Sai cosa c'è di più pericoloso di una scadenza dimenticata? Il falso senso di controllo che hai sulla tua agenda caotica.
Quel momento ottimistico in cui pensi: "Ricorderò tutto, non ho bisogno di promemoria", solo per farti prendere dal panico più tardi perché, sorpresa, non l'hai fatto.
Entra in Google Calendar, la tua ancora di salvezza digitale sotto le spoglie di una piccola app dall'aspetto innocuo con un logo colorato. È lì da tempo, a giudicare silenziosamente le tue capacità di gestione del tempo, in attesa solo di fare un salto di qualità.
Invece di cercare freneticamente tra appunti adesivi e pregare per un miracolo, Google Calendar può aiutarti a tenere traccia della tua vita. E no, non stiamo parlando solo di impostare eventi, perché ammettiamolo, non hai bisogno di un'altra cosa da ignorare. Stiamo parlando di promemoria che funzionano davvero.
In questo post del blog, vedremo come impostare promemoria per le attività su Google Calendar, così potrai mantenere intatta la tua sanità mentale. Niente più scadenze dimenticate, appuntamenti persi o imbarazzanti momenti del tipo "Oh, me ne sono completamente dimenticato!".
Perché utilizzare i promemoria di Google Calendar?
Tenere traccia di tutto ciò che devi fare ogni giorno può sembrare un lavoro a tempo pieno. Spesso, gestire la tua giornata diventa gestire la tua memoria. E quando le cose vivono nella tua testa, basta una distrazione per farle sparire.
Se hai provato tutti i metodi possibili per tenere sotto controllo le tue attività: post-it, sveglie, app che promettono mari e monti e poi ti mandano una o due notifiche, allora è il momento di dare una possibilità all'umile Google Calendar Reminders.
Google Calendar è fantastico e mi aiuta davvero a tenere sotto controllo la mia vita, a organizzarmi e a fare le cose con intenzionalità. Sono anche all'università, quindi mi aiuta a tenere traccia dei compiti.
Google Calendar è fantastico e mi aiuta davvero a tenere sotto controllo la mia vita, a organizzarmi e a fare le cose con uno scopo preciso. Sono anche all'università, quindi mi aiuta a tenere traccia dei compiti.
Ecco perché dovresti prendere in considerazione l'utilizzo di questi strumenti per gestire le tue attività:
- Imposta e dimentica: non hai tempo per controllare il tuo elenco delle cose da fare. Google Calendar ti consente di impostare promemoria e dimenticartene, così puoi concentrarti su ciò che conta davvero
- Sincronizzazione perfetta: se utilizzi già l'ecosistema Google, la sincronizzazione con Documenti, Gmail e Drive è fluida e mantiene tutto connesso
- Niente più sovrapposizioni: doppie prenotazioni? Scadenze mancate? Non con Google Calendar. Avrai un layout visivo della tua giornata per evitare conflitti
- Promemoria specifici per attività: imposta promemoria per attività specifiche come "terminare il rapporto" o "inviare email" per rimanere in linea con i tuoi obiettivi ed eliminare le congetture
- Avvisi personalizzabili: hai tutto sotto controllo: imposta promemoria esattamente quando ne hai bisogno, con anticipo di minuti o ore
- Soluzione all-in-one: perché destreggiarsi tra più app quando Google Calendar offre promemoria, attività e pianificazione in un unico posto?
- Migliore collaborazione: stai lavorando su attività condivise? Aggiungi promemoria per gli altri per mantenere tutti allineati
- Niente più momenti "Oh, ho dimenticato!": i promemoria di Google Calendar ti assicurano che non sarai mai più tu a scusarti per aver perso una riunione
📖 Leggi anche: Le migliori app di promemoria per opzioni più flessibili
Come impostare promemoria su Google Calendar (guida passo passo)
I promemoria di Google Calendar per le attività possono essere una vera svolta se impostati nel modo giusto. Una guida passo passo può semplificare il processo... dalla scelta del tipo di notifica giusto ai promemoria ricorrenti che funzionano in modo automatico.
Aggiungere promemoria su Google Calendar
Passaggio 1: apri Google Calendar sul tuo dispositivo
Vai su calendar.google.com e accedi.
Passaggio 2: passa al calendario "Attività"
- Sul lato sinistro, trova "Crea"
- Seleziona la casella "Attività" (se non è già selezionata)
Passaggio 3: inserisci i dettagli dell'attività
- Aggiungi un titolo alla tua attività
- Facoltativamente, scrivi una descrizione
Passaggio 4: imposta una data e un'ora
- Clicca su "Aggiungi data/ora"
- Scegli quando l'attività deve essere completata. Puoi anche scegliere la durata della ripetizione per i promemoria ricorrenti.
Passaggio 5: salva l'attività
Fai clic su "Salva" e l'attività apparirà nel tuo calendario
🧠 Lo sapevi: Google ha chiuso il vecchio sistema "Promemoria" nel 2023 e sta trasferendo tutto su Google Attività. Quindi, anche se tecnicamente i Promemoria esistono ancora per alcuni utenti, non sono più supportati né sviluppati.
Modifica di un promemoria predefinito in Attività
Passaggio 1: vai a Google Calendar
Passaggio 2: trova l'attività nel calendario (le attività sono solitamente visualizzate in blu)
Passaggio 3: fai clic sull'attività che desideri modificare
Passaggio 4: fai clic sull'icona a forma di matita per modificare nel pop-up
Passaggio 5: aggiorna la data e l'ora (questo è il momento in cui riceverai il promemoria)
Passaggio 6: fai clic su Salva per aggiornare le modifiche
💡 Suggerimento per utenti esperti: vuoi semplificare ancora di più la pianificazione? Scopri come impostare le automazioni di Google Calendar per un flusso di attività senza interruzioni.
📮Approfondimento ClickUp: Il 18% dei partecipanti al nostro sondaggio desidera utilizzare l'IA per organizzare la propria vita tramite calendari, attività e promemoria. Un altro 15% desidera che l'IA gestisca le attività di routine e il lavoro amministrativo.
Per fare ciò, un'IA deve essere in grado di: comprendere i livelli di priorità di ciascuna attività in un flusso di lavoro, eseguire i passaggi necessari per creare o modificare attività e impostare flussi di lavoro automatizzati.
La maggior parte degli strumenti ha uno o due di questi passaggi già risolti. Tuttavia, ClickUp ha aiutato gli utenti a consolidare fino a 5+ app utilizzando la nostra piattaforma! Prova la pianificazione basata sull'IA, dove le attività e le riunioni possono essere facilmente assegnate agli slot disponibili nel tuo calendario in base ai livelli di priorità. Puoi anche impostare regole di automazione personalizzate tramite ClickUp Brain per gestire le attività di routine. Dì addio al lavoro frenetico!
Promemoria di Google Calendar vs. Attività vs. Eventi
Stai guardando il tuo Google Calendar e vedi Promemoria, Attività ed Eventi.
A prima vista, potrebbero sembrare funzionalità/funzioni intercambiabili. Dopotutto, servono tutte ad aiutarti a ricordare le cose, giusto? Google ha apportato alcuni aggiornamenti e modifiche che potrebbero confonderti su quale dovresti effettivamente utilizzare.
❗Spoiler alert: Non sono la stessa cosa e ognuna ha i propri superpoteri. Per chiarire la confusione, Google ha eliminato i promemoria e ha sostituito la funzionalità con Attività. I promemoria non sono più il metodo principale per impostare avvisi.
Ma ecco la buona notizia: puoi ancora aggiungere promemoria alle tue attività. Quindi, anche se i promemoria non ci sono più, non devi dire addio alla funzionalità "Ricordami". Puoi creare un'attività e impostare dei promemoria proprio come avresti fatto in passato.
| Promemoria | Attività | Eventi | |
| Scopo | Promemoria rapidi e semplici per le attività personali | Un elenco delle cose da fare più strutturato e a lungo termine | Attività pianificate con orari di inizio e fine |
| Notifica | Notifiche in orari specifici | Notifiche con date e orari di scadenza | Notifiche, ma più incentrate su tempo e durata |
| Posizione | Collegato a Google Assistant, sincronizzato su tutti i dispositivi | Gestiti in Attività di Google (app e calendario) | Gestiti in Google Calendar e sincronizzati su tutti i dispositivi |
| Ricorrenti | Nessuna opzione ricorrente | Può essere impostato per ripetersi | Può essere impostato per ripetersi regolarmente |
| Visibilità | Visualizzati in Google Calendar (con opzioni limitate) | Visualizzati in Google Calendar e nell'app Attività | Visualizzati in Google Calendar con tutti i dettagli |
| Integrazione con altre app Google | Collegato con Google Assistant per attività vocali | Completamente integrato con Gmail, Documenti, Drive, ecc. | Integrato con Gmail (per gli inviti) e altre app Google |
| Risultato finale | Notifiche push dei promemoria per avvisi rapidi | Attività strutturate con date di scadenza, caselle di controllo | Evento programmato con una fascia oraria sul calendario |
Promemoria: avvisi rapidi, ma con alcuni limiti
I promemoria erano la funzionalità/funzione principale di Google Calendar per, beh, ricordarti le cose. Potevi impostarli per qualsiasi cosa: una riunione, un'attività o anche "Fare la spesa"
🔑 Ma ecco perché Google ha deciso di ritirare questa funzionalità e di trasferirla in Google Attività. Sebbene i promemoria fossero ottimi per attività semplici che non richiedevano molti dettagli, erano piuttosto basilari. Pensate a loro come ai Post-it del mondo digitale: svolgono il loro lavoro, ma offrono poco in termini di organizzazione o flessibilità.
Quando erano attivi, era possibile impostare un promemoria a un'ora specifica, ma poiché Google li ha disattivati, per ottenere la stessa funzionalità è necessario utilizzare Google Attività.
Attività: più organizzate, con spazio per crescere
Le attività consentono di creare elenchi di cose da fare, suddividerli in attività secondarie e persino aggiungere note per maggiore chiarezza. È possibile impostare scadenze e ricevere notifiche quando è il momento di agire, il che rappresenta un enorme miglioramento rispetto all'approccio minimalista dei Promemoria.
🔁 Google Tasks si sincronizza anche con Google Calendar, il che significa che tutte le attività urgenti possono essere visualizzate nel tuo calendario. Ma ecco il vantaggio: se sei un procrastinatore cronico (senza giudizi), puoi anche impostare dei promemoria per le attività, in modo da spingerti ad agire.
La bellezza delle attività risiede nella loro scalabilità. Quello che inizia come un semplice elenco può trasformarsi in un complesso sistema di project management con scadenze, dettagli ed etichette di priorità. Le attività sono come la tua fidata lista digitale di cose da fare che ti segue ovunque.
Eventi: ti aiutano a organizzarti, ma possono essere troppo rigidi
Ora parliamo degli eventi: il pezzo forte di Google Calendar. Si tratta delle tue riunioni, conferenze, compleanni, appuntamenti per il pranzo e tutto il resto. Hanno date e orari di inizio e fine prestabiliti e non ti fanno dimenticare ciò che è importante.
Gli eventi possono essere ricorrenti, condivisi con altri e persino corredati da descrizioni dettagliate. Sebbene siano ottimi per attività con orari specifici, non sono l'ideale per cose che devi semplicemente "fare" senza la pressione di un orario di inizio prestabilito.
Pensa agli eventi come al metodo di blocco del tempo del tuo calendario. Ti aiutano a organizzare la giornata, ma sono più rigidi delle attività, che possono essere più fluide e adattabili.
🧠 Lo sapevate? Nel 1890, William James descrisse il peso mentale del lavoro incompiuto molto prima che l'ADHD avesse un nome. Scrisse: "Niente è così faticoso come l'eterno rimandare un'attività incompiuta": un sentimento che risuona ancora oggi in chiunque abbia mai faticato a concentrarsi o a portare a termine un compito. Per gli utenti neurodivergenti, gli elenchi strutturati delle cose da fare per l'ADHD possono aiutare a ridurre lo stress legato alla gestione delle attività.
Dove i promemoria di Google Calendar non sono sufficienti
I promemoria di Google Calendar sono uno strumento indispensabile per molti. Offrono un modo semplice per organizzare la giornata e tenere traccia delle riunioni, delle attività e di tutto il resto.
Ma per quanto amiamo uno strumento veloce da accedere e sincronizzato su tutti i dispositivi, ci sono alcuni momenti in cui non soddisfa del tutto le nostre aspettative.
Per alcuni, i promemoria di Google Calendar possono sembrare quell'assistente ben intenzionato che è sempre quasi utile, ma non riesce mai a cogliere i dettagli giusti. Tuttavia, potrebbe non essere lo strumento di produttività definitivo per tutti.
Questo è ciò che dice un utente di Reddit.
Credo che quello che sto cercando di dire è che Google Calendar mi sembra opprimente anche se non pianifico cose da fare ogni ora. Non sono nemmeno lontanamente arrivato a quel punto, ma il mio cervello fa ancora fatica
Quello che sto cercando di dire è che Google Calendar mi sembra opprimente anche se non pianifico cose da fare ogni ora. Non sono nemmeno lontanamente arrivato a quel punto, ma il mio cervello fa ancora fatica
Solo un promemoria per evento
Google Calendar ti consente di impostare un solo promemoria per ogni evento. Questo è incredibilmente limitante per le attività che richiedono più solleciti (come una riunione seguita da un promemoria di preparazione e poi da un avviso finale). Ti ritroverai a impostare manualmente più eventi per ottenere i promemoria necessari.
Non è possibile personalizzare gli avvisi dei promemoria
Con Google Promemoria, le opzioni di avviso sono relativamente semplici. È possibile impostare promemoria per orari specifici, ma non c'è molta flessibilità su come o quando ti avvisano. Le opzioni di Google Calendar sono limitate se hai bisogno di avvisi personalizzati o di una temporizzazione avanzata (come un promemoria che appare dopo un numero prestabilito di minuti o giorni).
Tutto sembra scollegato
I promemoria di Google Calendar sono ottimi per eventi singoli, ma cosa succede con attività o progetti più complessi? Se stai lavorando a un progetto con più scadenze e passaggi, i promemoria non ti aiuteranno a monitorare lo stato o a mantenere tutto connesso. Si tratta di un sistema scollegato che non consente la gestione delle attività di cui molti utenti hanno bisogno.
⚡️ Come funziona: strumenti come ClickUp integrano i promemoria con funzionalità di gestione delle attività, così puoi monitorare facilmente lo stato di avanzamento e organizzare tutto in un unico sistema.
Nessuna opzione di posticipo nelle impostazioni delle notifiche
I promemoria di Google Calendar possono essere attivati o disattivati. Una volta che la notifica è stata attivata, puoi ignorarla o agire di conseguenza. Ma cosa succede se desideri ricevere un leggero sollecito dopo 15 minuti o un'ora? Le impostazioni di Google Calendar non dispongono di un'opzione di posticipo integrata per i promemoria.
In sostanza, se perdi l'avviso iniziale, ti ritrovi a cercare affannosamente di capire quando apparirà il prossimo.
Nessun aggiornamento sullo stato delle attività
I promemoria sono spesso legati a eventi una tantum, ma cosa succede se stai lavorando a un progetto a lungo termine o a un'attività ricorrente?
Google Calendar non offre un modo per monitorare lo stato dei promemoria all'interno del proprio sistema.
Potresti ricevere un avviso che ti ricorda che è ora di completare qualcosa, ma senza un modo per monitorare il completamento o lo stato delle attività, è facile perdersi.
I promemoria non vengono sempre visualizzati su tutti i dispositivi
Sebbene Google Calendar garantisca la sincronizzazione tra i dispositivi, il suo sistema di promemoria a volte può essere incoerente.
Se ti affidi ai promemoria su più dispositivi (telefono, tablet, desktop), potresti notare che i promemoria non sempre si attivano come previsto o vengono visualizzati in momenti diversi, causando confusione e attività mancanti.
I promemoria ricorrenti non possono essere modificati senza reimpostarli
Google Calendar ti consente di impostare eventi ricorrenti, ma se desideri impostare promemoria ricorrenti per attività specifiche (come "seguire le email ogni Monday alle 10:00"), il processo non è così semplice.
Inoltre, una volta impostati, non è possibile modificarli o regolarli facilmente, il che può rappresentare un limite per i flussi di lavoro con molte attività.
📖 Leggi anche: Le migliori alternative a Google Calendar
Porta la pianificazione a un livello superiore: scopri i promemoria di ClickUp
Sebbene i promemoria di Google Calendar siano utili per avvisi rapidi basati sul tempo, non sono sufficienti quando si tratta di esigenze di promemoria più complesse, flessibili e personalizzabili.
Se hai bisogno di un maggiore controllo sui tuoi promemoria, di una migliore integrazione con la gestione delle attività o di più opzioni su come e quando ricevere le notifiche, potrebbe essere il momento di esplorare alternative come ClickUp.
🦄 ClickUp integra i promemoria nel tuo flusso di lavoro. Dall'impostazione dei promemoria all'interno delle attività all'automazione delle scadenze ricorrenti e alla ricezione delle notifiche esattamente come desideri, ClickUp fa in modo che nulla sfugga.
Se ritieni che i promemoria dovrebbero fare qualcosa di più che semplicemente avvisarti, ecco come ClickUp interviene per colmare le lacune di Google Calendar.
Mantieni i promemoria nel contesto
È facile impostare un promemoria e poi dimenticare perché era importante o cosa dovevi fare. Questo è ciò che succede quando i promemoria esistono in modo isolato.
ClickUp cambia tutto questo incorporando i promemoria direttamente nel tuo flusso di lavoro e mantenendoli in primo piano nella tua Home di ClickUp, così non perderai mai di vista il contesto di ogni notifica.
La visualizzazione Home offre uno spazio unificato in cui è possibile vedere:
- Tutto ciò che devi fare oggi, questa settimana o la prossima
- Cosa è scaduto, cosa è stato completato e cosa richiede un'azione
- Riprogrammazione, delega o completamento con un solo clic
È il tuo centro di comando personale che non richiede di passare da una dozzina di app all'altra o di fare i conti con il disordine mentale.
Devi dare seguito a un breve commento del tipo "Ne riparliamo la settimana prossima?"? Trasforma quel commento in un promemoria con un solo clic. Non dovrai più cambiare scheda e non dimenticherai nulla.
Puoi creare un promemoria da attività, thread di commenti, notifiche e persino dall'app mobile di ClickUp.
💫 I promemoria di ClickUp possono anche gestire:
- Promemoria ricorrenti con personalizzazione completa
- Promemoria assegnati ai colleghi
- Date di scadenza, allegati e link (proprio come le attività)
Guarda questo video per un tutorial veloce:
📚Leggi anche: Hai bisogno di liste di controllo pragmatiche per le tue attività? Prova questi oltre 30 modelli di liste di controllo gratuiti in Word, Excel e ClickUp Docs
Pianifica in modo più intelligente con il Calendario e la pianificazione delle attività di ClickUp
Un calendario non dovrebbe solo dirti quando lavorare, ma aiutarti a pianificare come lavorare. Il Calendario basato sull'IA di ClickUp semplifica la creazione e la modifica del tuo programma al volo grazie a:
- 🧠 Blocco automatico e timeout delle priorità principali ogni giorno: non dovrai più trascinare e rilasciare manualmente!
- 🔁 Riprogramma le attività in modo intelligente in caso di conflitti o ritardi, così sarai sempre in linea con i tuoi obiettivi
- 📝 Automatizza la presa di appunti durante le riunioni tramite ClickUp AI Notetaker, completo di trascrizioni ed elementi di azione che si collegano direttamente alle attività e ai documenti di ClickUp
- 📅 Pianifica le riunioni in modo intelligente, con suggerimenti di pianificazione basati sull'IA e persino link di invito inviati automaticamente tramite comandi in inglese semplice
- 🔍 Consente di utilizzare la ricerca e i prompt basati sull'IA direttamente dal dock del calendario: trova eventi, fai domande o modifica il tuo programma in linguaggio naturale
- 🔗 Integrazione con calendari Google/Outlook, chiamate Zoom/Teams/Meet, monitoraggio del tempo, impostazioni di posizione e altro ancora in un unico hub di pianificazione centralizzato
Che tu stia gestendo il tuo flusso di lavoro da solo o coordinando un team, questo è un programma completamente connesso e intelligente che si adatta a TE e funziona in tempo reale.
💡Suggerimento per esperti: prova a impostare un promemoria per la tabella oraria in ClickUp che sollecita il tuo team a rispettare la pianificazione. Puoi impostare un'attività ricorrente di promemoria o automatizzare una notifica per sollecitare il tuo team a registrare il tempo trascorso. Abbinalo al monitoraggio del tempo del progetto di ClickUp per tenere tutto organizzato.
Automatizza le attività ripetitive
Che tu stia gestendo i passaggi di consegne dei client o i rituali ricorrenti degli sprint, ClickUp ti assicura che nulla venga tralasciato. Puoi impostare senza sforzo automazioni ClickUp senza codice che:
- Crea promemoria dall'invio di moduli, modelli o flussi di lavoro ricorrenti
- Trigger aggiornamenti, assegnazioni o commenti senza lavoro manuale
- Continua a portare avanti le tue attività, anche quando non stai guardando
Ottieni una visione d'insieme con le dashboard di ClickUp
Quando devi destreggiarti tra più progetti, team e scadenze, hai bisogno di qualcosa di più di un semplice elenco di cose da fare: hai bisogno di informazioni approfondite. Le dashboard di ClickUp ti consentono di:
- Tieni traccia di attività, promemoria, obiettivi e carico di lavoro in tempo reale
- Visualizza lo stato di avanzamento con grafici, tabelle e schede personalizzati
- Monitora le prestazioni, le capacità e le scadenze del team in un'unica vista
- Crea visualizzazioni personalizzate per il marketing, le operazioni, il reparto commerciale o la leadership
Le dashboard trasformano i tuoi promemoria e le tue attività in dati chiari e utilizzabili, così saprai sempre a che punto sei e cosa fare dopo.
💡Suggerimento per utenti esperti: Il tuo calendario è più disordinato della stanza di un adolescente? Scopri come organizzare meglio il tuo calendario e diventare più produttivo!
Abbandona i promemoria di base: passa a una gestione delle attività più intelligente con ClickUp!
I promemoria di Google Calendar sono ottimi per tenere traccia delle attività, ma hanno dei limiti.
Se desideri un modo più intelligente per rispettare le scadenze, automatizzare i flussi di lavoro e ottimizzare davvero la tua produttività, ClickUp è la soluzione definitiva.
Con notifiche personalizzabili, promemoria ricorrenti e una gestione delle attività senza interruzioni, le funzionalità/funzioni di promemoria di ClickUp non si limitano a ricordarti le cose, ma ti aiutano ad agire.
Dì addio agli avvisi sparsi e dai il benvenuto a un unico e potente hub per tutte le tue attività. Iscriviti oggi stesso a ClickUp e prova la vera produttività!