Lisa, direttrice marketing di un'agenzia di medie dimensioni, si affidava a un mix di fogli di calcolo, email e app di chat per gestire le campagne. Il risultato?
Scadenze non rispettate, lavoro duplicato e infinite domande sullo stato dei progetti. Dopo essere passata a Smartsheet, il suo team ha ridotto del 60% le riunioni di aggiornamento e ha consegnato i progetti con una velocità superiore del 40%.
Il punto è questo: utilizzare Smartsheet per la project management non deve essere necessariamente complicato. In questa guida ti illustreremo alcuni modi pratici per utilizzare Smartsheet.
⏰ Riepilogo/riassunto in 60 secondi
Ottimizza i tuoi progetti con Smartsheet
- Utilizza modelli predefiniti per la creazione rapida dei progetti.
- Accedi a una pianificazione flessibile dei progetti con varie visualizzazioni (Gantt, Bacheca, ecc.).
- Automatizza le attività ripetitive e i flussi di lavoro
- Collabora in tempo reale con commenti, tag e discussioni di team.
- Tieni traccia del tempo e gestisci le risorse in modo efficace
- Utilizza le funzionalità di analisi per prendere decisioni basate sui dati
- Tieni traccia degli incarichi e delle relazioni tra le attività
- Integrazione con strumenti come Zapier, Slack e altri ancora.
Utilizzo di Smartsheet per il project management
I migliori strumenti di project management non si limitano al monitoraggio delle attività. Si adattano alle esigenze specifiche dei tuoi progetti, effettuano automazioni delle attività, forniscono supporto per il monitoraggio del tempo, facilitano la comunicazione tra i membri del team e forniscono reportistica e analisi straordinarie.
👀 Lo sapevate? Smartsheet è stato inizialmente progettato per imitare un foglio di calcolo, ma è diventato un potente strumento di project management con funzionalità di automazione.
Ecco come puoi sfruttare Smartsheet a tuo vantaggio.
Fornisce modelli predefiniti per la configurazione dei progetti.
Per chi desidera saltare la fase di configurazione, è possibile utilizzare i modelli predefiniti di Smartsheet progettati per vari progetti, tra cui campagne di marketing, progetti di costruzione, lanci di prodotti e altro ancora.
I modelli forniscono un punto di partenza per il project management con tutti gli elementi essenziali già definiti, consentendoti di modificare i campi in base alle tue esigenze.
Inoltre, puoi utilizzarli per automatizzare i tuoi flussi di lavoro. Queste funzionalità/funzioni ti aiutano a risparmiare tempo e a iniziare a svolgere le attività senza dover dedicare ore alla creazione di un piano di progetto da zero.
Consente una pianificazione flessibile dei progetti
Smartsheet offre una zona di lavoro flessibile che il project manager può personalizzare in base alle esigenze di qualsiasi progetto.
Con la visualizzazione a griglia, la vista Gantt, la visualizzazione a schede simile a una lavagna Kanban e la visualizzazione Calendario, Smartsheet ti consente di visualizzare il tuo progetto da diverse prospettive, facilitando l'adattamento del flusso di lavoro man mano che il progetto evolve.
In qualità di titolare o amministratore del foglio, puoi creare un diagramma Gantt in Smartsheet per gestire le dipendenze e le tempistiche delle attività. Puoi anche regolare la visualizzazione della tempistica in base ai tuoi piani di progetto, che siano trimestrali, mensili, settimanali o giornalieri.
🧠 Curiosità: il diagramma di Gantt, un popolare strumento di project management, è stato inventato oltre 100 anni fa e rimane uno dei modi più efficaci per effettuare il monitoraggio delle sequenze.
Automatizza le attività ripetitive e i flussi di lavoro
Quando gestisci più parti mobili di un progetto, hai bisogno di tutto l'aiuto possibile per gestire le attività, inviare promemoria e aggiornare automaticamente gli stati.
Smartsheet ti aiuta a creare flussi di lavoro personalizzati che si attivano in base ad azioni specifiche. Ad esempio, l'invio di notifiche al completamento delle attività o l'aggiornamento di un foglio di progetto quando le scadenze si avvicinano.
Questi automatismi semplificano la gestione dei progetti con un intervento manuale minimo, consentendoti di concentrarti su attività di livello superiore.
Garantisce collaborazione e comunicazione in tempo reale
Smartsheet elimina la necessità di canali di comunicazione separati consentendo a più membri del team di commentare le attività, aggiungere note e taggare altri direttamente all'interno dei progetti.
La colonna dell'elenco dei contatti in Smartsheet semplifica l'assegnazione e la notifica di attività individuali a membri specifici del team, conservando tutte le discussioni e le decisioni rilevanti in un unico posto.
L'integrazione di Smartsheet con strumenti come Slack garantisce che gli aggiornamenti del team e la comunicazione relativa al progetto rimangano nello stesso posto.
Consente il monitoraggio del tempo e la gestione delle risorse
Ricordi Sarah del reparto marketing? È possibile evitare tali malintesi e migliorare l'efficienza tramite il monitoraggio del tempo, in modo che i progetti rispettino le scadenze. Smartsheet offre una sezione integrata per la gestione delle risorse che consente di monitorare la disponibilità del team e prevenire il burnout.
Il registro delle attività registra i contributi di ciascun membro del team, facilitando il monitoraggio del carico di lavoro e garantendo una distribuzione uniforme delle attività.
La sezione Gestione delle risorse aiuta anche ad assegnare le attività e a bilanciare i carichi di lavoro, garantendo che il potenziale del team non sia né sovrautilizzato né sottoutilizzato.
Consente la creazione di reportistica completa e decisioni basate sui dati
Le funzionalità di reportistica e analisi di Smartsheet aiutano i project manager ad acquisire informazioni dettagliate sui progetti e a effettuare il monitoraggio efficace dello stato di avanzamento dei progetti, in modo da prendere decisioni informate e basate sui dati.
Gli strumenti di reportistica della piattaforma consentono di estrarre dati da più fogli per effettuare il monitoraggio di metriche chiave come data di inizio e data di fine, percentuali di completamento delle attività, utilizzo delle risorse e costi di progetto, al fine di creare un report di progetto completo.
I dashboard di project management offrono una vista dettagliata, mentre i report dettagliati consentono di eseguire il drill-down sugli aspetti specifici, aiutandoti a mantenere il controllo sia sul quadro generale che su tutti i dettagli.
Rende possibile l'assegnazione delle attività e il monitoraggio delle relazioni
Uno degli elementi chiave di Smartsheet è la sua struttura gerarchica. È possibile creare righe principali e secondarie per organizzare le singole attività all'interno di un progetto più ampio.
La funzionalità "Relazioni tra attività" aiuta a definire le dipendenze, quindi se un'attività subisce un ritardo, le attività correlate vengono automaticamente aggiornate per riflettere la nuova Sequenza.
Questa struttura aiuta a suddividere i progetti complessi in componenti gestibili, rendendo più facile per i project manager supervisionare contemporaneamente diverse attività.
Consente l'integrazione con altri strumenti
Puoi utilizzare Smartsheet per integrare i tuoi strumenti esistenti. Hai bisogno di lavorare con Microsoft Excel? Puoi effettuare la sincronizzazione dei dati utilizzando CData Connect Cloud o Zapier. Sebbene non sia prevista un'integrazione diretta con Fogli Google, Zapier colma efficacemente questa lacuna.
Se utilizzi Microsoft Teams, l'integrazione ti consente di collegare i fogli di progetto ai canali Teams, mantenendo tutti allineati senza dover cambiare strumento. Connessioni come DocuSign, Jira, Slack, Tableau e altre rendono Smartsheet un Centro di comando centrale per tutti i dati dei tuoi progetti.
Queste integrazioni eliminano i silos di informazioni, aiutando i team a prendere decisioni migliori basate sui dati.
Sfide e limiti di Smartsheet per il project management
Sebbene Smartsheet sia uno strumento potente e perfetto per molti, presenta alcune difficoltà che è bene conoscere.
Mancanza di funzionalità essenziali di collaborazione e reportistica
Sebbene Smartsheet consenta al tuo team di lavorare insieme, manca di alcune funzionalità fondamentali per la collaborazione. I diagrammi di Gantt aiutano al monitoraggio dello stato di avanzamento dei progetti, ma richiedono un notevole input manuale.
Sebbene sia possibile creare report di avanzamento standard, i project manager e i team alla ricerca di analisi specializzate come i grafici Velocity o Burndown potrebbero voler esplorare strumenti complementari.
Funzionalità di monitoraggio del tempo limitate
Smartsheet è eccellente per mostrare le date di inizio e di fine dei progetti, ma quando si tratta di effettuare il monitoraggio delle ore effettivamente dedicate a ciascuna attività? È qui che le cose si complicano. I project manager potrebbero dover ricorrere a strumenti esterni o metodi manuali per effettuare il monitoraggio del tempo dedicato alle attività con precisione.
L'affidamento a applicazioni di terze parti aggiunge complessità al flusso di lavoro e può portare a incongruenze nella reportistica delle ore lavorative. Ciò non è proprio l'ideale quando si cerca di capire se si stanno utilizzando le risorse e il tempo in modo efficiente.
Prezzi elevati
Ecco come funziona l'impatto di Smartsheet sul portafoglio. Non è uno strumento gratis per la project management.
I piani partono da 9 $ al mese per utente per il piano Pro, con un massimo di 10 membri nel team. Il piano Business, invece, arriva fino a 32 $ al mese per utente. In breve: anche la configurazione aziendale più semplice costa 96 $ al mese, poiché sono necessari almeno tre utenti.
È disponibile anche un piano Enterprise per preventivi personalizzati. Man mano che il tuo team cresce o hai bisogno di funzionalità aggiuntive per gestire più progetti, potresti trovarti a fare alcuni calcoli di budget interessanti.
Questo modello di prezzo può risultare impegnativo per i team più piccoli o le organizzazioni con budget limitati.
Automazione limitata delle attività
Sebbene Smartsheet ti aiuti ad automatizzare il project management per le attività ripetitive, le opzioni di flusso di lavoro automatizzato potrebbero lasciarti insoddisfatto.
Certo, puoi impostare flussi di lavoro personalizzati di base con modelli predefiniti, ma se gestisci progetti e hai bisogno di sequenze di automazione avanzate, dovrai svolgere più lavoro manuale di quanto vorresti.
Per i team che desiderano risparmiare tempo sui flussi di lavoro, questa limitazione potrebbe significare perdere importanti opportunità di aumento dell'efficienza.
Personalizzazione minima dei modelli
I modelli predefiniti per la gestione dei progetti su Smartsheet sono utili per varie esigenze di progetto, ma le loro possibilità di personalizzazione sono limitate rispetto ad altri strumenti di project management.
I team con flussi di lavoro unici devono adattare i propri processi al framework di Smartsheet, piuttosto che viceversa. Sebbene efficiente per scenari di progetto comuni, questa standardizzazione può presentare delle sfide per i team che richiedono strutture di progetto altamente specializzate.
Sfide di integrazione
L'integrazione di Smartsheet con Microsoft Teams e piattaforme simili è promettente, ma presenta alcuni limiti.
Sebbene gestisca in modo efficace gli strumenti aziendali comuni, i team che utilizzano software specializzati spesso si affidano a connettori di terze parti come Zapier. Ciò crea un ulteriore livello di complessità quando si cerca di centralizzare i dati provenienti da origini dati diverse per prendere decisioni basate sui dati.
Date queste limitazioni, è naturale chiedersi: "Esiste un'alternativa a Smartsheet che offra una soluzione completa?" Scopriamo cosa offre ClickUp, una piattaforma all-in-one per la gestione dei progetti, la gestione delle conoscenze, la chat e le funzionalità/funzioni basate sull'intelligenza artificiale.
Come utilizzare ClickUp per il project management
ClickUp for Project Management è progettato per avvicinare i team attraverso flussi di lavoro connessi, dashboard in tempo reale e documentazione completa.
Con ClickUp, i project manager possono accedere a funzionalità avanzate di gestione delle attività, strumenti di collaborazione e funzionalità basate sull'intelligenza artificiale che aiutano a semplificare i processi.
Configurazione rapida del progetto
Se confrontiamo Smartsheet e ClickUp, ClickUp ribalta la situazione per quanto riguarda i limiti di personalizzazione.
Dal momento in cui avvii un progetto, avrai a disposizione un mondo di possibilità. Crea spazi personalizzati, imposta gerarchie di progetto e scegli tra modelli predefiniti per partire con il piede giusto.
Ciò che rende questi modelli unici è che sono completamente personalizzabili in base alle tue esigenze, invece che il contrario.
Una delle funzionalità distintive di ClickUp è la possibilità di personalizzare la visualizzazione dei progetti. Puoi scegliere tra oltre 15 visualizzazioni, tra cui vista Gantt, vista Elenco, vista Tabella, vista Kanban e altre ancora, per visualizzare il tuo lavoro nel modo più adatto al tuo team.
Ad esempio, la vista Gantt consente di mappare visivamente le tempistiche e le dipendenze, mentre la vista Elenco offre un modo semplice per visualizzare le attività e il loro stato a colpo d'occhio.
Inoltre, ClickUp Dashboard View integra tutti i tuoi elementi chiave, metriche e KPI in un unico posto, offrendoti una panoramica di alto livello sullo stato di salute del tuo progetto.
Le funzionalità di presa appunti integrate nella piattaforma e ClickUp Docs ti consentono di conservare tutta la documentazione relativa al progetto in un unico posto, mentre ClickUp Obiettivi ti aiuta nel monitoraggio dei progressi rispetto agli obiettivi più significativi. È come avere una roadmap del progetto che mostra effettivamente dove stai andando.
Gestione delle attività senza soluzione di continuità
A differenza dei semplici strumenti di gestione delle attività, ClickUp ti consente di creare ambienti di lavoro ricchi con stati, priorità e dipendenze personalizzati.
Vuoi delle attività secondarie? Più assegnatari? Monitoraggio del tempo proprio dove si svolge il lavoro? Terminato, terminato e terminato! Inoltre, la creazione di attività basata sull'IA ti aiuta a suddividere automaticamente i progetti complessi, risparmiandoti quei momenti in cui ti chiedi "da dove comincio?".
💡Suggerimento professionale: suddividi il tuo progetto in attività più piccole e gestibili per facilitare il monitoraggio dello stato del progetto e ridurre lo stress.
Collaborazioni più intelligenti
La comunicazione relativa ai tuoi progetti migliorerà notevolmente quando utilizzerai ClickUp. Invece di vivere nella tua casella di email, gli strumenti di collaborazione di ClickUp portano le conversazioni proprio dove si svolge il lavoro.
Hai bisogno di un brainstorming? Entra in ClickUp Whiteboards, la tua lavagna online in tempo reale. Vuoi documentare le tue esigenze? Crea e condividi utilizzando ClickUp Docs senza uscire dalla piattaforma.
Puoi anche utilizzare la funzionalità di Correzione di bozze di ClickUp per evidenziare le annotazioni, aggiungere commenti ai PDF e altro ancora.
Con ClickUp Brain puoi persino archiviare e recuperare informazioni importanti all'istante. È come avere un ufficio virtuale per il tuo team, completo di tutti gli strumenti necessari per lavorare in modo efficace.
La parte migliore? Adatta le sue informazioni imparando dalle tue attività, dai tuoi documenti e dai flussi di lavoro specifici del tuo team. Ciò significa che il tuo team riceve consigli personalizzati basati sull'IA e pertinenti ai tuoi obiettivi. Tutto quello che devi fare è chiedere ciò di cui hai bisogno!
💡Suggerimento professionale: esamina lo stato di avanzamento del lavoro valutando regolarmente la collaborazione del tuo team. Incoraggia una comunicazione aperta per identificare e affrontare tempestivamente potenziali difficoltà.
Monitoraggio efficiente dei progetti
Per quanto riguarda il monitoraggio dei progressi, ClickUp non si limita a mostrarti le informazioni di base. Ti offre strumenti completi per il monitoraggio dei progetti e la reportistica.
Il flusso di lavoro ottimizzato con l'automazione basata sull'IA mantiene tutto in movimento gestendo automaticamente le attività di routine, mentre la reportistica in tempo reale consente di individuare i colli di bottiglia prima che diventino problemi.
A differenza di Smartsheet, le dashboard di ClickUp riuniscono in un unico posto tutti i tuoi progetti, il loro stato e tutto ciò che devi sapere su un progetto in corso. Con oltre 50 widget disponibili per creare la tua dashboard, il monitoraggio dello stato di avanzamento dei progetti diventa molto più facile.
Ecco cosa dice un utente di ClickUp:
Con ClickUp abbiamo fatto un passo avanti e abbiamo creato dashboard che consentono ai nostri clienti di accedere e monitorare le prestazioni, l'occupazione e i progetti in tempo reale. Ciò permette ai clienti di sentirsi in connessione con i propri team, soprattutto considerando che si trovano in paesi diversi e talvolta anche in continenti diversi
Con ClickUp abbiamo fatto un passo avanti e abbiamo creato dashboard che consentono ai nostri clienti di accedere e monitorare le prestazioni, l'occupazione e i progetti in tempo reale. Ciò permette ai clienti di sentirsi in connessione con i propri team, soprattutto considerando che si trovano in paesi diversi e talvolta anche in continenti diversi
Sarai costantemente aggiornato con report in tempo reale sulle attività completate dal tuo team in un determinato giorno, e ClickUp Milestones fa un ulteriore passo avanti consentendoti di aggiungere attività cardine al tuo percorso.
💡Suggerimento professionale: festeggia i piccoli successi lungo il percorso: riconoscere le attività cardine può motivare i team e mantenere alto il morale.
Potenti integrazioni
Mentre Smartsheet potrebbe costringerti a passare da uno strumento all'altro, l'ecosistema di integrazione di ClickUp ti offre oltre 1000 integrazioni con strumenti come Google Drive, Microsoft Outlook e Slack.
Inoltre, il lavoro manuale si riduce notevolmente grazie alle integrazioni CRM, agli strumenti di project management e ad altre applicazioni aziendali, eliminando gli errori e offrendoti una visione chiara delle prestazioni della tua azienda.
ClickUp è chiaramente la migliore alternativa disponibile a Smartsheet!
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Funzionalità principali di questo modello:
- Configura i progetti in pochi minuti con flussi di lavoro e visualizzazioni predefiniti completamente personalizzabili.
- Tieni traccia dei progressi con aggiornamenti di stato con un clic e dashboard in tempo reale.
- I documenti e i commenti integrati assicurano che tutto il tuo team rimanga allineato grazie alla comunicazione in tempo reale.
- I dashboard e gli strumenti di monitoraggio forniscono aggiornamenti istantanei sullo stato per un processo decisionale migliore.
- Si adatta facilmente alla crescita del tuo team e all'aumento della complessità dei progetti.
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Quindi, quale scegliere tra Smartsheet e ClickUp? La scelta dipende dalle esigenze del tuo team.
Se apprezzi la familiarità simile a un foglio di calcolo e la struttura semplice di Smartsheet, Smartsheet potrebbe essere perfetto per te. Tuttavia, se la flessibilità, la collaborazione e l'efficienza basata sull'IA sono requisiti imprescindibili, la versatilità all-in-one di ClickUp è difficile da battere. Per piccoli team o progetti complessi, la piattaforma adattabile di ClickUp cresce insieme a te.
Ricorda che lo strumento giusto consente al tuo team di lavorare al meglio. Quindi, esplora, sperimenta e potenzia il tuo team con un flusso di lavoro efficiente oggi stesso. Vuoi iniziare il tuo viaggio con ClickUp?
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