La spesa globale per il software per le aziende è stata pari a circa 913 miliardi di dollari nel 2023.
Oggi, lo stack tecnologico medio di un'organizzazione comprende circa 300 strumenti. Si tratta di 300 licenze software che devono essere negoziate, sottoposte a monitoraggio e gestite.
Non c'è da stupirsi che le aziende di tutto il mondo utilizzino solo la metà delle loro licenze software: il resto rimane non tracciato o sottoutilizzato.
Ottimizzare l'utilizzo delle licenze software può portare a risparmi significativi e aiutare a mantenere la conformità alle normative sulle licenze.
In questo articolo ti illustreremo i diversi tipi di licenze software offerti dai fornitori di software e ti spiegheremo come scegliere il modello di licenza software più adatto alla tua attività. Ti mostreremo anche come effettuare il monitoraggio e gestire in modo efficiente tutte le tue licenze ed evitare sprechi.
Che cos'è una licenza software?
Una licenza software è un documento legale che descrive come il software può essere utilizzato, distribuito e modificato. Il contratto di licenza software descrive i termini e le condizioni in base ai quali è possibile accedere, copiare, modificare e condividere il software. Consideralo come un contratto tra te e lo sviluppatore del software.
I diversi tipi di licenze software specificano i diritti e le restrizioni dell'utente in vari modi, tra cui la possibilità di effettuare la condivisione del software, il numero di dispositivi su cui può essere installato e la possibilità per gli utenti di accedere al codice sorgente.
Le licenze garantiscono che il software venga utilizzato in modo legale e nel rispetto di tutte le norme e i regolamenti applicabili. Spesso definiscono anche i termini di supporto e aggiornamenti a cui hai diritto.
Inoltre, le licenze aiutano gli sviluppatori di software a essere retribuiti per il loro lavoro, in modo che possano continuare a creare software nuovi e innovativi.
Tipi comuni di licenze software
Questi sono i principali tipi di licenze software attualmente in uso:
Licenze proprietarie
Queste licenze limitano l'accesso al codice sorgente e le modalità di utilizzo del software.
Una licenza proprietaria, nota anche come licenza closed-source o commerciale, concede diritti limitati all'utente. Solo lo sviluppatore o un gruppo selezionato ha accesso al suo codice sorgente.
I clienti possono utilizzare il software, ma non possono modificarlo, effettuare la distribuzione o venderlo senza un'autorizzazione esplicita.
Le licenze proprietarie sono spesso utilizzate per software commerciali destinati a generare entrate.
Esempio: applicazioni software commerciali, come Microsoft Office e SAP.
Licenze open source
Le licenze software open source sono licenze software che garantiscono agli utenti ampi diritti di accesso, modifica, distribuzione e persino vendita del software. Il codice sorgente del software è disponibile pubblicamente, consentendo a chiunque di esaminarlo, migliorarlo e adattarlo.
Una licenza software open source promuove la trasparenza e la responsabilità e offre agli utenti un elevato grado di flessibilità. Questo tipo di software spesso beneficia di una vasta comunità di sviluppatori che contribuiscono allo sviluppo e al miglioramento del codice del software.
Esempio: la GNU General Public License (GPL), la MIT License e la Apache License 2. 0
Freeware e shareware
I termini freeware e shareware sono spesso usati in modo intercambiabile, ma si tratta di due modelli di licenza software diversi.
Il freeware è un software offerto per l'uso gratis. Sebbene sia gratis, le sue funzionalità/funzioni o caratteristiche potrebbero essere limitate. Potrebbe inoltre presentare restrizioni relative alle modifiche e alla ridistribuzione.
Esempio: Firefox, VLC Media Player e GIMP
Lo shareware è un software fornito gratis come versione di prova per un periodo limitato o con funzionalità limitate. La versione completa richiede in genere il pagamento di una tariffa per usufruire di tutte le funzionalità o continuare a utilizzarlo oltre il periodo di prova.
Esempio: Adobe Photoshop e Microsoft Office
Licenze di pubblico dominio
Una licenza di pubblico dominio è un tipo di licenza software che colloca il software nel pubblico dominio. Ciò significa che il software è completamente gratis da restrizioni di copyright, consentendo a chiunque di utilizzarlo, modificarlo e distribuirlo senza alcuna limitazione.
Il software di pubblico dominio può incoraggiare l'innovazione e la creatività, poiché chiunque può contribuire al suo sviluppo e miglioramento. Non esistono limitazioni di legge sul copyright relative all'utilizzo o alla commercializzazione del software.
Esempio: SQLite
Modelli di licenza software più diffusi
Esistono diversi tipi di licenze software proprietarie. Di seguito analizzeremo le categorie principali in modo che possiate decidere quale si adatta meglio alle vostre esigenze.
TL;DR: riassunto dei 6 tipi di licenze software proprietarie
- Licenza perpetua: costo iniziale elevato ma stabile per un utilizzo a lungo termine in cui non è necessario scalare.
- Licenze di sottoscrizione: flessibili, aggiornate regolarmente e scalabili, ideali per ambienti dinamici e in crescita.
- Licenze basate sull'utilizzo: convenienti per un utilizzo variabile, ma richiedono un attento monitoraggio per evitare costi imprevisti.
- Licenze a pagamento per eccedenze: convenienti fino al superamento dei limiti; ideali per un utilizzo prevalentemente stabile ma occasionalmente variabile.
- Licenze per dispositivi: ideali per ambienti fissi con hardware dedicato, facili da gestire ma poco flessibili.
- Licenze simultanee: ideali per i team che effettuano la condivisione dell'accesso, flessibili entro i limiti degli utenti, ma richiedono un monitoraggio.
Licenze perpetue
Il modello di licenza perpetua è un metodo tradizionale di licenza software in cui il cliente acquista una licenza per utilizzare il software a tempo indeterminato. Una volta acquistata la licenza, il cliente può continuare a utilizzare il software per tutto il tempo necessario senza costi di sottoscrizione ricorrenti.
I clienti pagano un unico canone iniziale per acquisire la licenza software e non sono previsti canoni di sottoscrizione o di manutenzione continuativi.
Vantaggi delle licenze perpetue
- Prevedibilità: i clienti possono pianificare in anticipo i costi del software senza l'incertezza di costi di sottoscrizione ricorrenti o aumenti di prezzo.
- Titolarità: le licenze perpetue possono fornire un senso di titolarità e controllo sul software.
- Risparmio sui costi a lungo termine: in alcuni casi, le licenze perpetue possono essere più convenienti rispetto ad altri modelli, specialmente per le organizzazioni che utilizzano il software per molti anni.
- Accesso offline: le licenze perpetue spesso consentono di utilizzare il software senza un accesso continuo a Internet.
- Nessuna dipendenza dal fornitore: dopo l'acquisto iniziale, gli utenti dipendono meno dal fornitore. Anche se il fornitore interrompe la produzione del software, l'utente conserva il diritto di utilizzare la versione acquistata.
Svantaggi delle licenze perpetue
- Nessun aggiornamento automatico: l'accesso agli aggiornamenti futuri o alle nuove funzionalità/funzioni potrebbe richiedere costi aggiuntivi.
- Costo iniziale più elevato: il prezzo di acquisto iniziale di una licenza perpetua può essere elevato.
- Potenziale obsolescenza: con l'evolversi della tecnologia, le licenze perpetue potrebbero diventare meno appetibili se il software diventa obsoleto o difficile da mantenere.
- Costi di manutenzione e supporto: il supporto continuo, la manutenzione e gli aggiornamenti potrebbero non essere inclusi in una licenza perpetua o potrebbero richiedere l'acquisto di un piano di manutenzione separato.
- Rischio finanziario iniziale: l'elevato investimento iniziale rappresenta un rischio finanziario se il software non soddisfa le esigenze dell'organizzazione o se i requisiti aziendali cambiano.
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Licenze basate su sottoscrizione
La licenza basata su sottoscrizione, nota anche come Software as a Service (SaaS), è un modello di licenza software molto diffuso in cui i clienti pagano una tariffa ricorrente per utilizzare il software per un periodo di tempo specifico.
Questi tipi di licenze software di solito riguardano un prodotto basato sul cloud. I clienti pagano un canone di sottoscrizione regolare, in genere mensile o annuale, e possono utilizzare il software solo durante il periodo di sottoscrizione.
Vantaggi delle licenze basate su sottoscrizione
- Costi iniziali inferiori: i costi iniziali inferiori rispetto alle licenze perpetue lo rendono più accessibile per le piccole imprese e le organizzazioni con capitale limitato.
- Flessibilità: i clienti possono facilmente aumentare o ridurre il loro utilizzo in base alle loro esigenze, poiché non vi è alcun vincolo oltre la durata della sottoscrizione.
- Aggiornamenti automatici: i modelli basati su sottoscrizione spesso includono aggiornamenti e upgrade automatici, garantendo che non si verifichi l'obsolescenza.
- Riduzione dei costi IT: le soluzioni SaaS basate sul cloud possono ridurre il carico IT delle organizzazioni eliminando la necessità di installare e mantenere software in loco.
- Accesso più facile al software avanzato: le licenze di sottoscrizione rendono più facile per le organizzazioni accedere e acquistare software avanzato o di livello aziendale.
Svantaggi delle licenze basate su sottoscrizione
- Costi ricorrenti: i clienti devono continuare a pagare i canoni di sottoscrizione per mantenere l'accesso al software.
- Dipendenza: i clienti fanno affidamento sul provider del software per l'assistenza continua e la disponibilità.
- Possibilità di aumenti di prezzo: i costi di sottoscrizione potrebbero aumentare nel tempo, comportando costi superiori al previsto per le organizzazioni.
- Controllo limitato: i clienti potrebbero avere un controllo minore sulla configurazione e la personalizzazione del software.
- Titolarità limitata: a differenza delle licenze perpetue, le licenze basate su sottoscrizione non garantiscono la titolarità del software. Le organizzazioni potrebbero perdere l'accesso ai propri dati o alle proprie configurazioni al termine della sottoscrizione.
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Licenze basate sull'utilizzo
La licenza basata sull'utilizzo è un modello di licenza software in cui i clienti pagano il software in base al loro utilizzo o consumo effettivo. Questo può essere misurato in vari modi, ad esempio in base al numero di utenti, alle transazioni, al volume di dati o al tempo di elaborazione.
Questo tipo di licenza software spesso comporta la misurazione o il monitoraggio del consumo del cliente per calcolare con precisione i costi. Il costo del software può aumentare o diminuire in base alle abitudini di utilizzo del cliente. In genere, il credito viene acquistato in anticipo e le unità vengono detratte ad ogni utilizzo.
Le metriche di utilizzo comuni includono il numero di utenti, le transazioni, il volume di dati e le risorse di calcolo utilizzate.
Vantaggi delle licenze basate sull'utilizzo
- Efficienza dei costi: le organizzazioni pagano solo ciò che utilizzano, rendendo questo modello particolarmente conveniente per chi ha modelli di utilizzo variabili o imprevedibili.
- Scalabilità: il costo del software può aumentare o diminuire in base alle mutevoli esigenze del cliente.
- Flessibilità: i clienti possono modificare le proprie modalità di utilizzo per controllare i costi.
- Costi iniziali inferiori: in genere i costi iniziali sono inferiori rispetto ai modelli di licenza tradizionali.
- Prezzi trasparenti: le licenze basate sull'utilizzo spesso offrono una chiara visibilità sui costi sostenuti, il che può migliorare la pianificazione finanziaria e la gestione delle risorse.
Svantaggi delle licenze basate sull'utilizzo
- Complessità: le licenze basate sull'utilizzo possono essere più complesse da implementare e gestire rispetto ad altri modelli. Le organizzazioni devono monitorare attentamente il loro utilizzo per evitare costi imprevisti.
- Sfide di misurazione: misurare con precisione l'utilizzo può essere difficile, soprattutto per applicazioni software complesse.
- Possibilità di costi imprevisti o elevati: se i modelli di utilizzo subiscono fluttuazioni significative, i clienti potrebbero trovarsi di fronte ad aumenti di costo imprevisti.
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Licenze a pagamento per il superamento dei limiti
La licenza a pagamento per eccedenza è un tipo di modello di licenza basato sull'utilizzo in cui i clienti pagano una tariffa base per un determinato livello di utilizzo e poi sostengono costi aggiuntivi se superano tale limite. Questo modello è spesso utilizzato in combinazione con altri modelli di licenza, come quelli basati su sottoscrizione o sull'utilizzo.
Vantaggi delle licenze a pagamento per il superamento dei limiti
- Prevedibilità: i clienti possono stimare i costi in modo più accurato poiché conoscono il costo base e possono stimare eventuali eccedenze.
- Flessibilità: i clienti possono modificare le proprie abitudini di utilizzo per evitare costi aggiuntivi.
- Controllo dei costi: questo tipo di licenza può aiutare i clienti a controllare i costi del software con l'impostazione di un budget per l'utilizzo.
- Nessuna interruzione del servizio: gli utenti non subiranno interruzioni del servizio se superano i limiti, poiché pagheranno semplicemente per l'utilizzo aggiuntivo.
- Facilità di accesso: le organizzazioni possono iniziare con un piano base più economico e ampliarlo in base alle esigenze.
Svantaggi delle licenze a pagamento per il superamento dei limiti
- Costi imprevedibili: se i modelli di utilizzo variano in modo significativo, i clienti potrebbero dover sostenere costi aggiuntivi imprevisti.
- Complessità: le licenze a pagamento in base al consumo possono essere più complesse da preventivare, implementare e gestire rispetto ad altri modelli.
- Rischio di consumo eccessivo delle risorse: senza un monitoraggio adeguato, le organizzazioni potrebbero inavvertitamente consumare più risorse del necessario, con conseguenti costi aggiuntivi più elevati e aumento dei costi operativi.
- Dipendenza dalla reportistica di utilizzo accurata: eventuali discrepanze o ritardi nella reportistica possono avere come risultato costi imprevisti o controversie.
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Licenze per dispositivi
Nelle licenze per dispositivi, il contratto di licenza con l'utente finale è legato a un dispositivo fisico specifico o a una configurazione hardware. Ciò significa che il software può essere utilizzato solo su quel particolare dispositivo o entro i limiti hardware specificati.
In genere, la stessa licenza non può essere trasferita su un altro dispositivo né utilizzata da più utenti. Le licenze per dispositivo possono limitare la flessibilità dell'implementazione e dell'utilizzo del software.
Le licenze per dispositivi si trovano in casi d'uso specifici come i sistemi integrati (software integrato in dispositivi come stampanti, router o controller industriali), alcune applicazioni per utente singolo e software con dipendenza dall'hardware.
Vantaggi delle licenze per dispositivi
- Semplicità e facilità di gestione: poiché le licenze sono collegate a dispositivi specifici, sono più facili da monitorare e garantiscono la conformità.
- Prevedibilità dei costi: le organizzazioni possono prevedere facilmente i costi, poiché il numero di licenze richieste corrisponde al numero di dispositivi.
- Sicurezza: le licenze dei dispositivi possono aiutare a proteggere dall'uso non autorizzato del software e dalla pirateria.
- Compatibilità hardware: garantisce che il software sia compatibile con l'hardware previsto.
- Stabilità e coerenza: le licenze per dispositivi spesso includono un'opzione di licenza perpetua, il che significa che il software può essere utilizzato sul dispositivo a tempo indeterminato. Ciò garantisce un ambiente di utilizzo stabile e coerente senza costi ricorrenti.
Svantaggi delle licenze per dispositivi
- Flessibilità limitata: le licenze per dispositivo possono stabilire un limite all'utilizzo, riducendo la flessibilità e aumentando potenzialmente i costi.
- Dipendenza dall'hardware: se il dispositivo viene smarrito o danneggiato, il software potrebbe diventare inutilizzabile. Inoltre, l'aggiornamento dell'hardware potrebbe richiedere l'acquisto di nuove licenze software.
- Sottoutilizzo: se un dispositivo con licenza è sottoutilizzato, la licenza potrebbe non essere sfruttata appieno, con conseguente inefficienza.
- Difficoltà nel lavoro da remoto o fuori sede: se i dipendenti devono accedere al software da posizioni diverse, le licenze dei dispositivi possono rappresentare un ostacolo.
Licenze simultanee
La licenza concorrente è un modello di licenza software che consente a un numero specifico di utenti di accedere al software contemporaneamente, anziché assegnare licenze a singoli utenti. Ciò è particolarmente utile in ambienti in cui non tutti gli utenti hanno bisogno di utilizzare il software contemporaneamente.
Ad esempio, un'azienda in cui il personale lavora a turni potrebbe acquistare un numero specifico di licenze per un software di progettazione, sapendo che non tutti i suoi progettisti accederanno al software contemporaneamente.
Una licenza concorrente è talvolta chiamata anche licenza flottante.
Vantaggi delle licenze simultanee
- Efficienza dei costi: le licenze simultanee possono essere convenienti per le organizzazioni in cui non tutti gli utenti accedono al software contemporaneamente.
- Flessibilità: questo modello è ideale per le organizzazioni con utenti in fusi orari diversi o con orari di lavoro variabili, poiché le licenze vengono assegnate in base all'utilizzo effettivo piuttosto che al numero di utenti.
- Utilizzo ottimizzato delle risorse: le organizzazioni possono garantire che le licenze non siano sottoutilizzate. Quando un utente termina di utilizzare il software, la licenza può essere automaticamente resa disponibile a un altro utente.
- Scalabilità: le licenze possono essere aggiunte o ridotte in base alle esigenze.
- Facilità di gestione: la gestione delle licenze è semplificata perché non è necessario assegnare una licenza a ogni singolo utente.
Svantaggi delle licenze simultanee
- Contesa delle licenze: esiste il rischio che non siano disponibili licenze sufficienti quando necessario, causando ritardi o tempi di inattività.
- Complessità nel monitoraggio dell'utilizzo: le organizzazioni potrebbero dover monitorare attentamente l'utilizzo delle licenze per assicurarsi di disporre di un numero sufficiente di licenze per soddisfare la domanda senza spendere troppo per licenze non necessarie.
- Potenziale uso eccessivo: se non gestite correttamente, le licenze simultanee possono portare a un uso eccessivo, con troppi utenti che tentano di accedere al software contemporaneamente.
- Costi iniziali più elevati: il costo iniziale per l'impostazione e l'acquisto delle licenze necessarie potrebbe essere più elevato rispetto ad altri modelli di licenza, soprattutto se è difficile prevedere con precisione i modelli di utilizzo.
- Dipendenza dal server delle licenze: le licenze simultanee richiedono spesso un server centralizzato per gestire la distribuzione delle licenze.
Scegliere la licenza software giusta per l'azienda
Quando si effettua la selezione di una licenza software, è importante valutare diversi fattori chiave per garantire che la licenza sia in linea con le esigenze, il budget e gli obiettivi a lungo termine della tua organizzazione.
Ecco i fattori più importanti da considerare nella valutazione dei diversi tipi di licenze software:
Costo
- Valuta il costo iniziale della licenza, verificando se si tratta di un pagamento una tantum (licenza perpetua) o ricorrente (basato su sottoscrizione, basato sull'utilizzo, ecc.).
- Calcola il costo totale di titolarità (TCO). Includi tutte le spese correnti come i costi di manutenzione, supporto, aggiornamento o le spese extra.
- Considera come i costi si accumuleranno nel tempo. Ad esempio, un modello di sottoscrizione può avere costi iniziali inferiori, ma potrebbe diventare più costoso nel lungo periodo.
Diritti di utilizzo
- Verifica se esistono limiti nei diritti di utilizzo. Alcune licenze potrebbero limitare l'utilizzo a determinati ambienti (ad esempio, on-premise o cloud).
- Considera quanto sia facile aumentare o diminuire il numero di licenze in base alle tue esigenze, aggiungere o rimuovere utenti o trasferire la licenza a dispositivi o utenti diversi.
- Verifica se alcune funzioni richiedono licenze o costi aggiuntivi.
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Assistenza e supporto
- Valuta il livello di supporto fornito dalla licenza. Include supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7, o è limitato? Quali sono i tempi di risposta e i canali di supporto disponibili (ad es. telefono, email, chat)?
- Verifica se la licenza include aggiornamenti e upgrade regolari.
- Assicurati che la licenza copra correzioni di bug critici e patch di sicurezza.
Conformità
- Assicurati di comprendere e di poter rispettare i termini della licenza per evitare problemi legali.
- Verifica che la licenza e il software siano conformi alle normative specifiche del settore (ad es. GDPR, HIPAA) applicabili alla tua organizzazione.
Scalabilità e flessibilità
- Valuta se la licenza è scalabile in base alla crescita della tua organizzazione. Consente di aggiungere utenti, aumentare i volumi di dati o espandere le funzioni man mano che le tue esigenze crescono?
- Valuta quanto la licenza sia adattabile ai cambiamenti nella struttura della tua organizzazione.
Compatibilità
- Assicurati che il software sia compatibile con la tua infrastruttura IT esistente, inclusi hardware, sistemi operativi e altri strumenti software.
- Valuta quanto il software si integra bene con i tuoi attuali sistemi e flussi di lavoro.
Fornitore
- Informati sulla storia e sulla stabilità finanziaria del provider del software. Un provider stabile è più propenso a fornire supporto e aggiornamenti affidabili nel lungo periodo.
- Cerca testimonianze dei clienti, recensioni e casi di studio per valutare le esperienze di altri utenti.
Semplicità
- Considera l'interfaccia utente del software e la sua facilità d'uso. Un software difficile da usare può comportare una minore produttività e costi di formazione più elevati.
- Valuta la disponibilità di risorse di formazione, tra cui documentazione, tutorial e supporto clienti, in modo che il tuo team possa utilizzare il software in modo efficace.
Per saperne di più: Software SaaS per la gestione della knowledge base
Longevità
- Valuta se il software e il modello di licenza soddisfano le tue esigenze a lungo termine. Valuta la roadmap del fornitore e la frequenza con cui il software riceve aggiornamenti per assicurarti che non diventi obsoleto.
- Valuta il potenziale del software di adottare tecnologie future o evolversi con le tendenze del settore, il che può aiutare la tua organizzazione a rimanere competitiva.
Personalizzazione e controllo
- Valuta se il software consente la personalizzazione in base alle tue esigenze specifiche. Alcune licenze potrebbero limitare la possibilità di modificare o configurare il software.
- Inoltre, cerca di capire chi controlla i dati. Nei modelli basati su cloud o in sottoscrizione, è essenziale sapere come vengono archiviati i dati, chi ne è il proprietario e come è possibile accedervi o migrarli se si cambia provider.
La selezione della licenza software giusta implica un equilibrio tra costi, diritti di utilizzo e supporto da un lato e le esigenze e gli obiettivi della tua organizzazione dall'altro. Valutando attentamente questi fattori, potrai scegliere un contratto di licenza software che non solo soddisfi i tuoi requisiti attuali, ma che posizioni anche la tua organizzazione per una crescita e un'adattabilità future.
Ecco una tabella comparativa dei principali tipi di licenze software per aiutarti ad analizzarle più rapidamente:
| Tipo di licenza | Costo | Diritti degli utenti | Facilità d'uso | Flessibilità | assistenza | Ideale per |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Costo iniziale elevato | Uso illimitato della versione acquistata | Semplice una volta configurato | Limitato | Potrebbero essere necessari contratti di manutenzione separati. | Utilizzo a lungo termine con esigenze stabili | |
| Ricorrente, costo iniziale inferiore | Accesso continuo, spesso include aggiornamenti | Semplice | Alto | Include supporto e aggiornamenti | Aziende che necessitano di software aggiornato | |
| Costo variabile in base all'utilizzo | Pagamento in base all'utilizzo; spesso legato a metriche specifiche | Richiede monitoraggio | Alto | Assistenza di base | Modelli di utilizzo fluttuanti | |
| Costo base + costi aggiuntivi per eccedenze | Diritti di utilizzo fissi; paghi di più per l'eccedenza | Facile fino a quando non si verificano eccedenze | Moderato | Supporto di base | Utilizzo prevalentemente stabile con picchi occasionali | |
| Per dispositivo, costo stabile | Legate a dispositivi specifici | Semplice | Basso | Supporto di base | Ambienti con postazioni di lavoro fisse | |
| Costo medio-alto, di condivisione | Licenze di condivisione tra più utenti | Richiede monitoraggio | Alto | Assistenza condivisa | Teams con esigenze di utilizzo sovrapposte |
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Come effettuare il monitoraggio e la gestione delle licenze software
Man mano che le organizzazioni crescono e le operazioni si espandono, l'utilizzo delle applicazioni software aumenta in modo esponenziale. Con l'aumento dell'utilizzo, gestire in modo efficiente le licenze software mantenendo i costi ottimizzati può diventare piuttosto complicato.
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