Come utilizzare Microsoft Planner in Teams per organizzare il lavoro

Qual è lo stato di quell’attività? È una domanda semplice.

Ma ottenere una risposta chiara può essere difficile in un team molto impegnato: gli aggiornamenti sono sparsi tra le conversazioni in chat, le email e le note scritte in fretta. Le scadenze si avvicinano inavvertitamente, le attività vengono ignorate e, prima che te ne accorga, passi più tempo al monitoraggio del lavoro che a svolgerlo.

Microsoft Planner in Teams ti aiuta a creare uno spazio strutturato e condiviso in cui attività, scadenze e responsabilità siano ben definite.

In questo articolo vedremo come utilizzare Microsoft Planner in Teams per mantenere il tuo team organizzato. 📊

❗️Planner raggiunge rapidamente il limite massimo. Monday.com è solitamente il passaggio successivo.

I team che sono passati da Planner a Monday.com hanno raggiunto lo stesso limite entro 6 mesi: aumenti dei prezzi, reportistica limitata e assenza di una vera gerarchia. Questa lista di controllo ti mostra come saltare il passaggio intermedio. 👇🏼

Come si utilizza Microsoft Planner all’interno di Microsoft Teams?

Segui questi passaggi per configurare, organizzare e gestire le attività utilizzando Microsoft Planner direttamente in Teams.

Microsoft Planner può aiutarti a dare una struttura al flusso di lavoro del tuo team.

Che tu lo stia configurando per la prima volta o che tu stia cercando modi per ottimizzare il tuo flusso di lavoro esistente, questa guida passo passo ti illustrerà gli aspetti pratici dell'utilizzo di Planner all'interno di Teams.

Cominciamo! 💪

Passaggio n. 1: trova e aggiungi Microsoft Planner in Teams

Per prima cosa, integriamo Planner in Teams.

Apri Microsoft Teams e guarda il menu a sinistra. Fai clic sull'icona App (i tre puntini) per accedere alle integrazioni di Microsoft Teams. Digita Attività by Planner e Da fare (o semplicemente Planner) *nella barra di ricerca.

Fai clic su Aggiungi per integrarlo in Teams. Una volta fatto questo, Planner sarà disponibile direttamente all'interno di Teams, così non dovrai passare da un'app all'altra per gestire le attività.

Passaggio n. 2: Crea un nuovo piano in un canale del team

Fai clic sulla scheda Teams nel menu a sinistra e seleziona il canale in cui desideri aggiungere Planner. Nella parte superiore del canale, fai clic sull'icona ""più""" per aggiungere una nuova scheda. Seleziona Planner dall'elenco delle app.

Seleziona Crea un nuovo piano, assegnagli un nome come "Sprint di marketing" o "Roadmap del progetto" e decidi se desideri avvisare il team selezionando "Pubblica nel canale informazioni su questa scheda".

Fai clic su Salva e, in un attimo, il tuo nuovo piano è pronto per essere utilizzato.

Passaggio n. 3: aggiungi un piano esistente a un canale del team (facoltativo)

Usi già Microsoft Planner su un'altra piattaforma? Nessun problema, puoi integrarlo in Teams in pochi semplici passaggi.

Apri la tua bacheca Planner esistente in un browser web o nell'app Planner, fai clic sui … (tre puntini) in alto e seleziona Copia link al piano. Quindi, vai su Teams, accedi al canale pertinente e fai clic sull'icona ""più""" per aggiungere una nuova scheda.

Seleziona la scheda Sito web, assegnagli un nome, incolla il link di Planner che hai copiato e clicca su Salva. In un attimo, il tuo piano esistente sarà perfettamente integrato in Teams per un facile accesso.

Passaggio n. 4: Organizza le attività con i contenitori

I "buckets" sono simili a categorie che aiutano a mantenere le attività organizzate. Invece di raggruppare tutto in un unico lungo elenco, puoi separare le attività per fase, reparto o priorità.

All'interno della tua bacheca di Planner, fai clic su Aggiungi nuovo contenitore sulla destra.

Assegnagli un nome, ad esempio "Da fare", "In corso" o "Completato". Ripeti questa operazione per organizzare il tuo planner in tutte le categorie di cui hai bisogno. In questo modo, avrai una struttura chiara per gestire il lavoro.

Passaggio n. 5: Aggiungi e assegna le attività

Ora è il momento di iniziare ad aggiungere attività e ad assegnarle ai membri del team. Fai clic su + Aggiungi attività sotto la categoria appropriata. Assegna un nome all’attività, imposta una data di scadenza e assegnala a un membro del tuo team. Fai clic su Aggiungi attività e questa apparirà nell’elenco.

Passaggio n. 6: Configura le notifiche

Vuoi che il tuo team sia sempre aggiornato? Configura le notifiche in Planner.

Fai clic su Impostazioni (icona a forma di ingranaggio), vai su Notifiche, seleziona le notifiche che ti servono (ad es. assegnazione di attività e modifiche alle date di scadenza) e premi Salva. Niente più scuse del tipo "Non avevo visto quell'attività".

Passaggio n. 7: usa i filtri e il raggruppamento per il monitoraggio del lavoro

Man mano che il tuo piano si riempie, diventa fondamentale individuare rapidamente le attività. È qui che entrano in gioco i filtri e il raggruppamento. Ecco come utilizzare queste funzionalità/funzioni di Microsoft Teams:

Questi strumenti ti aiutano a concentrarti su ciò che conta di più senza dover scorrere un lungo elenco di attività.

Passaggio n. 8: monitora lo stato con grafici visivi

Per avere una rapida panoramica dei progressi del team, passa alla vista Grafici. Nella scheda Planner, fai clic su Grafici in alto. Vedrai la ripartizione delle attività in base allo stato e altre informazioni chiave.

Se ti piacciono le rappresentazioni visive, questo è un ottimo modo per individuare i colli di bottiglia e adeguare i carichi di lavoro prima che le cose vadano fuori controllo.

Passaggio n. 9: modifica o sposta le attività secondo necessità e utilizza le funzionalità avanzate (facoltativo)

Le attività non sono immutabili: puoi aggiornarle o spostarle facilmente man mano che il lavoro procede. Fai clic su un'attività per effettuare una modifica dei dettagli, aggiungere note, allegare file o aggiornare la relativa lista di controllo.

Per spostare un'attività da un gruppo all'altro, basta trascinarla. Puoi anche aprire l'attività e modificarne manualmente il gruppo. In questo modo è facile adattarsi ai cambiamenti delle priorità.

Vuoi portare la configurazione di Planner a un livello superiore? Prova queste funzionalità aggiuntive:

Quali sono i limiti di Microsoft Planner in Teams?

Sebbene Microsoft Planner sia uno strumento affidabile per la gestione delle attività all’interno di Teams, presenta alcuni svantaggi. A seconda delle esigenze del tuo team, potresti riscontrare limitazioni che incidono sul flusso di lavoro, sulla personalizzazione o sulla scalabilità.

Ecco alcune sfide chiave da tenere a mente:

In che modo ClickUp rappresenta un'alternativa più potente a Microsoft Planner?

Quando i team superano i limiti delle bacheche delle attività di base, ClickUp sostituisce Planner con flussi di lavoro flessibili, automazione e collaborazione in tempo reale.

Il lavoro oggi non funziona più. I nostri progetti, le nostre conoscenze e la nostra comunicazione sono sparsi tra strumenti non integrati che ci rallentano.

ClickUp risolve questo problema con l’app completa per il lavoro che riunisce progetti, conoscenze e chat in un unico posto, il tutto grazie all’IA che ti aiuta a lavorare in modo più veloce e intelligente.

Ecco come puoi iniziare a utilizzare ClickUp! 🤩

Gestione delle attività

ClickUp Tasks mantiene le tue attività strutturate, così la gestione delle attività non ti sembrerà mai un peso. Avrai la flessibilità e il controllo necessari per suddividere il lavoro, effettuare il monitoraggio dei progressi e tenere tutto in un unico posto. Aggiungi descrizioni dettagliate, date di scadenza, allegati, priorità e più assegnatari in modo da non tralasciare nulla.

Hai bisogno di suddividere i progetti di dimensioni maggiori in parti più gestibili? Le attività secondarie ti aiutano a trasformare obiettivi apparentemente insormontabili in passaggi gestibili in pochi secondi.

Inoltre, grazie alle viste di ClickUp e alle automazioni basate sull’IA di ClickUp, puoi andare oltre la semplice gestione delle attività. Passa da una vista all’altra per individuare le urgenze, automatizza le attività ripetitive e utilizza persino ClickUp Brain, l’assistente AI integrato, per generare aggiornamenti sulle attività o attività secondarie.

Ad esempio, stai lanciando una nuova campagna di marketing. In Planner, creeresti un'attività di base per essa, assegneresti alcuni membri del team e... il gioco è fatto.

Ma con ClickUp, puoi mettere a frutto tutte le tue competenze nella gestione delle attività! Crea un'attività denominata Lanciare la campagna di marketing del secondo trimestre, aggiungi attività secondarie come Progettare modelli di email e Redigere bozze di post sui social media. Successivamente, puoi impostare le scadenze, assegnare i team e effettuare il monitoraggio dello stato di avanzamento.

Per assicurarti che ogni dettaglio sia preso in considerazione, affidati alle liste di controllo delle attività di ClickUp. Questa funzionalità/funzione aiuta i team a rimanere organizzati e garantisce che nulla venga tralasciato.

Ogni lista di controllo delle attività funge da elenco di cose da fare integrato all'interno di un'attività, rendendo più facile suddividere il lavoro in azioni più piccole. Hai bisogno di delegare? Puoi assegnare le voci della lista di controllo a diversi membri del team, in modo che le responsabilità siano chiarissime.

Inoltre, la visibilità dei progressi è immediata man mano che ogni elemento viene contrassegnato come completato, garantendo il coordinamento tra i team che lavorano da remoto.

Immagina di gestire il flusso di lavoro per la pubblicazione di un blog. Assegna ai membri del team le voci della lista di controllo, come la stesura, la progettazione, la SEO e la programmazione, effettua il monitoraggio dei progressi in tempo reale ed elimina i continui scambi di messaggi per i follow-up.

Collaborazione in team senza sforzo

ClickUp Chat ti permette di dire addio al continuo passaggio da un'app all'altra: questa funzionalità rende ClickUp unico per una collaborazione di squadra senza sforzo.

Immagina di lavorare al lancio di un prodotto: la tua lista di controllo è completa, ma ricevi un feedback dell’ultimo minuto. Invece di intasare Slack con i messaggi, passa alla Chat, che è collegata direttamente alle tue attività.

Discuti delle modifiche in spazi privati o effettua rapide chiamate audio o videochiamate con SyncUps. Grazie all’integrazione con Brain, puoi trasformare i messaggi in attività concrete con un solo clic. Hai bisogno di un aggiornamento urgente su un’attività? Chiedi a ClickUp Brain nella chat di riepilogare lunghe conversazioni e identificare gli elementi da intraprendere.

Modelli di pianificazione predefiniti

Scarica il modello gratis

Tenere sotto controllo le attività quotidiane non deve essere per forza una sfida. Il modello di pianificazione giornaliera di ClickUp ti aiuta a organizzare, stabilire le priorità e effettuare il monitoraggio di tutto in un unico posto, così potrai concentrarti su ciò che conta davvero.

Con questo modello di agenda giornaliera, puoi classificare le attività in sezioni come "Personale", "Lavoro" o "Obiettivi", rendendo più facile individuare ciò che richiede la tua attenzione. Gli strumenti di definizione delle priorità ti aiutano ad affrontare per prime le attività più importanti e urgenti, mentre i tracker visivi come grafici e tabelle ti consentono di monitorare i tuoi progressi a colpo d'occhio.

Quando è opportuno passare da Microsoft Planner a ClickUp?

Microsoft Planner in Teams è un ottimo modo per organizzare le attività, collaborare con il tuo team e rispettare le scadenze.

Ma se hai bisogno di maggiore flessibilità, automazioni e funzionalità avanzate, potresti cercare una soluzione più potente.

ClickUp, l’app completa per il lavoro, offre una solida gestione delle attività, collaborazione in tempo reale e flussi di lavoro personalizzabili. Avrai tutto ciò che ti serve per pianificare, monitorare e ottimizzare il lavoro del tuo team in un unico posto.

Perché accontentarti? Iscriviti gratis a ClickUp oggi stesso! ✅