Comprendere i diversi livelli di gestione: Ruoli e competenze

La ricerca mostra che il 58% delle organizzazioni con un chiaro senso dello scopo ha registrato una crescita del 10% o più negli ultimi tre anni. Questa chiarezza favorisce la crescita e aumenta la motivazione e la produttività del team.

Alla base di questa chiarezza c'è una struttura di gestione efficace, costruita su più livelli di gestione. I livelli di gestione sono vari livelli gerarchici all'interno di un'organizzazione, con autorevolezza, responsabilità e potere decisionale diversi. Di solito questi livelli si dividono in tre fasce principali: management di alto livello, management di medio livello e management di basso livello.

La comprensione dei livelli di gestione è fondamentale per un project management efficace, perché influenza direttamente i risultati del progetto, la comunicazione e l'allineamento con gli obiettivi organizzativi. Vediamo come.

Comprendere i diversi livelli di gestione

Ognuno dei tre livelli della gerarchia di gestione ha ruoli, responsabilità e funzioni distinte. Vediamo più da vicino.

Livello di top management (dirigenti)

Il top management ha la funzione di architetto dell'azienda. Questa categoria comprende l'amministratore delegato, il direttore finanziario, il direttore marketing, il direttore tecnologico, il direttore prodotto, l'amministratore delegato, il direttore delle risorse umane e il direttore operativo. Queste persone hanno il titolo di il grafico organizzativo e guidare la direzione dell'azienda per gli anni a venire, concentrandosi sul quadro generale.

Il top level management è responsabile di:

• Impostazione della direzione generale dell'azienda
• Prendere decisioni strategiche
• Assicurare la stabilità finanziaria
• Sviluppare obiettivi a lungo termine
• Gestire le risorse
• Mantenere le relazioni con le parti interessate chiave

L'alta direzione forma la direzione strategica dell'azienda analizzando l'ambiente esterno e identificando opportunità e minacce. Le loro decisioni guidano il processo di pianificazione strategica, influenzando la traiettoria dell'azienda e l'esito positivo a lungo termine.

Gestione di medio livello (leader di funzione)

I middle manager sono il collegamento chiave tra il top management e i dipendenti di livello inferiore o front-line. Implementano le strategie del top management e garantiscono che gli obiettivi dei reparti siano raggiunti in modo efficace.

I manager di medio livello sono responsabili di

• Tradurre gli obiettivi strategici in piani attuabili
• Supervisionare i manager di livello inferiore
• Impostazione degli oggetti del reparto
• Supervisionare le operazioni di reparto
• Assegnazione delle risorse e gestione dei budget
• Monitoraggio delle prestazioni

I manager di medio livello sono coinvolti in funzioni organizzative e direzionali. Interpretano e trasmettono la visione strategica definita dal top management, traducendola in piani attuabili per i supervisori e i team. Ciò garantisce che gli obiettivi più ampi dell'azienda siano costantemente allineati con le attività quotidiane, aiutando l'intera organizzazione a rimanere concentrata sui propri obiettivi.

Leggi anche: Modelli di carta del team per un'impostazione efficace degli obiettivi

Gestione di basso livello (supervisori)

I manager di livello inferiore gestiscono le attività quotidiane e gestiscono piccoli team. Assicurano che le attività siano completate in modo efficiente e che le politiche aziendali siano seguite.

I supervisori sono responsabili di

• Assegnare il lavoro
• Supervisionare le attività quotidiane
• Assicurare la conformità alle procedure aziendali
• Assumere, formare e supportare i membri del team
• Provider di feedback

I supervisori sono essenziali per la struttura organizzativa e il morale dei dipendenti, poiché la loro efficacia influisce direttamente sul morale e sulla produttività del loro reparto.

Stili di leadership per diversi livelli di gestione

Gli stili di leadership possono variare in modo significativo tra i diversi livelli manageriali e la comprensione di queste sfumature è importante per una gestione organizzativa efficace.

Le organizzazioni possono creare un ambiente di lavoro positivo e produttivo adattando gli stili di leadership ai diversi livelli manageriali stili di leadership e di gestione a livelli di gestione specifici.

Leadership transazionale

La leadership transazionale è spesso paragonata a una classica relazione tra manager e dipendente. Si basa su uno scambio trasparente: Da fare bene il proprio lavoro e si viene ricompensati.

Questo stile lavora bene per i manager a livello di supervisione o in ambienti commerciali dove le attività sono ben definite e i dipendenti sono motivati da ricompense estrinseche. Bill Gates ha esemplificato questo stile di leadership enfatizzando i premi basati sulle prestazioni e la responsabilità cancellata in Microsoft. Ha fissato aspettative elevate e ha offerto incentivi tangibili, come bonus e promozioni, ai dipendenti che eccellevano nei loro ruoli.

Leadership trasformazionale

La leadership trasformazionale si basa maggiormente sull'ispirazione e sulla motivazione. Questi leader non si limitano a gestire, ma ispirano.

Creano una visione che i dipendenti possono sostenere, incoraggiandoli ad andare oltre i loro obiettivi personali e a contribuire a qualcosa di più grande. Questo stile è spesso efficace nelle situazioni in cui è necessario un cambiamento o un'innovazione. Maria Barra , la prima donna amministratore delegato di General Motors, ha trasformato l'azienda e ne ha rafforzato la competitività. La sua leadership visionaria ha guidato le iniziative per il cambiamento climatico, affrontato le crisi e sottolineato la visione e i valori fondamentali di GM.

Stile di gestione partecipativo

La gestione partecipativa coinvolge i dipendenti nel processo decisionale, migliorando il coinvolgimento dei dipendenti. L'opinione di tutti conta e tutti si sentono coinvolti nel risultato.

Ex CEO di PepsiCo Indra Nooyi ha compreso l'importanza della promozione del lavoro di squadra. Ha dato priorità a conversazioni regolari con i dipendenti per promuovere l'inclusione. La Nooyi si è imposta di scrivere lettere accorate al personale e alle loro famiglie, evidenziando il suo commit per le connessioni personali. Questo approccio è stato determinante per l'esito positivo di PepsiCo, aumentando il coinvolgimento e il morale dei dipendenti.

Stili di coaching e di gestione visionaria

Gli stili di gestione del coaching e della visionarietà si concentrano sullo sviluppo dei dipendenti e sull'ispirazione a raggiungere il loro pieno potenziale.

La leadership visionaria imposta una visione chiara e stimolante per l'organizzazione, mentre la leadership di coaching si concentra sullo sviluppo dei dipendenti fornendo loro guida e supporto. Steve Jobs ha esercitato una leadership visionaria, ispirando l'innovazione e guidando l'esito positivo dell'azienda con la sua chiara visione. Bill Campbell noto come il "Coach" della Silicon Valley, ha esemplificato la leadership del coaching; ha fatto da mentore ai leader, ha promosso la crescita personale e ha incoraggiato una cultura collaborativa.

Se la scelta di un approccio specifico alla leadership è importante, anche le strutture di gestione svolgono un ruolo cruciale nel raggiungimento degli obiettivi organizzativi a diversi livelli. La selezione delle strutture giusto stile di gestione garantisce chiarezza e allineamento, promuovendo la crescita individuale e organizzativa.

Come le strutture di gestione influenzano le organizzazioni

Una struttura ben progettata struttura di gestione può risultare in ruoli cancellati e in un processo decisionale efficiente. Esiste una linea di autorità distinta, percorsi di carriera definiti e una solida cultura organizzativa. Le funzioni di ogni livello di gestione sono chiaramente definite. Tradizionalmente, questo tipo di struttura manageriale ha lavorato bene.

Tuttavia, i tempi cambiano. Una struttura organizzativa rigida o gerarchica può non funzionare per le startup e le giovani organizzazioni. Le lungaggini burocratiche possono soffocare l'innovazione; le differenze tra team isolati possono favorire la competizione piuttosto che la collaborazione; e la necessità di far fluire le decisioni su e giù per la gerarchia può rallentare i tempi di risposta.

Nokia, il gigante della telefonia mobile, è un classico esempio di ammonimento. Ha visto un forte declino alla fine degli anni 2000 soprattutto perché la sua rigida gerarchia organizzativa le impediva di rispondere rapidamente a concorrenti più agili come Apple e Samsung.

Date un'occhiata a questa tabella che mette a confronto i vantaggi e gli svantaggi di una struttura di gestione gerarchica dal punto di vista della gestione della forza lavoro:

L'impatto delle strutture di gestione gerarchica va oltre la gestione della forza lavoro.

Per istanza, può influenzare in modo significativo l'approccio di un'organizzazione alla responsabilità sociale d'impresa (CSR).

Il lato positivo: Un quadro di riferimento chiaro facilita l'allineamento dei programmi di RSI agli obiettivi aziendali. Le organizzazioni dotate di solidi quadri di governance hanno una posizione migliore per lanciare strategie di CSR efficaci e portarle a termine.

**Il rovescio della medaglia: una cultura incentrata sulla conformità potrebbe far sì che i dipendenti visualizzino la RSI come un obbligo piuttosto che come un vero e proprio commit. Inoltre, le risposte alle esigenze della comunità locale o ai problemi ambientali possono essere lente, poiché le decisioni devono passare attraverso i livelli dirigenziali superiori.

Come migliorare l'efficienza a tutti i livelli di gestione

Il miglioramento dell'efficienza a tutti i livelli di gestione è fondamentale per l'esito positivo dell'organizzazione. La trasformazione della Toyota Motor Corporation negli anni '90 mostra i vantaggi di una maggiore efficienza gestionale.

Quando la Toyota ha affrontato sfide significative nel controllo della qualità e nell'efficienza della produttività, l'azienda ha ha razionalizzato i processi . Inoltre, hanno investito in tecnologia, si sono concentrati sul miglioramento continuo e hanno fornito una formazione estesa ai dipendenti.

Se vi trovate ad affrontare problemi simili, ecco alcune strategie per migliorare l'efficienza della gestione.

Adottare strumenti tecnologici avanzati

I manager moderni integrano IA e analisi per automatizzare le attività di routine e fornire approfondimenti basati sui dati. Gli strumenti di IA possono prevedere le tendenze, ottimizzare l'allocazione delle risorse e identificare le inefficienze nei flussi di lavoro. In questo modo i manager possono prendere decisioni informate e migliorare la gestione complessiva delle risorse.

Gli strumenti di gestione delle risorse con funzionalità/funzione quali l'assegnazione delle attività e la distribuzione del carico di lavoro sono essenziali per una gestione efficace gestione del team . Queste capacità consentono ai quadri intermedi di garantire che i membri del team siano utilizzati in modo adeguato. In questo modo si bilanciano i carichi di lavoro e si riduce il rischio di burnout.

Leggi anche: Le 4 funzioni della gestione con esempi di vita reale

Investire nella formazione manageriale

Combinate la tecnologia avanzata con una regolare formazione manageriale per aiutare i manager a rimanere aggiornati sulle ultime pratiche e tecnologie. Una formazione manageriale efficace aiuta i manager a migliorare le prestazioni lavorative. Crea un ambiente di lavoro positivo, sviluppa le capacità di leadership, aiuta a prendere decisioni migliori e fa progredire la loro carriera.

Google è nota per aver dato priorità a lo sviluppo dei dipendenti . Offre ai manager una formazione su competenze essenziali come la leadership, la comunicazione e l'analisi dei dati. In questo modo si mantengono aggiornati e hanno un esito positivo nel loro lavoro ruoli manageriali .

Chiarire ruoli e responsabilità

Definite chiaramente ruoli e responsabilità per i capi reparto, i junior manager e tutti i membri del team per evitare sovrapposizioni e confusione. Assicurarsi che tutti conoscano le mansioni e le linee di reportistica delle rispettive unità aziendali specifiche aumenta la responsabilità e l'efficienza.

Creare grafici organizzativi per chiarire la struttura del team

I grafici organizzativi aiutano i team a comprendere ruoli e responsabilità. È possibile creare in modo rapido tali grafici per l'organizzazione usando modelli di organigramma .

Oppure si può prendere in considerazione l'utilizzo di uno strumento come ClickUp è un'applicazione versatile per il project management che può aiutare a fare molto di più, come si vedrà più avanti. Modello di lavagna online per l'organigramma di ClickUp è la soluzione perfetta per i team che devono affrontare crescita e cambiamenti. Vi aiuta a visualizzare chi fa capo a chi nell'organizzazione e a visualizzare la vostra la struttura generale del team .

Scarica questo modello

Grafici organizzativi di ClickUp

Modificate e aggiornate il grafico aggiungendo nuovi membri, ruoli e dipartimenti, se necessario, e mantenete tutti sulla stessa pagina assicurando che le modifiche vengano visualizzate in tempo reale.

Ecco come iniziare con questo modello:

• Raccogliere le informazioni di base su ogni membro del team, tra cui il nome, il titolo e la struttura reportistica
• Aggiungete i nomi e i titoli dei membri del team nel grafico e create un diagramma con box e frecce per rappresentare la gerarchia. Etichettate ogni box con i ruoli e le responsabilità dei membri del team. Utilizzate linee e frecce per illustrare le relazioni tra i membri e i loro reparti
• Rivedere il grafico per assicurarsi che rifletta accuratamente la struttura dell'organizzazione

Utilizzare uno strumento di gestione completo

Selezionate strumenti di gestione del lavoro che aiutino a gestire tutto, dalla pianificazione e gestione dei progetti al brainstorming e all'analisi. Questo aiuterà a gestire in modo efficiente le risorse e a garantire che tutte le attività siano allineate con gli obiettivi dell'organizzazione. Ecco alcuni esempi di funzionalità/funzione:

Allocazione delle risorse e reportistica

L'allocazione delle risorse comporta l'identificazione e l'assegnazione strategica delle risorse disponibili, come manodopera, fondi monetari e infrastrutture, a specifiche attività del progetto per ottimizzarne le prestazioni e raggiungere gli obiettivi.

Strumenti come le funzionalità di allocazione e di reportistica di ClickUp aiutano i provider a suddividere le risorse in modo efficace e a generare reportistica sullo stato del progetto, fornendo preziose indicazioni per il processo decisionale. Funzionalità/funzione di monitoraggio del tempo di ClickUp è una di queste funzionalità/funzione che consente ai manager di monitorare la produttività dei dipendenti e di ottenere informazioni sul tempo dedicato alle varie attività per un utilizzo più efficiente delle risorse.

Traccia il tempo da desktop, cellulare o browser e collegalo a qualsiasi attività di ClickUp

I middle manager possono utilizzare questa funzione per ottimizzare l'allocazione delle risorse attraverso il monitoraggio del tempo delle attività e la generazione di reportistica completa sulle ore fatturabili. L'integrazione con app come Toggl e Harvest aumenta inoltre la visibilità sulle stime di durata stimate per un piano migliore. Le tabelle orarie personalizzate aiutano ad analizzare il tempo trascorso nelle varie attività.

Un'altra funzionalità/funzione utile è ClickUp Dashboard . Fornisce una panoramica personalizzabile delle prestazioni di un'organizzazione.

Utilizzate le dashboard di ClickUp per individuare gli aspetti da migliorare e prendere decisioni basate sui dati

Questo può essere particolarmente utile per il top management team, in quanto consente di monitorare le metriche chiave e di identificare le aree di miglioramento.

Project management

Le funzionalità di project management di ClickUp consentono ai manager di visualizzare le sequenze temporali, le dipendenze e l'allocazione delle risorse. I middle manager possono utilizzare Vista Gantt di ClickUp e ClickUp Mappe mentali per semplificare il piano e l'organizzazione, aiutando a mantenere i progetti in carreggiata.

Con la Vista Gantt di ClickUp, i middle manager possono tenere sotto controllo i progetti e tenerli aggiornati

La Vista Gantt di ClickUp è una rappresentazione visiva della sequenza temporale di un progetto. È uno strumento prezioso per il middle management, in quanto aiuta a comprendere le dipendenze tra le attività e a identificare potenziali colli di bottiglia sul percorso critico del progetto.

Semplificate il lavoro semplificando idee complesse e visualizzando le attività di ClickUp Mind Maps

Le mappe mentali di ClickUp sono un ottimo strumento per il brainstorming e il piano dei progetti. Possono essere particolarmente utili per il top management in quanto aiutano a visualizzare il quadro generale e a identificare le priorità chiave.

Le mappe mentali possono anche essere utilizzate per suddividere progetti complessi in attività più piccole e gestibili.

Gestione delle attività

I Teams che consentono ai supervisori di gestire le attività del proprio team permettono di completare il lavoro in tempo e con standard elevati.

Organizzare, monitorare e offrire feedback sulle attività di ClickUp Tasks

È possibile utilizzare Attività di ClickUp per assegnare attività, monitorare lo stato di avanzamento e fornire feedback ai team leader e ai membri.

Un'altra funzionalità/funzione particolarmente utile per i gestori di basso livello è la Vista Elenco di ClickUp, che consente di monitorare lo stato dei membri del team. Questa visualizzazione offre una panoramica chiara delle attività e del loro stato. I supervisori e i manager possono facilmente vedere le attività organizzate all'interno di ogni livello della gerarchia, identificando facilmente quali sono le attività in ritardo, in stato di avanzamento o completate.

Migliorare le capacità di leadership

Utilizzate strumenti che vi aiutino a stabilire oggetti chiari, a monitorare lo stato di avanzamento e ad assegnare le attività in modo efficiente. Provate le funzionalità di ClickUp Monitoraggio obiettivi, Punti dello sprint e Assegnatari per migliorare la comunicazione, la collaborazione e l'efficienza organizzativa complessiva per i diversi livelli di manager.

Monitoraggio degli obiettivi

Tenere traccia dello stato di avanzamento di più obiettivi ClickUp correlati raggruppandoli in cartelle

I manager di alto livello possono utilizzare funzionalità/funzione di leadership quali Obiettivi ClickUp per fissare e monitorare obiettivi organizzativi di alto livello, assicurando che i team siano allineati e lavorino per una visione comune. Anche i team e i singoli possono utilizzare ClickUp Obiettivi per monitorare i propri obiettivi a breve e a lungo termine.

Punti dello sprint

I ClickUp Sprint Points, nei progetti Agile, stimano il lavoro richiesto per completare un elemento del backlog Punti dello sprint di ClickUp sono una funzionalità/funzione utile per il middle management, in quanto possono aiutare a stimare la complessità delle attività e a monitorare la velocità del team. Queste informazioni aiutano a stabilire scadenze realistiche, ad allocare le risorse in modo efficace e a monitorare le prestazioni del team.

Assegnatari ClickUp permette agli utenti di aggiungere assegnatari a specifiche attività o progetti: Gli assegnatari sono utenti responsabili di completare una particolare attività o di contribuire a un progetto.

Questa funzionalità/funzione è essenziale per tutti i livelli di gestione, in quanto consente di assegnare chiaramente le attività a persone specifiche. In questo modo si garantisce l'account, si evita la duplicazione del lavoro richiesto e si migliora la comunicazione all'interno dei team.

Mantenere il controllo sui progetti

La piattaforma ClickUp dispone di funzionalità/funzione che forniscono informazioni sull'utilizzo delle risorse e sullo stato dei progetti. Questo permette ai project management di monitorare la Sequenza e la produttività dei progetti, consentendo aggiustamenti tempestivi e una reportistica accurata.

Stato delle attività Stati delle attività personalizzate di ClickUp consentono ai manager di monitorare lo stato delle attività e dei progetti. È particolarmente utile per i supervisori che devono monitorare il lavoro dei membri del loro team. I supervisori possono usarlo per identificare le attività che sono in ritardo sulla tabella di marcia, per garantire la riunione delle scadenze. Possono anche fornire supporto ai membri del team, se necessario.

Tracciate lo stato di avanzamento e mantenete tutti sulla stessa pagina grazie agli stati personalizzati delle attività di ClickUp.

Attuando questi passaggi, simili all'approccio di Toyota, è possibile aumentare significativamente l'efficienza della gestione e migliorare le prestazioni organizzative complessive.

Scegliere la migliore struttura di gestione per la vostra azienda

La migliore struttura di gestione per la vostra azienda dipende da fattori quali la dimensione, la cultura, i valori e il settore. Le strutture più comuni sono:

• Gerarchica: Tradizionale con autorità chiare, utilizzata da grandi aziende come Walmart
• Flat: Meno livelli di gestione per una migliore comunicazione, preferita dalle startup e dalle aziende tecnologiche come Valve Corporation
• Matrice: Combina elementi gerarchici e funzionali. Strutture a matrice sono adatte a organizzazioni complesse come le società di consulenza come Deloitte
• Funzione: Organizzata per aree come il marketing e la finanza, utilizzata da aziende manifatturiere e università, ad esempio la Lear Corporation
• Divisionale: Organizzato per divisioni o linee di prodotto, utilizzato da conglomerati come Procter & Gamble
• Circolare: Il potere è equamente distribuito, come si vede nelle organizzazioni autonome decentralizzate (DAO) come Sky
• Rete: Raggruppa i dipendenti in base alla loro specializzazione per favorire la collaborazione, cosa comune nelle industrie tecnologiche e di consulenza. Ad esempio, Spotify crea team collaborativi con diverse impostazioni di competenze

Aumentare le competenze di leadership tra i vari livelli di gestione

Selezionando la struttura e l'approccio di leadership appropriati, le aziende possono incoraggiare un ambiente di lavoro positivo e produttivo. Possono inoltre migliorare la comunicazione e il processo decisionale e, in ultima analisi, raggiungere gli obiettivi prefissati.

ClickUp può essere uno strumento prezioso per aiutare le organizzazioni a superare queste sfide e ottimizzare le loro strutture di gestione.

Il top management può affidarsi alla reportistica e alle analisi di ClickUp per guidare le iniziative strategiche, mentre i middle manager possono utilizzare la piattaforma per gestire i team e monitorare i progetti. I supervisori o i manager di prima linea possono utilizzare ClickUp per assegnare attività, monitorare le prestazioni dei provider e fornire feedback.

ClickUp consente alle organizzazioni di migliorare le pratiche di gestione tra i diversi livelli di manager, di aumentare l'efficienza operativa e di guidare l'esito positivo.

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