Secondo una ricerca, un dipendente medio trascorre 2,6 ore al giorno solo per gestire le email e il 40% dei dipendenti non effettua nemmeno il monitoraggio di questo tempo. Questa svista può comportare una perdita enorme per le aziende che fatturano i clienti in base al tempo impiegato.
Vale sempre la pena chiedersi: quanta parte del tempo totale dedicato al lavoro ha una produttività elevata? Qual è l'equilibrio ideale tra ore fatturabili e non fatturabili?
Il monitoraggio del tempo è utile per rispondere a queste domande.
Un'app di monitoraggio del tempo di base ti aiuta a comprendere i costi reali delle tue operazioni aziendali e fornisce dati preziosi a dirigenti, manager e dipendenti. Analizzando questi dati, i leader possono ottenere informazioni importanti sull'efficienza delle loro operazioni.
Che tu sia un project manager o un titolare d'azienda, l'utilizzo di un'app per il monitoraggio del tempo è essenziale per:
- Rimanete organizzati e al passo con i progetti
- Prendere decisioni basate sui dati per ottimizzare le risorse
- Migliorare le prestazioni dei dipendenti
- Identifica i costi nascosti e massimizza i profitti
In questa guida esploreremo i vantaggi di uno strumento di monitoraggio del tempo, come implementarlo in modo efficace e come può trasformare la tua organizzazione.
Che cos'è un report di monitoraggio del tempo?
Un report di monitoraggio del tempo, o tabella oraria, valuta quanto tempo viene dedicato alle varie componenti di un progetto, durante un determinato periodo di tempo. Può anche confrontare il tempo effettivamente impiegato con le proiezioni e le stime precedenti.
Pertanto, un report di monitoraggio del tempo ti consente di prendere decisioni basate sui dati, ottimizzare il modo in cui il tuo team impiega il proprio tempo e garantire che i progetti procedano secondo i piani. Il suo scopo è quello di sfruttare al meglio il tempo senza continue interruzioni per aggiornamenti sullo stato dei progetti.
La reportistica sui tempi di progetto può colmare il divario tra la stima ideale del progetto e le sfide dell'esecuzione nel mondo reale. È particolarmente utile per effettuare la previsione delle risorse, gestirle in modo efficace e impostare scadenze realistiche.
La reportistica sul monitoraggio del tempo è indispensabile anche per la fatturazione ai clienti. I dati sul monitoraggio del tempo garantiscono che ogni ora lavorata venga contabilizzata, il che non solo previene la perdita di entrate, ma aiuta anche a fatturare i clienti in modo accurato.
Come utilizzare il software di monitoraggio del tempo per monitorare il tempo in modo efficace
Il monitoraggio del tempo può spesso sembrare un compito noioso. I dipendenti potrebbero non gradire il lavoro extra richiesto dalla compilazione manuale di un strumento di monitoraggio del tempo e la supervisione implicita nel monitoraggio delle loro attività. Detto questo, i manager devono garantire che gli invii ai clienti e alla dirigenza siano accurati e puntuali.
Per molte aziende, i report sul monitoraggio del tempo sono essenziali. Dati accurati sul tempo forniscono informazioni preziose, sia che si tratti di fatturare i clienti su base oraria o di analizzare la produttività del team. La chiave è scegliere metodi e strumenti efficienti che riducano al minimo il lavoro richiesto fornendo al contempo le informazioni necessarie.
ClickUp for Time Management offre una serie di funzionalità avanzate che rendono il monitoraggio del tempo semplice e parte integrante del processo di project management.
Scopriamo insieme come queste funzionalità/funzioni possono aiutarti a ottimizzare la gestione del tempo dei progetti.
💡Suggerimento professionale: assicurati di ottenere il consenso preventivo dei tuoi dipendenti in merito al monitoraggio del tempo. È utile informarli che si tratta esclusivamente di misurare il tempo dedicato alle attività. Ciò contribuirà a creare fiducia tra i tuoi dipendenti e a non essere visto come un esercizio invadente.
Abilitazione del monitoraggio del tempo e degli accessi alle attività in ClickUp
Il primo passaggio è abilitare lo strumento di monitoraggio del tempo all'interno della tua area di lavoro. Una volta attivato, il tuo team potrà iniziare a registrare le ore direttamente in ClickUp e monitorarle senza interrompere il flusso di lavoro.
Il monitoraggio del tempo in ClickUp è facile. Quando inizi un'attività, basta cliccare sul timer. ClickUp registrerà il tuo tempo. Una volta terminato, ferma il timer per registrare le ore lavorate.
Per le attività che non si adattano al timer (come riunioni o ricerche), puoi registrare manualmente il tempo impiegato. In questo modo ogni minuto di lavoro viene registrato per garantire una reportistica accurata.
Tabelle orarie automatizzate
Le tabelle orarie automatizzate possono far risparmiare tempo ai team che gestiscono un volume elevato di attività o hanno esigenze di reportistica complesse.
Riduce gli errori e crea report accurati e facili da visualizzare. Inoltre, compila i registri delle ore lavorative in registrazioni accurate. Ciò consente ai membri del team e ai manager di risparmiare tempo.
I team possono concentrarsi sul proprio lavoro, mentre i manager possono vedere in tempo reale lo stato di avanzamento dei progetti e il carico di lavoro del team.
Integrazione con Google Calendar
🧠 Lo sapevate? Quasi il 21% dei dipendenti non effettua il monitoraggio del tempo trascorso in riunione, causando alle aziende una perdita media di 32.000 dollari all'anno per dipendente in termini di mancati guadagni.
Per rendere tutto questo più semplice, ClickUp si integra perfettamente con Google Calendar, assicurando che gli aggiornamenti effettuati in un'app vengano immediatamente riportati nell'altra. In questo modo non è più necessario passare da un'app all'altra.
Monitoraggio del tempo dedicato ai progetti con ClickUp
- Creazione di attività dagli eventi del calendario: con il monitoraggio del tempo dedicato ai progetti di ClickUp, i team possono creare attività di ClickUp direttamente dagli eventi di Google Calendar. Ciò significa che ogni appuntamento o riunione diventa un'attività tracciabile in ClickUp.
- Sfruttare le automazioni per i promemoria: automatizza i promemoria per gli eventi imminenti e non perdere mai una riunione o una scadenza importante. ClickUp invierà le notifiche direttamente alla tua area di lavoro, aiutandoti a organizzarti e a tenere sotto controllo il tuo programma.
- Trasformare gli eventi in attività concrete: quando pianifichi una riunione, ClickUp crea automaticamente un'attività con tutti i dettagli rilevanti, consentendoti di aggiungere ulteriori informazioni come programmi, assegnatari, liste di controllo e altro ancora. In questo modo gli eventi e le attività vengono centralizzati, rendendo più facile il monitoraggio del tempo senza dover passare da uno strumento all'altro.
Generazione di report personalizzati
Uno degli aspetti più potenti della funzionalità di monitoraggio del tempo di ClickUp è la sua capacità di generare report personalizzati.
Grazie ai report personalizzati, puoi visualizzare i registri cumulativi di monitoraggio del tempo per ciascun membro del team e comprendere il tempo dedicato a una selezione di attività.
ClickUp consente di personalizzare i report in base a varie metriche, come il tempo monitorato per giorno, settimana, mese o qualsiasi intervallo personalizzato, ad esempio il tempo totale dedicato a un progetto, il tempo assegnato a attività specifiche o la produttività dei singoli membri del team.
Per i project manager, i report personalizzati aiutano a:
- Identifica i progetti che richiedono maggiore attenzione, valuta il carico di lavoro del team e modifica il piano delle risorse in base alle necessità.
- Individua le opportunità per aumentare l'efficienza e prevedere meglio la sequenza dei progetti.
- Evita intoppi nei progetti come l'allocazione eccessiva delle risorse, i colli di bottiglia, il burnout del team e il mancato rispetto delle scadenze.
Questo miglioramento continuo porta a un piano accurato, a una migliore allocazione delle risorse e, in ultima analisi, a un esito positivo per i progetti.
Leggi anche: I migliori strumenti di monitoraggio del tempo per agenzie creative e di marketing nel 2024
Utilizzo di modelli per un monitoraggio efficiente del tempo
ClickUp offre una libreria di modelli progettati per semplificare i processi di monitoraggio del tempo. Questi modelli possono essere personalizzati in base alle esigenze specifiche dei tuoi progetti, garantendo la coerenza nella registrazione del tempo e nella reportistica tra i team.
Modello di strumento di monitoraggio del tempo per ClickUp Consultant
Il modello di strumento di monitoraggio del tempo per consulenti di ClickUp è progettato specificamente per aiutare i consulenti a gestire in modo efficiente il proprio tempo rispetto ai vari progetti dei clienti.
L'strumento di monitoraggio del tempo si integra perfettamente con le funzionalità di project management di ClickUp, offrendo una piattaforma completa per monitorare le ore fatturabili, aumentare la produttività e migliorare le relazioni con i clienti.
Semplifica inoltre il monitoraggio del tempo per i consulenti, consentendo loro di registrare facilmente le ore manualmente o utilizzando dei timer. Ciò è prezioso per i consulenti che gestiscono più progetti, garantendo che tutto il lavoro dei clienti sia registrato con precisione.
Ciò consente una chiara categorizzazione delle ore lavorative come fatturabili o non fatturabili, facilitando una fatturazione precisa e la responsabilità finanziaria.
Modello di allocazione del tempo ClickUp
Il modello di allocazione del tempo di ClickUp è anche uno strumento eccellente per i project manager che hanno bisogno di effettuare il monitoraggio del tempo dedicato a più attività e membri del team. Questo modello consente di preimpostare categorie per diversi tipi di lavoro, come sviluppo, progettazione e riunioni.
💡 Suggerimento professionale: per le agenzie che gestiscono più clienti, può essere utile implementare modelli di tabelle orarie per agenzie. Questi modelli standardizzano il monitoraggio del tempo tra diversi clienti e progetti, rendendo più facile garantire che tutte le ore fatturabili siano registrate e riportate in modo accurato per la reportistica.
Automazione del monitoraggio del tempo
ClickUp Automations alleggerisce il carico di lavoro del tuo team nel monitoraggio delle ore lavorative. Puoi configurare le automazioni in modo che inizino a monitorare automaticamente il tempo quando lo stato di un'attività cambia in "In corso" e lo interrompano quando l'attività viene contrassegnata come "Completata".
Questa funzionalità/funzione si aggiorna automaticamente quando cambiano i team e le responsabilità e mantiene i progetti in movimento, liberando il tuo team dalla necessità di effettuare la condivisione di aggiornamenti regolari sui progetti.
Le automazioni garantiscono un monitoraggio coerente del tempo, riducendo gli errori umani e assicurando una registrazione accurata dei dati.
Perché il monitoraggio del tempo e la reportistica sono importanti
I report di monitoraggio del tempo forniscono i dati necessari per ottimizzare le risorse e garantire che i progetti siano completati nei tempi e nei limiti di budget previsti. Contribuiscono inoltre a migliorare la produttività e la responsabilità del team ed evitare perdite di fatturato.
Esaminiamoli più nel dettaglio.
⏰ Comprendere la domanda di risorse
Le ore di lavoro dei dipendenti sono un indicatore fondamentale per l'allocazione delle risorse. L'utilizzo di un'app gratuita per il monitoraggio del tempo può aiutare a identificare le attività che superano costantemente le stime di budget, consentendo un intervento tempestivo.
Il monitoraggio del tempo può rivelare lacune nelle competenze del personale, evidenziando la necessità di una maggiore formazione. Aiuta anche a identificare le attività che non dispongono di risorse sufficienti. Identificare le disparità nel carico di lavoro può segnalare la necessità di adeguamenti, come la ridistribuzione delle responsabilità o una maggiore condivisione dei compiti.
Affrontando questi problemi, potrai creare preventivi più accurati, che a lungo termine potrebbero tradursi in tariffe di fatturazione più elevate.
⏰ Migliora il modo di lavorare dei team
I dipendenti hanno una produttività massima di 2 ore e 53 minuti al giorno.
Un'app per il monitoraggio del tempo può aumentare la concentrazione, poiché i dipendenti diventano più consapevoli delle ore che dedicano alle attività. Esaminando il proprio tempo, i dipendenti possono identificare modelli ricorrenti e ridurre il lavoro non fatturabile.
Il monitoraggio del tempo non significa fissare aspettative irrealistiche, ma acquisire consapevolezza di sé e prendere decisioni basate sui dati. Con il giusto software di monitoraggio del tempo, i team spesso si rendono conto che stanno cambiando attività troppo frequentemente o che non dedicano abbastanza tempo a concentrarsi su una sola attività.
Identificando le inefficienze, come riunioni inutili o colli di bottiglia nei processi che comportano uno spreco di ore fatturabili, i team possono apportare piccole modifiche ai loro flussi di lavoro per migliorare significativamente l'efficienza complessiva nel tempo.
👀 Bonus: applica modelli di tabelle orarie per garantire che tutti i membri del team registrino il proprio tempo allo stesso modo. Ciò semplifica l'identificazione delle tendenze e l'adozione di decisioni basate sui dati.
⏰ Ottieni informazioni dettagliate sulle prestazioni del tuo team
Le app di monitoraggio del tempo offrono informazioni dettagliate sulle prestazioni dei dipendenti. È possibile analizzare questi dati per identificare i lavoratori più efficienti e riconoscere il loro contributo. Questo riconoscimento aumenterà il morale e incoraggerà il mantenimento di prestazioni elevate.
Oltre a identificare i dipendenti più performanti, il monitoraggio del tempo può anche rivelare punti di forza e di debolezza. Le voci, le abitudini e i modelli di tempo monitorati possono aiutarti a identificare le aree in cui i dipendenti potrebbero avere difficoltà.
Queste informazioni ti consentono di fornire un supporto mirato e aiutarti a migliorare la loro efficienza.
⏰ Crea un registro del tempo impiegato
Il monitoraggio del tempo non solo fornisce dati di riepilogo, ma crea anche un registro dettagliato del lavoro del tuo team.
Ad esempio, se un cliente mette in discussione le ore di lavoro dedicate a un progetto, è possibile generare un report che illustri chiaramente le attività specifiche completate e il tempo investito. Questi dati possono aiutare a giustificare i costi e a rispondere ad aspettative irragionevoli. In settori come quello edile, dove gli audit sono comuni, il monitoraggio del tempo è fondamentale per dimostrare che le risorse vengono utilizzate in modo efficace.
Una registrazione accurata del lavoro svolto e del tempo impiegato è essenziale per dimostrare la conformità e prevenire accuse di spreco di fondi.
⏰ Evita perdite di guadagni e fattura i clienti in modo accurato
I dati relativi al monitoraggio del tempo rivelano problemi che comportano una perdita di entrate, come flussi di lavoro inefficienti, eccesso di personale, monitoraggio sporadico dei progressi e altro ancora.
Questi problemi sono spesso interconnessi. Flussi di lavoro inefficienti possono portare a un eccesso di personale, che a sua volta aumenta i costi generali, mentre un monitoraggio sporadico causa ritardi nei progetti.
Un software di monitoraggio del tempo può risolvere i seguenti problemi:
- Identifica i colli di bottiglia nel flusso di lavoro: individua con precisione dove viene sprecato tempo
- Ottimizza il personale: determina se l'allocazione delle risorse è in linea con il carico di lavoro
- Migliora gli aggiornamenti sullo stato di avanzamento dei progetti: i team possono comunicare meglio la loro capacità di rispettare le scadenze.
Il software di monitoraggio del tempo aiuta a creare un registro storico dei dati di progetto. È possibile vedere quanto tempo hanno richiesto i progetti, i loro costi e la loro redditività. Queste informazioni possono aiutarti a fornire ai clienti fatture dettagliate e trasparenti.
Puoi utilizzare le funzionalità di reportistica di ClickUp per confrontare il tempo dedicato a ciascuna attività con il budget assegnato. Ciò ti consente di identificare le aree in cui potresti spendere troppo e di intraprendere azioni correttive prima che il progetto superi il budget.
Inoltre, l'integrazione di un software di monitoraggio delle ferie garantisce che le ore fatturabili e non fatturabili siano contabilizzate, offrendoti un quadro più accurato della disponibilità e del carico di lavoro del tuo team.
⏰ Costruisci la fiducia attraverso la trasparenza nelle operazioni del team
I dati relativi al monitoraggio del tempo possono favorire la fiducia e la trasparenza all'interno della tua organizzazione, a vantaggio sia dei dipendenti che dei manager. Fornire visibilità sulle ore di lavoro può anche alleviare le preoccupazioni relative al micro-management. Con il giusto software di monitoraggio del tempo, i manager rimangono informati sulle attività del progetto, assicurando che vengano date le giuste priorità alle attività.
Il monitoraggio del tempo spesso riduce la necessità di controlli frequenti, quindi i dipendenti si sentono fidati e responsabilizzati nei loro ruoli. In definitiva, quando sia i manager che i membri del team monitorano il tempo, si crea una situazione di parità e si rafforzano le relazioni.
Monitorate le ore con facilità utilizzando ClickUp
L'utilizzo di un software di monitoraggio del tempo può portare a una gestione di successo dei progetti. Fornisce le informazioni necessarie per ottimizzare i flussi di lavoro, migliorare la produttività e garantire che i progetti siano completati nei tempi e nei limiti del budget previsti.
Le funzionalità di monitoraggio del tempo di ClickUp sono progettate per integrarsi perfettamente nel tuo flusso di lavoro esistente, fornendo la flessibilità necessaria per gestire il tempo in modo più efficace.
Che tu sia un titolare di azienda o un responsabile di progetti complessi, ClickUp ti offre gli strumenti necessari per tenere tutto sotto controllo. Registra le ore con precisione, genera report personalizzati e sfrutta i modelli per garantire che le ore di lavoro vengano registrate e che il tuo team operi al massimo dell'efficienza.
Con ClickUp, puoi trasformare il monitoraggio del tempo da un'attività banale a un potente strumento per guidare l'esito positivo dei progetti.
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