Dove va a finire il tempo durante una giornata lavorativa? Molti di noi si pongono questa domanda mentre svolgono le proprie attività. Ma esiste un modo per effettuare il monitoraggio del tempo e sfruttarlo al massimo per ottenere la massima produttività.
Si chiama gestione delle tabelle orarie.
Aiuta a monitorare il tempo che tu e il tuo team avete dedicato ai progetti e alle attività. Consente di monitorare le spese, registrare le presenze, definire le ore fatturabili e non fatturabili e aumentare la produttività.
Questa guida esplorerà i fondamenti della gestione delle tabelle orarie, i suoi vantaggi, le sfide comuni, i migliori casi d'uso nel project management e le strategie per implementarla nella tua organizzazione.
Che cos'è una tabella oraria?
Una tabella oraria è un registro digitale o fisico che riporta come i dipendenti impiegano il loro tempo al lavoro. In genere registra le ore lavorate, le attività completate e talvolta anche le pause effettuate, consentendo alle organizzazioni di monitorare la produttività, lo stato dei progetti e i dati relativi alle retribuzioni.
Chi utilizza le tabelle orarie?
✅ Agenzie: traccia le ore fatturabili per cliente o progetto✅ Liberi professionisti: registra il tempo dedicato a più clienti ed esporta i report✅ Team di sviluppo software: traccia il tempo dedicato a ogni sprint o attività per stimare i punti storia✅ Risorse umane e finanza: convalida le ore di lavoro e effettua la sincronizzazione con le buste paga✅ Team di consulenza: crea fatture accurate per i clienti con prova del lavoro svolto
Originariamente utilizzati in formato cartaceo, i moderni fogli presenze sono ora digitali e possono effettuare automaticamente il monitoraggio del tempo, inviare promemoria e generare report. Sono essenziali per la fatturazione ai clienti, la gestione delle ore dei dipendenti e il miglioramento della pianificazione del carico di lavoro.
🎉 Curiosità: le tabelle orarie risalgono al XIX secolo e originariamente venivano utilizzate nelle fabbriche industriali per monitorare i turni dei lavoratori.
Che cos'è la gestione delle tabelle orarie?
La gestione delle tabelle orarie è il processo di monitoraggio e gestione del tempo dedicato a varie attività, progetti o mansioni. Prevede l'uso di tabelle orarie, ovvero documenti o strumenti digitali utilizzati per registrare le ore lavorate dai dipendenti.
A seconda delle tabelle orarie o del software di monitoraggio del tempo che utilizzi, oltre alle voci relative alle ore lavorate, la tabella oraria registra anche dettagli quali codici di progetto, budget di progetto, descrizioni delle attività, buste paga dei dipendenti e altre informazioni rilevanti.
In passato, per il monitoraggio del tempo venivano utilizzati fogli presenze manuali. Tuttavia, con il progresso tecnologico, sono diventati più comuni modelli di fogli presenze pronti all'uso, fogli di calcolo e software per fogli presenze. Spesso, anche i software di project management includono un'app per le tabelle orarie.
I software per la gestione delle tabelle orarie offrono numerosi vantaggi. Consentono di effettuare il monitoraggio e l'approvazione delle tabelle orarie dei membri del tuo team, aiutano a gestire il processo di elaborazione delle buste paga e forniscono persino informazioni utili per migliorare la produttività.
Tabelle orarie manuali o digitali: quali sono i vantaggi?
Non tutti i sistemi di tabelle orarie sono uguali. Mentre alcuni team continuano ad affidarsi a fogli di calcolo manuali o registri cartacei, altri hanno adottato strumenti digitali che automatizzano l'intero processo. Analizziamo perché le tabelle orarie digitali offrono una soluzione migliore e più intelligente, soprattutto per i team in crescita.
Non tutti i sistemi di tabelle orarie sono uguali. Mentre alcuni team continuano ad affidarsi a fogli di calcolo manuali o registri cartacei, altri hanno adottato strumenti digitali che automatizzano l'intero processo. Analizziamo perché le tabelle orarie digitali offrono una soluzione migliore e più intelligente, soprattutto per i team in crescita.
| Funzionalità | Tabelle orarie manuali | Tabelle orarie digitali (come ClickUp) |
|---|---|---|
| ⏱️ Precisione nel monitoraggio del tempo | ❌ Soggetto a errori, difficile da verificare | ✅ Effettua automaticamente il monitoraggio del tempo al secondo |
| 🧾 Carico di lavoro amministrativo per gli amministratori | ❌ Richiede l'inserimento e la revisione manuali di ogni voce | ✅ Approvazioni, promemoria e report sono automatizzati |
| 🔍 Trasparenza | ❌ Visibilità limitata sul carico di lavoro | ✅ Vista completa del team tramite dashboard |
| 💰 Efficienza dei costi | ❌ Costi nascosti dovuti a errori e ritardi | ✅ Ottimizzato e scalabile per team di qualsiasi dimensione |
| 📊 Reportistica e analisi | ❌ Manuale, basato su fogli di calcolo | ✅ Informazioni immediate con reportistica integrata |
🎉 Curiosità: molti liberi professionisti affermano che il monitoraggio del tempo aumenta la loro sicurezza, perché possono mostrare chiaramente il valore di ogni ora ai clienti che mettono in discussione l'ambito o il prezzo.
Vantaggi dell'utilizzo delle tabelle orarie per la gestione dei dipendenti
📮 Approfondimento ClickUp: il 64% dei dipendenti lavora occasionalmente o frequentemente al di fuori dell'orario previsto, con il 24% che registra ore di lavoro extra quasi tutti i giorni! Questa non è flessibilità, è lavoro senza fine. 😵💫 Le attività di ClickUp ti aiutano a suddividere gli obiettivi più grandi in passaggi più piccoli e gestibili, così saprai sempre cosa affrontare dopo, senza sentirti sopraffatto. Basta chiedere all'IA di ClickUp di generare attività secondarie, aggiungere liste di controllo e mappare le dipendenze per rimanere organizzati e avere tutto sotto controllo. Nel frattempo, le automazioni di ClickUp semplificano il lavoro di routine gestendo aggiornamenti, assegnazioni e promemoria, così puoi dedicare meno tempo alle attività più impegnative e più tempo a ciò che conta davvero. 🚀💫 Risultati reali: Pigment ha migliorato l'efficienza della comunicazione del team del 20% con ClickUp, mantenendo i team più connessi e allineati.
Come accennato in precedenza, l'utilizzo delle tabelle orarie per gestire i tuoi dipendenti offre numerosi vantaggi. Vediamo quali sono.
Monitoraggio accurato del tempo
A differenza dei metodi manuali di monitoraggio del tempo, che sono altamente soggetti a errori, le tabelle orarie digitali consentono un monitoraggio accurato del tempo. Forniscono un modo sistematico per registrare il tempo dedicato a diverse attività o progetti.
Se sei una piccola organizzazione o un libero professionista, il software di monitoraggio del tempo per le piccole imprese garantisce che il tempo del tuo team sia monitorato con precisione. Questo aiuta anche a premiare i dipendenti che lavorano sodo, a fornire supporto a coloro che non riescono a completare le loro ore di lavoro e a garantire che le aziende siano sulla buona strada per raggiungere i loro obiettivi.
Project management
Le tabelle orarie quotidiane offrono anche un vantaggio significativo per la gestione dei tempi del progetto. Ti aiutano a monitorare le ore dedicate al progetto e a determinarne i costi associati. Puoi utilizzare queste informazioni per prendere decisioni relative alle tempistiche del progetto, all'allocazione delle risorse e alla definizione delle priorità delle attività.
Inoltre, ti aiutano a determinare le competenze dei dipendenti, identificare le aree in cui hanno bisogno di guida e formazione, misurare l'efficienza complessiva del progetto e effettuare correttamente la distribuzione del carico di lavoro tra i team.
Con le informazioni necessarie relative al tempo dedicato ai progetti a portata di mano, puoi anche monitorare lo stato dei progetti, effettuare una previsione dei ritardi, migliorare i processi e stimare i costi previsti.
Riduzione dei costi
Uno dei vantaggi più significativi di uno strumento di gestione delle tabelle orarie è la possibilità di effettuare una previsione dei requisiti del progetto, compresi i costi e il budget. È possibile identificare modi per migliorare la produttività e ridurre i costi degli straordinari.
Ti consente inoltre di controllare i costi del lavoro, gestire gli straordinari e ottimizzare i livelli di personale in base al carico di lavoro effettivo.
Fatturazione accurata e automatizzata dei clienti
Se sei un consulente o un'azienda che fattura i propri clienti in base al tempo impiegato, un software di fatturazione oraria può aiutarti a effettuare il monitoraggio delle ore fatturabili e ad addebitare ai clienti gli importi corretti.
Ti aiutano anche a gestire il tuo progetto in modo efficiente. Inoltre, il software di monitoraggio del tempo realizza l’automazione della fatturazione dei clienti, così non dovrai preoccuparti di tenere traccia manualmente delle spese. Ci penserà il software.
Assegnazione delle risorse
Tenere traccia delle ore lavorative tue e del tuo team è utile anche quando si assegnano risorse a nuovi progetti o attività. Puoi verificare come i dipendenti impiegano il loro tempo nei vari progetti e identificare quelli sottoutilizzati o sovraccarichi di lavoro.
Potrai quindi ottimizzare l'utilizzo della forza lavoro ridistribuendo le attività, modificando gli incarichi dei progetti e bilanciando il carico di lavoro. Inoltre, potrai anche effettuare una previsione delle risorse necessarie utilizzando i dati storici e le tendenze. Questi dati ti aiuteranno a preparare i periodi di picco del carico di lavoro e ad anticipare le future esigenze in termini di risorse.
💡 Suggerimento professionale: utilizza la vista Carico di lavoro di ClickUp in combinazione con i registri del tempo registrato per bilanciare gli incarichi. Se qualcuno registra costantemente più ore del piano, potrebbe essere sovraccarico di lavoro o lavorare più del dovuto.
Maggiore produttività
Il vantaggio principale delle tabelle orarie dei dipendenti è la loro capacità di contribuire a migliorare la produttività. Ma come funzionano esattamente? La maggior parte dei software di monitoraggio del tempo offre funzionalità di monitoraggio e tracciamento in tempo reale dei dipendenti. In questo modo, puoi capire come i tuoi dipendenti impiegano il loro tempo.
Le tabelle orarie possono rivelare modelli di spreco di tempo, come riunioni eccessive, attività non essenziali o distrazioni. È possibile ridurre questo spreco di tempo, semplificare i processi lenti e inefficienti e molto altro ancora.
Inoltre, il monitoraggio del tempo rende i tuoi dipendenti più consapevoli di dove migliorare la gestione del tempo e dare priorità alle attività in modo efficace.
💡 Suggerimento professionale: utilizza ClickUp Dashboards per generare automaticamente report settimanali o mensili sulle tabelle orarie, ordinati per membro del team, attività o tag fatturabile. È il modo più semplice per controllare il tempo a colpo d'occhio senza esportare un singolo file.
Sfide comuni relative alle tabelle orarie
Considerati i numerosi vantaggi delle tabelle orarie, potrebbe sembrare che questo processo non presenti alcun svantaggio. Tuttavia, le tabelle orarie comportano anche alcune sfide che devono essere affrontate. Esploriamo queste sfide e vediamo come gestirle.
Inserimento di voci inesatte
La prima e forse più ovvia sfida delle tabelle orarie è l'inserimento di dati imprecisi. Immagina di andare al lavoro con un lungo elenco di attività da fare che ti pesa sulla mente, solo per renderti conto che ora hai il compito aggiuntivo di registrare meticolosamente ogni attività, progetto e ore associate nella tabella oraria.
Questo può diventare rapidamente fonte di frustrazione per i dipendenti. Da semplici dimenticanze a errori involontari nella registrazione del tempo, sono molti i modi in cui possono insinuarsi imprecisioni nei dati delle tabelle orarie. Ciò può portare a paghe inaccurate, diminuzione della produttività, mancanza di responsabilità e, in alcuni casi, persino a problemi di conformità.
Come affrontare questa sfida?
Utilizza modelli o software intuitivi per la registrazione del tempo che ti consentono di impostare regole, offrire tabelle orarie facilmente accessibili o fornire un monitoraggio automatico del tempo. Molti strumenti inviano anche notifiche automatiche per fornire promemoria ai dipendenti affinché compilino le tabelle orarie.
Resistenza al cambiamento
I cambiamenti sono naturalmente spaventosi perché ci spingono fuori dalla nostra zona di comfort.
Pertanto, l'introduzione di una tabella oraria potrebbe incontrare resistenza da parte dei dipendenti abituati ai metodi esistenti. Il timore dell'ignoto, le preoccupazioni relative alla privacy e il timore di un micro-management potrebbero essere le ragioni di questa resistenza.
Ad esempio, se stai passando dalle tabelle orarie manuali al monitoraggio del tempo con Excel o a un software di monitoraggio del tempo, potresti incontrare una certa resistenza da parte del team.
Come affrontare questa sfida?
Comunica chiaramente i vantaggi di questo cambiamento al tuo team e concedi loro tutto il tempo necessario per accettarlo. Offri formazione e rispondi a tutte le domande che potrebbero sorgere durante il processo.
Esigenze complesse di monitoraggio del tempo
Anche i progetti con più attività, fasi o codici di fatturazione dei clienti complicano la gestione delle tabelle orarie. Inoltre, quando i tuoi dipendenti lavorano su più attività, il monitoraggio delle loro ore diventa ancora più difficile. Ogni attività può avere tariffe di retribuzione diverse o politiche separate.
È difficile per i dipendenti e anche i manager hanno difficoltà a controllare ogni voce. Un altro problema cruciale è che potresti non avere nemmeno una panoramica delle tabelle orarie di tutti i dipendenti.
Come affrontare questa sfida?
Il modo migliore per gestire questa sfida è utilizzare un software che offra visibilità in tempo reale e consenta di assegnare più lavori e attività a ciascun dipendente. ClickUp Dashboards è la soluzione perfetta: offre visibilità in tempo reale sullo stato di avanzamento dei progetti, consentendo di vedere quali attività sono assegnate a chi e il loro stato attuale. Personalizza i dashboard per visualizzare le informazioni più rilevanti per le tue esigenze, assicurandoti che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda.
Inoltre, puoi sfruttare le funzionalità di allocazione automatica del tempo, calcolo e reportistica per ridurre il tuo carico di lavoro e generare report accurati.
Lavoro flessibile e da remoto
Se hai una forza lavoro globale con orari e politiche di lavoro diversi, lavoratori da remoto e orari flessibili, il monitoraggio del tempo diventa complicato. La gestione di turni, posizioni e politiche multiple può complicare i tuoi sistemi di monitoraggio del tempo.
Come affrontare questa sfida?
Utilizza un software di monitoraggio del tempo basato su cloud che offre un elevato livello di personalizzazione e flessibilità. Cerca un software che offra orari di lavoro personalizzabili, promemoria automatici, geofencing e tracciamento GPS.
Cos'è il processo di gestione delle tabelle orarie?
Un processo di gestione dei fogli presenze è un sistema strutturato per il monitoraggio, il controllo e l'approvazione del tempo dedicato al lavoro. Assicura che le ore dei dipendenti siano registrate con precisione, che i progetti siano fatturati correttamente e che le buste paga siano elaborate in modo efficiente.
Il processo prevede cinque fasi fondamentali:
- Registrazione del tempo
- Revisione delle voci
- Approvazione o rifiuto degli invii
- Reportistica e analisi dei dati relativi al tempo
- Sincronizzazione dei risultati con strumenti di gestione delle buste paga, fatturazione o prestazioni
Questo processo è fondamentale per le organizzazioni con lavoratori a ore, progetti fatturabili ai clienti o team remoti, dove la visibilità sul tempo impiegato influisce direttamente sulla produttività, sui ricavi e sulla responsabilità.
Come implementare un processo di gestione delle tabelle orarie
La gestione delle tabelle orarie non si limita alla semplice registrazione degli orari di entrata e uscita, ma è un processo strutturato di monitoraggio, revisione, approvazione e reportistica di come viene impiegato il tempo all'interno della tua organizzazione. Che tu gestisca liberi professionisti, team interni o progetti dei clienti, un sistema di tabelle orarie coerente e ben definito aiuta a garantire che le ore fatturabili vengano registrate, i requisiti di conformità soddisfatti e le buste paga accurate.
Come si presenta un buon processo di gestione delle tabelle orarie? E, cosa ancora più importante, come si implementa un processo che sia effettivamente facile da seguire per il tuo team?
Ecco una descrizione dettagliata di come implementare un sistema di tabelle orarie scalabile e affidabile che supporti la produttività e riduca le seccature amministrative utilizzando uno strumento come ClickUp, l'app completa per il lavoro.
Passaggio 1: Valuta le esigenze del tuo team
Prima di scegliere uno strumento o stabilire delle impostazioni, fai un passo indietro e identifica ciò di cui hai effettivamente bisogno dal tuo sistema di tabelle orarie.
Chiedi:
- Quanti membri del team devono registrare il tempo?
- Stai effettuando il monitoraggio delle ore fatturabili rispetto a quelle non fatturabili?
- Hai bisogno di soddisfare standard di conformità o di audit?
- Il monitoraggio del tempo verrà effettuato per attività, progetto o entrambi?
Ad esempio, un monitoraggio di alto livello potrebbe essere sufficiente per i team interni che gestiscono la capacità. Ma se gestisci un'agenzia a contatto con i clienti, potresti aver bisogno di un monitoraggio a livello di attività con tag di fatturazione e flussi di lavoro di approvazione.
💡 In ClickUp, puoi monitorare il tempo a qualsiasi livello e creare campi personalizzati per la fatturazione, le tariffe o i tag specifici dei clienti.
Sebbene i fogli di calcolo o i moduli cartacei possano funzionare in configurazioni di piccole dimensioni, gli strumenti digitali offrono automazione, precisione e scalabilità. Scegli un sistema che si adatti alle tue esigenze e si integri con i tuoi flussi di lavoro esistenti.
Funzionalità/funzioni principali da ricercare:
ClickUp Tabelle orarie offre tutte queste funzionalità e molto altro ancora:
Questo modello di tabella oraria di ClickUp Services ti consentirà di monitorare le ore di lavoro settimanali. Potrai misurare l'utilizzo delle risorse in vari progetti e utilizzare grafici per visualizzare lo stato dei tuoi progressi. Potrai persino utilizzarlo per monitorare i costi e riscuotere i pagamenti!
Il modello è dotato di campi e stati personalizzati, in modo da poterlo adattare alle tue esigenze. Vuoi di più? Utilizza il modello per generare automaticamente le fatture per i clienti utilizzando ClickUp Automazioni.
💡 In ClickUp, puoi monitorare il tempo a qualsiasi livello e creare campi personalizzati per la fatturazione, le tariffe o i tag specifici dei clienti.
Passaggio 2: Scegli il sistema di tabelle orarie più adatto
Sebbene i fogli di calcolo o i moduli cartacei possano funzionare in configurazioni di piccole dimensioni, gli strumenti digitali offrono automazione, precisione e scalabilità. Scegli un sistema che si adatti alle tue esigenze e si integri con i tuoi flussi di lavoro esistenti.
Funzionalità/funzioni principali da ricercare:
- Monitoraggio del tempo manuale e basato su timer
- Visibilità a livello di team e di progetto
- Flussi di lavoro di reportistica e approvazione
- Accesso mobile
- Integrazioni con il libro paga o la fatturazione
ClickUp Tabelle orarie offre tutte queste funzionalità e molto altro ancora:
- Fissa la tua tabella oraria personale alla barra laterale per accedervi ogni giorno.
- Tieni traccia del tempo dedicato alle attività e visualizza le ore registrate rispetto alla capacità.
- Filtra le tabelle orarie per tag, stato di fatturazione o data
- I manager possono utilizzare la scheda Tutti i fogli presenze per visualizzare i registri di tutto il team e eseguire il drill-down per utente.
Questo modello di tabella oraria ClickUp Services ti consentirà di monitorare le ore di lavoro settimanali. Potrai misurare l'utilizzo delle risorse in vari progetti e utilizzare grafici per visualizzare il tuo stato. Potrai persino utilizzarlo per il monitoraggio dei costi e per riscuotere i pagamenti!
Il modello è dotato di campi e stati personalizzati, quindi puoi adattarlo alle tue esigenze. Vuoi di più? Utilizza il modello per generare automaticamente le fatture per i clienti utilizzando ClickUp Automazioni.
ClickUp si integra anche con strumenti come Harvest, Clockify, Toggl ed Everhour, quindi se il tuo team utilizza già un altro tracker, non è necessario cambiarlo. Puoi effettuare la sincronizzazione delle voci direttamente in ClickUp per una reportistica centralizzata.
Passaggio 3: Registra il tempo ogni giorno, in modo semplice
I team spesso dimenticano di registrare il tempo, quindi la coerenza è fondamentale. ClickUp semplifica questo processo con le automazioni che forniscono promemoria agli utenti per il monitoraggio del tempo ogni giorno o segnalano gli invii incompleti.
Puoi anche:
- Imposta promemoria predefiniti per la registrazione delle ore lavorate nelle attività ricorrenti.
- Utilizza i campi personalizzati per indicare il tempo fatturabile rispetto a quello non fatturabile o lo stato di approvazione.
- Visualizza i registri mancanti utilizzando i dashboard di ClickUp.
In questo modo i dati relativi al tempo saranno accurati ed eliminerai il panico di fine settimana o di fine mese.
💡 L'integrazione di ClickUp con Slack consente ai membri del team di creare attività e iniziare a registrare il tempo direttamente da un messaggio Slack con il comando /clickup new.
🎉 Curiosità: il monitoraggio del tempo può rivelare modelli sorprendenti, come ad esempio il fatto che quella "breve" riunione settimanale sta segretamente consumando più di 10 ore di lavoro del team. A volte, il più grande ladro di tempo è qualcosa a cui tutti sono abituati.
Passaggio 4: comunica le aspettative e forma il tuo team
L'introduzione di un sistema di monitoraggio del tempo senza una comunicazione chiara può creare attriti. Alcuni membri del team potrebbero sentirsi microgestiti, mentre altri potrebbero non essere sicuri di come utilizzare lo strumento in modo efficace. Una comunicazione chiara riduce la resistenza e la confusione. Fai sapere al tuo team perché il monitoraggio del tempo è importante, che sia per bilanciare il carico di lavoro, garantire l'accuratezza delle buste paga o la redditività dei progetti.
ClickUp aiuta i dipendenti a integrarsi con:
- Tabelle orarie di facile accesso fissate alle loro aree di lavoro
- Controllo delle autorizzazioni basato sui ruoli per manager e membri del team
- Campi di inserimento delle voci delle ore semplici che riducono le curve di apprendimento
Stabilisci regole chiare su quando e come registrare il tempo e documenta i flussi di lavoro di approvazione all'interno di ClickUp Docs per una facile consultazione.
Passaggio 5: Controlla e approva le voci relative al tempo
Utilizza le opzioni di stato delle attività e le automazioni di ClickUp per creare un flusso di lavoro di approvazione.
Ad esempio:
- Una volta raggiunta una soglia temporale, le attività vengono spostate in "In attesa di approvazione".
- I manager ricevono una notifica quando i registri sono pronti per essere revisionati.
- Le voci rifiutate possono essere rinviate all'assegnatario per la correzione.
Campi personalizzati come "Approvato da" o "Stato di approvazione" aiutano al monitoraggio del processo di revisione a colpo d'occhio, senza bisogno di fogli di calcolo.
Passaggio 6: Generare report e analizzare i dati relativi al tempo
Una volta effettuato il monitoraggio del tempo e approvato, è il momento di analizzare le prestazioni. Le dashboard di ClickUp ti consentono di creare viste completamente personalizzate con widget per:
- Monitoraggio del tempo per assegnatario o tag
- Durata stimata vs durata effettiva
- Ore fatturabili e non fatturabili
- Totali per reparto o client
Se hai bisogno di una panoramica rapida, usa ClickUp Brai n per generare automaticamente riepiloghi/riassunti dei registri orari, rapporti settimanali o approfondimenti sull'allocazione del tempo.
Passaggio 7: sincronizzazione con gli strumenti di gestione delle buste paga e della fatturazione
Le tabelle orarie approvate dovrebbero avere un flusso facile verso i tuoi sistemi di fatturazione o gestione delle buste paga. Non dovrai più copiare e incollare i dati nei fogli di calcolo o calcolare manualmente le fatture.
ClickUp ti consente di:
- Esporta le voci delle ore lavorate come file CSV
- Utilizza le integrazioni integrate (ad esempio QuickBooks, PayPal, Harvest)
- Automatizza la creazione delle fatture tramite strumenti collegati
Per agenzie, consulenti e appaltatori, ciò garantisce che le ore fatturabili non vengano mai perse e che i clienti ricevano fatture accurate e verificabili.
Passaggio 8: Monitorare e migliorare il sistema
Una volta che tutto è pronto e funzionante, non dimenticare di controllare le prestazioni del tuo sistema.
Le metriche da monitorare includono:
- Tassi di invio e tempestività
- Accuratezza nelle voci relative al tempo
- Tassi di completamento delle approvazioni
- Feedback degli utenti
Se l'adozione è bassa o le voci dei tempi sono costantemente incomplete, potrebbe essere il momento di modificare il flusso di lavoro o aggiungere l'automazione per eliminare gli attriti.
La reportistica e i dashboard di ClickUp consentono di visualizzare facilmente le tendenze di adozione e individuare i colli di bottiglia nel processo di monitoraggio del tempo.
Implementando un processo di gestione delle tabelle orarie ben definito e potenziandolo con uno strumento flessibile come ClickUp, non ti limiterai a registrare le ore lavorative. Creerai un flusso di lavoro più intelligente e responsabile che aiuterà il tuo team a concentrarsi sul lavoro, non sull'amministrazione.
Quando utilizzare la gestione delle tabelle orarie
La gestione delle tabelle orarie è particolarmente utile se utilizzata nelle circostanze e nelle situazioni giuste. Ecco alcuni scenari in cui le tabelle orarie sono utili.
Project management
Le tabelle orarie sono particolarmente utili per le aziende che fatturano in base al tempo impiegato. Poiché fatturate ai vostri clienti in base al tempo impiegato dai vostri dipendenti, potete utilizzare le tabelle orarie per un monitoraggio accurato del tempo.
Se stai pensando: perché non semplificare le cose e utilizzare invece un foglio di calcolo per il project management? È un'idea sensata. Tuttavia, l'utilizzo dei fogli di calcolo presenta diversi svantaggi.
Lo svantaggio principale è che sei costretto a effettuare il monitoraggio del tempo manualmente. Certo, puoi implementare alcune formule, ma non saranno comunque all'altezza di ciò che può offrire uno strumento di monitoraggio del tempo come ClickUp.
ClickUp è un software di project management che offre una serie di funzionalità che puoi sfruttare per un monitoraggio efficiente del tempo. Le funzionalità di monitoraggio del tempo dei progetti di ClickUp ti consentono di fare quanto segue:
- Tieni traccia del tempo da qualsiasi dispositivo, inclusi desktop, dispositivi mobili e browser web.
- Collega il tempo monitorato alle attività su cui stai lavorando
- Passa da un'attività all'altra con il timer globale di ClickUp.
- Aggiungi note alle tue voci orarie per fornire un contesto su ciò a cui stai lavorando.
- Contrassegna il tempo come ore fatturabili per definire quali voci temporali devono essere incluse nella fattura.
- Filtra il tempo monitorato per data, priorità, stato, ecc.
- Modifica manualmente il tempo tracciato in caso di errori.
- Aggiungi etichette per classificare meglio il tempo impiegato
- Identifica i colli di bottiglia ordinando le tue attività in base al tempo impiegato.
- Visualizza il tempo totale dedicato alle attività
- Aggiungi durate stimate per ogni attività
- Ottieni una panoramica del monitoraggio del tempo del tuo team per verificare se hai raggiunto gli obiettivi di tempo stimati.
- Crea e personalizza le tabelle orarie in base alle tue esigenze
- Sfrutta i modelli gratuiti predefiniti per pianificare tutti gli aspetti dei tuoi progetti.
Previsione e allocazione delle risorse
Se vuoi effettuare una previsione del fabbisogno di risorse, cosa c'è di meglio dei dati storici da fare? Puoi analizzare i dati delle tabelle orarie per identificare modelli, tendenze e fluttuazioni nell'utilizzo delle risorse nel tempo.
Analizza i dati di progetti simili svolti in passato per identificare i periodi di picco del carico di lavoro, le variazioni stagionali e le competenze o le esperienze più richieste. Sulla base di questi dati, potrai effettuare una previsione delle risorse necessarie per i progetti futuri e determinare il livello di personale e le competenze richieste.
I dati delle tabelle orarie aiutano anche a identificare le attività che richiedono competenze specifiche e a capire se disponi del personale necessario per soddisfare tali esigenze. In questo modo, puoi colmare le lacune di competenze assumendo o formando nuove persone.
Suggerimento professionale: ottieni un vantaggio nell'allocazione delle risorse con il modello di allocazione delle risorse ClickUp completamente personalizzabile.
Con questo modello puoi:
- Visualizza la disponibilità delle risorse in tempo reale
- Ottimizza l'utilizzo di persone e materiali
- Assegna in modo efficiente le risorse ai progetti e alle attività
Il modello aiuta a migliorare le decisioni relative all'allocazione delle risorse e velocizza il processo decisionale. È possibile utilizzare una varietà di visualizzazioni per suddividere le informazioni per progetto, client, ecc.
Migliorare la produttività e risparmiare
La tua organizzazione ha problemi di produttività? Le tabelle orarie potrebbero essere la soluzione.
Le tabelle orarie non servono solo al monitoraggio delle ore lavorate, ma anche a ottimizzare ogni minuto del tempo del tuo team sfruttandone al massimo il potenziale. Ecco come:
- Le tabelle orarie offrono visibilità sul tempo dei dipendenti e aiutano a identificare dove è possibile apportare miglioramenti.
- Le voci temporali contrassegnate ti aiutano ad analizzare quanto tempo del tuo team viene dedicato a lavori e attività non fatturabili.
- Puoi identificare quali attività richiedono più tempo del previsto o dove le risorse sono sottoutilizzate.
Sulla base di queste informazioni, puoi adottare passaggi per risparmiare tempo. Ad esempio, se noti che il tuo team dedica molto tempo alle riunioni, ciò potrebbe indicare la necessità di ripensare le tue strategie di riunione. Verifica quali riunioni sono realmente necessarie e quali possono essere facilmente sostituite da un'email.
Suggerimento da esperto: usa ClickUp Brain per riepilogare documenti lunghi, note di riunioni o chat in pochi minuti: risparmia tempo e aumenta la tua produttività!
Come implementare un sistema di gestione delle tabelle orarie?
Sei convinto che la tua organizzazione abbia bisogno di un proprio sistema di gestione delle tabelle orarie? Sei sulla strada giusta!
Ecco come puoi implementare un solido strumento di gestione delle tabelle orarie e portare la tua produttività a un livello superiore:
Valuta i requisiti
Qual è la prima cosa che controlli quando implementi un nuovo processo o sistema? I tuoi requisiti! Lo stesso vale per il sistema di gestione delle tabelle orarie. Il primo passaggio è valutare i tuoi requisiti.
Prendete in considerazione fattori quali:
- Il numero di dipendenti, i tipi di progetti, i metodi di fatturazione, i requisiti di conformità e l'integrazione con altri sistemi.
- Il grado di monitoraggio del tempo che desideri. Non vuoi dare l'impressione di microgestire i tuoi dipendenti, ma non vuoi nemmeno che i risultati siano troppo vaghi.
Quindi, se hai solo bisogno di informazioni sul tempo dedicato a progetti specifici, prendi in considerazione il monitoraggio del tempo a livello di progetto. Tuttavia, per conoscere il tempo dedicato a ciascun risultato o attività, prendi in considerazione il monitoraggio del tempo a livello di attività.
Seleziona un sistema
Ora che conosci le tue esigenze, è il momento di effettuare la selezione di un sistema. Cerca e valuta le opzioni di software per tabelle orarie che si adattano al tuo budget e alle tue esigenze. Tuttavia, ci sono alcune funzionalità/funzioni che il tuo software deve avere. Queste includono tabelle orarie personalizzabili, funzionalità di reportistica, accessibilità mobile e integrazione con altri sistemi necessari.
Le tabelle orarie ClickUp offrono tutte queste funzionalità e molto altro ancora. Ti consentono di visualizzare, monitorare e rivedere le attività sottoposte a monitoraggio del tempo.
ClickUp offre anche alcune funzionalità/funzioni interessanti per i singoli membri del team. Ti consente di fissare le tue tabelle orarie alla barra laterale per un accesso rapido. Puoi aggiungere la tua capacità lavorativa giornaliera e settimanale.
Inoltre, puoi filtrare la tabella oraria in base a tag, fatturazione e monitoraggio del tempo. Puoi anche vedere il tempo tracciato rispetto alla tua capacità per un giorno specifico.
I manager possono utilizzare la scheda Tutti i fogli presenze per visualizzare il tempo di tutti i membri del proprio team e filtrarlo in base alla fatturazione e ai tag. È anche possibile visualizzare i fogli presenze di membri specifici del team.
Comunicare con i dipendenti
Tenere informati i membri del tuo team è essenziale per l'esito positivo del nuovo sistema di gestione delle tabelle orarie. Il monitoraggio del tempo può dare rapidamente l'impressione che tu stia cercando di controllare i tuoi dipendenti. Pertanto, comunica chiaramente l'obiettivo dell'implementazione delle tabelle orarie. È fondamentale affrontare eventuali dubbi e preoccupazioni prima che si trasformino in malintesi.
Illustra loro i numerosi vantaggi delle tabelle orarie. Spiega come possono aiutare al monitoraggio dei costi, alla stima delle esigenze, al bilanciamento dei carichi di lavoro e alla migliorata elaborazione delle buste paga.
Inoltre, forma i tuoi dipendenti all'uso efficace del sistema. Definisci politiche chiare per l'invio, i flussi di lavoro di approvazione, le linee guida per il monitoraggio del tempo e la conformità alle leggi sul lavoro.
Monitorare e valutare
Una volta che il tuo sistema è operativo, monitora costantemente il suo utilizzo e la sua efficacia. Puoi monitorare metriche quali i tassi di invio delle tabelle orarie, l'accuratezza del monitoraggio del tempo, la conformità alle politiche e la soddisfazione complessiva degli utenti.
Questi dati ti aiuteranno a identificare le aree da ottimizzare e migliorare. Puoi anche ottenere feedback dai dipendenti e rivedere i tuoi requisiti e le tue esigenze in evoluzione per semplificare il sistema.
Sfruttare il potere delle tabelle orarie per un esito positivo
Dal monitoraggio delle ore all'ottimizzazione dei flussi di lavoro, le tabelle orarie svolgono un ruolo cruciale nel migliorare la produttività e risparmiare tempo. I modelli di tabelle orarie e gli strumenti di monitoraggio del tempo adeguati sono molto più di un semplice mezzo per monitorare il tempo: aiutano a stimare i costi e le risorse necessarie, automatizzano i processi di fatturazione e consentono un project management più fluido.
Le tabelle orarie ti consentono di lavorare in modo più intelligente, non più duro, fornendo visibilità sull'allocazione del tempo, responsabilità per la produttività e approfondimenti per un miglioramento continuo.
ClickUp è uno strumento di project management con eccellenti funzionalità di monitoraggio del tempo che ti offrono il controllo completo sul tuo tempo e consentono a te e al tuo team di diventare più produttivi ed efficienti.
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Domande frequenti
D: Che cos'è il processo di gestione delle tabelle orarie?R: È il sistema graduale di distribuzione, compilazione, revisione e approvazione delle tabelle orarie per garantire la precisione della fatturazione, delle buste paga e del monitoraggio delle prestazioni.
D: Che cos'è un sistema di tabelle orarie?R: Un sistema di tabelle orarie è una configurazione digitale o manuale utilizzata per monitorare, gestire e fornire la reportistica sul tempo che i dipendenti dedicano alle attività o ai progetti. Strumenti come ClickUp automatizzano questo processo.
D: Qual è la regola della tabella oraria?R: Le regole della tabella oraria variano a seconda dell'organizzazione, ma in genere definiscono le ore di lavoro richieste, come e quando il monitoraggio del tempo deve essere effettuato e i tempi di approvazione.
D: Qual è il processo delle tabelle orarie?R: Il processo prevede la registrazione giornaliera/settimanale delle ore lavorate, la revisione da parte del responsabile, l'approvazione e la sincronizzazione dei dati relativi alle ore lavorate con i sistemi di fatturazione o di gestione delle buste paga.