Ricordate la commedia del 1986 Ferris Bueller's Day Off?
Ferris aveva un piano per fingere un giorno di malattia e godersi la libertà. Sebbene le sue buffonate fossero esilaranti, la maggior parte di noi non ha il lusso o la (mancanza di) bussola morale per fare una bravata del genere.
Ma nei giorni in cui ci si sveglia con la luna storta, non è certo il caso di darsi la zappa sui piedi. Darsi malati è essenziale per mantenere l'onestà e la professionalità in un'azienda nella comunicazione del team e il rispetto della politica aziendale.
Se state lottando contro l'influenza, se state affrontando un'emergenza familiare o se avete semplicemente bisogno di un giorno di riposo, questo articolo vi aiuterà a creare dei messaggi di testo su come darsi malati attraverso vari esempi e modelli.
Semplici modifiche possono trasformare un vago "Oggi sono fuori casa" in un chiaro "Sono indisposto e mi assicuro che le mie attività siano cancellate", mantenendo la vostra reputazione sul lavoro, senza bisogno di intrallazzi!
Best Practices per l'invio di un testo per un giorno di malattia
La comunicazione è valutabile quando si lavora in team. Ma perché il testo è meglio della chiamata in malattia? In poche parole, i messaggi di testo sono convenienti sia per chi li invia che per chi li riceve.
Il vostro capo o manager può leggere il messaggio a suo piacimento, evitando di interrompere il suo flusso di lavoro. Inoltre, a differenza delle telefonate, i testi forniscono una traccia scritta della comunicazione, riducendo la possibilità di fraintendimenti.
👀 **Da fare?
Uno studio del Bureau of Labor Statistics degli Stati Uniti ha riportato che il 63% dei lavoratori negli Stati Uniti ottiene in media otto giorni di malattia retribuiti all'anno dopo un anno di lavoro.
Il vostro messaggistica aziendale riflette la vostra professionalità, il vostro rispetto e la vostra integrità sul posto di lavoro. A messaggio fuori ufficio ben scritto garantisce chiarezza e riduce al minimo i disagi per il team.
Al contrario, un messaggio di malattia mal redatto può creare confusione e disturbare il vostro team equilibrio tra lavoro e vita privata mettendo a dura prova le relazioni o addirittura violando le politiche del provider che prevedono un congedo per malattia retribuito con requisiti specifici.
Leggi anche: Recuperate le vostre ore: 10 migliori strumenti di gestione della finestra In arrivo per la massima efficienza Ecco alcune best practice che possono aiutarvi a evitare inutili complicazioni.
Mantenere le informazioni brevi e chiare
Siete tra le persone che si sentono in colpa per aver preso dei giorni di malattia? Anche se non dovreste, questo potrebbe risultare in una spiegazione eccessiva della vostra situazione.
Quando informate il vostro manager, evitate di parlare troppo o di dare spiegazioni troppo lunghe. Limitatevi all'essenziale:
- Rivolgetevi al vostro capo in modo formale
- Menzionare il motivo della vostra assenza
- Specificare il proprio piano di gestione delle attività
- Aggiornare la propria disponibilità per i giorni successivi o per quelli a venire
Il vostro manager non ha bisogno di una lunga descrizione dei vostri sintomi. Mantenerla concisa dimostra rispetto per il suo tempo e professionalità da parte vostra.
Esempio:
buongiorno, John. Oggi sono malato e non potrò venire al lavoro. Ho informato il team della mia assenza e vi aggiornerò questa sera sulla mia disponibilità per domani. Grazie"
Notifica il prima possibile
Molti datori di lavoro apprezzano il maggior preavviso possibile in caso di assenza dal lavoro. In questo modo hanno il tempo di modificare gli orari o di trovare una copertura.
Quindi, se sentite il prurito alla gola dopo aver lasciato il lavoro, è bene inviare il testo oggi invece di avvisare domani.
Prima si comunica l'impossibilità di recarsi al lavoro, meglio è per tutte le parti coinvolte. Si tratta di ridurre al minimo i disagi e di garantire che il lavoro continui a fluire senza intoppi.
Esempio:
buonasera, John. Oggi ho lasciato il lavoro in preda a un malessere e devo darmi malato per domani. Ho informato il team e volevo farglielo sapere subito, in modo che potesse organizzarsi per la mia assenza. Vi terrò aggiornati domani. Grazie
Fornire le informazioni necessarie
A seconda della politica aziendale, potrebbe essere necessario includere dettagli come una nota del medico o la data prevista per il rientro. È meglio discutere di questi requisiti con il proprio manager in anticipo.
Ricordate che non siete obbligati a condividere alcun dettaglio personale, ma solo a spiegare perché non potete lavorare e per quanto tempo potreste assentarvi.
Esempio:
salve, John. Sto accusando sintomi influenzali e devo prendermi tre giorni di malattia. Informerò il team e fornirò una nota del medico, se necessario. Mi faccia sapere se ha bisogno di qualcos'altro. Grazie per la sua comprensione"
Modelli ed esempi di testi per i giorni di malattia
Un testo professionale è importante, ma questo significa che dovete sedervi a creare il messaggio perfetto con un termometro in bocca? Assolutamente no!
Utilizzate questi modelli personalizzabili modelli di comunicazione per creare messaggi appropriati da inviare direttamente al vostro manager o capo.
Testo base sui giorni di malattia
Un testo di base per i giorni di malattia è perfetto per una malattia improvvisa e di breve durata. È diretto e fornisce le informazioni necessarie senza essere eccessivamente dettagliato.
📝 Modello:
"Buongiorno, [nome del capo]. Non mi sento bene e devo prendere un giorno di malattia. Ho contattato [nome del collega] per sostituirmi. Vi aggiornerò in giornata se potrò tornare al lavoro domani. Grazie per la comprensione"
Esempio di congedo per malattia prolungato
Se avete bisogno di più giorni di assenza, ad esempio per la convalescenza o un intervento chirurgico, comunicate la durata prevista del congedo e le disposizioni per il vostro lavoro. L'essere sinceri sull'assenza prevista aiuterà il vostro capo a gestire le risorse in modo efficace.
**Modello di congedo per malattia prolungato
"Salve, [nome del capo]. Mi è stata diagnosticata una [malattia] e ho bisogno di riposo dal [data di inizio] al [data di fine]. [nome del collega] ha gentilmente accettato di sostituirmi. Vi prego di farmi sapere se avete bisogno di documentazione o di altri dettagli per facilitare il passaggio di consegne. Grazie"
📝 Modello di congedo per il recupero di un intervento chirurgico:
"Salve, [nome del capo]. Sto subendo un intervento chirurgico e avrò bisogno di tempo per riprendermi. Il mio medico mi ha raccomandato un periodo di riposo da [data di inizio] a [data di fine], durante il quale sarò in congedo. Tuttavia, vi aggiornerò sul mio recupero e mi assicurerò che tutti i miei lavori siano coperti prima di partire. Fatemi sapere se avete bisogno di una nota del medico o di ulteriori dettagli. Grazie per il vostro supporto"
Emergenze familiari
A volte le emergenze non riguardano la vostra salute, ma i membri della famiglia. In queste situazioni, dovete essere altrettanto chiari e rispettosi.
Comunicate al vostro capo che state gestendo una situazione urgente, ma evitate inutili dettagli personali.
**Modello di congedo per un membro malato della famiglia
"Salve, [nome del capo]. Oggi ho bisogno di assentarmi per assistere un membro della famiglia malato. Mi assicurerò che le mie attività siano coperte e vi aggiornerò se sarà necessario del tempo supplementare. Grazie per la sua comprensione"
📝 Modello di congedo per figlio malato:
"Buongiorno, [nome del capo]. Mio figlio non sta bene e devo rimanere a casa per accudirlo. Nel frattempo, [nome del collega] ha gentilmente accettato di occuparsi di tutte le mie attività principali. Vi aggiornerò entro la fine della giornata sulla mia disponibilità di domani. Apprezzo la vostra considerazione in questo periodo"
📝 Modello di congedo per lutto:
La perdita di una persona cara non è mai facile e il congedo per lutto consente di elaborare il lutto e gestire le responsabilità senza lo stress del lavoro.
Avvisate direttamente il vostro capo e fornite i dettagli necessari, mantenendo il messaggio breve e rispettoso.
"Salve, [nome del capo]. Di recente ho perso un caro membro della famiglia e ho bisogno di prendere qualche giorno di congedo per stare con la mia famiglia. Mi assenterò dal lavoro a partire dal [data di inizio] e rientrerò il [data di rientro]. Grazie per la vostra comprensione"
📝 Modello di congedo per emergenza familiare:
"Salve, [nome del capo]. Sto affrontando un'emergenza familiare che richiede la mia immediata attenzione. Ho comunicato la mia assenza al team e [nome del collega] mi sostituirà gentilmente oggi. Tornerò a lavorare domani. Grazie per la vostra pazienza"
Giornata della salute mentale
Il burnout sul posto di lavoro non è uno scherzo. La reportistica riporta che il 52% dei lavoratori soffre di burnout e il 67% ha dichiarato che la situazione è peggiorata dopo la pandemia COVID-19.
L'equilibrio tra vita privata e lavoro è diventato più critico che mai, e prendersi un giorno di riposo per la salute mentale è importante quanto quello per le malattie fisiche creare un ambiente di lavoro positivo .
📝 Modello:
"Salve, [nome del capo]. Oggi mi sento mentalmente sopraffatto e credo che sia meglio per il mio benessere prendermi un giorno di riposo. Ho in programma di riposare e ricaricarmi e tornerò a lavorare domani. Ho informato il team, che ha accettato di sostituirmi. Grazie per la vostra comprensione"
Informare i colleghi
Se la vostra assenza ha un impatto sulla collaborazione del team, assicuratevi di informare i vostri colleghi in modo chiaro e istantaneamente tramite messaggi sullo stato e sulla titolarità delle attività.
Una comunicazione chiara può ridurre al minimo le interruzioni, soprattutto in ambienti di lavoro frenetici. E la disponibilità di software per la comunicazione con il team ha reso molto più facile tenere il team al corrente.
📝 Modello per informare i colleghi:
"Ciao, team! Oggi non sto bene e mi prendo un giorno di malattia. Ho aggiornato [attività specifiche] sulla nostra bacheca di ClickUp, comprese le scadenze, i tag di priorità e le note per attività specifiche. Fatemi sapere se c'è qualcosa da chiarire. Grazie per aver portato avanti il progetto!"
📝 Modello di copertura di un collega specifico:
"Ciao, [nome del collega]. Ho un'emergenza familiare e non potrò venire al lavoro oggi. Potresti coprire [attività specifica] al posto mio? Ho condiviso tutti i dettagli in [strumento] sotto la sezione [nome dell'attività/progetto]. Mi faccia sapere se ha bisogno di ulteriori informazioni. Apprezzo il suo aiuto!"
Cosa evitare quando si scrive un testo in caso di malattia
Un testo di malattia deve essere professionale e rispettoso. Ecco alcuni errori comuni da evitare per mantenere questi standard.
Usare un linguaggio informale
Mantenete sempre un tono professionale nelle vostre comunicazioni, anche quando non state bene. Usate saluti corretti, frasi complete e chiusure appropriate invece di messaggi come "Yo, sono malato. Non ci sarò. Pace all'aria!"
Utilizzate uno dei modelli qui sopra oppure provate a Strumenti di scrittura per l'IA per creare un messaggio professionale. Questo dimostra il rispetto delle relazioni sul posto di lavoro e mantiene la vostra immagine professionale.
Essere prolissi
Mantenete il messaggio chiaro e diretto. Concentratevi sulle informazioni essenziali: il motivo dell'assenza, la durata e i piani di copertura del lavoro.
Evitate i dettagli superflui che non contribuiscono alla comprensione della vostra situazione da parte del luogo di lavoro.
Non seguire il protocollo aziendale
Se la vostra azienda richiede una documentazione o un periodo di preavviso specifici, menzionateli nel vostro messaggio. Questo dimostra la vostra consapevolezza e il vostro rispetto per le politiche aziendali.
Non specificare la titolarità dell'attività
Comunicate come il vostro team/colleghi gestiranno le vostre responsabilità durante la vostra assenza. Menzionate chi si occuperà di attività o progetti specifici e assicuratevi che tutte le informazioni necessarie siano accessibili al vostro team.
Messaggi poco chiari
Evitate di confondere il vostro manager con messaggi vaghi del tipo: "Oggi potrei non riuscire a lavorare" Siate invece chiari sulla vostra situazione.
L'ambiguità può generare malintesi, influenzare il flusso di lavoro e creare stress inutile per il manager e il team.
Invece di rimandare la chiarezza all'ultimo minuto, scrivete presto un messaggio di malattia in modo che il team abbia il tempo di coprirvi.
Condivisione eccessiva
Non è necessario fornire dettagli medici intimi. Limitatevi a informazioni di base che aiutino il team a pianificare di conseguenza in caso di malattia inaspettata. L'eccessiva condivisione non solo viola la vostra privacy, ma può anche mettere a disagio gli altri.
⚠️ **Ecco un esempio di ciò che NON bisogna fare
"Ciao, $$$a], ho avuto una notte difficile per problemi di stomaco e sono stato in bagno dalle 2 del mattino. Oggi non posso venire" Questo livello di dettaglio è meglio lasciarlo perdere.
In questo modo si rischia di mettere a disagio il manager senza aiutarlo con i dettagli sulla durata del congedo e su come viene gestito il lavoro in sua assenza.
💡 Pro Tip: Le eccezioni alla condivisione dei dettagli medici per il vostro congedo per malattia includono i dettagli e/o la documentazione richiesta dalla legge sul congedo familiare e medico del 1993.
Utilizzo di ClickUp per scrivere messaggi sui giorni di malattia e per la condivisione degli aggiornamenti del team
Comunicare con il team non deve essere necessariamente un'impresa ardua quando non si è in forma. Una semplice strumento di comunicazione sul posto di lavoro può fare la differenza.
Come strumento di project management e collaborazione, ClickUp offre diverse funzionalità/funzione che semplificano la gestione delle assenze, garantendo una comunicazione cancellata e un'interruzione minima del flusso di lavoro.
ClickUp Chattare per inviare messaggi
Utilizzare ClickUp Chattare per inviare un messaggio di assenza per malattia direttamente al team (tramite una chat di gruppo) o al gestore (tramite un DM privato).
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Portate la comunicazione del vostro team dove lavorate con ClickUp Chat
Quando si condivide l'aggiornamento in un gruppo o in un canale del team, si può anche fissare la notifica dell'assenza in modo che sia visibile a tutti i membri del gruppo.
Poiché ClickUp Chat riunisce i vostri messaggi e il vostro lavoro, è anche più facile condividere le attività su cui state lavorando e suggerire un passaggio di consegne per quelle più urgenti, senza dover saltare da una parte all'altra del gruppo app di messaggistica aziendale . Non è necessario incollare l'intero contesto; è sufficiente aggiornare la chat collegata all'attività in questione con i dettagli necessari.
Non dimenticate di usare le menzioni @ per taggare colleghi specifici per l'azione (soprattutto quelli che potrebbero sostituirvi) e assicurarvi che nulla vada perso.
La parte migliore? L'interfaccia intuitiva di ClickUp Chat assicura che non si perda il messaggio nei thread delle email o in altre piattaforme.
💡Pro Tip: Create un modello di risposta salvato per le notifiche dei malati in chat, in modo da poterlo riutilizzare quando necessario.
ClickUp Brain per creare un messaggio per un giorno di malattia
Se non siete sicuri di come formulare il vostro messaggio, ClickUp Brain offre modelli e idee.
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Utilizzate l'IA per risparmiare tempo e scrivere il messaggio perfetto con ClickUp Brain
Redigete messaggi professionali e concisi per i giorni di malattia e personalizzateli in base alla vostra situazione. È sufficiente inserire i vostri dati e l'IA vi suggerirà un messaggio perfetto che copra tutte le situazioni: una breve assenza per malattia, un'assenza prolungata o un'emergenza familiare.
Si risparmia tempo e si garantisce che il messaggio abbia il tono giusto, anche quando non ci si sente al meglio.
Automazioni per gli aggiornamenti
State per partire per un lungo periodo di ferie? Tenete aggiornato il vostro team sulle attività di ClickUp grazie alle funzionalità di automazione.
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Lavorate in modo più intelligente e automatizzate le vostre comunicazioni con le Automazioni ClickUp ClickUp Automazioni consentono di inviare e programmare messaggi automatici, assegnare attività, aggiornare lo stato dei progetti o notificare automaticamente ai compagni di squadra la propria assenza.
È possibile impostare una regola di automazione per notificare al proprio manager l'aggiornamento dello stato di un'attività a "In attesa" o "In corso" È possibile aggiungere commenti per contestualizzare e persino allegare file.
In questo modo, il team sa esattamente a che punto sono i progetti e a cosa bisogna prestare attenzione, aumentando la produttività finché non si torna ben riposati.
Prendete una pausa mentre ClickUp mantiene le cose in funzione
A differenza di Ferris Bueller, i professionisti moderni non fingono i giorni di malattia, ma comunicano in modo intelligente. Il testo in caso di malattia non deve essere necessariamente un messaggio perfetto, ma deve proiettare professionalità e responsabilità e mantenere la fiducia.
I datori di lavoro non cercano cuori coraggiosi che resistono a tutto - la vostra salute è importante! Piuttosto, hanno valore per chi comunica in modo chiaro e non lascia il proprio team in sospeso, interrogandosi su un'assenza inspiegabile o sul proprio stato di lavoro.
ClickUp vi aiuta a gestire l'assenza, a far avanzare i progetti e a tornare al lavoro sentendovi supportati e valorizzati. La prossima volta, quindi, concentratevi sul recupero, sapendo che il vostro lavoro è stato gestito. Registratevi subito per un account gratuito su ClickUp !