Sai cosa c'è di più pericoloso di una scadenza dimenticata? Il falso senso di controllo che hai sul tuo programma caotico.
Quel momento ottimistico in cui pensi: "Ricorderò tutto, non ho bisogno di promemoria", solo per poi farti prendere dal panico più tardi perché, sorpresa, non è così.
Entra in Google Calendar, la tua ancora di salvezza digitale sotto forma di una piccola app dall'aspetto innocente con un logo colorato. È lì da sempre, a giudicare silenziosamente le tue capacità di gestione del tempo, in attesa di entrare in azione.
Invece di cercare freneticamente tra i post-it e pregare per un miracolo, Google Calendar può aiutarti a tenere traccia della tua vita. E no, non stiamo parlando solo di impostare eventi, perché ammettiamolo, non hai bisogno di un'altra cosa da ignorare. Stiamo parlando di promemoria che funzionano davvero.
In questo post del blog parleremo di come impostare promemoria per le attività su Google Calendar, così potrai mantenere intatta la tua sanità mentale. Niente più scadenze dimenticate, appuntamenti persi o imbarazzanti momenti del tipo "Oh, me ne sono completamente dimenticato".
Perché utilizzare i promemoria di Google Calendar?
Tenere traccia di tutto ciò che devi fare ogni giorno può sembrare un lavoro a tempo pieno. Spesso, gestire la tua giornata significa gestire la tua memoria. E quando le cose vivono nella tua testa, basta una distrazione per farle scomparire.
Se hai provato ogni tipo di metodo per tenere sotto controllo le tue attività: post-it, sveglie, app che promettono mari e monti e poi ti inviano... una o due notifiche, allora è il momento di dare una possibilità agli umili promemoria di Google Calendar.
Google Calendar è fantastico e mi aiuta davvero a tenere sotto controllo la mia vita, a organizzarla e a renderla più intenzionale. Sono anche all'università, quindi mi aiuta a tenere traccia dei compiti.
Google Calendar è fantastico e mi aiuta davvero a tenere sotto controllo la mia vita, a organizzarla e a renderla più intenzionale. Frequento l'università, quindi mi aiuta a tenere traccia dei compiti.
Ecco perché dovresti prendere in considerazione l'utilizzo di queste alternative per gestire le tue attività:
- Imposta e dimentica: non hai tempo di stare dietro al tuo elenco di cose da fare. Google Calendar ti consente di impostare promemoria e dimenticartene, così puoi concentrarti su ciò che conta davvero.
- Sincronizzazione perfetta: se già utilizzi l'ecosistema Google, la sincronizzazione con Docs, Gmail e Drive è fluida e mantiene tutto connesso.
- Niente più sovrapposizioni: doppie prenotazioni? Scadenze mancate? Non con Google Calendar. Avrai un layout visivo della tua giornata per evitare conflitti.
- Promemoria specifici per attività: imposta promemoria per attività specifiche come "completa il rapporto" o "invia email" per rimanere in linea con i tuoi obiettivi ed eliminare le incertezze.
- Avvisi personalizzabili: hai tutto sotto controllo: imposta promemoria esattamente quando ne hai bisogno, con anticipo da pochi minuti a diverse ore.
- Soluzione all-in-one: perché destreggiarsi tra più app quando Google Calendar offre promemoria, attività e pianificazione in un unico posto?
- Migliore collaborazione: stai lavorando su attività condivise? Aggiungi promemoria per gli altri per mantenere tutti allineati.
- Niente più momenti "Oh, mi sono dimenticato!": i promemoria di Google Calendar ti assicurano che non sarai mai più tu a doverti scusare per aver saltato una riunione.
📖 Leggi anche: Le migliori app per promemoria per opzioni più flessibili
Come impostare promemoria su Google Calendar (guida passo passo)
I promemoria di Google Calendar per le attività possono essere determinanti se impostati nel modo giusto. Una guida passo passo può semplificare il processo... dalla scelta del tipo di notifica giusto ai promemoria ricorrenti che funzionano in modo automatico.
Aggiungere promemoria su Google Calendar
Passaggio 1: apri Google Calendar sul tuo dispositivo
Vai su calendar.google.com ed effettua l'accesso.
Passaggio 2: passa al calendario "Attività"
- Sul lato sinistro, trova "Crea".
- Seleziona la casella "Attività" (se non è già selezionata).
Passaggio 3: inserisci i dettagli dell'attività
- Aggiungi un titolo alla tua attività
- Facoltativamente, scrivi una descrizione
Passaggio 4: imposta una data e un'ora
- Clicca su "Aggiungi data/ora"
- Scegli quando deve essere completata l'attività. Puoi anche scegliere la durata della ripetizione per i promemoria ricorrenti.
Passaggio 5: salva l'attività
Clicca su "Salva" e l'attività apparirà sul tuo Calendario.
🧠 Lo sapevi: Google ha chiuso il vecchio sistema "Promemoria" nel 2023 e sta trasferendo tutto su Google Tasks. Quindi, anche se tecnicamente i Promemoria esistono ancora per alcuni utenti, non ricevono più supporto né sviluppo.
Modifica di un promemoria preimpostato in Attività
Passaggio 1: vai su Google Calendar
Passaggio 2: trova la tua attività sul Calendario (le attività sono solitamente visualizzate in blu)
Passaggio 3: fai clic sull'attività che desideri modificare
Passaggio 4: clicca sull'icona a forma di matita per effettuare la modifica nel pop-up
Passaggio 5: aggiorna la data e l'ora (questo è il momento in cui riceverai il promemoria)
Passaggio 6: fai clic su Salva per aggiornare le modifiche.
💡 Suggerimento professionale: vuoi semplificare ancora di più la pianificazione? Scopri come impostare le automazioni di Google Calendar per un flusso di attività senza intervento manuale.
📮ClickUp Insight: il 18% dei partecipanti al nostro sondaggio desidera utilizzare l'IA per organizzare la propria vita attraverso calendari, attività e promemoria. Un altro 15% desidera che l'IA gestisca le attività di routine e il lavoro amministrativo.
Da fare per farlo, un'IA deve essere in grado di: comprendere i livelli di priorità di ciascuna attività in un flusso di lavoro, eseguire i passaggi necessari per creare o modificare le attività e impostare flussi di lavoro automatizzati.
La maggior parte degli strumenti prevede uno o due di questi passaggi. Tuttavia, ClickUp ha aiutato gli utenti a consolidare fino a 5+ app utilizzando la nostra piattaforma! Prova la pianificazione basata sull'IA, che consente di assegnare facilmente attività e riunioni agli slot disponibili nel calendario in base ai livelli di priorità. Puoi anche impostare regole di automazione personalizzate tramite ClickUp Brain per gestire le attività di routine. Dì addio al lavoro frenetico!
Promemoria di Google Calendar vs. Attività vs. Eventi
Stai guardando il tuo Google Calendar e vedi Promemoria, Attività ed Eventi.
A prima vista, potrebbero sembrare funzionalità intercambiabili. Dopotutto, servono tutte allo stesso scopo: aiutarti a ricordare le cose, giusto? Google ha apportato alcuni aggiornamenti e modifiche che potrebbero confonderti su quale dovresti effettivamente utilizzare.
❗Spoiler alert: non sono la stessa cosa e ognuna ha i propri superpoteri. Per chiarire la confusione, Google ha eliminato i Promemoria e ha sostituito la funzionalità con Attività. I Promemoria non sono più il metodo ideale per impostare avvisi.
Ma ecco la buona notizia: puoi comunque aggiungere promemoria alle tue attività. Quindi, anche se i promemoria non ci sono più, non devi dire addio alla funzionalità "Ricordami". Puoi creare un'attività e impostare dei promemoria proprio come avresti fatto in passato.
| Promemoria | Attività | Eventi | |
| Scopo | Promemoria rapidi e semplici per attività personali | Un elenco di cose da fare più strutturato e a lungo termine | Attività pianificate con orari di inizio e fine |
| Notifica | Notifiche in orari specifici | Notifiche con date di scadenza e orari di scadenza | Notifiche, ma più incentrate sul tempo e sulla durata |
| Posizione | Collegato a Google Assistant, con sincronizzazione su tutti i dispositivi | Gestito in Google Tasks (app e calendario) | Gestiti in Google Calendar e con sincronizzazione su tutti i dispositivi |
| Ricorrenti | Nessuna opzione ricorrente | Può essere impostato per ripetersi | Può essere impostato per ripetersi regolarmente |
| Visibilità | Visualizzato in Google Calendar (con opzioni limitate) | Visualizzato nell'app Google Calendar e Attività | Visualizzati in Google Calendar con tutti i dettagli |
| Integrazione con altre app Google | Collegato con Google Assistant per attività basate sulla voce | Completamente integrato con Gmail, Docs, Drive, ecc. | Integrato con Gmail (per gli inviti) e altre Google Apps |
| Risultato finale | Notifiche push dei promemoria per avvisi rapidi | Attività strutturate con date di scadenza, caselle di controllo | Evento programmato con una fascia oraria sul tuo Calendario |
Promemoria: avvisi rapidi, ma con un limite
Le promemoria erano la funzionalità principale di Google Calendar per, beh, ricordarti qualcosa. Potevi impostarli per qualsiasi cosa: una riunione, un'attività o anche "Fare la spesa".
🔑 Ma ecco perché Google ha deciso di ritirare questa funzionalità e trasferirla in Google Tasks. Sebbene i promemoria fossero ottimi per attività semplici che non richiedevano molti dettagli, erano piuttosto basilari. Pensali come i post-it del mondo digitale: svolgono il loro compito, ma offrono poco in termini di organizzazione o flessibilità.
Quando erano attivi, era possibile impostare un promemoria a un'ora specifica, ma poiché Google li ha disattivati, per ottenere la stessa funzione dovrai utilizzare Google Tasks.
Attività: più organizzate, con spazio per crescere
Le attività ti consentono di creare elenchi di cose da fare, suddividerli in attività secondarie e persino aggiungere note per maggiore chiarezza. Puoi impostare scadenze e ricevere notifiche quando è il momento di agire, il che rappresenta un enorme miglioramento rispetto all'approccio minimalista dei Promemoria.
🔁 Google Tasks si sincronizza anche con Google Calendar, il che significa che tutte le attività urgenti possono essere visualizzate nel tuo calendario. Ma ecco il bello: se sei un procrastinatore cronico (senza giudizi), puoi anche impostare promemoria per le attività per spingerti ad agire.
Il bello delle attività è la loro scalabilità. Quello che inizia come un semplice elenco può trasformarsi in un complesso sistema di project management con scadenze, dettagli ed etichette di priorità. Le attività sono come la tua fidata lista di cose da fare digitale che ti segue passo dopo passo.
Eventi: ti aiutano a organizzarti, ma potrebbero essere troppo rigidi
Ora parliamo degli eventi: il pezzo forte di Google Calendar. Si tratta delle tue riunioni, conferenze, compleanni, appuntamenti per il pranzo e tutto il resto. Hanno orari di inizio e fine prestabiliti e non ti fanno dimenticare ciò che è importante.
Gli eventi possono essere ricorrenti, soggetti a condivisione con altri e persino corredati da descrizioni dettagliate. Sebbene siano ottimi per attività con orari specifici, non sono l'ideale per cose che devi semplicemente "fare" senza la pressione di un orario di inizio prestabilito.
Considera gli eventi come il metodo di suddivisione del tempo del tuo Calendario. Ti aiutano a organizzare la tua giornata, ma sono più rigidi delle attività, che possono essere più fluide e adattabili.
🧠 Lo sapevate? Nel 1890, William James descrisse il peso mentale del lavoro incompiuto molto prima che l'ADHD avesse un nome. Scrisse: "Niente è così faticoso come il pensiero eterno di un'attività incompiuta": un sentimento che risuona ancora oggi in chiunque abbia mai faticato a concentrarsi o a portare a termine un'attività. Per gli utenti neurodivergenti, gli elenchi di attività da fare strutturati per l'ADHD possono aiutare a ridurre lo stress legato alla gestione delle attività.
I limiti dei promemoria di Google Calendar
I promemoria di Google Calendar sono stati un punto di riferimento per molti. Offrono un modo semplice per organizzare la giornata e tenere traccia di riunioni, attività e tutto ciò che sta in mezzo.
Ma per quanto amiamo uno strumento veloce da accedere e con sincronizzazione su tutti i dispositivi, ci sono alcuni momenti in cui non soddisfa del tutto le nostre aspettative.
Per alcuni, i promemoria di Google Calendar possono sembrare quell'assistente ben intenzionato che è sempre quasi utile, ma non riesce mai a cogliere i dettagli giusti. Tuttavia, potrebbe non essere lo strumento di produttività definitivo per tutti.
Questo è ciò che dice un utente di Reddit.
Quello che voglio dire è che Google Calendar mi sembra troppo complesso, anche se non pianifico attività da fare ogni ora. Non sono neanche lontanamente a quel punto, ma il mio cervello fa ancora fatica
Quello che voglio dire è che Google Calendar mi sembra troppo complesso, anche se non pianifico attività da fare ogni ora. Non sono neanche lontanamente a quel punto, ma il mio cervello fa ancora fatica
Solo un promemoria per evento
Google Calendar consente di impostare un solo promemoria per ogni evento. Ciò è incredibilmente limitante per le attività che richiedono più solleciti (come una riunione seguita da un promemoria di preparazione e poi da un avviso finale). Ti ritroverai a impostare manualmente più eventi per ottenere i promemoria necessari.
Non è possibile personalizzare gli avvisi dei promemoria
Con Google Reminders, le opzioni di avviso sono relativamente semplici. Puoi impostare promemoria per orari specifici, ma non c'è molta flessibilità nel modo o nel momento in cui ti avvisano. Le opzioni di Google Calendar sono limitate se hai bisogno di avvisi personalizzati o di tempistiche avanzate (come un promemoria che appare dopo un determinato numero di minuti o giorni).
Tutto sembra scollegato
I promemoria di Google Calendar sono ottimi per eventi occasionali, ma cosa succede con attività o progetti più complessi? Se stai lavorando a un progetto con più scadenze e passaggi, i promemoria non ti aiuteranno a monitorare i progressi o a mantenere tutto collegato. Si tratta di un sistema scollegato che non consente la gestione delle attività di cui molti utenti hanno bisogno.
⚡️ Come farlo funzionare: strumenti come ClickUp integrano i promemoria con funzionalità di gestione delle attività, così puoi effettuare il monitoraggio dei progressi e tenere tutto organizzato all'interno di un unico sistema.
Nessuna opzione per posticipare le notifiche nelle impostazioni delle notifiche
I promemoria di Google Calendar possono essere attivati o disattivati. Una volta triggerata la notifica, puoi ignorarla o agire di conseguenza. Ma cosa succede se desideri un leggero sollecitamento tra 15 minuti o un'ora? Le impostazioni di Google Calendar non dispongono di un'opzione per posticipare i promemoria.
In sostanza, se perdi l'avviso iniziale, ti ritroverai a cercare affannosamente di capire quando apparirà il prossimo.
Nessun aggiornamento sullo stato di avanzamento delle attività
I promemoria sono spesso legati a eventi occasionali, ma cosa succede se stai lavorando a un progetto a lungo termine o a un'attività ricorrente?
Google Calendar non offre la possibilità di effettuare il monitoraggio dei progressi all'interno del suo sistema di promemoria.
Potresti ricevere un avviso che ti ricorda che è ora di completare qualcosa, ma senza un modo per monitorare il completamento o lo stato delle attività, è facile sentirsi persi.
I promemoria non sempre vengono visualizzati su tutti i dispositivi
Sebbene Google Calendar effettui la sincronizzazione su tutti i dispositivi, il suo sistema di promemoria a volte può essere incoerente.
Se ti affidi ai promemoria su più dispositivi (telefono, tablet, desktop), potresti scoprire che i promemoria non sempre si attivano come previsto o vengono visualizzati in momenti diversi, causando confusione e attività non completate.
I promemoria ricorrenti non possono essere modificati senza reimpostarli.
Google Calendar ti consente di impostare eventi ricorrenti, ma se desideri impostare promemoria ricorrenti per attività specifiche (come "seguire le e-mail ogni lunedì alle 10:00"), il processo non è semplice.
Inoltre, una volta impostati, non è possibile modificarli o regolarli facilmente, il che può essere piuttosto limitante per i flussi di lavoro con molte attività.
📖 Leggi anche: Le migliori alternative a Google Calendar
Porta la pianificazione a un livello superiore: scopri i promemoria di ClickUp
Sebbene i promemoria di Google Calendar siano utili per avvisi rapidi e basati sul tempo, non sono sufficienti quando si tratta di esigenze di promemoria più complesse, flessibili e personalizzabili.
Se hai bisogno di un maggiore controllo sui tuoi promemoria, di una migliore integrazione con la gestione delle attività o di più opzioni su come e quando ricevere le notifiche, potrebbe essere il momento di esplorare alternative come ClickUp.
🦄 ClickUp integra i promemoria nel tuo flusso di lavoro. Dall'impostazione dei promemoria all'interno delle attività all'automazione delle scadenze ricorrenti e alla ricezione di notifiche esattamente come desideri, ClickUp ti assicura che nulla sfugga al tuo controllo.
Se ritieni che i promemoria dovrebbero fare qualcosa di più che semplicemente avvisarti, ecco come ClickUp interviene per colmare le lacune che Google Calendar non è in grado di colmare.
Mantieni i tuoi promemoria nel contesto
È facile effettuare l’impostazione di un promemoria e poi dimenticare perché era importante o cosa dovevi fare. Questo è ciò che succede quando i promemoria esistono in modo isolato.
ClickUp cambia tutto questo incorporando i promemoria direttamente nel tuo flusso di lavoro e mantenendoli in primo piano nella tua Home di ClickUp, così non perderai mai di vista il contesto dietro ogni notifica.
La vista Home ti offre uno spazio unificato in cui puoi vedere:
- Tutto ciò che è in scadenza oggi, questa settimana o la prossima
- Cosa è in ritardo, cosa è completato e cosa richiede un intervento
- Riprogrammazione, delega o completamento con un solo clic
È il tuo centro di comando personale che ti evita di dover passare da una dozzina di app all'altra o di dover gestire il disordine mentale.
Hai bisogno di dare seguito a un rapido "Ne riparliamo la prossima settimana?" Trasforma quel commento in un promemoria con un solo clic. Nessun cambio di scheda, nessun dimenticare.
Puoi creare un promemoria da attività, thread di commenti, notifiche e persino dall'app mobile di ClickUp.
💫 I promemoria di ClickUp possono anche gestire:
- Promemoria ricorrenti personalizzati
- Promemoria assegnati ai compagni di squadra
- Date di scadenza, allegati e link (proprio come le attività)
Guarda questo video per un breve tutorial:
📚Leggi anche: Hai bisogno di liste di controllo pragmatiche per le tue attività? Prova questi oltre 30 modelli di liste di controllo gratis in Word, Excel e documenti ClickUp
Pianifica in modo più intelligente con ClickUp Calendario e la pianificazione delle attività
Un calendario non dovrebbe solo dirti quando lavorare, ma aiutarti a pianificare come lavorare. Il calendario basato sull'IA di ClickUp semplifica la creazione e la modifica del tuo programma al volo grazie a:
- 🧠 Blocca automaticamente e imposta un timeout per le tue priorità principali ogni giorno: non dovrai più trascinare e rilasciare manualmente!
- 🔁 Riprogramma le attività in modo intelligente quando sorgono conflitti o ritardi, così sarai sempre in linea con i tuoi obiettivi.
- 📝 Automatizza la presa di appunti durante le riunioni tramite ClickUp AI Notetaker, completo di trascrizioni e azioni da intraprendere che sono collegate direttamente alle tue attività di ClickUp e ai tuoi documenti.
- 📅 Pianifica le riunioni in modo intelligente, con suggerimenti di pianificazione basati sull'IA e persino link di invito inviati automaticamente tramite semplici comandi in inglese.
- 🔍 Ti consente di utilizzare ricerche e prompt basati sull'IA direttamente dal dock del Calendario: trova eventi, fai domande o modifica il tuo programma in linguaggio naturale.
- 🔗 Integrazione con calendari Google/Outlook, chiamate Zoom/Teams/Meet, monitoraggio del tempo, impostazioni di posizione e altro ancora in un unico hub di pianificazione centralizzato.
Che tu stia gestendo il tuo flusso di lavoro individuale o coordinando un team, questo è un programma intelligente e completamente connesso che si adatta a TE e funziona in tempo reale.
💡Suggerimento professionale: prova a impostare un promemoria per la tabella oraria in ClickUp che sollecita il tuo team a rispettare i tempi previsti. Puoi impostare un'attività di promemoria ricorrente o automatizzare una notifica per sollecitare il tuo team a registrare il proprio tempo. Abbinalo al monitoraggio del tempo del progetto di ClickUp per mantenere tutto organizzato.
Automatizza le attività ripetitive
Che tu stia gestendo i passaggi di consegne dei clienti o i rituali ricorrenti degli sprint, ClickUp ti assicura che nulla venga tralasciato. Puoi impostare senza sforzo le automazioni ClickUp senza codice che:
- Crea promemoria da moduli inviati, modelli o flussi di lavoro ricorrenti.
- Attiva aggiornamenti, assegnazioni o commenti senza alcun lavoro richiesto
- Porta avanti le attività, anche quando non stai guardando
Ottieni una visione d'insieme con i dashboard di ClickUp
Quando devi destreggiarti tra più progetti, team e scadenze, hai bisogno di qualcosa di più di un semplice elenco di cose da fare: hai bisogno di approfondimenti. Le dashboard di ClickUp ti consentono di:
- Tieni traccia di attività, promemoria, obiettivi e carico di lavoro in tempo reale
- Visualizza lo stato con grafici, tabelle e schede personalizzati
- Monitora le prestazioni, la capacità e le scadenze del team in un'unica schermata per visualizzarle tutte
- Crea visualizzazioni personalizzate per il marketing, le operazioni, il commerciale o la leadership.
I dashboard trasformano i tuoi promemoria e le tue attività in dati chiari e utilizzabili, così saprai sempre a che punto sei e cosa fare dopo.
💡Suggerimento professionale: Il tuo calendario è più disordinato della stanza di un adolescente? Scopri come organizzare meglio il tuo calendario e aumentare la tua produttività!
Abbandona i promemoria di base: passa a una gestione delle attività più intelligente con ClickUp!
I promemoria di Google Calendar sono ottimi per tenere traccia delle attività, ma hanno dei limiti.
Se desideri un modo più intelligente per tenere sotto controllo le scadenze, automatizzare i flussi di lavoro e ottimizzare davvero la tua produttività, ClickUp è la soluzione definitiva.
Con notifiche personalizzabili, promemoria ricorrenti e una gestione delle attività senza soluzione di continuità, le funzionalità di promemoria di ClickUp non si limitano a ricordarti qualcosa, ma ti aiutano ad agire.
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