Quando si è impegnati a gestire più progetti, l'ultima cosa di cui si ha bisogno è lo stress aggiuntivo di rimanere indietro rispetto al programma.
Improvvisazioni come l'allocazione impropria delle risorse, l'ampliamento dell'ambito e altre interruzioni inaspettate possono ritardare il progetto, a volte in modo indefinito.
È proprio per questo che dovete imparare a monitorare lo stato di avanzamento dei progetti.
Il monitoraggio dello stato di avanzamento del progetto durante tutto il suo ciclo di vita vi aiuta a prendere decisioni informate in ogni fase e a regolare le attività del progetto per mantenere la rotta.
In questo blog discutiamo alcune best practice e strategie che potete utilizzare per monitorare lo stato di avanzamento del progetto.
Sfide nel monitoraggio dello stato di avanzamento del progetto
In qualità di project manager o di team leader, potreste aver affrontato diverse sfide nel monitoraggio dei progetti e nella registrazione dello stato delle attività dall'inizio fino all'esito positivo del progetto. Tra quelle più comuni che abbiamo osservato vi sono:
- Mancanza di oggetti chiari: I progetti possono non avere oggetti e risultati chiaramente definiti, il che porta ad un'eccessiva dispersione di risorseinsinuazione dell'ambitoche, a sua volta, rende difficile rispettare la tabella di marcia del progetto
- Impropria comunicazione: Una scarsa comunicazione tra gli stakeholder e i membri del team può creare confusionei risultati del progettooggetti, Sequenza e responsabilità
- Raccolta dati incoerente: La mancanza di un processo strutturato di raccolta dei dati risulta in reportistica incompleta sullo stato di avanzamento, rendendo difficile la valutazione dello stato del progetto
- Mancanza di aggiornamenti in tempo reale: senza aggiornamenti regolari in tempo reale, potrebbe essere difficile identificare e affrontare i problemi in modo proattivo
10 modi per monitorare lo stato di avanzamento del progetto
Se state cercando di monitorare e misurare lo stato di avanzamento di un progetto, ecco i 10 passaggi da seguire.
1. Cancellare obiettivi e attività cardine chiare
Riunitevi con i membri del team e le parti interessate per discutere in dettaglio gli obiettivi del progetto. Suddividete questi obiettivi in attività cardine, in modo che il vostro team sappia esattamente cosa deve essere raggiunto in ogni fase del progetto.
Per istanza, se l'obiettivo è lanciare un sito web di e-commerce entro sei mesi, le tappe chiave saranno attività cardine del progetto avrà l'aspetto di:
- Mese 1: Finalizzazione dell'ambito del progetto e costituzione del team di progetto
- Mese 2: Completare la ricerca di mercato e documentare i requisiti per il sito web
- Mese 3: Finalizzare il design del sito web e sviluppare una strategia UX
In questo processo, le attività cardine fungono da punti di controllo nel corso del progetto, consentendo di misurare lo stato effettivo del progetto rispetto al calendario.
Utilizzare Obiettivi di ClickUp per definire obiettivi chiari e tracciabili per il progetto. Aggiungete Sequenze e traguardi per ogni obiettivo, in modo da sapere esattamente come sta procedendo il progetto.
traccia i tuoi obiettivi fino ai KPI più essenziali e visualizza automaticamente i tuoi progressi in modo dettagliato
Leggi tutto: le 10 migliori app per il monitoraggio degli obiettivi per il 2024
2. Assegnare responsabilità cancellate
Se non volete che i membri del team usino la frase "Non ne ero a conoscenza", dovete stabilire una chiara responsabilità per ogni attività presente nell'elenco delle cose da fare del vostro progetto.
Iniziate dividendo il progetto in fasi. Aggiungete le attività in ogni fase e rivedetele con le parti interessate prima di finalizzarle.
- UtilizzareLa Bacheca Kanban di ClickUp per creare colonne diverse per rappresentare ogni fase del progetto
- Raggruppare le attività corrispondenti sotto ogni colonna, con scadenze e livelli di priorità. È possibile spostare ogni attività sulla Bacheca con la funzione di trascinamento
- Assegnare queste attività ai membri del team appropriati. Questi riceveranno una notifica quando un'attività è stata assegnata, evitando così di sbagliare la responsabilità
visione delle attività e dei progetti con un solo sguardo, trascinando e rilasciando senza sforzo le attività, ordinando e filtrando con una vista Bacheca Kanban completamente personalizzabile
💡Pro Tip: Misurare il durata stimata del completamento considerando le diverse attività, i compiti e i probabili ritardi. Utilizzatela come punto di riferimento per stabilire una Sequenza realistica e dare priorità alle attività necessarie per snellire il progetto e migliorare l'efficienza._
3. Mantenere una documentazione dettagliata
Se avete dedicato del tempo alla preparazione e all'aggiornamento della documentazione del project management - piani di progetto, registri delle modifiche, registri dei rischi e reportistica sullo stato del progetto -Sapete che questi dettagli sono solitamente sparsi in thread di email, note, chattare e fogli di calcolo infiniti.
Quando i documenti critici non sono centralizzati in uno spazio condiviso, accedervi può essere difficile e richiede tempo. Dovete chiedere l'accesso a più parti interessate e passare al setaccio diversi strumenti (Word, PowerPoint, MS Teams, Google Documenti, ecc.), e potreste non essere in grado di trovare le versioni più recenti di questi documenti.
E se vi dicessimo che è possibile consolidare tutti i documenti e le informazioni relative al progetto in un repository centralizzato usando Documenti ClickUp ?
Utilizzate le opzioni di formattazione integrate per aiutarvi a strutturare in modo ordinato il documento, aggiungere sezioni, caricare immagini e incorporare video in modo da renderlo facilmente comprensibile a tutti. Inoltre, rilevamento della collaborazione consente alle parti interessate di modificare il documento in tempo reale, garantendo che le informazioni siano sempre aggiornate.
Pensate a Documenti come a un'unica fonte di verità che aiuta tutti a lavorare con le stesse informazioni, riducendo al minimo le sviste e i ritardi.
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clickUp Docs consente la formattazione ricca e i comandi slash, permettendo di lavorare in modo più efficiente_
💡 Pro Tip : Considerate l'utilizzo di modelli di tracciamento dello stato di avanzamento del progetto come un modello predefinito per controllare lo stato di avanzamento, organizzare le informazioni importanti in modo centralizzato e risparmiare tempo prezioso senza sacrificare l'integrità del progetto
4. Programmate riunioni periodiche sullo stato di avanzamento del progetto
Riunioni regolari del team consentono a tutti di discutere lo stato di avanzamento e di fornire aggiornamenti sullo stato delle attività. È un modo per i membri del team di sapere cosa è stato fatto, cosa è in sospeso e quanto tempo rimane.
In qualità di manager, questo è il momento di identificare i segnali di fumo prima che diventino problemi veri e propri e di evitare ritardi nella pianificazione. I check-in regolari aiutano tutti i membri del team a coordinarsi meglio e a incoraggiare la risoluzione collettiva dei problemi.
Potreste organizzare una riunione giornaliera di standup della durata di 15-20 minuti, durante la quale tutti condividono gli aggiornamenti su ciò che è andato bene, ciò che è andato male e ciò che hanno in programma di realizzare oggi.
D'altra parte, le riunioni settimanali di 30-60 minuti includono la discussione degli obiettivi a lungo termine, delle sfide del progetto e delle relazioni sullo stato.
💡Pro Tip : Leverage modelli di reportistica sullo stato del progetto per monitorare lo stato di salute e di avanzamento del progetto. Questi modelli possono essere adattati al tipo di progetto e ai dettagli che si desidera monitorare, in modo da poter iniziare a gestire rapidamente il programma del progetto
5. Implementare metodi di monitoraggio dello stato di avanzamento adeguati Monitoraggio dello stato di avanzamento del progetto senza decidere quali metodi di monitoraggio utilizzare è come navigare in un viaggio senza GPS.
Utilizzate una combinazione di metodi qualitativi e quantitativi per monitorare in modo efficiente lo stato delle vostre attività:
- i metodi quantitativi includono il monitoraggio di dati numerici come i tassi di completamento delle attività, il monitoraggio del tempo, la varianza del budget e i dati di produzione
- I metodi qualitativi includono il feedback degli stakeholder, le osservazioni dei client, le note delle riunioni, i feedback e le informazioni di basedocumentazione del progetto Se si desidera un quadro predefinito per il monitoraggio dello stato del progetto, utilizzare l'opzione Modello di tracciatore di progetti ClickUp .
Modello di tracciatore di progetti di ClickUp
Offre una struttura completa con molteplici visualizzazioni personalizzate che aiutano a monitorare le varie attività di un progetto e a visualizzare le sequenze temporali. Permette inoltre di avere una panoramica rapida dello stato di avanzamento e di visualizzare le attività per categoria, assegnatario e data di scadenza.
💡 Pro Tip: Utilizzare il tasto ClickUp Monitoraggio del tempo del progetto per monitorare il tempo che i membri del team dedicano a singole attività e compiti. Consolidate queste informazioni in un timesheet per identificare le attività che consumano la larghezza di banda del vostro team e come possono essere ottimizzate._
ottenete una panoramica di tutte le attività che consumano la larghezza di banda del vostro team grazie alla funzione di monitoraggio del tempo dei progetti di ClickUp
6. Utilizzare le metodologie Agile
I project manager utilizzano le metodologie Agile per suddividere progetti complessi in iterazioni più piccole chiamate Sprints.
Piuttosto che consegnare i risultati alla fine del progetto, i metodi Agile si concentrano sulla consegna di valori incrementali alla fine di ogni fase del progetto o sprint. Cicli di consegna più brevi rendono molto più facile il monitoraggio dello stato e la realizzazione di modifiche tempestive.
I tre principali vantaggi dell'utilizzo di Tecniche di project management agile includono:
- La capacità di gestire priorità mutevoli
- Maggiore visibilità per gli stakeholder
- Miglioramento dell'allineamento aziendale
Due dei framework Agile più utilizzati sono Scrum e Kanban.
Scrum
Il lavoro è diviso in iterazioni a tempo, che sono punti di controllo regolari per misurare lo stato. Ogni box ha una durata di circa 1-4 settimane e una serie specifica di attività deve essere completata entro questo lasso di tempo.
Il Modello di gestione della mischia agile ClickUp offre un flusso di lavoro personalizzabile per gestire il processo di sviluppo Agile Scrum. È possibile utilizzare stati personalizzati per creare diverse fasi del progetto e capire come un'attività sta procedendo lungo queste fasi.
Modello di gestione Agile Scrum di ClickUp
Kanban
Il lavoro viene visualizzato come diverse fasi di un flusso di lavoro. Le fasi possono essere "Da fare", "In corso" e "In revisione" Limitare il numero di attività in ogni fase per mantenere un flusso di lavoro costante.
Usare il pulsante Modello Kanban ClickUp per rappresentare il flusso di lavoro del progetto. I campi personalizzati consentono di classificare le attività in base alla loro fase e di aggiungere dettagli sull'attività per migliorare la visibilità di ciò che è stato completato e di ciò che è in sospeso.
Modello Kanban di ClickUp
Leggi tutto: Guida di ClickUp alle metodologie agili per i team di sviluppo software
7. Usare i grafici Gantt per visualizzare le sequenze temporali
I grafici Gantt vengono utilizzati per visualizzare l'inizio e la fine di un progetto attraverso una sequenza temporale.
Quando la timeline del progetto prevede più attività cardine per segnare lo stato di avanzamento del progetto, oltre a compiti, deliverable e sequenze temporali, i grafici di Gantt forniscono una chiara visualizzazione del programma del progetto, mostrando a tutti quando un'attività deve iniziare e quando deve essere completata.
- Utilizzate i graficiVista Gantt di ClickUp per organizzare le attività lungo una Sequenza e impostare le priorità per ogni attività
- Create attività lungo la Sequenza e aggiungete le dipendenze in modo da sapere esattamente quali attività secondarie devono essere completate e quanto tempo ci vorrà
- Condividere la sequenza temporale con il team in modo che tutti ricevano aggiornamenti in tempo reale quando un'attività viene completata o quando il programma del progetto viene modificato
tracciate lo stato di avanzamento, le tappe e le dipendenze su una sequenza visiva condivisa con il vostro team tramite la vista Gantt Chart di ClickUp
*Pro tip: Utilizzare monitoraggio del progetto per anticipare potenziali rischi, ritardi e sforamenti del budget e intervenire rapidamente per correggerli. Assicura che il progetto rimanga in carreggiata, aumentando le possibilità di ottenere risultati positivi e di alta qualità.{\i}
8. Utilizzare una reportistica coerente
I membri del team possono spesso compilare reportistica con dati incoerenti o imprecisi, il che potrebbe portare a decisioni errate e rendere difficile l'identificazione dei problemi nel progetto sequenza del progetto .
Per evitare questo problema:
- Cancellare le linee guida per la reportistica
- Sottolineando quali metriche del progetto e quali indicatori chiave di prestazione devono essere monitorati, nonché i formati, la frequenza e le fonti di informazione
- Assicurandosi che gli stessi criteri siano utilizzati in modo coerente per misurare lo stato di avanzamento, in modo da evitare ambiguità o confusione
Soluzione? Creare e utilizzare modelli standardizzati per tutti i reportistica. Istruire i membri del team sull'importanza di una reportistica standardizzata per un migliore monitoraggio dello stato.
Per istanza, Modello di reportistica sullo stato di avanzamento del progetto di ClickUp include tutto ciò che serve per tenere aggiornati gli stakeholder e i membri del team sullo stato di avanzamento del progetto.
Modello di reportistica sullo stato di avanzamento del progetto ClickUp
Il modello offre diverse visualizzazioni per visualizzare il lavoro in modo diverso. Le visualizzazioni personalizzate consentono di aggiungere dettagli importanti per gestire e monitorare le attività con facilità. È anche possibile impostare notifiche in tempo reale per ricevere aggiornamenti tempestivi ogni volta che un'azione o un'attività viene completata.
9. Compilare reportistica efficace sul progetto
Una reportistica completa può visualizzare chiaramente lo stato del progetto e i risultati ottenuti. Evidenzia come vengono utilizzate le diverse risorse e fornisce dati sui KPI (indicatori chiave di prestazione) del progetto. Queste metriche misurano le prestazioni del progetto e monitorano le responsabilità di ciascun membro del team.
La dashboard di ClickUp consente di creare reportistici dettagliati sullo stato del progetto, di visualizzare i dati relativi a varie attività e compiti in un'unica posizione e di monitorare importanti indicatori di performance metriche del progetto .
La dashboard di ClickUp è completamente personalizzabile e consente di presentare i dati critici in modo eccellente utilizzando grafici, diagrammi o altri strumenti di visualizzazione. Aggiungete pulsanti interattivi, come pulsanti ed elenchi a discesa, per facilitare il filtraggio dei dati e ottenere informazioni utili sullo stato del progetto.
visualizzate lo stato dei progetti e le attività rimanenti nel vostro team o reparto con le dashboard di ClickUp
10. Utilizzare uno strumento di project management
Per capire come monitorare efficacemente lo stato di avanzamento di un progetto, la scelta migliore è quella di utilizzare un software di project management.
A strumento di project management fornisce una fonte centralizzata per archiviare tutte le informazioni relative al progetto e molteplici funzionalità per migliorare la collaborazione, automatizzare le attività, monitorare i progetti e gestire le attività.
Per istanza, il programma Software ClickUp per il project management offre numerose funzionalità/funzione che facilitano la pianificazione e la definizione delle priorità del lavoro.
Chelsea Benett, responsabile del coinvolgimento del marchio presso Stampa Lulu è entusiasta di come ClickUp abbia ottimizzato l'efficienza del proprio team:
Una piattaforma di project management è essenziale per un team di marketing e ci piace il fatto che ci aiuti a rimanere in contatto con gli altri reparti. Usiamo ClickUp letteralmente ogni giorno, per tutto. È stato molto utile per il nostro team creativo e ha reso il loro flusso di lavoro migliore e più efficiente"
Chelsea Benett, responsabile del coinvolgimento del marchio presso Lulu Press
Ecco come i project manager possono utilizzare ClickUp per migliorare il flusso di lavoro dei progetti.
- Creare e assegnare le attività ai membri del team con le relative date di scadenza usandoAttività di ClickUp Collaborate con i membri del vostro team e fornite aggiornamenti in tempo reale in un batter d'occhio con la funzioneClickUp Chattare Visualizza Fate un brainstorming con i team virtualmente su una tela digitale utilizzandoClickUp Lavagne online Create flussi di lavoro efficienti per il vostro team e automatizzate le attività ripetitive scegliendo tra più di 100 automazioni utilizzandoAutomazioni di ClickUp Utilizzate le dashboard di ClickUp per preparare reportistici dettagliati su ogni fase del progetto
- Generare aggiornamenti sul progetto, compilare le note delle riunioni e riepilogare i documenti in un batter d'occhio grazie all'IA di ClickUpClickUp Brain /$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/06/AI-Tools\\_PMO-Project-Brief.gif Utilizzo di ClickUp AI per scrivere un brief di progetto /$$$img/
clickUp IA è in grado di generare diversi tipi di documenti come brief di progetto, piani di lezione e altri documenti per accelerare il flusso di lavoro
💡Pro tip: Utilizzare modelli di project management per risparmiare tempo e accelerare il completamento del progetto. È sufficiente inserire le informazioni pertinenti nelle strutture precostituite per consentire ai team di gestire rapidamente le attività
Il primo passaggio verso un efficace monitoraggio dello stato di avanzamento del progetto
Un monitoraggio efficace del progetto è ben lontano dal micromanagement. È una miscela sistematica di comunicazione cancellata, documentazione dettagliata, flussi di lavoro semplificati e reportistica efficace.
Come project manager, dovete adottare le pratiche giuste per mantenere una panoramica chiara dello stato del progetto e identificare rapidamente i problemi.
Tuttavia, può essere difficile passare da zero a uno in poco tempo quando si implementano le best practice menzionate sopra. Per questo motivo, è consigliabile procedere con calma, facendo un passaggio alla volta.
Per esempio, il passaggio più pratico sarebbe l'implementazione di uno strumento di project management flessibile come ClickUp, che può essere personalizzato per adattarsi alle esigenze del team. Potete iniziare a sperimentare le funzionalità di base come i dashboard, le visualizzazioni, i modelli predefiniti e le attività di ClickUp e passare gradualmente a funzionalità più avanzate man mano che vi abituate allo strumento. Iscrivetevi oggi stesso a ClickUp e scoprite come le potenti funzioni della piattaforma rendano il monitoraggio dello stato un gioco da ragazzi.