Come utilizzare la messaggistica istantanea sul lavoro

È il lunedì mattina. Avete aperto il computer, una tazza di caffè al vostro fianco e vi state preparando per affrontare le sfide della giornata.

Non c'è da sorprendersi, ma la finestra In arrivo sembra una macchina per popcorn traboccante di messaggi non letti. Iniziate a cercare tutto ciò che di importante è arrivato durante il fine settimana, sapendo che avete circa 20 minuti prima della prima riunione della giornata.

Tra tutti i thread di email e gli allegati, una notifica cattura la vostra attenzione, rivelando un messaggio nitido: 'Riunione con il cliente rinviata a domani. Controlla la tua email per il nuovo invito"

Fate un respiro profondo e smettete di correre.🧘🏼

Questo è il potere dei messaggi istantanei: tagliare il rumore e fornire gli aggiornamenti importanti che contano davvero, quando contano. Mentre la finestra In arrivo si accumula di e-mail di varia importanza, la messaggistica istantanea vi permette di tenere tutto sotto controllo senza problemi.

Detto questo, le sfide della sicurezza e l'adozione delle best practice vi aiuteranno a sfruttare al meglio la messaggistica istantanea sul lavoro. Per fortuna, vi abbiamo fornito le informazioni necessarie per comprendere i grandi vantaggi che ne derivano.

Capire la rilevanza della messaggistica istantanea sul lavoro

Dati recenti dimostrano che ogni giorno passiamo più di 250 minuti al telefono. Si tratta di circa 70 giorni di tempo medio trascorso sullo schermo all'anno.

Se controlliamo il telefono per scoprire cosa fanno i nostri amici, se controlliamo Instagram o se monitoriamo l'ordine di Amazon per vedere se è stato spedito, i nostri telefoni sono sempre lì, a portata di mano. Inoltre, la maggior parte di noi ha installato Microsoft Teams o Slack sul telefono, garantendo l'accesso ai messaggi di lavoro più importanti.

Sul posto di lavoro, l'accesso istantaneo ai messaggi può essere una salvezza. **Le email spesso rimangono nella finestra In arrivo per giorni, ma i messaggi di testo? Questa immediatezza rende la messaggistica istantanea uno strumento indispensabile per Da fare.

Ma non si tratta solo di terminare le cose. La messaggistica istantanea lavora per:

Aumenta la produttività: un messaggio istantaneo significa una risposta immediata che porta a un rapido processo decisionale e alla risoluzione dei problemi. Inoltre, consente sessioni spontanee di brainstorming e una rapida condivisione delle idee, aumentando la produttività
**Con la messaggistica istantanea, i membri del team possono comunicare facilmente ovunque si trovino. Non solo messaggi, ma anche condivisione di file, documenti e collegati, accelerando i flussi di lavoro rispetto alle lunghe email
**La messaggistica istantanea favorisce un ambiente collaborativo in cui i membri del team possono facilmente condividere idee, porre domande e fornire supporto. Può contribuire a creare una cultura aziendale più positiva e di supporto, incoraggiando un senso di comunità e di appartenenza

Il ruolo della messaggistica istantanea nella cultura del lavoro da remoto

La messaggistica istantanea incoraggia il brainstorming collettivo, proprio come le sessioni di riunione interne, ma con un archivio della cronologia dei messaggi da consultare. Assicura che tutti siano sulla stessa pagina
È inoltre facilmente accessibile da diversi dispositivi, garantendo interazioni ininterrotte al lavoro, durante gli spostamenti o le commissioni
Offre un'eccellente visibilità sulle attività e sullo stato dei progetti per tenere tutti informati e coinvolti, anche quando i membri del team sono sparsi in diversi fusi orari

La messaggistica istantanea è essenziale nella cultura del lavoro da remoto, in quanto aiuta a comunicare efficacemente con il team, rafforza i legami di squadra, incrementa la collaborazione e favorisce la flessibilità degli orari di lavoro. Quando si tratta di project management, la messaggistica istantanea aiuta a facilitare i flussi di lavoro, incoraggia la responsabilità, accelera la risoluzione dei problemi e migliora la trasparenza generale.

Best Practices per un uso efficiente della messaggistica istantanea sul lavoro

È chiaro che la messaggistica istantanea aiuta la produttività e la collaborazione e il suo ruolo nella cultura del lavoro da remoto è quasi insostituibile. Facciamo un ulteriore passaggio per capire come può generare maggiori risultati se usata con la giusta intenzione e attenzione.

Ecco alcune regole di base e il galateo accettato da seguire quando si lavora con la messaggistica istantanea sul posto di lavoro:

1. Siate professionali

A prima vista, il lavoro con la messaggistica istantanea può sembrare uno strumento informale, dato il suo design e il suo meccanismo. Ma si tratta pur sempre di uno strumento di app di messaggistica aziendale a cuore. Evitate quindi un linguaggio informale e mantenete un tono professionale. Usate gli emoji con parsimonia, soprattutto quando comunicate con i dirigenti o con persone che non conoscete bene.

2. Arrivare al punto

Lo scopo dell'uso della messaggistica istantanea è quello di fornire scambi rapidi e importanti che richiedono un'azione. Se fornite spiegazioni prolisse, tradite il suo scopo. Mantenete i messaggi brevi, chiari e diretti al punto.

3. Rispettare la privacy

Evitate di discutere di informazioni sensibili o riservate, come dettagli personali, informazioni finanziarie o dati proprietari, tramite la messaggistica istantanea. Se dovete condividere informazioni sensibili, prendete in considerazione l'utilizzo di canali di comunicazione sicuri, come email criptate o riunioni faccia a faccia.

4. Risposte tempestive

Risposte tempestive sono essenziali per una comunicazione e una collaborazione efficaci sul posto di lavoro. Quando ricevete un messaggio, sforzatevi di rispondere entro un termine ragionevole. Questo dimostra il rispetto per i colleghi e contribuisce a mantenere un flusso di lavoro produttivo.

5. Impostazione dei limiti

La messaggistica istantanea non significa accesso immediato, soprattutto al di fuori dell'orario di lavoro tradizionale. Anche all'interno dell'orario di lavoro tradizionale, il destinatario potrebbe essere in riunione o nel bel mezzo di un lavoro intenso.

Stabilite delle linee guida chiare per il vostro team su quando usare la messaggistica istantanea. Soprattutto, stabilite delle regole per voi stessi. Programmate orari specifici per controllare i messaggi e rispettateli. Definite i confini e incoraggiate il team a impostare gli stati quando è occupato in altre attività. Idealmente, non disturbate i vostri colleghi al di fuori dell'orario di lavoro, a meno che non si tratti di un'emergenza o di aggiornamenti non di routine. Rispettate il tempo di tutti e incoraggiate questa cultura all'interno del team.

6. Rimanere organizzati

Raggruppate e etichettate i messaggi in modo ordinato negli strumenti di messaggistica istantanea. Create gruppi o canali diversi per argomenti dedicati per evitare distrazioni e confusione. In questo modo è facile trovare rapidamente le informazioni quando servono. Classificate le singole chat e utilizzate colori o altri marcatori per evidenziarle.

7. Aggiornamenti di stato

Utilizzate efficacemente gli aggiornamenti di stato per indicare quando siete occupati o disponibili. Ciò consente di rimanere concentrati senza interruzioni indesiderate.

8. Ridurre al minimo le distrazioni

Limitate le distrazioni per creare un ambiente di lavoro più concentrato e produttivo. Questo include minimizzare l'uso della messaggistica istantanea durante le riunioni o quando si lavora su attività che richiedono una profonda concentrazione. Considerate l'impostazione di tempi specifici per controllare e rispondere ai messaggi, ad esempio durante le pause o alla fine della giornata.

9. Utilizzo di uno strumento per la gestione del lavoro

Strumenti per la gestione del lavoro come ClickUp centralizzare comunicazione sul posto di lavoro e semplificare i processi di messaggistica in modo che i team possano lavorare in modo più efficiente e rimanere in connessione, migliorando i risultati dei progetti.

Ecco alcune delle funzionalità di ClickUp che possono aiutarvi nella messaggistica istantanea sul lavoro:

ClickUp Chattare Visualizza: Visualizzazione ClickUp Chat per coinvolgere chiunque nella conversazione e assegnare commenti per garantire che il lavoro si svolga senza distrazioni

Integrazione con il project management: le conversazioni in chat sono perfettamente collegate alle attività di ClickUp, consentendo di discutere i dettagli del progetto, assegnare attività e monitorare lo stato di avanzamento direttamente all'interno della chat
Aggiornamenti in tempo reale: Rimanete aggiornati sugli sviluppi del progetto e ricevete notifiche per l'assegnazione di attività, commenti e menzioni

Leggi anche: le 10 migliori app e strumenti per la comunicazione di team nel 2024 ClickUp Brain: ClickUp Brain

Aspetti di sicurezza della messaggistica istantanea di cui essere consapevoli

Le minacce informatiche possono causare danni critici alla comunicazione aziendale, soprattutto quando si tratta di dati riservati dell'organizzazione. Ecco alcuni aspetti da tenere a mente per capire come La sicurezza di ClickUp e app come Google Chattare e Skype for Business hanno solide funzionalità/funzione di sicurezza. Vediamo come le funzionalità/funzione di ClickUp si confrontano con le altre app di messaggistica istantanea più diffuse.

Google Chattare

Google Chattare è conforme ai più diffusi standard di sicurezza del settore, come il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), l'Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) e il Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA)
I messaggi di Google Chattare sono crittografati durante tutto il loro ciclo di vita. Sono crittografati sia durante la trasmissione che durante l'archiviazione
Google Chattare ha una durata della sessione che può variare in base a fattori quali l'attività dell'utente e le impostazioni dell'account. Per istanza, i delegati e i superamministratori possono avere una durata della sessione più breve

Skype for Business

Microsoft utilizza OAuth, un protocollo di autenticazione da server a server, per garantire lo scambio sicuro di messaggi istantanei su Skype for Business e su altri sistemi proprietari come Microsoft Exchange
Il controllo dell'accesso basato sui ruoli (RABA) di Skype assicura che gli utenti ottengano solo le autorizzazioni necessarie in base al loro ruolo. Delega le attività amministrative e previene gli errori con autorizzazioni complete
Skype for business utilizza lo standard di crittografia avanzata (AES) a 128 bit, il protocollo di trasporto sicuro in tempo reale (SRTP) e la sicurezza del livello di trasporto (TLS). In sostanza, si può dire che qui sono abbastanza al sicuro

Slack

Slack offre la crittografia end-to-end per i messaggi diretti e i file condivisi nei messaggi diretti. Ciò significa che solo voi e il destinatario potete leggere o accedere al contenuto
È possibile attivare l'autenticazione a due fattori in Slack per aggiungere un ulteriore livello di sicurezza, richiedendo un codice dal telefono o da un altro dispositivo in aggiunta alla password
Slack aderisce a certificazioni di conformità standard del settore come SOC 2 Type II, ISO 27001 e GDPR, dimostrando il suo commit per la protezione dei dati

Affrontare le sfide e gli svantaggi della messaggistica istantanea

Sebbene i vantaggi della messaggistica istantanea siano numerosi, essa presenta anche alcuni svantaggi:

1. Distrazione e bassa produttività

Il costante flusso di notifiche di un'app di messaggistica istantanea può interrompere il flusso di lavoro e diminuire la produttività, rendendo la giornata un momento di "ping!" che rende difficile concentrarsi su qualsiasi cosa.

Questo bisogno costante di controllare i messaggi può portare al cosiddetto "cambio di contesto", in cui il cervello deve cambiare marcia, privandovi di energia e tempo.

**Soluzioni

Stabilire orari specifici durante il giorno per controllare e rispondere ai messaggi
Attivare le funzionalità/funzione Da fare per evitare distrazioni durante le attività cruciali
Cancellate le vostre priorità e assegnate il tempo di conseguenza

2. Comunicazione errata e mancanza di chiarezza

A differenza delle telefonate o delle videochiamate, i messaggi istantanei possono essere facilmente fraintesi a causa della mancanza di tono e di contesto, con il risultato di potenziali conflitti o incomprensioni tra i dipendenti. Il risultato è che i destinatari possono fraintendere l'intento o la serietà di un messaggio, causando confusione o offesa.

**Soluzioni

Non esitate a chiedere chiarimenti se non siete sicuri del significato di un messaggio
Evitare il gergo e i termini ambigui. Siate specifici e diretti nei messaggi
Usate con parsimonia emoji e GIF per trasmettere tono ed emozioni, ma tenete conto delle differenze culturali

3. Sovraccarico di informazioni

Un'app di messaggistica istantanea può sommergervi di informazioni, rendendo difficile stabilire le priorità e rimanere concentrati. Questo sovraccarico di informazioni può risultare in confusione, messaggi mancati e dettagli importanti che si perdono nelle chiacchiere.

**Soluzioni

Sfruttare la funzione di ricerca per trovare rapidamente messaggi o informazioni specifiche
Utilizzare canali o cartelle per categorizzare le conversazioni e tenerle organizzate
Disattivare le notifiche dei canali o delle persone meno importanti per ridurre il sovraccarico di informazioni

4. Dipendenza dalla tecnologia

L'estrema dipendenza da un'app di messaggistica istantanea può causare problemi critici se questa presenta problemi tecnici e si rifiuta di collaborare.

Se i dipendenti dipendono fortemente dalla messaggistica istantanea, qualsiasi interruzione può bloccare il lavoro. I messaggi importanti possono non arrivare, gli aggiornamenti critici non vengono controllati e il processo decisionale può essere ritardato, con conseguente frustrazione.

**Soluzioni

Non affidatevi esclusivamente alla messaggistica istantanea. Considerate l'uso di email, telefonate o riunioni faccia a faccia per le discussioni importanti
Sviluppare piani di emergenza in caso di problemi tecnici o interruzioni, ad esempio utilizzando metodi di comunicazione alternativi
Mantenere aggiornata l'app di messaggistica e il software del dispositivo per ridurre al minimo i problemi tecnici

5. Mancanza di interazione personale

La messaggistica istantanea può ridurre le interazioni faccia a faccia, incidendo negativamente sugli obiettivi del team.

Senza comunicazione di persona, è difficile costruire relazioni sane, comprendere i segnali non verbali e creare un senso di comunità tra i membri del team. Questa mancanza di connessione personale può portare a sentimenti di isolamento e indebolire lo spirito generale del team.

Soluzioni:

Promuovere interazioni casuali al di fuori del lavoro, come attività di team building o pause caffè virtuali
Condurre riunioni regolari del team, sia di persona che virtualmente, per incoraggiare le connessioni personali e costruire relazioni
Quando è possibile, utilizzare le videoconferenze per vedersi e sentirsi, in modo da migliorare la comunicazione e costruire un rapporto

6. Uso inappropriato

Può capitare di utilizzare un'app di messaggistica istantanea per conversazioni non legate al lavoro. Quando ci lasciamo prendere da chattare in modo casuale, possiamo distrarci dalle attività da svolgere.

Questo uso improprio delle piattaforme di messaggistica può risultare in una minore concentrazione sul lavoro e in un aumento del tempo dedicato a discussioni fuori tema.

Soluzioni:

Educare i dipendenti sulle potenziali conseguenze di un uso inappropriato e incoraggiare un comportamento responsabile
Stabilire linee guida chiare per l'uso appropriato della messaggistica istantanea sul posto di lavoro

7. Difficoltà di monitoraggio e responsabilità

Può essere difficile monitorare le conversazioni e garantire la responsabilità con la messaggistica istantanea, soprattutto in condizioni di lavoro da remoto.

Discussioni e decisioni importanti possono rimanere sepolte nei messaggi, rendendo difficile rivedere le interazioni passate o ritenere i dipendenti responsabili dei loro contributi e dei loro commit.

**Soluzioni

Comunicare in modo chiaro le aspettative relative ai tempi di risposta, all'account e alla documentazione
Esaminare la cronologia delle chat per tenere traccia di conversazioni, elenchi di cose da fare e decisioni

L'approccio di ClickUp alla messaggistica istantanea

Le impostazioni e le politiche dell'area di lavoro possono essere configurate per allinearsi alle linee guida aziendali e monitorare l'utilizzo
I registri di controllo dettagliati, la cronologia dei messaggi e le funzionalità di assegnazione delle attività contribuiscono a migliorare il monitoraggio e la responsabilità
Le liste di controllo di ClickUp forniscono strumenti come tag, thread e canali per gestire e dare priorità alle informazioni in modo efficace
Le impostazioni di notifica personalizzabili e le modalità Da fare aiutano a gestire le distrazioni
Le funzionalità/funzione integrate nell'app di messaggistica istantanea, come le conversazioni in thread e la modifica dei messaggi, migliorano la chiarezza e il contesto. ClickUp AI modifica strategie

Sfruttare la messaggistica istantanea al lavoro per comunicare in modo efficiente

L'evoluzione degli strumenti di messaggistica istantanea, in particolare con piattaforme come ClickUp e altre popolari app di messaggistica istantanea, ha fatto molta strada rispetto ai suoi umili inizi.

Le piattaforme di messaggistica istantanea erano inizialmente semplici strumenti per scambi rapidi, ma si sono evolute in piattaforme sofisticate che integrano incredibili funzionalità di project management.

Sfruttate quindi le funzionalità di ClickUp, come la visualizzazione della chat, l'assistente IA, l'automazione e i modelli di messaggistica, per utilizzare in modo efficiente la messaggistica istantanea sul lavoro. Iscriversi a ClickUp

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