Lisa, direttore marketing di un'agenzia di medie dimensioni, si affidava a un mix di fogli di calcolo, email e app per gestire le campagne. il risultato?
Scadenze non rispettate, lavori duplicati e infinite domande sullo stato di avanzamento. Dopo il passaggio a Smartsheet, il suo team ha ridotto le riunioni sullo stato di avanzamento del 60% e ha consegnato i progetti il 40% più velocemente.
Ecco il punto: come utilizzare Smartsheet per project management non deve essere una scienza missilistica. In questa guida vi illustreremo modi pratici per utilizzare Smartsheet.
⏰ Riepilogo/riassunto di 60 secondi
Semplificate i vostri progetti con Smartsheet
- Utilizzate modelli precostituiti per una rapida creazione di progetti
- Accesso a un piano di progetto flessibile con varie viste (Gantt, Bacheca, ecc.)
- Automazioni di attività ripetitive e flussi di lavoro
- Collaborazione in tempo reale con commenti, tag e discussioni del team
- Monitoraggio del tempo e gestione efficace delle risorse
- Usare le funzionalità/funzione di analisi per prendere decisioni basate sui dati
- Monitoraggio delle assegnazioni e delle relazioni tra le attività
- Integrazione con strumenti come Zapier, Slack e altri ancora
Utilizzo di Smartsheet per il project management
I migliori strumenti di project management Da fare più che tracciare le attività. Si adattano alle esigenze specifiche del progetto, automatizzano le attività, supportano il monitoraggio del tempo, permettono di la comunicazione del team e di fornire una reportistica e un'analisi di rilievo.
Da fare? Smartsheet è stato inizialmente progettato per imitare un foglio di calcolo, ma è cresciuto fino a diventare un potente strumento di project management con capacità di automazione.
Ecco come potete far lavorare Smartsheet per voi.
Fornisce modelli precostituiti per la configurazione dei progetti
Per chi vuole saltare la fase di configurazione, è possibile utilizzare i modelli precostituiti di Smartsheet progettati per vari progetti, tra cui campagne di marketing, progetti di costruzione, lancio di prodotti e altro ancora.
via Smartsheet I modelli forniscono un punto di partenza per il project management con tutti gli elementi essenziali del progetto già predisposti, consentendo di adattare i campi in base alle esigenze.
Inoltre, possono essere utilizzati per automatizzare i flussi di lavoro. Queste funzionalità/funzioni consentono di risparmiare tempo e di iniziare le attività senza dover passare ore a creare un piano di progetto da zero.
Consente un piano di progetto flessibile
Smartsheet offre un'area di lavoro flessibile che un project manager può adattare a qualsiasi progetto.
Con la vista Grid, la vista Gantt, la vista Scheda simile a una lavagna Kanban e la vista Calendario, Smartsheet consente di visualizzare il progetto da diverse prospettive, rendendo più facile adattare il flusso di lavoro all'evoluzione del progetto.
In qualità di titolare o amministratore del foglio, è possibile creare un grafico Gantt in Smartsheet per gestire le dipendenze e le Sequenze delle attività. È inoltre possibile regolare la visualizzazione della sequenza temporale per adattarla ai piani dei progetti, che siano trimestrali, mensili, settimanali o giornalieri.
il grafico Gantt, un popolare strumento di project management, è stato inventato oltre 100 anni fa e rimane uno dei modi più efficaci per tracciare le sequenze temporali.
Automazioni di attività e flussi di lavoro ripetitivi
Quando si gestiscono più parti in movimento di un progetto, è necessario tutto l'aiuto possibile per gestire le attività, inviare promemoria e aggiornare automaticamente gli stati.
Smartsheet aiuta a creare flussi di lavoro personalizzati che si attivano in base ad azioni specifiche. Ad esempio, l'invio di notifiche quando le attività sono completate o l'aggiornamento di un foglio di progetto quando le scadenze si avvicinano.
Questi automatismi semplificano la gestione dei progetti con un intervento manuale minimo, consentendo di concentrarsi su attività di livello superiore.
Garantisce collaborazione e comunicazione in tempo reale
Smartsheet elimina la necessità di canali di comunicazione separati, consentendo a più membri del team di commentare le attività, aggiungere note e taggare gli altri direttamente all'interno dei progetti.
tramite Smartsheet La colonna dell'elenco dei contatti in Smartsheet consente di assegnare e notificare facilmente a specifici membri del team le singole attività, mantenendo tutte le discussioni e le decisioni pertinenti in un unico luogo.
L'integrazione di Smartsheet con strumenti come Slack garantisce che gli aggiornamenti del team e la comunicazione del progetto avvengano nello stesso luogo.
Consente il monitoraggio del tempo e la gestione delle risorse
Ricordate Sarah del marketing? Potete evitare questi errori di comunicazione e migliorare l'efficienza con il monitoraggio del tempo in modo che i progetti vengano rispettati. Smartsheet offre una funzione integrata di gestione delle risorse sezione che aiuta a monitorare la disponibilità del team e a prevenire il burnout.
via Smartsheet Il registro delle attività registra i contributi di ciascun membro del team, facilitando il monitoraggio del carico di lavoro e garantendo una distribuzione uniforme delle attività.
La sezione Gestione delle risorse aiuta anche ad assegnare le attività e a bilanciare i carichi di lavoro, garantendo che il potenziale del team non sia né sovrautilizzato né sottoutilizzato.
Potenzia la reportistica completa e le decisioni basate sui dati
Le funzionalità di reportistica e di analisi di Smartsheet aiutano i project manager a ottenere approfondimenti sui progetti e a prendere decisioni basate sui dati monitorare efficacemente lo stato di avanzamento dei progetti per prendere decisioni informate e basate sui dati.
via Smartsheet Gli strumenti di reportistica della piattaforma consentono di estrarre i dati da più fogli per tenere traccia di metriche chiave come le date di inizio e fine, i tassi di completamento delle attività, l'utilizzo delle risorse e i costi del progetto creare una reportistica completa del progetto .
Il dashboard per il project management offrono una vista dettagliata, mentre i report dettagliati consentono di eseguire il drill-down sulle specifiche, aiutandovi a tenere sotto controllo sia il quadro generale che tutti i dettagli.
Rende possibile l'assegnazione delle attività e il monitoraggio delle relazioni
Uno degli elementi chiave di Smartsheet è la sua struttura gerarchica. È possibile creare righe principali e file figlio per organizzare le singole attività all'interno di un progetto più ampio.
La funzionalità Relazioni tra attività aiuta a definire le dipendenze, in modo che se un'attività viene ritardata, le attività correlate vengono aggiornate automaticamente per riflettere la nuova sequenza temporale.
Questa struttura aiuta a suddividere progetti complessi in componenti gestibili, rendendo più facile per i project manager la supervisione di diverse attività contemporaneamente.
Consente integrazioni con altri strumenti
È possibile utilizzare Smartsheet per integrare gli strumenti esistenti. Avete bisogno di lavorare con Microsoft Excel? È possibile sincronizzare facilmente i dati utilizzando CData Connect Cloud o Zapier. Anche se non esiste un'integrazione diretta con Fogli Google, Zapier colma efficacemente questo divario.
Se si utilizza Microsoft Team, l'integrazione consente di collegare i fogli del progetto ai canali di Teams, mantenendo tutti sulla stessa pagina senza dover cambiare strumento. Connessioni come DocuSign, Jira, Slack, Tableau e altri rendono Smartsheet un centro di comando centrale per tutti i dati del progetto.
Queste integrazioni eliminano i silos di informazioni, aiutando i team a prendere decisioni migliori basate sui dati.
Sfide e limiti di Smartsheet per il project management
Sebbene Smartsheet sia uno strumento potente e perfetto per molti, da fare è anche qualche sfida da conoscere.
Mancanza di funzionalità/funzione essenziali per la collaborazione e la reportistica
Anche se Smartsheet consente al team di lavorare insieme, manca di alcuni elementi cruciali per la collaborazione. I grafici Gantt aiutano a tenere traccia dello stato del progetto, ma richiedono un significativo input manuale.
Sebbene sia possibile creare reportistica standard sullo stato di avanzamento, i project manager e i team che cercano analisi specializzate come i grafici Velocity o Burndown potrebbero voler esplorare strumenti complementari.
Funzionalità/funzione di monitoraggio del tempo limitate
Smartsheet è eccellente nel mostrare le date di inizio e fine progetto, ma quando si tratta di monitorare le ore effettive spese per ogni attività? È qui che le cose si complicano. I project manager potrebbero dover ricorrere a strumenti esterni o a metodi manuali per monitorare con precisione il tempo dedicato alle attività.
L'affidamento ad applicazioni di terze parti aggiunge complessità al flusso di lavoro e può portare a incongruenze nella reportistica. Questo non è esattamente l'ideale quando si cerca di capire se si stanno utilizzando le risorse e il tempo in modo efficiente.
Prezzi elevati
Ecco il problema dell'impatto sul portafoglio di Smartsheet. Non è uno strumento di project management gratis.
I piani partono da 9 dollari per utente al mese per il piano Pro, per un team massimo di 10 persone. Il piano Business, invece, arriva a 32 dollari mensili per utente. Un rapido riscontro: anche la configurazione aziendale più semplice costa 96 dollari al mese, poiché sono necessari almeno tre utenti.
Esiste anche un piano Enterprise per preventivi personalizzati. Quando i membri del vostro team crescono o avete bisogno di funzionalità aggiuntive per gestire più progetti, potreste trovarvi a fare interessanti calcoli di budget.
Questo modello di prezzo può essere impegnativo per i team più piccoli o per le organizzazioni con budget limitati.
Limitata automazione delle attività
Sebbene Smartsheet aiuti a ad automatizzare il project management per le attività ripetitive, le opzioni del flusso di lavoro automatizzato potrebbero farvi desiderare di più.
Certo, è possibile impostare flussi di lavoro personalizzati di base con modelli precostituiti, ma se si gestiscono progetti e si ha bisogno di sequenze di automazione avanzate, è necessario fare più lavoro manuale di quanto si vorrebbe.
Per i team che desiderano risparmiare tempo sui flussi di lavoro, questo limite potrebbe significare la perdita di un notevole guadagno di efficienza.
Personalizzazione minima dei modelli
I modelli precostituiti modelli per il project management su Smartsheet sono utili per varie esigenze di progetto, ma le loro possibilità di personalizzazione sono limitate rispetto ad altri strumenti di project management.
I team con flussi di lavoro unici devono adattare i loro processi al framework di Smartsheet piuttosto che viceversa. Sebbene sia efficiente per gli scenari di progetto comuni, questa standardizzazione può rappresentare una sfida per i team che richiedono strutture di progetto altamente specializzate.
Sfide di integrazione
L'integrazione di Smartsheet con Microsoft Teams e piattaforme simili è promettente, ma presenta dei limiti.
Sebbene gestisca in modo efficace gli strumenti aziendali comuni, i team che utilizzano software specializzati spesso si affidano a connettori di terze parti come Zapier. Questo crea un ulteriore livello di complessità quando si cerca di centralizzare i dati provenienti da diverse origini per prendere decisioni basate sui dati.
Alla luce di questi limiti, è naturale chiedersi: "Esiste un'alternativa? Alternativa a Smartsheet che fornisce una soluzione globale?" Esploriamo cosa ClickUp -una piattaforma all-in-one per il project management, la gestione delle conoscenze, la chat e le funzionalità/funzione di IA, offre.
Come usare ClickUp per il project management ClickUp per il project management è stato progettato per avvicinare i team attraverso flussi di lavoro chiusi, dashboard in tempo reale e documentazione completa.
Con ClickUp, i project manager possono accedere a funzionalità/funzione avanzate per il project management, strumenti di collaborazione e funzionalità/funzione basate sull'IA che aiutano a semplificare i processi.
Configurazione rapida dei progetti
Se mettiamo a confronto Smartsheet e ClickUp, ClickUp ribalta i limiti di personalizzazione.
Dal momento in cui si inizia un progetto, si ha a disposizione un parco giochi di possibilità. Create spazi personalizzati, impostate gerarchie di progetti e scegliete tra i modelli precostituiti per iniziare subito a lavorare.
Ciò che rende questi modelli unici è che sono interamente personalizzabili per adattarsi alle vostre esigenze, anziché il contrario.
Una delle funzionalità/funzione di ClickUp è rappresentata dalle visualizzazioni personalizzabili dei progetti. È possibile scegliere tra oltre 15 visualizzazioni, tra cui la vista Gantt, la vista Elenco, la vista Tabella, la vista Kanban e altre ancora, per visualizzare al meglio il lavoro nel modo più adatto al proprio team.
Per istanza, la vista Vista Gantt Chart permette di mappare visivamente le sequenze temporali e le dipendenze, mentre la vista Elenco offre un modo semplice per visualizzare le attività e il loro stato a colpo d'occhio.
Visualizzate tutte le sequenze temporali dei progetti in una sola volta con ClickUp Gantt View
Inoltre, Visualizzazione del dashboard di ClickUp integra tutti gli elementi chiave, le metriche e i KPI in un'unica posizione, offrendo una panoramica di alto livello sullo stato di salute del progetto.
Creare e collaborare ai progetti in tempo reale con ClickUp Docs
Le funzionalità/funzione di presa di nota integrate nella piattaforma e le Documenti ClickUp permettono di tenere tutta la documentazione del progetto in un unico posto, mentre Obiettivi di ClickUp aiutano a monitorare lo stato degli oggetti più significativi. È come avere una tabella di marcia del progetto che mostra effettivamente dove si sta andando.
Leggi anche: Come scrivere la documentazione del progetto: Esempi e modelli
Gestione delle attività senza soluzione di continuità
A differenza dei modelli di base strumenti di gestione delle attività clickUp consente di creare ambienti ricchi di attività con stati personalizzati, priorità e dipendenze.
Volete attività secondarie? Assegnatari multipli? Monitoraggio del tempo proprio dove avviene il lavoro? Da fare, da fare e da fare! Inoltre, la creazione di attività con tecnologia IA vi aiuta a suddividere automaticamente progetti complessi, risparmiandovi quei momenti in cui "Da dove comincio?".
💡Pro Tip: Suddividete il progetto in attività più piccole e gestibili per facilitare il monitoraggio dello stato e ridurre lo stress.
Collaborazioni più intelligenti
Il vostro comunicazione del progetto invece di vivere nella finestra In arrivo, gli strumenti di collaborazione di ClickUp portano le conversazioni proprio dove si svolge il lavoro.
Avete bisogno di un brainstorming? Saltate in Lavagne online ClickUp la vostra tela virtuale in tempo reale. Volete documentare i vostri requisiti? Create e condividete i documenti con Click Up Docs senza lasciare la piattaforma.
Visualizzazione e brainstorming di idee in team con le lavagne online di ClickUp
Potete anche utilizzare Correzione di bozze di ClickUp per evidenziare le marcature, annotare i PDF e altro ancora.
Con ClickUp Brain è possibile memorizzare e recuperare istantaneamente le informazioni più importanti. È come avere l'ufficio virtuale del vostro team, completato da tutti gli strumenti necessari per lavorare in modo efficace.
Riepilogare/riassumere lunghi thread di commenti o documenti con ClickUp Brain
La parte migliore? Il sistema personalizza le sue intuizioni imparando dalle attività, dai documenti e dai flussi di lavoro specifici del team. In questo modo il team riceve raccomandazioni personalizzate basate sull'IA e pertinenti agli obiettivi. Da fare è solo chiedere ciò di cui si ha bisogno!
💡Pro Tip: Verificate lo stato del lavoro valutando regolarmente la collaborazione del team. Incoraggiate la comunicazione aperta per identificare e affrontare tempestivamente i potenziali problemi.
Monitoraggio efficiente del progetto
Per quanto riguarda la scheda dello stato di avanzamento, ClickUp non si limita a fornire le informazioni di base. Offre strumenti completi per il monitoraggio e la reportistica dei progetti.
Il flusso di lavoro migliorato con l'automazione basata sull'IA mantiene le cose in movimento gestendo le attività di routine in modo automatico, mentre la reportistica in tempo reale consente di individuare i colli di bottiglia prima che diventino problemi.
Rimanete in cima a tutti i vostri progetti con ClickUp Dashboard
A differenza di Smartsheet, ClickUp Dashboard riuniscono tutti i progetti, i loro stati e tutto ciò che è necessario sapere su un progetto in corso in un unico posto. Con oltre 50 widget disponibili per costruire la vostra dashboard, il monitoraggio dello stato dei progetti diventa molto più semplice.
Ecco cosa dice un utente di ClickUp:
Con ClickUp, abbiamo fatto un passo avanti e creato dashboard in cui i nostri client possono accedere e monitorare le prestazioni, l'occupazione e i progetti in tempo reale. Questo permette ai client di sentirsi in connessione con i loro team, soprattutto se si trovano in paesi diversi, e a volte anche in continenti diversi
Dayana Mileva, Account Director di Pontica Solutions
Siete costantemente aggiornati con reportistica in tempo reale sulle attività completate dal vostro team in un determinato giorno, e Attività cardine di ClickUp fa un ulteriore passaggio, consentendo di aggiungere attività cardine al proprio viaggio.
💡Pro Tip: Celebrare le piccole vittorie lungo il percorso: riconoscere le attività cardine può motivare i team e mantenere alto il morale.
Potenti integrazioni
Mentre Smartsheet potrebbe costringervi a passare da uno strumento all'altro, l'ecosistema di integrazione di ClickUp vi offre oltre 1000 integrazioni con strumenti come Google Drive, Microsoft Outlook e Slack.
Inoltre, il lavoro manuale si riduce notevolmente grazie alle integrazioni con CRM, strumenti di project management e altre applicazioni aziendali, eliminando gli errori e fornendo una visualizzazione cristallina delle prestazioni aziendali.
ClickUp è chiaramente la soluzione migliore migliore alternativa disponibile per Smartsheet !
Non volete ancora committare con uno strumento?
Provate lo strumento gratuito Modello di project management di ClickUp .
Funzionalità/funzione chiave di questo modello:
- Impostazione dei progetti in pochi minuti con flussi di lavoro e visualizzazioni predefinite completamente personalizzabili
- Monitoraggio dello stato con aggiornamenti sullo stato e dashboard in tempo reale
- I documenti e i commenti integrati assicurano che il team sia sulla stessa pagina grazie alla comunicazione in tempo reale
- I dashboard e gli strumenti di monitoraggio forniscono aggiornamenti istantanei sullo stato di avanzamento per migliorare il processo decisionale
- Si adatta facilmente alla crescita del team e all'aumento della complessità del progetto
Pronti a fare ClickUp verso l'esito positivo del progetto?
Quindi, quale scegliere quando si parla di Smartsheet vs ClickUp ? La scelta dipende dalle esigenze del team.
Se valorizzate la familiarità e la struttura lineare di Smartsheet, Smartsheet potrebbe essere perfetto per voi. Tuttavia, se la flessibilità, la collaborazione e l'efficienza guidata dall'IA non sono negoziabili, la versatilità all-in-one di ClickUp è difficile da battere. Per piccoli team o progetti complessi, la piattaforma adattabile di ClickUp cresce con voi.
Ricordate che lo strumento giusto permette al vostro team di Da fare il suo lavoro migliore. Quindi, esplorate, sperimentate e date al vostro team un flusso di lavoro efficiente oggi stesso. Volete iniziare il vostro viaggio con ClickUp?
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