Nel novembre 2021, il Portogallo ha fatto notizia vietando ai capi di contattare i dipendenti dopo l'orario di lavoro. La Francia ha una versione di questa legge, il "diritto alla disconnessione", dal 2016.
Purtroppo, non tutti siamo al riparo dai messaggi di lavoro fuori orario. Ma ecco la buona notizia: se utilizzi la messaggistica istantanea sul lavoro con Slack, puoi impostare alcuni limiti per un migliore equilibrio tra vita lavorativa e vita privata mettendo in pausa le notifiche.
Puoi anche rispettare il tempo dei tuoi colleghi programmando l'invio dei messaggi in orari specifici. La tua giornata lavorativa potrebbe essere appena iniziata, ma i tuoi colleghi in altre parti del mondo stanno già terminando la loro. Oppure forse la tua produttività è maggiore di notte, mentre gli altri dormono già profondamente. Forse ti piacerebbe programmare messaggi ricorrenti.
In tutti questi scenari, programmare i tuoi messaggi Slack in modo che arrivino al momento giusto ti assicura di non disturbare nessuno fuori dall'orario di lavoro.
Slack è uno degli strumenti di comunicazione più utilizzati per la collaborazione in tempo reale. Vediamo come è possibile programmare i messaggi Slack e trasformare lo strumento da fonte di continue interruzioni a potente risorsa per la comunicazione del team.
Come programmare i messaggi in Slack
Pianificare i messaggi su Slack è semplice come scriverne uno. Ecco come puoi farlo:
Passaggio 1: apri la conversazione
Vai alla conversazione o al canale Slack in cui desideri programmare il tuo messaggio. Scrivi il tuo messaggio come faresti normalmente.
Passaggio 2: accedi all'opzione di pianificazione
Una volta che il tuo messaggio è pronto, cerca la freccia dell'elenco a discesa accanto all'icona dell'aeroplanino di carta o al pulsante di invio. Cliccandoci sopra, apparirà l'opzione per programmare il messaggio per un momento successivo.
Passaggio 3: imposta l'ora
Dopo aver effettuato la selezione dell'opzione di pianificazione, apparirà un menu a comparsa con varie fasce orarie. Qui potrai decidere esattamente quando desideri che il tuo messaggio venga inviato.
Puoi selezionare l'orario consigliato (se ti va bene) o scegliere "Orario personalizzato", che ti permette di specificare un orario diverso per l'invio del tuo messaggio.
Passaggio 4: personalizza la data e l'ora
Ora effettua la selezione della data e dell'ora esatte in cui desideri inviare il messaggio. Questa flessibilità ti consente di pianificare l'invio dei messaggi in base al tuo flusso di lavoro o ai fusi orari del tuo team.
Una volta impostata l'ora, clicca sul pulsante "Pianifica messaggio". Congratulazioni, il tuo messaggio è ora in coda per essere inviato in un secondo momento! E hai utilizzato un pratico trucchetto di Slack per aumentare la produttività.
Ma non è tutto.
Sapevi che puoi effettuare una modifica, riprogrammare o annullare i tuoi messaggi programmati prima che vengano inviati? Puoi farlo sia dall'app desktop che dal tuo dispositivo mobile.
Passaggio 5: visualizza i messaggi programmati
Dopo la pianificazione, vedrai un prompt che ti invita a visualizzare i tuoi messaggi pianificati su Slack. Cliccando su questo prompt verrai reindirizzato alla sezione Pianificati all'interno di Slack.
In alternativa, puoi accedere a questa sezione direttamente dal pannello rapido a sinistra nella tua area di lavoro Slack. Apparirà solo quando avrai un messaggio in coda.
Passaggio 6: Modifica del messaggio
Se desideri apportare modifiche, passa con il mouse sul messaggio programmato e clicca sull'icona a forma di matita sulla destra, che rappresenta la funzione di modifica. In questo modo potrai modificare il contenuto nel campo del messaggio prima che venga inviato.
Passaggio 7: regola l'ora pianificata
Se devi modificare l'ora del tuo messaggio, clicca sull'icona dell'orologio accanto all'icona di modifica. Questo ti consentirà di modificare la data e l'ora, assicurandoti che il tuo messaggio arrivi esattamente quando desideri.
Passaggio 8: annullare o eliminare il messaggio programmato
Non sei più sicuro del messaggio o della tempistica? Non preoccuparti!
Puoi annullare o eliminare il messaggio programmato cliccando sulle opzioni appropriate. Questo ti dà il controllo completo sulla project management dei tuoi progetti in Slack.
Passaggio 9: Guarda il lancio
Infine, quando arriva l'ora programmata, il tuo messaggio apparirà automaticamente nel canale designato come qualsiasi altro messaggio Slack normale. È davvero così semplice. Puoi anche programmare messaggi ricorrenti in questo modo.
Tuttavia, ricorda che non è possibile inviare messaggi programmati per rispondere a una conversazione o a un thread in corso.
Utilizzo dei bot Slack per automatizzare la comunicazione
Sebbene la funzionalità di invio programmato nativa di Slack sia un modo per automatizzare la comunicazione, puoi anche affidarti agli Slack Bot per ottenere lo stesso risultato.
Un bot Slack è un programma o uno strumento di automazione che interagisce con gli utenti all'interno di un'area di lavoro Slack.
I bot possono essere programmati per inviare un messaggio Slack in momenti specifici, proprio come la funzionalità di pianificazione nativa, ma in genere vengono utilizzati per attività più complesse, come la gestione dei flussi di lavoro, la risposta agli input degli utenti o l'integrazione con altri strumenti e piattaforme, come ClickUp, GitHub, GoogleDocs e altri, per fornire aggiornamenti continui sul lavoro terminato al di fuori di Slack.
Ecco alcuni dei modi più comuni per utilizzare i bot di Slack per programmare messaggi, promemoria e aggiornamenti:
- Messaggi di benvenuto automatici per i nuovi assunti: un bot Slack può presentare ai nuovi assunti i canali pertinenti e fornire loro le risorse essenziali per l'inserimento.
- Promemoria giornalieri per gli standup: un bot può ricordare automaticamente ai membri del team di inviare i loro aggiornamenti standup a un'ora specifica ogni giorno.
- Aggiornamenti e riepiloghi delle attività: un bot può pubblicare automaticamente gli aggiornamenti sullo stato delle attività, assicurando che i membri del team siano allineati su chi sta lavorando a cosa e a che punto è ogni attività.
- Notifiche per le attività in scadenza: integrato con strumenti di project management come ClickUp, un bot può avvisare gli utenti quando le scadenze si avvicinano o le attività sono state completate.
- Promemoria per riunioni o eventi: i bot possono ricordare ai team le riunioni o le scadenze imminenti, assicurando che nessuno perda momenti importanti.
Questi messaggi e risposte automatici consentono ai membri del team di risparmiare tempo e garantiscono una comunicazione tempestiva, pertinente ed efficiente.
Limiti dell'utilizzo dei bot Slack per la comunicazione
I bot di Slack sono un ottimo modo per automatizzare le attività, inviare promemoria e rispondere alle query all'interno di un canale. È come avere un assistente disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
Tuttavia, nonostante questi vantaggi, esistono alcuni limiti che vale la pena considerare.
Comprendere queste sfide può aiutarti a valutare se Slack è la soluzione giusta per il tuo team o se altri strumenti di comunicazione asincrona potrebbero essere più adatti.
1. I bot possono essere fonte di distrazione
Sebbene i bot di Slack offrano risposte rapide e automatizzate, possono anche creare molto rumore. Sebbene ottenere risposte immediate alle domande sia utile, il flusso costante di notifiche dei bot, dagli aggiornamenti alle menzioni del team, può interrompere la tua concentrazione.
Questo può facilmente sopraffare i dipendenti, rendendo difficile concentrarsi su attività importanti con le chiacchiere in sottofondo.
2. I bot di Slack hanno un prezzo elevato
Il principale svantaggio di Slack è il costo, soprattutto quando si aggiungono i bot.
Il prezzo di Slack parte da 7,25 $ per utente per il piano Pro. Non sembra troppo alto finché il tuo team non inizia a crescere e, improvvisamente, ti ritrovi con una fattura mensile molto più alta.
Più utenti aggiungi, più diventa costoso. Alcuni team potrebbero dover valutare se alternative a Slack con funzionalità/funzioni simili o migliori possano rappresentare una scelta più conveniente.
3. I bot richiedono una manutenzione regolare
Proprio come qualsiasi altro bot, i bot di Slack non sono perfetti fin da subito. Si basano sui dati e sui comandi che gli fornisci.
Se le informazioni non sono aggiornate, il tuo bot potrebbe avere difficoltà a fornire risposte utili. Ciò significa che, per garantire l'efficienza del tuo bot, dovrai aggiornarlo regolarmente. Man mano che il tuo team cresce e i canali Slack si espandono, la manutenzione di questi bot potrebbe diventare onerosa.
4. I bot possono occupare spazio di archiviazione
Un problema meno noto è lo spazio di archiviazione offerto da Slack, che non è molto. Poiché il tuo bot aiuta ad automatizzare le attività e a inviare file, contribuirà al raggiungimento dei limiti di dati di Slack.
Una volta raggiunti tali limiti, Slack inizierà a eliminare i file e i messaggi più vecchi. Questo può diventare un problema se i tuoi bot generano molti dati o se ti affidi a Slack per archiviare la cronologia delle comunicazioni o documenti importanti.
5. La creatività non è il punto forte dei bot
Infine, per quanto i bot possano essere d'aiuto nelle attività quotidiane, mancano di un elemento fondamentale: la creatività.
I bot sono ottimi per rispondere a comandi predefiniti, ma non sono molto utili nella risoluzione di problemi complessi o nel pensare fuori dagli schemi.
In scenari che richiedono innovazione o pensiero critico, avrai bisogno del tocco umano per affrontare il problema.
Puoi superare alcune di queste limitazioni abbinando Slack a una piattaforma completa di project management basata sull'intelligenza artificiale come ClickUp.
Migliora la comunicazione del team con ClickUp e Slack
Sia Slack che ClickUp offrono strumenti per la collaborazione in team, ma se si confrontano ClickUp e Slack, ciascuno ottiene risultati migliori in aree diverse. Combinando i loro punti di forza, però, diventano il duo perfetto per il lavoro di squadra, rendendo la collaborazione più fluida che mai.
Ecco come l'integrazione di Slack con ClickUp può semplificare il tuo flusso di lavoro:
1. Mantieni Slack in sincronia con ClickUp per un project management senza intoppi
Integrando ClickUp con Slack, trasformerai Slack in qualcosa di più di un semplice strumento di comunicazione.
L'integrazione di ClickUp con Slack ti consente di trasformare rapidamente i messaggi Slack in attività in ClickUp. Puoi anche creare attività direttamente da qualsiasi messaggio digitando /ClickUp new, inviandole direttamente alla tua dashboard di project management.
In questo modo le conversazioni saranno organizzate e potrai ricevere notifiche in tempo reale su Slack relative agli aggiornamenti di stato, ai commenti o allo stato di avanzamento dei progetti.
2. Rimani in connessione con le chat in tempo reale
ClickUp Chat ridefinisce la collaborazione in team unificando conversazioni e lavoro in un'unica piattaforma integrata, a differenza di Slack, dove chat e attività rimangono scollegate. Con ClickUp Chat, le discussioni avvengono proprio accanto a progetti, attività e documenti, creando un'unica fonte di verità ed eliminando il cambio di contesto.
Grazie alle funzionalità/funzioni basate sull'IA integrate nella chat, puoi:
- Crea attività direttamente dai messaggi
- Stabilisci relazioni per collegarti sempre al contesto giusto
- Genera riepiloghi/riassunti in tempo reale e rimettiti in pari con le discussioni senza dover leggere ogni singolo messaggio.
Inoltre, la funzionalità FollowUps garantisce che i messaggi chiave e gli elementi da intraprendere non vadano mai persi nella conversazione, selezionando le informazioni importanti per facilitare il monitoraggio.
Allo stesso modo, la funzionalità SyncUps consente di effettuare videochiamate e chiamate audio in diretta direttamente nell'area di lavoro, creando automaticamente elementi da intraprendere e riepiloghi delle discussioni.
Prima di ClickUp, le riunioni e le comunicazioni via e-mail avanti e indietro portavano a un buco nero in cui gli elementi venivano trascurati e ignorati. Di conseguenza, le attività non venivano riviste in tempo e nessuno sapeva come stava procedendo lo sviluppo creativo. Ora, tutti i membri del team possono vedere chiaramente quando devono essere completate le azioni, chattare e collaborare all'interno delle attività.
Prima di ClickUp, le riunioni e le comunicazioni via e-mail avanti e indietro portavano a un buco nero in cui gli elementi venivano trascurati e ignorati. Di conseguenza, le attività non venivano riviste in tempo e nessuno sapeva come stava procedendo lo sviluppo creativo. Ora, tutti i membri del team possono vedere chiaramente quando devono essere completate le azioni, chattare e collaborare all'interno delle attività.
3. Gestisci le attività senza sforzo con i commenti assegnati
Una delle funzionalità/funzioni più potenti della piattaforma è ClickUp Assign Comments. Questa funzione ti consente di assegnare attività specifiche ai membri del team direttamente all'interno di una conversazione utilizzando ClickUp @mentions.
Immagina di ricevere un aggiornamento importante durante una chat: invece di rischiare di dimenticarlo, puoi trasformare immediatamente quel commento in un'attività per la persona responsabile. Questo è l'ideale per evitare che dettagli importanti sfuggano all'attenzione.
💡Suggerimento professionale: seguire le regole di buona educazione di Slack, come utilizzare oggetti chiari e limitare le menzioni @, garantisce una comunicazione più fluida all'interno del team e riduce le distrazioni inutili.
4. Comunica visivamente con ClickUp Clips
Se sei un tipo visivo, ClickUp Clips diventerà il tuo strumento preferito. Ti permette di catturare e condividere registrazioni dello schermo direttamente da ClickUp.
Ad esempio, se un team IT deve seguire una procedura di risoluzione dei problemi, può registrarla passo dopo passo, assicurandosi che tutti i membri del team possano accedere a questa guida ogni volta che ne hanno bisogno.
5. Automatizza le risposte e pianifica i messaggi per una maggiore efficienza
Le funzionalità di automazione di ClickUp si estendono alla messaggistica, consentendoti di impostare risposte automatiche e programmare messaggi quando necessario.
Ciò è particolarmente utile per inviare promemoria, aggiornamenti o notifiche importanti senza dover essere presenti per premere il pulsante "Invia".
Automatizzando la comunicazione, puoi garantire che gli aggiornamenti importanti vengano inviati alle persone giuste al momento giusto, senza perdere nemmeno un dettaglio.
6. Inizia facilmente con modelli già pronti
Slack e ClickUp sono, nella loro essenza, strumenti che semplificano la comunicazione.
Per aiutarti a iniziare senza sentirti sopraffatto, ClickUp fornisce un modello di messaggio istantaneo.
Il modello di messaggio istantaneo ClickUp ti consente di creare progetti dedicati ad argomenti specifici, invitare i membri del team giusti e cercare rapidamente i messaggi. È progettato per consentirti di essere operativo rapidamente e organizzare le tue conversazioni fin dal primo giorno.
Grazie alle funzionalità che consentono di archiviare le vecchie conversazioni e impostare notifiche per gli aggiornamenti, gestire le comunicazioni diventa molto più semplice.
Con questo modello, il tuo team potrà:
- Tieni tutti i messaggi organizzati in un unico posto
- Dai priorità alle conversazioni più importanti
- Assicurati che nessun messaggio importante venga perso
- Collabora in modo più efficiente senza chat disordinate
💡Suggerimento: l'utilizzo di modelli di piani di comunicazione può aiutarti a delineare chiari obiettivi di comunicazione interna ed esterna, rendendo la collaborazione più fluida.
Invia messaggi come un professionista con ClickUp
Il modo in cui ci connettiamo è fondamentale per promuovere un ambiente di lavoro positivo e migliorare la fidelizzazione dei dipendenti. Uno studio recente ha rivelato che solo il 9% dei dipendenti ritiene che la comunicazione sul posto di lavoro sia accurata, aperta e tempestiva. Ma questo non deve necessariamente essere la tua realtà.
Utilizzando l'integrazione Slack di ClickUp, puoi colmare le lacune di comunicazione e garantire che il tuo team riceva aggiornamenti tempestivi e pertinenti. La comunicazione passa da compartimentata a trasparente e il tuo team può concentrarsi sul dare il meglio in ogni progetto.
La parte migliore? Con ClickUp, tutto ciò di cui hai bisogno per lavorare (messaggi, attività, visualizzazioni, dashboard e altro) è consolidato in un unico posto. Le conversazioni in tempo reale della piattaforma, la possibilità di trasformare i messaggi diretti in attività dettagliate e le opzioni per visualizzare le discussioni lo rendono uno strumento completo per la gestione dei progetti.
Prova ClickUp gratis oggi stesso e raggiungi un nuovo livello di efficienza!