Se hai difficoltà a gestire più team e progetti, una struttura organizzativa a matrice può fare la differenza. In parole povere, la struttura organizzativa a matrice è semplicemente un modo per trasmettere informazioni tra tutti i membri del team in più reparti.
Ad esempio, i membri di diversi team riferiscono ai responsabili di progetto e funzionali (marketing, finanza, produzione e così via), che a loro volta riferiscono all'amministratore delegato.
Ciò migliora la comunicazione tra i team ed elimina la necessità per i membri del team di allinearsi o riallinearsi ogni volta che viene avviato un nuovo progetto.
Quindi, se vuoi sapere quanto segue:
- Cos'è una struttura organizzativa a matrice
- I diversi tipi di strutture a matrice
- Perché è un modo migliore di gestire i progetti
- Come costruire la tua matrice
- Alcuni esempi significativi tratti da aziende di spicco
Allora questa guida approfondita ti piacerà sicuramente.
Sei pronto per entrare nella matrice? Cominciamo.
Che cos'è una struttura organizzativa a matrice?
Nella classica struttura organizzativa top-down, il CEO è al vertice, seguito dal COO (direttore operativo), dal CFO (direttore finanziario) e dai responsabili di reparto.
In una struttura orizzontale, i copywriter fanno capo al direttore creativo, che a sua volta fa capo al CMO, che poi fa capo al CEO. Il concetto è chiaro. La gerarchia è lineare e tutti, dai team di marketing, commerciali, progettazione e sviluppo, a quelli di finanza e risorse umane, seguono la stessa struttura di reportistica.
La tradizionale struttura top-down è meno complessa rispetto alla struttura organizzativa a matrice. Innanzitutto, la struttura organizzativa a matrice può prevedere che i membri del team riferiscano sia al proprio responsabile di reparto e funzionale, sia ai project manager che a loro volta riferiscono ai responsabili di reparto.
Ecco perché la struttura organizzativa top-down è simile ad un albero, mentre quella a matrice ha una forma rettangolare.
Vale la pena ricordare che la struttura organizzativa a matrice unisce e bilancia diversi tipi di strutture organizzative. Offre ai project manager una nuova catena di comando oltre ai manager funzionali, motivo per cui alcuni amano definirla la matrice a due capi.
Lavorando su progetti su larga scala che coinvolgono un gruppo eterogeneo di talenti, i project manager:
- Gestisci i talenti in tutti i reparti e crea team di progetto solidi e diversificati.
- Sfruttate al massimo le risorse già a vostra disposizione,
- Aiuta tutti a comprendere quanto sia essenziale il lavoro di squadra e incoraggia i membri del team a collaborare, comunicare e rispettare le scadenze e il budget.
In definitiva, ciò contribuisce a creare testi, prodotti e un'esperienza cliente migliori. 🤝
Tipi di strutture organizzative a matrice
Le strutture organizzative a matrice possono essere deboli, equilibrate o forti, a seconda di come viene distribuito il potere tra i responsabili dei progetti e i responsabili delle funzioni.
Tuttavia, non lasciarti influenzare dai nomi, poiché una matrice debole non è necessariamente peggiore di una forte, che varia da progetto a progetto, da un'azienda all'altra, e questi ruoli sono piuttosto fluidi.
I project manager hanno pochissima autorità e potere decisionale in una matrice debole. Questo tipo di matrice è definita debole perché i manager funzionali sono responsabili del budget e della sequenza del progetto, mentre l'autorità dei project manager è estremamente limitata.
Nelle strutture a matrice bilanciata, i membri del team riferiscono ai responsabili di reparto e di progetto con pari poteri e autorità. La matrice bilanciata potrebbe essere la migliore in quanto elimina i potenziali conflitti tra i leader, mantiene aperta la comunicazione e facilita l'esito positivo nella realizzazione dei progetti.
Come puoi già intuire, in una matrice forte, i project manager hanno più autorità dei manager funzionali nell'allocare correttamente le risorse e pianificare i budget con mano libera.
Come funziona una struttura organizzativa a matrice e quali sono i vantaggi?
Alcune persone trovano la struttura a matrice confusa o opprimente semplicemente perché in genere comporta diverse catene di comandi e strutture di reportistica multiple. La verità è che è molto meno complicata di quanto sembri a prima vista!
Se crei un piano di progetto ben ponderato, assegni e gestisci le risorse in modo efficiente e sviluppi un piano di comunicazione, andrà tutto bene. 👌
La collaborazione tra team e team incrociati e la pianificazione condivisa delle risorse determinano tassi di produttività più elevati nella maggior parte delle organizzazioni a matrice. La struttura a matrice compensa i punti deboli della struttura con un unico capo e questa dualità di autorità può contribuire a migliorare i prodotti o i servizi.
Ora diamo un'occhiata ad alcuni dei vantaggi derivanti dall'implementazione di una struttura organizzativa a matrice!
Favorisce la comunicazione tra i reparti
A differenza delle organizzazioni top-down, la struttura a matrice incoraggia la comunicazione tra i membri del team e le rispettive funzioni e project manager.
Sappiamo che avere a che fare con due (o talvolta anche più) manager e effettuare la reportistica per entrambi può sembrare un po' strano. Tuttavia, interagire con i principali responsabili delle decisioni può effettivamente facilitare lo scambio di informazioni e competenze e migliorare le relazioni a livello organizzativo.
Fissare appuntamenti regolari è un'ottima opzione per rafforzare notevolmente il processo di coordinamento.
Migliora il coinvolgimento dei dipendenti
Far parte di più team e effettuare la reportistica per più manager aumenta il coinvolgimento dei dipendenti. Il motivo è semplice: li fa sentire parte attiva di qualsiasi progetto. I dipendenti amano poter fare la differenza e contribuire alla realizzazione di un progetto dall'inizio alla fine.
Inoltre, reclutando internamente, risparmierai denaro che altrimenti spenderesti in costi generali se assumessi nuovo personale ogni volta che lavori su un nuovo prodotto o servizio.
Questo darà anche ai tuoi dipendenti la possibilità di rompere la monotonia della loro routine lavorativa, li aiuterà ad ampliare le loro competenze, a raggiungere gli obiettivi più rapidamente e a consegnare i progetti in tempi più brevi.
Consente ai leader di definire obiettivi di progetto chiari
La reportistica sui progressi ai responsabili di reparto e ai project manager e la reportistica all'alta dirigenza contribuiscono a ottenere maggiore chiarezza sugli obiettivi, consolidare gli obiettivi del progetto e garantire risultati più rapidi.
Rafforza il lavoro di squadra
La matrice consente ai membri del team di stabilire connessioni dinamiche tra loro e stimola lo sviluppo di idee creative, il che porta a una collaborazione di squadra migliorata e senza soluzione di continuità.
4 casi d'uso ed esempi di strutture organizzative a matrice
In questa sezione esamineremo quattro casi d'uso ed esempi di organizzazioni a matrice per vedere come altre aziende di successo hanno implementato questo approccio. Questi esempi sono stati tutti creati utilizzando la funzionalità ClickUp Lavagna online , dove puoi iniziare con una tela bianca o utilizzare uno dei modelli di ClickUp per aiutarti a iniziare più rapidamente!
1. Esempio Philips
Questo esempio spiega visivamente qualcosa che abbiamo già menzionato in una delle sezioni precedenti. L'organizzazione a matrice ha una forma piuttosto triangolare, mentre l'organizzazione top-down ha una forma ad albero.
Nel primo esempio, puoi vedere che i team commerciali, finanziari e di IT fanno capo ai responsabili commerciali, finanziari e tecnologici, che a loro volta fanno capo sia all'organizzazione nazionale che alla divisione prodotti (PD). Questo spiega le due catene di comando menzionate più volte nel corso dell'articolo.
Il secondo esempio mostra la reportistica a un'unica autorità. I team commerciali, finanziari e di IT riferiscono ai responsabili commerciali, finanziari e tecnologici, che a loro volta riferiscono all'organizzazione nazionale che riferisce alla divisione prodotti.
2. Esempio Starbucks
Ecco un esempio di come Starbucks applica la struttura organizzativa a matrice. Abbiamo utilizzato la lavagna online per rappresentare visivamente la struttura gerarchica che la catena di caffetterie più famosa applica alla propria attività. ☕
Immaginiamo che queste quattro divisioni geografiche (Nord America, Asia, America Latina ed EMEA) siano responsabili del project management.
Quindi, abbiamo vicepresidenti senior che riferiscono ai vicepresidenti esecutivi che riferiscono ai presidenti di gruppo, i quali a loro volta riferiscono a una delle divisioni sopra menzionate. Infine, ogni divisione riferisce all'entità globale, che a sua volta riferisce al CEO.
3. Reparto tecnico e marketing
Ancora una volta, la vista della lavagna online si è rivelata utile e abbiamo voluto mostrare come i reparti marketing possono applicare l'organizzazione a matrice. In poche parole, è possibile distinguere facilmente i project manager dal direttore dei contenuti, dal direttore creativo, dal direttore della generazione della domanda e dal direttore del marketing di prodotto.
I membri del team lavorano insieme sulle attività e riferiscono ai project manager e ai direttori sopra menzionati. I project manager riferiscono al direttore dei project manager, mentre il direttore dei project manager e gli altri direttori riferiscono al responsabile del marketing (CMO), che a sua volta riferisce al CEO.
Questo tipo di struttura organizzativa può essere applicata ad altri reparti di qualsiasi azienda di ingegneria (finanza, operazioni, ecc.) e l'utilizzo di un software per call center si sta rivelando un consiglio prezioso per migliorare i canali di comunicazione.
4. Esempio di agenzia pubblicitaria
Infine, ecco come un'agenzia pubblicitaria può applicare la struttura a matrice alla propria attività aziendale.
Puoi vedere che vari membri del team (specialista del marchio, responsabile del blog, produttore video, ecc.) fanno riferimento ai responsabili di reparto (marketing, produzione, creatività e contenuti) e a due project manager.
Il project manager due riferisce al project manager uno, che a sua volta riferisce al responsabile del PM. I manager funzionali riferiscono quindi al responsabile del marketing, della produzione e al direttore editoriale, mentre sia il responsabile del PM che il responsabile del marketing, della produzione e il direttore editoriale riferiscono al presidente dell'agenzia.
Questi sono solo alcuni esempi di matrici che puoi usare come fonte di ispirazione; esistono vari modi per strutturare un'organizzazione a matrice equilibrata. Se desideri creare la tua organizzazione a matrice, puoi farlo facilmente nella funzionalità lavagna online di ClickUp, come ho fatto io per creare gli esempi sopra riportati.
Puoi iniziare con una tela bianca e utilizzare la funzionalità drag-and-drop per costruire facilmente le tue strutture organizzative ideali. E se hai bisogno di aiuto per iniziare o semplicemente desideri ottenere un solido framework da cui partire, allora rivolgiti al modello di organigramma su lavagna online per darti una mano!
È il tuo turno di creare la tua struttura organizzativa a matrice
Abbiamo chiarito ogni dubbio sulla fantastica struttura organizzativa a matrice e abbiamo cercato di spiegarti come farla funzionare al meglio quando lavori su progetti complessi.
Puoi scegliere di incorporare il grafico della tua azienda nel tuo sito web per illustrare ai clienti il modus operandi della tua attività.
L'idea di effettuare la reportistica su più leader migliora la collaborazione, rende i dipendenti più coinvolti, stimola la creatività, elimina i costi generali e porta a risultati migliori. Tuttavia, per poter implementare la struttura a matrice, è necessario anche lavorare con uno strumento potente quanto la struttura stessa: ClickUp!
Inizia a utilizzarlo oggi stesso per accedere a centinaia di funzionalità/funzioni che aiuteranno tutta la tua organizzazione a gestire e realizzare progetti in modo efficiente e a strumenti che ti aiuteranno a creare un'organizzazione a matrice efficace. 🚀
Autore ospite:
Alladdine Djaidani è un digital marketer e fondatore di HustlerEthos.com