I progetti hanno una miriade di forme e dimensioni, dalla ristrutturazione della casa alla progettazione di un data warehouse aziendale. Anche all'interno di un'organizzazione, il team di ingegneri potrebbe avere un progetto di sviluppo software, quello delle risorse umane una gita annuale, quello finanziario un progetto di allocazione del budget, ecc.
A prescindere dalla scala, ogni progetto ha le sue impostazioni complesse. Un project management efficace è l'unico modo per gestire le complessità, eliminare gli sprechi, ottimizzare le risorse e raggiungere l'obiettivo.
Fortunatamente, oggi disponiamo di un software che può occuparsi di questo. In questo post del blog, esploriamo il modo in cui potete guidare un'implementazione di software di project management di successo nella vostra organizzazione, dalla pianificazione all'adozione.
Comprendere l'implementazione del software di project management
Per capire cosa comporta l'implementazione di un software di project management, è necessario conoscere la risposta a diverse domande. Andiamo al sodo.
Cos'è il software di project management?
Il software di project management è uno strumento digitale progettato per gestire le attività, le risorse e i compiti relativi a un progetto. Un buon project manager inserisce nel software tutti i dati e gli eventi relativi a un progetto e dà visibilità a tutte le parti interessate.
software per il project management di ClickUp
Cos'è l'implementazione di un software di project management?
L'implementazione di un software di project management è il processo di selezione, impostazione e distribuzione di strumenti di project management per vari utenti. Più avanti in questo blog discuteremo il processo di passaggio di questa attività.
Come si è evoluta l'implementazione del software di project management?
Il project management stesso si è evoluto in modo significativo negli ultimi decenni.
L'era dei fogli di calcolo: I primi strumenti di project management erano semplicemente fogli di calcolo. I project manager creavano infinite tabelle e grafici per gestire tutte le informazioni in un unico posto. Si trattava di un'attività altamente manuale e difficile da collaborare.
Era dell'ERP/CRM: Dai fogli di calcolo, le grandi organizzazioni sono passate ai software di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) e di gestione delle relazioni con i clienti (CRM), che hanno permesso di gestire attività legate a progetti specifici. Ad esempio, il CRM può gestire il flusso di lavoro del marketing.
Senza l'attenzione al project management, questi strumenti erano una soluzione improvvisata. Erano inadeguati e inefficienti. Inoltre, erano anche difficili da implementare o da utilizzare.
L'era dei semplici gestori di attività: Con la crescita del modello SaaS, sono diventati popolari molti semplici strumenti di gestione delle attività. I project manager inserivano le loro centinaia di attività in semplici liste di controllo, rendendo impossibile la gestione dei progetti su scala.
L'era del software di project management: Con la maturazione del mercato SaaS, gli strumenti di project management sono diventati molto più potenti. Un project management all-in-one, come ClickUp, è diventato sempre più potente vi permette di gestire qualsiasi tipo di progetto proprio nel modo che desiderate.
Grazie a flessibilità, personalizzazioni, integrazioni e automazione, un potente software di project management è il superpotere di ogni project manager!
È come avere un centro di comando virtuale a portata di mano, che consente di comunicare, collaborare e monitorare gli stati di avanzamento senza soluzione di continuità.
Perché ora tutti parlano di project management?
La pandemia e l'aumento dei modelli di lavoro ibridi hanno posto il software di project management all'epicentro della produttività organizzativa. Quando la forza lavoro distribuita è diventata la norma, il software di project management è diventato l'ufficio virtuale.
Se questo vi sembra un discorso impegnativo, vi capiamo. Vediamo in dettaglio perché è necessario prendere in considerazione l'implementazione di un software di project management.
Comprendere la necessità di implementare un software di project management
La vostra azienda è un vivace alveare di attività. I progetti sono il miele e il vostro team le api diligenti. Senza un sistema per organizzare, dare priorità e monitorare questi progetti, le cose possono diventare rapidamente appiccicose. Buono esecuzione del progetto può evitarlo e aggiungere un valore straordinario. Ecco come.
Consolidamento: Un software di project management consolida tutte le informazioni, le azioni e i risultati di un progetto. In qualsiasi momento, tutto ciò che serve a voi o a chiunque altro può essere trovato qui. Questo rende il project management semplice ed efficace.
Visibilità: L'implementazione di un software di project management offre visibilità su tutti i progetti, evidenziando ciò che è in regola e ciò che ha bisogno di una spinta. Grazie a questa trasparenza, è possibile prendere facilmente decisioni difficili.
Collaborazione: Tra i team remoti/ibridi, l'implementazione di un software di project management colma la distanza fisica, consentendo una collaborazione senza soluzione di continuità indipendentemente dal fuso orario o dalla posizione.
Anche se si tratta di un team in sede, le soluzioni di project management consentono di collaborare con partner, fornitori, clienti, sponsor e così via, portando tutti gli stakeholder chiave sulla stessa pagina.
Prevedibilità: I software di project management consentono di confrontare i piani con i dati effettivi in tempo reale. È possibile modificare i piani futuri in base alle prestazioni per essere più precisi.
Automazioni: Un ottimo software di project management non si limita a farvi fare il lavoro, ma si fa carico anche di una parte del peso. Automatizza i processi ripetitivi e prevedibili, liberando il tempo del vostro team di progetto per concentrarsi su ciò che sa fare meglio.
Automazioni personalizzate su ClickUp facili da configurare
Miglioramento continuo: I software di project management registrano tutto ciò che riguarda un progetto. A seconda di dove si guarda, è un tesoro di informazioni su tutto ciò che si può migliorare in futuro.
Come si può notare, la vantaggi del software per il project management vanno ben oltre la semplice organizzazione del lavoro. Iniettano ritmo e precisione nei processi aziendali. Consente ai project manager di massimizzare i risultati delle risorse esistenti.
Tuttavia, la chiave per sfruttare il sistema migliori strumenti per il project management per l'esito positivo dell'azienda è nell'implementazione. Se l'impostazione è sbagliata, può diventare un incubo che ostacola il lavoro quotidiano.
Nella prossima sezione analizzeremo come impostare il software di project management per accelerare l'esito positivo dell'azienda.
$$$a Passaggi chiave per l'implementazione di un software di project management
L'implementazione di un software di project management imposta le basi per tutte le attività che vi si svolgono. Le fondamenta deboli possono essere inaffidabili e inefficienti e, quindi, poco utilizzate.
Per creare delle fondamenta solide, è necessario un piano di implementazione del software con esito positivo. Siete fortunati! Ecco la tabella di marcia con esempi che utilizzano un progetto di sviluppo software.
Passaggio 1: valutazione delle esigenze e definizione dei requisiti aziendali
Prima di partire per l'acquisto, è necessario capire cosa si vuole. Quindi, iniziate l'implementazione del software di project management con un processo completo di valutazione delle esigenze.
1. Raccogliere i requisiti
Chiedete ai vostri team di progetto di cosa hanno bisogno. Identificate tutti gli stakeholder coinvolti nei progetti dell'organizzazione e chiedete il loro contributo. Ad esempio:
- Uno sviluppatore potrebbe aver bisogno di funzionalità/funzione per aggiungere storie utente, gestire il backlog, dare priorità alle attività, includere criteri di accettazione, ecc.
- Un analista della qualità potrebbe aver bisogno di una descrizione dei casi d'uso, di liste di controllo, della possibilità di commentare lo sviluppatore, ecc.
- Il project manager potrebbe voler vedere reportistica, ricevere notifiche sulle attività in ritardo, eccsoftware di produttività Fate un elenco chiaro di tutto ciò che vi serve nel software di project management.
Moduli ClickUp
per la raccolta di requisiti da più parti interessate
2. Identificare le sfide
Non tutte le esigenze vengono espresse dai membri del team. Come direbbe Ford, quando glielo si chiede, la maggior parte delle persone pensa di aver bisogno di un cavallo più veloce. Quindi, osservate l'attuale processo di project management e identificate le lacune.
Per istanza, se il project management si basa su fogli di calcolo, potrebbe mancare la capacità di conversare su un'attività specifica nel suo contesto. Questa comunicazione dispersiva rende il lavoro inefficace.
3. Definire l'esito positivo
Cancellate l'aspetto dell'esito positivo dell'implementazione del software di project management. Si tratta di cicli di implementazione più rapidi, di una maggiore sinergia tra i team o di una migliore soddisfazione degli stakeholder?
Queste metriche saranno utili per valutare il ritorno dell'investimento nel software di project management.
Passaggio 2: selezione del fornitore e scelta del software giusto
Il numero di opzioni disponibili per un software di project management è di 442 (secondo G2)! Se siete responsabili della selezione del fornitore, il lavoro è fatto apposta per voi. Alcune delle funzionalità più comuni da ricercare nella selezione del prodotto giusto sono le seguenti.
Gestione delle attività
Sebbene sia l'esigenza più elementare, è necessario garantire una gerarchia di liste di controllo, sottoattività, attività, elenchi, cartelle, aree di lavoro, ecc. La gerarchia dei progetti di ClickUp è stata progettata per consentire una migliore organizzazione e un maggiore controllo. Per i team di software, ClickUp consente anche la personalizzazione delle attività, come bug, attività cardine, richieste di modifica, ecc.
gerarchia dei progetti di ClickUp
Documentazione
Tutti i progetti hanno risorse, documenti e approfondimenti a cui i membri del team devono accedere di volta in volta. Scegliete uno strumento che vi permetta di farlo senza sforzo. ClickUp Lavagna online offre una tela pulita per fare brainstorming e pianificare i flussi di lavoro. Documenti di ClickUp consente di scrivere e condividere documenti con un semplice pulsante. Con ClickUp AI è possibile riepilogare/riassumere automaticamente documenti lunghi per facilitarne l'accesso.
Lavagne online ClickUp per una visualizzazione efficace
ClickUp modelli di project management vi danno anche il trampolino di lancio per iniziare!
Visibilità
Non tutti i progetti hanno senso allo stesso modo. I project manager hanno bisogno di visualizzazioni diverse per prendere decisioni diverse.
ClickUp offre oltre 15 visualizzazioni per vedere le informazioni a modo vostro:
- La visualizzazione Calendario aiuta a pianificare, trascinare e rilasciare le attività per una maggiore efficienza
- La vista Sequenza mappa le dipendenze, in modo da poter costruire piani di emergenza
- La vista Carico di lavoro visualizza la disponibilità e la produttività del team per una migliore allocazione delle risorse
- La visualizzazione della chat permette di collaborare in tempo reale
sequenza di ClickUp per la gestione di progetti complessi
ClickUp include strumenti di agile project management per i team software, come scrum board, grafici di burnup/burndown, ecc.
Integrazioni
Un buon strumento di project management deve essere in linea con il vostro stack tecnologico attuale e futuro. Per un team di software, questo potrebbe essere GitHub per collegare commit, richieste di pull e problemi.
Per un team che si occupa di contenuti, potrebbe essere la connessione a Google Documenti per un facile accesso a tutte le risorse. E, naturalmente, a tutti piace l'integrazione con Slack.
ClickUp si integra perfettamente con oltre 1.000 strumenti, tra cui Vimeo, Zoom e Tableau.
Una volta trovato un software di project management che soddisfa tutte le vostre esigenze, è il momento di implementarlo e lanciarlo per i vostri utenti.
Passaggio 3: lancio del progetto e implementazione dell'ERP
Questa fase è cruciale e segna il passaggio dal piano all'azione, dove la visione strategica inizia a prendere un modulo tangibile.
- Ottenere l'approvazione degli stakeholder: Portare la leadership organizzativa e gli sponsor sulla stessa pagina della visione e degli obiettivi
- Impostazione dell'ERP: Configurare il sistema ERP per assicurarsi che sia pronto a supportare il ciclo di vita dell'implementazione e integrare altri strumenti come appropriato
- Integrazione di un team: Creare un team di implementazione del progetto con project manager, supervisori, funzionari di collegamento, ecc.
- Lancio del progetto: Comunicare con tutti i soggetti coinvolti, rendere gli utenti potenziali entusiasti di ciò che sta per accadere
Passaggio 4: Sviluppo della Sequenza di implementazione e impostazione degli oggetti
Quando si adotta il software di un fornitore, è necessario gestire l'implementazione del software di project management (sì, è un po' metaforico!).
È quindi necessario seguire le metodologie di project management:
- Suddividere l'implementazione del software di project management in attività gestibili
- Pianificazione di una chiara sequenza temporale per ogni attività cardine
- Impostazione di chiari oggetti per l'implementazione, come gli standard di sicurezza, i protocolli di trasferimento dei dati, l'onboarding degli utenti, ecc.
Un piano di implementazione del software di project management è la vostra tabella di marcia, che prevede ogni svolta e punto di controllo. Se siete alle prime armi con il piano di implementazione, vi aiutiamo noi.
Modelli di piano di implementazione ClickUp
Il modello di piano di implementazione del progetto di ClickUp è il progetto che delinea l'ambito, le fasi, le attività chiave e le responsabilità del progetto.
Il modello di piano di implementazione avanzato di ClickUp offre un quadro completo per progetti di sviluppo software che coinvolgono più team o reparti.
Il modello Implementation Management di ClickUp è il dashboard del progetto, che offre una vista dettagliata dello stato di avanzamento, delle attività e delle attività cardine.
È simile all'utilizzo di un dashboard di controllo delle versioni per monitorare l'avanzamento dello sviluppo, lo stato dei rami e le richieste di unione, assicurando che il progetto proceda senza intoppi e rimanga allineato agli oggetti.
Passaggio 5: piano di formazione e assistenza
Per le organizzazioni che implementano un nuovo software, l'adozione del prodotto è una delle sfide più grandi. Se lo strumento deve soddisfare la sua visione e raggiungere i suoi obiettivi, tutti devono abbracciarlo e usarlo ogni giorno. Questo richiede una piccola spinta.
- Creare programmi di formazione per far conoscere la produttività agli utenti
- Identificare i primi utilizzatori che possono diventare campioni all'interno dei loro team
- Raccogliere il feedback degli early adopters e adeguarsi di conseguenza
- Crearemodelli di piano di progetto* Impostazione di meccanismi per l'assistenza continua
Passaggio 6: Verifica della configurazione del software, test di accettazione e garanzia di qualità
Prima di chiudere l'implementazione del software di project management, ci sono tre passaggi finali.
Test di configurazione del software: Assicuratevi che il software di project management sia stato implementato secondo le vostre specifiche. Questo include:
- Qualsiasi marchio, colore e logo personalizzato
- Profili utente e controllo degli accessi
- Autorizzazione e autenticazione
Test di accettazione dell'utente: Assicuratevi che gli utenti abbiano testato tutte le funzionalità/funzione di cui hanno bisogno. Incoraggiateli a pensare a vari scenari in cui utilizzeranno il prodotto e a testare il flusso di lavoro.
Garanzia di qualità: Questa è una questione che riguarda i team IT. Eseguite test approfonditi su sicurezza, vulnerabilità, integrazioni, conformità, ecc. Se avete usato un prodotto di modello di sviluppo software avrete una lista di controllo di tutte le cose da verificare in questa fase.
Per quanto sia accurata l'implementazione del vostro software di project management, è probabile che incontriate delle sfide. Vediamo come superarle.
Superare le sfide e i rischi dell'implementazione
L'adozione di un nuovo software presenta un numero di sfide tecniche, logistiche e culturali. Ecco come evitare le sfide del project management da fare o affrontare quando si presentano.
$$$a Implementare una strategia di gestione del cambiamento
La vostra organizzazione sarà resistente al cambiamento. È normale e c'è da aspettarselo. Per superare questa sfida, iniziate per tempo.
Durante l'implementazione del nuovo software, eseguite anche una strategia di gestione del cambiamento.
- Comunicare regolarmente e in modo chiaro con tutte le parti interessate
- Programmate riunioni per eliminare i timori e rispondere alle domande
- Discutere la transizione al nuovo sistema
- Rassicurare i team con piani per la gestione delle interruzioni
visualizzazione della chat di ClickUp per una comunicazione in tempo reale nel contesto
Coinvolgere le parti interessate in anticipo
A nessuno piacciono i nuovi processi imposti dall'alto. Quindi, coinvolgeteli per tempo e coinvolgeteli nel processo decisionale.
Coinvolgete i principali stakeholder, come i gestori del progetto, i team leader, l'IT e gli utenti finali, fin dalle fasi iniziali della selezione e del piano di implementazione del software. Riunite le loro esigenze, preoccupazioni e aspettative, assicurando che la soluzione soddisfi i requisiti.
Iniziare in piccolo e scalare lentamente
Se cambiate l'intero sistema di project management da un giorno all'altro, i vostri team si sentiranno sopraffatti. Per evitare questo problema, iniziate gradualmente.
L'implementazione graduale del software consente di testarlo con un gruppo più ristretto, di appianare i problemi e di diffonderlo in tutta l'azienda quando si è assolutamente sicuri.
Rendere disponibile la formazione
I software di oggi sono intuitivi e non richiedono una formazione completa per essere utilizzati. Tuttavia, quando scoprono la produttività da soli, gli utenti potrebbero non accorgersi di funzionalità/funzioni potenti che non incontrano.
Assicuratevi che il team del progetto utilizzi il software al massimo delle sue potenzialità offrendo sessioni di formazione. Mettete a disposizione tutorial online, FAQ e documentazione per gli utenti. Da fare anche in modo informale, organizzando sessioni di condivisione delle conoscenze.
Monitoraggio e ottimizzazione
Un buon processo di implementazione del software è continuo. Monitorate l'utilizzo del prodotto da parte degli utenti durante tutto il periodo di implementazione ciclo di vita del project management . Imparare le funzionalità più e meno popolari. Raccogliere feedback su ciò che manca al prodotto.
clickUp Dashboard per monitorare le metriche più importanti per voi_
Riportate tutto questo al fornitore e ottimizzate regolarmente il prodotto.
Semplificare il project management con ClickUp
Che si tratti di un #progetto di vita o di un progetto di lavoro, la sua gestione richiede un'armatura di strumenti. Il software completo di project management di ClickUp è stato progettato per essere la vostra armatura flessibile, personalizzabile e potente.
Con funzionalità/funzione per la creatività, la collaborazione, l'organizzazione, le conversazioni, la reportistica e molto altro, ClickUp è in grado di offrire un'ampia gamma di strumenti per la gestione dei progetti software di project management gratis di ClickUp consente ai team di lavorare insieme in modo efficace. ClickUp si distingue come strumento onnicomprensivo che non solo facilita l'implementazione del software, ma arricchisce anche la gestione della forza lavoro distribuita.
Sia che siate un team di sviluppo software, sia che siate un'azienda che incorpora una soluzione di project management nella propria organizzazione, ClickUp è fatto per voi.
Non credete alle nostre parole. Prova gratis ClickUp oggi stesso !
Domande frequenti sull'implementazione del software di project management
1. Che cos'è il project management dell'implementazione del software?
Il project management dell'implementazione del software è il processo strutturato di pianificazione, organizzazione e supervisione dell'implementazione di un sistema software in un'organizzazione.
Questo ordine di parole - project management dell'implementazione del software - si riferisce alla gestione di qualsiasi progetto software.
È leggermente diverso dall'argomento di questo post: l'implementazione del software di project management, che si riferisce all'adozione di un software di project management.
2. Da fare per implementare un nuovo software di project management?
L'implementazione di un nuovo software di project management è un processo in 6 passaggi che comprende:
- Valutazione delle esigenze e definizione dei requisiti aziendali
- Selezione del fornitore e scelta del software giusto
- Lancio del progetto e implementazione dell'ERP
- Sviluppo della Sequenza di implementazione e impostazione degli oggetti
- Piano per la formazione e l'assistenza
- Verifica della configurazione del software, test di accettazione e garanzia di qualità
3. Che cos'è l'implementazione del sistema nel project management?
Nel project management, l'implementazione del sistema si riferisce alla selezione e all'adozione di un nuovo sistema software. Spesso le organizzazioni scelgono il termine implementazione del sistema perché stanno anche cambiando/ottimizzando i loro processi e flussi di lavoro.