare a funzionare, non riceveranno più aggiornamenti di sicurezza tempestivi, correzioni di bug o supporto tecnico.

Access 2024 è ancora disponibile ed è incluso nelle edizioni di Microsoft 365 con supporto. Tuttavia, se noti che il database è diventato difficile da condividere, legato a Windows, difficile da mantenere o soggetto a dipendenza da anni di codice VBA, hai bisogno di questo elenco di alternative.

I 10 strumenti riportati di seguito sono classificati in base alla loro capacità di sostituire Microsoft Access, dal database stesso ai moduli, alla reportistica e alla logica del flusso di lavoro.

Panoramica delle alternative a Microsoft Access

Perché gli utenti abbandonano Microsoft Access?

I team di solito iniziano a cercare alternative quando Access diventa più difficile da condividere, gestire o estendere. La pressione si manifesta solitamente in cinque ambiti: concorrenza, dimensione dei file, manutenzione, accesso alla piattaforma e quantità di logica di business legata a un’unica applicazione. Più in dettaglio:

Cosa cercare in un’alternativa a Microsoft Access

La selezione diventa più semplice una volta separato il database da tutto ciò che è stato costruito attorno ad esso. Prima di confrontare i prodotti, verifica se il nuovo strumento è in grado di gestire i moduli, i report, le relazioni, le automazioni, i limiti e i controlli di accesso da cui dipende la tua configurazione attuale.

La governance merita un'attenzione particolare, poiché i sistemi low-code e no-code possono facilitare la rapida ricostruzione di un'applicazione Access senza migliorarne i controlli.

Un articolo di CIO ha citato Mark Driver, all’epoca direttore della ricerca presso Gartner, in merito al divario di governance negli strumenti low-code:

Controlli di conformità? I fornitori ne parlano in modo esagerato, ma la verità è che gli “sviluppatori cittadini” ignorano sostanzialmente i problemi normativi e di conformità.

Tieni inoltre presente che il passaggio da un vecchio file di Access a uno strumento cloud non risolve automaticamente i problemi di governance. È comunque necessario definire chiaramente autorizzazioni, titolarità e verificabilità all’interno del nuovo sistema.

Le 10 migliori alternative a Microsoft Access

Ecco 10 alternative a Microsoft Access che vale la pena prendere in considerazione, a seconda che tu abbia bisogno di una gestione dei dati più avanzata, di moduli migliori, di una collaborazione più agevole o di un flusso di lavoro più moderno.

1. LibreOffice Base (la scelta migliore per un database gratis in stile Access utilizzabile offline)

LibreOffice Base mantiene intatto il classico modello di database desktop, proprio come Microsoft Access. Tabelle, query, moduli e report sono integrati in un’unica applicazione su Windows, macOS e Linux. È possibile definire relazioni, creare query in modo visivo o in SQL e realizzare moduli con elenchi, pulsanti e sottomoduli.

Base può anche connettersi a MySQL, PostgreSQL e altri server tramite JDBC o ODBC. In questa configurazione, Base rimane il front-end mentre i record risiedono su un server di database progettato per l’accesso simultaneo. I database più piccoli possono utilizzare il motore integrato e conservare tutto all’interno di un unico file .odb.

Il Report Builder raggruppa i record, calcola i totali, ordina i risultati e controlla il layout. Poiché Base è incluso in LibreOffice, Writer può importare tali record nelle operazioni di unione, mentre Calc può leggerli direttamente in un foglio di calcolo.

Funzionalità di spicco

Prezzi

Valutazioni

Un utente scrive nella sua recensione:

Adoro LibreOffice, ma sembra che ci sia ancora molto lavoro da fare per renderlo “bello”.

Dove si arena: trasferire un’applicazione Access esistente richiede più lavoro di quanto suggerisca la somiglianza con il layout desktop. Le tabelle vengono trasferite e le query si convertono in viste. Moduli, report e VBA devono essere ricostruiti, e la modifica condivisa diventa più difficile da gestire man mano che aumenta il numero di persone che lavorano nella stessa configurazione.

2. Microsoft Dataverse e Power Apps (Ideali per modernizzare Access all’interno di Microsoft 365)

Dataverse e Power Apps rappresentano la soluzione cloud di Microsoft per i team che desiderano che i propri dati, le identità e il livello applicativo risiedano all’interno dello stesso ecosistema. Microsoft può trasferire le tabelle esistenti in Dataverse, mentre l’interfaccia desktop rimane in connessione durante la ricostruzione.

Dataverse ospita i dati, mentre Power Apps li trasforma in un’applicazione funzionante. Gli stessi record possono alimentare Power BI, Power Automate, Dynamics 365 e Teams, che mantengono la reportistica, l’automazione e la collaborazione all’interno del più ampio ecosistema Microsoft.

Il reparto IT ottiene inoltre un maggiore controllo sulla nuova configurazione. Dataverse supporta autorizzazioni basate sui ruoli, regole aziendali e dati gestiti centralmente. Per le organizzazioni che già utilizzano Microsoft Entra e Power Platform, gli amministratori possono gestire gran parte di tali accessi tramite strumenti che già conoscono.

Power Apps integra inoltre Copilot nel processo di sviluppo. È possibile descrivere l’app o la struttura dei dati necessaria in linguaggio naturale e utilizzare il risultato generato come punto di partenza. Le app basate su modelli offrono un percorso più strutturato, mentre le app canvas garantiscono ai team maggiore libertà in termini di layout e interazione.

Funzionalità di spicco

Prezzi

Valutazioni

Un utente di Reddit ha detto:

Il mio gruppo lo utilizza ormai da diversi mesi. Il gruppo PowerApps ne è entusiasta, ma io lo uso come qualsiasi altra origine dati. Sembra funzionare perfettamente.

I limiti del processo: Il trasferimento porta i dati in Dataverse, ma l’applicazione Access che gestisce tali dati necessita ancora di ulteriore lavoro. Moduli e report devono essere ricostruiti in Power Apps. Il codice VBA deve essere riscritto come Power Fx o flussi. Le colonne di tipo float, allegato e multivalore richiedono una preparazione manuale prima di poter essere migrate. Un trasferimento apparentemente semplice può trasformarsi in una ricostruzione più ampia, quindi è consigliabile effettuare prima dei test con un numero reale di record.

3. ClickUp (Ideale per sostituire un tracker di Access con un flusso di lavoro condiviso)

ClickUp è la scelta più sensata quando un database non si limita a memorizzare informazioni. Pensa a una richiesta di assistenza, a un aggiornamento dell’inventario o a un flusso di approvazione con un titolare assegnato, stati definiti e passaggi successivi chiari.

Queste informazioni vengono organizzate in una tabella familiare grazie alla vista Tabella di ClickUp. Ogni riga rappresenta un'attività, mentre i campi personalizzati di ClickUp memorizzano date, numeri, elenchi a discesa, posizioni, file e altri dettagli ad essa associati. Si mantiene la chiarezza di righe e colonne, ma il titolare, lo stato, i file e l'attività rimangono allegati al record.

ClickUp Forms gestisce la fase di acquisizione. Ogni invio diventa un'attività con i dati essenziali già mappati nei relativi campi, il che funziona bene per richieste, domande, segnalazioni di problemi e altri processi che altrimenti richiederebbero l'inserimento manuale dei dati.

Da lì, le automazioni o i Super Agent possono assegnare un titolare, aggiornare lo stato, inviare un promemoria o inoltrare l’attività quando qualcosa cambia. È questo che distingue ClickUp da un tradizionale sistema di tracciamento basato su database. Il record può avanzare nel processo senza che qualcuno debba decidere ripetutamente quale sia il passo successivo.

Funzionalità di spicco

Prezzi

Valutazioni

Un utente di G2 ha detto:

Onestamente, la gerarchia che gestisce e la possibilità di effettuare connessioni tra attività provenienti da elenchi diversi tramite campi relazionali hanno rivoluzionato il modo in cui il mio team organizza i risultati dello sviluppo, sincronizza i requisiti e effettua il monitoraggio di ciò che ogni sviluppatore implementa. Tutto rimane impeccabile e con buona visibilità.

Dove non è all’altezza: le relazioni di ClickUp sono progettate per record di lavoro collegati. Non impongono chiavi esterne, regole di transazione o quel tipo di join complessi che ci si aspetterebbe da un motore di database relazionale. Un’applicazione Access con una logica SQL complessa avrà comunque bisogno di un database adeguato alle spalle.

4. Airtable (Ideale per trasferire un database di Access in un'area di lavoro cloud simile a un foglio di calcolo)

Quando apri Airtable per la prima volta, la somiglianza con un foglio di calcolo è evidente. Sotto quella griglia familiare si nasconde un modello relazionale in grado di effettuare connessioni tra i record delle diverse tabelle.

Una tabella “Clienti” può essere collegata alla tabella “Ordini”, ad esempio, mentre i campi di ricerca consentono di inserire i dettagli dei clienti nell’ordine senza doverli copiare in un’altra tabella. Airtable supporta relazioni uno-a-uno, uno-a-molti e molti-a-molti, che coprono la struttura alla base di numerosi database aziendali di piccole dimensioni.

I moduli gestiscono i nuovi record, mentre Interface Designer offre agli utenti un modo più intuitivo per visualizzare e aggiornare quelli esistenti senza dover aprire l’intero database. Ciò rende le tabelle sottostanti meno intimidatorie per i team che devono lavorare solo con una parte specifica dei dati.

Airtable Sync copre i sistemi collegati a quel database. È in grado di estrarre dati da altre basi Airtable e da fonti esterne supportate, mentre i piani superiori aggiungono la sincronizzazione bidirezionale e da più fonti per i flussi di lavoro in cui i record devono comunque spostarsi tra le piattaforme.

Funzionalità di spicco

Prezzi

Valutazioni

Un utente di G2 ha detto:

Airtable è uno strumento per la gestione dei database incredibilmente accessibile e potente. Grazie alle sue interfacce, sono riuscito a far sì che tutto il mio team utilizzasse lo strumento in vari modi, migliorando al contempo i propri sistemi e le proprie competenze tecnologiche. Lo stile di codifica familiare, simile a quello dei fogli di calcolo, e il back-end supportato da un database robusto hanno rappresentato una vera e propria rivoluzione.

Punti deboli: Airtable gestisce bene i dashboard e le visualizzazioni su schermo. I report impaginati con totali raggruppati e layout di pagina fissi richiedono solitamente un ulteriore passaggio di reportistica, come un’estensione o un’esportazione in Excel. I costi possono inoltre aumentare quando un gruppo più ampio necessita di diritti di modifica.

5. Ninox (Ideale per i team Mac che sviluppano database aziendali personalizzati)

Ninox conserva tabelle, moduli, relazioni, formule e report all’interno di un unico spazio di lavoro del database. Funziona nel browser e tramite app native per macOS, iOS, iPadOS e Android, con supporto offline nelle app installate.

Per i team che utilizzano Mac, questo elimina un problema ricorrente. Un database basato su moduli e record desktop non necessita più di una macchina virtuale Windows solo per poter continuare a essere utilizzato.

Ninox Script gestisce la logica aziendale. Gli script possono reagire alle modifiche dei record, convalidare i dati, creare record correlati ed eseguire azioni di follow-up. I blocchi di transazione possono raggruppare diverse operazioni, e le app installate possono continuare a elaborare le transazioni locali in caso di interruzione della connessione.

Il database non deve necessariamente rimanere autonomo. Un’API REST collega Ninox con sistemi esterni, mentre Make e n8n gestiscono flussi di lavoro più ampi. I record possono anche essere inseriti direttamente in contratti, fatture e report generati.

Funzionalità di spicco

Prezzi

Valutazioni

Un utente di G2 ha detto:

Creare grandi raccolte di dati con questo prodotto è incredibilmente semplice. Tutte le informazioni di cui hai bisogno sono sempre accessibili e facili da analizzare, e l’interfaccia offre un livello di chiarezza e modularità che non ho trovato in nessun altro prodotto simile. Sono finiti i giorni in cui dovevi gestire innumerevoli fogli di calcolo Excel sepolti in cartelle infinite o faticare a individuarli rapidamente.

Dove mostra i limiti: Ninox rimane accessibile finché il database è costituito principalmente da moduli, relazioni e formule. Quando una soluzione si affida in modo massiccio a Ninox Script, alle integrazioni personalizzate e a regole aziendali complesse, le modifiche iniziano a dipendere da qualcuno che ne comprenda il codice sottostante.

6. Claris FileMaker (Ideale per applicazioni aziendali personalizzate con moduli e reportistica)

FileMaker è progettato per database che si sono evoluti in vere e proprie applicazioni aziendali. Il modello di dati, le schermate di immissione, gli script e i report pronti per la stampa condividono lo stesso ambiente. FileMaker Pro funziona in modo nativo su Windows e macOS ed è sviluppato da Claris, una consociata di Apple.

I suoi strumenti di layout consentono di raggruppare i record, calcolare subtotali e totali generali, aggiungere intestazioni e piè di pagina e controllare le impostazioni di stampa di ogni pagina. I report completati possono essere esportati direttamente in formato PDF o Excel, il che rende FileMaker particolarmente utile quando i documenti formali fanno ancora parte del flusso di lavoro.

La stessa applicazione può essere eseguita su iPhone e iPad tramite FileMaker Go o in un browser tramite WebDirect. Anche l’infrastruttura SQL esistente può rimanere in uso. Le fonti SQL esterne consentono a FileMaker di accedere in tempo reale ai dati di Microsoft SQL Server, MySQL e Oracle, e gli script possono operare su tali record insieme alle tabelle locali.

FileMaker 2026 introduce inoltre funzionalità di IA a livello di piattaforma, tra cui connessioni LLM, ricerca semantica, flussi di lavoro RAG e supporto per Google Gemini.

Funzionalità di spicco

Prezzi

FileMaker Cloud

FileMaker Server

Valutazioni

Un utente di G2 ha detto:

Claris FileMaker è uno strumento potente e flessibile che offre un vero supporto allo sviluppo multipiattaforma per applicazioni di database personalizzate. La sua velocità e la facilità di implementazione lo rendono una scelta eccellente per la gestione di dati complessi in un ampio intervallo di settori, quali la ricerca, il mondo accademico e la finanza. Oltre alla semplice gestione dei dati, può fungere da hub centrale per le organizzazioni grazie alla sua perfetta integrazione con i database esistenti.

Dove mostra i suoi limiti: FileMaker può diventare piuttosto proprietario quando l’app si basa in modo massiccio su layout personalizzati, script e file .fmp12. Più la struttura diventa complessa, più diventa difficile trasferire in seguito la logica applicativa altrove.

7. Baserow (Ideale per mantenere il controllo sull’infrastruttura del database)

Baserow ti permette di decidere dove ospitare il database. Puoi utilizzare Baserow Cloud e affidare l’infrastruttura al fornitore, oppure eseguire la versione open source sui tuoi server. L’hosting autonomo può avvenire all’interno di un cloud privato, di una rete locale o persino in un ambiente air-gapped, laddove le norme sulla residenza dei dati siano rigorose.

Le tabelle contengono i record, mentre i campi “Collegamento a tabella” collegano i dati correlati. Le ricerche possono estrarre valori attraverso tali collegamenti, mentre i rollup gestiscono totali, medie, conteggi e altri calcoli.

I moduli gestiscono sia i nuovi invii che le modifiche. È possibile rendere obbligatori alcuni campi, applicare logiche condizionali e precompilare valori noti prima che qualcuno apra il modulo. Baserow può anche generare un link di modifica sicuro per una riga esistente, caricando i valori attuali e salvando eventuali modifiche nello stesso record.

Per la migrazione, Baserow importa file CSV, Excel, JSON, XML e dati incollati da fogli di calcolo. L’importazione in nuove tabelle supporta attualmente fino a 5.000 righe alla volta, quindi potrebbe essere necessario suddividere le esportazioni più grandi in lotti.

Funzionalità di spicco

Prezzi

Baserow Cloud

Baserow Self-hosted

Valutazioni

Un utente di G2 ha detto:

La flessibilità di Baserow è davvero eccezionale. Offre un elevato livello di personalizzazione nella gestione dei database, il tutto senza richiedere competenze di codice. Ciò significa che puoi adattarlo alle tue esigenze specifiche, che si tratti di gestire le tempistiche dei progetti, effettuare il monitoraggio delle informazioni sui clienti o organizzare set di dati complessi. Inoltre, le funzionalità collaborative rappresentano una vera e propria rivoluzione. I membri del team possono lavorare insieme senza intoppi su database condivisi, rendendolo uno strumento ideale per i progetti di squadra. Si tratta essenzialmente di una soluzione su misura per una gestione efficiente dei dati.

I punti deboli: l’hosting autonomo ti garantisce il controllo, ma il tuo team si fa carico del lavoro operativo. Aggiornamenti, backup, monitoraggio, ripristino e pianificazione della capacità sono tutte responsabilità tue. Il cloud gestito elimina questo onere, anche se i limiti di righe possono diventare un vincolo man mano che le tabelle crescono.

8. Grist (Ideale per dati in stile foglio di calcolo con formule Python e regole di accesso granulari)

Grist mantiene il foglio di calcolo come superficie di lavoro, aggiungendo al suo interno tabelle relazionali e Python. Righe e colonne rimangono familiari, ma i riferimenti e le tabelle di riepilogo/riassunto aggiungono struttura ai dati.

Le formule possono utilizzare le familiari funzioni dei fogli di calcolo o Python 3.11 con accesso alla libreria standard. Un calcolo che un tempo richiedeva una funzione VBA separata può ora essere inserito direttamente nella colonna a cui appartiene il risultato. Grist esegue quel codice all’interno di una sandbox senza file system persistente né accesso a Internet.

Le colonne “Riferimento” e “Elenco di riferimento” collegano i record tra le tabelle e supportano strutture uno-a-uno, uno-a-molti e molti-a-molti. Le tabelle di riepilogo/riassunto possono quindi raggruppare tali record per calcolare totali ed effettuare analisi, proprio come una tabella pivot o il comando SQL GROUP BY.

Le regole di Access possono riguardare tabelle, righe e colonne. Quando tali condizioni si sovrappongono, la restrizione può arrivare a riguardare una singola cella. Ad esempio, un elenco dei dipendenti potrebbe essere contenuto in un unico documento, mentre ogni persona vede solo i record a cui è autorizzata ad accedere.

Funzionalità di spicco

Prezzi

Grist Cloud

Autogestito

Valutazioni

Un utente di G2 ha detto:

Un foglio di calcolo, ma anche un database — e un database che sembra ancora un foglio di calcolo. È molto utile e semplifica la connessione dei dati, il che ha migliorato notevolmente il mio flusso di lavoro rispetto all’uso di un foglio di calcolo tradizionale. Allo stesso tempo, rimane intuitivo per chi non è un programmatore e desidera lavorare con un database che abbia l’aspetto e il funzionamento di un foglio di calcolo. Ho provato diversi strumenti per database “no-code” come Budibase, NocoDB e NocoBase, oltre a sistemi ERP completi come ERPNext e Dolibarr. Per le mie esigenze, penso che Grist sia la soluzione ideale.

Dove si esaurisce la capacità: Grist calcola il limite di record considerando tutte le tabelle presenti in un documento. Il piano Pro raggiunge un massimo di 100.000 righe e quello Business di 150.000, mentre Grist raccomanda di mantenere i dati del documento intorno ai 20 MB per garantire prestazioni più fluide. Un database con diverse tabelle correlate di grandi dimensioni può raggiungere questi limiti pratici prima di quanto suggerisca il numero di righe indicato.

9. SQL Server Express (Ideale per mantenere il front-end che hai già realizzato)

Si tratta ancora una volta di Microsoft. SQL Server Express è l’edizione gratis di Microsoft SQL Server e risolve una parte del problema diversa rispetto a Dataverse e Power Apps. Dataverse offre un percorso verso una nuova applicazione cloud. SQL Server Express consente di mantenere il front-end desktop e di spostare il livello dati sottostante.

Le tabelle vengono trasferite in SQL Server Express e collegate tramite ODBC. I moduli, i report, le query, le macro e il codice VBA esistenti possono continuare a funzionare con tali tabelle collegate. SQL Server Migration Assistant di Microsoft è in grado di gestire gran parte del trasferimento dello schema e dei dati durante il passaggio.

SQL Server ora gestisce le operazioni di scrittura simultanee, le transazioni, i blocchi e lo spazio di archiviazione. L’interfaccia desktop esistente rimane invariata, mentre i dati condivisi vengono trasferiti su un motore di database progettato per un carico di lavoro multiutente più intenso. SQL Server 2025 Express ha inoltre aumentato la dimensione massima del database relazionale a 50 GB, offrendo alle applicazioni più piccole molto più spazio rispetto a un file accdb desktop.

Funzionalità di spicco

Prezzi

Valutazioni

Un utente di G2 ha detto:

Microsoft SQL Server si distingue per la sua stabilità e affidabilità nella gestione di grandi volumi di dati. La sua integrazione con altri prodotti Microsoft, come Power BI, Excel e Azure, lo rende molto pratico da utilizzare, specialmente all’interno di un ecosistema Microsoft già esistente. Anche la documentazione esaustiva e l’ampia comunità sono risorse preziose ogni volta che si incontra un problema. Inoltre, strumenti integrati come SQL Server Management Studio rendono la gestione e l’ottimizzazione dei database semplice e immediata, anche in ambienti più grandi e complessi.

Dove mostra i suoi limiti: SQL Server Express presenta limiti rigidi a livello di motore: 50 GB per database relazionale, fino a quattro core e 1.410 MB di memoria buffer pool in SQL Server 2025. Inoltre, non include SQL Server Agent, quindi i backup pianificati e i processi di manutenzione richiedono un altro programma di pianificazione, come l’Utilità di pianificazione di Windows.

10. NocoDB (Ideale per aggiungere un’interfaccia browser a un database esistente)

Se i tuoi record sono in PostgreSQL o MySQL, NocoDB può fornire un'interfaccia browser per quel database senza dover spostare nuovamente i dati. Legge lo schema esistente e trasforma le tabelle in griglie modificabili, mentre il backend rimane dove si trova.

Per i team che hanno già modernizzato lo spazio di archiviazione, il lavoro rimanente riguarda spesso il front-end. Le interfacce NocoDB possono trasformare gli stessi dati in moduli, dashboard, schermate di revisione dei record e pagine di dettaglio senza esporre lo schema sottostante.

La sincronizzazione personalizzata copre i casi in cui i dati di produzione devono rimanere in sola lettura. Le tabelle PostgreSQL o MySQL selezionate possono essere aggiornate in NocoDB manualmente o secondo una pianificazione, fornendo agli utenti una copia operativa per la consultazione, la revisione o la reportistica, mentre il sistema di origine rimane inalterato.

Funzionalità di spicco

Prezzi

NocoDB Cloud

Autogestito

Valutazioni

Un utente di Reddit ha detto:

Sono da tempo un grande fan di NocoDB. A mio parere, è senza dubbio migliore della maggior parte delle alternative a pagamento. Fino a poco tempo fa, utilizzavo con soddisfazione la Community Edition di marzo (v0. 301. 5) con un backend Postgres per sfruttare appieno il potenziale delle formule, ed è stata un’esperienza impeccabile.

Dove si arena: il supporto dei connettori varia a seconda del motore di database. PostgreSQL e MySQL si adattano alla configurazione standard di NoSQLDB, ma Microsoft SQL Server richiede attualmente un componente aggiuntivo Enterprise. Se prevedi di mantenere SQL Server, questa scelta potrebbe rendere questa soluzione notevolmente più costosa.

Come scegliere la giusta alternativa a Microsoft Access

La scelta dell’alternativa giusta a Microsoft Access inizia con l’identificazione della componente di Access su cui fai maggiormente affidamento. Potrebbe trattarsi del database relazionale sottostante, dei moduli su cui gli utenti lavorano, dei report che inviano o delle macro e del VBA che mantengono il processo in movimento.

La seconda domanda è altrettanto importante: quanto di quella configurazione vuoi conservare? Alcuni percorsi di migrazione ti consentono di mantenere il front-end di Access e sostituire solo il back-end. Altri richiedono di ricostruire quasi tutto ciò che ruota attorno ai dati.

Questa distinzione può modificare drasticamente la dimensione della migrazione. Il trasferimento delle tabelle è spesso la parte più semplice. Moduli, report, origini dati collegate, macro e VBA sono gli elementi in cui tendono ad accumularsi anni di logica aziendale.

Prima di prendere una decisione definitiva, fai un inventario di questi elementi insieme ai dati stessi. Un database con cinque tabelle e una dozzina di routine personalizzate potrebbe richiedere più lavoro per essere sostituito rispetto a uno con cinquanta tabelle semplici.

Anche i limiti dei piani meritano la stessa attenzione. Grist, Baserow, Airtable e altre opzioni in hosting impongono limiti diversi su documenti, aree di lavoro, spazio di archiviazione o piani. Se non sei sicuro di quanto della vecchia configurazione debba essere sostituito, crea prima un prototipo di un flusso di lavoro rappresentativo. Crea i record, il modulo di inserimento dati, le relazioni e un report, quindi confrontalo con ciò che fa il database attuale.

Come migrare da Microsoft Access senza perdere dati o flussi di lavoro

Non iniziare esportando tutte le tabelle. Un database di Access può nascondere una logica importante al di fuori dei dati stessi. Le query alimentano moduli e report, mentre le macro e il VBA possono controllare ciò che accade quando qualcuno fa clic su un pulsante, apre una schermata o modifica un record.

La guida alla migrazione di Microsoft tratta questi elementi separatamente perché strumenti come SSMA possono trasferire tabelle e alcune query, ma non convertono moduli, report, macro o VBA. Ecco alcuni passaggi da seguire:

Esegui il backup e documenta il database attuale. Inizia con tabelle, relazioni, query, moduli, report, macro, moduli VBA e origini dati collegate. Access include uno strumento di documentazione del database in grado di generare un report sugli oggetti selezionati, mentre il riquadro “Dipendenze degli oggetti” mostra quali moduli, report e query dipendono l’uno dall’altro. Questo metodo è più affidabile rispetto al semplice esame del riquadro di navigazione per individuare gli elementi che sembrano inutilizzati.

Esegui "Compatta e ripara" prima di stimare la dimensione della migrazione. Access non recupera automaticamente tutto lo spazio su disco lasciato libero dagli oggetti eliminati e dai dati temporanei. L'operazione "Compatta e ripara" rimuove quello spazio inutilizzato, il che significa che la dimensione del file risultante rappresenta un punto di partenza migliore per stimare ciò che stai effettivamente trasferendo. Esegui prima il backup del database e assicurati di disporre dell'accesso esclusivo mentre l'operazione è in corso.

Ricrea un flusso di lavoro rappresentativo prima di occuparti dell’intero schema. Scegli un modulo che gli utenti utilizzano quotidianamente e riproduci l’intera esperienza ad esso correlata: inserimento dati, campi obbligatori, convalida, autorizzazioni, allegati e tutto ciò che dovrebbe accadere dopo l’invio.

Prova un report su cui gli utenti fanno affidamento. Scegli un report che preveda raggruppamenti, totali, interruzioni di pagina o un layout fisso per la stampa o il PDF. I report di Access sono progettati specificatamente per formattare e presentare i dati; ecco perché la sostituzione delle tabelle non comporta automaticamente la sostituzione del livello di reportistica. Decidi fin dall’inizio se il nuovo strumento è in grado di riprodurre lo stesso risultato o se la reportistica richiederà una soluzione a sé stante.

Assegna una destinazione a ogni query, macro e routine VBA. Una query potrebbe diventare una vista o una formula. Una macro potrebbe diventare un’automazione o un flusso di lavoro. Il VBA potrebbe richiedere codice personalizzato, un’attività pianificata o un processo riprogettato. Non dare per scontato che questi elementi vengano trasferiti automaticamente insieme alle tabelle. Microsoft sottolinea che SSMA converte solo alcune query selezionate, mentre moduli, report, macro e moduli VBA richiedono un intervento separato.

Esegui la migrazione di una copia di prova e verifica il risultato. Confronta il numero di record, le relazioni, i campi obbligatori, le date, i valori numerici, gli allegati, le autorizzazioni e qualsiasi risultato calcolato su cui gli utenti fanno affidamento. Esegui i flussi di lavoro più intensi su quella copia prima di pianificare il trasferimento definitivo.

Effettua il passaggio solo dopo che il nuovo sistema ha superato la prova del fuoco nel lavoro quotidiano. Mantieni entrambi i sistemi disponibili abbastanza a lungo da coprire i processi ricorrenti che ti interessano, compresa la reportistica. Una volta approvato il nuovo sistema, blocca il vecchio file .accdb come archivio di sola lettura, invece di eliminarlo immediatamente.

Se il database originale è diventato, nella pratica, più simile a un flusso di lavoro, valuta se hai davvero bisogno di un altro database generico. Un’app per flussi di lavoro potrebbe essere più adatta per le code di richieste, le approvazioni o i sistemi di monitoraggio operativo, mentre un software dedicato alla gestione dell’inventario potrebbe essere più indicato per i registri delle scorte e delle risorse.

Microsoft Access è ancora in fase di sviluppo?

Sì. Microsoft offre ancora Access 2024 come acquisto autonomo e include Access in diversi piani di Microsoft 365. La versione in sottoscrizione continua a ricevere nuove funzionalità, tra cui l’editor SQL Monaco con evidenziazione della sintassi, completamento automatico e formattazione.

Microsoft ha inoltre aggiunto tipi di grafici moderni e un controllo browser Edge per visualizzare contenuti web all’interno dei moduli.

C’è una distinzione importante. Alcune funzionalità/funzioni più recenti, tra cui l’editor Monaco, sono esclusive di Microsoft 365 e non sono disponibili nella versione perpetua di Access 2024.

Quindi, Access non è stato abbandonato. Tuttavia, le nuove funzionalità/funzioni non risolvono i motivi per cui molti team cercano soluzioni alternative, quali il supporto per Mac, l’accesso tramite browser, l’inserimento dati da dispositivi mobili, una maggiore concorrenza o una governance centralizzata.

Costi di migrazione da Microsoft Access a Dataverse

Microsoft offre una funzionalità integrata per trasferire i dati di Access su Dataverse. È in grado di migrare tabelle, dati e relazioni supportate, per poi collegare le tabelle di Dataverse ad Access in modo che l’interfaccia utente esistente possa continuare a funzionare durante la transizione.

Il problema è che questo processo riguarda principalmente il livello dei dati. Se prevedi di abbandonare completamente Access, i moduli, i report, le macro e il VBA richiedono comunque un percorso di migrazione specifico. Anche alcuni tipi di dati necessitano di una preparazione, in particolare i campi di ricerca multivalore e quelli in virgola mobile.

Power Apps Premium costa attualmente 20 $ al mese per utente; ogni licenza aggiunge 250 MB di capacità al database Dataverse. I tenant idonei ricevono inoltre 10 GB di capacità predefinita per il database, mentre lo spazio di archiviazione aggiuntivo costa 40 $ al mese per GB.

Questo rende utile lo strumento di migrazione di Microsoft, ma il costo effettivo dipende da quanta parte dell’applicazione relativa ai dati debba ancora essere ricostruita.

Quando uno strumento di flusso di lavoro è più indicato rispetto a un altro database

Gli strumenti presenti in questa guida soddisfano le esigenze degli utenti che cercano un’alternativa a Microsoft Access, tra cui dati relazionali, moduli, reportistica, accesso tramite browser, self-hosting, autorizzazioni più rigorose e un backend più affidabile. La scelta giusta dipende dalle funzionalità del tuo database attuale.

C’è un caso in cui vale la pena considerare un’opzione diversa da un altro database.

Se ogni record richiede anche un titolare, uno stato, una scadenza, un’approvazione o un passaggio successivo, significa che stai gestendo un flusso di lavoro oltre ai dati. È qui che vale la pena provare una piattaforma come ClickUp, perché il record e il lavoro ad esso correlato possono coesistere nello stesso posto.

Domande frequenti sulle alternative a Microsoft Access

Esiste una versione di Microsoft Access basata su browser?

Non adatto agli attuali utenti di Microsoft 365. Microsoft ha ritirato Access Services da Microsoft 365 e SharePoint Online, quindi non esiste una versione web moderna dell’app desktop di Access. Microsoft indirizza invece i team che necessitano di app per browser e dispositivi mobili verso Power Apps e Dataverse.

È possibile utilizzare un database di Access senza avere Microsoft Access installato?

Sì. Microsoft fornisce gratis Access Runtime, che consente agli utenti di eseguire un’applicazione Access senza acquistare il prodotto desktop completo. Gli utenti possono utilizzare i moduli e le funzionalità rese disponibili, ma gli strumenti di progettazione come il riquadro di navigazione non sono disponibili in modalità Runtime. Microsoft consente inoltre di ridistribuire Runtime senza limiti per utente.

Qual è la differenza tra i file .accdb e .mdb?

. Il formato accdb è il formato per impostazione predefinita di Access a partire dalla versione 2007 e supporta funzionalità più recenti quali allegati, campi calcolati e campi multivalore. Il formato mdb è quello più datato, utilizzato dalle versioni precedenti di Access, e presenta ancora alcune funzionalità legacy che il formato accdb non supporta più, tra cui la replica del database e il vecchio modello di sicurezza a livello di utente.

Le versioni più recenti di Access sono ancora in grado di aprire i vecchi database .mdb?

Sì, se il file utilizza il formato .mdb di Access 2000 o Access 2002–2003. Microsoft afferma che è ancora possibile aprire e utilizzare normalmente tali file nelle versioni attuali di Access. I file di Access 97 costituiscono l’eccezione. Access 2013 e versioni successive non sono in grado di convertirli direttamente in .accdb. La procedura documentata da Microsoft consiste nell’aprire il file in una versione precedente di Access, convertirlo nel formato Access 2002–2003 e, successivamente, convertire quel file in .accdb.

È opportuno suddividere un database Access multiutente?

Di solito sì. Microsoft consiglia di suddividere un database condiviso non appena più di poche persone lo utilizzano su una rete LAN. Ogni utente dispone di un front-end locale contenente moduli, report e query, mentre il back-end condiviso contiene le tabelle. Ciò può migliorare le prestazioni e ridurre il rischio di danneggiamento dei dati.

È possibile aprire un database di Microsoft Access con un altro strumento?

A volte, però, l’apertura dei dati e la riproduzione dell’applicazione Access sono operazioni distinte. LibreOffice Base può connettersi ai dati di Microsoft Access, mentre altre piattaforme potrebbero richiedere l’esportazione in formato CSV o Excel prima dell’importazione. Moduli, report, macro e VBA richiedono solitamente un piano di migrazione specifico. Il semplice trasferimento delle tabelle non riproduce tutto ciò che è stato creato attorno ad esse.