Una comunicazione disarticolata può rallentare il lavoro, causare disallineamenti e danneggiare le relazioni con i clienti.
È frequente che le aziende perdano clienti a causa di modelli di risposta lenti e incoerenti, risultanti da pratiche di comunicazione interna inadeguate. Queste interruzioni possono danneggiare in modo significativo la reputazione del marchio presso i clienti.
La messaggistica aziendale risolve questo problema unendo la comunicazione interna a quella esterna. All'interno, aiuta a mantenere l'organizzazione con una comunicazione cancellata tra i reparti e i membri del team. All'esterno, consente di costruire e mantenere relazioni con clienti, fornitori, media e pubblico in generale.
Questo blog esplora tutto ciò che c'è da sapere sulla messaggistica aziendale, compresi esempi di messaggi aziendali, i passaggi per l'implementazione della messaggistica aziendale interna ed esterna e gli strumenti per aiutarvi a farlo.
Che cos'è la messaggistica aziendale?
La messaggistica aziendale si riferisce all'ampio insieme di processi che un'azienda impiega per comunicare con i propri clienti attraverso le varie piattaforme. Il suo scopo è quello di dare alle aziende una presenza omnichannel, consentendo loro di servire i clienti sui loro canali di comunicazione preferiti con facilità.
Il giusto app per la messaggistica aziendale utilizzano diversi canali di messaggistica per inviare email promozionali, aggiornamenti sulle funzionalità/funzione dei prodotti e notifiche di transazioni ai clienti.
A differenza dei metodi di comunicazione tradizionali, come le email, la messaggistica aziendale facilita le conversazioni in tempo reale e a due vie con i destinatari su piattaforme di messaggistica con cui hanno già familiarità.
La messaggistica aziendale può sembrare simile alla chat, ma le due funzioni sono molto diverse in un contesto aziendale.
Da cosa differisce la messaggistica aziendale dalla chat?
| Aspetto | Chat | Messaggistica aziendale | Messaggio aziendale |
|---|---|---|---|
| Scopo e ambito | Comunicazione informale e casuale; tipicamente usata per conversazioni personali o leggere sul posto di lavoro | Comunicazione mirata; progettata per esigenze aziendali specifiche come il servizio clienti, gli aggiornamenti aziendali e il marketing | |
| Spesso si integrano con strumenti aziendali più ampi come CRM, analisi e sistemi di messaggistica multicanale, consentendo una strategia di comunicazione completa | |||
| Automazioni e IA | Limitate funzionalità di IA e automazione | Le piattaforme avanzate incorporano funzionalità di IA e automazione, come chatbot e risposte automatiche, consentendo alle aziende di gestire elevati volumi di interazioni mantenendo la qualità che i clienti si aspettano | |
| Conformità e sicurezza | Mancano misure formali di conformità e protezione dei dati | Aderisce a normative rigorose come il GDPR e il CAN-SPAM, garantendo una comunicazione sicura e conforme, soprattutto per le aziende che gestiscono dati sensibili dei clienti |
Vantaggi della messaggistica aziendale
Supporto clienti più rapido
A differenza dei canali tradizionali come telefono o email, i protocolli di messaggistica aziendale consentono ai team del supporto di gestire in modo efficiente più conversazioni, permettendo di fornire un'assistenza efficiente in tempo reale. Mentre i bot alimentati dall'IA rispondono rapidamente alle richieste di routine dei clienti, gli agenti dell'assistenza possono risolvere i problemi critici, riducendo i tempi di attesa e migliorando la soddisfazione dei clienti.
I team remoti possono usare strumenti di comunicazione asincrona per consentire agli agenti del supporto clienti di collaborare su problemi complessi da qualsiasi parte del mondo e risolverli rapidamente per i clienti.
💡Pro Suggerimento: Distribuire strategie di comunicazione centralizzate per rompere i silos di dati e portare il contesto dei clienti da più canali di messaggistica in un unico luogo utilizzando una piattaforma unificata di gestione degli agenti di supporto.
Maggiore coinvolgimento dei clienti
La messaggistica aziendale è personalizzata in base al comportamento e alle preferenze degli utenti. Ciò consente di coinvolgere i clienti nei punti di contatto chiave e di mantenere il loro interesse per i prodotti o i servizi, aumentando il valore della vita del cliente.
Riduzione dei costi
Contrariamente a quanto si pensa, la messaggistica aziendale è più conveniente delle telefonate tradizionali o del supporto di persona, poiché consente di interagire direttamente con più clienti contemporaneamente. Ad esempio, le query di routine possono essere automatizzate tramite bot e opzioni di self-service, consentendo agli agenti umani di concentrarsi su attività più complesse, come le videochiamate per guidare i clienti nella risoluzione dei problemi. In questo modo si elimina la necessità di un grande team del supporto clienti, riducendo la formazione, l'inserimento e altri costi operativi.
Analitica e reportistica
Un software di messaggistica aziendale ideale offre funzionalità avanzate di project management per l'utilizzo efficace delle risorse e il monitoraggio delle attività cardine. Inoltre, sono disponibili dashboard per una panoramica completa dello stato di salute del progetto e integrazioni per un flusso di dati senza soluzione di continuità tra sistemi diversi.
Se combinate, queste funzionalità/funzione aiutano a monitorare le metriche e i KPI chiave, consentendo un processo decisionale più rapido e strategico.
**Per saperne di più KPI e metriche: Cosa sono e come monitorarli
Casi d'uso ed esempi di Business Messaggi
Comunicazione con il servizio clienti
Caso d'uso: Informazioni su ordini e prodotti
Esempio: Le piattaforme di e-commerce possono implementare una funzionalità di live chat in aggiunta ad altre funzionalità/funzione canali di comunicazione che consentono ai clienti di mettersi immediatamente in contatto con un agente di supporto. Un canale di messaggistica istantanea aiuta gli agenti a risolvere le richieste di informazioni sugli ordini o sui prodotti. Questa linea di comunicazione diretta su più canali riduce i tempi di risposta e facilita la risoluzione di query semplici.
Notifiche di conferma e spedizione
Caso d'uso: Conferma dell'ordine e monitoraggio della spedizione
Esempio: I rivenditori online inviano ai clienti messaggi di testo ed email automatizzati per la conferma dell'ordine, le date di consegna previste e i dettagli di monitoraggio. Quando il prodotto viene spedito, il cliente riceve un messaggio con un collegato per monitorare la spedizione in tempo reale.
Promozioni di marketing
Caso d'uso: Dettagli di offerte speciali e sconti
Esempio: I marchi online informano i clienti di una vendita imminente durante il Black Friday. Creano un senso di urgenza e di scarsità per attirare clienti nuovi ed esistenti e ottenere profitti durante le festività natalizie.
Avvisi e verifiche di sicurezza
Caso d'uso: Avvisi di transazione
Esempio: Le banche utilizzano SMS e notifiche push per inviare avvisi in tempo reale ai consumatori ogni volta che vengono rilevate attività sospette sui loro account. Quando una persona non autorizzata tenta di accedere da un dispositivo non riconosciuto, il sistema invia automaticamente un codice di verifica al numero telefonico registrato dal cliente per l'autenticazione a due fattori.
Migliorare l'esperienza del cliente
Caso d'uso: Servizi personalizzati
Esempio: Prima dell'arrivo, gli ospiti dell'hotel ricevono un messaggio di benvenuto con informazioni sui servizi, sulle procedure di check-in e sulle raccomandazioni per le visite turistiche locali. Durante la loro visita, gli ospiti possono utilizzare i messaggi per richiedere il servizio in camera, le pulizie o prenotare appuntamenti nel centro benessere. Questa comunicazione personalizzata e in tempo reale fa sì che gli ospiti si sentano valorizzati e seguiti per tutta la durata del loro soggiorno.
Passaggi per l'implementazione della messaggistica aziendale
Soddisfare i prerequisiti della messaggistica aziendale
Prima di implementare la messaggistica aziendale, seguite questi passaggi fondamentali per garantire un'implementazione senza problemi:
- Ricercate le piattaforme di comunicazione preferite dai vostri clienti e il modo in cui si relazionano con le aziende. Stabilite se sono più propensi a rispondere ai messaggi via SMS, email o social media
- Identificare i canali giusti per raggiungere il pubblico. Considerate se avete bisogno di SMS per gli avvisi istantanei, WhatsApp per il supporto clienti diretto o email per il marketing
- Assicurarsi che la strategia di messaggistica sia conforme alle normative GDPR, CAN-SPAM o TCPA per proteggere i dati sensibili e la privacy dei clienti
Impostare gli obiettivi e categorizzare il tipo di messaggi
Iniziate identificando ciò che volete ottenere con la vostra strategia di messaggistica aziendale. Il vostro obiettivo è migliorare **il supporto clienti, aumentare il coinvolgimento o incrementare le vendite?
L'impostazione di obiettivi specifici e misurabili fornirà una direzione chiara per i vostri lavori richiesti. Una volta fissati gli obiettivi, è possibile classificare i messaggi nei seguenti tipi
- Operativi: Si tratta di attività di comunicazione aziendale essenziali, tra cui email di benvenuto, aggiornamenti delle T&C, ecc.
- Transazionali: Questa categoria comprende le interazioni con i clienti relative a conferme d'ordine, informazioni sulla spedizione e avvisi di consegna ritardata
- Promozioni di marketing: Utilizzate questi messaggi per inviare ai vostri clienti contenuti promozionali, come informazioni su sconti e offerte speciali
Selezione della piattaforma giusta
La selezione del software giusto per la messaggistica aziendale è una delle migliori strategie di comunicazione che potete attuare efficacemente all'interno del vostro team e con i vostri personalizzati.
Una solida piattaforma di messaggistica aziendale è anche in grado di gestire la comunicazione multicanale, integrarsi perfettamente con gli strumenti esistenti, offrire funzionalità avanzate come l'automazione, e fornire funzionalità di monitoraggio del tempo reale. ClickUp è una piattaforma integrata per il project management e la comunicazione aziendale che supporta tutti i moduli di comunicazione aziendale e rappresenta una scelta eccellente per le aziende di tutte le dimensioni.
Combinando ClickUp CRM e Servizio clienti ClickUp è possibile creare un sistema completo per la gestione della messaggistica aziendale.
ClickUp CRM è in grado di conservare le informazioni sui clienti, tracciare le interazioni e gestire le pipeline commerciali, mentre le funzionalità di supporto clienti sono in grado di gestire le richieste in entrata, tracciare i problemi e fornire le relative risoluzioni. Insieme, questi strumenti consentono di snellire i processi di comunicazione, migliorare la soddisfazione dei clienti e aumentare l'efficienza aziendale complessiva.
Utilizzate questi due potenti strumenti per riferire facilmente alla cronologia dei clienti e alle interazioni passate quando affrontate i ticket di supporto, garantendo risposte coerenti e personalizzate. Possono aiutarvi a identificare le aree di miglioramento dei vostri processi commerciali e di assistenza clienti, con conseguenti migliori risultati aziendali.
E non è tutto. Vediamo come le solide funzionalità di ClickUp possono aiutare a facilitare l'allineamento interno e un processo di messaggistica aziendale senza intoppi.
Ottenete una panoramica del vostro progetto utilizzando la funzionalità Project Management di ClickUp
Integrazione della messaggistica aziendale in ClickUp
Riunire i team con ClickUp Chat View ClickUp Chat Visualizza è fondamentale per costruire un'efficace strategia di messaggistica aziendale esterna. Consente di discutere dei progetti in corso, aggiungere file e condividere aggiornamenti in tempo reale senza dover passare da un'app all'altra
software per la comunicazione aziendale interna per i team.
È facile inviare messaggi di gruppo o individuali e aggiungere chiunque alla conversazione utilizzando le menzioni @. A differenza delle app di messaggistica autonome, Chattare visualizza le discussioni in modo mirato e fa sì che le conversazioni siano direttamente collegate ad attività realizzabili.
Per istanza, è possibile discutere facilmente di un potenziale bug con il team del supporto clienti, creare un'attività dalla chat tramite Attività di ClickUp e assegnarlo al team di prodotto. Questo rende più fluido l'allineamento interno e migliora i tempi di risposta che i clienti si aspettano dalla vostra azienda.
Utilizzate ClickUp Chat per aiutare i team a connettersi e collaborare in tempo reale
Gestite i progetti dalla vostra finestra In arrivo con ClickUp Email Project Management
A volte è necessario discutere di un progetto con più parti interessate, come client, fornitori o partner, mantenendo tutto legato al progetto o all'attività in questione. Invece di passare dall'app di posta elettronica allo strumento di project management, ClickUp Email Project Management Software semplifica la gestione delle comunicazioni interne ed esterne dalla finestra In arrivo.
Convertite le email in attività e assegnatele ai membri del team dalla vostra finestra In arrivo con il software di project management per email ClickUp
Collegando le email direttamente alle attività e ai progetti pertinenti, è possibile fare facilmente riferimento alle conversazioni e mantenere tutti sulla stessa pagina. Inoltre, le attività di ClickUp per l'automazione delle email possono snellire le attività di routine e garantire risposte tempestive ai clienti.
In questo modo si risparmia tempo e si contribuisce a mantenere un'immagine positiva e professionale.
Suggerimento: Aggiungete i singoli indirizzi email a un elenco di distribuzione per snellire il lavoro la comunicazione sul posto di lavoro e garantire che tutte le parti interessate ricevano aggiornamenti tempestivi.
Condividete il feedback in modo chiaro con ClickUp Clip Clip di ClickUp offrono un modo efficace per migliorare la messaggistica aziendale esterna creando contenuti visivamente coinvolgenti e condivisibili. Queste brevi Clip possono essere utilizzate per spiegare concetti complessi, mostrare produttività o servizi e fornire rapidi aggiornamenti a client o provider.
Avete un cliente confuso con un problema complesso in chat? Registrate una Clip e spiegategli la soluzione passo dopo passo.
In dipendenza del caso d'uso, è possibile incorporare le Clip ClickUp nelle email, nei post sui social media o nel sito web. La possibilità di generare collegamenti condivisibili pubblicamente per le vostre Clip vi permette di distribuirle facilmente a un pubblico più ampio e di aumentare la vostra portata.
Utilizzate la registrazione dello schermo con ClickUp Clip per condividere il feedback e spiegare argomenti complessi
È anche possibile convertire i Clip in attività e assegnare i titolari per ulteriori azioni. Questo funziona benissimo per allineare il team internamente alla messaggistica aziendale.
Suggerimento professionale: Utilizzate la registrazione dello schermo con ClickUp Clips ClickUp Brain per trascrivere automaticamente i vostri Clip, scansionare i punti salienti, fare clic sui timestamp e copiare i frammenti da utilizzare ovunque sia necessario.
Trascrivere note vocali e video con l'IA con ClickUp Clip
Inviare notifiche automatiche con ClickUp Automazioni ClickUp Automazioni si occupa di eliminare le attività noiose e ripetitive all'interno del processo di messaggistica aziendale.
Grazie all'impostazione di flussi di lavoro automatizzati, è possibile triggerare azioni specifiche in base a condizioni predefinite, come l'invio di email di follow-up, l'assegnazione di attività ai membri del team in base alle email dei clienti, o l'aggiornamento delle impostazioni dei clienti.
Questa automazione non solo fa risparmiare tempo, ma riduce anche il rischio di errori e garantisce che tutti i messaggi siano inviati in modo accurato e tempestivo. Inoltre, L'integrazione di ClickUp con altri strumenti consente di automatizzare i processi su più piattaforme, aumentando ulteriormente l'efficienza e migliorando, per estensione, la reputazione del vostro marchio.
Creazione di automazioni personalizzate con ClickUp Automazioni
Vantaggi dell'utilizzo di ClickUp per la messaggistica aziendale
- Centralizzare le comunicazioni di tutti i canali, interni o personalizzati, in un'unica piattaforma
- Scalabilità in base alla crescita della vostra azienda, con ClickUp che si evolve insieme a voi, offrendo funzionalità/funzioni avanzate senza compromettere le prestazioni
- Assicuratevi che tutti i team che si rivolgono ai clienti siano sulla stessa pagina con una comunicazione chiara e tracciabile
Implementazione e formazione del team
Fornite una formazione completa per garantire che il vostro team abbia familiarità con i canali di messaggistica e comprenda il tono, lo stile e la tempistica appropriati dei messaggi.
Potete provare a modelli di piani di comunicazione per garantire che tutti comunichino correttamente. Il modello delinea un piano di comunicazione per la condivisione dei dettagli del progetto, degli obiettivi, del riepilogo/riassunto e dell'analisi della concorrenza per aiutare a elaborare strategie di comunicazione aziendale efficaci.
Utilizzate il Modello di piano di comunicazione ClickUp per creare un piano guidato dagli insight e attuabile per migliorare la comunicazione interna ed esterna.
Vi aiuta a definire gli obiettivi di comunicazione aziendale e a identificare i canali migliori per raggiungere il vostro traguardo. Grazie alle funzionalità di impostazione degli obiettivi e di monitoraggio dello stato di avanzamento è possibile monitorare i risultati dei lavori richiesti e migliorare il piano. Utilizzate questo modello per definire linee di comunicazione chiare e coerenti per i clienti e i team interfunzionali.
Guidare il coinvolgimento dei clienti attraverso la messaggistica aziendale
Una volta che il vostro sistema di messaggistica aziendale è stato installato, concentratevi sullo sfruttamento di questo sistema per migliorare il coinvolgimento, aumentare le vendite e guidare conversazioni più significative con i vostri utenti:
- Personalizzazione: Personalizzazione dei messaggi aziendali in base alle preferenze dei clienti e alle interazioni passate per creare un'esperienza più personalizzata
- Comunicazione a due vie: Incoraggiate i clienti a impegnarsi con la vostra azienda attraverso i canali di messaggistica aziendale. Ad esempio, consentendo loro di porre domande o fornire feedback direttamente via SMS, WhatsApp o chattare dal vivo
- Automazioni di follow-up: Impostate messaggi di follow-up automatici per i carrelli abbandonati o le recensioni post-acquisto per mantenere i clienti impegnati
Migliorare i messaggi aziendali con ClickUp
Un protocollo di messaggistica aziendale efficace mantiene i team interni allineati e i clienti coinvolti. L'integrazione della messaggistica aziendale nelle vostre attività vi consente di fornire un supporto clienti più rapido e di creare interazioni più personalizzate con i clienti.
Grazie a funzionalità/funzione come la visualizzazione della chat, l'integrazione delle email e i Clip, ClickUp centralizza tutte le comunicazioni e il project management in un'unica piattaforma facile da usare. In questo modo il team è in grado di seguire le attività, di coinvolgere i clienti in modo efficace e di mantenere la messaggistica in linea con le piattaforme di comunicazione aziendale.
Siete pronti a migliorare la vostra comunicazione aziendale? Iscrivetevi gratis su ClickUp oggi stesso .