Quando i termini di pagamento non sono legati allo stato effettivo di avanzamento, le sequenze possono diventare confuse e le fatture possono subire ritardi. La fatturazione per attività cardine ribalta la situazione.
Invece di fatturare alla fine di un progetto o secondo un programma mensile fisso, la fatturazione per attività cardine ti consente di inviare fatture legate a risultati o fasi specifici. Che si tratti di completare un prototipo di progettazione, finire uno sprint o raggiungere un'attività cardine del progetto come "fondamenta completate", verrai pagato per l'attività cardine completata.
In questa guida spiegheremo come funziona la fatturazione per attività cardine, quando utilizzarla e come gestirla con gli strumenti e i modelli giusti, oltre a fornire esempi tratti da diversi settori.
🔎 Lo sapevate? Il termine "milestone" deriva dai segni in pietra utilizzati nell'antica Roma per indicare la distanza percorsa dai viaggiatori lungo una strada. Oggi aiutano i team a monitorare i progressi compiuti in un progetto e a stabilire quando è il momento di ricevere il pagamento.
Come funziona la fatturazione per attività cardine
La fatturazione per attività cardine funziona collegando i pagamenti a risultati specifici o punti di controllo all'interno di un progetto. Invece di fatturare a ore o di riscuotere un importo forfettario alla fine, il client paga a rate, ciascuna delle quali viene triggerata dal completamento di un'attività cardine.
Queste attività cardine vengono definite all'inizio del progetto e incluse nel programma di fatturazione o nel contratto.
🔁 Il processo di fatturazione per attività cardine è in genere il seguente:
1. Definisci l'ambito del progetto e le attività cardine: inizia delineando l'intero ambito del lavoro e suddividendolo in checkpoint chiari e basati sui risultati. Questi dovrebbero riflettere i principali risultati o approvazioni che segnano lo stato di avanzamento tangibile del progetto.
2. Crea un programma di pagamento legato a ciascuna attività cardine: ogni attività cardine può avere un importo fisso o una percentuale del costo totale del progetto
3. Monitorare lo stato di avanzamento delle attività cardine: utilizzare uno strumento di project management per monitorare le attività e i risultati finali associati a ciascuna attività cardine
4. Fattura al client al completamento delle attività cardine: una volta completata l'attività cardine, viene inviata una fattura in base ai termini di pagamento concordati in precedenza
5. Ripetere fino al completamento del progetto: il processo continua fino a quando tutti i pagamenti delle attività cardine sono stati raccolti e l'intero progetto è stato consegnato
⭐ Modello in primo piano
Che tu sia un libero professionista o gestisca una piccola impresa, il modello di fattura di ClickUp ti aiuterà a garantire che la fatturazione, i pagamenti e la contabilità siano tutti eseguiti correttamente e rapidamente!
Esempi di fatturazione per attività cardine
La fatturazione per attività cardine viene utilizzata in tutti i settori, ciascuno con i propri ritmi, risultati attesi e aspettative. Ecco alcuni esempi reali che mostrano come le aziende allineano le attività cardine di pagamento alle fasi dei progetti:
🧑💻 Progetto software
I team Agile spesso suddividono il lavoro in sprint. La fatturazione per attività cardine consente loro di essere pagati man mano che ogni sprint viene consegnato e approvato.
📌 Esempio: un fornitore SaaS fattura il 25% dopo lo sprint 1 (consegna MVP), il 25% dopo lo sprint 2 (funzionalità/funzioni principali) e il 50% dopo lo sprint 3 (QA + implementazione)
⭐ Bonus: Scopri esempi di attività cardine di progetto che puoi applicare a diversi progetti software.
📈 Agenzia di marketing
Le campagne spesso seguono un approccio in tre fasi: strategia, esecuzione e reportistica. La fatturazione per attività cardine semplifica la strutturazione dei pagamenti in base a tale flusso.
📌 Esempio: un'agenzia di marketing digitale fattura dopo aver consegnato la strategia della campagna, nuovamente dopo il lancio e l'implementazione e ancora una volta dopo aver presentato i risultati.
🎨 Designer freelance
I designer lavorano in fasi: concetti iniziali, feedback del client e file finali. La fatturazione per attività cardine mantiene il flusso creativo e i pagamenti in linea con i tempi previsti.
📌 Esempio: un designer freelance di marchi fattura il 30% dopo i primi modelli, il 30% dopo le revisioni e il feedback e il 40% dopo la consegna del logo definitivo e delle risorse.
⭐ Bonus: Crea il tuo flusso di lavoro con questi modelli per freelance.
🏗️ Edilizia
Uno dei settori in cui la fatturazione per attività cardine è più comune è quello dei progetti di costruzione, che passano naturalmente attraverso punti di controllo definiti.
📌 Esempio: Un appaltatore generale fattura il 20% dopo il rilascio dei permessi, il 30% dopo il getto delle fondamenta, il 30% dopo la struttura portante e il 20% dopo il collaudo finale e la firma.
📚 Leggi anche: Inizia con questa analisi dettagliata su come fatturare un client per valutare le opzioni disponibili e chiarire le complessità del processo di fatturazione dei client.
Come gestire in modo efficiente la fatturazione per attività cardine
La fatturazione per attività cardine struttura il processo di fatturazione, ma funziona bene solo se il sistema di project management lo supporta. Dalla definizione dei risultati finali alla fatturazione dei clienti, ogni passaggio deve essere documentato, tracciabile e facile da seguire, sia per te che per il tuo cliente.
È qui che entra in gioco ClickUp , l'app che fa tutto per il lavoro. Si tratta di una piattaforma all-in-one che ti aiuta a pianificare i progetti, visualizzare le attività cardine, monitorare lo stato delle attività e automatizzare i follow-up, il tutto mantenendo il flusso di lavoro di fatturazione pulito e organizzato.
ClickUp per i team finanziari semplifica l'intero processo. Puoi:
- Configura i campi personalizzati di ClickUp per le fasi di fatturazione e i termini di pagamento
- Usa i dashboard di ClickUp per monitorare lo stato e le entrate in base alle attività cardine
- Tieni traccia dello stato dei pagamenti dei client utilizzando gli stati delle attività o le attività secondarie
- Automatizza i promemoria delle fatture e i passaggi interni
- Archivia contratti, SOW e fatture in modo sicuro nei documenti ClickUp
Definisci attività cardine chiare e misurabili con scadenze precise
Prima di poter fatturare le attività cardine, è necessario impostarle. Ogni attività cardine dovrebbe rappresentare una parte significativa del lavoro, qualcosa di tangibile che il client può esaminare e approvare. Queste dovrebbero anche avere date di scadenza definite, in modo che le aspettative siano stabilite in anticipo.
ClickUp semplifica tutto questo con strumenti di pianificazione visiva come la vista Gantt e la vista Sequenza di ClickUp . Queste viste consentono di mappare l'intero progetto, assegnare scadenze e collegare attività cardine ad attività o risultati finali correlati.
Includi le attività cardine nel tuo SOW o nel contratto con il client
Una volta definite le attività cardine, documentale chiaramente nella dichiarazione di lavoro (SOW) o nel contratto. Descrivi cosa verrà consegnato, quando dovrà essere consegnato e quanto verrà fatturato.
Utilizza i documenti di ClickUp per redigere e collaborare alla documentazione destinata ai clienti. Puoi collegare le attività cardine alle attività direttamente dal documento, in modo che il tuo team possa fare riferimento ad esse e agire senza cambiare strumento.
Utilizza gli strumenti per monitorare lo stato delle attività cardine
Determinare le attività cardine non è sufficiente: è necessario sapere esattamente a che punto si è arrivati in qualsiasi momento del progetto. Questa visibilità garantisce di poter fatturare con sicurezza quando un'attività cardine è stata completata.
In ClickUp, puoi monitorare lo stato delle attività, il tempo impiegato e l'avanzamento complessivo del progetto in tempo reale. Assegna attività ai membri del team, aggiungi dipendenze e visualizza lo stato delle attività cardine utilizzando i dashboard di ClickUp.
Automatizza la fatturazione al completamento delle attività cardine
Una volta consegnata e approvata un'attività cardine, la velocità è la chiave. L'automazione del flusso di fatturazione riduce i ritardi e garantisce un'esperienza fluida per il client.
Con le automazioni di ClickUp, puoi creare trigger come:
- "Quando un'attività è contrassegnata come completata, assegna il follow-up della fattura"
- "Quando lo stato di un'attività cardine cambia, avvisa il reparto finanziario o il client"
- "Sposta automaticamente le attività cardine completate in una fase di fatturazione"
Abbinalo al modello di monitoraggio delle fatture di ClickUp per organizzare le fatture in sospeso, inviate e pagate senza dover ricorrere a fogli di calcolo.
Mantieni la comunicazione tra il tuo client e il tuo team
La fatturazione per attività cardine si basa sulla trasparenza: mantenere sincronizzati il team e il client garantisce che i ritardi nell'approvazione siano ridotti al minimo e che la fiducia rimanga alta. Con ClickUp, la comunicazione non avviene in più strumenti scollegati, ma proprio dove si svolgono il lavoro e la fatturazione.
- Chat e messaggi diretti di ClickUp portano la collaborazione in tempo reale nella tua area di lavoro
- Usa @menzioni nella chat, nei commenti o nei documenti per coinvolgere i client o gli stakeholder interni esattamente quando un'attività cardine del progetto è pronta per essere revisionata
Quando è il momento di fatturare, invia documenti curati e personalizzati con il modello di fattura ClickUp, assicurandoti che la comunicazione con il client e la fatturazione procedano di pari passo.
📚 Leggi anche: Utilizza questi modelli di sequenza temporale per progetti per mappare visivamente la fatturazione per attività cardine nei tuoi progetti e semplificare il monitoraggio.
Suggerimenti per impostare attività cardine efficaci
Le attività cardine funzionano solo se sono pianificate bene. Ecco alcuni consigli pratici per garantire che il processo di fatturazione per attività cardine supporti il tuo progetto, invece di rallentarlo.
1. Suddividi le attività cardine in risultati concreti
Evita obiettivi vaghi come "Completare la fase 1 del progetto". Definisci invece risultati specifici e misurabili come "Presentare la prima bozza della strategia di marca" o "Consegnare il modulo di accesso funzionale"
2. Assicurati che ogni attività cardine aggiunga valore aziendale
Un'attività cardine dovrebbe riflettere un risultato reale che fa avanzare il progetto, non solo un'attività interna. Ad esempio, "Prototipo approvato dal client" è un'attività cardine più forte di "Wireframe completati"
3. Collega le attività cardine al tuo programma di pagamento
Sincronizza la sequenza temporale della fatturazione con la consegna del progetto. In questo modo non ti ritroverai con grandi quantità di lavoro non pagato e offrirai ai client un piano di pagamento prevedibile. Utilizza il modello di monitoraggio delle fatture di ClickUp per mappare i pagamenti alle fasi del progetto ed evitare avanti e indietro sulle fatture in sospeso.
4. Utilizza modelli per risparmiare tempo e ridurre gli errori
Che tu sia un libero professionista, un'agenzia o un team finanziario, l'impostazione di modelli di attività cardine ti aiuta a mantenere la coerenza tra i progetti.
⭐ Bonus: Scopri il modello di fattura per freelance di ClickUp per iniziare subito con una struttura collaudata.
5. Comunicare regolarmente lo stato delle attività cardine
Non lasciare che le attività cardine colgano i client alla sprovvista. Usa i commenti, la chat e le dashboard di ClickUp per condividere gli aggiornamenti sullo stato di avanzamento e confermare le approvazioni prima di andare avanti.
📮ClickUp Insight: Il nostro sondaggio ha rilevato che i knowledge worker mantengono in media 6 connessioni al giorno sul posto di lavoro. Ciò comporta probabilmente molteplici scambi di email, chat e strumenti di project management. E se fosse possibile riunire tutte queste conversazioni in un unico posto? Con ClickUp è possibile! È l'app completa per il lavoro che combina progetti, conoscenze e chat in un unico posto, il tutto alimentato dall'IA che aiuta te e il tuo team a lavorare in modo più veloce e intelligente.
📚 Leggi anche: Esplora esempi reali di attività cardine di progetti per comprendere meglio come funziona la fatturazione per attività cardine in diversi settori.
Fatturazione per attività cardine vs fatturazione per stato di avanzamento
Sebbene la fatturazione per attività cardine e la fatturazione per stato supportino entrambe i pagamenti graduali durante un progetto, seguono logiche diverse per quanto riguarda quando e come vengono triggerati i pagamenti.
Fatturazione per attività cardine
Nella fatturazione per attività cardine, i pagamenti sono collegati a attività cardine definite, ovvero risultati o deliverable specifici concordati all'inizio del progetto. Ogni fattura è collegata a un punto di controllo importante, come "Fase 1 di sviluppo completata" o "Mockup finale consegnato"
- Basato su: completamento di risultati specifici
- Ideale per: progetti con fasi chiare e risultati tangibili
- Struttura di pagamento: importi fissi o percentuali legate a ciascuna attività cardine
- Vantaggi: semplifica la fatturazione allineandola a punti di avanzamento concreti
Fatturazione in base allo stato di avanzamento
La fatturazione a stato di avanzamento, invece, prevede la fatturazione ai clienti in base alla percentuale di lavoro completata nel tempo. Questo modello è spesso utilizzato in settori come quello edile, dove è più difficile definire risultati finali precisi, ma più facile monitorare lo stato di avanzamento complessivo.
- Basato su: Percentuale di lavoro completato
- Ideale per: progetti a lungo termine o a tempo indeterminato con risultati finali fluidi
- Struttura di pagamento: variabile, legata al tempo o al lavoro richiesto
- Vantaggi: offre maggiore flessibilità nella fatturazione, ma può essere più difficile da monitorare senza una documentazione chiara
💡 Suggerimento: non sei sicuro di quale modello di fatturazione sia più adatto al tuo stile di lavoro? Se il tuo progetto è suddiviso in risultati finali specifici e scadenze, la fatturazione per attività cardine ti offrirà probabilmente una maggiore visibilità e ti aiuterà a mantenere un flusso di cassa costante.
Vantaggi della fatturazione per attività cardine
Che tu sia un libero professionista, un'agenzia o un team finanziario che gestisce progetti di alto valore, la fatturazione per attività cardine offre chiari vantaggi sia a te che ai tuoi clienti. È progettata per supportare la chiarezza, il flusso di cassa e relazioni più solide con i clienti.
💸 Migliora il flusso di cassa Invece di aspettare fino al completamento del progetto, ricevi i pagamenti man mano che il progetto avanza. Questo mantiene la tua azienda finanziariamente stabile e ti assicura di non dover anticipare tutto il lavoro senza un compenso tempestivo.
🤝 Crea fiducia con i clientiCollegando i pagamenti allo stato di avanzamento visibile, i clienti sanno cosa stanno pagando e quando. Questa trasparenza aiuta a definire aspettative chiare ed evita sorprese nella fatturazione.
📊 Incoraggia la responsabilità e la consegna puntualeCon i pagamenti legati a risultati specifici, i team sono più propensi a rimanere in linea con gli obiettivi. Le attività cardine creano naturalmente delle scadenze, facendo avanzare i progetti.
🗂️ Supporta il monitoraggio e la pianificazione dei progetti La fatturazione per attività cardine si allinea strettamente alle sequenze dei progetti e aiuta i project manager a suddividere i progetti di grandi dimensioni in parti più gestibili, semplificando l'assegnazione delle attività, la stima dei costi del progetto e il monitoraggio dello stato di avanzamento.
🧾 Riduce le controversie relative alla fatturazione Avere un programma di pagamento definito basato su attività cardine chiare porta a meno malintesi. Ogni fattura è collegata al lavoro già consegnato.
📚 Leggi anche: Dai un'occhiata a questi modelli di attività cardine pronti all'uso per mappare con chiarezza le fasi del tuo progetto.
Quando è opportuno utilizzare la fatturazione per attività cardine?
la fatturazione per attività cardine è una scelta intelligente quando il progetto presenta fasi chiare, risultati misurabili e una sequenza definita. Aiuta i team e i client a rimanere allineati, supportando al contempo un flusso di cassa* più prevedibile durante tutto il ciclo di vita del progetto.
Ecco alcuni scenari ideali in cui la fatturazione per attività cardine funziona al meglio:
1. Per progetti complessi o a lungo termine
Se il tuo progetto si estende su settimane o mesi con più fasi, la fatturazione per attività cardine ti garantisce di essere pagato lungo il percorso, senza dover attendere il completamento del progetto
📌 Esempio: un progetto di riprogettazione di un sito web della durata di sei mesi viene fatturato dopo ogni fase: wireframe, sviluppo, test e lancio
2. Quando ci sono risultati concreti
Ogni attività cardine dovrebbe rappresentare uno stato di avanzamento significativo, come un prototipo consegnato, una strategia approvata o una funzionalità/funzione completata. Più chiaro è il risultato, più facile sarà collegarlo a una fattura
📌 Esempio: un'agenzia di produzione video fattura dopo l'approvazione dello storyboard, del montaggio preliminare e del video finale
3. Quando vuoi conquistare la fiducia dei client
I clienti si sentono più sicuri nel pagare sulla base di risultati visibili. La fatturazione per attività cardine offre loro trasparenza su ciò che stanno pagando in ogni fase del processo di fatturazione
📌 Esempio: una società di consulenza fattura dopo aver completato la fase di scoperta, la progettazione della strategia e la consegna del rapporto finale
4. Quando lavori con un contratto a prezzo fisso
Se non fatturate a ore o non utilizzate la fatturazione basata sul tempo, la fatturazione per attività cardine suddivide il costo fisso in parti gestibili, in linea con il programma del progetto
📌 Esempio: un designer UX freelance che fattura 5.000 $ richiede il 40% in anticipo, il 30% dopo il test da parte dell'utente e il 30% alla consegna del progetto
5. In settori in cui è uno standard
*i progetti di costruzione, la consulenza, l'onboarding SaaS, il lavoro di progettazione e le campagne di marketing creativo spesso seguono fasi strutturate, rendendo i pagamenti per attività cardine la norma
📌 Esempio: un progetto di costruzione viene fatturato dopo il rilascio dei permessi, la realizzazione delle fondamenta, la struttura portante e l'ispezione finale
📊 La ricerca dimostra che i modelli di fatturazione strutturati garantiscono un flusso di cassa più affidabile e riducono le controversie. Ecco un elenco di software utili per il monitoraggio delle attività cardine, che consentono di monitorare ogni fase in modo efficiente.
📊 La ricerca dimostra che i modelli di fatturazione strutturati garantiscono un flusso di cassa più affidabile e riducono le controversie. Ecco un elenco di software utili per il monitoraggio delle attività cardine, che consentono di monitorare ogni fase in modo efficiente.
La fatturazione per attività cardine è adatta alle tue esigenze?
Se i tuoi progetti prevedono risultati finali ben definiti, sequenze più lunghe o più fasi di approvazione da parte del client, la fatturazione per attività cardine è un approccio intelligente per strutturare i pagamenti. Migliora il flusso di cassa, rafforza la fiducia del client e collega i pagamenti direttamente allo stato di avanzamento: ingredienti chiave per il buon esito del progetto.
Che tu sia un libero professionista che fornisce risorse creative, un team SaaS che sviluppa nuove funzionalità o un'agenzia di marketing che gestisce un lancio, la fatturazione per attività cardine ti garantisce pagamenti equi e puntuali.
Con ClickUp, puoi gestire la fatturazione dei progetti e lo stato di avanzamento delle attività in un unico posto. In qualità di software di project management leader, ClickUp ti aiuta a monitorare i risultati finali, impostare attività cardine chiare, automatizzare i follow-up e mantenere organizzato il flusso di lavoro.
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