Sir Francis Bacon disse: " La conoscenza è potere" nel 1597; oltre 400 anni dopo, questa affermazione non è mai stata più vera.
Prendiamo come esempio i cookie: non quelli che riempiono la tua cucina con il profumo del burro, ma quelli che di solito accetti su ogni sito web senza leggere i termini.
I cookie effettuano il monitoraggio dei tuoi dati, analizzano il tuo comportamento e ricordano le tue preferenze. E non si tratta solo dei siti web. Netflix prevede cosa guarderai dopo. Google praticamente legge nella tua mente dopo solo due o tre parole. Il denominatore comune? I dati.
Le aziende sono ossessionate dai dati e l'IA ne trae grande vantaggio. Quando i dati sono strutturati, indicizzati e accessibili, diventano ancora più preziosi: diventano conoscenza.
Ecco perché oggi le aziende si affrettano a implementare sistemi di gestione delle conoscenze basati sull'IA: avere accesso immediato alle informazioni giuste è un fattore determinante.
Come scegliere le basi di conoscenza più adatte alla tua attività? Analizziamo le migliori opzioni basate sull'IA confrontando Guru e Glean e determinando quale sia la soluzione più adatta alla tua attività.
🌻 Bonus: ti presenteremo anche la migliore alternativa a Glean e Guru: ClickUp! E spiegheremo come le funzionalità di gestione delle conoscenze di ClickUp colmano tutte le lacune lasciate da questi due strumenti.
⏰ Riepilogo/riassunto in 60 secondi
Cerchi lo strumento di conoscenza basato sull'IA perfetto? Ecco una breve analisi per aiutarti a decidere tra Glean e Guru:
- Guru organizza informazioni verificate in schede di conoscenza, garantendo ai team conoscenze accurate e aggiornate a portata di mano.
- Glean è uno strumento di ricerca aziendale basato sull'IA che scansiona email, messaggi Slack e documenti per fornire risposte immediate senza richiedere la creazione manuale di contenuti.
- Guru batte Glean grazie alle sue conoscenze strutturate e verificate, che lo rendono ideale per i team che gestiscono la documentazione aziendale e prediligono la precisione.
- Glean batte Guru grazie alla ricerca in tempo reale basata sull'IA, che estrae informazioni da oltre 100 app aziendali, rendendolo la scelta migliore per la scoperta dei dati a livello di azienda.
- Guru offre prezzi trasparenti per utente, a partire da 10 $ al mese, mentre Glean segue un modello di prezzi aziendale che varia in base alle dimensioni dell'azienda e al volume dei dati.
- ClickUp combina gestione delle conoscenze basata sull'intelligenza artificiale, automazione e ricerca in un unico spazio di lavoro, eliminando la necessità di utilizzare più strumenti.
- La ricerca connessa di ClickUp recupera dati istantanei da Google Drive, Slack e Salesforce, riducendo il tempo sprecato nella ricerca di informazioni.
Cos'è Guru?
GetGuru (o Guru) è una piattaforma di conoscenza basata sull'IA che crea connessioni tra app, documenti e chat per fornire risposte immediate. Essenzialmente funge da hub centralizzato di conoscenza e da unica fonte di verità per le organizzazioni.
Guru semplifica la ricerca rapida di schede informative di qualità, è molto intuitivo, facile da aggiornare con le informazioni esistenti, intuitivo nella creazione di nuove schede e le sue funzionalità SEO all'interno della nostra organizzazione sono eccellenti.
Guru semplifica la ricerca rapida di schede informative di qualità, è molto intuitivo, facile da aggiornare con le informazioni esistenti, intuitivo nella creazione di nuove schede e le sue funzionalità SEO all'interno della nostra organizzazione sono eccellenti.
Ecco cosa ti consente di usufruire Guru:
- Archivia le conoscenze aziendali in un unico posto, consentendo agli utenti di accedere rapidamente a politiche, procedure e documenti importanti.
- Funziona come un hub self-service, riducendo le domande ripetitive e rendendo immediatamente disponibili le informazioni rilevanti.
- Utilizza la ricerca basata sull'IA e le estensioni del browser per fornire risposte rapide senza dover cambiare app.
- Organizza i contenuti con schede di conoscenza, rendendo più facile trovare le informazioni e mantenere i dati strutturati.
- Si integra con strumenti popolari in modo che i team possano accedere alle informazioni di cui hanno bisogno senza interrompere il loro flusso di lavoro.
Funzionalità di Guru
Guru elimina la frustrazione legata al monitoraggio delle informazioni aziendali. Invece di perdere tempo a setacciare vecchie email o a porre la stessa domanda per la decima volta, i team possono recuperare immediatamente le informazioni rilevanti: ecco come.
Funzionalità n. 1: risposte basate sull'IA quando ne hai bisogno
Ti è mai capitato di sapere che la risposta esiste da qualche parte, ma trovarla sembra un'impresa impossibile? Guru risolve questo problema. Basta digitare una domanda e il sistema estrae risposte verificate dalla knowledge base della tua azienda.
Funzionalità n. 2: funziona con gli strumenti già utilizzati dai team
Nessuno vuole passare da un'app all'altra solo per trovare una semplice risposta. Guru si integra con Slack, Microsoft Teams, Google Workspace e altri strumenti popolari, così i dipendenti non devono interrompere il loro flusso di lavoro per cercare ciò di cui hanno bisogno.
💡 Suggerimento professionale: l'IA ti sta già sollevando dal lavoro più impegnativo, individuando le tendenze prima di te e aiutandoti a lavorare in modo più intelligente, invece che più duro. Ecco una guida su come utilizzare l'IA per aumentare la produttività.
Funzionalità/funzione n. 3: schede informative che mantengono le informazioni concise e aggiornate
I documenti prolissi tendono ad essere ignorati. Guru suddivide le informazioni in schede di conoscenza, in modo che i dipendenti ottengano risposte rapide e strutturate invece di aprire un file enorme.
🍪 Bonus: queste schede si aggiornano automaticamente, così tutti sono sempre sulla stessa pagina, letteralmente.
Funzionalità n. 4: risposte che appaiono prima ancora che tu le richieda
Ti è mai capitato di compilare un modulo o leggere una procedura e desiderare che le istruzioni apparissero magicamente? Questo è esattamente ciò che fa Guru.
Riconosce ciò che è visualizzato sullo schermo e fornisce automaticamente le informazioni pertinenti, senza bisogno di cercarle.
Funzionalità/funzione n. 5: approfondimenti su ciò che le persone stanno effettivamente cercando
Questa è una delle migliori funzionalità di Guru: aiuta i team a capire cosa manca. Le analisi integrate mostrano cosa viene cercato più spesso, quali domande continuano a essere poste e dove la base di conoscenze potrebbe necessitare di un aggiornamento.
Invece di indovinare di quali informazioni hanno bisogno i dipendenti, le aziende ottengono dati reali su ciò che funziona e ciò che non funziona.
Prezzi di Guru
Guru offre piani tariffari flessibili per soddisfare le esigenze di aziende di tutte le dimensioni:
- Versione di prova gratis
- All-in-One: 15 $ al mese per utente
- Enterprise: prezzi personalizzati
📮 Approfondimento ClickUp: quasi la metà della tua forza lavoro perde informazioni importanti.
Secondo una ricerca condotta da ClickUp, circa il 42% dei knowledge worker utilizza l'email per comunicare con il proprio team, ma questo metodo presenta alcuni svantaggi. Poiché le email raggiungono solo alcuni membri del team, le informazioni critiche vengono isolate, rallentando la collaborazione e il processo decisionale. Per aumentare la visibilità e semplificare il lavoro di squadra, utilizza una piattaforma di lavoro all-in-one come ClickUp, che trasforma le email in attività concrete in pochi secondi!
Cos'è Glean?
Glean è una piattaforma di IA per il lavoro che aiuta le aziende a trovare, creare e automatizzare le attività tramite una connessione ai dati aziendali e una comprensione di essi, offrendo ricerca, agenti e assistenti basati sull'intelligenza artificiale.
Secondo le recensioni di Gartner, Glean funziona per questi motivi:
- Trova informazioni rilevanti all'istante, indipendentemente da dove siano archiviate.
- Dà la priorità alle risposte dirette piuttosto che limitarsi a mostrare i risultati della ricerca.
- Offre integrazioni perfette con le app aziendali.
- Aiuta i dipendenti ad accedere alle conoscenze aziendali
Progettato originariamente per aggregare link e documenti provenienti da varie applicazioni, gli utenti di Glean condividono costantemente funzionalità/funzioni che migliorano la gestione interna delle conoscenze.
Ecco alcuni esempi di utilizzo:
- Mantieni i dipendenti aggiornati con una homepage personalizzata, che mostra i documenti recenti, le riunioni imminenti e i contenuti aziendali di tendenza.
- Utilizza un sistema di verifica avanzato per garantire che le informazioni rimangano accurate, evitando risposte obsolete o fuorvianti.
- Introduce app basate sull'IA che consentono agli esperti in materia (SME) di creare e mantenere una base di conoscenze, garantendo l'accesso 24 ore su 24, 7 giorni su 7, a informazioni affidabili.
- Offre la ricerca persone, che semplifica la ricerca di colleghi, catene gerarchiche e dettagli sull'anzianità di servizio per ottenere rapidamente informazioni sulla reportistica sull'organizzazione.
Funzionalità di Glean
Invece di limitarsi a fornire un elenco di risultati di ricerca, Glean offre approfondimenti contestuali. Oltre a questo, ecco alcune funzionalità/funzioni di Glean che ti possono aiutare:
Funzionalità n. 1: risposte basate sull'IA che vanno dritte al punto
Nessuno ha tempo di aprire 15 schede per trovare una risposta. Il sistema basato sull'intelligenza artificiale di Glean estrae istantaneamente le informazioni rilevanti, siano esse nascoste in un documento Google, in una conversazione Slack o in un ticket Jira.
⚡️Archivio modelli: modelli IA per risparmiare tempo e migliorare la produttività
Funzionalità n. 2: raccolte intelligenti per organizzare le conoscenze aziendali
Invece di documenti sparsi e link persi, Glean consente ai team di creare raccolte strutturate di dati importanti, rendendo più facile il monitoraggio dei progetti.
Funzionalità n. 3: collegamenti Go per l'accesso immediato alle pagine utilizzate di frequente
La funzionalità Go Links di Glean consente ai dipendenti di creare URL brevi per le risorse aziendali visitate di frequente. Invece di cercare un documento nascosto, digita un Go Link personalizzato (come "go/performance-reviews") nel tuo browser, che ti porterà direttamente a ciò che stai cercando.
💡 Suggerimento professionale: un sistema di gestione delle conoscenze inadeguato crea costose inefficienze: esplora le migliori alternative a Glean per colmare le lacune informative.
Funzionalità n. 4: sistema di verifica per garantire l'accuratezza delle conoscenze
Una base di conoscenza è utile solo se i dati sono corretti. Il sistema di verifica di Glean garantisce che i documenti e le risposte importanti rimangano aggiornati.
Funzionalità n. 5: ricerca di persone per trovare esperti all'interno dell'azienda
Hai bisogno di sapere chi è responsabile di un progetto? La funzione di ricerca persone di Glean aiuta i dipendenti a cercare i colleghi per nome, flusso di lavoro, reparto o competenza. L'uso dell'IA sul posto di lavoro rende più facile trovare la persona giusta a cui rivolgersi, invece di cercare di indovinare chi potrebbe avere la risposta.
Prezzi di Glean
- Prezzi personalizzati
Dai un'occhiata a queste alternative a Glean!
📖 Leggi anche: Modelli gratis per knowledge base in Word e ClickUp
Guru e Glean: confronto delle funzionalità/funzioni
Guru e Glean mirano a risolvere lo stesso problema, aiutando i team a trovare rapidamente le informazioni e mostrando loro come lavorare più velocemente, ma lo fanno in modo diverso.
Di seguito, analizziamo le funzionalità principali per vedere dove eccelle ciascuno strumento.
Funzionalità n. 1: ricerca e risposte basate sull'IA
Glean offre un potente motore di ricerca basato sull'IA che attinge da email, Slack, documenti e altri strumenti aziendali per fornire risposte dirette invece che risultati di ricerca. Utilizza l'elaborazione del linguaggio naturale (NLP) per comprendere le query e fornire approfondimenti contestuali.
Pur sfruttando le capacità dell'IA, Guru si concentra maggiormente sulle schede di conoscenza. I dipendenti devono creare e verificare le informazioni prima che l'IA possa renderle disponibili, il che garantisce l'accuratezza ma aggiunge un ulteriore passaggio al processo.
🏆 Vincitore: Glean è in testa in questa categoria
📖 Leggi anche: Come l'IA connessa elimina i silos per risparmiare tempo da dedicare al lavoro vero e proprio
Funzionalità/funzione n. 2: organizzazione e accuratezza delle conoscenze
Guru eccelle nella gestione delle conoscenze strutturando le informazioni in basi di conoscenza con flussi di lavoro di verifica. Ciò garantisce che i dipendenti abbiano sempre accesso a dati accurati e aggiornati.
Glean è più un aggregatore, che attinge da fonti esistenti senza sistemi di verifica rigorosi, il che significa che occasionalmente potrebbero emergere informazioni obsolete o errate.
🏆 Vincitore: Guru per la gestione delle conoscenze e le strutture
Funzionalità n. 3: integrazioni e compatibilità del flusso di lavoro
Glean si integra con oltre 100 strumenti aziendali, tra cui Google Workspace, Slack, Microsoft 365 e Jira, rendendolo ideale per le aziende che cercano un'esperienza di integrazione senza soluzione di continuità.
Guru offre anche estensioni per browser, integrazioni Slack e integrazioni Microsoft Teams. Tuttavia, si concentra sull'integrazione di conoscenze verificate nei flussi di lavoro piuttosto che sulla semplice aggregazione di informazioni provenienti da diversi strumenti.
🏆 Vincitore: Glean trionfa su Guru in termini di integrazioni e compatibilità del flusso di lavoro.
Funzionalità n. 4: Onboarding e facilità d'uso
L'interfaccia di Glean, simile a quella di Google, rende la ricerca intuitiva. I nuovi utenti possono semplicemente digitare una query e trovare le informazioni senza alcuna configurazione. Offre anche una homepage personalizzata con documenti recenti, riunioni imminenti e argomenti di tendenza, aiutando i nuovi dipendenti a familiarizzarsi più rapidamente.
Sebbene sia facile da usare, Guru richiede la partecipazione attiva dei team per creare, verificare e mantenere i contenuti. I nuovi utenti potrebbero aver bisogno di maggiori indicazioni sulle schede di conoscenza e sui flussi di lavoro prima di poter sfruttare al meglio il sistema.
🏆 Vincitore: Glean
Funzionalità n. 5: ricerca di persone e identificazione di esperti
Glean include un'efficiente funzione di ricerca delle persone che consente ai dipendenti di cercare i colleghi per nome, competenza, posizione o struttura gerarchica. Ciò aiuta i teams a trovare rapidamente la persona giusta a cui rivolgere le loro domande, invece di dover cercare nella documentazione.
Guru si concentra sulla conoscenza documentata piuttosto che sulla scoperta delle persone. Sebbene consenta ai team di archiviare conoscenze verificate, non offre le stesse funzionalità di ricerca organizzativa fornite da Glean.
🏆 Vincitore: Glean
📖 Leggi anche: Come l'IA connessa elimina i silos per risparmiare tempo da dedicare al lavoro vero e proprio
Guru e Glean su Reddit
Reddit, l'eterno banco di prova per le opinioni sul software, ha molto da dire su Guru e Glean.
Su r/commerciale, Guru ha alcuni fan molto entusiasti.
Un architetto della sicurezza su Reddit lo ha elogiato per la documentazione strutturata con controllo delle autorizzazioni:
La nostra azienda utilizza getguru.com ed è fantastico. È possibile creare raccolte e controllare le autorizzazioni in modo da poter inserire informazioni sensibili come i prezzi dei contratti e mantenerle riservate al reparto IT.
La nostra azienda utilizza getguru.com ed è fantastico. È possibile creare raccolte e controllare le autorizzazioni in modo da poter inserire informazioni sensibili come i prezzi dei contratti e mantenerle riservate al reparto IT.
Tuttavia, non tutte le recensioni sono state entusiastiche. Un utente di Reddit si è lamentato della sua complicata struttura dei prezzi:
Getguru ha così tante funzioni inutili che non solo sono superflue, ma creano anche confusione.
Getguru ha così tante funzioni inutili che non solo sono superflue, ma creano anche confusione.
Gli utenti di Glean, invece, sembrano un po' più sicuri della loro scelta. Un amministratore di Slack ha sottolineato la sua efficienza nella ricerca:
Utilizziamo Glean per indice la nostra KB e i documenti aziendali, quindi utilizziamo il bot Glean per cercare elementi in Slack. Funziona perfettamente e Glean è un'ottima azienda con cui lavorare.
Utilizziamo Glean per indicizzare la nostra KB e i documenti aziendali, quindi utilizziamo il bot Glean per cercare elementi in Slack. Funziona perfettamente e Glean è un'ottima azienda con cui lavorare.
Tuttavia, un utente di Reddit ha sottolineato potenziali problemi di privacy e preoccupazioni relative alla formazione dell'IA:
Non ho acconsentito alla registrazione e all'utilizzo delle mie lezioni da parte di questa azienda e certamente non acconsento all'utilizzo del mio lavoro per l'addestramento dell'IA.
Non ho acconsentito alla registrazione e all'utilizzo delle mie lezioni da parte di questa azienda e certamente non acconsento all'utilizzo del mio lavoro per l'addestramento dell'IA.
Per le aziende che cercano una ricerca basata sull'IA, Glean ottiene punti per la velocità e la profondità. Ma per coloro che preferiscono il controllo in loco, potrebbe non essere la soluzione più adatta.
Scopri ClickUp: la migliore alternativa a Guru e Glean
Se Guru e Glean unissero le proprie forze per creare uno strumento con tutti i loro aspetti positivi, sarebbe ClickUp. ClickUp combina la project management, la gestione delle conoscenze e la ricerca basata sull'intelligenza artificiale in un unico strumento, rendendolo la soluzione definitiva per i team sommersi da informazioni sparse.
Analizziamo la questione.
Il vantaggio n. 1 di ClickUp: ClickUp Brain
ClickUp Brain è l'assistente di conoscenza basato sull'intelligenza artificiale che non si limita a recuperare risposte, ma comprende il tuo lavoro. Mentre Glean fatica a trovare risultati di ricerca chiave e Guru si affida alla curatela manuale, ClickUp Brain collega attività, documenti, persone e progetti in tempo reale.
Questo significa che con Brain avrai:
- ✅ Risposte immediate: chiedi qualsiasi cosa a ClickUp Brain e otterrai i risultati più pertinenti da attività, documenti, commenti e app collegate.
- ✅ Riepiloghi dei progetti e aggiornamenti automatici: ricevi aggiornamenti automatici sullo stato, StandUp e rapporti sui progressi senza muovere un dito.
- ✅ Contenuti generati dall'intelligenza artificiale: utilizza lo strumento di creazione di contenuti basato sull'intelligenza artificiale di ClickUp per scrivere e-mail, creare brief di progetto e generare aggiornamenti sulle attività in pochi secondi.
👉 Perché ClickUp batte Guru e Glean: Guru dipende dall'inserimento manuale dei dati, mentre Glean spesso tralascia dati fondamentali. ClickUp Brain sa cosa stai cercando, prima ancora che tu lo sappia.
📖 Leggi anche: Inside ClickUp Brain for Teams: i 10 migliori strumenti per la condivisione delle conoscenze, l'automazione dei progetti e la scrittura
Il vantaggio n. 2 di ClickUp: ricerca connessa ClickUp
Ora parliamo della ricerca connessa di ClickUp, il software di ricerca aziendale definitivo che semplifica la ricerca delle conoscenze aziendali.
A differenza di Glean, che a volte non riesce a far emergere le informazioni più rilevanti, ClickUp offre un motore di ricerca unificato e intelligente che si collega a tutte le tue app di lavoro.
Ecco come:
- Ricerca unificata tra diversi strumenti: Google Drive, GitHub, Figma, Salesforce... basta nominarlo e ClickUp lo cerca.
- Contesto in tempo reale: ClickUp indice non solo i file, ma anche le conversazioni che li riguardano, consentendo agli utenti di cercare risultati che includono discussioni critiche.
- Accesso al Centro di comando: trova qualsiasi cosa con un semplice tasto, sia in ClickUp che in uno strumento collegato.
👉 Perché ClickUp batte Guru e Glean: Guru richiede l'assegnazione manuale dei tag, mentre l'IA di Glean è imprevedibile. ClickUp centralizza automaticamente le conoscenze e garantisce che i risultati migliori vengano visualizzati per primi.
Il vantaggio n. 3 di ClickUp: gestione delle conoscenze ClickUp
ClickUp Knowledge Management ti consente di documentare, effettuare la condivisione e gestire le conoscenze aziendali senza i limiti di Guru o Glean.
Ecco perché la gestione delle conoscenze di ClickUp è perfetta per i team:
- Wiki basati sull'IA: trasforma qualsiasi documento in un wiki strutturato e facilmente navigabile.
- Controllo delle versioni e autorizzazioni: traccia ogni modifica e controlla gli accessi con precisione.
- Collaborazione senza interruzioni: lavora in tempo reale con commenti del team, collegamenti alle attività e assistenza alla scrittura basata sull'IA.
👉 Perché ClickUp batte Guru e Glean: il wiki di Guru richiede frequenti aggiornamenti manuali, mentre Glean non dispone di potenti strumenti di collaborazione basati sull'IA. ClickUp integra sia la curation delle conoscenze che il lavoro di squadra in un'unica esperienza senza soluzione di continuità.
Il vantaggio n. 4 di ClickUp: automazioni ClickUp e documenti ClickUp
Inoltre, puoi automatizzare completamente attività ripetitive come l'assegnazione di ticket, l'aggiornamento degli stati e l'attivazione di notifiche utilizzando l'automazione del flusso di lavoro basata sull'IA con ClickUp Automations.
📌 Esempio: i team delle risorse umane possono impostare un'automazione che assegna istantaneamente le revisioni degli aggiornamenti delle politiche ai responsabili di reparto ogni volta che viene caricato un nuovo documento di conformità.
Allo stesso modo, i team del supporto clienti possono automatizzare l'escalation dei ticket in base all'analisi del sentiment, garantendo che i problemi urgenti abbiano la priorità senza l'intervento umano.
E poiché la gestione delle conoscenze dipende da un buon software di collaborazione sui documenti, puoi affidarti a ClickUp Docs per fare molto di più che prendere appunti: funziona come una zona di lavoro dinamica.
I team di marketing possono utilizzare Docs per collaborare alle strategie delle campagne con assegnazioni di attività integrate, garantendo che i progetti procedano senza intoppi senza dover cambiare strumento.
Inoltre, i product manager possono trasformare la documentazione delle funzionalità/funzioni in roadmap interattive collegando storie degli utenti, commenti e modelli di progettazione, rendendo la pianificazione e l'esecuzione perfettamente connesse.
📖 Leggi anche: Come utilizzare l'IA per la documentazione
I guru hanno bisogno di followers: ClickUp crea leader
Il vantaggio principale di ClickUp? Presto ti basterà aprire una sola scheda per effettuare il monitoraggio dei progetti, trovare risposte e effettuare l'automazione delle operazioni, senza più dover passare da un'app all'altra.
Almeno, così è stato per Thomas Clifford, Product Manager di TravelLocal, che ha dichiarato:
Utilizziamo ClickUp per tutta la gestione dei nostri progetti e delle nostre attività, oltre che come base di conoscenza. È stato adottato anche per il monitoraggio e l'aggiornamento del nostro framework OKR e per diversi altri casi d'uso, tra cui diagrammi di flusso, moduli di richiesta ferie e flussi di lavoro. È fantastico poter gestire tutto questo con un unico prodotto, poiché le cose possono essere collegate tra loro molto facilmente.
Utilizziamo ClickUp per tutta la gestione dei nostri progetti e delle nostre attività, oltre che come base di conoscenza. È stato adottato anche per il monitoraggio e l'aggiornamento del nostro framework OKR e per diversi altri casi d'uso, tra cui diagrammi di flusso, moduli di richiesta ferie e flussi di lavoro. È fantastico poter gestire tutto questo con un unico prodotto, poiché le cose possono essere collegate tra loro con estrema facilità.
Con ricerca basata sull'intelligenza artificiale, flussi di lavoro automatizzati, documenti integrati, integrazioni perfette e strumenti di project management, tutto sotto lo stesso tetto, ClickUp è l'unico hub di lavoro di cui avrai mai bisogno.