Chi avrebbe mai pensato dieci anni fa che un software potesse leggere fatture scritte a mano, estrarre i dettagli dei fornitori, incrociare gli ordini di acquisto e approvare i pagamenti senza l'intervento umano?
Eppure eccoci qui.
I team finanziari stanno risparmiando migliaia di ore automatizzando flussi di lavoro che un tempo occupavano interi reparti. Secondo un sondaggio condotto dalla rivista CFO, circa il 36% delle aziende statunitensi ha dichiarato di aver risparmiato quasi 10 ore alla settimana grazie all'automazione, ovvero più di 500 ore all'anno.
Cosa è cambiato? La facile accessibilità dell'IA e la sua integrazione con i tradizionali sistemi di automazione basati su regole. Questa integrazione ha consentito di usufruire di nuove possibilità che si estendono a tutte le funzioni aziendali.
Le domande sono passate da "Dobbiamo automatizzare i processi aziendali?" a "Come automatizzare i processi utilizzando l'IA in modo da raggiungere l'eccellenza operativa?".
Se stai cercando di automatizzare i tuoi processi aziendali con l'IA, abbiamo creato questa guida apposta per te.
Perché automatizzare i processi con l'IA?
I dati più recenti mostrano che oltre il 66% delle aziende ha automatizzato almeno un processo aziendale.
Ad esempio, le organizzazioni che implementano l'RPA per automatizzare le attività hanno registrato miglioramenti del ROI nell'intervallo tra il 30% e il 200% nel primo anno di implementazione.
Alcuni dei principali vantaggi che stiamo riscontrando dall'automazione basata sull'IA includono:
- Riduzione degli errori: elimina costosi errori nell'elaborazione delle fatture, nell'inserimento dei dati e nell'onboarding dei clienti che in genere richiedono ore di correzione manuale.
- Operatività 24 ore su 24, 7 giorni su 7: mantieni attivi i processi critici al di fuori dell'orario di lavoro, dalle risposte del supporto clienti all'elaborazione degli ordini e agli aggiornamenti dell'inventario.
- Ottimizzazione delle risorse: reindirizza i dipendenti qualificati da attività banali come l'inserimento manuale dei dati a lavori strategici che favoriscono la crescita dei ricavi.
- Supporta la scalabilità: gestisci l'aumento del carico di lavoro durante i periodi di picco o la crescita dell'azienda senza aumentare il personale o i costi degli straordinari.
- Qualità standardizzata: mantieni un'esecuzione coerente dei processi in tutti i reparti, eliminando le variazioni che creano lacune nell'esperienza dei clienti.
- Processo decisionale più rapido: elaborazione dei dati e generazione di approfondimenti in pochi minuti anziché in giorni, consentendo risposte più rapide ai cambiamenti del mercato.
📮 ClickUp Insight: Il 34% dei lavoratori afferma che il principale ostacolo alle automazioni è l'incertezza su quali strumenti utilizzare. Sebbene molti desiderino lavorare in modo più intelligente, sono sopraffatti dalle scelte e non hanno la sicurezza necessaria per fare il primo passaggio. 😓
ClickUp elimina questa confusione offrendo agenti AI intuitivi e facili da usare in grado di automatizzare il tuo lavoro all'interno di un'unica piattaforma, senza bisogno di destreggiarsi tra più strumenti. Con funzionalità come ClickUp Brain, il nostro assistente AI, e agenti AI personalizzati, i team possono automatizzare i processi, pianificare, stabilire le priorità ed eseguire le attività senza competenze tecniche avanzate o sovraccarico di strumenti. Guardalo in azione qui. 👇🏼
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Quali processi puoi automatizzare con l'IA?
L'automazione basata sull'IA spazia da attività semplici e ripetitive, come l'inserimento di dati e la risposta alle email, all'automazione intelligente di processi complessi e multistrato, come l'ottimizzazione della catena di fornitura e l'analisi predittiva.
Ecco una panoramica dei processi aziendali più comuni che puoi automatizzare in tutti i reparti utilizzando l'intelligenza artificiale:
Servizio clienti e operazioni di supporto
I team di assistenza clienti gestiscono grandi volumi di richieste ripetitive che seguono schemi prevedibili. L'automazione delle attività tramite IA consente di risolvere i problemi più comuni senza l'intervento umano, mentre quelli più complessi vengono inoltrati alle persone competenti.
Principali opportunità di automazione:
- Inoltro dei ticket e assegnazione delle priorità: categorizza e assegna automaticamente i ticket di supporto in base al contenuto e all'urgenza.
- Reimpostazione della password e problemi relativi all'account: gestisci i problemi di routine relativi all'account attraverso flussi di lavoro automatizzati.
- Monitoraggio degli ordini e aggiornamenti sullo stato: fornisci risposte in tempo reale alle query senza l'intervento di un agente, migliorando la soddisfazione dei clienti.
- Risposte alle domande frequenti e richieste di informazioni di base: utilizza chatbot basati sull'IA per ottenere risposte immediate e accurate.
- Analisi del sentiment: identifica i clienti insoddisfatti, dai priorità ai loro casi e agisci rapidamente in base al feedback dei clienti.
Funzionalità come AI Assign e AI Prioritize in ClickUp possono essere utili in casi d'uso come questi:
🧠 Lo sapevate? Secondo le previsioni di Gartner, l'IA agentica risolverà autonomamente l'80% dei problemi comuni relativi al servizio clienti senza l'intervento umano.
Finanza e operazioni
I processi finanziari comportano grandi volumi di dati strutturati e decisioni basate su regole. L'automazione tramite IA riduce gli errori e accelera l'elaborazione delle transazioni, come la convalida delle fatture, la riconciliazione delle spese e l'elaborazione dei pagamenti, garantendo chiusure più rapide e una maggiore conformità.
Principali opportunità di automazione:
- Elaborazione delle fatture: estrai i dati dalle fatture e abbinali agli ordini di acquisto.
- Convalida delle note spese: controlla le ricevute in base alle politiche aziendali e approva le richieste di rimborso di routine.
- Contabilità fornitori/clienti: gestisci i calendari di pagamento e i processi di incasso.
- Rilevamento delle frodi: monitora le transazioni alla ricerca di modelli sospetti in tempo reale.
- Reportistica finanziaria: genera report periodici basati sull'analisi dei dati e sulla documentazione di conformità.
💡 Suggerimento professionale: puoi utilizzare ClickUp Brain per generare regole personalizzate per l'elaborazione dei dettagli di fatturazione.
Attività commerciali e di marketing
I team commerciali e di marketing spesso si impantanano nella raccolta dei dati, nella qualificazione dei lead e nella supervisione delle campagne. L'automazione, sia per il lead scoring che per i follow-up, elimina queste attività ripetitive, velocizzando i flussi di lavoro e offrendo campagne più personalizzate e con un tasso di conversione più elevato.
Principali opportunità di automazione:
- Lead scoring e qualificazione: classifica automaticamente i potenziali clienti in base al comportamento e ai dati demografici.
- Campagne di email marketing: personalizza i contenuti e i consigli di acquisto in base ai dati dei clienti.
- Pianificazione dei social media: pianifica e pubblica contenuti su più piattaforme
- Segmentazione dei clienti: raggruppa i clienti in base ai modelli di comportamento per campagne mirate.
👀 Lo sapevi? Gli utenti di ClickUp Brain possono scegliere tra diversi modelli di IA esterni, tra cui GPT-4, Claude e Gemini, per varie attività di scrittura, ragionamento e codifica direttamente all'interno della loro piattaforma ClickUp.
Risorse umane e amministrazione
I team delle risorse umane gestiscono flussi di lavoro ripetitivi relativi all'assunzione, all'inserimento, alla formazione e alla gestione dei dipendenti.
Principali opportunità di automazione:
- Selezione dei curriculum: filtra i candidati in base ai requisiti e alle qualifiche richieste per il lavoro.
- Pianificazione dei colloqui: coordina la disponibilità tra candidati e responsabili delle assunzioni.
- Inserimento dei dipendenti: guida i nuovi assunti attraverso le pratiche burocratiche e i flussi di lavoro di formazione.
- Promemoria per la valutazione delle prestazioni: pianifica e effettua il monitoraggio del completamento delle valutazioni periodiche.
- Iscrizione ai benefici: aiuta i dipendenti a orientarsi tra le opzioni e a completare l'iscrizione.
Quasi il 90% dei professionisti IT riferisce di aver riscontrato una crescita aziendale maggiore grazie all'automazione di vari processi. Con un ROI medio del 240%, l'automazione dei processi aziendali è senza dubbio uno degli investimenti più redditizi per le aziende moderne.
📚 Per saperne di più: I migliori strumenti di IA per la creazione di mappe mentali per la creatività e l'organizzazione
Come automatizzare i processi con l'IA
Ecco come puoi automatizzare i tuoi flussi di lavoro con l'IA.
Ti mostriamo come ClickUp, il primo spazio di lavoro AI convergente al mondo, ti aiuta in ogni passaggio del processo.
1. Identifica i processi adatti all'automazione
Ricorda che non tutte le attività richiedono l'uso dell'IA. Le attività più adatte all'automazione sono quelle ripetitive, basate su regole e che richiedono molto tempo.
Inizia chiedendo:
- Questa attività segue una serie di passaggi chiari?
- Si basa su dati strutturati o input?
- Richiede ore di lavoro senza aggiungere molto valore alla creatività umana?
Alcuni esempi di flussi di lavoro per le automazioni sono:
- Elaborazione delle buste paga o inserimento dei dati dei clienti: l'IA è in grado di analizzare dati strutturati, ridurre gli errori umani e diminuire il tempo dedicato agli aggiornamenti manuali.
- Qualificazione o instradamento dei lead: criteri basati su regole quali titolo professionale, settore o comportamento sul sito web possono essere automatizzati per una risposta più rapida.
- Gestione della posta in arrivo: le richieste di supporto ripetitive o le email dei clienti possono essere smistate, contrassegnate o risposte utilizzando i prompt dell'IA.
Un'altra categoria comune è quella delle attività di acquisizione ripetitive. Potrebbe trattarsi della raccolta di richieste e feedback dei clienti, problemi relativi ai servizi o ticket di supporto.
Con ClickUp Forms, puoi acquisire queste attività e informazioni. Abbinalo ai campi personalizzati o ai campi con l'IA in ClickUp per taggare, ordinare e indirizzare automaticamente i dati in arrivo alla persona o all'elenco giusto.
Ad esempio:
- Un modulo inviato relativo a un problema di fatturazione potrebbe essere automaticamente contrassegnato con il tag "Finanza", contrassegnato come "Urgente" e assegnato direttamente al tuo team contabile.
- Una richiesta di revisione creativa da parte di un cliente potrebbe attivare una nuova attività con la giusta priorità e l'assegnatario giusto in base al nome del cliente o al codice del progetto.
📚 Per saperne di più: oltre 25 esempi di mappe mentali
2. Mappa il tuo flusso di lavoro attuale
A questa fase, ti consigliamo di creare una rappresentazione visiva dettagliata dei processi aziendali che intendi automatizzare con l'IA. Puoi farlo utilizzando strumenti di mappatura dei processi, come diagrammi di flusso, diagrammi di flusso di lavoro o anche qualcosa di semplice come un post-it.
Tuttavia, per le funzionalità di struttura e collaborazione, ti consigliamo di utilizzare un software di modellazione dei processi.
Documenta ogni passaggio del tuo attuale flusso di lavoro (dall'inizio alla fine), tra cui:
- Trigger di avvio che danno inizio al processo, ad esempio la registrazione di un nuovo cliente o la ricezione di una fattura.
- Punti decisionali in cui sono necessarie scelte o approvazioni, ad esempio revisione da parte del manager, controllo del budget.
- Sequenze di attività che mostrano l'ordine delle attività
- Input e output di dati in ogni fase, ovvero dati dei moduli, report e aggiornamenti di stato.
- Passaggio di consegne tra membri del team o reparti
- Requisiti di tempo per ogni passaggio, ovvero finestra di approvazione di 24 ore.
Quando si mappano i processi, è essenziale coinvolgere i membri del team che li eseguiranno effettivamente. Le loro intuizioni spesso rivelano ciò che le procedure operative standard trascurano: soluzioni manuali, passaggi saltati o dipendenze che non sono documentate ma che sono fondamentali per il successo dell'automazione.
Per qualsiasi altra informazione mancante, ClickUp Brain può aiutarti. È in grado di estrarre facilmente informazioni da trascrizioni di riunioni, chat con i clienti, commenti sulle attività o ClickUp Docs e convertire dettagli non strutturati in un flusso di lavoro passo dopo passo. Inoltre, puoi anche chiedere a Brain di generare immagini per i tuoi diagrammi di flusso di lavoro.
🛠️ Toolkit: Valuta l'utilizzo del modello di mappatura dei processi di ClickUp per definire ogni passaggio, dal trigger all'azione. Ti aiuterà a chiarire i passaggi di consegne, le dipendenze e le decisioni. Sarai in grado di visualizzare le sezioni in cui l'IA è adatta e quelle in cui l'input umano è ancora importante.
Con questo modello puoi:
- Definisci visivamente la struttura del flusso di lavoro: elenca il tipo di mappa di processo (ad esempio, diagramma a corsie) che utilizzeresti per rappresentare i ruoli, le responsabilità e il flusso delle attività tra i reparti.
- Chiarisci gli obiettivi: con un campo Agenda dei processi (ad es. Processo di produzione), metti tutti d'accordo su ciò che il flusso di lavoro sta cercando di ottenere prima di iniziare l'ottimizzazione o l'automazione.
- Prepara il terreno per identificare le opportunità di automazione: ad esempio, un determinato passaggio non richiede la revisione umana. L'IA può farlo.
- Guida il team impostando attività secondarie dettagliate: puoi stabilire scadenze, definire responsabilità e assegnare i membri del team coinvolti.
3. Scegli gli strumenti di automazione IA giusti
Prima della selezione di uno strumento, è essenziale comprendere che processi diversi richiedono approcci distinti.
Il tipo di IA da utilizzare dipende dal problema da risolvere e dai dati coinvolti.
Ecco le tecniche di IA più comuni che potrai eseguire con la Robotic Process Automation (RPA) per effettuare l’automazione di interi flussi di lavoro:
| Tecnica | Cosa fa | Dove è utile |
|---|---|---|
| Elaborazione del linguaggio naturale (NLP) | Interpreta, riepiloga e risponde al linguaggio umano | Automazione dello smistamento delle email, dei ticket di supporto e dei riepiloghi dei contratti |
| Apprendimento automatico (ML) | Apprende modelli dai dati storici per effettuare previsioni o prendere decisioni | Lead scoring, previsione dell'inventario e rilevamento delle frodi |
| Visione artificiale | Estrai e interpreta le informazioni da immagini, PDF o documenti scansionati. | Elaborazione delle fatture, convalida degli ID e flussi di lavoro di ispezione visiva |
| Apprendimento per rinforzo | Migliora le decisioni nel tempo utilizzando i cicli di feedback | Ottimizzazione della logica di estrazione dei dati, dei flussi di convalida degli input e delle attività decisionali sequenziali |
| IA agentica | Esegue autonomamente azioni in più passaggi per raggiungere un obiettivo definito. | Instradamento del flusso di lavoro, automazioni delle attività e ottimizzazione end-to-end delle attività |
Ora, in base ai requisiti del tuo processo (ad esempio, migliorare il flusso di lavoro, semplificare le attività commerciali, ottimizzare il marketing), scegli uno strumento con questi criteri di selezione chiave:
- Capacità di integrazione: cerca strumenti e API che si integrino facilmente con il tuo attuale stack software per ridurre la complessità di implementazione.
- Scalabilità e flessibilità: scegli piattaforme in grado di gestire volumi di transazioni in aumento e di espandere le automazioni a diversi reparti e processi.
- Facilità d'uso: dai la priorità alle piattaforme intuitive con interfacce drag and drop, generatori di flussi di lavoro visivi e requisiti minimi di codice.
- Struttura dei costi: idealmente, dovresti utilizzare uno strumento di automazione che cresca insieme a te. Tieni conto anche dei prezzi per utente, dei costi di automazione basati sul volume, delle licenze aziendali, dei tempi di formazione e dei costi di implementazione.
Detto questo, uno dei motivi principali per cui le implementazioni dell'IA falliscono è che gli strumenti non comunicano tra loro.
Se utilizzi ClickUp per la gestione dei progetti, le integrazioni di ClickUp colmano questa lacuna e l'IA di ClickUp ha il contesto di ciascuno di questi strumenti. Puoi effettuare connessioni con oltre 1.000 strumenti, tra cui Slack, Google Drive, HubSpot, GitHub e Zoom.
🌟 Bonus: L'utilizzo di più strumenti di IA rallenta il lavoro dei tuoi team. Brain MAX, la super app IA autonoma di ClickUp, pone fine a questo problema. Centralizza le interazioni IA in un'unica app. Conosce il tuo contesto di lavoro ed elimina il lavoro richiesto come il copia e incollare.
4. Mappa e progetta il flusso di lavoro automatizzato
Ora puoi trasformare la tua attuale mappa dei processi in un flusso di lavoro automatizzato basato sull'IA. Questo passaggio colma il divario tra la comprensione di ciò che fai ora e la progettazione di ciò che i sistemi di IA gestiranno.
Puoi iniziare identificando i punti decisionali in cui l'IA può sostituire il giudizio umano, ovvero le attività non complesse.
Ad esempio, il nostro attuale processo prevede la revisione manuale delle note spese inferiori a 500 dollari. È possibile creare una regola affinché l'IA approvi automaticamente tali spese, segnalando invece quelle di importo superiore affinché vengano sottoposte a revisione umana.
| Tipo di flusso di lavoro | Trigger | Condizione | Azione |
|---|---|---|---|
| Dai priorità alle attività più importanti | Viene creata una nuova attività | Campo personalizzato = Priorità alta | Assegna automaticamente al Team Lead → invia notifica chat |
| Assegna le attività in base al tipo di richiesta | È stato inviato un modulo di supporto | Il testo del modulo contiene "reimpostazione password". | Imposta lo stato dell'attività su In corso → invia un'email automatica tramite ClickApp Email |
| Accelera il lavoro in stallo | L'attività rimane aperta | Stato = Irrisolto dopo 24 ore | Inoltra l'attività al Project Manager del progetto → avvisalo immediatamente |
A questo punto, ClickUp Automazioni, IA Agents e ClickUp Brain operano insieme per aiutarti a convertire quei flussi di lavoro manuali in sequenze guidate dalla logica all'interno della tua area di lavoro di ClickUp.
Gli agenti AI di ClickUp fungono da partner di automazione intelligente, eliminando la complessità tipicamente richiesta per creare flussi di lavoro in più fasi. Invece di impilare manualmente trigger, condizioni e azioni, puoi attivare/disattivare un agente, definire il risultato desiderato e lasciare che ClickUp Brain gestisca la logica dietro le quinte. I tuoi agenti possono:
- Interpretazione automatica del contesto: leggono attività, commenti, moduli e campi per capire cosa deve succedere dopo.
- Agire in modo autonomo: aggiornare gli stati, assegnare i titolari, generare risposte, instradare le attività o segnalare i problemi, senza dover configurare ogni singolo passaggio.
- Adattamento al lavoro reale: si adattano in base al contenuto, all'urgenza e ai modelli, in modo che i flussi di lavoro continuino a funzionare anche quando gli input cambiano.
- Riduzione dei tempi di configurazione: non sono necessarie lunghe catene di regole; sfrutta ClickUp Brain per determinare la giusta sequenza di azioni.
In breve, gli agenti IA ti offrono la potenza delle automazioni avanzate senza il fastidio di dover creare autonomamente automazioni complesse, rendendo l'area di lavoro più intelligente, veloce e facile da gestire.
Progetta il tuo flusso di lavoro automatizzato per le attività ripetitive utilizzando questi componenti fondamentali:
Trigger e condizioni: definisci cosa avvia l'automazione e quali condizioni devono essere soddisfatte.
Flusso e elaborazione dei dati: i campi personalizzati e le automazioni di ClickUp ti consentono di convalidare, taggare e indirizzare i dati al team o all'elenco giusto.
Logica decisionale e instradamento: utilizza sequenze "se questo, allora quello" per replicare la tua logica aziendale e effettuare l'automazione delle decisioni comuni.
Gestione delle eccezioni: le automazioni possono aggiungere commenti, riassegnare attività o avvisare gli utenti quando qualcosa non funziona o necessita di revisione.
Ecco un esempio di flusso di lavoro di automazione basato sull'IA che sfrutta gli agenti:
📚 Per saperne di più: Guida alla gestione del flusso di lavoro
5. Addestra o configura il tuo sistema di IA
La maggior parte dei moderni strumenti di automazione è dotata di modelli di IA pre-addestrati che puoi configurare, invece di doverli addestrare da zero. In questi casi, è sufficiente collegare i sistemi esistenti (ad esempio, CRM) con gli strumenti di IA, impostare la logica di business e iniziare a testare l'automazione.
Tuttavia, per i modelli di IA personalizzati che richiedono addestramento, dovrai addestrare i modelli con dati specifici. Il processo include:
- Preparazione dei dati: pulisci e organizza i dati storici che rappresentano i modelli dei tuoi processi.
- Selezione delle caratteristiche: identifica quali dati sono più rilevanti per prendere decisioni.
- Formazione dei modelli: utilizza algoritmi di apprendimento automatico per imparare dai tuoi modelli storici.
- Test di convalida: verifica che il modello funzioni correttamente su dati che non ha mai visto prima.
In ClickUp, le attività di ClickUp funge da livello di esecuzione per l'automazione AI. La combinazione ClickUp Brain + attività di ClickUp:
- Crea automaticamente attività dai trigger dell'IA (ad esempio, un lead entra nel tuo CRM → attività generata con campi precompilati)
- Aggiorna o classifica le attività in base ai risultati dell'IA (ad esempio, aggiungi il tag "Urgente" se il sentiment è negativo).
- Assegna automaticamente le attività in base alle regole di instradamento o alla capacità del team.
- Monitora le prestazioni delle automazioni aggiungendo campi personalizzati o stati come "Suggerito dall'IA", "Revisione manuale" o "Escalato".
⚡ Archivio modelli: modelli gratis per il flusso di lavoro in ClickUp ed Excel
6. Implementa, monitora e ottimizza il tuo flusso di lavoro
Implementa gradualmente l'automazione basata sull'IA per ridurre al minimo le interruzioni e consentire adeguamenti in tempo reale.
L'ideale è iniziare con un'implementazione pilota, coinvolgendo un piccolo gruppo di utenti o un ambito di processo limitato. Monitora attentamente le prestazioni e verifica se l'automazione basata sull'IA funziona come dovrebbe. In caso di problemi (e sicuramente ci saranno delle interruzioni), apporta rapidamente le modifiche necessarie in base a ciò che osservi.
Man mano che il tuo sistema di IA elabora più dati, riqualifica o perfeziona le tue regole per riflettere i modelli di comportamento aggiornati o i cambiamenti aziendali. Nel tempo, queste micro-regolazioni aiutano a migliorare la precisione e a ridurre la dipendenza dall'intervento manuale.
Per monitorare tutto questo senza affogare nei fogli di calcolo o attivare/disattivare gli strumenti, usa i dashboard di ClickUp.
Le dashboard di ClickUp ti offrono una visione centralizzata e in tempo reale di:
- Volume delle attività e andamento dello stato nei flussi di lavoro automatizzati
- Colli di bottiglia e attività in ritardo che indicano interruzioni dei processi
- Azioni contrassegnate dall'IA come "Assegnato automaticamente", "Escalato" o "Bassa affidabilità"
- Carico di lavoro del team, in modo da sapere se è necessario modificare la logica di instradamento
Una volta stabilizzato il flusso di lavoro, utilizza la stessa dashboard per effettuare il monitoraggio del ROI delle tue automazioni e perfezionare i tuoi processi.
🧠 Curiosità: Spotify utilizza algoritmi di IA, in particolare l'apprendimento automatico, per personalizzare l'esperienza dell'utente e stimolare il coinvolgimento. Questa personalizzazione ha aumentato significativamente il coinvolgimento degli utenti, con playlist personalizzate che rappresentano oltre il 30% del tempo di ascolto.
Panoramica degli strumenti di IA per l'automazione dei processi
Ora sai cosa automatizzare e come.
Il passaggio successivo è scegliere lo strumento di IA più adatto al lavoro da svolgere. Che si tratti di automatizzare attività di routine, gestire flussi di dati complessi o implementare assistenti IA nei tuoi sistemi, non esiste una soluzione valida per tutti.
Di seguito abbiamo suddiviso un elenco selezionato di strumenti di IA, raggruppati per categoria, per aiutarti a trovare quello più adatto alle tue esigenze di automazione dei processi.
| ClickUp | Flusso di lavoro e automazione delle attività / Assistente IA | ClickUp Brain (IA contestuale), riassunto delle attività con IA, scrittura con IA, automazioni ClickUp, chatbot con IA | Project management, flussi di lavoro delle attività, generazione di riepiloghi dei progetti, creazione di attività dalle note e gestione centralizzata del lavoro. |
| Zapier | Flusso di lavoro e automazione delle attività | Generatore di automazione basato sull'IA, integrazioni GPT, interfacce Zapier, chatbot con IA, trasformazione semplice dei dati. | Flussi di lavoro da app a app, trigger condizionali semplici e avanzati, integrazione dell'IA nei processi aziendali comuni in oltre 6.000 app. |
| Make (Integromat) | Flusso di lavoro e automazione delle attività | Supporto OpenAI, generatore di flussi visivo, logica avanzata, gestione dettagliata degli errori, connettori API | Flussi di lavoro complessi in più passaggi che richiedono una personalizzazione profonda e l'instradamento dei dati tra numerose app, creazione di scenari |
| n8n | Flusso di lavoro e automazione delle attività | Nodi IA personalizzati (ad es. per LLM, RAG), opzione self-hosted, controllo a livello di codice, nodi della community. | Controllo a livello di sviluppatore sulle automazioni, self-hosting per la privacy dei dati, integrazione di modelli di IA personalizzati/open source e funzioni personalizzate. |
| Aisera | Assistente IA (Enterprise) | IA conversazionale, agenti IA self-service, comprensione del linguaggio naturale (NLU), IA generativa per le risoluzioni | Risoluzione automatizzata dei problemi IT e supporto clienti (ITSMChatbot, Contact Center), agenti IA a livello aziendale per i servizi interni |
| Moveworks | Assistente IA (Enterprise) | Assistente aziendale basato su NLP, IA generativa, orchestrazione basata su LLM tra conoscenze e sistemi interni | Effettua le automazioni per le richieste interne dei dipendenti (IT, Risorse umane, Finanza) tramite piattaforme di collaborazione come Slack e Teams, riducendo il volume dei ticket. |
| Humata | Document IA | Domande e risposte sui documenti, estrazione di riepilogo/riassunto, generazione di citazioni, OCR per documenti scansionati, generazione automatica di report | Estrazione di informazioni e attività da PDF e documenti (documenti di ricerca, documenti legali, relazioni), ricerca interna di conoscenze dai documenti |
| UiPath IA Center | Automazioni di documenti e dati / RPA | OCR, addestramento di modelli ML, visione artificiale, integrazione con robot RPA (Studio/Orchestrator) per l'automazione end-to-end. | Elaborazione delle fatture, automazione robotica dei processi (RPA) back-end e formazione di modelli ML personalizzati per specifiche attività di estrazione dei dati. |
| Rossum | Automazioni di documenti e dati | IA pre-addestrata per documenti (Rossum Aurora), acquisizione cognitiva dei dati, lettura di moduli, schermata di convalida, addestramento di modelli personalizzati | Elaborazione di fatture/ordini di acquisto, logistica e acquisizione dati da vari tipi di documenti complessi con elevata precisione e velocità. |
| Microsoft Power Automate + IA Builder | Automazione di documenti e dati | Elaborazione dei moduli, analisi del sentiment, modelli di IA predefiniti e personalizzati, flussi DPA/RPA, integrazione GPT. | Automazioni all'interno dell'ecosistema Microsoft (SharePoint, Teams, Dynamics 365), creando flussi di IA personalizzati senza codice approfondito |
| Kognitos | Piattaforma di integrazione dell'IA | Scripting in linguaggio naturale (automazione basata sull'inglese), motore neurosimbolico, IDP avanzato, funzionalità di conformità | Descrivi e automatizza la logica aziendale in un linguaggio semplice per flussi di lavoro complessi come la riconciliazione finanziaria e l'elaborazione AP, la conformità di alto livello |
| Pipedream | Piattaforma di integrazione dell'IA | Supporto GPT, flessibilità a livello di codice (Node. js, Python, Go), esecuzione serverless, monitoraggio API | Automazioni per sviluppatori su API e SaaS, che forniscono una connessione tra codice personalizzato e azioni predefinite e modelli di IA per la manipolazione di dati complessi. |
| Parabola | Piattaforma di integrazione dell'IA | Generatore di flussi drag-and-drop, logica + IA trasformabile in un generatore senza codice, pianificazione dei dati e monitoraggio | Operazioni di e-commerce e SaaS, automazioni per la pulizia, l'arricchimento e la sincronizzazione dei dati tra strumenti di marketing e commerciali, pipeline di data warehouse |
| LangChain | Piattaforma di integrazione dell'IA (Framework) | Agenti LLM, memoria, RAG (Retrieval-Augmented Generation), catene per ragionamenti complessi e utilizzo di strumenti | Creazione e implementazione di agenti IA personalizzati e pipeline di automazione che utilizzano origini dati esterne per risposte e processi decisionali sensibili al contesto. |
Best practice per l'automazione basata sull'IA
L'esito positivo dell'automazione basata sull'IA dipende in gran parte dalle strategie di implementazione dell'azienda. Alcune delle pratiche essenziali che distinguono i progetti di automazione di successo dai tentativi falliti includono:
- Inizia in piccolo e scala gradualmente: invece di automatizzare i processi su scala organizzativa, prova le automazioni su un singolo processo prima di espanderle a tutti i reparti.
- Dai priorità alla qualità dei dati: standardizza l'inserimento dei dati per i processi scelti acquisendo dati puliti, strutturati e con etichette per ottenere risultati migliori dall'IA.
- Stabilisci metriche di rendimento chiare: imposta indicatori chiave di rendimento (KPI) quali tempi di elaborazione, tassi di errore e risparmi sui costi per misurare l'impatto dell'automazione sui risultati aziendali.
- Progettazione orientata all'esperienza utente: assicurati che l'interfaccia (del strumento di automazione) sia intuitiva e che gli utenti dispongano di un supporto adeguato per adattarsi ai flussi di lavoro automatizzati e creare processi chiari.
- Piano per il monitoraggio continuo: imposta revisioni periodiche per valutare le prestazioni e aggiornare le regole di automazione in base ai nuovi modelli di dati.
- Crea opzioni di fallback: crea procedure di override manuale e flussi di lavoro alternativi per quando i sistemi di IA incontrano errori o scenari imprevisti.
Errori comuni da evitare
Secondo McKinsey, quasi il 70% dei progetti di trasformazione digitale non riesce a produrre i risultati desiderati. Il motivo? Uno di questi errori comuni che le aziende tendono a commettere:
Ecco una tabella chiara con esempi pratici e chiari aggiunti per ogni insidia:
| Insidia | Cosa significa | Esempi |
|---|---|---|
| Automazione dei processi interrotti | Aggiungere l'IA a un flusso di lavoro inefficiente o mal progettato amplifica gli errori invece di risolverli. | Un'azienda automatizza l'approvazione delle spese senza correggere le sue regole di categorizzazione disordinate, con il risultato che centinaia di spese classificate in modo errato vengono approvate automaticamente. |
| Ignorare la formazione degli utenti | I team resistono o aggirano le automazioni se non capiscono come usarle in modo efficace. | Gli agenti dell'assistenza continuano a ricorrere ai fogli di calcolo manuali perché nessuno ha spiegato loro come funziona l'instradamento automatico dei ticket. |
| Implementazione su larga scala in corso | L'implementazione simultanea dell'automazione in tutti i settori aumenta il rischio di interruzioni diffuse. | Un'automazione CRM completa viene attivata durante la notte e la mattina seguente 1.200 lead vengono assegnati alle persone sbagliate perché una regola non è stata testata. |
| Trascurare la sicurezza dei dati e la conformità | Il mancato allineamento delle automazioni con i protocolli di privacy e sicurezza crea rischi legali e finanziari. | Uno strumento di IA inizia a estrarre i dati dei clienti da cartelle non protette, triggerando una violazione della conformità durante un audit. |
| Aspettatevi risultati immediati | I sistemi di IA richiedono tempo per apprendere i modelli, affinare le previsioni e integrarsi nei flussi di lavoro. | La dirigenza si aspetta una precisione immediata da un modello di previsione basato sull'IA e lo abbandona dopo una settimana di risultati imperfetti. |
Il futuro dell'automazione dei processi basata sull'IA
Il panorama dell'automazione è passato dal semplice completamento delle attività alla gestione intelligente dei processi che si adatta e apprende continuamente. Si prevede che il mercato globale degli agenti IA passerà da 5,40 miliardi di dollari a circa 50,31 miliardi di dollari, con un tasso di crescita annuale sbalorditivo del 44,8%.
Andando avanti, questo decennio vedrà alcuni dei cambiamenti previsti nel campo dell'automazione dei processi:
- Ottimizzazione predittiva dei processi: la capacità dell'IA di raccogliere e analizzare i dati contribuirà a ottimizzare la sostenibilità lungo le catene di approvvigionamento. I sistemi di IA analizzeranno i modelli storici per prevedere i colli di bottiglia e regolare automaticamente i flussi di lavoro in base alle condizioni in tempo reale.
- Iperautomazione su scala aziendale: la possibilità di simulare e testare interi ecosistemi di processi prima dell'implementazione aiuterà le aziende ad automatizzare i flussi di lavoro basati sull'IA che coinvolgono più reparti e sistemi.
- Gli agenti autonomi basati sull'IA diventeranno mainstream: questi agenti gestiranno processi in più passaggi senza l'intervento umano, prendendo decisioni basate su regole aziendali e adattandosi alle condizioni mutevoli in tempo reale.
Automatizza i processi aziendali complessi con ClickUp
L'automazione dei processi è fondamentale per rimanere competitivi e rilevanti.
Con l'aumento delle aspettative dei clienti e l'accelerazione delle richieste del mercato, i processi manuali stanno diventando un ostacolo operativo che rallenta la crescita e aumenta i costi.
ClickUp, con la sua area di lavoro AI convergente, offre tutto ciò di cui hai bisogno per automatizzare i processi. Dall'elaborazione intelligente dei dati di Brain alla gestione completa delle attività e alle automazioni basate su regole, ClickUp è lo strumento di cui hai bisogno per lavorare meglio e più velocemente.
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Domande frequenti
Sì, puoi utilizzare l'IA per automatizzare una serie di attività in diverse funzioni aziendali. Le piattaforme basate sull'IA come ClickUp ti consentono di impostare automazioni per processi ripetitivi come l'inserimento di dati, l'assegnazione di attività, la generazione di contenuti e la reportistica. Sfruttando i modelli di automazione e gli assistenti IA, puoi creare regole che attivano automaticamente delle azioni, contribuendo a ridurre lo sforzo richiesto e liberando tempo da dedicare a lavori più strategici.
L'IA automatizza i processi utilizzando tecnologie come l'apprendimento automatico, l'elaborazione del linguaggio naturale e la visione artificiale. Queste tecnologie consentono ai sistemi di IA di analizzare grandi set di dati, comprendere e generare il linguaggio umano e interpretare le informazioni visive. Ad esempio, l'IA può instradare automaticamente i ticket di assistenza, generare riepiloghi/riassunti o analizzare le tendenze nei tuoi dati. In piattaforme come ClickUp, l'IA lavora insieme alle automazioni per ottimizzare i flussi di lavoro, assegnare attività in base al contesto e fornire informazioni in tempo reale, rendendo le operazioni aziendali più efficienti e accurate.
Per automatizzare i flussi di lavoro utilizzando l'IA, inizia identificando le attività ripetitive o che richiedono molto tempo all'interno dei tuoi processi. Scegli una piattaforma basata sull'IA come ClickUp, che offre una gamma di modelli di automazione e funzionalità IA. Imposta regole di automazione che corrispondono alle tue esigenze di flusso di lavoro, come l'assegnazione di attività quando vengono soddisfatte determinate condizioni o la generazione di promemoria per le scadenze imminenti. Puoi anche integrare assistenti IA come ClickUp Brain per aiutarti nella creazione di contenuti, nella sintesi e nelle risposte immediate. Monitora e perfeziona regolarmente le tue automazioni per assicurarti che continuino a soddisfare le tue esigenze aziendali in continua evoluzione.
L'implementazione dell'IA nell'automazione comporta diversi passaggi chiave. Inizia valutando e dando priorità ai processi più adatti all'automazione, concentrandoti su quelli ripetitivi e soggetti a errori. Seleziona strumenti di IA in linea con i tuoi obiettivi: ClickUp, ad esempio, offre funzionalità di IA e automazione integrate facili da integrare. Se necessario, addestra i tuoi modelli di IA con dati di alta qualità e assicurati una perfetta integrazione con i flussi di lavoro esistenti. Monitora le prestazioni delle automazioni basate sull'IA e apporta le modifiche necessarie. Le best practice includono l'avvio di progetti pilota, il coinvolgimento delle parti interessate e la fornitura di formazione per garantire un'adozione fluida e massimizzare i vantaggi dell'automazione basata sull'IA.