Come condurre una valutazione del software di project management: Un approccio pratico

Gestire un progetto è come orchestrare una sinfonia e il software di project management è il direttore d'orchestra che assicura l'allineamento di ogni nota.

Uno strumento di project management dà visibilità a ogni attività, monitora lo stato di avanzamento e la Sequenza e facilita la collaborazione. Tuttavia, non tutti gli strumenti sono adatti a tutti i team, quindi è essenziale valutare attentamente i software di project management prima di fare una scelta.

Project Management valutazione del software è qualcosa di più che soppesare funzionalità/funzione. È una valutazione interfunzionale dell'usabilità, dell'applicabilità e del valore a lungo termine della soluzione software.

A questo proposito, esaminiamo oltre 10 parametri chiave per facilitare questa valutazione.

Repilogo/riassunto di 60 secondi ⏰

La selezione del giusto software di project management richiede la valutazione degli strumenti in base a criteri chiave, quali:

Prezzo: Convenienza per il budget a disposizione Facilità d'uso: interfacce di facile utilizzo e app per dispositivi mobili Collaborazione: Funzionalità/funzione per una comunicazione e un lavoro di squadra senza interruzioni Capacità: Automazione, monitoraggio in tempo reale, gestione delle risorse e analisi Compatibilità: Integrazione con altri strumenti e scalabilità per la crescita futura Assistenza: Misure di sicurezza, onboarding e servizio clienti reattivo

Strumenti di project management al top: ClickUp, Asana, Monday.com, Wrike e Trello si distinguono per la riunione di questi standard.

**Processo di valutazione

• Definire le proprie esigenze
• Elenco e categorizzazione delle funzionalità/funzione essenziali
• Esplorare e selezionare gli strumenti
• Provate le piattaforme e raccogliete il feedback del team
• Analizzare i risultati per scegliere la soluzione migliore

Comprendere il software di project management

Considerate il software di project management come il quartier generale virtuale del vostro team. È il luogo in cui si pianificano, organizzano ed eseguono i progetti. È un hub per la centralizzazione di attività, sequenze e interazioni, che consente ai membri del team di lavorare in modo più intelligente anziché più difficile.

Le funzioni principali di qualsiasi strumento di project management includono la gestione delle attività, la gestione delle risorse, il monitoraggio dello stato e la reportistica.

I moderni strumenti di project management offrono automazione, collaborazione in tempo reale, funzionalità IA e integrazioni continue per aree di lavoro digitali flessibili.

➡️Read Altro: 10 tipi diversi di software per il project management

Criteri di valutazione dei software di project management

La selezione del giusto strumento di project management è molto più che spuntare delle Box nel vostro elenco. Si tratta di garantire che il team di progetto abbia i mezzi e gli strumenti per risolvere i problemi del mondo reale e implementare i piani su scala.

Ecco i criteri da tenere in considerazione:

Prezzo e convenienza

I project manager devono concentrarsi sul rapporto costo-efficacia del software, non solo sul suo costo. Devono valutare se le sue funzionalità/funzione sono in linea con le esigenze attuali e future del team.

Quindi, confrontare i prezzi differenziati e il valore offerto da ciascuna opzione. Infine, per rientrare nel budget, bisogna considerare i costi nascosti o ricorrenti, come le integrazioni premium, la formazione e l'implementazione.

Esempio: Immaginate che il vostro team sia attualmente di piccole dimensioni, ma che pensiate di raddoppiare le sue dimensioni entro due anni. Optate per uno strumento che offra scalabilità nei livelli di prezzo, in modo da poter effettuare l'upgrade senza problemi e senza dover sostenere costi inutili in anticipo.

Usabilità e facilità di utilizzo

L'usabilità del vostro funzionalità/funzione del software di project management ha un impatto sulle prestazioni e sulla produttività del team di progetto.

Cercate strumenti di project management con funzionalità/funzione utente. Pensate alle funzioni di drag-and-drop, ai flussi di lavoro personalizzabili, alla visualizzazione dei dati del progetto tramite Grafici Gantt e schede Kanban, e altro ancora.

Gli strumenti di facile utilizzo offrono valore fin dal primo giorno, rendendolo il miglior software di project management in tutte le situazioni, dai progetti più semplici a quelli più complessi!

Esempio: Immaginate che il vostro team si stia preparando per il kickoff di un progetto urgente per un client. Uno strumento con modelli precostituiti per i flussi di lavoro e l'assegnazione delle attività consente di impostare l'intero piano di progetto in pochi minuti, permettendo al team di immergersi immediatamente nell'esecuzione senza perdere tempo nella configurazione manuale.

Compatibilità con le app per dispositivi mobili

I vostri strumenti devono essere all'altezza delle esigenze di progetti complessi come quello edilizio, immobiliare, assicurativo e sanitario, consentendo una produttività che vada oltre la scrivania.

Cercate un'app di project management con funzionalità/funzione completa per dispositivi iOS e Android. Questa app deve offrire aggiornamenti in tempo reale, revisioni dello stato di avanzamento del progetto e comunicazione con il team in qualsiasi momento e ovunque.

Tali funzioni e la funzionalità offline costituiscono una combinazione vincente, soprattutto quando il progetto prevede lavori sul campo in aree a bassa o nulla connettività.

Esempio: Immaginate di dover gestire un progetto di costruzione con lavoratori in loco. Un'app mobile che offra aggiornamenti in tempo reale e funzioni offline garantisce il monitoraggio dello stato, anche in aree con connettività limitata.

Canali di comunicazione

Una comunicazione efficace allinea i team di progetto. Il software migliore mette in connessione i membri attraverso vari canali, come chat in tempo reale, videoconferenze, registrazione dello schermo, bacheche e commenti.

La comunicazione centralizzata riduce la dipendenza da app esterne, mantiene le discussioni focalizzate e promuove la trasparenza, la responsabilità e il lavoro di squadra, rafforzare il project management .

Esempio: Supponiamo che un team di progettazione condivida gli aggiornamenti via email, mentre il team di sviluppo si affida a Slack. Una piattaforma centralizzata come ClickUp elimina i silos, consentendo a ogni membro del team di visualizzare gli aggiornamenti contestuali all'interno delle attività.

Integrazione email

invio e ricezione di email direttamente su *[_ClickUp senza lasciare l'app](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/02/Email-in-ClickUp-gif.gif)* Gli strumenti di project management supportano la comunicazione multicanale, ma dovrebbero anche integrare la funzione email.

Gli strumenti di project management con integrazione nativa della posta elettronica consentono ai team di convertire le email in attività, condividere gli aggiornamenti senza dover cambiare piattaforma e collegare i thread di conversazione a un'attività o a un progetto specifico.

Da fare per aumentare l'efficienza e prevenire istanze di comunicazione errata. Inoltre, è molto più facile analizzare un'unica traccia di email. Questo consolidamento conferisce un contesto alle decisioni chiave e garantisce che nessun dettaglio critico vada perso.

Esempio: Immaginate di ricevere da un fornitore un aggiornamento via email sui ritardi nelle spedizioni. Con l'integrazione delle email, potete taggare l'aggiornamento direttamente sull'attività logistica del progetto, assicurando che la modifica sia immediatamente visibile a tutti gli stakeholder interessati.

**Da fare? 31% di persone comunica con i colleghi principalmente via email.

Misure di sicurezza

La sicurezza è fondamentale, soprattutto quando si tratta di dati sensibili o riservati.

La soluzione di project management deve avere potenti funzionalità/funzione di sicurezza come la crittografia dei dati, l'autenticazione a due fattori, il Single Sign-On, le autorizzazioni personalizzabili per gli utenti e l'accesso basato su account.

Inoltre, per sostenere e salvaguardare l'integrità dei dati, una piattaforma di project management basata sul cloud deve essere conforme a standard di settore come il GDPR o il SOC 2.

Soprattutto, i fornitori di software di project management dovrebbero rilasciare regolarmente aggiornamenti del software e patch di sicurezza per rafforzare la sicurezza dei dati del progetto.

Esempio: Pensate alla gestione di un progetto sanitario in cui sono memorizzati i dati dei pazienti. Uno strumento con una solida crittografia e un accesso basato sui ruoli garantisce la sicurezza delle informazioni sensibili e l'accesso solo al personale autore.

Monitoraggio del tempo in tempo reale

Il monitoraggio dello stato di avanzamento del progetto in tempo reale aiuta i manager ad allocare le risorse, aggiornare gli stakeholder, intervenire quando necessario e migliorare i risultati.

È qui che le funzionalità di monitoraggio del tempo reale dello stato di avanzamento si rivelano utili.

Oltre a garantire visibilità in tempo reale sullo stato del progetto, incoraggia l'assunzione di responsabilità e la risoluzione proattiva dei problemi per convertire le attività cardine in esiti positivi duraturi.

Esempio: Immaginate una campagna di marketing prossima al lancio. Il monitoraggio in tempo reale identifica i ritardi nella consegna delle risorse, consentendo di riallocare le risorse ed evitare di non rispettare le scadenze.

Gestione delle risorse

Una gestione efficace delle risorse è la chiave per evitare colli di bottiglia e massimizzare la produttività. I project manager hanno bisogno di un controllo granulare sulla gestione delle risorse, siano esse personale, tempo, software o materiali.

Scegliete strumenti di gestione delle risorse per gestire i calendari, distribuire i carichi di lavoro, visualizzare la disponibilità e ottimizzare le assegnazioni in tempo reale. Questo approccio previene il sovra e il sottoutilizzo delle risorse e il burnout, soprattutto in progetti multipli.

Esempio: Immaginate di gestire un'azienda di piani per eventi con più eventi simultanei. Uno strumento che visualizza l'allocazione delle risorse consente di individuare un fotografo in overbooking e di riassegnarlo per garantire un'esecuzione senza intoppi.

da fare: 🔍 Lo sapevi? A proposito di 60% dei project manager gestisce da due a cinque progetti contemporaneamente!

Formazione e inserimento

La formazione e l'esperienza di onboarding determinano la rapidità di adozione dello strumento di project management da parte del team.

Cercate il supporto per l'onboarding, come ad esempio le guide alle istruzioni, i video tutorial, i tour del prodotto all'interno dell'app, le sessioni di formazione dal vivo, il supporto della comunità e le guide per l'utente.

Alcuni strumenti offrono team di esito positivo e moduli di apprendimento interattivi per aiutare il team ad adattarsi rapidamente al software di project management. Questa formazione pratica durante l'onboarding riduce le resistenze e consente al team di massimizzare il potenziale dello strumento.

Esempio: Supponiamo che il vostro team comprenda dei freelance che non conoscono i vostri processi. Uno strumento con guide interattive di passaggio li aiuta a inserirsi rapidamente, riducendo i ritardi nell'avvio dei loro incarichi.

Supporto clienti: Supponiamo che il vostro team sia composto da freelance che non conoscono i vostri processi

Un supporto clienti personalizzato può farvi risparmiare ore di lavoro, soprattutto quando si tratta di problemi critici. Cercate un fornitore di software di project management che offra un supporto clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7, su più canali: chat in tempo reale, email e telefono, per citarne alcuni.

Inoltre, esplorate il forum della comunità e la base di conoscenze dello strumento per valutare le sue capacità di self-service e di risoluzione dei problemi, garantendo il supporto in ogni fase.

Esempio: Supponiamo che un bug interrompa l'assegnazione delle attività durante il lancio di un progetto. L'accesso immediato a un agente della chat riduce al minimo i tempi di inattività e mantiene il progetto in linea.

Capacità di automazione

Le automazioni eliminano le attività ripetitive e liberano il team dalle incombenze più importanti.

Cercate un software di project management che supporti la creazione di flussi di lavoro di automazione. Che si tratti di prioritizzazione e programmazione delle attività o di notifiche tempestive, l'automazione assicura che il team di progetto rimanga in carreggiata.

Alcuni software avanzati di project management con assistenti IA suggeriscono le attività da automatizzare per migliorare l'efficienza e il processo decisionale.

Un altro modo per automatizzare il project management è attraverso modelli per il project management . Questi framework precostituiti consentono al team di avviare un progetto senza costruire una struttura da zero. Da fare è solo la configurazione di alcuni valori e il progetto è pronto!

Esempio: Immaginate di automatizzare un'attività ricorrente come l'invio di aggiornamenti di stato. L'impostazione di un'automazione per notificare settimanalmente le parti interessate consente di risparmiare ore di lavoro ripetitivo.

Funzioni di collaborazione

La collaborazione è comunicazione in azione.

Per garantire l'efficienza del team, il software di project management dovrebbe includere strumenti di collaborazione come aree di lavoro condivise, condivisione di file, modifiche in tempo reale, commenti sulle attività, controllo delle versioni, conversazioni in thread e menzioni.

Inoltre, utilizzate un software che offra funzionalità avanzate come l'assegnazione delle attività, le notifiche, il monitoraggio e i calendari condivisi, che promuovono la responsabilità, la trasparenza e l'allineamento del team verso obiettivi condivisi.

Esempio: immaginate di coordinarvi con un'agenzia di design per un progetto di rebranding. Un'area di lavoro condivisa con modifiche in tempo reale per i file di progettazione elimina le email che si susseguono, accelerando le tempistiche di approvazione

➡️Read Altro: 10 Software di collaborazione per il project management per i team 🔍 Lo sapevi? Quasi 40% dei team di progetto comprende da sei a dieci persone!

Reportistica e analisi

Un buon software di project management dispone di una potente reportistica e di analisi per alimentare le decisioni basate sui dati. Offre dashboard personalizzabili, approfondimenti in tempo reale e reportistica dettagliata sulle prestazioni del progetto.

In questo modo il project manager si trova alla postazione di guida e può prendere decisioni più intelligenti e strategiche sul progetto.

Si considerano anche funzionalità di project management come grafici di Gantt, burndown, trend di performance, ecc. che consentono ai project manager di valutare lo stato di avanzamento, prevedere potenziali ritardi e mantenere il progetto in corso.

Esempio: Immaginate il vostro team che cerca di migliorare la velocità degli sprint. I dashboard personalizzabili consentono di confrontare i dati degli sprint passati, di identificare gli schemi dei ritardi e di implementare strategie per migliorare le prestazioni.

Capacità di scalare

Il valore a lungo termine è la chiave quando si sceglie un software di project management. Quindi, optate per una soluzione che si adatti alle esigenze in evoluzione della vostra azienda.

Alcuni dei migliori software di project management offrono la scalabilità, che consente ai team di adattarsi alla crescente complessità dei progetti, a team più numerosi e a carichi di lavoro più elevati. Se necessario, possono anche gestire progetti multipli in settori diversi.

Selezionate un'opzione che offra piani e funzionalità flessibili con componenti aggiuntivi modulari per soddisfare i requisiti attuali e l'espansione futura. In questo modo si risparmia la fatica di cambiare strumento e piattaforma in una fase successiva.

Esempio: Supponiamo che la vostra startup inizi a gestire progetti per client internazionali. Uno strumento che offre interfacce multilingue e supporto globale è in grado di adattarsi perfettamente all'espansione delle vostre attività.

Capacità di integrazione

utilizza le integrazioni come estensione di ClickUp Strumenti scollegati o incompatibili risultano in inefficienze, lacune di conoscenza ed errori, che sono alcuni dei gravi problemi che si possono incontrare sfide del project management .

È necessario un software che si integri perfettamente con gli strumenti, le piattaforme e i sistemi più diffusi. La perfetta integrazione promuove la libera circolazione dei dati e stabilisce un'unica fonte di verità in tutta l'organizzazione.

Se utilizzate Google Drive, OneDrive, Gmail, Outlook, Slack, Zoom, Zendesk, Calendly o altro ancora, l'integrazione unisce l'area di lavoro digitale e centralizza tutte le risorse e i dati.

Inoltre, consente ai project manager di selezionare e aggiungere strumenti e funzioni specifiche all'ambiente del progetto.

Esempio: Immaginate di gestire una campagna che si basa sui dati di Salesforce e HubSpot. Uno strumento di project management come ClickUp che si integra con entrambe le piattaforme, raccoglie lead, aggiornamenti delle attività e analisi, creando un flusso di lavoro unificato.

I migliori 5 strumenti software per il project management nel 2024

Sulla base dei criteri di cui sopra, abbiamo selezionato alcuni dei migliori software di project management. Ecco un rapido confronto delle loro funzionalità/funzione:

Se state cercando un software gratuito per il project management o soluzioni premium, ecco un'analisi più approfondita di alcune delle migliori scelte:

1. ClickUp

ClickUp è un potente strumento di project management per ottenere la massima flessibilità nel piano e nell'esecuzione del progetto.

Questo strumento migliora la gestione dei progetti combinando la gestione delle attività, il monitoraggio degli obiettivi, la gestione delle risorse, l'automazione dei flussi di lavoro e le integrazioni. Si adatta inoltre a team di qualsiasi dimensione, settore e applicazione.

Vanta ClickUp Brain , il modulo IA di nuova generazione per il project management. ClickUp Brain può creare repository di conoscenze e gestire attività autonome.

Inoltre, avrete accesso a una vasta libreria di modelli di project management che vi permetteranno di iniziare subito a lavorare!

Per iniziare, Il modello di project management di ClickUp semplifica l'organizzazione, il monitoraggio e la gestione dei progetti, indipendentemente dalla loro dimensione. Consente di suddividere facilmente le attività, impostare le priorità e monitorare lo stato di avanzamento. Questo modello presenta funzionalità/funzioni integrate per le sequenze temporali, i flussi di lavoro e gli obiettivi e mantiene il team del progetto allineato e produttivo.

Caratteristiche chiave

• Visualizzazione di progetti e attività in più viste Gantt, tabelle, elenchi, calendari, ecc.
• Monitorare la produttività del team e dei singoli in tempo reale con funzionalità di monitoraggio del tempo e dashboard interattive
• Creare e organizzare una documentazione completa e wiki di informazioni sul progetto, utilizzando le funzioniClickUp Documenti e collaborare su di essi
• Automatizzate i flussi di lavoro di routine e ripetitivi con una potente automazione
• Convertite idee astratte in diagrammi di flusso o fate un brainstorming con il vostro team usandoLavagne online di ClickUp
  • Comunicare in modo significativo con le parti interessate interne ed esterne utilizzandoClickUp Chattare
    • Integrazione con altre app e piattaforme per la produttività come Google Drive, Microsoft Outlook, Slack, Zoom, ecc.

Caso di studio: QubicaAMF ottimizza le operazioni con ClickUp

QubicaAMF, leader mondiale nelle soluzioni per il bowling e l'intrattenimento, aveva difficoltà a gestire del team distribuito in 10.000 centri bowling in 90 paesi. L'azienda ha utilizzato ClickUp per il consolidamento dei sistemi, il coordinamento e la collaborazione dei team e la gestione efficace dei carichi di lavoro.

Gli strumenti personalizzabili e la versatilità di ClickUp hanno permesso a QuibcaAMF di rimanere agile, allineare i team a livello globale, accelerare le sequenze di consegna dei progetti e gestire il sovraccarico di dati. Questo ha avuto un effetto trasformativo sui processi, che ha portato a:

• aumento del 35% nella consegna dei progetti in tempo utile
• 40% di risparmio di tempo altrimenti destinato alla creazione di reportistica e grafici
• 60% di aumento della collaborazione tra i team dell'organizzazione
• Consolidamento del sistema con integrazioni perfette

Per saperne di più su come QubicaAMF ha utilizzato ClickUp per organizzare il proprio mondo del lavoro e scalare le operazioni, leggete il sito il nostro caso di studio dettagliato .

vantaggi

• Presenta un'interfaccia intuitiva e priva di ingombri, con funzioni drag-and-drop facili da usare
• Supporta un generoso piano Free con funzionalità/funzione sostanziali, che lo rendono ideale per singoli, freelance e piccoli team
• Offre un'immensa flessibilità e scalabilità che permette allo strumento di crescere insieme al team
• Genera reportistica efficace, supportata da analisi basate sui dati, per favorire un efficace processo decisionale

Limiti

• L'estensione delle funzionalità/funzione di project management può rendere la curva di apprendimento ripida
• L'app per il project management può essere leggermente in ritardo su mobile quando si tratta di grandi insiemi di dati

➡️ Per saperne di più: Come utilizzare l'AI nel project management (casi d'uso e strumenti)

2. Asana

via

Asana

Asana è un popolare software di project management noto per la sua interfaccia intuitiva e minimalista. Progettato per facilitare la collaborazione, Asana mette i team di progetto sulla stessa pagina con eccellenti funzionalità/funzione per la visualizzazione delle sequenze temporali dei progetti e delle dipendenze delle attività.

L'interfaccia gratis e l'attenzione alla chiarezza delle attività rendono Asana adatto a progetti che richiedono concentrazione e comunicazione chiara.

Funzioni chiave

• Gestione di progetti, attività, milestone e dipendenze nella visualizzazione Sequenza
• Automazione delle attività ricorrenti e dei flussi di lavoro con gli strumenti di automazione dei progetti
• Priorità e organizzazione delle attività con tag personalizzati
• Ottenere informazioni utili con dashboard di reportistica avanzata

Vantaggi

• L'interfaccia user-friendly facilita l'uso dello strumento di project management anche ai principianti
• Facilita la collaborazione del team grazie a funzionalità/funzione come la condivisione dei file, i commenti sulle attività, ecc.
• Offre modelli di progetto dettagliati per i flussi di lavoro più comuni

Limiti

• Manca una funzione nativa di registrazione del tempo
• Le dashboard di reportistica sono disponibili solo nei piani premium
• Sembra troppo semplicistico per progetti molto complessi

3. Monday.com

via Monday.com Monday.com è un sistema di lavoro versatile che unisce il project management visivo a potenti automazioni per risparmiare tempo e aumentare l'efficienza.

Questo strumento presenta un'interfaccia estremamente visiva e vivace, che rende facile la gestione delle attività. Offrendo informazioni a colpo d'occhio e supportando la collaborazione tra team, è un'area di lavoro virtuale strutturata per i team da fare.

Caratteristiche chiave

• Visualizzazione dei contenuti dei progetti e delle attività in un pannello altamente visivo con colonne personalizzabili
• Configurazione di modelli di progetto per soddisfare i requisiti specifici del settore o della funzione del team
• Monitoraggio della produttività e generazione di fatture accurate con widget per il monitoraggio del tempo
• Impostazione di automazioni per semplificare attività ripetitive e ricorrenti

Vantaggi

• Estremamente versatile, si adatta a diverse aziende e team di diversi settori
• Supporta la collaborazione del team con aggiornamenti in tempo reale e tag
• Consente di prendere decisioni basate sui dati grazie a dashboard e reportistica personalizzabile

Limiti

• La natura altamente visiva delle bacheche di Monday.com rende il sistema di gestione dei datil'ambiente del project management eccessivamente semplicistico
• Le opzioni di archiviazione sono limitate nei piani di livello inferiore
• Da fare senza supporto offline

➡️Read Altro: 20 migliori strumenti software di gestione delle attività per migliorare i flussi di lavoro

4. Wrike

via Wrike Wrike è uno strumento di project management per il monitoraggio e la reportistica dettagliata dei progetti. Enfatizza la produttività e il personalizzato, rendendolo ideale per progetti di IT, marketing e creatività.

Lo strumento offre potenti funzionalità/funzione di gestione del lavoro, come ad esempio allocazione delle risorse e il monitoraggio del tempo, che permettono ai team di rimanere organizzati ed efficienti.

Funzioni chiave

• Mappa delle attività in base alle priorità, alle dipendenze e alle attività cardine
• Collaborare con gli altri membri del team in tempo reale con funzionalità/funzione come la modifica dei documenti in tempo reale
• Personalizzare i flussi di lavoro e gestire le risorse in base alle dipendenze del team
• Prendere decisioni più intelligenti con dashboard e reportistiche visive e basate sui dati

Vantaggi

• I flussi di lavoro del project management e gli strumenti di reportistica sono altamente personalizzabili in base ai requisiti del progetto
• Offre un ambiente sicuro con solidi controlli e autorizzazioni di accesso e basati sui ruoli
• Facilita la gestione intuitiva dei file e i processi di approvazione

Limiti

• La struttura dei prezzi è restrittiva per i team di piccole dimensioni
• Richiede un onboarding significativo per i nuovi utenti
• Le funzioni di project management nel piano Free sono limitate, soprattutto se confrontate con quelle della concorrenza

**Da fare? Una organizzazione su quattro utilizza attualmente software o strumenti di project management.

5. Trello

via Trello Le capacità di Trello di gestire le attività in modo visuale lo rendono un software di project management popolare tra gli studenti visivi. È interamente basato su Bacheca Kanban ed è adatto a progetti di piccole dimensioni con esigenze di project management di base.

I potenziamenti disponibili su Trello aumentano la flessibilità e le capacità di integrazione della piattaforma. Ciò consente ai project manager di personalizzare i propri flussi di lavoro e di includere funzionalità avanzate a seconda delle necessità.

Caratteristiche chiave

• Organizza le attività in schede, elenchi ed etichette intuitive per una gestione efficace delle attività
• Mappare le scadenze nella visualizzazione del calendario per pianificare e implementare in modo strategico rispetto a una sequenza temporale
• Utilizzare Automazioni per automatizzare e snellire i flussi di lavoro dei progetti
• Aggiungere potenziamenti per l'integrazione con Slack, Google Drive, GitHub, ecc.

Vantaggi

• Semplice e facile da usare grazie alla funzione drag-and-drop
• La versione gratuita supporta un numero illimitato di bacheche e membri del team
• Adatto per la gestione di progetti personali e professionali

Limiti

• Da fare non supporta funzionalità avanzate di reportistica e analisi
• Presenta limiti nella gestione di progetti complessi
• I potenziamenti sono disponibili solo nei piani a pagamento per ottenere tutte le funzioni

Processo di valutazione dei software di project management: Guida passo a passo

La selezione della migliore piattaforma di project management è un processo esaustivo. Ecco una guida di passaggio per scegliere il giusto software di project management:

Passo 1: definire le esigenze

Prima di immergersi nei numerosi project management strumenti, documentare le proprie esigenze tipi di progetti la definizione dei requisiti si basa sulla dimensione e sulla struttura del team, sugli oggetti aziendali e sulle aspettative di base.

Inoltre, considerate le integrazioni, i requisiti di sistema e la compatibilità dei dispositivi.

Passo 2: Elenco e categorizzazione delle funzionalità/funzione

Una volta individuate le vostre esigenze, segmentate le funzionalità/funzione in categorie "indispensabili", "piacevoli" e "non indispensabili".

Ad esempio, i must-have dovrebbero includere la gestione delle attività, gli strumenti di collaborazione, la reportistica e l'analisi e le integrazioni. Allo stesso modo, funzionalità avanzate come l'automazione potrebbero rientrare nella categoria "nice-to-have".

Affinate questo elenco per dare priorità a ciò di cui l'azienda, il progetto o il team hanno bisogno nell'immediato, lasciando spazio per la crescita e i miglioramenti futuri.

Passaggio 3: Esplorare diverse opzioni

Iniziate con una ricerca online o mettetevi in connessione con colleghi o gruppi di settore per ottenere delle indicazioni. Concentratevi sugli strumenti di project management che si allineano al vostro settore e alla vostra scala operativa.

Per esempio, una grande azienda potrebbe richiedere funzionalità/funzione di gestione del portfolio, mentre una piccola impresa potrebbe accontentarsi di una semplice gestione delle attività. Quindi, elencate da cinque a dieci strumenti di project management che soddisfano i vostri criteri iniziali.

Suggerimento: Utilizzate siti web di recensioni di software di terze parti come G2, Capterra, TrustPilot, ecc. per leggere le recensioni e le valutazioni degli utenti di software di project management e capire l'impatto e le capacità dello strumento a livello di base.

Passaggio 4: valutare le opzioni selezionate

Confrontate le impostazioni delle funzionalità, i prezzi, le recensioni dei clienti, le valutazioni e la scalabilità per capire cosa offrono.

Una volta ottenuto un elenco più ristretto, ponete a voi stessi e al vostro team domande chiave come:

• Da fare in modo che questo software di project management soddisfi le nostre esigenze più critiche?
• Da fare: questa soluzione di project management si integra con gli altri strumenti a nostra disposizione?
• Ci sono costi nascosti o componenti aggiuntivi di cui abbiamo bisogno per le funzioni di base?
• Il costo totale del software di project management è in linea con il nostro budget?
• La piattaforma è intuitiva e facile da usare per il nostro team?
• La piattaforma è in grado di adattarsi alle nostre esigenze future?

Una valutazione così dettagliata vi aiuterà a perfezionare le opzioni e a individuare le soluzioni che soddisfano le vostre esigenze.

Passaggio 5: provare la piattaforma di project management

È qui che si effettua una valutazione pratica della piattaforma di project management.

Richiedete una versione di prova gratuita o programmate una demo per sperimentare la soluzione di project management. Testatene la facilità d'uso, la reattività e l'efficacia con attività reali e valutate l'interfaccia, la gestione dei processi aziendali e l'adattabilità del team.

Oltre a testare le funzionalità/funzione, valutate le capacità di cloud computing del software, concentrandovi su scalabilità, accessibilità e prestazioni

Verificate la presenza di soluzioni cloud affidabili, garanzie di uptime, disponibilità globale dei server, sincronizzazione in tempo reale, compatibilità cross-device e accesso offline. Assicuratevi la conformità a normative come GDPR/HIPAA e valutate i protocolli di disaster recovery.

Infine, è necessario esaminare l'utilizzo e la velocità della larghezza di banda per garantire le prestazioni durante i picchi di carico, supportando la continuità operativa e il lavoro ibrido/remoto.

Passo 6: raccogliere il feedback del team

Il team è il principale utente del software di project management, oltre al project manager. Come tale, le loro opinioni sono importanti.

Chiedete quindi ai membri del team che hanno partecipato alla versione di prova di condividere i loro pensieri e le loro opinioni oneste sull'esperienza del prodotto. Concentratevi su aspetti come la facilità d'uso, i miglioramenti della produttività e le sfide che hanno dovuto affrontare.

Potete coinvolgere il team IT per analizzare le funzionalità cloud della piattaforma e il team di cybersecurity per valutare le funzionalità/funzione di sicurezza.

Un feedback così diretto assicura che la soluzione scelta sia vantaggiosa per tutti i soggetti coinvolti.

Pro Tip: Scegliete una delle nostre soluzioni per il cloud e la sicurezza 11 modelli gratuiti di moduli di feedback su ClickUp per acquisire informazioni utili dal team del progetto!

Passaggio 7: Analizzare i risultati

La fase finale della valutazione del software di project management consiste nel consolidare tutti i feedback e i dati in un documento centralizzato.

Utilizzate un sistema di punteggio o sviluppate una matrice ponderata per confrontare gli strumenti selezionati con i vostri requisiti iniziali e la vostra esperienza d'uso e valutate in modo oggettivo quanto ogni piattaforma soddisfi le vostre esigenze.

I criteri di valutazione dei software di project management condivisi in precedenza funzionano bene come parametri per questi confronti. Per una valutazione equilibrata, considerate i vantaggi a lungo termine e i potenziali svantaggi.

Poi, si tratta di prendere la decisione finale!

Implementazione del software di project management nelle organizzazioni

Project Management implementazione del software richiede un piano strategico e un'esecuzione che garantiscano una transizione senza problemi e un esito positivo a lungo termine.

Ecco alcune best practice per un'adozione e un'implementazione efficaci:

• Assicurarsi l'adesione della leadership mettendo in evidenza i vantaggi per i dipendentii vantaggi del software di project management. La loro assistenza attiva influenza l'accettazione e l'adozione da parte del team
• Esemplificare come la soluzione di project management semplifichi il lavoro e aumenti la produttività per neutralizzare qualsiasi resistenza al cambiamento
• Avviare un progetto pilota che coinvolga team più piccoli per un'implementazione graduale. Dopo aver risolto i problemi di implementazione e aver acquisito familiarità con il team, passate alle operazioni su larga scala.
• Pianificare una strategia di trasferimento dei dati per fasi, per evitare perdite e ridurre al minimo le interruzioni
• Fornire una formazione completa e un supporto per l'onboarding attraverso esercitazioni, guide, seminari di formazione, workshop pratici e altri provider per affrontare le sfide comuni del team
• Definire ruoli, responsabilità e flussi di lavoro nel software per garantire la trasparenza, ridurre la confusione e migliorare l'efficienza
• Incoraggiare il feedback attivo dei membri del team e regolare i flussi di lavoro in dipendenza di tali input per abbracciare nuovi modi di lavorare

Da fare? A proposito di otto progetti su dieci ad alto rendimento hanno un ufficio di project management.

Diventare un professionista nella valutazione del software di project management

La valutazione di un software di project management è fondamentale per l'esito positivo e l'efficienza del team. La definizione di criteri chiari vi assicura di scegliere lo strumento giusto e di seguire un processo di valutazione strutturato.

Tra le diverse piattaforme di project management disponibili, ClickUp si distingue per la sua capacità di indossare molti cappelli.

Grazie alle potenti attività di ClickUp, agli strumenti di collaborazione con il team e alle funzioni avanzate, ClickUp è una soluzione di project management unica ed efficace. Iscriviti a ClickUp e sperimentate come supera gli altri strumenti di project management!