Un project manager esperto, fidato nel consegnare con precisione prodotti software essenziali, si rivolgerà spesso al quadro Scrum all'interno della metodologia Agile.

Suddividendo il progetto in parti più piccole e gestibili, chiamate Sprints, il team può collaborare in modo efficiente invece di affrontare l'intero progetto in un'unica soluzione. In questo modo, non ci si limita a costruire un prodotto, ma lo si perfeziona a ogni passaggio per soddisfare le esigenze del cliente.

Tuttavia, se il progetto inizia a sembrare un labirinto snervante, potrebbe essere necessario coinvolgere più team Scrum per affrontarlo.

È qui che le cose si alzano di livello e si introduce lo Scrum degli Scrum. Ma Da fare per condurre riunioni di scrum regolari senza perdere il monitoraggio di tutto? Scopriamolo.

Capire lo Scrum of Scrums

Lo Scrum of Scrum è essenziale per un project management efficace. Capire cos'è e come lavora migliora il coordinamento del team e la trasparenza.

Cos'è uno Scrum of Scrums?

Uno Scrum of Scrums (SoS) è una riunione in cui i rappresentanti di diversi team che praticano Agile Scrum si riuniscono per sincronizzarsi, condividere lo stato di avanzamento e risolvere i problemi tra i team di progetti più grandi che utilizzano le metodologie Agile.

Anche se questo può sembrare semplice, richiede un piano accurato.

Prima di iniziare, le organizzazioni devono bilanciare la dimensione e il numero del team Scrum assicurandosi che tutti i team siano sulla stessa pagina, si fidino l'uno dell'altro e non vedano l'ora di lavorare per raggiungere un obiettivo condiviso del progetto.

Da fare, SoS favorisce la trasparenza, i controlli regolari e la flessibilità di adattamento. La suddivisione di team di grandi dimensioni in team più piccoli aiuta l'organizzazione a collegare più team, a rafforzare le connessioni e a mantenere la concentrazione.

Qual è lo scopo di Scrum of Scrums?

Secondo il suo autore, Jeff Sutherland, lo Scrum of Scrums ha lo scopo di responsabile di consegnare il software di lavoro di tutti i team alla definizione di Da fare alla fine dello Sprint, o per i rilasci durante lo Sprint"

In termini più semplici, lo Scrum of Scrums è una riunione in cui i rappresentanti di diversi team allineano i loro lavori per evitare blocchi. È essenziale per scalare le pratiche Agile in progetti complessi e con più team.

La riduzione dei percorsi di comunicazione multipli assicura una collaborazione fluida e la consegna sincronizzata di un prodotto integrato alla fine del progetto alla fine di ogni sprint .

In poche parole, uno Scrum of Scrum vi aiuta:

• Tenere tutti informati: Assicura una comunicazione chiara dello stato e delle attività dei singoli team al gruppo più ampio, in modo che nessuno venga lasciato all'oscuro
• Risolvere i problemi più velocemente: affronta i problemi più urgenti, consentendo ai team agili di risolvere i blocchi e far avanzare i progetti
• Migliorare il coordinamento dei team agili: Supervisiona la collaborazione del team, assicurando l'allineamento e prevenendo i passi falsi
• Prendere decisioni importanti: Facilita le decisioni collettive che hanno un impatto su tutti i gruppi, mantenendo il coordinamento e lo stato

Quindi, se siete costantemente impegnati a destreggiarvi tra più team Scrum, un SOS metterà tutto in ordine e terrà tutti informati. È un componente essenziale di una solida project management di Scrum .

Ma da cosa è composto un SoS?

Componenti chiave di Scrum of Scrums

A prima vista, lo Scrum of Scrums potrebbe sembrare un diagramma di flusso complicato con troppe parti mobili. Ma quando lo si analizza, sono solo pochi componenti chiave a gestire lo spettacolo.

1. Partecipanti

Un rappresentante, in genere lo Scrum Master, partecipa allo Scrum of Scrums Può trattarsi anche di un membro del team, di un titolare di prodotto o di un responsabile tecnico, chiunque possa discutere dello stato e delle sfide del team. Se è necessario il loro contributo, possono occasionalmente partecipare anche uno stakeholder o un manager.

2. Frequenza

Le riunioni si tengono in genere 2-3 volte alla settimana, ma possono essere tenute quotidianamente se esistono molte dipendenze tra i team. Per progetti con meno problemi tra team, le riunioni possono essere tenute settimanalmente, modificando la frequenza in base alle esigenze del progetto.

3. Durata

Le riunioni di Scrum of Scrums hanno una durata di 15-30 minuti per garantire l'efficienza e possono essere prolungate, ma non dovrebbero superare i 45 minuti.

Vantaggi di Scrum of Scrums

Scrum of Scrums offre un lungo elenco di vantaggi che sono fondamentali per scalare le pratiche Agile in progetti più grandi. Questi includono:

Migliore coordinamento e risoluzione dei problemi

Nei progetti complessi, in cui diversi team devono lavorare in tandem, Scrum of Scrums assicura l'allineamento e risolve rapidamente le dipendenze, portando a operazioni più efficienti e a un flusso di lavoro senza interruzioni.

Questo obiettivo viene raggiunto attraverso alcune pratiche chiave:

• Sincronizzazione tra team: Allinea le priorità e gli stati del team, gestisce le dipendenze tra i team e riduce i colli di bottiglia
• Risoluzione più rapida dei problemi: Affronta i problemi che interessano più team e incoraggia soluzioni collettive per ottenere risultati più rapidi
• Riduzione dei rischi: consente ai team di risolvere i problemi prima che si aggravino, prevenendo potenziali blocchi stradali
• Ottimizzazione delle risorse: Migliora il coordinamento e identifica potenziali conflitti o carenze di risorse prima che diventino critici

Comunicazione, trasparenza e collaborazione migliorate

Scrum of Scrums aiuta i team a interagire apertamente tra loro mentre lavorano per obiettivi comuni. Aumenta la probabilità di un esito positivo del progetto.

Gli elementi chiave che contribuiscono a questo risultato sono:

• Miglioramento del flusso di informazioni: Abbatte i silos condividendo regolarmente gli aggiornamenti e visualizzando una visione olistica del progetto
• Aumento della visibilità: Crea un quadro più chiaro dello stato di avanzamento del progetto e mette in evidenza problemi o schemi che potrebbero non essere visibili a livello di team
• **Aumento della collaborazione: promuove il lavoro di squadra e la discussione di idee tra team diversi
• Allineamento con gli obiettivi organizzativi: Allinea i team con gli oggetti principali e comunica le priorità strategiche tra i team

Comprendere i vantaggi di Scrum of Scrums aiuta a valutarne la rilevanza e l'impatto sui processi. Questa conoscenza consente di decidere con cognizione di causa se migliorare il lavoro del team, il coordinamento, la risoluzione dei problemi e l'efficienza del progetto.

Leggi anche: i 15 migliori strumenti Scrum per il project management nel 2024

Come condurre uno Scrum di Scrum

Avete deciso di condurre uno Scrum of Scrum. Da dove fare?

Cominciamo dalla struttura, suddividendola in due parti principali: "Di cosa si tratta (programma)?" e "Chi farà cosa (ruoli)? "

Parte 1: Programma

Ogni riunione di Scrum of Scrums segue un programma chiaro e strutturato, simile a quello di una riunione di gruppo scrum giornaliero ma si concentra su problemi che riguardano più team.

In genere è incentrato su domande come:

• "Cosa ha fatto il mio team dall'ultima riunione?"Ogni rappresentante del team condivide i risultati chiave, soprattutto quelli che hanno un impatto sugli altri team o sul progetto più ampio
• "Cosa farà il mio team prima della prossima riunione?"I team delineano il loro lavoro imminente, evidenziando le attività che potrebbero avere un impatto sugli altri e segnalando qualsiasi supporto di cui potrebbero avere bisogno
• "Ci sono blocchi o dipendenze?" I team discutono di eventuali ostacoli che rallentano i progressi I team discutono di eventuali ostacoli che rallentano lo stato e segnalano le dipendenze da altri team. Vengono sollevati rischi o potenziali problemi che potrebbero avere un impatto su più team

L'agenda di Scrum of Scrums può anche includere cambiamenti, metriche e stati per avere un'idea generale dello stato attuale del progetto.

Parte 2: Ruoli

A uno Scrum of Scrums partecipano diverse persone, ognuna delle quali svolge il ruolo di ruoli specifici in una mischia per mantenere la riunione efficace. Questi ruoli sono:

• Rappresentanti del team: Ogni team invia un rappresentante, di solito chiamato Scrum master, per condividere gli aggiornamenti sugli stati di avanzamento e le sfide. Ascoltano attivamente e aiutano a risolvere i problemi sollevati dagli altri team
• Coordinatore: Uno Scrum master può anche fungere da coordinatore, assicurando che la riunione rimanga in linea, segua il programma e si concluda in tempo. Si occuperà anche di gestire i follower di qualsiasi elemento d'azione
• Titolare del prodotto: Questa persona fornisce la visione del prodotto e aiuta a risolvere i conflitti tra le priorità del team. Il suo ruolo è fondamentale quando è necessario un allineamento sulla direzione del prodotto
• Capo tecnico o architetto: Talvolta incluso per affrontare sfide tecniche, dipendenze o problemi di integrazione, l'architetto tecnico assicura che vengano prese decisioni tecniche coordinate tra i team
• Gli stakeholder o il management (facoltativo): Gli stakeholder possono partecipare come osservatori per ottenere informazioni. Dovrebbero contribuire solo se invitati specificamente

Come condurre una riunione di Scrum of Scrums utilizzando ClickUp

Non sorprende che ci siano molte cose da fare e da gestire se si vuole condurre una riunione Scrum of Scrums con esito positivo. La soluzione? Una piattaforma Scrum all-in-one come ClickUp. ClickUp è la soluzione di project management più avanzata per aiutarvi a gestire la costante serie di riunioni Agile per i vostri progetti più importanti.

Da Bacheca della mischia ai modelli per la pianificazione degli sprint, il Piattaforma di project management agile ClickUp ha tutto ciò che serve per condurre Scrum of Scrum con facilità. In più, ci sono strumenti di collaborazione integrati che possono aiutare i team a condurre riunioni agili anche virtuali.

Pianificate il vostro Scrum of Scrum utilizzando la piattaforma di project management ClickUp Agile

Questa piattaforma consente di impostare una struttura di lavoro personalizzabile che comprende spazi, cartelle, elenchi e attività, una gerarchia che può essere adattata alle metodologie Agile. Dispone di una matrice di funzionalità Agile, come gli strumenti di gestione degli sprint e i grafici di burnup e burndown.

Vediamo ora come condurre uno Scrum of Scrum utilizzando questa piattaforma.

Passaggio 1. Impostazione di ClickUp per Scrum of Scrum

Utilizzate la Vista Elenco di ClickUp per visualizzare tutti gli eventi pianificati per i vostri progetti

Utilizzare ClickUp Sprints per consentire ai team Scrum e Agile di collaborare in modo efficiente per raggiungere obiettivi condivisi. Ecco come impostarlo:

• Per cominciare, potete assicurarvi che le attività di Scrum of Scrum siano allineate con lo stato dei singoli team
• Iniziate creando un nuovo spazio in ClickUp per "Scrum of Scrum" per mantenere le attività SoS separate dai singoli team Scrum, rendendole più facili da gestire
• All'interno di questo spazio, create delle cartelle per organizzare i diversi aspetti della riunione di Scrum of Scrums. Ad esempio, utilizzare Cross-Team Issues per monitorare i blocchi, le dipendenze e le sfide che coinvolgono i singoli team e Action Items per i follower, per assicurarsi che non si perda nulla
• Ogni riunione può essere considerata un'attività e può essere automatizzata utilizzando l'opzione Attività ricorrenti. Per gli elementi specifici del programma, aggiungete attività secondarie come gli aggiornamenti del team, i blocchi e i punti di integrazione e assegnateli ai rappresentanti del team interessati

Grazie a ClickUp, abbiamo potuto avere un maggiore controllo sulla capacità produttiva dei nostri membri, oltre a contribuire all'implementazione della metodologia SCRUM in Dinâmica! È stato davvero un grande cambiamento, perché i diversi strumenti che la piattaforma mette a disposizione forniscono molti spunti per la leadership

Emanuel Gumieiro, CMO (Chief Marketing Officer), Dinâmica Consultoria

Modello di riunione ClickUp Scrum

Inoltre, utilizzate il modello Modello di riunione ClickUp Scrum per iniziare a preparare le riunioni Scrum individuali e quelle tra i team di sviluppo.

Questo modello è stato progettato per aiutarvi a organizzare e personalizzare le vostre riunioni di Scrum Riunioni Scrum per ottenere la massima efficienza. Ecco come fare:

• Pianificare e visualizzare gli sprint: usare questomodello per pianificare gli sprint, attività e obiettivi in un'unica visualizzazione per l'allineamento del team
• Monitorare lo stato di avanzamento e i blocchi: Tracciare lo stato del progetto notando gli avanzamenti e i blocchi e monitorando di conseguenza
• Consolidare gli elementi essenziali dello sprint: Centralizzare i materiali per un esito positivo degli sprint, come le note delle riunioni e le demo, in un'unica area di lavoro collaborativa
• Migliorare l'efficienza delle riunioni: Strutturare le riunioni con programmi chiari ed elementi attuabili per discussioni mirate

Passaggio 2. Creare un modello di riunione

Uno dei modi ideali per iniziare a lavorare con Scrum of Scrum è l'utilizzo di modelli. ClickUp offre un'intera libreria da cui scegliere. Prendiamo il modello Modello di piano di sprint di ClickUp SCRUM ad esempio.

Modello di pianificazione dello sprint di ClickUp SCRUM

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-233.png Il modello di pianificazione degli sprint SCRUM di ClickUp è stato progettato per aiutare ad aumentare la collaborazione e la comunicazione del team attraverso una pianificazione degli sprint senza interruzioni https://app.clickup.com/signup?template=t-205449323&department=engineering-product Scarica questo modello /%cta/

Questo modello è dotato di un'interfaccia facile da usare per l'impostazione di obiettivi chiari per lo sprint e per la pianificazione del lavoro pianificare gli sprint in modo efficace. Utilizzate questo modello per:

• Definire gli obiettivi: Delineare chiaramente gli oggetti dello sprint durante le riunioni di Scrum of Scrums per garantire che tutti i team abbiano una condivisione sul raggiungimento di risultati specifici
• Monitorare i progressi: Tracciare lo stato di ciascun team verso gli obiettivi e identificare i rischi potenziali per affrontare in modo proattivo le sfide e gestire le dipendenze
• Migliorare la collaborazione: Incoraggiare la comunicazione aperta tra i team Agile Scrum per condividere le intuizioni e risolvere i problemi tra i team, favorendo un ambiente di supporto e collaborazione
• Documentare gli sprint: Mantenere i registri delle discussioni e delle decisioni delle riunioni di Scrum of Scrums per riferimenti futuri, contribuendo al miglioramento continuo e al perfezionamento della strategia

Se avete bisogno di gestire i prodotti, monitorare le attività, gestire i bug o generare reportistica, potete personalizzare ogni aspetto e plasmarlo secondo le vostre preferenze.

Creare liste di controllo di elementi da trasformare in attività di ClickUp

È possibile utilizzare liste di controllo, attività secondarie e campi personalizzati per delineare le riunioni. Se l'ordine del giorno della riunione riguarda gli aggiornamenti del team per un singolo progetto, potete creare una lista di controllo con le domande di cui abbiamo parlato sopra.

Sulla base di questa lista di controllo, si possono anche creare attività secondarie per ogni team Scrum coinvolto nella riunione. E si può tenere traccia di tutte queste attività con campi personalizzati, ad esempio:

• Gravità del blocco (alta, media, bassa)
• Tipo di dipendenza (Tecnica, Risorse, Informazioni)
• Teams interessati (etichette)
• Data di risoluzione (Data)
• Titolare dell'azione (Persone)

Questa configurazione consente di assicurarsi che ogni riunione di Scrum of Scrums si svolga senza problemi e di avere tutti i dettagli importanti a portata di mano.

Modello di gestione di ClickUp Agile Scrum

Se volete qualcosa di un po' più avanzato, provate con Modello di gestione Agile Scrum di ClickUp . È stato progettato appositamente per i team di sviluppo software e rappresenta una risorsa preziosa per i progetti incentrati sull'IT.

Questo modello include strumenti per la realizzazione di Eventi Scrum come l'elaborazione del backlog e le retrospettive di sprint . Con 30 diversi stati e 6 diverse visualizzazioni, questo modello è ottimizzato per il project management Agile. Offre:

• Monitoraggio, gestione e reportistica delle attività in modo flessibile
• Visuali attuabili che aiutano a ottimizzare gli sprints e i piani della roadmap
• Strumenti di collaborazione per mantenere coerente il flusso di lavoro

Nel complesso, questo modello offre una soluzione completa per la gestione della mischia, adatta a gestire le complessità di una mischia di mischie.

Passaggio 3. Programmare e condurre le riunioni

Visualizzate le vostre attività pianificate e bloccate il tempo per svolgerle con la visualizzazione Calendario di ClickUp

Una volta che tutte le attività e i modelli sono stati inseriti nel vostro spazio Scrum of Scrums, passate alla vista Calendario di ClickUp Visualizzazione del calendario di ClickUp per organizzare il programma delle riunioni.

Basta fare clic su "Visualizzazioni", selezionare Calendario e assegnare il nome "Calendario riunioni SoS" Ora avete una visione chiara di tutti i prossimi Scrum of Scrums per tutti i team.

Per programmare riunioni regolari, fate clic su una data nel Calendario, create un'attività ricorrente e applicatela al vostro modello di riunione Scrum of Scrums. Per una maggiore efficienza, è possibile utilizzare il Blocco orario nel Calendario per impostare orari specifici per le riunioni. È sufficiente trascinare l'attività di riunione nella fascia oraria desiderata e regolare la durata.

Se il vostro team utilizza calendari esterni come Google o Outlook, la funzionalità di sincronizzazione del calendario di ClickUp assicura che le riunioni di Scrum of Scrums appaiano sui calendari di tutti.

Lasciare commenti su azioni importanti all'interno delle attività usando @menzione

Per una comunicazione proattiva, utilizzate la sezione Commenti di ClickUp all'interno di ogni attività di Scrum of Scrums per discussioni più strutturate. È possibile @menzionare i membri del team per segnalare i punti importanti o utilizzare risposte thread per mantenere le conversazioni organizzate.

Comunicate con i membri del vostro team in tempo reale utilizzando la vista Team di ClickUp

Se avete bisogno di aggiornamenti rapidi e in tempo reale, provate la ChatView di ClickUp. Create un canale di chat dedicato a Scrum of Scrum per facilitare le discussioni informali e i chiarimenti rapidi durante la riunione.

In questo modo le conversazioni fluiscono senza inutili formalità.

Passaggio 4. Gestire documenti e note

Fortunatamente, è possibile creare tabelle ClickUp dedicate per ogni riunione e tenere tutte le note e le informazioni in un unico posto . È possibile organizzare questi documenti con intestazioni per i diversi temi e utilizzare tabelle per riepilogare/riassumere i punti chiave.

Le opzioni di formattazione di ClickUp garantiscono la leggibilità dei documenti. Una volta pronti, potete condividerli con il vostro team utilizzando il pulsante Condividi e impostando le autorizzazioni per visualizzare, commentare o modificare. La cronologia delle versioni di ClickUp consente inoltre di tenere traccia delle modifiche e di tornare indietro se necessario.

Se si preferisce non prendere note manualmente, usare ClickUp Brain per riassumere le discussioni e generare rapidamente elementi d'azione utilizzando lo strumento IA Assist. È inoltre possibile integrare la trascrizione dell'IA per le riunioni registrate per risparmiare tempo. Facendo un ulteriore passaggio, è possibile trasformare automaticamente la voce in testo e utilizzare l'IA per rispondere alle domande delle riunioni.

**Incorporare le attività direttamente nelle note della riunione facendo clic sul "+" nel documento e selezionando il widget Elenco attività per aggiungere attività relative alla riunione Scrum of Scrums.

Passaggio 5: Traccia lo stato di avanzamento e follow-up

Con le attività secondarie e i campi personalizzati, il monitoraggio delle riunioni Scrum of Scrums è facile. Utilizzate tag come #ActionItem, #Decision, #Blocker e #QuickWin per filtrare e dare priorità alle attività in modo semplice. Per un elenco di elementi di azione, create una lista di controllo all'interno dell'attività per facilitarne la gestione.

Per visualizzare e tenere traccia dello stato delle attività, impostate una lista di controllo Vista Bacheca con colonne come Da fare, In corso, Bloccate e Terminate. È possibile trascinare facilmente le attività tra le colonne per aggiornarne lo stato. Dipendenze di ClickUp è un'altra pratica funzionalità che consente di collegare attività collegate. Impostate relazioni di "Attesa" e "Blocco" per vedere come i ritardi influiscono sulle altre attività. Questo aiuta a gestire le dipendenze in modo efficace.

Nella nostra azienda, Click Up aiuta a organizzare e dare priorità ai progetti in tutti i reparti. Con le automazioni e tutte le altre funzionalità di Click Up (che non sono poche), la creazione di processi coerenti nell'esecuzione dei progetti diventa molto semplice. Anche il monitoraggio dello stato dei progetti è molto semplice.

Gabriela Simova, Scrum Master, Palms Bet

Best Practices per Scrum of Scrum

Per assicurarvi che la vostra riunione di Scrum of Scrums abbia un esito positivo, abbiamo elencato alcune best practice che vi aiuteranno. Seguire queste pratiche porterà a risultati più prevedibili e affidabili del progetto.

💡Tip 1: Mantenere la brevità e l'immediatezza del discorso

Le riunioni SoS devono essere concise e durare circa 15-30 minuti. Concentratevi sui punti principali di questa riunione di stato: lo stato del team, i fattori di blocco e le dipendenze tra i team. Riducete i dettagli al minimo e utilizzate un timer per non perdere il filo del discorso.

💡Tip 2: avere un'agenda chiara

La coerenza è la chiave. Per questo è necessaria una struttura chiara per ogni riunione che includa argomenti come lo stato del team, i lavori in programma, i blocchi e le dipendenze tra i team. Provate a condividere il programma in anticipo, in modo che i partecipanti possano essere preparati e concentrarsi su di esso.

💡Tip 3: incoraggiare la partecipazione

Assicuratevi che ogni rappresentante del team abbia la possibilità di parlare. È importante creare uno spazio in cui le persone si sentano a proprio agio nel sollevare problemi o preoccupazioni. Se qualcuno è silenzioso, seguitelo per assicurarvi che non si perda nulla di importante.

💡Consiglio 4: Usare una comunicazione inclusiva

Tutti devono capire cosa si sta discutendo. Evitate di confondere il gergo o gli acronimi, o prendetevi un momento per chiarirli. Incoraggiate l'ascolto attivo e assicuratevi che i partecipanti remoti siano pienamente coinvolti e in grado di contribuire allo stesso modo.

💡Consiglio 5: Concentrarsi sul miglioramento continuo

Cercate regolarmente un feedback sulle riunioni di Scrum of Scrums per identificare ciò che funziona e ciò che può essere migliorato. Siate flessibili: modificate il format, la frequenza o la struttura secondo le necessità e assicuratevi che partecipino i partecipanti giusti per mantenere la rilevanza e l'efficacia.

Ampliate la vostra riunione Scrum con ClickUp

Oltre alle aree di lavoro dedicate, ai modelli già pronti e alle liste di controllo delle attività, ClickUp offre un intervallo completo di funzionalità a supporto dei team agili e delle loro riunioni.

Con oltre 15 visualizzazioni personalizzabili, dashboard flessibili, automazione e numerosi strumenti per la gestione degli sprint, ClickUp vi aiuta a pianificare e gestire con facilità anche i progetti più grandi.

Siete pronti a gestire il vostro Scrum of Scrums e a godere di tutti i vantaggi di questo approccio Agile man mano che il vostro team cresce? Iscrivetevi a ClickUp ed esplorate le sue funzionalità/funzione per dare il via al vostro viaggio in SoS!