Qual è lo stato di quell'attività? È una domanda semplice.
Ma ottenere una risposta chiara può essere difficile in un team molto impegnato: gli aggiornamenti sono sparsi tra chat, email e note scritte in fretta. Le scadenze si avvicinano, le attività vengono ignorate e, prima che te ne accorga, passi più tempo al monitoraggio del lavoro che a svolgerlo.
Microsoft Planner in Teams ti aiuta a creare uno spazio strutturato e condiviso in cui le attività, le scadenze e le responsabilità sono chiare.
In questo articolo vedremo come utilizzare Microsoft Planner in Teams per mantenere il tuo team organizzato. 📊
⏰ Riepilogo/riassunto in 60 secondi
Microsoft Planner ti aiuta a organizzare le attività, collaborare e effettuare il monitoraggio dello stato, il tutto all'interno di Microsoft Teams. Ecco come iniziare:
- Configura Microsoft Planner in Teams: apri team e cerca Attività di Planner e Da fare nella sezione App Aggiungilo alla tua area di lavoro Teams per un accesso rapido
- Apri Teams e cerca Attività di Planner e Da fare nella sezione App.
- Aggiungilo alla tua area di lavoro Teams per un accesso rapido.
- Apri Teams e cerca Attività di Planner e Da fare nella sezione App.
- Aggiungilo alla tua area di lavoro Teams per un accesso rapido.
- Crea e gestisci le attività: aggiungi un nuovo piano a un canale del team e organizza il lavoro in gruppi Assegna le attività ai membri del team e imposta le date di scadenza per garantire la responsabilità
- Aggiungi un nuovo piano a un canale del team e organizza il lavoro in gruppi.
- Assegna le attività ai membri del team e imposta le date di scadenza per garantire la responsabilità.
- Aggiungi un nuovo piano a un canale del team e organizza il lavoro in gruppi.
- Assegna le attività ai membri del team e imposta le date di scadenza per garantire la responsabilità.
- Tieni traccia dello stato delle attività e mantieni l'organizzazione: utilizza la Visualizzazione grafici per monitorare il completamento delle attività e identificare eventuali colli di bottiglia Filtra le attività in base alla priorità, alla data di scadenza o al membro assegnato Imposta le notifiche per rimanere aggiornato sulle modifiche alle attività e commenta le attività per avviare discussioni
- Usa la Visualizzazione grafici per monitorare il completamento delle attività e identificare i colli di bottiglia.
- Filtra le attività in base alla priorità, alla data di scadenza o al membro assegnato.
- Imposta le notifiche per rimanere aggiornato sulle modifiche alle attività e commenta le attività per discuterne.
- Usa la Visualizzazione grafici per monitorare il completamento delle attività e identificare i colli di bottiglia.
- Filtra le attività in base alla priorità, alla data di scadenza o al membro assegnato.
- Imposta le notifiche per rimanere aggiornato sulle modifiche alle attività e commenta le attività per discuterne.
- Tuttavia, Microsoft Planner in Teams presenta alcune limitazioni, tra cui limiti alle attività e ai piani, assegnatari e bucket limitati, mancanza di strumenti avanzati di project management, nessuna opzione di annullamento e necessità di una sottoscrizione a Microsoft 365.
- ClickUp offre un'alternativa più intelligente con: ClickUp Attività con priorità, automazioni, dipendenze e visualizzazioni avanzate ClickUp Lista di controllo per suddividere le attività in passaggi attuabili, assegnare elementi e monitorare lo stato dei progressi ClickUp Chat per mantenere tutte le conversazioni contestualizzate, collegare le chat alle attività e utilizzare ClickUp Brain per riepilogare/riassumere le discussioni e velocizzare il processo decisionale
- Attività di ClickUp con priorità, automazioni, dipendenze e visualizzazioni avanzate
- ClickUp Task Checklists per suddividere le attività in passaggi attuabili, assegnare elementi e monitorare i progressi
- ClickUp Chat per mantenere tutte le conversazioni contestualizzate, collegare le chat alle attività e utilizzare
- ClickUp Brain per riepilogare le discussioni e velocizzare il processo decisionale
- Attività di ClickUp con priorità, automazioni, dipendenze e visualizzazioni avanzate
- Lista di controllo di ClickUp per suddividere le attività in passaggi concreti, assegnare elementi e effettuare il monitoraggio dello stato.
- ClickUp Chat per mantenere tutte le conversazioni contestualizzate, collegare le chat alle attività e utilizzare
- ClickUp Brain per riepilogare le discussioni e velocizzare il processo decisionale
Come utilizzare Microsoft Planner in Teams
Microsoft Planner può aiutarti a strutturare il flusso di lavoro del tuo team.
Che tu stia effettuando l'impostazione per la prima volta o che tu stia cercando modi per ottimizzare il tuo flusso di lavoro esistente, questa guida passo passo ti illustrerà gli aspetti pratici dell'utilizzo di Planner all'interno di Teams.
Iniziamo! 💪
Passaggio n. 1: trova e aggiungi Microsoft Planner in Teams
Per prima cosa, inseriamo Planner in Teams.
Apri Microsoft Teams e guarda il menu a sinistra. Fai clic sull'icona App (i tre puntini) per accedere alle integrazioni di Microsoft Teams. Digita Attività di Planner e Da fare (o semplicemente Planner) nella barra di ricerca.
Fai clic su Aggiungi per integrarlo in Teams. Una volta terminato, Planner sarà disponibile direttamente all'interno di Teams, quindi non dovrai passare da un'app all'altra per gestire le attività.
🔍 Lo sapevi? Microsoft Planner era conosciuto con il nome in codice "Project Work Tracker" prima del suo lancio ufficiale nel 2016. È stato sviluppato in risposta alla crescente necessità di una gestione leggera delle attività all'interno di Microsoft 365.
Passaggio 2: crea un nuovo piano in un canale del team
Fai clic sulla scheda Teams nel menu a sinistra e seleziona il canale in cui desideri aggiungere Planner. Nella parte superiore del canale, fai clic sull'icona "più""" per aggiungere una nuova scheda. Seleziona Planner dall'elenco delle app.
Scegli Crea un nuovo piano, assegnagli un nome come "Marketing Sprint" o "Roadmap del progetto" e decidi se desideri avvisare il team selezionando "Pubblica nel canale Informazioni su questa scheda".
Fai clic su Salva e il tuo nuovo piano è pronto.
Passaggio 3: aggiungi un piano esistente a un canale del team (facoltativo)
Utilizzi già Microsoft Planner altrove? Nessun problema, puoi importarlo in Teams in pochi semplici passaggi.
Apri la tua bacheca Planner esistente in un browser web o nell'app Planner, fai clic su ... (tre puntini) in alto e seleziona Copia collegamento al piano. Quindi, vai su Teams, naviga fino al canale pertinente e fai clic sull'icona "più""" per aggiungere una nuova scheda.
Seleziona la scheda Sito web, assegnagli un nome, incolla il link copiato di Planner e premi Salva. In questo modo, il tuo piano esistente sarà integrato perfettamente in Teams per un facile accesso.
Passaggio 4: organizzare le attività con i bucket
I bucket sono simili a categorie che aiutano a organizzare le attività. Invece di inserire tutto in un unico lungo elenco, puoi separare le attività per fase, reparto o priorità.
All'interno della tua bacheca Planner, clicca su Aggiungi nuovo bucket a destra.
Assegnagli un nome, ad esempio "Da fare", "In corso" o "Completato". Ripeti l'operazione per organizzare il tuo planner in tutti i contenitori di cui hai bisogno. In questo modo, avrai una struttura chiara per gestire il lavoro.
📮ClickUp Insight: il 92% dei lavoratori utilizza metodi incoerenti per il monitoraggio degli elementi da intraprendere, il che ha come risultato decisioni mancate e ritardi nell'esecuzione.
Che si tratti di inviare note di follow-up o di utilizzare fogli di calcolo, il processo è spesso frammentato e inefficiente. La soluzione di gestione delle attività di ClickUp garantisce una conversione fluida delle conversazioni in attività, consentendo al tuo team di agire rapidamente e rimanere allineato.
Passaggio n. 5: aggiungi e assegna le attività
Ora è il momento di iniziare ad aggiungere attività e assegnarle ai membri del team. Fai clic su + Aggiungi attività sotto il bucket appropriato. Assegna un nome all'attività, imposta una data di scadenza e assegnala a qualcuno del tuo team. Fai clic su Aggiungi attività e questa apparirà nell'elenco.
🧠 Curiosità: Planner utilizza una bacheca in stile Kanban per aiutare gli utenti a spostare le attività attraverso diverse fasi, rendendolo uno strumento eccellente per i team Agile che gestiscono i flussi di lavoro. Le attività possono anche essere sincronizzate con Microsoft To Do, consentendo agli utenti di gestire le attività personali e gli obiettivi del team in un unico posto.
Passaggio n. 6: imposta le notifiche
Vuoi tenere aggiornato il tuo team? Imposta le notifiche in Planner.
Fai clic su Impostazioni (icona a forma di ingranaggio), vai su Notifiche, scegli gli avvisi che ti servono (ad esempio, assegnazioni di attività e modifiche alle date di scadenza) e premi Salva. Niente più scuse del tipo "Non avevo visto quell'attività".
🧠 Curiosità: la parola "piano" deriva dal latino planum, che significa superficie piana o progetto, e simboleggia un percorso chiaro da seguire.
Passaggio 7: utilizza i filtri e il raggruppamento per il monitoraggio del lavoro
Man mano che il tuo piano si riempie, trovare rapidamente le attività diventa essenziale. È qui che entrano in gioco i filtri e il raggruppamento. Ecco come utilizzare queste funzionalità/funzioni di Microsoft Teams:
- Nella parte superiore della bacheca di Planner, utilizza il pulsante Filtro per ordinare le attività in base a: Data di scadenza (Cosa è scaduto? Cosa sta per scadere?) Priorità (Cosa è urgente? Cosa può aspettare?) Stato (Quali attività sono in corso o completate?) Membro assegnato (Chi sta lavorando a cosa?)
- Data di scadenza (Cosa è scaduto? Cosa è in scadenza?)
- Priorità (Cosa è urgente? Cosa può aspettare?)
- Stato di avanzamento (Quali attività sono in corso o completate?)
- Membro assegnato (Chi sta lavorando a cosa?)
- Puoi anche utilizzare la funzionalità Raggruppa per per organizzare le attività in base a: Categoria (Da fare, in corso, completata) Assegnato a (Ottimo per vedere chi ha troppo lavoro da svolgere) Data di scadenza (Per avere una rapida panoramica delle scadenze)
- Bucket (Da fare, in corso, completato)
- Assegnato a (Ottimo per vedere chi ha troppo lavoro da svolgere)
- Data di scadenza (Per dare un'occhiata veloce alle scadenze)
- Data di scadenza (Cosa è scaduto? Cosa è in scadenza?)
- Priorità (Cosa è urgente? Cosa può aspettare?)
- Stato di avanzamento (Quali attività sono in corso o completate?)
- Membro assegnato (Chi sta lavorando a cosa?)
- Bucket (Da fare, in corso, completato)
- Assegnato a (Ottimo per vedere chi ha troppo lavoro da svolgere)
- Data di scadenza (Per dare un'occhiata veloce alle scadenze)
Questi strumenti ti aiutano a concentrarti su ciò che conta di più senza dover scorrere un lungo elenco di attività.
Passaggio n. 8: monitora lo stato con grafici visivi
Per ottenere una rapida panoramica dei progressi del team, passa alla Visualizzazione grafici. Nella scheda Planner, fai clic su Grafici nella parte superiore. Verranno visualizzati i compiti suddivisi per stato e altre informazioni chiave.
Se ti piacciono le immagini, questo è un ottimo modo per individuare i colli di bottiglia e regolare i carichi di lavoro prima che le cose vadano fuori strada.
Passaggio 9: modifica o sposta le attività secondo necessità e utilizza le funzionalità avanzate (facoltativo)
Le attività non sono immutabili: puoi aggiornarle o spostarle facilmente man mano che il lavoro procede. Fai clic su un'attività per effettuare la modifica dei dettagli, aggiungere note, allegare file o aggiornare la relativa lista di controllo.
Per spostare un'attività da un contenitore all'altro, basta trascinarla. Puoi anche aprire l'attività e modificarne manualmente il contenitore. In questo modo è facile adattarsi ai cambiamenti delle priorità.
Vuoi migliorare ulteriormente la configurazione di Planner? Prova queste funzionalità aggiuntive:
- Allegati: carica i documenti direttamente nelle attività in modo che tutto sia in un unico posto.
- Usa le etichette: assegna un codice colore alle attività per organizzarle rapidamente in modo visivo (ad esempio, Alta priorità, Bassa priorità)
- Copia attività: duplica le attività se devono essere ripetute in piani diversi.
🔍 Lo sapevi? Microsoft Teams è stato creato per sostituire Skype for Business ed è stato lanciato nel 2017 come risposta diretta a Slack.
Limiti dell'utilizzo di Microsoft Planner in Teams
Sebbene Microsoft Planner sia uno strumento affidabile per la gestione delle attività all'interno di Teams, presenta alcuni svantaggi. A seconda delle esigenze del tuo team, potresti riscontrare limitazioni che influiscono sul flusso di lavoro, sulla personalizzazione o sulla scalabilità.
Ecco alcune sfide chiave da tenere a mente:
- Limiti relativi alle attività e ai piani: un singolo piano può avere solo 3.000 attività attive e 9.000 attività, comprese quelle completate. Gli utenti o i gruppi possono possedere fino a 400 piani.
- Bucket e assegnatari limitati: ogni piano è limitato a 200 bucket e un'attività può essere assegnata solo a un massimo di 20 utenti, rendendo difficile gestire flussi di lavoro complessi.
- Mancanza di strumenti avanzati per il project management: Planner non supporta i diagrammi di Gantt, non dispone di una traccia di controllo e non ha un sistema integrato per il monitoraggio del tempo dedicato alle attività.
- Nessuna opzione di annullamento: se elimini un'attività o un piano, questi vengono eliminati definitivamente: non è presente un cestino da cui recuperarli.
- Requisiti di Microsoft 365: Planner non è uno strumento autonomo. È possibile utilizzarlo solo con una sottoscrizione Microsoft.
🔍 Lo sapevi? Il primo planner conosciuto al mondo risale alla Cina del X secolo, dove i funzionari utilizzavano tavolette di legno per effettuare il monitoraggio degli appuntamenti e degli impegni.
Crea un Planner con ClickUp
Il lavoro oggi è frammentato. I nostri progetti, le nostre conoscenze e le nostre comunicazioni sono sparsi su strumenti scollegati tra loro che rallentano il nostro lavoro.
ClickUp risolve questo problema con l'app completa per il lavoro che combina progetti, conoscenze e chat in un unico posto, il tutto alimentato dall'IA che ti aiuta a lavorare in modo più rapido e intelligente.
Ecco come iniziare a utilizzare ClickUp! 🤩
Gestione delle attività
Le attività di ClickUp mantengono strutturate le tue cose da fare, così la gestione delle attività non sarà mai più un peso. Ottieni la flessibilità e il controllo necessari per suddividere il lavoro, effettuare il monitoraggio dei progressi e tenere tutto in un unico posto. Aggiungi descrizioni dettagliate, date di scadenza, allegati, priorità e più assegnatari, così non ti sfuggirà nulla.
Hai bisogno di suddividere i progetti più grandi in parti più piccole? Le attività secondarie ti aiutano a trasformare obiettivi impegnativi in passaggi gestibili in pochi secondi.
Inoltre, va oltre la gestione delle attività con ClickUp Views e ClickUp Automation basato sull'intelligenza artificiale. Passa da una visualizzazione all'altra per vedere cosa è urgente, automatizza il lavoro ripetitivo e utilizza persino ClickUp Brain, l'assistente AI integrato, per generare aggiornamenti delle attività o attività secondarie.
Ad esempio, stai lanciando una nuova campagna di marketing. In Planner, creeresti un'attività di base per essa, assegneresti alcuni membri del team e... questo è tutto.
Ma con ClickUp puoi mettere in pratica tutte le tue competenze nella gestione delle attività! Crea un'attività denominata "Lanciare la campagna di marketing del secondo trimestre", aggiungi attività secondarie come "Progettare modelli di e-mail" e "Redigere bozze di post sui social media". Quindi puoi impostare scadenze, assegnare team e effettuare il monitoraggio.
🔍 Lo sapevi? Gli antichi egizi pianificavano l'intero anno in base ai cicli di inondazione del fiume Nilo, creando uno dei primi sistemi di calendario conosciuti basati su eventi naturali.
Per assicurarti che ogni dettaglio sia coperto, affidati alle liste di controllo delle attività di ClickUp. Questa funzionalità aiuta i team a rimanere organizzati e garantisce che nulla venga tralasciato.
Ogni lista di controllo delle attività funge da elenco di cose da fare integrato all'interno di un'attività, facilitando la suddivisione del lavoro in azioni più piccole. Hai bisogno di delegare? Puoi assegnare le voci della lista di controllo a diversi membri del team, in modo che le responsabilità siano chiare.
Inoltre, lo stato è immediatamente visibile man mano che ogni elemento viene spuntato, mantenendo allineati i team remoti.
Supponiamo che tu stia gestendo un flusso di lavoro per la pubblicazione di un blog. Assegna voci della lista di controllo come bozze, progettazione, SEO e pianificazione dei membri del team, monitora lo stato dei progressi in tempo reale ed elimina i follow-up continui.
⚙️ Bonus: ecco la guida definitiva a ClickUp! Scopri tutto quello che c'è da sapere sulla piattaforma, dalle sue funzionalità come software di gestione delle attività alle integrazioni e alle funzionalità avanzate basate sull'IA.
Collaborazione di team senza sforzo
ClickUp Chat ti consente di abbandonare il passaggio da un'app all'altra: questa funzionalità rende ClickUp unico per una collaborazione di squadra senza sforzo.
Supponiamo che tu stia lavorando al lancio di un prodotto e che la tua lista di controllo copra tutto, ma all'ultimo minuto arrivano dei feedback. Invece di ingombrare Slack con messaggi, passa alla Chat, che è collegata direttamente alle tue attività.
Discuti le modifiche in spazi privati o effettua rapide chiamate audio o video con SyncUps. Con Brain integrato, puoi trasformare i messaggi in attività eseguibili con un solo clic. Hai bisogno di un aggiornamento urgente su un'attività? Chiedi a ClickUp Brain nella chat di riepilogare lunghe conversazioni e identificare gli elementi da intraprendere.
📖 Leggi anche: Come Teams canalizza la propria produttività con ClickUp
Modelli di pianificazione predefiniti
Rimanere al passo con le attività quotidiane non deve essere necessariamente difficile. Il modello di pianificatore giornaliero ClickUp ti aiuta a organizzare, dare priorità e effettuare il monitoraggio di tutto in un unico posto, così puoi concentrarti su ciò che conta.
Con questo modello di pianificatore giornaliero, puoi classificare le attività in sezioni come Personale, Lavoro o Obiettivi, rendendo più facile vedere ciò che richiede la tua attenzione. Gli strumenti di prioritizzazione ti aiutano ad affrontare prima le attività più importanti e urgenti, mentre i tracker visivi come grafici e tabelle ti consentono di monitorare i tuoi progressi a colpo d'occhio.
🔍 Lo sapevi? La matrice di Eisenhower, un popolare metodo di gestione del tempo, è stata ispirata dall'ex presidente degli Stati Uniti Dwight D. Eisenhower, famoso per aver classificato le attività in base all'urgenza e all'importanza.
Collabora con ClickUp
Microsoft Planner in Teams è un ottimo modo per organizzare le attività, collaborare con il tuo team e rispettare le scadenze.
Ma se hai bisogno di maggiore flessibilità, automazioni e funzionalità avanzate, potresti cercare qualcosa di più potente.
ClickUp, l'app completa per il lavoro, offre una solida gestione delle attività, collaborazione in tempo reale e flussi di lavoro personalizzabili. Avrai tutto ciò che ti serve per pianificare, monitorare e ottimizzare il lavoro del tuo team in un unico posto.
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