Errare è umano. Tutti commettono errori nel lavoro.
Quasi tutte le organizzazioni ne hanno risentito in qualche modo; solo l'1,3% dei team dichiara di non aver mai avuto problemi causati da errori umani.
La differenza, quindi, non sta nel chi commette un errore e chi no. Sta in ciò che succede dopo.
Un errore è un evento, ma la tua risposta è una scelta. La titolarità che assumi, la chiarezza che apporti alla comunicazione e la soluzione che proponi sono molto più importanti dell'errore stesso.
Quindi, come fare la scelta giusta quando si verifica un errore?
Vediamo come gestire gli errori nel lavoro e ridurre il ripetersi degli stessi, senza compromettere la fiducia o la sicurezza lungo il percorso.
Tipi comuni di errori nel lavoro
Alcuni errori sono evidenti fin da subito. Altri emergono in un secondo momento, quando qualcosa va storto o una conversazione prende una piega inaspettata. Tuttavia, essi rientrano in quattro modelli prevedibili:
1. Errori di comunicazione
Le difficoltà di comunicazione si verificano quando ciò che si intendeva dire non viene recepito come previsto o non viene detto affatto.
📌 Esempi:
- Dimenticare di coinvolgere qualcuno che aveva bisogno di un aggiornamento
- Dare istruzioni che sembravano chiare nella tua testa ma che hanno confuso qualcun altro
- Invio di un'email o di un messaggio in cui mancano informazioni importanti
2. Errori nelle attività e nell'esecuzione
Gli errori nell'esecuzione delle attività si verificano quando il lavoro consegnato non corrisponde a quanto previsto, ma raramente portano al licenziamento.
📌 Esempi:
- Dimenticare di completare un passaggio di un'attività composta da più passaggi
- Non rispettare una scadenza perché hai sottovalutato il tempo necessario per svolgere l'attività
- Invio di una versione errata di un documento o di un file
3. Errori di processo e di documentazione
Gli errori di processo e di documentazione si verificano quando i sistemi si basano troppo sulla memoria invece che sulla struttura. Raramente sono drammatici sul momento, ma si aggravano nel tempo e possono causare una grande confusione.
📌 Esempi:
- Inserimento di dati errati in un sistema e mancata individuazione tempestiva dell'errore
- Saltare un passaggio in un flusso di lavoro composto da più passaggi
- Aggiornare il lavoro senza aggiornare la documentazione correlata
4. Errori interpersonali
A differenza degli errori relativi alle attività o ai processi, gli errori interpersonali non sono sempre visibili. Il lavoro viene terminato, ma c'è qualcosa che non va nella relazione.
📌 Esempi:
- Evitare una conversazione difficile fino a quando non degenera
- Usare un tono in un messaggio o in una riunione che è risultato brusco, sprezzante o più tagliente di quanto volessi
- Fare supposizioni sulla titolarità o la responsabilità senza chiarimenti
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👀 Lo sapevate? Gli studi suggeriscono che la perfezione estrema fa male alla salute. Le persone che cercano costantemente di evitare gli errori o di soddisfare standard impossibilmente elevati finiscono per avere una minore soddisfazione sul lavoro. Sono più inclini al burnout rispetto ai loro colleghi.
Come gestire gli errori nel lavoro
Hai commesso un errore. E adesso? Il modo in cui reagisci nei momenti successivi è molto più importante dell'errore stesso. Ecco sei consigli pratici:
Passaggio 1: mantenere la calma e valutare il danno
Prima di fare qualsiasi cosa, è necessario uscire dalla modalità panico. È del tutto normale provare un senso di frustrazione, ansia o sentimenti negativi. Ma queste emozioni possono offuscare il giudizio e influire sulla salute mentale.
Ecco cosa fare:
- Prenditi cinque minuti per te stesso
- Allontanati dalla scrivania, fai alcuni respiri profondi o bevi un bicchiere d'acqua.
- Chiediti: cosa è successo esattamente? Qual è l'impatto immediato? Chi è coinvolto? Cerca di comprendere la situazione.
📮 ClickUp Insight: Più della metà degli intervistati utilizza quotidianamente tre o più strumenti, combattendo contro la " proliferazione delle app " e i flussi di lavoro frammentati.
Anche se può sembrare produttivo e impegnativo, il tuo contesto si sta semplicemente perdendo tra le varie app, per non parlare del dispendio di energia richiesto dalla digitazione. BrainGPT riunisce tutto: basta parlare una volta e i tuoi aggiornamenti, compiti e note finiscono esattamente dove devono essere in ClickUp. Niente più passaggi da una app all'altra, niente più caos: solo produttività centralizzata e senza interruzioni.
Passaggio 2: Assumersi rapidamente la responsabilità
Il tuo istinto potrebbe essere quello di spiegare perché si è verificato l'errore. Tuttavia, fornire il contesto può sembrare una scusa, anche se è vero. Quindi, la cosa migliore da fare è accettare l'errore come tuo e risolverlo.
Quindi, fermati un attimo e ripeti a te stesso: "Ho commesso questo errore. È mia responsabilità risolverlo". Quando ti assumi la responsabilità dell'errore, acquisisci il controllo sui passaggi successivi.
👀 Lo sapevate? Il nostro cervello resiste al riconoscimento degli errori perché può essere percepito come una minaccia all'immagine di sé e allo stato, il che porta le persone a raddoppiare gli sforzi piuttosto che correggere la rotta.
Questa resistenza crea una dissonanza cognitiva, un conflitto mentale che molte persone evitano attenendosi a convinzioni errate o negando gli errori. Gli psicologi sostengono che imparare a riconoscere gli errori è essenziale per la crescita personale, per relazioni più sane e per un processo decisionale migliore nel lavoro.
Passaggio 3: Comunicare chiaramente con il proprio responsabile
Ora che avete il controllo della situazione, dovete darle forma. Ecco cosa fare:
- Scegli il canale giusto: una telefonata veloce o una chat programmata sono spesso meglio di un messaggio Slack scritto in preda al panico.
- Attenetevi ai fatti. Cosa è successo, qual è l'impatto attuale e cosa state facendo in questo momento per comprenderlo meglio.
Questo ti aiuta a fare tre cose: spiegare cosa è successo, dimostrare che dai priorità alla comunicazione e promettere un follow-up incentrato sulla soluzione. Crea fiducia proprio nel momento in cui potrebbe venir meno.
📚 Per saperne di più: Come creare un ambiente di lavoro positivo
Passaggio 4: Suggerisci almeno una soluzione
Chiunque può sollevare un problema. Ciò di cui il tuo team ha bisogno in questo momento è qualcuno che gli indichi la strada da seguire.
Non deve essere perfetto, basta che dimostri che hai pensato al passaggio successivo.
Ecco cosa fare:
- Prima di affrontare la conversazione, rifletti: quale azione potrebbe iniziare a risolvere la situazione? Potrebbe trattarsi di annullare una modifica, inviare un'email di correzione o ridefinire le priorità delle tue attività per trovare il tempo necessario alla risoluzione del problema.
- Presentate la vostra soluzione come punto di partenza, ad esempio: "Una cosa che potremmo fare è [la soluzione]. Cosa ne pensate?"
📚 Per saperne di più: Impara come perfezionare la comunicazione con i clienti
Passaggio 5: Risolvere prontamente il problema
Hai deciso la soluzione? Ottimo.
Cosa fare dopo?
Risolvi rapidamente il problema, anche se ciò comporta inizialmente qualche ora di lavoro in più. È importante limitare i potenziali danni e dimostrare il tuo impegno. Se hai bisogno di aiuto, chiedilo.
Inoltre, rifletti sul motivo per cui si è verificato l'errore. Il processo di apprendimento era poco chiaro? C'è stata una mancanza di comunicazione? Qualche consiglio è stato ignorato? Annota ciò che hai notato.
Potresti tenere un semplice registro per te stesso, ad esempio:
- Errore: invio del rapporto sbagliato
- Causa: utilizzo di un collegamento a un file non aggiornato perché l'unità condivisa non era in fase di sincronizzazione.
- Soluzione immediata: inviare nuovamente il rapporto corretto.
- Prevenzione potenziale: un controllo delle versioni nel nostro processo
- Nota: controllare sempre la data dell'ultima modifica prima dell'invio.
Passaggio 6: Follow-up dopo la correzione
La tua responsabilità non si esaurisce con la correzione dell'errore.
Il follow-up garantisce che il problema sia stato realmente risolto e dimostra che l'errore non è stato solo un caso isolato.
Quindi, una volta che la situazione si sarà calmata, inviate un breve follow-up a tutte le persone coinvolte.
Qualcosa del tipo: "Ciao a tutti, vi scrivo per confermare che [l'azione correttiva] è stata completata. Grazie per la vostra pazienza. Ho anche [aggiornato il processo/documento] per evitare che ciò si ripeta in futuro".
Questo messaggio volta pagina, migliora la collaborazione sul posto di lavoro e ti aiuta a fare in modo che l'errore lasci un'eredità positiva.
🤯 Come l'insicurezza lavorativa influisce sugli errori sul lavoro: sentirsi insicuri sul proprio lavoro rende più inclini a commettere errori. La ricerca dimostra che quando i dipendenti percepiscono il proprio lavoro come incerto o instabile, la loro capacità di individuare ed evitare gli errori diminuisce. Questo effetto è legato al burnout.
Esempi di come scusarsi in modo professionale nel lavoro
Ecco come scusarsi per un errore in modo professionale 👇
1. Mancato rispetto delle scadenze
Se la scadenza è già trascorsa, ecco come parlare dell'errore:
"Ciao Jane, mi dispiace molto di aver mancato la scadenza del progetto. Mi assumo tutta la responsabilità per questo. Per rimediare, oggi darò la priorità a questa attività rispetto a tutto il resto. Entro domani al più tardi avrai il lavoro completato."
2. Invio di informazioni errate
Nel momento in cui si rileva un errore nelle informazioni appena condivise, è necessario correggere rapidamente il dato. Ogni minuto in cui i dati errati rimangono disponibili, creano più lavoro e confusione per gli altri.
Ecco come strutturare le tue scuse:
"Ciao a tutti, devo inviare una correzione relativa al mio precedente messaggio sul [progetto]. Le [cifre] che ho fornito erano errate. Le cifre corrette sono [cifre corrette]. Ho anche [corretto il documento di origine/aggiornato il dashboard condiviso]. Mi scuso per qualsiasi confusione o lavoro extra causato da questo errore."
3. Trascurare le attività
Qualcuno contava su di te e tu te ne sei dimenticato. Nelle tue scuse, devi dimostrare che la priorità dell'altra persona è ora anche la tua e che hai un piano concreto per assicurarti che sia l'ultimo errore che commetti. Ecco cosa dire:
"Ciao Sarah, mi sono appena reso conto di aver completamente fallito l'attività che mi avevi assegnato [il giorno/durante la nostra riunione]. Mi dispiace per il ritardo e per l'eventuale frustrazione che ciò ha causato.
Questa è la mia priorità attuale. Ho riservato [tempo] nel mio Calendario per concentrarmi esclusivamente su questo. Riceverai [il risultato/il mio aggiornamento] entro [ora specifica]. Grazie per la pazienza mentre risolvo la questione.
4. Comunicazione errata con un client
Se avete comunicato in modo errato con un cliente o fornito un servizio scadente, le vostre scuse devono correggere il fatto e riconfermare i vostri obiettivi condivisi. La vostra risposta potrebbe essere:
"Ciao David, grazie per il tuo feedback su [punto specifico di confusione]. Ho riletto i nostri appunti e ho notato una chiara discrepanza da parte nostra riguardo a [il punto specifico]. Mi scuso per la mancanza di chiarezza da parte nostra.
In futuro, dopo ogni chiamata condividerò un breve riepilogo scritto per confermare gli elementi da fare e le decisioni prese. Ti sembra corretto?
5. Errori che hanno influito sui ricavi
Quando commetti un errore che influisce sui ricavi della tua azienda, devi presentare delle scuse e un piano di azioni correttive che contenga una menzione precisa di come risolverai il problema. Prendi spunto dal seguente copione:
"Ciao Jake, devo correggere un errore che ho commesso. Ho [descrivere l'azione]. Ciò ha portato a un addebito insufficiente di [importo]. Ho già [descrivere la soluzione] e ho informato il client scusandomi per l'errore.
Per evitare che ciò si ripeta, aggiungerò un passaggio al mio processo per ricontrollare i listini prezzi rispetto agli accordi con i clienti prima di finalizzare qualsiasi fattura. Mi assicurerò che si tratti di un caso isolato e che non si ripeta.
Come andare avanti dopo un errore
La correzione è stata completata. Le tue scuse sono state inviate. Ora arriva la parte difficile: andare avanti.
Questo influirà in ultima analisi sul modo in cui il tuo errore si ripercuoterà sulla tua carriera e sulle conseguenze che ne deriveranno.
Ecco come ricostruire la propria immagine dopo un errore:
1. Ricostruire la fiducia
Dopo aver commesso un errore, il cervello potrebbe riprodurre mentalmente l'errore in loop, aumentando il senso di colpa, causando preoccupazione e minando la fiducia in se stessi. Una delle principali preoccupazioni in questo momento è che l'errore possa definirvi come persone, ma non è così.
È necessario interrompere questo circolo vizioso e considerare l'errore come un evento isolato, non come una definizione delle proprie capacità. Ecco cosa fare:
- Riconosci l'emozione e dai loro un nome. Riformulare gli errori e dare un nome alle emozioni ti allontana da esse e ne riduce il potere. Questo ciclo di feedback con te stesso trasforma un momento di stress in un'opportunità di apprendimento.
- Trova una piccola attività da completare e completala per dimostrare al tuo sistema nervoso che sei ancora competente. Questo miglioramento nella tua capacità di gestire la pressione può far progredire la tua carriera.
Se temete che un singolo errore possa compromettere l'intero vostro lavoro, la prospettiva di questo utente di Reddit potrebbe esservi d'aiuto:
In base alla mia esperienza, penso che le persone ricordino molto più le cose positive che fai rispetto agli errori. Si aspettano che tutti commettano errori di tanto in tanto. Quando ho iniziato a lavorare, ho adottato un approccio piuttosto audace e aggressivo, mettendomi spesso in situazioni difficili. Ciò significa che spesso mi sono distinto in modo positivo, ma ho anche commesso molti errori. In generale, le persone hanno solo cose positive da dire sul mio lavoro, nessuno ricorda le decine di errori che ho commesso.
In base alla mia esperienza, penso che le persone ricordino molto più le cose positive che fai rispetto agli errori. Si aspettano che tutti commettano errori di tanto in tanto. Quando ho iniziato a lavorare, ho adottato un approccio piuttosto audace e aggressivo, mettendomi spesso in situazioni difficili. Ciò significa che spesso mi sono distinto in modo positivo, ma ho anche commesso molti errori. In generale, le persone hanno solo cose positive da dire sul mio lavoro, nessuno ricorda le decine di errori che ho commesso.
2. Ricostruisci la fiducia con il tuo team
Un errore può creare una crepa invisibile nella fiducia del tuo team. La domanda che inconsciamente si pongono è: "Succederà di nuovo?". È necessario rispondere a questa domanda con una serie di azioni coerenti e prevedibili che sigillino definitivamente quella crepa. Ecco cosa fare:
- Prometti poco e dai molto. Nelle settimane successive a un errore, fissa consapevolmente scadenze leggermente più gestibili e poi superale. Questo ti aiuterà a dimostrare che sei una persona affidabile.
- Diventa estremamente trasparente nella tua comunicazione. Se una determinata attività comporta dei rischi, sii sincero al riguardo. Non esitare a chiedere aiuto. Condividi il tuo punto di vista. Questo dimostra che hai imparato la lezione sulla comunicazione sul posto di lavoro.
3. Trasformare gli errori in opportunità di apprendimento
Sapete qual è il segno più evidente che avete imparato dai vostri errori nel lavoro?
Correzione della rotta. Potrebbe trattarsi di una lista di controllo, di una modifica dei processi o di un'automazione che protegga te e il tuo team in futuro.
Ti consigliamo di effettuare la condivisione della soluzione durante la riunione o sul canale del team. Parla del problema che hai riscontrato e di come l'hai risolto. Questo dimostrerà che sei una persona capace di risolvere i problemi.
💡 Suggerimento professionale: utilizza ClickUp BrainGPT per riscrivere la comunicazione dopo un errore.
Dopo aver commesso un errore sul lavoro, è importante non fornire spiegazioni eccessive né comunicare in modo insufficiente.
BrainGPT, il tuo assistente di scrittura IA, ti aiuta a modificare il tono prima che il messaggio venga inviato.
Utilizza BrainGPT per:
- Riscrivete i messaggi delicati in modo che risultino calmi, responsabili e lungimiranti.
- Eliminate il linguaggio difensivo o emotivo che può insinuarsi in situazioni di stress.
- Riassumi cosa è andato storto e cosa è cambiato, senza scusarti eccessivamente.
- Redigete aggiornamenti chiari che si concentrino sulle azioni, non sulle scuse.
Come prevenire errori futuri nel lavoro
Gli errori sono inevitabili, ma i sistemi giusti possono renderli molto meno probabili. Il lavoro oggi è frammentato. Attività, documenti e comunicazioni sono sparsi su diversi strumenti, il che rende facile non notare gli errori.
ClickUp, la prima area di lavoro AI convergente al mondo, unifica tutti i tuoi strumenti digitali e flussi di lavoro.
Ti aiuta a ridurre la dispersione del lavoro riunendo in un unico posto tutto ciò che serve per terminare il lavoro.
Quando tutto è raccolto in un unico posto, i team smettono di affidarsi alla memoria, alle caselle di posta elettronica e alle liste di controllo mentali. Il contesto non va perso tra uno strumento e l'altro. Le dipendenze sono visibili. La titolarità è chiara.
Inoltre, gli errori vengono individuati prima perché il lavoro è più facile da monitorare, rivedere e riesaminare.
Vediamo come:
1. Utilizzare liste di controllo e procedure operative standard
La maggior parte degli errori ripetuti si verificano perché i passaggi importanti rimangono nella testa di qualcuno. Quando un'attività inizia a sembrare familiare, è il momento di toglierla dalla testa e inserirla in un sistema.
ClickUp rende tutto questo facile perché le procedure operative standard, i documenti e le liste di controllo sono disponibili direttamente all'interno del lavoro.
Utilizza il modello di procedura operativa standard di ClickUp per annotare una volta sola lo scopo, i passaggi e i passaggi di consegne, quindi applica tale processo a ogni attività o progetto pertinente.
Con questo modello:
- Crea attività con vari stati personalizzati per tenere traccia dei progressi di ciascuna procedura operativa standard.
- Categorizza e aggiungi attributi per gestire le tue procedure operative standard con i campi personalizzati.
- Aggiungi domande frequenti, collega risorse pertinenti e assegna titolari di responsabilità.
Da lì, trasformate la procedura operativa standard in una lista di controllo attuabile o in una serie di attività secondarie all'interno dell'attività stessa. In questo modo, il processo appare esattamente quando appare il lavoro. Non è possibile completare l'attività senza passare attraverso tutti i passaggi, il che impedisce di saltare delle azioni.
⭐ Bonus: Redigete o perfezionate le procedure operative standard in ClickUp Docs. Quindi utilizzate ClickUp BrainGPT per riepilogare i passaggi, riscrivere le istruzioni poco chiare o generare rapide liste di controllo da lunghi documenti di processo.
Docs + BrainGPT ti aiuta a mantenere la documentazione chiara, aggiornata e facile da seguire. Riduce gli errori causati da processi obsoleti o ambigui.
2. Migliorare la definizione delle priorità delle attività
Ecco cosa succede quando le priorità non sono esplicite: i team tendono a privilegiare l'urgenza, la visibilità o le supposizioni. Le attività dipendenti iniziano troppo presto o troppo tardi.
Di conseguenza, il lavoro importante subisce ritardi.
E se hai difficoltà a stabilire le priorità, abbiamo creato questo video per aiutarti. Ti offre consigli e strategie pratici per stabilire le priorità delle attività di lavoro 👇
ClickUp attività di ClickUp ti aiuta a suddividere il lavoro in attività secondarie gestibili.
È possibile assegnare livelli di priorità, date di scadenza e titolari a ogni attività, in modo che le aspettative siano chiare.
Le dipendenze tra attività aggiungono un ulteriore livello di protezione. Quando un'attività non può essere avviata finché un'altra non è stata completata, le dipendenze impediscono che il lavoro proceda prematuramente. Ciò consente di evitare di dover ripetere il lavoro a causa di input mancanti.
Soprattutto per i flussi di lavoro ricorrenti, questa funzionalità garantisce che lo stato avvenga nel giusto ordine.
🧠 Curiosità: nel 2025, gli utenti di ClickUp hanno creato oltre 3,6 miliardi di attività! 🤯
⭐ Bonus: Abbina la definizione delle priorità delle attività al supporto dell'intelligenza artificiale. Utilizza ClickUp Brain per riassumere rapidamente gli elenchi di attività, identificare i lavori in ritardo o bloccati o chiarire i passaggi successivi quando cambiano le priorità.
3. Implementare la collaborazione e la comunicazione in tempo reale
Chiedi a un collega un aggiornamento su un'attività in Slack.
Rispondono più tardi con un'email, allegando un file ma tralasciando il contesto relativo alle sequenze o alle dipendenze.
Il risultato? Il lavoro procede sulla base di supposizioni. Una piccola discrepanza nel contesto si trasforma in rielaborazioni, ritardi o inutili scambi di comunicazioni.
Ecco come si verificano solitamente gli errori legati alla comunicazione. Perché le conversazioni e il lavoro sono suddivisi tra troppi strumenti.
ClickUp Chat risolve questo problema. Porta le conversazioni del team direttamente nell'area di lavoro in cui si trovano le tue attività. Ti evita di dover passare da email, app di messaggistica e commenti per trovare il contesto o persino il lavoro.
È possibile collaborare istantaneamente in uno spazio centrale e ricercabile collegato al lavoro.
I punti salienti di ClickUp Chat sono 👇
- Il contesto rimane collegato: la chat è integrata con le attività e i documenti pertinenti, quindi le domande e le risposte non vengono perse in un'app separata.
- Allineamento più rapido: coordina priorità, dipendenze e modifiche in tempo reale senza attendere risposte.
- Visibilità condivisa: le conversazioni sono visibili a tutti coloro che ne hanno bisogno, riducendo le supposizioni e le congetture.
💡 Suggerimento: invece di scrivere lunghe spiegazioni o ripetere gli stessi passaggi nella chat, registra una breve guida video utilizzando Clips. Un breve video che mostra come eseguire un'operazione spesso elimina più ambiguità rispetto a lunghi paragrafi di testo.
Utilizza i clip per:
- Esamina visivamente i passaggi del processo
- Spiegare il contesto che è difficile da cogliere per iscritto
- Chiarire le soluzioni dopo un errore in modo che non si ripeta
- Condivisione di istruzioni coerenti con più colleghi
Una volta registrati, archivia questi video nell'Hub clip in modo che siano facili da trovare e riutilizzare. Nel tempo, questo crea una base di conoscenze video leggera che riduce le domande ripetute, l'esecuzione incoerente e gli errori dovuti alla comunicazione.
4. Porre domande chiarificatrici
Prima di chiedere chiarimenti agli altri, il modo più rapido per ridurre il rischio è verificare se la risposta esiste già.
Ma quando è disperso tra app, file e conversazioni, è facile perdere di vista il lavoro critico.
ClickUp BrainGPT Enterprise Search affronta questo problema estraendo il contesto approfondito da tutti i tuoi strumenti collegati e dalle app di terze parti. Fornisce risposte significative e personalizzate che riflettono il modo in cui si svolge effettivamente il tuo lavoro.
Disponibile tramite un'estensione del browser o un'applicazione desktop, Enterprise Search offre una ricerca e un'azione unificate nell'area di lavoro e sul web.
Hai accesso a modelli di IA esterni come ChatGPT, Claude e Gemini, oltre a funzionalità di automazione. Puoi comprendere il contesto e agire di conseguenza senza cambiare app.
💡 Suggerimento professionale: i Super Agenti possono monitorare il lavoro in background e intervenire quando qualcosa sembra non funzionare.
Utilizza Super Agents per:
- Segnalare le attività che presentano campi obbligatori mancanti, titolari o date di scadenza
- Rilevare quando il lavoro è in blocco o in attesa di input
- Follow-up prompt quando le dipendenze non vengono risolte
- Individuare tempestivamente i rischi sulla base dei modelli ricorrenti nelle attività e nei progetti
Poiché gli agenti comprendono il contesto della tua area di lavoro, si adattano al modo di lavorare del tuo team. Ciò li rende particolarmente utili per prevenire quei tipi di errori silenziosi, basati su supposizioni, che sfuggono ai controlli manuali.
Sembra troppo bello per essere vero? Questo video ti mostra come creare i tuoi Super Agenti 🤯
5. Impostare automazioni per evitare errori ripetitivi
Le azioni ripetitive sono fonte di rischi legati alla fatica e causano interruzioni del flusso di lavoro. È possibile effettuare l'automazione di queste attività per risparmiare tempo ed evitare errori umani.
Con ClickUp Automazioni, puoi automatizzare le azioni di routine utilizzando regole semplici e senza codice.
Alcune attività che è possibile automatizzare sono:
- Aggiornamenti sullo stato e sui progressi: automatizza le modifiche di stato man mano che il lavoro procede, in modo che nulla rimanga bloccato o fuorviante. Quando un'attività è contrassegnata come "In revisione", avvisa il revisore. Una volta completata l'approvazione, sposta l'attività su "Pronta per la spedizione".
- Quando un'attività è contrassegnata come "In revisione", avvisa il revisore.
- Una volta completata l'approvazione, sposta l'attività su "Pronto per la spedizione".
- Responsabilità e passaggi di consegne: eliminare le ambiguità assegnando automaticamente il lavoro nelle fasi chiave. Assegnare le attività al controllo qualità quando lo sviluppo è terminato. Riassegnare le attività quando cambia la titolarità o qualcuno non è disponibile.
- Assegnare le attività al controllo qualità una volta terminato lo sviluppo
- Riassegnare le attività quando cambia la titolarità o qualcuno non è disponibile
- Promemoria per scadenze e follow-up: Evita di mancare le scadenze senza doverle controllare manualmente Invia promemoria quando le date di scadenza si avvicinano Segnala le attività che non sono state aggiornate entro un determinato periodo di tempo
- Invia promemoria quando si avvicinano le date di scadenza
- Contrassegna le attività che non sono state aggiornate entro un determinato periodo di tempo
- Gestione delle dipendenze e degli ostacoli: assicurarsi che il lavoro non proceda in modo prematuro; attivare avvisi quando le attività dipendenti sono incomplete; aggiornare automaticamente gli stati quando gli ostacoli vengono risolti.
- Attiva trigger quando le attività dipendenti sono incomplete
- Aggiorna automaticamente lo stato quando gli ostacoli vengono risolti
- Applicazione di processi ripetitivi: Proteggi i flussi di lavoro critici dall'essere saltati Richiedi che campi specifici siano compilati prima che un'attività possa procedere Aggiungi automaticamente voci della lista di controllo o attività secondarie per lavori ricorrenti
- Richiedi la compilazione di campi specifici prima di poter procedere con un'attività
- Aggiungi automaticamente elementi della lista di controllo o attività secondarie per i lavori ricorrenti
- Quando un'attività è contrassegnata come "In revisione", avvisa il revisore.
- Una volta completata l'approvazione, sposta l'attività su "Pronto per la spedizione".
- Assegnare le attività al controllo qualità una volta terminato lo sviluppo
- Riassegnare le attività quando cambia la titolarità o qualcuno non è disponibile
- Invia promemoria quando si avvicinano le date di scadenza
- Contrassegna le attività che non sono state aggiornate entro un determinato periodo di tempo
- Trigger avvisi quando le attività dipendenti sono incomplete
- Aggiorna automaticamente lo stato quando gli ostacoli vengono risolti
- Richiedi la compilazione di campi specifici prima di poter procedere con un'attività
- Aggiungi automaticamente elementi della lista di controllo o attività secondarie per i lavori ricorrenti
Quando un errore richiede un intervento superiore
Alcuni errori superano il limite oltre il quale il danno potenziale è troppo grande per essere gestito da soli. Ecco tre segnali che indicano quando è necessario segnalare il problema a un livello superiore:
1. L'impatto è al di fuori del tuo controllo
Se un errore influisce su altri team, sistemi condivisi, requisiti di conformità o relazioni importanti con i clienti, probabilmente richiede decisioni che non sei autorizzato a prendere. Anche se comprendi il problema, potresti non avere la visibilità o l'autorità necessarie per valutare le conseguenze di secondo ordine.
Segnalare tempestivamente il problema garantisce che le parti interessate giuste siano coinvolte prima che la questione si aggravi. Inoltre, impedisce che soluzioni ben intenzionate creino nuovi rischi altrove.
Quando segnalare un errore:
- Sono coinvolti più reparti
- La fiducia dei clienti o gli obblighi contrattuali sono a rischio
- Potrebbero esserci implicazioni legali, di sicurezza o di conformità.
2. La soluzione richiede risorse che non avete a disposizione
Alcuni problemi non possono essere risolti solo con il lavoro richiesto. Richiedono approvazioni di budget, competenze specialistiche, accesso al sistema o coordinamento tra team che esulano dal proprio ruolo.
Cercare di andare avanti senza le risorse adeguate spesso ritarda la risoluzione dei problemi e aumenta i danni. L'escalation consente ai leader di sbloccare i vincoli invece di lasciare che sia tu a compensarli.
Quando segnalare un errore:
- La soluzione richiede finanziamenti, strumenti o supporto da parte dei fornitori.
- Sono necessarie competenze specialistiche o approvazioni da parte dei superiori
- Ti trovi in un blocco nonostante i ragionevoli tentativi di risolverla
3. Esiste un modello o un rischio sistemico
Un singolo errore può essere un errore umano. Gli errori ripetuti di solito indicano un processo difettoso, una titolarità poco chiara o lacune strutturali. Se lo stesso problema continua a ripresentarsi nonostante le correzioni individuali, il rischio non è più isolato.
L'escalation in questa fase comporta l'individuazione tempestiva dei problemi sistemici. Questi dovrebbero essere affrontati alla radice.
Quando segnalare un errore:
- Errori simili si sono verificati più volte
- Le soluzioni temporanee non hanno funzionato
- Il problema rivela una più ampia falla nel flusso di lavoro o nel processo
Elimina gli errori dal tuo lavoro con ClickUp
Gli errori sul lavoro non sono una questione di "se", ma di "quando". Tuttavia, non devono necessariamente ripetersi. Gli errori sul posto di lavoro spesso derivano da processi poco chiari, passaggi tralasciati e lacune comunicative tra strumenti dispersi.
L'IA contestuale di ClickUp ti offre la struttura necessaria per prevenire questi errori. Si tratta di una piattaforma all-in-one che ti aiuta a creare liste di controllo e procedure operative standard per bloccare i processi, utilizzare le dipendenze delle attività per evitare che vengano saltati dei passaggi e impostare automazioni per gestire i passaggi di consegne ripetitivi.
Con ClickUp, puoi creare un'unica fonte di verità per il tuo team ed eliminare gli errori dal tuo lavoro.
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Domande frequenti
Non è necessario segnalare ogni piccolo errore di battitura, ma è necessario segnalare qualsiasi errore che potrebbe causare danni all'azienda. Utilizzate questa semplice regola: se l'errore influisce sul lavoro di qualcun altro, su un client, su una scadenza, sul budget o sulla qualità di un prodotto, dovete informare il vostro responsabile.
Pensare troppo significa che il tuo cervello è bloccato in un circolo vizioso del passato. Devi reindirizzarlo con forza verso il futuro. Ecco cosa fare: concediti un "periodo di preoccupazione" limitato, ad esempio dieci minuti, per provare la frustrazione o la paura. Sposta la tua attenzione chiedendoti: "Qual è una piccola azione costruttiva che posso intraprendere in questo momento?" Potrebbe trattarsi di documentare una lezione appresa o di creare una lista di controllo preventiva.
Inizia assumendoti la responsabilità. Non lasciare che il tuo errore influisca sul tuo benessere e non temere le conseguenze; ammetti semplicemente e sinceramente di aver sbagliato e spiega l'impatto che il tuo errore ha avuto sul tuo team. Poi concentrati su cosa puoi fare per migliorare la responsabilità del tuo team. In futuro, diventa la persona più prevedibile e trasparente del progetto. Consegna in anticipo, comunica quando necessario e aiuta i tuoi compagni di squadra ogni volta che puoi. Questo dimostrerà che hai interiorizzato la lezione e ricostruirà lentamente la fiducia del team che hai perso.
Sì, ma scusatevi per la vostra parte, non per l'intero evento. Potreste dire qualcosa del tipo: "Mi dispiace di aver perso la riunione. Avrei dovuto chiedere chiarimenti prima. Concentriamoci su come risolvere insieme la situazione". Questo dimostra che comprendete il vostro ruolo nella situazione e volete concentrarvi sul riportare tutto alla normalità, senza scaricare la colpa su altri.
È necessario creare un sistema che aiuti a evitare di ripetere lo stesso errore in futuro. Quindi, subito dopo aver corretto l'errore, chiediti: "Quale cambiamento potrebbe impedire che questo errore si ripeta?" Quindi implementalo. Puoi aggiungere una lista di controllo ClickUp, un'automazione per i doppi controlli o un passaggio di revisione obbligatorio nella tua procedura operativa standard. Quando fa parte del tuo flusso di lavoro, stai rendendo automatica l'azione corretta.