Il galateo di Slack: I "DO" e i "DON" dell'uso di Slack al lavoro

"Posso inviare una foto del mio cane al mio team?""È meglio inviarla tramite messaggio diretto o sul canale del team?""Hanno visto il mio messaggio?"

Se queste domande ti suonano familiari, è perché Slack rende la comunicazione facile, ma non sempre chiara. Il confine tra informale e professionale diventa rapidamente sfumato e, senza norme adeguate, anche piccoli messaggi possono portare a grandi malintesi.

Messaggi notturni, thread caotici, menzioni usate in modo improprio: basta poco perché la chat di gruppo diventi disordinata. Ecco perché gli strumenti di comunicazione hanno bisogno di qualcosa di più delle emoji e delle notifiche. Hanno bisogno di regole di comportamento.

📘 In questa guida analizzeremo le regole d'oro del galateo di Slack per aiutare il tuo team a mantenere un atteggiamento rispettoso, concentrato e asincrono.

E se stai cercando qualcosa che vada oltre la semplice chat? Resta con noi: ti presenteremo anche un'alternativa che offre molto di più di Slack. 😉

Cos'è il galateo di Slack?

Il galateo di Slack consiste semplicemente nel seguire regole e linee guida non scritte che possono evitarti fastidiose incomprensioni, giudizi e chiarimenti sulle tue intenzioni durante l'utilizzo della piattaforma. Comprende le best practice per la comunicazione, la collaborazione e la creazione di comunità all'interno dei team e dei canali Slack.

Queste regole non dette ti aiuteranno a:

Abbiamo raccolto alcune strategie e consigli di comunicazione per consentire una collaborazione di alta produttività all'interno del team.

Cosa fare e cosa non fare su Slack

Ora che sai perché è importante seguire il galateo di Slack, vediamo alcune delle cose più importanti da fare e da non fare quando si usa Slack e diamo un'occhiata ad alcuni consigli sul galateo di Slack.

Cosa fare secondo il galateo di Slack: Cosa dovresti sempre fare:

✔️ Sii diretto nei tuoi messaggi

Non iniziare i tuoi messaggi diretti su Slack con un "hey" o un "ciao" senza specificare l'oggetto del messaggio. Assicurati di includere il motivo del tuo messaggio Slack in modo chiaro.

Ricorda che la persona a cui stai inviando un messaggio potrebbe essere concentrata su un lavoro importante. Una notifica seguita da un messaggio vago può interrompere il suo flusso di lavoro e ostacolare il suo operato.

Quando invii un messaggio a qualcuno, devi tenere conto del suo tempo. Un messaggio breve che includa ciò che ti serve da lui e la Sequenza è sufficiente affinché possa agire quando ne avrà il tempo.

Ad esempio, invece di dire:

"Ehi!" (1 secondo fa) "Ci sei?" (1 secondo fa)

E poi sparire finché non rispondono, puoi dire:

"Ehi, puoi aiutarmi con una breve descrizione del prodotto per i social media? Devo inviarla entro la fine della giornata."

Cerca di comunicare il punto cruciale in un unico messaggio Slack invece di inviare più messaggi. Usa elenchi puntati, testo in grassetto, corsivo e numeri per rendere il tuo messaggio facilmente leggibile.

✔️ Utilizza canali e thread pubblici per migliorare la comunicazione sul posto di lavoro.

I canali Slack sono ottimi per conversazioni di gruppo su un argomento, un reparto, un evento o un progetto specifico. Utilizza i canali Slack per discutere di argomenti specifici e creare un repository di gruppo con tutte le informazioni correlate.

Se invii un messaggio diretto a un collega per aggiornamenti o dubbi relativi a una campagna che riguarda più di voi due, dai adito a conversazioni multiple sullo stesso problema. Potresti perdere informazioni importanti e perdere tempo a chiarire lo stesso dubbio.

Ottimizza invece la comunicazione del team e invia un messaggio Slack sul canale o thread Slack specifico, taggando la persona a cui vuoi rivolgere una domanda. In questo modo, tutti i membri del progetto potranno conoscere lo stato del progetto, gli ostacoli o qualsiasi altra informazione relativa al progetto.

A lungo termine, sarà anche più veloce accedere al canale e cercare qualsiasi informazione necessaria per continuare il progetto o rivedere i risultati una volta terminato.

Puoi anche incoraggiare i tuoi team a utilizzare i canali Slack pubblici per organizzare sessioni di brainstorming per qualsiasi progetto, campagna o evento. Avvia la sessione ponendo una domanda aperta nel canale e chiedendo a tutti di aggiungere le proprie idee in un thread.

Rispondere all'interno di un thread rende il canale più ordinato e ti aiuta a mantenere il controllo della tua area di lavoro. Con i thread, puoi creare silos di informazioni all'interno di un canale più ampio che ottimizzeranno il tuo archivio di informazioni.

💡 I thread sono il modo più semplice per mantenere il flusso della conversazione e avviare la collaborazione.

✔️ Rispondi ai messaggi il prima possibile

I team remoti fanno ampio ricorso a canali di comunicazione come Slack, Teams e Google Meet, poiché non possono partecipare a riunioni di persona per chiarire eventuali dubbi. Quindi, anche se ricevi un messaggio quando sei occupato, puoi rispondere immediatamente.

Riconoscere il messaggio aiuta a costruire fiducia, specialmente nei team remoti. Rassicura la persona che hai visto il messaggio.

Potrebbe essere un semplice "Preso nota. Ci lavorerò nel pomeriggio."

✔️ Usa le menzioni con attenzione

Comprendiamo che effettuare una menzione o taggare qualcuno su una piattaforma di comunicazione è essenziale per garantire che la persona con cui desideri parlare veda il tuo messaggio. Tuttavia, un uso eccessivo della funzionalità @everyone o @channel può risultare invadente e inviare notifiche non necessarie agli altri membri del team. Utilizza questi tag solo quando desideri rivolgerti all'intero canale.

Se desideri che un membro specifico del team risponda a una richiesta individuale, effettua una menzione solo per lui nel tuo messaggio in quel particolare gruppo, in modo che sappia che è necessaria una risposta specifica.

In questo modo anche gli altri membri del team saranno informati del problema, anche se non è necessaria una loro risposta diretta. Questa funzionalità/funzione è ottima, ma solo se utilizzata con saggezza.

Ad esempio, invece di scrivere un messaggio vago sul canale, come:

"Qualcuno può aiutarmi con un dubbio sull'evento?"

Puoi scrivere:

"@amy @lee, potete aiutarmi con una domanda sull'evento o dirmi chi può aiutarmi?"

✔️ Aggiorna il tuo stato e gli orari di lavoro

La stanchezza da notifiche è reale! Ecco perché dovresti rispettare la disponibilità dei tuoi colleghi controllando il loro stato prima di contattarli. Slack offre anche la possibilità di aggiornare il tuo stato.

Puoi utilizzare questo spazio per aggiungere i tuoi orari di lavoro, il fuso orario e i messaggi OOO e aggiornare il tuo team quando sei assente, in modalità concentrazione o in riunione. In questo modo, se qualcuno desidera contattarti, può essere consapevole che non sei disponibile e può rivolgersi a qualcun altro per chiedere aiuto o attendere che tu sia disponibile.

💡Una buona etichetta su Slack non vale solo per gli altri. Puoi massimizzare la tua produttività utilizzando la funzionalità di stato per evitare di ricevere messaggi indesiderati. Quando aggiorni la tua disponibilità, i membri del team non dovrebbero disturbarti quando non sei disponibile.

✔️ Usa le emoji con attenzione

Le emoji sono ottime per impostare il tono e offrire reazioni rapide, ma nelle aree di lavoro funzionano meglio se utilizzate in modo intenzionale. Attieniti a reazioni comunemente comprese come ✅ per l'approvazione, 👀 per "revisione" o 🎉 per festeggiare una vittoria.

Evita lunghe stringhe di emoji o simboli confusi che potrebbero distrarre dal messaggio. Quando la chiarezza è importante, abbina l'emoji a un breve commento.

✔️ Pianifica i messaggi in diversi fusi orari

Solo perché sei online non significa che lo siano anche tutti gli altri. Se il tuo team è distribuito su diversi fusi orari, utilizza la funzionalità "Pianifica messaggio" di Slack per evitare di interrompere la serata o il momento di concentrazione di qualcuno.

È una piccola abitudine che favorisce il lavoro asincrono e dimostra rispetto per i confini dei tuoi colleghi.

✔️ Scrivi messaggi chiari e concisi

I messaggi con lunghi blocchi di testo sono difficili da leggere e ancora più difficili da rispondere. Suddividi i tuoi aggiornamenti in punti elenco, evidenzia le informazioni importanti e sii specifico su ciò che ti serve e quando.

La chiarezza aiuta le persone ad agire più rapidamente, senza bisogno di continue chiarificazioni.

✔️ Usa i messaggi diretti e i canali pubblici in modo intelligente

In caso di dubbio, utilizza i canali pubblici. Le conversazioni di gruppo aumentano la visibilità, aiutano gli altri a comprendere il contesto e riducono il numero di domande ripetitive.

Usa i messaggi diretti per questioni private, aggiornamenti personali o feedback delicati. La trasparenza crea fiducia, quindi mantieni aperte le comunicazioni quando ha senso farlo.

✔️ Organizza i canali con nomi e scopi chiari

I canali Slack sono utili solo se le persone sanno dove trovare ciò che cercano. Utilizza convenzioni di denominazione come #team-design o #content-qa e scrivi una breve descrizione in modo che i nuovi membri del team possano navigare con sicurezza.

Pulisci regolarmente i canali inattivi per ridurre il rumore e mantenere l'area di lavoro concentrata.

Cosa non fare su Slack: cosa evitare a tutti i costi

❌ Non monopolizzare i canali con chiacchiere fuori tema

Quando la chat di gruppo è attiva, è forte la tentazione di condividere meme divertenti, pensieri casuali o opinioni controverse, ma questo non significa che ogni canale sia il luogo adatto per farlo.

Interrompere una discussione mirata (come un thread sul lancio di un prodotto o la revisione di una campagna) con contenuti non pertinenti può interrompere il flusso, distrarre gli altri e nascondere aggiornamenti essenziali.

Crea o utilizza canali Slack dedicati come #casuale, #off-topic o #watercooler per conversazioni informali. Questo ti aiuterà a mantenere la concentrazione negli spazi dedicati al lavoro, dando al contempo al tuo team la possibilità di socializzare.

💡 Se il canale ha un nome come #lancio-prodotto, considera che sia destinato a quello scopo e a nient'altro.

❌ Non inviare messaggi di una sola riga in rapida successione.

Digitare più messaggi Slack in rapida successione, ciascuno con una sola riga come:

...crea notifiche multiple e disturba il flusso di lavoro dei tuoi colleghi.

Questa abitudine è fonte di distrazione e inefficiente, specialmente in ambienti remoti dove la comunicazione asincrona è importante. Piuttosto, dedica qualche secondo in più a scrivere il tuo messaggio per intero. Usa interruzioni di riga, elenchi puntati e grassetto per renderlo più leggibile.

❌ Non chiedere prima di aver letto la thread

Prima di pubblicare una query in un canale Slack molto frequentato, scorri verso l'alto. La tua query potrebbe aver già ricevuto una risposta, oppure qualcuno potrebbe aver condiviso il contesto di cui hai bisogno.

Ignorare il thread esistente e chiedere "Qual è il piano per la chiamata con il client di oggi?" può portare a risposte ripetitive, colleghi frustrati e conversazioni confuse.

Rispetta il tempo che le persone hanno dedicato alla stesura di aggiornamenti chiari leggendoli attentamente. Se hai dei dubbi, puoi rispondere al thread o chiedere chiarimenti in modo educato: "Ho visto l'aggiornamento di Sarah, volevo solo confermare se l'orario della chiamata è ancora alle 14:00".

❌ Non affidarti a Slack come unica fonte di verità

Slack serve per discutere, non per prendere decisioni. Se una decisione importante viene presa in un thread su Slack (come finalizzare una modifica dei prezzi o un accordo con un client) e non viene documentata altrove, è come se fosse stata dimenticata.

I messaggi Slack possono essere sepolti, cancellati o persi nel tempo. Per aggiornamenti, processi o risultati chiave, fai un follow-up con la documentazione nel tuo strumento di project management (come attività di ClickUp), ClickUp Docs o wiki interni.

✍️ "Se è importante, non deve essere confinato solo su Slack."

❌ Non lasciare le conversazioni in sospeso

Immagina di chiedere aiuto, ricevere un ottimo suggerimento e poi... silenzio radio. Nessuna reazione, nessun "grazie", nessun aggiornamento su ciò che è successo.

Lasciare le conversazioni irrisolte crea ambiguità. La soluzione ha funzionato? Hai ancora bisogno di aiuto? Qualcuno dovrebbe dare seguito alla questione?

Chiudi il cerchio reagendo con un ✅, rispondendo con un rapido "Va bene!" o fornendo un breve riepilogo/riassunto di ciò che hai fatto dopo. Questo dimostra rispetto e apprezzamento e rafforza le abitudini di comunicazione del team.

👂 Pensa a Slack come a una conversazione reale: non interrompere a metà frase.

❌ Non esitare a trasformare le chat in riunioni

Secondo la formula 55/38/7, la comunicazione è composta per il 55% da elementi non verbali, per il 38% da elementi vocali e solo per il 7% da parole. Per quanto sia facile comunicare tramite testi di testo, a volte è più efficiente organizzare una riunione video o una riunione faccia a faccia piuttosto che scrivere all'infinito o inviare messaggi ripetitivi al gruppo nel tentativo di spiegare qualcosa in dettaglio.

Le persone riescono a stabilire una connessione migliore quando vedono il linguaggio del corpo, le espressioni e i gesti degli altri.

Le valutazioni delle prestazioni, le sessioni di feedback, le sessioni di formazione, le recensioni dei clienti, ecc. richiedono un tocco umano, possibile solo con incontri faccia a faccia. Inoltre, le sincronizzazioni quotidiane per gli aggiornamenti giornalieri e le riunioni scrum devono avvenire di persona o tramite videochiamata.

Consulta questo regolamento, che noi riteniamo fondamentale, per conoscere le regole di comportamento e le best practice da seguire durante le riunioni virtuali del tuo team.

Migliora la comunicazione del team con ClickUp e Slack

Sebbene esistano molte app simili a Slack, nessuna di esse è in grado di eguagliare ciò che offre. Oltre alle sue pratiche funzionalità/funzioni, la piattaforma offre alcune delle migliori integrazioni per migliorare la collaborazione sul posto di lavoro.

Ad esempio, l'integrazione di ClickUp con Slack combina la collaborazione online e il project management in un'unica app all-in-one.

In poche parole, grazie a questa integrazione, puoi utilizzare Slack per il project management!

L'integrazione di ClickUp con Slack può anche migliorare il galateo Slack del tuo team, consentendoti di creare attività e commenti dai messaggi! Basta digitare /ClickUp new da qualsiasi messaggio Slack per aggiungerli come attività a ClickUp.

Puoi inviare notifiche sullo stato del lavoro, nuovi commenti, aggiornamenti, ecc. direttamente sul tuo canale Slack.

Oppure... sostituisci completamente Slack con ClickUp Chat.

Ma cosa succederebbe se non avessi bisogno di due strumenti separati per chattare e svolgere il tuo lavoro?

Se desideri ridurre il sovraccarico di strumenti e semplificare il tuo flusso di lavoro, ClickUp Chat è molto più di una semplice integrazione con Slack: è una potente soluzione di messaggistica integrata che riunisce in un unico posto la gestione delle attività, l'assistenza IA e le conversazioni in tempo reale. È simile a Slack, ma con una produttività integrata.

Diamo un'occhiata più da vicino. 👇

Se Slack ti aiuta a comunicare, ClickUp Chat ti aiuta a comunicare e ad agire nello stesso posto. Si tratta di uno strumento di chat completo integrato nella tua area di lavoro di ClickUp che ti consente di centralizzare le discussioni, assegnare immediatamente il lavoro e mantenere le conversazioni collegate ai tuoi obiettivi.

Che si tratti di chiacchierare in modo informale, prendere decisioni o collaborare in modo interfunzionale, ClickUp Chat offre molto più di una semplice messaggistica: trasforma le conversazioni in risultati concreti.

Cosa rende ClickUp Chat diverso dagli altri?

Messaggi e thread fissati: mantieni i messaggi con priorità in cima a qualsiasi chat e rimani concentrato con thread dedicati all'interno delle attività e dei documenti.

Trasforma i messaggi in attività all'istante: niente più confusione su "chi fa cosa?". Assegna, pianifica e aggiungi dettagli direttamente dalla chat.

Messaggistica basata sull'IA: utilizza ClickUp Brain per riassumere le conversazioni in chat, suggerire risposte, riformulare messaggi o redigere bozze di risposte in diversi fusi orari.

Integrato nel tuo flusso di lavoro: ClickUp Chat è presente ovunque tu lavori: all'interno di attività, documenti, lavagne online e dashboard.

Slack vs. ClickUp Chat: qual è la differenza?

Comunica e collabora meglio con Slack e ClickUp

Slack è un potente strumento di comunicazione, ma senza le giuste regole di comportamento anche i messaggi migliori possono perdersi in un mare di notifiche, ping vaghi e caos nei canali.

Seguendo queste semplici regole su cosa fare e cosa non fare, potrai creare una cultura aziendale in cui la comunicazione è rispettosa, asincrona e chiara, sia che tu lavori con altri reparti o in fusi orari diversi.

Cerchi uno spazio di lavoro più pratico e completo? ClickUp riunisce messaggistica, gestione delle attività e assistenza basata sull'intelligenza artificiale in un'unica piattaforma semplificata. Puoi integrarlo con Slack per rendere le tue conversazioni più produttive oppure passare a ClickUp Chat per centralizzare la collaborazione, eliminare il passaggio da una scheda all'altra e trasformare i messaggi in risultati.

💬 Le conversazioni più intelligenti iniziano qui: prova ClickUp gratis e porta la comunicazione del tuo team a un livello superiore.