Siete persone che pensano a come usare Slack in modo sicuro ed efficace? Domande come "Posso inviare una foto del mio cane al mio team?", "I miei messaggi sono stati visti?", "Posso inviare emoji?" e "Devo inviare questo testo in un messaggio diretto o nella chat del team?" vi girano per la testa?
Beh, probabilmente non siete i soli, perché la maggior parte di noi teme la possibilità di sbagliare la comunicazione mentre chatta. È facile confondere il confine tra il personale e il professionale.
È per questo che un'organizzazione dovrebbe avere piani di comunicazione che dettano il modo in cui i dipendenti comunicano sul lavoro.
Una comunicazione efficace sul posto di lavoro attraverso piattaforme come Slack e le sue alternative è un'abilità che non è necessariamente facile da raggiungere per tutti. Ma la buona notizia è che chiunque può imparare il galateo di Slack secondo i propri ritmi e margini di flessibilità per utilizzare al meglio la piattaforma di comunicazione con la nostra guida al galateo di Slack.
Capire il galateo di Slack
Il galateo di Slack significa semplicemente seguire regole e linee guida non dette che possono salvarvi da problemi di comunicazione errata, giudizio e chiarimento di intenti durante l'utilizzo della piattaforma. Include le best practice per la comunicazione, la collaborazione e la creazione di comunità all'interno dei team e dei canali di Slack.
Queste regole non dette:
- Vi faranno apparire professionali
- Aiutarvi a comunicare meglio
- Assicurarvi di non fare disastri di fronte al vostro team o, peggio, alla vostra organizzazione!
- Massimizzare la vostra produttività
Abbiamo raccolto alcuni strategie di comunicazione e suggerimenti per una produttività del team.
I Dos e i Don't in Slack
Ora che sapete perché è necessario seguire il galateo di Slack, cerchiamo di capire alcuni dei più importanti "dos" e "don" nell'uso di Slack e di dare un'occhiata ad alcuni consigli sul galateo di Slack.
Siate diretti con i vostri messaggi
Non iniziate i vostri messaggi diretti su Slack con un "ehi" o un "ciao" senza far seguire l'intenzione del messaggio. Assicuratevi di includere il motivo dei vostri messaggi su Slack in modo chiaro.
Ricordate che la persona con cui state messaggiando potrebbe essere concentrata su un lavoro importante. Una notifica seguita da un messaggio vago può interrompere il flusso e ostacolare il lavoro.
Quando si invia un messaggio a qualcuno, bisogna tenere conto del suo tempo. Un messaggio rapido che includa ciò che vi serve e la Sequenza è un'informazione sufficiente perché possa agire quando ne ha il tempo.
Ad esempio, invece di dire:
"Ehi!" (1 secondo fa) "Ci sei?" (1 secondo fa)
e poi sparire finché non rispondono, si può dire,
"Ehi, puoi aiutarmi con una breve descrizione del prodotto per i social media? Devo inviarla entro la fine della giornata di oggi"_
Cercate di trasmettere il nocciolo della questione in un unico messaggio di Slack, invece di inviare più messaggi. Utilizzate punti elenco, testo in grassetto, corsivo e numeri per rendere il messaggio scorrevole.
via Slack
Usare canali e thread pubblici per migliorare la comunicazione sul posto di lavoro
I canali di Slack sono ideali per le conversazioni di gruppo riguardanti un argomento specifico, un dipartimento, un evento o un progetto. Utilizzate i canali Slack per parlare di argomenti specifici e creare un repository di gruppo con tutte le informazioni correlate.
Se inviate direttamente un messaggio a un collega per chiedere aggiornamenti o dubbi su una campagna che riguarda più di voi due, darete vita a conversazioni multiple sullo stesso problema. Potreste perdere informazioni importanti e perdere tempo a chiarire gli stessi dubbi.
Invece, ottimizzare la comunicazione del team e inviate un messaggio Slack sul canale Slack specifico o sul thread Slack taggando la persona a cui avete posto la domanda. In questo modo, tutti i partecipanti al progetto possono conoscere lo stato di avanzamento, i colli di bottiglia o qualsiasi altra cosa relativa al progetto.
A lungo termine, sarà anche più veloce collegarsi al canale e cercare tutte le informazioni di cui si ha bisogno per continuare il progetto o per analizzare i risultati una volta terminato.
Potete anche spingere i vostri team a utilizzare i canali pubblici di Slack per tenere sessioni di brainstorming per qualsiasi progetto, campagna o evento. Iniziate la sessione lanciando una domanda aperta nel canale e chiedendo a tutti di aggiungere le proprie idee in un thread.
Le risposte all'interno di un thread riducono il canale e aiutano a mantenere il controllo dell'area di lavoro. Con i thread, potete creare dei silos di informazioni all'interno di un canale più ampio che ottimizzerà la vostra banca di informazioni.
i thread sono il modo più semplice per mantenere il flusso delle conversazioni e avviare la collaborazione.
Riconoscere i messaggi il prima possibile
I team remoti si affidano molto a canali di comunicazione come Slack, Teams e Google Meet, poiché non possono riunirsi di persona per chiarire i dubbi. Quindi, anche se ricevete un messaggio quando siete occupati, potete rispondere immediatamente.
Il riconoscimento del messaggio aiuta a creare fiducia, soprattutto nei team remoti. Rassicura la persona che ha visto il messaggio.
Può essere un semplice "Noto. Ci lavorerò nel pomeriggio"
Usare le menzioni con attenzione
Sappiamo che menzionare o taggare qualcuno su una piattaforma di comunicazione è importante per assicurarsi che la persona con cui si vuole parlare veda il messaggio. Tuttavia, un uso eccessivo della funzionalità @everyone o @channel può risultare invadente e inviare notifiche non necessarie agli altri membri del team. Utilizzate questi tag solo quando volete rivolgervi all'intero canale.
Se volete che un membro specifico del team risponda a una richiesta individuale, menzionate solo lui nel vostro messaggio in quel particolare gruppo, in modo che sappia che richiede una risposta specifica.
In questo modo, anche gli altri membri del team saranno a conoscenza del problema, anche se non richiede direttamente una risposta da parte loro. Questa funzionalità/funzione è ottima, ma solo se usata con saggezza.
Ad esempio, invece di scrivere un messaggio vago sul canale, come:
"Qualcuno può aiutarmi con un dubbio sull'evento?
Si può scrivere:
_"@amy @lee, puoi aiutarmi con un dubbio sull'evento o dirmi chi può aiutarmi?"
Aggiornare lo stato e i tempi di lavoro
via Slack La stanchezza da notifiche è reale! Per questo motivo è necessario rispettare la disponibilità dei colleghi controllando il loro stato prima di contattarli. Slack offre anche la possibilità di aggiornare il proprio stato.
Potete usare questo spazio per aggiungere i vostri orari di lavoro, il fuso orario e i messaggi OOO e aggiornare il team quando siete lontani, in modalità focus o in riunione. In questo modo, se qualcuno vuole contattarvi, può sapere che non siete disponibili e può chiedere aiuto a qualcun altro o aspettare che siate disponibili.
il buon galateo di Slack non è solo per gli altri. Potete massimizzare la vostra produttività usando la funzionalità/funzione di stato per evitare di essere spammati. Quando avete aggiornato la vostra disponibilità, i membri del team non devono disturbarvi quando non siete disponibili.
Non evitate di trasformare le chat in riunioni
Secondo il sito formula 55/38/7 la comunicazione è per il 55% non verbale, per il 38% vocale e per il 7% solo verbale. Per quanto sia facile parlare via testo, a volte è più efficace avere un video o una riunione faccia a faccia invece di scrivere all'infinito o spammare il gruppo mentre si cerca di spiegare qualcosa in dettaglio.
Le persone riescono a connettersi meglio quando vedono il linguaggio del corpo, le espressioni e i gesti dell'altro.
Le revisioni delle prestazioni, le valutazioni, le sessioni di feedback, le sessioni di formazione, le revisioni dei client, ecc. richiedono un tocco umano che è possibile solo con le riunioni faccia a faccia. Inoltre, le sincronizzazioni giornaliere per gli aggiornamenti quotidiani e le riunioni di scrum devono avvenire di persona o tramite videochiamata.
Fate riferimento a questo manuale di regole che giuriamo per il galateo delle riunioni dei team virtuali e le best practice per la vostra prossima riunione.
Migliorare la comunicazione del team con ClickUp e Slack
Sebbene molte app facciano quello che fa Slack, si avvicinano appena a quello che offre. Oltre alle sue funzionalità/funzione, la piattaforma offre alcune delle migliori integrazioni per migliorare la collaborazione sul posto di lavoro.
Ad esempio, ClickUp offre le migliori integrazioni per migliorare la collaborazione sul posto di lavoro Integrazione con Slack combina la collaborazione online e il project management per creare un'app all-in-one.
Combinate i poteri del project management e della collaborazione con l'integrazione ClickUp Slack
In parole povere, con questa integrazione è possibile utilizzare Slack per il project management ! L'integrazione di ClickUp con Slack può anche migliorare l'etichetta Slack del vostro team, consentendovi di creare attività e commenti dai messaggi! È sufficiente digitare /ClickUp new da qualsiasi messaggio Slack per aggiungerli come attività di ClickUp.
Creare e gestire le attività di ClickUp grazie all'integrazione con Slack
È possibile inviare notifiche sullo stato dei lavori, nuovi commenti, aggiornamenti, ecc. direttamente sul proprio canale Slack.
Con Visualizzazione della chat di ClickUp è possibile condividere aggiornamenti, collegare risorse e comunicare senza problemi con i membri del team in merito a vari progetti senza lasciare la piattaforma.
Con i canali di chat in tempo reale è possibile semplificare e snellire la comunicazione del team.
Aggiungete chiunque alla conversazione con le menzioni @ e assegnate commenti per far sì che il team continui a lavorare sugli elementi da intraprendere.
Chattare mentre si lavora fianco a fianco con la visualizzazione ClickUp Chat
Comunicare e collaborare meglio con Slack e ClickUp
Slack è un ottimo strumento che bilancia conversazioni professionali e personali. Per questo motivo è molto facile cadere in abitudini di comunicazione informali che potrebbero ostacolare la produttività del team, farvi apparire poco professionali e portare a comunicazioni errate.
Dalla messaggistica chiara all'uso oculato dei canali, seguire questi semplici "dos" e "don't" del galateo di Slack dovrebbe rendere la vostra prossima esperienza con l'app più divertente e fruttuosa!
Potete anche prendere in considerazione l'impostazione di un sistema intelligente di obiettivi di comunicazione all'interno dell'organizzazione per garantire che tutti trasmettano il proprio messaggio in modo chiaro e produttivo.
La combinazione ClickUp-Slack offre un grande vantaggio in questo senso! La combinazione delle funzionalità/funzione di entrambe le app offre un modo semplice per migliorare la comunicazione e la produttività del team. Prova ClickUp oggi stesso e usufruisci di un nuovo livello di efficienza!