Da dove passa il tempo durante una giornata di lavoro? Molti di noi si pongono questa domanda mentre svolgono le proprie attività. Ma esiste un modo per monitorare il tempo e sfruttarlo per ottenere la massima produttività.
Si chiama gestione della tabella oraria.
Aiuta a tenere traccia del tempo trascorso da voi e dal vostro team a lavorare su progetti e attività. Permette di tenere traccia delle spese, Da fare per il monitoraggio delle presenze, consente di definire le ore fatturabili e non fatturabili e aumenta la produttività.
In questa guida verranno analizzati i fondamenti della gestione dei timesheet, i suoi vantaggi, le sfide più comuni, i migliori casi d'uso nel project management e le strategie per implementarla nella vostra organizzazione.
Che cos'è la gestione delle tabelle orarie?
La gestione delle tabelle orarie è il processo di monitoraggio e gestione del tempo dedicato a varie attività, progetti o attività. Comporta l'utilizzo di tabelle orarie, che sono documenti o strumenti digitali utilizzati per registrare le ore di lavoro dei dipendenti.
In dipendenza delle tabelle orarie o delle software di monitoraggio del tempo oltre alle voci, la tabella oraria registra anche dettagli come i codici dei progetti, i budget dei progetti, le descrizioni delle attività, le buste paga dei dipendenti e altre informazioni rilevanti.
In passato, per il monitoraggio del tempo si usavano fogli di presenza manuali. Tuttavia, con l'avanzare della tecnologia, i fogli di presenza pronti per l'uso sono diventati modelli di tabella oraria pronti all'uso sono più comuni i fogli di calcolo e i software di timesheet. Spesso i software di project management includono anche un'app per la compilazione dei fogli di presenza.
I software per le tabelle orarie offrono molti vantaggi. Consentono di monitorare e approvare le tabelle orarie dei membri del team, aiutano a gestire il processo di pagamento delle retribuzioni e forniscono anche informazioni utili per migliorare la produttività.
Benefici dell'uso delle tabelle orarie per gestire i dipendenti
Come menzionato in precedenza, l'uso delle tabelle orarie per gestire i dipendenti presenta numerosi vantaggi. Esploriamo.
Monitoraggio accurato del tempo
A differenza dei metodi di rilevazione manuale del tempo, che sono altamente suscettibili di errori, le tabelle orarie digitali consentono un monitoraggio accurato del tempo. Forniscono un modo sistematico per **registrare il tempo speso su diverse attività o progetti.
Se siete una piccola organizzazione o un libero professionista, software di monitoraggio del tempo per le piccole aziende assicura che il tempo del team sia monitorato con precisione. Questo aiuta anche a premiare i dipendenti che lavorano sodo, a supportare quelli che non sono in grado di completare il loro orario di lavoro e a garantire che le aziende siano sulla buona strada per raggiungere i loro obiettivi.
Project management
I fogli di presenza giornalieri hanno anche un vantaggio significativo per project management . I documenti aiutano a monitorare le ore del progetto e a determinare completamente i costi associati. Le informazioni possono essere utilizzate per prendere decisioni in merito alla Sequenza del progetto, all'allocazione delle risorse e alla definizione delle priorità delle attività.
Inoltre, aiutano a determinare le competenze dei dipendenti, a identificare le aree in cui hanno bisogno di assistenza e formazione, a misurare l'efficienza complessiva del progetto e a distribuire correttamente il carico di lavoro tra i team.
Con le informazioni necessarie sulla durata stimata dei progetti, è possibile monitorare lo stato di avanzamento, prevedere i ritardi, migliorare i processi e stimare i costi previsti.
Costi ridotti
Uno dei vantaggi più significativi di uno strumento di project management è la possibilità di prevedere i requisiti del progetto, compresi i costi e il budget. È possibile identificare i modi per migliorare la produttività e ridurre i costi degli straordinari.
Inoltre, consente di controllare i costi del lavoro, gestire gli straordinari e ottimizzare i livelli di personale in base al carico di lavoro effettivo.
Fatturazione accurata e automatizzata dei clienti
Se siete un consulente o un'azienda che fattura ai client in base al tempo, software per la fatturazione del tempo può aiutarvi a monitorare le vostre ore fatturabili e ad addebitare i costi ai client in modo accurato.
Inoltre, vi aiutano a gestire il progetto in modo efficiente. Inoltre, i software per il monitoraggio del tempo consentono anche di automatizzare la fatturazione e l'addebito ai clienti **in modo da non doversi preoccupare del monitoraggio manuale delle spese. Il software se ne occuperà.
Assegnazione delle risorse
Il monitoraggio delle ore di lavoro vostre e del vostro team è utile anche per l'assegnazione delle risorse a nuovi progetti o attività. È possibile controllare come i dipendenti spendono il loro tempo su vari progetti e identificare i dipendenti che sono sottoutilizzati o sovraccarichi di lavoro.
È quindi possibile ottimizzare l'utilizzo della forza lavoro ridistribuendo le attività, modificando le assegnazioni dei progetti e bilanciando il carico di lavoro. È inoltre possibile prevedere il fabbisogno di risorse utilizzando dati storici e tendenze. Questi dati vi aiuteranno a pianificare i periodi di massimo carico di lavoro e ad anticipare i futuri requisiti di risorse.
Miglioramento della produttività
Il miglior vantaggio delle tabelle orarie per i dipendenti è la loro capacità di contribuire a migliorare la produttività. Ma da cosa dipende esattamente? La maggior parte dei software per il monitoraggio del tempo prevede il monitoraggio e il controllo in tempo reale dei dipendenti. In questo modo è possibile capire come i dipendenti impiegano il loro tempo.
I dati delle tabelle orarie possono rivelare modelli di spreco di tempo, come riunioni eccessive, attività non essenziali o distrazioni. È possibile ridurre questi sprechi di tempo, snellire i processi lenti e inefficienti e altro ancora.
Inoltre, il monitoraggio del tempo rende i dipendenti più consapevoli di come migliorare la gestione del tempo e dare priorità alle attività in modo efficace.
Problemi comuni delle tabelle orarie
Visti i numerosi vantaggi delle tabelle orarie, potrebbe sembrare che il processo non abbia contro. Tuttavia, le tabelle orarie pongono anche alcune sfide che devono essere affrontate. Esaminiamo queste sfide e vediamo come gestirle.
Versamento impreciso dei dati
La prima e forse la più ovvia sfida dei timesheet è l'imprecisione nella voce dei dati. Immaginate di andare a lavorare con un lungo elenco di cose da fare che vi pesa, per poi accorgervi che ora avete l'ulteriore compito di registrare meticolosamente ogni attività, progetto e ore associate nel sistema di timesheet.
Questo può diventare rapidamente una fonte di frustrazione per i dipendenti. Dalla semplice dimenticanza agli errori involontari nella registrazione del tempo, sono molti i modi in cui le imprecisioni possono insinuarsi nei dati dei timesheet. Questo può portare a buste paga imprecise, a una riduzione della produttività, a una mancanza di account e, in alcuni casi, anche a problemi di conformità.
**Come affrontare questa sfida?
Utilizzare un sistema intuitivo modelli di registrazione del tempo registrato o software che consentono di impostare regole, offrire fogli di presenza facilmente accessibili o fornire un monitoraggio automatico delle ore. Molti strumenti inviano anche notifiche automatiche per ricordare ai dipendenti di compilare i loro fogli di presenza.
Traccia facilmente i tempi, imposta stime e aggiungi note con ClickUp Project Time Tracking
Resistenza al cambiamento
I cambiamenti fanno naturalmente paura perché ci spingono fuori dalla nostra zona di comfort.
Pertanto, l'introduzione di un sistema di timesheet può incontrare la resistenza dei dipendenti abituati ai metodi esistenti. La paura dell'ignoto, i timori per la privacy e la paura della microgestione possono essere le ragioni di questa resistenza.
Ad esempio, se si sta passando da tabelle orarie manuali a Monitoraggio del tempo con Excel o di un software per il monitoraggio del tempo, il team potrebbe avere delle resistenze.
**Come affrontare questa sfida?
Comunicate con chiarezza al team i vantaggi di questo cambiamento e date loro tutto il tempo necessario per accettarlo. Fornite formazione e rispondete a tutte le domande che possono sorgere durante il processo.
Esigenze complesse di monitoraggio del tempo
Anche i progetti con più attività, fasi o codici di fatturazione client complicano la gestione dei timesheet. Inoltre, quando i vostri dipendenti lavorano su molte attività, il monitoraggio delle loro ore diventa ancora più difficile. Ogni attività può avere valutazioni diverse o politiche separate
È una sfida per i dipendenti e anche i manager hanno difficoltà a controllare ogni voce. Un altro problema cruciale è che non è possibile avere una panoramica dei timesheet di tutti i dipendenti.
**Come affrontare questa sfida?
Il modo migliore per gestire questa sfida è utilizzare un software che offra visibilità in tempo reale e che permetta di assegnare più lavori e attività a ciascun dipendente. ClickUp Dashboard è la soluzione perfetta: offre visibilità in tempo reale sullo stato di avanzamento dei progetti, consentendo di vedere quali attività sono assegnate a chi e il loro stato attuale. Personalizzate i dashboard per visualizzare le informazioni più rilevanti per le vostre esigenze, assicurando che tutti siano sulla stessa pagina.
visibilità in tempo reale e stato attuale di tutti i compiti assegnati
Inoltre, è possibile sfruttare le funzionalità automatiche di assegnazione del tempo, calcolo e reportistica per ridurre il carico di lavoro e generare report accurati.
Lavoro flessibile e da remoto
Se avete una forza lavoro globale con orari e politiche di lavoro diversi, lavoratori da remoto e orari flessibili, il monitoraggio del tempo diventa complicato. La gestione di molti turni, posizioni e politiche può complicare i sistemi di monitoraggio del tempo.
**Come affrontare questa sfida?
Utilizzare sistemi basati su cloud di monitoraggio del tempo che offra un'elevata personalizzazione e flessibilità. Cercate un software che offra orari di lavoro personalizzabili, promemoria automatici, geofencing e monitoraggio GPS.
Quando utilizzare la gestione delle tabelle orarie
La gestione delle tabelle orarie è più utile quando viene utilizzata nelle giuste circostanze e situazioni. Ecco alcuni scenari in cui le tabelle orarie sono utili.
Project management
Le tabelle orarie sono particolarmente utili per le aziende che fatturano in base al tempo. Poiché i clienti vengono fatturati in base al tempo impiegato dai dipendenti, è possibile utilizzare le tabelle orarie per un monitoraggio accurato del tempo.
Se state pensando: "Perché non semplificare le cose e usare un foglio di calcolo? foglio di calcolo per il project management invece? È un'idea giusta. Tuttavia, l'uso dei fogli di calcolo presenta molteplici svantaggi.
Lo svantaggio più grande è che si rimane bloccati al monitoraggio manuale del tempo. Certo, potete implementare alcune formule, ma non saranno comunque all'altezza di uno strumento di monitoraggio del tempo come ClickUp.
traccia il tuo tempo in base ai progetti e alle attività con ClickUp_
ClickUp è un software di project management che offre un intervallo di funzionalità/funzioni che potete sfruttare per un efficiente monitoraggio del tempo. Il monitoraggio del tempo dei progetti di ClickUp da fare con le funzionalità/funzione di ClickUp:
- Tracciare il tempo da qualsiasi dispositivo, inclusi desktop, cellulari e browser web
- Collegare il tempo monitorato alle attività su cui si sta lavorando
- Passare da un'attività all'altra grazie al timer globale di ClickUp
- Aggiungere note alle voci del tempo per contestualizzare ciò a cui si sta lavorando
- Contrassegnare il tempo come ore fatturabili per definire quali voci devono essere incluse nella fattura
- Filtrare il tempo monitorato per data, priorità, stato, ecc.
- Regolare manualmente il tempo monitorato in caso di errori
- Aggiunta di etichette per classificare meglio il tempo impiegato
- Identificare i colli di bottiglia ordinando le attività in base al tempo impiegato
- Vedere il tempo totale dedicato alle attività
Distribuite il lavoro tra i vostri team impostando le sequenze temporali e suddividendo le durate stimate con ClickUp Time Estimates
- Aggiungete stime di durata stimata per ogni attività
- Ottenete una panoramica del monitoraggio del tempo del vostro team per verificare se avete raggiunto gli obiettivi di durata stimata
- Creare e personalizzare i timesheet in base alle vostre esigenze
- Sfruttare gratis i moduli precostituitimodelli di progetti precostituiti per pianificare tutti gli aspetti dei progetti
Previsione e allocazione delle risorse
Se volete prevedere il fabbisogno di risorse, cosa c'è di meglio dei dati storici Da fare? È possibile analizzare i dati della tabella oraria per identificare modelli, tendenze e fluttuazioni nell'utilizzo delle risorse nel tempo.
Analizzate i dati di progetti simili del passato per identificare i periodi di carico di lavoro, le variazioni stagionali e le abilità o competenze più richieste. In base a ciò, è possibile prevedere il fabbisogno di risorse per i prossimi progetti e determinare i livelli di personale e i requisiti di competenza.
I dati delle tabelle orarie aiutano anche a identificare le attività che richiedono speciali competenze e se avete a disposizione i talenti necessari per soddisfare tali esigenze. Si può quindi lavorare per colmare il gap di competenze assumendo o formando personale.
Suggerimento: Per avere un vantaggio nell'allocazione delle risorse, è possibile utilizzare il sistema completamente personalizzabile Modello di allocazione delle risorse di ClickUp .
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Utilizzate il modello di allocazione delle risorse di ClickUp per tenere traccia dei materiali, della manodopera e così via dell'organizzazione per ogni progetto.
https://app.clickup.com/signup?modello=t-176168678&\_gl=1\*13vxt6x\*\_gcl\_aw\*R0NMLjE3MTI1Nzk3MDkuQ2owS0NRandxODZ3QmhEaUFSSXNBSmh1cGhrb0dDekwxZ0dGaGFKSlQ2cWlZOXZVR3I5TG1LNVM2TtHUHpGN2djWHdLS2JCdF90ZlNiSWFBcjl2RUFMd193Y0I.\*\_gcl\_au\*MTk3MzM4MTc5Ny4xNzEyMTI1MTc1
Scarica questo modello
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Con questo modello è possibile:
- Visualizzare la disponibilità delle risorse in tempo reale
- Ottimizzare l'utilizzo di persone e materiali
- Assegnare in modo efficiente le risorse a progetti e attività
Il modello aiuta a migliorare le decisioni sull'allocazione delle risorse e aumenta la velocità del processo decisionale. È possibile utilizzare diverse visualizzazioni per suddividere le informazioni per progetto, client, ecc.
Miglioramento della produttività e dei risparmi
Problemi di produttività nella vostra organizzazione? Le tabelle orarie potrebbero essere la soluzione.
Le tabelle orarie non servono solo per il monitoraggio del tempo, ma per ottimizzare al massimo ogni minuto del tempo del team. Ecco come fare:
- Le tabelle orarie forniscono visibilità sul tempo dei dipendenti e aiutano a identificare i miglioramenti da fare
- Le voci taggate aiutano ad analizzare quanto tempo il team impiega in lavori e attività non fatturabili
- È possibile identificare quali attività richiedono più tempo del previsto o dove le risorse sono sottoutilizzate
Sulla base di queste informazioni, è possibile prendere dei passaggi per risparmiare tempo. Ad esempio, se notate che il vostro team passa molto tempo in riunione, questo può indicare che dovete ripensare le vostre strategie di riunione. Verificate quali riunioni sono davvero necessarie e quali possono facilmente diventare delle email.
Suggerimento: Utilizzate ClickUp Brain per riepilogare in pochi minuti lunghi documenti, note di riunioni o chattare, per risparmiare tempo ed essere più produttivi!
Utilizzate ClickUp Brain per riepilogare/riassumere le vostre note in pochi secondi
Come implementare un sistema di gestione delle tabelle orarie?
Siete convinti che la vostra organizzazione abbia bisogno di un proprio sistema di gestione delle tabelle orarie? Siete sulla strada giusta!
Ecco come implementare un solido strumento di gestione delle tabelle orarie e portare la produttività a un livello superiore:
Valutare i requisiti
Qual è la prima cosa che controllate quando implementate un nuovo processo o sistema? I requisiti! Lo stesso vale per il sistema di gestione delle tabelle orarie. Il primo passaggio è la valutazione dei requisiti.
Considerate fattori quali:
- Numero di dipendenti, tipi di progetti, metodi di fatturazione, requisiti di conformità e integrazione con altri sistemi.
- La misura in cui volete monitorare il vostro tempo. Non si vuole dare l'impressione di controllare i dipendenti, ma non si vuole nemmeno che i risultati siano troppo vaghi.
Quindi, se avete bisogno di informazioni solo su quanto tempo dedicate a progetti specifici, considerate il monitoraggio del tempo a livello di progetto. Per conoscere il tempo speso per ogni deliverable o attività, invece, si può considerare il monitoraggio del tempo a livello di attività.
Selezionare un sistema
Ora che conoscete i vostri requisiti, è il momento di selezionare un sistema. Ricercate e valutate le opzioni di software di timesheet che siano in linea con il vostro budget e le vostre esigenze. Tuttavia, ci sono alcune funzionalità/funzione che il software deve avere. Tra queste, i fogli di presenza personalizzabili, le funzionalità di reportistica, l'accessibilità mobile e l'integrazione con altri sistemi necessari. Tabelle orarie ClickUp hanno tutte queste funzionalità/funzione e molto altro. Consentono di visualizzare, monitorare e rivedere le attività con orario di lavoro.
visualizzare, monitorare e rivedere le ore di lavoro con ClickUp Timesheet
ClickUp offre anche alcune funzioni interessanti per i singoli membri del team. Consente di fissare le tabelle orarie nella barra laterale per accedervi rapidamente. È possibile aggiungere la capacità di lavoro giornaliera e settimanale.
Inoltre, è possibile filtrare il timesheet in base a tag, fatturazione e tempo monitorato. È anche possibile vedere il tempo monitorato oltre la propria capacità per un giorno specifico.
I manager possono utilizzare la scheda Tutti i tempi per visualizzare i tempi di tutti i membri del loro team e filtrarli in base alla fatturazione e ai tag. È anche possibile visualizzare le tabelle orarie di membri specifici del team.
**Se avete appena iniziato a usare le tabelle orarie, vi consigliamo di usare la sezione Modello di tabella oraria per i servizi .
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Questo modello consente di monitorare le ore di lavoro settimanali. È possibile misurare l'utilizzo delle risorse in vari progetti e utilizzare grafici per visualizzare lo stato. Potete anche usarlo per tracciare i costi e riscuotere i pagamenti!
Il modello è dotato di campi personalizzati e stati, in modo da poterlo personalizzare in base alle proprie esigenze. Volete di più? Utilizzate il modello per generare automaticamente le fatture per i client utilizzando ClickUp Automazioni.
Comunicare con i dipendenti
Tenere informati i membri del team è essenziale per l'esito positivo del nuovo sistema di gestione del team. Il monitoraggio del tempo può dare rapidamente l'impressione che si stia cercando di controllare i dipendenti. Pertanto, comunicate chiaramente l'obiettivo dell'implementazione dei timesheet. È fondamentale affrontare eventuali dubbi e preoccupazioni prima che si trasformino in malintesi.
Illustrate i numerosi vantaggi delle tabelle orarie. Spiegate come può aiutare a monitorare i costi, a stimare le esigenze, a bilanciare i carichi di lavoro e a consentire una migliore elaborazione delle buste paga.
Inoltre, formate i vostri dipendenti a utilizzare il sistema in modo efficace. Definite politiche chiare per l'invio, i flussi di lavoro di approvazione, le linee guida per il monitoraggio del tempo e la conformità alle leggi sul lavoro.
Monitoraggio e valutazione
Una volta che il sistema è stato installato e funziona, monitoratene costantemente l'utilizzo e l'efficacia. È possibile tracciare metriche come le percentuali di invio dei fogli di presenza, l'accuratezza del monitoraggio del tempo, la conformità alle politiche e la soddisfazione complessiva degli utenti.
Questi dati vi aiuteranno a identificare le aree da ottimizzare e migliorare. È inoltre possibile ottenere il feedback dei dipendenti e rivedere i requisiti e le esigenze in evoluzione per ottimizzare il sistema.
Sfruttare la potenza delle tabelle orarie per l'esito positivo
Dal monitoraggio del tempo all'ottimizzazione dei flussi di lavoro, le tabelle orarie svolgono un ruolo cruciale nel migliorare la produttività e nel risparmiare tempo. Il giusto modelli di tabella oraria e gli strumenti di monitoraggio del tempo sono molto più di un semplice mezzo per tenere traccia dei tempi; aiutano a stimare i costi e i requisiti delle risorse, ad automatizzare i processi di fatturazione e a rendere più fluido il project management.
Grazie alla visibilità dell'allocazione del tempo, alla responsabilità della produttività e agli spunti per il miglioramento continuo, le tabelle orarie consentono di lavorare in modo più intelligente, non più difficile.
ClickUp è uno strumento di project management con capacità di monitoraggio del tempo che vi permette di completare il controllo sul vostro tempo e di rendere voi e il vostro team più produttivi ed efficienti. Iscrivetevi gratuitamente oggi stesso!