L'obiettivo del time blocking è semplice: dare una struttura alla tua giornata e ridurre il continuo passaggio da un'attività all'altra.
La sfida è che il time blocking manuale raramente sopravvive a una giornata lavorativa reale. La maggior parte degli strumenti presume che, una volta deciso cosa da fare, sia sufficiente portare a termine il lavoro.
Gli strumenti basati sull'IA, invece, si adattano quando le cose cambiano. Se una riunione viene spostata o un'attività richiede più tempo del previsto, l'IA riorganizza i blocchi rimanenti per mantenere la tua giornata realistica ed equilibrata.
Di seguito, esploriamo le migliori app di time blocking basate sull'IA e vediamo come si comportano quando la giornata non va secondo i piani, quali sono i punti deboli di ciascuna e che tipo di ritmo di lavoro crea ognuna.
Cosa dovresti cercare in un'app di time blocking basata sull'IA?
Ecco cosa cercare quando si valutano le app di time blocking basate sull'IA.
- Grado di autonomia: se desideri che l'app pianifichi attivamente la tua giornata, cerca un linguaggio e funzionalità/funzioni che descrivano la pianificazione automatica e la ripianificazione da parte di un pianificatore IA, non solo suggerimenti e promemoria.
- Sensibilità al cambiamento: se il tuo lavoro cambia di ora in ora e le priorità cambiano, presta attenzione al fatto che il prodotto parli di "riflusso dinamico", "regolazione in tempo reale" o "programmi adattivi", perché i pianificatori statici non funzionano in condizioni di volatilità.
- Fonte di verità: se desideri avere una visione autorevole della tua giornata, verifica se la piattaforma si presenta come un calendario di pianificazione intelligente per tutte le tue attività.
- Carico mentale: se il tuo obiettivo è quello di pensare meno alla pianificazione, verifica quanta configurazione e impostazione di regole richiede lo strumento, perché le piattaforme che si basano su una configurazione complessa scambiano le automazioni con uno sforzo cognitivo invece di offrire un'interfaccia veramente intuitiva.
- Fedeltà al modello di lavoro: se il tuo lavoro prevede fasi, dipendenze o risultati, cerca app che comprendano i progetti e le sequenze, non solo blocchi di tempo isolati o attività lunghe e frammentate.
- Comportamento in caso di errore: se questo strumento è destinato a diventare fondamentale per il tuo modo di lavorare, verifica come gestisce il sovraccarico, le attività non completate o i conflitti.
- Consapevolezza del contesto delle attività: verifica se l'app utilizza i dettagli delle attività, come lo sforzo richiesto, la priorità, le dipendenze e le scadenze, per decidere quando e per quanto tempo effettuare i blocchi di tempo.
👀 Lo sapevi? Nel 1890, il governo degli Stati Uniti iniziò al monitoraggio delle ore di lavoro dei dipendenti. La settimana lavorativa media dei dipendenti a tempo pieno nel settore manifatturiero era di ben 100 ore.
⚡ Archivio modelli: Modelli gratis per la gestione del tempo (Calendari e pianificazioni)
Le migliori app di time blocking basate sull'IA in sintesi
Ecco una panoramica delle migliori app di time blocking basate sull'IA disponibili sul mercato e delle loro caratteristiche:
| Strumento | Ideale per | Funzionalità principali | Prezzi |
|---|---|---|---|
| ClickUp | Blocco temporale basato sull'IA all'interno del sistema in cui si trova già il lavoro | Pianificazione contestuale basata sull'IA, Super Agenti, sincronizzazione del Calendario, monitoraggio del tempo, automazioni, pianificatore giornaliero e modelli di blocco della pianificazione. | Free Forever; personalizzazione disponibile per le aziende. |
| Clockwise | Teams che necessitano di tempo protetto per concentrarsi nei calendari condivisi | Creazione automatica di tempi di concentrazione, ottimizzazione delle riunioni, ribilanciamento del Calendario | Piano Free; Teams a partire da 7,75 $ al mese per utente. |
| TimeHero | Persone che desiderano una pianificazione completamente automatica delle attività nel Calendario | Pianificazione automatica delle attività, ripianificazione continua, routine ricorrenti | Versione di prova gratuita di 7 giorni; piani a pagamento a partire da 5 $ al mese per utente. |
| Trevor IA | Persone che desiderano un semplice blocco di tempo da attività a Calendario | Blocco drag-and-drop, pianificazione assistita, sincronizzazione del Calendario | Piano Free; Pro a 6 $ al mese |
| FlowSavvy | Utenti che necessitano di una pianificazione automatica con rapida riorganizzazione | Pianificazione automatica, ricalcolo con un clic, suddivisione delle attività, colori di urgenza | Piano Free; Pro a 7 $ al mese. |
| SkedPal | Pianificatori basati su regole che gestiscono la capacità con mappe temporali | Mappe temporali, automazione delle regole, raggruppamento delle attività, finestre di priorità codificate con colori diversi. | Piani a pagamento a partire da 14,95 $ al mese. |
| Reclaim | Utenti che bilanciano gli impegni personali con la disponibilità del team | Pianificazione basata sulle priorità, protezione delle abitudini, link di prenotazione intelligenti collegati | Piano Free; piani a pagamento a partire da 12 $ al mese per utente. |
| Motion | Teams che desiderano un'esecuzione end-to-end basata sull'IA con riunioni e attività | Pianificazione automatica, appunti IA, dipendenti IA, logica di dipendenza | Piani a pagamento a partire da 29 $ al mese per utente. |
| Sunsama | Persone che desiderano impostare obiettivi e gestire il tempo ogni giorno | Pianificazione giornaliera, importazione delle attività, Pomodoro, dashboard di riflessione | Versione di prova gratuita di 14 giorni; piani a pagamento a partire da 20 $ al mese. |
| Notion Calendario | Utenti che desiderano unificare attività ed eventi tra i vari progetti | Sincronizzazione bidirezionale con Notion, pianificazione della Sequenza, supporto multi-calendario. | Gratis per tutti gli utenti Notion |
Come valutiamo i software su ClickUp
Il nostro team editoriale segue un processo trasparente, supportato da ricerche e indipendente dai fornitori, quindi puoi fidarti che i nostri consigli si basano sul valore reale dei prodotti.
Ecco una panoramica dettagliata di come valutiamo i software su ClickUp.
Le migliori app di time blocking basate sull'IA
Ecco le migliori app di time blocking basate sull'IA che meritano il tuo tempo 👇
1. ClickUp (pianificazione e gestione delle attività basate sull'IA)
La maggior parte delle app di time blocking basate sull'IA parte dal tuo calendario e cerca di inserirvi le attività. ClickUp funziona al contrario.
ClickUp, il primo spazio di lavoro IA convergente al mondo, funziona in modo diverso.
Incorporano il time blocking basato sull'IA direttamente nel tuo sistema di lavoro, dove già risiedono attività, dipendenze, titolari e scadenze.
Cosa rende ClickUp la migliore app di time blocking basata sull'IA?
IA contestuale che comprende il tuo lavoro
ClickUp Brain comprende il tuo lavoro, i tuoi strumenti, il contesto e i dati dell'azienda. Questa IA contestuale conosce i tuoi compiti, i tuoi progetti, le tue priorità, le tue scadenze, le tue dipendenze e le tue conversazioni.
Poiché operano all'interno dello stesso sistema in cui il lavoro viene pianificato ed eseguito, le decisioni relative alla pianificazione vengono prese tenendo conto del contesto completo.
L'intelligenza artificiale può accedere e interagire con i tuoi dati ClickUp, inclusi compiti, documenti, chat e app collegate. Può persino rispondere a domande, automatizzare azioni come la pianificazione di chiamate e progetti e fornire approfondimenti basati sul tuo contesto attuale.
Se combinate con ClickUp Calendario, le funzionalità di ClickUp Brain si moltiplicano, consentendoti di:
- Gestisci il tuo programma creando e aggiornando gli eventi di Google Calendar.
- Riassumi riunioni e attività
- Genera aggiornamenti sui progetti
- Automatizza i flussi di lavoro in più passaggi
📚 Leggi anche: Le migliori alternative a Google Calendar da provare
Monitoraggio del tempo che alimenta programmi più intelligenti
Con ClickUp Monitoraggio del tempo per progetti, i dati relativi al tempo vengono acquisiti direttamente dove si svolge il lavoro: su attività, attività secondarie e progetti.
Come risultato, le decisioni relative alla pianificazione vengono prese in base alla durata stimata e alla cronologia di esecuzione.
Man mano che le attività richiedono più o meno tempo del previsto, queste informazioni possono essere utilizzate per il piano futuro, le decisioni relative alla capacità e il bilanciamento del carico di lavoro.
Poiché il monitoraggio del tempo è legato alle attività, alle priorità e alla titolarità, puoi:
- Scopri dove va effettivamente a finire il tempo tra i vari progetti e le persone.
- Individua tempestivamente i sovraccarichi invece di reagire dopo aver superato le scadenze.
- Capisci quali tipi di lavoro compromettono costantemente i programmi
Inoltre, utilizzando le durate stimate di ClickUp, puoi definire lo sforzo richiesto prima dell'inizio del lavoro, fornendo ai programmi un punto di partenza realistico invece di affidarti a supposizioni.
Lascia che siano i Super Agenti a fare il lavoro pesante.
Con ClickUp Super Agents, avrai a disposizione assistenti autonomi che eseguono logiche multi-step in base alle tue priorità e al contesto. Invece di destreggiarti manualmente tra la creazione di attività, le modifiche al Calendario e i follow-up, Super Agents può gestire modelli di lavoro complessi al posto tuo.
Sono in grado di:
- Crea, aggiorna e pianifica automaticamente le attività in base a prompt o trigger.
- Ribilancia dei carichi di lavoro tra i progetti senza intervento manuale.
- Anticipa i colli di bottiglia e suggerisci adeguamenti proattivi.
- Esegui flussi di lavoro ripetibili con risultati coerenti
Organizza la tua giornata con blocchi di disponibilità chiari
Il modello di blocco del calendario di ClickUp ti aiuta a organizzare il tempo dedicato al lavoro e quello personale assegnando le attività a specifici stati di disponibilità piuttosto che a vaghi intervalli di tempo nel calendario.
Ecco perché apprezzerai questo modello:
- Pianificazione basata sulla disponibilità: contrassegna il tempo come Libero, Parzialmente occupato o Occupato in modo che gli altri (e tu stesso) sappiano quando sei effettivamente disponibile.
- Separa i blocchi di lavoro e quelli personali: pianifica le commissioni personali e le attività lavorative fianco a fianco senza sovrapposizioni.
- Segnali di priorità integrati: scopri cosa richiede maggiore attenzione grazie alle priorità delle attività associate a ciascun blocco di tempo.
- Orari di inizio e fine chiari: visualizza esattamente quando iniziano e finiscono le attività per evitare sovraccarichi.
Pianifica le tue giornate per ottenere la massima produttività
Il modello ClickUp Daily Time Blocking trasforma le attività in impegni temporali visibili. Individua tempestivamente i sovraccarichi e apporta le modifiche necessarie prima che la giornata ti sfugga di mano.
Ecco perché apprezzerai questo modello:
- Calendario visivo ora per ora: visualizza l'intera giornata su una Sequenza, dalle routine mattutine al lavoro intenso e alle riunioni.
- Barra laterale delle attività non pianificate: mantieni le attività con priorità inferiore in vista senza inserirle in una giornata già piena.
- Layout pronto per la riflessione: rivedi come è andata effettivamente la tua giornata e migliora il piano di domani senza partire da zero.
- Monitoraggio dei progressi basato sullo stato: visualizza immediatamente ciò che è in corso, ciò che è stato annullato o ciò che deve ancora essere fatto.
⭐ Se stai gestendo più calendari contemporaneamente, ecco come farlo senza impazzire.
Le migliori funzionalità di ClickUp
- Pianifica la tua giornata direttamente dalle attività e dalle priorità. ClickUp Planner ti aiuta a decidere cosa è più adatto per oggi prima che il lavoro si riversi su domani.
- Passa tra oltre 15 visualizzazioni personalizzate, come Calendario, Elenco e Sequenza, per pianificare il tuo tempo come meglio credi. Puoi ingrandire un singolo giorno o fare un passo indietro per vedere come il lavoro si distribuisce nell'arco della settimana.
- Riduci la pianificazione manuale aggiornando automaticamente lo stato delle attività, le priorità e gli incarichi man mano che il lavoro procede con ClickUp Automations. Quando i piani cambiano, il sistema si adatta senza bisogno di interventi costanti.
- Sincronizza attività e riunioni in tempo reale utilizzando l'integrazione di ClickUp con Google Calendar. Il flusso degli aggiornamenti avviene in entrambe le direzioni, mantenendo il tuo calendario e ClickUp perfettamente sincronizzati.
Limiti di ClickUp
- L'ampia gamma di funzionalità può talvolta comportare una curva di apprendimento più ripida.
Prezzi di ClickUp
Valutazioni e recensioni di ClickUp
- G2: 4,7/5 (oltre 10.850 recensioni)
- Capterra: 4,6/5 (oltre 4.500 recensioni)
Cosa dicono gli utenti reali di ClickUp?
Un utente G2 afferma:
ClickUp riunisce tutte le nostre attività, i documenti, gli obiettivi e il monitoraggio del tempo in un unico spazio di lavoro unificato. Lo utilizziamo dal 2018 ed è incredibilmente flessibile per la gestione sia dei flussi di lavoro interni che dei progetti dei clienti. Le visualizzazioni personalizzabili (elenco, bacheca, calendario, ecc.) e le opzioni di automazione dettagliate ci fanno risparmiare ore ogni settimana. Inoltre, i frequenti aggiornamenti delle funzionalità dimostrano che l'azienda è seriamente intenzionata a migliorare la piattaforma.
ClickUp riunisce tutti i nostri compiti, documenti, obiettivi e monitoraggio del tempo in un unico spazio di lavoro unificato. Lo utilizziamo dal 2018 ed è incredibilmente flessibile per la gestione sia dei flussi di lavoro interni che dei progetti dei clienti. Le visualizzazioni personalizzabili (Elenco, Bacheca, Calendario, ecc.) e le opzioni di automazione dettagliate ci fanno risparmiare ore ogni settimana. Inoltre, i frequenti aggiornamenti delle funzionalità dimostrano che l'azienda è seriamente intenzionata a migliorare la piattaforma.
🚀 Vantaggio di ClickUp: ClickUp Brain MAX è più di un semplice assistente IA: è un potente strumento per padroneggiare la gestione del tempo.
Ecco come Brain MAX può aiutarti a gestire il tuo tempo in modo più efficace:
- Accedi a diversi LLM leader come ChatGPT, Claude e Gemini per diverse attività, tutto da un unico posto.
- Dettate istantaneamente attività, promemoria e note con Talk-to-Text, così non perderete mai un dettaglio importante, anche quando siete in viaggio.
- Trova rapidamente le informazioni con ClickUp Enterprise Search effettuando ricerche su ClickUp e sulle app collegate, eliminando il tempo sprecato nella ricerca di file, scadenze o aggiornamenti di progetto.
- Crea e organizza le attività con facilità utilizzando comandi vocali o prompt rapidi, che ti consentono di impostare le date di scadenza e dare priorità al lavoro in pochi secondi.
- Riduci il cambio di contesto centralizzando il tuo flusso di lavoro, così potrai concentrarti su ciò che conta di più senza dover passare da uno strumento all'altro.
- Cattura le idee e pianifica la tua giornata in modo efficiente, assicurandoti che ogni pensiero e ogni elemento da intraprendere siano registrati e realizzabili.
2. Clockwise (ideale per proteggere il tempo dedicato alla concentrazione nei calendari di condivisione)
Clockwise è uno strumento di calendario basato sull'IA costruito attorno a un'unica funzione principale: creare e difendere automaticamente il tempo di concentrazione mantenendo le riunioni realistiche. Funziona al meglio in ambienti di lavoro di squadra in cui il tuo calendario viene costantemente riorganizzato da altre persone.
Invece di costringerti a bloccare manualmente il tempo ogni settimana, Clockwise riorganizza le riunioni flessibili per creare blocchi più ampi dedicati al lavoro approfondito e riduce le giornate frammentate. È particolarmente utile quando il tuo programma dipende da calendari condivisi e riunioni ricorrenti del team.
Le migliori funzionalità/funzioni di Clockwise
- Proteggono il tempo dedicato alla concentrazione spostando in modo intelligente le riunioni flessibili in fasce orarie migliori.
- Funziona bene per i team che si coordinano tramite calendari condivisi e riunioni ricorrenti.
- Aiuta a ridurre la frammentazione del Calendario consolidando le riunioni ove possibile.
Limiti di Clockwise
- Ideali per i team che utilizzano intensamente Google Calendar (meno adatte se utilizzi esclusivamente ecosistemi iCloud).
- Otterrai il massimo valore quando la tua organizzazione concorda su quali riunioni sono "flessibili" e quali fisse.
Prezzi in senso orario
Piano FreeTeams: 7,75 $/utente/mese Business: 11,50 $/utente/mese (fatturazione annuale)
Valutazioni e recensioni di Clockwise
G2: 4,7/5 (oltre 70 recensioni) Capterra: 4,7/5 (oltre 50 recensioni)
Cosa dicono gli utenti reali di Clockwise?
Un recensore di G2 afferma:
Clockwise mi solleva essenzialmente da parte dell'onere di gestire il mio programma. Protegge il mio tempo di concentrazione e poi posso semplicemente fornire il link della mia riunione e Clockwise si occuperà di salvaguardare le parti importanti del mio programma.
Clockwise mi solleva essenzialmente da parte dell'onere di gestire il mio programma. Protegge il mio tempo di concentrazione e poi posso semplicemente fornire il link della mia riunione e Clockwise si occuperà di salvaguardare le parti importanti del mio programma.
3. TimeHero (ideale per pianificare automaticamente le attività della giornata)
TimeHero è più simile a un "planner IA" che a un "calendario carino". Gli assegni compiti, scadenze e lavori ricorrenti e lui programma automaticamente le attività su una Sequenza, per poi riorganizzarle quando la giornata prende una piega inaspettata.
È la soluzione ideale se il tuo problema principale nel time blocking è non riuscire a pianificare. Si tratta di mantenere aggiornato il piano quando le riunioni cambiano, le attività richiedono più tempo del previsto o le priorità cambiano nel corso della giornata.
Le migliori funzionalità/funzioni di TimeHero
- Pianifica automaticamente le attività in base alle scadenze e alla disponibilità.
- Riprogramma quando il lavoro slitta, così la tua giornata rimane coerente.
- Offrono il supporto per la pianificazione ricorrente, così le routine non dipendono dal lavoro richiesto quotidianamente.
Limiti di TimeHero
- Meno ideale se desideri un planner super minimale, leggero e senza alcuna struttura.
- I team potrebbero dover concordare le modalità di inserimento delle attività (altrimenti la qualità del programma ne risentirà).
Prezzi di TimeHero
Versione di prova gratis per 7 giorni Basic: 5 $/utente/mese Professional: 12 $/utente/mese Premium: 27 $/utente/mese
Valutazioni e recensioni di TimeHero
G2: 4,5/5 (oltre 20 recensioni) Capterra: 4,7/5 (oltre 20 recensioni)
📮 ClickUp Insight: Il 18% dei partecipanti al nostro sondaggio desidera utilizzare l'IA per organizzare la propria vita attraverso calendari, attività e promemoria. Un altro 15% desidera che l'IA gestisca le attività di routine e il lavoro amministrativo.
Da fare, un'IA deve essere in grado di: comprendere i livelli di priorità di ciascuna attività in un flusso di lavoro, eseguire i passaggi necessari per creare o modificare le attività e impostare flussi di lavoro automatizzati.
La maggior parte degli strumenti ha uno o due di questi passaggi già risolti. Tuttavia, ClickUp ha aiutato gli utenti a consolidare fino a 5+ app utilizzando la nostra piattaforma! Prova la pianificazione basata sull'intelligenza artificiale, dove le attività e le riunioni possono essere facilmente assegnate agli slot disponibili nel tuo calendario in base ai livelli di priorità. Puoi anche impostare regole di automazione personalizzate tramite ClickUp Brain per gestire le attività di routine. Dì addio al lavoro frenetico!
⚡ Archivio modelli: Modelli gratuiti di pianificazione del lavoro in Excel e ClickUp
4. Trevor IA (ideale per il time blocking semplice da attività a Calendario)
Trevor IA è uno strumento "ponte" più semplice: ti aiuta a prendere un elenco di attività e trasformarlo in una giornata programmata senza la complessa configurazione di regole e mappe che si trova nei programmi di pianificazione più complessi.
È l'ideale per chi ama il time blocking, ma non vuole uno strumento che sembri un sistema di controllo di volo solo per pianificare il martedì.
Le migliori funzionalità/funzioni di Trevor IA
- Trascina le attività direttamente nella vista del Calendario.
- Offre assistenza nella pianificazione che ti aiuta a inserire il lavoro nei blocchi di tempo disponibili.
- Un ottimo flusso di lavoro quotidiano per chi ha un piano visivo.
Limiti di Trevor IA
- Non sono progettate per una logica di dipendenza profonda tra i progetti come le suite complete di gestione dei progetti.
- Ideali per la pianificazione personale piuttosto che per il bilanciamento complesso del carico di lavoro tra team diversi.
Prezzi di Trevor IA
Free piano Pro: 6 $ al mese
Valutazioni e recensioni di Trevor IA
- G2: Recensioni insufficienti
- Capterra: recensioni insufficienti
⭐ Bonus: prima di cercare un nuovo strumento, ecco alcuni consigli per la gestione del tempo che non richiedono alcuna app 👇
- Piano la giornata successiva prima di spegnere il computer: decidi le tue 3 priorità principali il giorno prima. La mattina è dedicata all'esecuzione, non al processo decisionale.
- Lavora in finestre fisse: imposta un orario di inizio e di fine per le sessioni di lavoro invece di aspettare di "sentirti terminato".
- Raggruppa attività simili: raggruppa chiamate, amministratori o scrittura per ridurre il cambio di contesto.
- Proteggi un blocco di concentrazione al giorno: anche solo 60-90 minuti di lavoro ininterrotto possono stabilizzare il resto della tua giornata.
- Lascia degli spazi vuoti intenzionali: non riempire ogni ora. Gli spazi vuoti assorbono i ritardi e impediscono il collasso del programma.
5. FlowSavvy (Ideale per la pianificazione automatica tramite IA e la visualizzazione del carico di lavoro)
FlowSavvy è un'app di pianificazione IA leggera che tiene conto di tutte le tue priorità e scadenze, quindi pianifica le attività direttamente nel tuo Calendario esistente.
La funzionalità "Ricalcola con un clic" è davvero preziosa. Se sei in ritardo o una riunione va per le lunghe, riorganizza tutto ciò che resta da fare in modo che la giornata rimanga coerente.
E se un'attività di 4 ore non rientra in un unico intervallo di tempo, lo strumento suddivide automaticamente le attività lunghe in parti più piccole. Le attività sono codificate con colori diversi in base all'urgenza, rendendo più facile decidere a cosa dedicare maggiore attenzione.
Le migliori funzionalità/funzioni di FlowSavvy
- Trascina le attività in qualsiasi momento per bloccarle nella tua giornata.
- Raggruppa le cose da fare in elenchi e accedi ad essi istantaneamente.
- Decidi quando l'app può creare un programma per te con finestre personalizzate per il lavoro e il tempo libero.
Limiti di FlowSavvy
- La piattaforma non offre supporto nativo per le dipendenze tra attività e i flussi di lavoro multifase, il che causa attriti non appena i programmi vanno oltre la pianificazione per singolo utente.
Prezzi di Flowsavvy
- Base: Gratis
- Pro: 7 $ al mese
Valutazioni e recensioni di Flowsavvy
- G2: Recensioni insufficienti
- Capterra: Recensioni insufficienti
Cosa dicono gli utenti reali di FlowSavvy?
Un utente di ProductHunt afferma:
Si tratta di un'idea piccola ma significativa per aiutare le persone a organizzare il proprio tempo e raggiungere la produttività. Ho sempre pensato di provare a organizzare il mio tempo per terminare le cose da fare, ma non ho mai fatto molto al riguardo. Ho provato l'app Flowsavvy e funziona bene nell'organizzare il tempo e riprogrammare quando necessario. Inoltre, la codifica a colori è utile. Il processo di onboarding e interattivo è stato facile e chiaro. Complimenti per questo.
Si tratta di un'idea piccola ma significativa per aiutare le persone a organizzare il proprio tempo e raggiungere la produttività. Ho sempre pensato di provare a organizzare il mio tempo per portare a termine le cose, ma non ho mai fatto molto in tal senso. Ho provato l'app Flowsavvy e funziona bene nell'organizzare il tempo e riprogrammare quando necessario. Inoltre, la codifica a colori è utile. Il processo di onboarding e interattivo è stato facile e chiaro. Complimenti per questo.
👀 Lo sapevi? La tecnica di gestione del tempo Kanban, o billboard, è diventata popolare in Giappone negli anni '40 dopo che Toyota ha creato un nuovo sistema di produzione basato su istruzioni cartacee.
6. SkedPal (ideale per la gestione delle capacità personali basata su regole)
SkedPal è un assistente di pianificazione basato sull'IA che trasforma automaticamente il tuo elenco di cose da fare in un programma dinamico e suddiviso per fasce orarie.
La funzionalità Time Maps ti consente di definire quando devono essere svolti i diversi tipi di lavoro. Basta impostare le regole una sola volta per le attività ricorrenti e l'IA adatterà il tuo programma giornaliero in base a esse.
Puoi assegnare un codice colore a ciascuna mappa. Il verde indica le fasce orarie preferite, ad esempio il lavoro intensivo dalle 9:00 alle 11:00. Il giallo e il rosso fungono da riserva. SkedPal bloccherà il tempo nelle fasce rosse solo quando c'è il rischio di non rispettare una scadenza.
Dispongono anche di una funzionalità di raggruppamento che riunisce le microattività degli amministratori in un unico blocco più grande, in modo che il tuo Calendario non risulti frammentato.
Le migliori funzionalità/funzioni di SkedPal
- Raggruppa le attività in zone di priorità e imposta limiti di tempo settimanali per ciascuna di esse.
- Ottieni feedback su ciò che è stato terminato, ciò che è in ritardo e se il tuo metodo di pianificazione è realistico.
- Sincronizzazione con Google, iCloud e Office 365 in modo che le attività si adattino alle riunioni esistenti.
Limiti di SkedPal
- L'interfaccia offre molte opzioni, rendendola cognitivamente pesante per gli utenti che desiderano un'interfaccia intuitiva.
Prezzi di Skedpal
- Core: 14,95 $ al mese per utente
- Pro: 21,95 $ al mese per utente
Valutazioni e recensioni di Skedpal
- G2: Recensioni insufficienti
- Capterra: 4,6/5 (oltre 165 recensioni)
Cosa dicono gli utenti reali di Skedpal?
Un utente di Capterra afferma:
La facilità d'uso e la rapidità di apprendimento mi hanno permesso di familiarizzarmi rapidamente con il programma e di configurarlo in poco tempo, cambiando in breve tempo il mio modo di lavorare. Il costo della sottoscrizione è ragionevole e l'assistenza fornita dagli sviluppatori è eccellente. L'app si integra bene con altre piattaforme (Google e Outlook) e riunisce tutto in un unico posto.
La facilità d'uso e la rapidità di apprendimento mi hanno permesso di familiarizzarmi rapidamente con il programma e di configurarlo in poco tempo, cambiando in breve tempo il mio modo di lavorare. Il costo della sottoscrizione è ragionevole e il supporto fornito dagli sviluppatori è eccellente. L'app si integra bene con altre piattaforme (Google e Outlook) e riunisce tutto in un unico posto.
⚡ Archivio modelli: Modelli gratis per registrare il tempo in Excel, Word e ClickUp
7. Reclaim (ideale per la pianificazione automatica basata sulle priorità)
Reclaim è un'app di calendario basata sull'IA che bilancia i tuoi impegni personali con la disponibilità del team.
Definisci l'orario di lavoro, blocca i giorni senza riunioni e decidi quando è possibile organizzare le riunioni. Una volta stabilite queste regole, Reclaim le applica automaticamente, in modo che nessuno possa prenotare oltre i limiti che hai impostato.
Reclaim ti offre anche link di prenotazione integrati, simili a quelli di Calendly. La differenza è che questi link seguono tutto ciò che hai già inserito nel tuo calendario: abitudini, tempo di concentrazione, margini di tempo e priorità.
Quando qualcuno prenota uno slot, Reclaim si adatta agli impegni esistenti invece di costringerti a riorganizzare manualmente la tua giornata.
Recupera le migliori funzionalità/funzioni
- Trova il momento migliore per le riunioni ricorrenti su più calendari, risolvi automaticamente i conflitti e adattati quando i partecipanti vanno in ferie o cambiano le priorità.
- Analizza la tua routine per capire quando hai la maggiore produttività, quanto tempo hai a disposizione per le attività e quanto tempo dedichi alle riunioni durante la settimana.
- Inseriscono automaticamente dei margini di tempo per le pause e gli spostamenti intorno agli eventi, in modo che la preparazione, i follow-up e gli spostamenti siano presi in considerazione nella tua giornata.
Recupera i limiti
- Non è integrata con il calendario iCloud, quindi è necessario ricorrere a una soluzione alternativa in più passaggi tramite la sincronizzazione con Google o Outlook.
Recupera i prezzi
- Lite: Gratis
- Starter: 12 $ al mese per utente
- Aziendale: 18 $ al mese per utente
- Enterprise: Prezzi personalizzati
Recupera valutazioni e recensioni
- G2: 4,8/5 (oltre 120 recensioni)
- Capterra: Recensioni insufficienti
Cosa dicono gli utenti reali di Reclaim?
Un utente G2 afferma:
Mi piace la funzionalità di pianificazione. Mi permette di utilizzare diversi formati di calendario per diversi gruppi. Ho due organizzazioni per le quali devo mantenere calendari di riunioni separati. Apprezzo molto la sezione dedicata alle abitudini; mi è stata di grande aiuto. Inoltre, la funzione delle priorità funziona bene per me.
Mi piace la funzionalità di pianificazione. Mi permette di utilizzare diversi formati di calendario per diversi gruppi. Ho due organizzazioni per le quali devo mantenere calendari di riunioni separati. Apprezzo molto la sezione dedicata alle abitudini; mi è stata di grande aiuto. Inoltre, la funzione delle priorità funziona bene per me.
🧠 Curiosità: la tecnica Pomodoro è stata inventata alla fine degli anni '80 da Francesco Cirillo, uno studente universitario che ha poi scritto un libro di 160 pagine sullo stesso argomento.
8. Motion (ideale per l'esecuzione end-to-end dell'IA nei team operativi)
Utilizza l'app di gestione del tempo Motion per pianificare le tue giornate in base a scadenze, priorità, dipendenze e disponibilità.
Il suo IA Meeting Notetaker, ad esempio, si unisce alle tue chiamate Zoom/Teams, le registra ed estrae gli elementi da intraprendere, che vengono poi convertiti in attività e inseriti direttamente nel tuo programma.
Lo strumento include anche una knowledge base integrata per l'archiviazione delle procedure operative standard e dei processi interni. L'IA è in grado di leggere questi documenti per aiutarti a pianificare le attività in modo più intelligente.
Motion ti consente di implementare dipendenti IA all'interno del tuo spazio di lavoro. Questi agenti sono in grado di gestire logiche ripetitive. Ad esempio, il suo Project Manager Agent può pianificare automaticamente le attività nei calendari del team, prevedere le tempistiche di consegna e segnalare i rischi di capacità, aiutando il tuo team a riequilibrare il lavoro prima che le scadenze vengano superate.
Le migliori funzionalità di Motion
- Crea campi e visualizzazioni personalizzati per filtrare e ordinare le attività in base a etichette, ostacoli, priorità o dipendenze.
- Incorpora il calendario delle prenotazioni di Motion per pubblicare una serie controllata di fasce orarie prenotabili su qualsiasi sito web o pagina.
- Configura le soglie giornaliere per le riunioni che impediscono automaticamente ulteriori prenotazioni una volta raggiunto il limite.
Limitazioni di movimento
- L'onboarding richiede molta integrazione e tempo, con una guida limitata per l'impostazione di flussi di lavoro complessi.
Prezzi dinamici
- Pro IA: 29 $ al mese per utente
- IA aziendale: 49 $ al mese per utente
Valutazioni e recensioni di Motion
- G2: 4. 1/5 (oltre 140 recensioni)
- Capterra: 4,3/5 (oltre 80 recensioni)
Cosa dicono gli utenti reali di Motion?
Un utente G2 afferma:
Adoro il fatto che mi dica semplicemente cosa fare. Ciò significa che, anche se tutte le mie attività mi urlano di essere terminate contemporaneamente, posso portarle a termine senza stress perché SO che ci sarà un momento di selezione per ciascuna di esse. Ed è questa la differenza tra sentirsi sopraffatti e sentirsi tranquilli.
Adoro il fatto che mi dica semplicemente cosa fare. Ciò significa che, anche se tutte le mie attività mi urlano di essere da fare contemporaneamente, posso portarle a termine senza stress perché SO che ci sarà un momento specifico per ciascuna di esse. Ed è questa la differenza tra sentirsi sopraffatti e sentirsi tranquilli.
Guarda questo video per una rapida panoramica di ClickUp vs. Motion 👇
9. Sunsama (Ideale per combinare la gestione delle attività con il time blocking e la pianificazione del Calendario)
Cerchi un'area di lavoro che ti aiuti a gestire in modo consapevole il tuo tempo? Sunsama è un'agenda giornaliera progettata proprio per questo.
Invece di iniziare con un calendario vuoto, inizi ogni giornata importando le attività da strumenti come Notion, Jira, Asana, email o Slack e decidendo a cosa dedicare la giornata. Puoi quindi inserire direttamente quel lavoro nel tuo programma, in modo che ogni impegno abbia una collocazione visibile.
Sunsama ti consente di silenziare le app per ridurre le distrazioni e lavorare in modalità concentrazione. Puoi anche aggiungere queste fasce orarie a Slack e Microsoft Teams in modo che tutti possano vedere a cosa stai lavorando. Lo strumento fornisce anche promemoria automatici per aiutarti a fare delle pause e mantenere l'energia.
Le migliori funzionalità/funzioni di Sunsama
- Effettua la sincronizzazione del tuo calendario con Google Calendar, Outlook e Apple Calendar per vedere l'intera giornata in un unico posto.
- Converti i messaggi della finestra In arrivo e delle chat in attività trascinando le email o trasformando i messaggi di Slack e Teams.
- Esegui sessioni Pomodoro su qualsiasi attività, effettua il monitoraggio del tempo impiegato per svolgere il lavoro e rifletti sui tuoi schemi giornalieri e settimanali.
Limiti di Sunsama
- A volte, durante la pianificazione collaborativa in tempo reale, le pagine possono ricaricarsi in modo imprevisto e gli aggiornamenti potrebbero non effettuare la sincronizzazione, interrompendo i programmi condivisi e le riunioni di lunga durata.
Prezzi di Sunsama
- 14 giorni di versione di prova gratis
- Piano Basic Pro: 20 $ al mese (fatturato annualmente)
- Piano Power Pro: 50 $ al mese (fatturato annualmente)
Valutazioni e recensioni di Sunsama
- G2: Recensioni insufficienti
- Capterra: 4,7/5 (oltre 25 recensioni)
Cosa dicono gli utenti reali di Sunsama?
Un utente di Capterra afferma:
L'integrazione del calendario è estremamente solida e la possibilità di visualizzare tutte le attività raccolte da diverse fonti (assegnazioni di compiti Notion, problemi GitHub, conversazioni Slack ed email e molto altro) è una caratteristica esclusiva di Sunsama a questo livello di qualità.
L'integrazione del calendario è estremamente solida e la possibilità di visualizzare tutte le attività da svolgere raccolte da tutte le fonti (assegnazioni di attività Notion, problemi GitHub, conversazioni Slack ed email e molto altro ancora) è una caratteristica esclusiva di Sunsama a questo livello di qualità.
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10. Notion Calendario (ideale per unificare contesto di lavoro e tempo)
Notion Calendar è un'app calendario che effettua la sincronizzazione con più account Google Calendar, consentendo a eventi, attività e registrazioni di progetti di coesistere ed essere modificati sulla stessa Sequenza.
Invece di copiare le attività da uno strumento all'altro, lavori in un unico ciclo: discuti, decidi, documenta, pianifica.
Ad esempio, puoi chiedere a Notion IA di riepilogare una revisione di progettazione, identificare le domande aperte o elencare i passaggi successivi. Da lì, passi direttamente al Calendario di Notion per inserire quel lavoro nella tua settimana. Il riepilogo di una riunione diventa un'attività. Un'attività diventa un blocco programmato.
Notion Calendar funziona come una superficie bidirezionale per aiutarti a risparmiare tempo. Trascina un elemento del database direttamente sul calendario per modificarne la data di scadenza, sposta una riunione per aggiornare il record del progetto sottostante o blocca il tempo nel tuo calendario e fallo apparire nuovamente in Notion.
Le migliori funzionalità/funzioni di Notion Calendario
- Visualizza le scadenze dei progetti e gli elementi del database direttamente sul tuo calendario, in modo che attività, attività cardine e riunioni condividano la stessa Sequenza.
- Partecipa alle riunioni direttamente dalla barra dei menu o dalla scheda dell'evento con l'integrazione nativa di Zoom, Google Meet e Apple Calendar.
- Invia la tua disponibilità e il link al tuo calendario per consentire agli altri di prenotare un appuntamento con te.
Limiti del calendario Notion
- La piattaforma non inserisce automaticamente le attività nelle fasce orarie libere, ma richiede agli utenti di trascinare manualmente gli elementi per strutturare ogni giornata.
Prezzi del Calendario Notion
- Completamente gratis per tutti gli utenti Notion, funge da strumento autonomo integrato con l'ecosistema principale.
Valutazioni e recensioni di Notion
- G2: 4,6/5 (oltre 9.100 recensioni)
- Capterra: 4,7/5 (oltre 2.650 recensioni)
Cosa dicono gli utenti reali di Notion?
Un utente G2 afferma:
Io uso Notion per organizzare tutto, compreso il mio strumento di project management per organizzare tutte le mie attività, pianificare il contenuto utilizzando il Calendario e l'assistente di scrittura IA, effettuare il monitoraggio dei KPI e utilizzo l'IA per registrare e prendere note durante le riunioni. Adoro il fatto che Notion risolva il problema della necessità di utilizzare più piattaforme e di avere un flusso di informazioni disorganico, consentendomi di tenere tutto in un unico posto.
Io uso Notion per organizzare tutto, compreso il mio strumento di project management per organizzare tutte le mie attività, pianificare il contenuto utilizzando il Calendario e l'assistente di scrittura AI, effettuare il monitoraggio dei KPI e utilizzo l'AI per registrare e prendere note durante le riunioni. Adoro il fatto che Notion risolva il problema della necessità di utilizzare più piattaforme e di avere un flusso di informazioni disorganico, consentendomi di tenere tutto in un unico posto.
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Commit to an AI-based time blocking app like ClickUp that holds up
La maggior parte delle app di time blocking basate sull'IA si trova al di fuori del tuo lavoro. L'area di lavoro convergente basata sull'IA di ClickUp si trova al suo interno.
ClickUp collega il time blocking al sistema in cui risiede il lavoro: attività, priorità, dipendenze, riunioni e cronologia di esecuzione. Quando i piani cambiano, i programmi si adattano al contesto invece di interrompersi.
Prova ClickUp gratis. Crea un programma che resista all'esecuzione.
Domande frequenti
Un'app di time blocking basata sull'IA pianifica automaticamente le tue attività in blocchi di calendario in base a input quali priorità, scadenze, stime e disponibilità. A differenza del time blocking manuale, è in grado di adattarsi ai cambiamenti della tua giornata, spostando i blocchi, suddividendo le attività o ribilanciando il tuo programma. L'obiettivo è ridurre la necessità di ripianificare costantemente e proteggere il tempo dedicato alla concentrazione, mantenendo il tuo piano realistico anche quando il lavoro cambia.
Molte lo fanno, ma il grado di autonomia varia. Alcune app suggeriscono solo blocchi migliori, mentre altre riprogrammano automaticamente quando le riunioni vengono spostate, le attività superano i tempi previsti o le priorità cambiano. Cerca termini come "riprogrammazione automatica", "riflusso dinamico", "ricalcolo" o "programmazione adattiva". Verifica anche se l'app gestisce i conflitti (sovraccarico, attività mancanti) ridefinendo le priorità, suddividendo il lavoro o spostando automaticamente le attività in avanti.
L'opzione migliore per i team è solitamente quella che collega la pianificazione al lavoro condiviso: attività con titolari, scadenze, dipendenze e visibilità del team. Se il tuo team ha bisogno di un programma basato sull'IA che rifletta il contesto reale del progetto, scegli una piattaforma che consideri le attività come fonte di verità e supporti il bilanciamento del carico di lavoro, i calendari condivisi e l'automazione. Gli strumenti basati solo sul calendario possono funzionare, ma spesso hanno difficoltà con l'esecuzione tra team diversi.