La gestione dei file può essere complessa e le strutture di cartelle disordinate non aiutano. Fortunatamente, esiste un modo più intelligente.
Prova un organizzatore di file basato sull'IA: il tuo assistente digitale per una vita gratis.
Questi strumenti possono analizzare, ordinare e classificare i tuoi file in base al contenuto o al tipo, aiutandoti a trovare ciò che ti serve in pochi secondi.
⏰ Riepilogo in 60 secondi
Ecco la nostra selezione dei migliori organizzatori di file basati sull'IA:
- ClickUp (ideale per creare e organizzare documenti e collaborare)
- Google Drive (ideale per una gestione dei file basata su cloud senza interruzioni)
- Microsoft OneDrive (ideale per l'archiviazione cloud con collaborazione integrata)
- Dropbox (ideale per la condivisione e il backup di file in modo semplice)
- Trello con Butler AI (ideale per la collaborazione in team con flussi di lavoro automatizzati)
- Evernote (ideale per prendere note con un'organizzazione avanzata)
- M-Files (ideale per l'organizzazione dei file basata sui metadati)
- Zoho WorkDrive (ideale per la collaborazione in team e la condivisione flessibile dei file)
Cosa dovresti cercare in un organizzatore di file basato sull'IA?
Scegliere il giusto organizzatore di file IA è il momento decisivo della tua esperienza. Deve essere efficiente, intelligente e, soprattutto, semplificarti la vita, non complicartela.
Quindi, quali funzionalità/funzioni dovresti privilegiare? Ecco la tua lista di controllo:
- Analisi avanzata del contenuto: analizza testo, metadati e immagini per classificare in modo intelligente i file in base a parole chiave, argomenti o nomi di progetti.
- Creazione dinamica di cartelle: genera automaticamente cartelle in base al contenuto dei file in arrivo, eliminando il lavoro richiesto manuale.
- Tag personalizzabili: consente agli utenti di aggiungere tag personalizzati per una migliore ricercabilità e un'organizzazione su misura.
- Interfaccia utente intuitiva: offre un design intuitivo con funzionalità drag-and-drop per un'organizzazione dei file senza stress.
- Capacità di apprendimento: si adatta alle abitudini dell'utente, perfezionando la categorizzazione dei file nel tempo per un'organizzazione più intelligente.
- Opzioni di revisione e modifica: consente agli utenti di rivedere e modificare i suggerimenti dell'IA per garantire un posizionamento accurato dei file.
- Integrazione con i sistemi esistenti: si collega perfettamente con piattaforme cloud come Google Drive e OneDrive, con supporto ai flussi di lavoro esistenti.
Leggi anche: Modi per organizzare file e cartelle su un Mac
Come valutiamo i software su ClickUp
Il nostro team editoriale segue un processo trasparente, supportato da ricerche e indipendente dai fornitori, quindi puoi fidarti che i nostri consigli si basano sul valore reale dei prodotti.
Ecco una panoramica dettagliata di come valutiamo i software su ClickUp.
Gli 8 migliori strumenti di organizzazione dei file basati sull'IA
Sicuramente hai sentito parlare del minimalismo, l'arte di vivere con meno e di amarlo.
Ma che dire del "minimalismo digitale"? È altrettanto importante quando oltre l'80% delle persone fornisce reportistica su stress e ansia collegati al disordine.
Il minimalismo digitale crea spazio per ciò che conta davvero per te: flussi di lavoro efficienti, maggiore concentrazione e un coinvolgimento digitale significativo. Quindi, se sei pronto a liberarti del disordine, ecco il tuo elenco collaudato degli 8 migliori organizzatori di file basati sull'IA:
ClickUp (ideale per creare e organizzare file di progetto e trovare informazioni tra app di connessione)
ClickUp è l'app completa per il lavoro che combina project management, gestione delle conoscenze e chat, il tutto basato sull'IA che ti aiuta a lavorare in modo più rapido e intelligente.
Il software di organizzazione dei file e collaborazione sui documenti basato sull'IA di ClickUp ti consente di creare, organizzare e usufruire della condivisione di documenti, il tutto su un'unica piattaforma. Non si tratta solo di un risparmio di tempo, ma di una fruizione della produttività. Soprattutto se si considera che il 60% del nostro tempo viene sprecato ogni giorno nella ricerca di informazioni.
ClickUp Documento: collaborazione semplificata
Con ClickUp Documenti puoi:
- Collabora in tempo reale con i tuoi colleghi utilizzando i commenti in linea.
- Monitora le modifiche e ripristina le versioni precedenti quando necessario.
- Collega i documenti collegati per una navigazione fluida all'interno della documentazione del progetto.
Una gerarchia che ha senso
La gerarchia dei progetti di ClickUp ti aiuta a rimanere organizzato senza perdere di vista il quadro generale.
La gerarchia è la struttura organizzativa principale di ClickUp e puoi personalizzarla in base al tuo flusso di lavoro. Per la maggior parte dei team, consigliamo che ogni team o reparto abbia il proprio spazio. All'interno dello spazio del team, tutti i progetti dovrebbero essere inseriti in una cartella e ogni progetto dovrebbe essere rappresentato come un elenco. Tutte le attività necessarie per completare ogni progetto si trovano nel rispettivo elenco di progetti.
Sebbene questa organizzazione di base distingua visivamente i progetti e offra ai project manager una visibilità di tutti i progetti, la gerarchia del tuo team potrebbe apparire diversa a seconda della sua dimensione.
Gestione dei file più intelligente con ClickUp AI
ClickUp Brain, l'IA più completa e contestuale al mondo, trasforma completamente il tuo modo di lavorare:
- Ricerca AI aziendale : questa funzionalità/funzione ti aiuta a recuperare istantaneamente i documenti, anche da piattaforme integrate come Google Drive o Dropbox. Stai cercando la presentazione della settimana scorsa? Facile!
- Categorizzazione basata sull'IA: i file vengono automaticamente ordinati per tipo, contenuto o parole chiave, consentendo di risparmiare ore di lavoro richiesto manuale.
- Revisione dei documenti migliorata: i riaggiornamenti generati dall'IA evidenziano i punti chiave, aiutando te e il tuo team a concentrarvi su informazioni utili.
💡 Suggerimento professionale: vuoi avere una potente funzione di ricerca universale direttamente sul tuo desktop? Non cercare oltre: ClickUp Brain MAX è quello che fa per te!
Il suo livello di intelligenza artificiale crea la connessione con ogni angolo del tuo spazio di lavoro digitale. È progettato per eliminare la proliferazione dell'IA e renderti 4 volte più produttivo unificando i tuoi flussi di lavoro. Ti consente di effettuare ricerche su ClickUp, archiviazione cloud (Google Drive, OneDrive, Dropbox), GitHub, SharePoint, web e altro ancora, da un'unica interfaccia desktop AI sempre disponibile.
Basta digitare (o pronunciare) la tua query in Brain MAX con Talk to Text. Utilizza filtri o qualificatori di parole chiave nella tua query, come "Trova l'ultimo foglio di calcolo del budget in Google Drive della scorsa settimana" o "Cerca nei miei documenti ClickUp gli aggiornamenti di stato sul progetto Alpha" e lascia che Brain MAX si occupi del resto.
L'automazione in soccorso
Con oltre 100 automazioni ClickUp, la piattaforma elimina le attività superflue:
- Le attività vengono assegnate automaticamente quando i file vengono caricati.
- Gli aggiornamenti di stato avvengono automaticamente man mano che le attività procedono.
- I promemoria assicurano che nessuna scadenza venga trascurata.
Facile da integrare
La parte migliore? Puoi comunque mantenere la connessione tra ClickUp e Google Drive, Dropbox e OneDrive, garantendo un'organizzazione perfetta su tutte le piattaforme.
🎖️ Verso l'esito positivo
Adottando le ClickUp Automazioni, LuLu Press ha risparmiato in media 1 ora al giorno per dipendente e ha registrato un aumento del 12% dell'efficienza del lavoro.
Le migliori funzionalità/funzioni di ClickUp
- ClickUp Docs per la collaborazione: crea, effettua condivisione e collega documenti con commenti in linea e monitoraggio delle versioni.
- Gerarchia organizzata: utilizza aree di lavoro, cartelle ed elenchi per mantenere i file strutturati
- Ricerca avanzata: trova i file all'istante, anche su Google Drive e Dropbox.
- Gestione dei file basata sull'IA: ordina automaticamente i file e ottieni riepiloghi/riassunti generati dall'IA.
- Automazioni: semplifica i flussi di lavoro con oltre 100 opzioni di automazione predefinite.
- Integrazioni perfette: collega Google Drive, Dropbox e OneDrive senza alcuno sforzo.
Limiti di ClickUp
- Curva di apprendimento: i nuovi utenti potrebbero aver bisogno di tempo per esplorarne le funzionalità/funzione.
- Limiti dell'app mobile: non è fluida e ricca di funzionalità/funzione come la versione desktop.
Prezzi di ClickUp
Valutazioni e recensioni di ClickUp
- G2: 4,7/5,0 (oltre 9.000 recensioni)
- Capterra: 4,7/5,0 (oltre 4.000 recensioni)
✨ Ideale per: team che necessitano di flussi di lavoro semplificati e collaborazione organizzata.
💡 Suggerimento professionale: hai bisogno di aumentare la produttività? Consulta la nostra Guida al riordino digitale per suggerimenti su come creare un'area di lavoro più organizzata ed efficiente!
📮 ClickUp Insight: Il lavoro non dovrebbe essere un gioco d'ipotesi, ma troppo spesso lo è. Il nostro sondaggio sulla gestione delle conoscenze ha rilevato che i dipendenti spesso perdono tempo a cercare tra i documenti interni (31%), le knowledge base aziendali (26%) o persino le note personali e gli screenshot (17%) solo per trovare ciò di cui hanno bisogno.
Con la ricerca IA Enterprise di ClickUp, ogni file, documento e conversazione è immediatamente accessibile dalla tua home page, così puoi trovare le risposte in pochi secondi, anziché in minuti.
💫 Risultati reali: grazie a ClickUp, i team riescono a recuperare più di 5 ore alla settimana, ovvero oltre 250 ore all'anno a persona, eliminando i processi di gestione delle conoscenze obsoleti. Immagina cosa potrebbe realizzare il tuo team con una settimana in più di produttività ogni trimestre!
2. Google Drive (ideale per una gestione dei file basata su cloud senza interruzioni)
Google Drive è un nome molto conosciuto nel campo dell'archiviazione cloud, che offre una combinazione di semplicità e potenza che lo ha reso la piattaforma di riferimento per oltre un miliardo di utenti in tutto il mondo.
Google Drive utilizza l'IA per migliorare l'organizzazione dei file attraverso funzionalità/funzione come la ricerca intelligente, che utilizza l'apprendimento automatico per identificare e recuperare i documenti in base alle query degli utenti. La sua integrazione con Documenti Google e Fogli Google consente la collaborazione in tempo reale e la categorizzazione automatica dei file.
I suggerimenti basati sull'IA aiutano a semplificare la condivisione e l'organizzazione dei file, consentendo agli utenti di gestire in modo efficiente il proprio spazio di lavoro digitale.
☕ L'opinione degli utenti: gli utenti apprezzano le funzionalità di collaborazione di Google Drive ( ), che consentono una condivisione facile con chiunque abbia un account Gmail.
Le migliori funzionalità/funzione di Google Drive
- Organizzazione di cartelle e sottocartelle: crea una struttura semplice con cartelle e sottocartelle, come cartelle di documenti e cartelle per scaricare, per una navigazione facile e un accesso rapido ai file.
- Collaborazione senza interruzioni: lavora in tempo reale con file e cartelle in condivisione, consentendo a più utenti di effettuare la modifica e commentare contemporaneamente.
- Ricerca avanzata: trova i file per nome, tipo o persino contenuto utilizzando le potenti funzionalità di ricerca di Google.
- Cartelle organizzate con codifica a colore: crea un sistema di cartelle unico personalizzando i colori per differenziare visivamente i progetti e i tipi di file.
- Integrazione con Google Workspace: sincronizzazione semplice con Documenti Google, Fogli Google, Slides e altri servizi Google.
Limiti di Google Drive
- Dipendenza da Internet: è possibile effettuare la modifica offline, ma la sincronizzazione degli aggiornamenti richiede una connessione Internet.
- Limiti di spazio di archiviazione: gli account gratis hanno un limite di 15 GB e il limite di upload giornaliero di 750 GB può essere restrittivo per i progetti più grandi.
- Preoccupazioni relative alla privacy dei dati: le politiche di Google consentono un certo livello di scansione dei dati, che potrebbe non essere gradito agli utenti che gestiscono informazioni sensibili.
Prezzi di Google Drive
- Gratis: 15 GB di spazio di archiviazione
- Base: 1,99 $/mese per 100 GB
- Standard: 12 $ al mese per utente per 2 TB
- Business Plus: 18 $ al mese per utente per 5 TB
Valutazioni e recensioni di Google Drive
- Capterra: 4,8/5 (oltre 27.000 recensioni)
- G2: 4,6/5 (42.500+) (Per Google area di lavoro, che include Google Drive)
✨ Ideale per: individui e team che danno priorità a un semplice spazio di archiviazione cloud.
Leggi anche: Come organizzare Google Drive
3. Microsoft OneDrive (ideale per l'archiviazione cloud con collaborazione integrata)
Microsoft OneDrive è il protagonista dell'ecosistema Microsoft e offre una facile integrazione con la suite Office.
Microsoft OneDrive utilizza algoritmi di IA per tag e classificare automaticamente i file in base al contenuto, consentendo all'utente di trovare rapidamente i documenti grazie a funzionalità di ricerca intelligenti.
Le sue funzionalità Foto e Documenti sfruttano l'IA per l'ordinamento automatico, mentre l'integrazione con Microsoft 365 migliora la produttività fornendo suggerimenti intelligenti per la collaborazione e l'organizzazione.
☕ L'opinione degli utenti: gli utenti apprezzano Microsoft OneDrive perché si integra perfettamente con Microsoft 365, garantisce la sicurezza dei file e rende la collaborazione più semplice e più produttiva per i team.
Le migliori funzionalità/funzione di Microsoft OneDrive
- Gestione integrata dei file: effettua la sincronizzazione dei file senza sforzo su tutti i dispositivi e accedi ad essi tramite la suite Office, migliorando la collaborazione.
- Cronologia delle versioni: ripristina le versioni precedenti dei file per recuperare le modifiche o correggere gli errori senza alcuno sforzo.
- Cestino per i file eliminati: recupera i file eliminati accidentalmente entro 93 giorni (o più a lungo, in base alle impostazioni dell'amministratore).
- Visualizzare Discover: trova facilmente i file in base alle attività recenti o ai contenuti condivisi personalizzati in base alle tue autorizzazioni di accesso.
- Condivisione sicura dei file: condividi i file con autorizzazioni specifiche e date di scadenza per una maggiore sicurezza.
Limiti di Microsoft OneDrive
- Preoccupazioni relative alla privacy: sebbene i dati siano crittografati, Microsoft conserva le chiavi di decrittografia, sollevando dubbi sulla privacy assoluta.
- Limiti di sincronizzazione: la lunghezza dei percorsi dei file e le restrizioni sul carattere possono creare difficoltà agli utenti con strutture di cartelle complesse.
- Erroneamente considerato un backup: OneDrive effettua la sincronizzazione dei file ma non è una vera soluzione di backup, il che può essere rischioso per i dati critici.
Prezzi di Microsoft OneDrive
- Microsoft 365 Family: 9,99 $ al mese o 99,99 $ all'anno per un massimo di 6 utenti, con 1 TB di spazio di archiviazione per utente.
- Microsoft 365 Personal: 6,99 $ al mese o 69,99 $ all'anno per 1 TB di spazio di archiviazione
- Microsoft 365 Basic: 1,99 $ al mese o 19,99 $ all'anno per 100 GB di spazio di archiviazione
- OneDrive for Business (Piano 1): 5 $/utente/mese per 1 TB per utente
Valutazioni e recensioni di Microsoft OneDrive
- G2: 4,5/5 (oltre 9.600 recensioni)
- Capterra: 4,5/5 (oltre 12.000 recensioni)
✨ Ideale per: professionisti profondamente integrati nell'ecosistema Microsoft.
Leggi anche: Come organizzare manuali utente e garanzie
4. Dropbox (ideale per la condivisione e il backup di file in modo semplice)
Dropbox è un punto di riferimento nel mondo dell'archiviazione cloud dal 2007, offrendo un modo semplice ed efficace per la condivisione e la gestione di nuovi file o per eliminarli.
Dropbox sfrutta l'IA per semplificare l'organizzazione dei file con funzionalità/funzione come Smart Sync, che gestisce in modo intelligente lo spazio di archiviazione locale e i file cloud, facilitando l'accesso al contenuto senza ingombrare i dispositivi.
La sua potente funzione di ricerca utilizza l'apprendimento automatico per riconoscere e suggerire i file pertinenti, mentre lo strumento Dropbox Paper integra l'IA per aiutare gli utenti a collaborare e organizzare i progetti in modo efficace, facilitando un flusso di lavoro senza interruzioni.
☕ L'opinione degli utenti: gli utenti apprezzano Dropbox per la sua affidabilità consolidata, la condivisione dei file senza interruzioni e l'accessibilità multipiattaforma, che lo rendono uno strumento facile da usare per la gestione e il ripristino dei file.
Le migliori funzionalità/funzione di Dropbox
- Disponibilità multipiattaforma: accedi a Dropbox su Windows, Mac, iOS, Android o persino Linux senza perdere un colpo.
- Backup automatico dei file: goditi backup continui e senza interruzioni dei tuoi file sul cloud per proteggere i tuoi dati.
- Accesso offline: gli utenti a pagamento possono accedere ai propri file offline, rendendolo ideale per le aree con scarsa connessione.
- Supporto per la firma digitale: firma elettronicamente i documenti direttamente all'interno di Dropbox (disponibile a un costo aggiuntivo)
- Collaborazione con Dropbox Paper: il lavoro sui documenti in tempo reale con il controllo delle versioni e le funzionalità di modifica.
Limiti di Dropbox
- Limite di spazio di archiviazione gratuito: offre solo 2 GB di spazio di archiviazione gratuito, che impallidisce rispetto alla concorrenza.
- Problemi di sicurezza: manca la crittografia zero-knowledge, lasciando alcuni utenti preoccupati per la privacy.
- Funzionalità di ricerca deludenti: nessuna ricerca basata sui metadati, il che rende difficile individuare i file in repository di grandi dimensioni.
- Costoso per i team: i prezzi possono aumentare rapidamente, soprattutto per le aziende con più utenti.
Prezzi di Dropbox
- In più: 9,99 $ al mese per 2 TB (1 utente)
- Essentials: 16,58 $ al mese per 3 TB (1 utente)
- Aziendale: 15 $/utente/mese a partire da 9 TB (minimo 3 utenti)
- Business Plus: 24 $/utente/mese a partire da 15 TB (minimo 3 utenti)
Valutazioni e recensioni di Dropbox
- G2: 4,4/5 (oltre 28.000 recensioni)
- Capterra: 4,5/5 (oltre 21.000 recensioni)
✨ Ideale per: utenti che cercano una condivisione dei file semplice e backup con sicurezza.
5. Trello con Butler AI (ideale per la collaborazione in team con flussi di lavoro automatizzati)
Trello è uno strumento visivo per la gestione delle attività che si è ritagliato una nicchia nell'organizzazione dei progetti.
Aggiungi Butler IA e otterrai un potente strumento automatizzato che elimina le attività ripetitive, consentendo a te e al tuo team di concentrarvi su ciò che conta di più: il lavoro vero e proprio.
☕ L'opinione degli utenti : Trello è apprezzato perché è semplice da usare, consente di creare flussi di lavoro personalizzati e rende la gestione delle attività e la collaborazione in team un e, il tutto supportato da un'assistenza utile.
Le migliori funzionalità/funzioni di Trello
- Organizzazione visiva delle attività: gestisci le attività con bacheche, elenchi e schede facili da trascinare e rilasciare.
- Automazione IA Butler : automatizza azioni come lo spostamento di schede, l'assegnazione di attività e l'impostazione di date di scadenza senza bisogno di codice.
- Visualizzare in modo personalizzato: passa dal calendario alla sequenza, al dashboard e altro ancora per visualizzare i tuoi progetti in diversi modi.
- Integrazioni Power-Up: connetti con strumenti come Slack, Google Drive e Jira per centralizzare i tuoi flussi di lavoro.
- Collaborazione semplificata: assegna attività, attiva la condivisione di bacheche e comunica senza interruzioni, il tutto in tempo reale.
Limiti di Trello
- Analisi di base: le funzionalità/funzioni di reportistica hanno un limite rispetto ad altri strumenti di project management.
- Bacheche disordinate per progetti di grandi dimensioni: con l'aumentare delle attività, le bacheche possono diventare difficili da gestire.
- Le funzionalità avanzate richiedono aggiornamenti: molte funzionalità premium, come i grafici Gantt, richiedono potenziamenti o piani di livello superiore.
Prezzi di Trello
- Gratis: 0 $ al mese
- Standard: 5 $/utente/mese
- Premium: 10 $/utente/mese
- Azienda: 17,50 $/utente/mese
Valutazioni e recensioni di Trello
- G2: 4,4/5 (oltre 13.600 recensioni)
- Capterra: 4,5/5 (oltre 23.000 recensioni)
✨ Ideale per: team che automatizzano i flussi di lavoro in project management.
6. Evernote (ideale per prendere note con un'organizzazione avanzata)
Evernote si distingue come sofisticata app per prendere note per gli utenti che danno priorità a informazioni organizzate, dettagliate e accessibili.
Le sue potenti funzionalità e il suo design intuitivo lo rendono ideale per l'uso personale e professionale. Gli utenti possono utilizzare le sue funzioni IA native per scrivere, effettuare la modifica e la condivisione delle loro note.
☕ L'opinione degli utenti: gli utenti apprezzano la capacità di Evernote di consolidare e organizzare in modo efficiente le note, facilitando il monitoraggio degli eventi, la gestione dei progetti e il coordinamento dei team grazie a notebook e tag ben strutturati.
Le migliori funzionalità/funzioni di Evernote
- Funzionalità di ricerca avanzate: utilizza il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per cercare testo all'interno di immagini, PDF e documenti scansionati.
- Blocchi di appunti e tag: organizza le note con un sistema flessibile di blocchi di appunti, stack e tag su misura per il tuo flusso di lavoro.
- Dashboard personalizzabile: i piani a pagamento consentono la personalizzazione dei widget per un'esperienza personalizzata della schermata iniziale.
- Sincronizzazione multipiattaforma: accedi alle note su più dispositivi, dai desktop alle app mobili, assicurandoti di essere sempre in sincronizzazione.
- Scansione e digitalizzazione dei documenti: converti i documenti fisici in file digitalizzati e ricercabili direttamente nell'app.
Limiti di Evernote
- Prezzi elevati per le funzionalità/funzioni premium: le funzionalità avanzate sono limitate ai piani a pagamento, che sono più costosi rispetto alla concorrenza.
- Limiti alla sincronizzazione dei dispositivi nei piani Free: gli utenti gratuiti possono sincronizzare solo due dispositivi.
- Gli aggiornamenti dell'interfaccia dividono l'opinione pubblica: le recenti riprogettazioni hanno causato insoddisfazione tra gli utenti di lunga data.
Prezzi di Evernote
- Free: 0 $/mese – Sincronizzazione di due dispositivi, 60 MB di upload, funzionalità/funzione con limite
- Personale: 10,83 $ al mese (fatturato annualmente)
- Professional: 14,17 $ al mese (fatturato annualmente)
- Team: 20,83 $ al mese (fatturato annualmente)
Valutazioni e recensioni di Evernote
- G2: 4,4/5 (oltre 2.000 recensioni)
- Capterra: 4,4/5 (oltre 8.200 recensioni)
✨ Ideale per: utenti attenti ai dettagli che necessitano di funzionalità avanzate per prendere note.
Ulteriori informazioni sull'organizzazione: Organizzazione di file e cartelle: strategie per migliorare il flusso di lavoro
7. M-Files (ideale per l'organizzazione dei file basata sui metadati)
M-Files è un esempio di ciò che otterresti combinando un sistema di gestione dei documenti con la potenza dell'IA. Prende i tuoi file digitali disordinati, li tagga con metadati e li organizza in modo accessibile e gratuito.
Che tu sia sommerso dalle cartelle o ancora alla ricerca dell'ultima versione di un documento, M-Files ti viene in aiuto.
☕ Il parere degli utenti: M-Files conquista gli utenti semplificando i flussi di lavoro, migliorando la collaborazione del team nelle attività e garantendo la sicurezza dei documenti grazie alle sue funzionalità di autorizzazione personalizzabili.
Le migliori funzionalità/funzioni di M-Files
- Organizzazione dei file basata sui metadati: dimentica le cartelle: M-Files tagga i documenti con metadati come nomi dei client, date e stati, così puoi trovare qualsiasi cosa con una rapida ricerca.
- Automazione del flusso di lavoro: automatizza il ciclo di vita dei documenti con strumenti che assegnano le attività, avvisano le parti interessate e garantiscono che nulla rimanga in sospeso.
- Controllo delle versioni: conserva un'unica versione definitiva di ogni documento, eliminando i duplicati e prevenendo confusioni tra le versioni.
- Riconoscimento ottico dei caratteri (OCR): cerca testo specifico anche all'interno di documenti scansionati, rendendo i tuoi archivi ricercabili come Google.
- Integrazioni semplici: sincronizzazione perfetta con strumenti come Microsoft Teams, Salesforce e DocuSign per un flusso di lavoro ottimizzato.
Limiti di M-Files
- Curva di apprendimento per l'assegnazione dei tag dei metadati: i tradizionalisti potrebbero avere difficoltà ad adattarsi al sistema basato sui metadati.
- Problemi di velocità: file di grandi dimensioni o volumi di utilizzo elevati possono occasionalmente rallentare la piattaforma.
- Prezzi personalizzati: i prezzi non sono trasparenti, il che può essere fastidioso se stai preparando un budget.
Prezzi di M-Files
- Prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di M-Files
- G2: 4,3/5 (oltre 140 recensioni)
- Capterra: 4,3/5 (oltre 190 recensioni)
✨ Ideale per: aziende che gestiscono flussi di lavoro basati su metadati e con un elevato volume di documenti.
Leggi anche: Ottimizzazione del flusso di lavoro nella gestione dei documenti: best practice per migliorare l'organizzazione
8. Zoho WorkDrive (ideale per la collaborazione in team e la condivisione flessibile dei file)
Che tu gestisca una startup con tre dipendenti o una grande azienda con migliaia di dipendenti, Zoho WorkDrive è progettato per l'ambiente di lavoro moderno.
Con funzionalità/funzione incentrate sul team come cartelle di condivisione, controlli di accesso personalizzabili e una suite per ufficio integrata, garantisce al tuo team tutto ciò di cui ha bisogno per portare avanti i progetti senza intoppi.
Inoltre, si verifica una sincronizzazione facile su tutti i dispositivi, consentendoti di fare lavoro ovunque, sì, anche dal tuo bar preferito.
☕ L'opinione degli utenti: Zoho WorkDrive è apprezzato dagli utenti per il suo design intuitivo, la protezione dei dati avanzata e i potenti strumenti di collaborazione.
Zoho WorkDrive Migliori funzionalità/funzioni
- Cartelle di gruppo: Condivisione dei file senza sforzo tra i team con autorizzazioni basate sui ruoli, aggiornamenti in tempo reale e una "sezione non letta" per tenerti aggiornato sulle nuove attività.
- Suite e app per l'ufficio integrate: crea presentazioni, fogli di calcolo o contratti raffinati utilizzando Writer, Sheet e Show, direttamente dal tuo spazio di lavoro WorkDrive.
- Condivisione esterna sicura: proteggi i link condivisi con password, scadenza e limiti di scaricare. Inoltre, effettua il monitoraggio delle visualizzazioni e dei download per un maggiore controllo.
- Poteri amministrativi delegati: gli amministratori del team possono condividere il carico di lavoro assegnando ruoli amministrativi, garantendo operazioni fluide senza sovraccaricare una sola persona.
- App desktop TrueSync: sincronizza i file su più dispositivi, lavora offline ed esegui sincronizzazioni selettive per la massima flessibilità.
Limiti di Zoho WorkDrive
- Nessuna crittografia zero-knowledge: i tuoi dati non sono completamente crittografati, anche se la funzionalità BYOK di prossima introduzione promette una maggiore sicurezza.
- Interfaccia opprimente: l'interfaccia utente ricca di funzionalità/funzione può sembrare un labirinto per chi la usa per la prima volta.
- Sincronizzazione avanzata con limite: non sono ancora disponibili opzioni di sincronizzazione a livello di blocco o sincronizzazione selettiva, ma gli aggiornamenti sono in fase di lavoro.
- Funzionalità nascoste: strumenti fondamentali come "Cestino" e "Elementi condivisi" non sono facilmente accessibili dalla dashboard.
- Limiti di caricamento dei file: i piani prevedono un limite massimo di caricamento dei file, con un massimo di 250 GB per file nel piano Business.
Prezzi di Zoho WorkDrive
- Starter: 2,50 $/utente/mese
- Team: 4,50 $/utente/mese
- Aziendale: 9 $/utente/mese
Valutazioni e recensioni di Zoho WorkDrive
- G2: 4,3/5 (232 recensioni)
- Capterra: 4,7/5 (59 recensioni)
✨ Ideale per: team collaborativi che necessitano di strumenti flessibili per la condivisione dei file.
Smetti di cercare: i tuoi file hanno trovato una casa con ClickUp.
"L'organizzazione non è una questione di perfezione. È una questione di efficienza. Ridurre lo stress e il disordine, risparmiare tempo e denaro e migliorare la qualità della vita in generale", afferma l'autore Christina Scalise.
Con funzionalità/funzione come la gestione dei file basata sull'IA e una gerarchia di progetti intuitiva, ClickUp mantiene i tuoi file organizzati e accessibili, così potrai dedicare meno tempo alla ricerca e più tempo al lavoro.
Sei pronto a dire addio all'accumulo digitale? Iscriviti subito a ClickUp e assicurati la sicurezza dei tuoi file.