Come utilizzare Microsoft Planner in Teams per organizzare il lavoro

Qual è lo stato di quell'attività? È una domanda semplice.

Ma ottenere una risposta diretta può essere difficile in un team impegnato: gli aggiornamenti sono sparsi tra i thread delle chat, le email e le note scritte in fretta e furia. Le scadenze si avvicinano, le attività vengono ignorate e prima che te ne accorga, passi più tempo a monitorare il lavoro che a svolgerlo.

Microsoft Planner in Teams ti aiuta a creare uno spazio condiviso e strutturato in cui attività, scadenze e responsabilità sono chiare.

In questo articolo, esploreremo come utilizzare Microsoft Planner in Teams per mantenere il tuo team organizzato. 📊

Come utilizzare Microsoft Planner in Teams

Microsoft Planner può aiutarti a strutturare il flusso di lavoro del tuo team.

Che tu stia eseguendo l'impostazione per la prima volta o che tu stia cercando modi per ottimizzare il flusso di lavoro esistente, questa guida passo passo ti illustrerà l'aspetto pratico dell'utilizzo di Planner all'interno di Teams.

Iniziamo! 💪

Passaggio 1: trovare e aggiungere Microsoft Planner in Teams

Per prima cosa, inseriamo Planner in Teams.

Apri Microsoft Teams e guarda il menu a sinistra. Clicca sull'icona App (i tre puntini) per accedere alle integrazioni di Microsoft Teams. Digita Attività di Planner e Da fare (o semplicemente Planner) nella barra di ricerca.

Fare clic su Aggiungi per integrarlo in Teams. Una volta terminato, Planner sarà disponibile direttamente in Teams, quindi non sarà necessario passare da un'app all'altra per gestire le attività.

Passaggio 2: creare un nuovo piano in un canale del team

Fare clic sulla scheda Teams nel menu a sinistra e selezionare il canale in cui si desidera aggiungere Planner. Nella parte superiore del canale, fare clic sull'icona ""più""" per aggiungere una nuova scheda. Selezionare Planner dall'elenco delle app.

Scegli Crea un nuovo piano, dagli un nome come "Marketing Sprint" o "Roadmap del progetto" e decidi se vuoi avvisare il team selezionando "Pubblica sul canale Informazioni su questa scheda"

Fai clic su Salva e il tuo nuovo piano è pronto.

Passaggio 3: aggiungere un piano esistente a un canale del team (facoltativo)

Usi già Microsoft Planner da qualche altra parte? Nessun problema, puoi portarlo su Teams in pochi passaggi.

Apri la tua bacheca Planner esistente in un browser web o nell'app Planner, fai clic su ... (tre puntini) in alto e seleziona Copia link al piano. Quindi, vai su Teams, vai al canale pertinente e fai clic sull'icona ""più""" per aggiungere una nuova scheda.

Seleziona la scheda Sito web, assegnagli un nome, incolla il link copiato di Planner e premi Salva. E in un attimo il tuo piano esistente è ora perfettamente integrato in Teams per un facile accesso.

Passaggio n. 4: organizzare le attività con i bucket

I gruppi sono come categorie che aiutano a mantenere le attività organizzate. Invece di scaricare tutto in un unico lungo elenco, è possibile separare le attività per fase, reparto o priorità

All'interno della bacheca di Planner, fai clic su Aggiungi nuovo contenitore a destra.

Dagli un nome, ad esempio "Da fare", "In corso" o "Completata". Ripeti l'operazione per organizzare la tua agenda in tutti i gruppi di cui hai bisogno. In questo modo, avrai una struttura chiara per gestire il lavoro.

Passaggio 5: aggiungere e assegnare attività

Ora è il momento di iniziare ad aggiungere attività e assegnarle ai membri del team. Fare clic su + Aggiungi attività sotto il gruppo appropriato. Assegnare un nome all'attività, impostare una data di scadenza e assegnarla a qualcuno del team. Fare clic su Aggiungi attività e questa apparirà nell'elenco.

Passaggio n. 6: imposta le notifiche

Vuoi che il tuo team sia sempre aggiornato? Imposta le notifiche in Planner.

Fai clic su Impostazioni (icona dell'ingranaggio), vai su Notifiche, scegli gli avvisi che ti servono (ad esempio, assegnazione di attività e modifiche della data di scadenza) e premi Salva. Niente più scuse del tipo "Non ho visto quell'attività".

Passaggio 7: utilizzo di filtri e raggruppamenti per il monitoraggio del lavoro

Man mano che il piano si riempie, diventa essenziale trovare rapidamente le attività. È qui che entrano in gioco filtri e raggruppamenti. Ecco come utilizzare queste funzionalità/funzioni di Microsoft Teams:

Questi strumenti ti aiutano a concentrarti su ciò che conta di più senza dover scorrere un lungo elenco di attività.

Passaggio 8: monitoraggio dello stato con grafici visivi

Per avere una rapida panoramica dello stato del team, passa alla vista Grafici. Nella scheda Planner, fai clic su Grafici in alto. Vedrai le attività suddivise per stato e altre informazioni chiave.

Se ti piacciono le immagini, questo è un ottimo modo per individuare i colli di bottiglia e regolare i carichi di lavoro prima che le cose vadano fuori controllo.

Passaggio 9: modifica o sposta le attività secondo necessità e utilizza le funzionalità avanzate (opzionale)

Le attività non sono scolpite nella pietra: puoi aggiornarle o spostarle facilmente man mano che il lavoro procede. Fai clic su un'attività per modificarne i dettagli, aggiungere note, allegare file o aggiornare la relativa lista di controllo.

Per spostare un'attività tra i gruppi, basta trascinarla. È anche possibile aprire l'attività e modificarne manualmente il gruppo. In questo modo è facile adattarsi al variare delle priorità.

Vuoi portare la configurazione di Planner a un livello superiore? Prova questi extra:

Limiti dell'utilizzo di Microsoft Planner in Teams

Sebbene Microsoft Planner sia uno strumento affidabile per la gestione delle attività all'interno di Teams, presenta alcuni svantaggi. A seconda delle esigenze del team, potrebbero esserci dei limiti che influiscono sul flusso di lavoro, sulla personalizzazione o sulla scalabilità.

Ecco alcune sfide chiave da tenere a mente:

Creare un Planner con ClickUp

Il lavoro oggi è frammentato. I nostri progetti, le nostre conoscenze e la nostra comunicazione sono sparsi in strumenti scollegati che ci rallentano.

ClickUp risolve questo problema con l'app Tutto per il lavoro che combina progetto, conoscenza e chat in un unico posto, il tutto alimentato da IA che ti aiuta a lavorare più velocemente e in modo più intelligente.

Ecco come iniziare a utilizzare ClickUp! 🤩

Gestione delle attività

Le attività di ClickUp mantengono le cose da fare strutturate, in modo che la gestione delle attività non sia mai opprimente. Hai la flessibilità e il controllo per suddividere il lavoro, monitorare i progressi e tenere tutto in un unico posto. Aggiungi descrizioni dettagliate, date di scadenza, allegati, priorità e più assegnatari in modo da non perdere nulla.

*Hai bisogno di suddividere grandi progetti in parti di dimensioni più piccole? Le attività secondarie ti aiutano a trasformare obiettivi troppo impegnativi in passaggi gestibili in pochi secondi.

Inoltre, va oltre la gestione delle attività con le visualizzazioni ClickUp e le automazioni ClickUp basate sull'IA. Passa da una visualizzazione all'altra per vedere cosa è urgente, automatizzare il lavoro ripetitivo e persino utilizzare ClickUp Brain, l'assistente IA integrato, per generare aggiornamenti delle attività o attività secondarie.

Per esempio, stai lanciando una nuova campagna di marketing. In Planner, dovresti creare un'attività di base per essa, assegnare alcuni membri del team e... questo è tutto.

Ma con ClickUp, puoi mettere a frutto tutte le tue capacità di gestione delle attività! Crea un'attività Avvia campagna marketing Q2, aggiungi attività secondarie come Progetta modelli email e Scrivi post per i social media. Quindi, puoi impostare scadenze, assegnare team ed eseguire il monitoraggio.

Per essere sicuri di non tralasciare alcun dettaglio, affidatevi alle liste di controllo delle attività di ClickUp. Questa funzionalità/funzione aiuta i team a mantenere l'organizzazione e a non lasciarsi sfuggire nulla.

Ogni lista di controllo delle attività funge da elenco delle cose da fare integrato all'interno di un'attività, rendendo più facile suddividere il lavoro in azioni più piccole. Devi delegare? Puoi assegnare le voci della lista di controllo a diversi membri del team, in modo che le responsabilità siano chiare.

Inoltre, lo stato è immediatamente visibile man mano che ogni elemento viene spuntato, mantenendo allineati i team remoti.

Supponiamo che tu stia gestendo il flusso di lavoro di pubblicazione di un blog. Assegna le voci della lista di controllo come bozza, design, SEO e programmazione dei membri del team, monitora lo stato in tempo reale ed elimina i continui follow-up.

Collaborazione di team senza sforzo

ClickUp Chat ti consente di abbandonare il continuo passaggio da un'app all'altra: questa funzionalità/funzione rende ClickUp unico per una collaborazione di team senza sforzo.

Supponiamo che tu stia lavorando al lancio di un prodotto e che la tua lista di controllo copra tutto, ma arrivano dei feedback dell'ultimo minuto. Invece di ingombrare Slack di messaggi, passa a Chattare, che si collega direttamente alle tue attività.

Discutere dei cambiamenti negli spazi privati o effettuare rapide chiamate audio o video con SyncUps. Con Brain integrato, è possibile trasformare i messaggi in attività attuabili con un solo clic. Hai bisogno di un aggiornamento urgente su un'attività? Chiedi a ClickUp Brain all'interno della chat di riepilogare/riassumere i thread lunghi della chat e identificare gli elementi da trattare.

Modelli di pianificazione predefiniti

Ottieni il modello gratis

Tenere sotto controllo le attività quotidiane non deve essere una fatica. Il modello di pianificazione giornaliera di ClickUp ti aiuta a organizzare, stabilire le priorità e monitorare tutto in un unico posto, così puoi concentrarti su ciò che conta.

Con questo modello di agenda giornaliera, puoi classificare le attività in sezioni come Personale, Lavoro o Obiettivi, rendendo più facile vedere ciò che richiede la tua attenzione. Gli strumenti di definizione delle priorità ti aiutano ad affrontare prima le attività più importanti e urgenti, mentre i tracker visivi come grafici e diagrammi ti consentono di monitorare a colpo d'occhio il tuo stato.

Collaborare con ClickUp

Microsoft Planner in Teams è un ottimo modo per mantenere organizzate le attività, collaborare con il team e rispettare le scadenze.

Ma se hai bisogno di maggiore flessibilità, automazione e funzionalità/funzioni avanzate, potresti cercare qualcosa di più potente.

ClickUp, l'app che fa tutto per il lavoro, offre una solida gestione delle attività, collaborazione in tempo reale e flussi di lavoro personalizzabili. Hai tutto ciò che ti serve per pianificare, monitorare e ottimizzare il lavoro del tuo team in un unico posto.

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