Immaginate di lavorare a una campagna email e che lo strumento lanci un errore. Avete intenzione di contattare il supporto via chat o via email, ma potrebbe volerci un po' di tempo. Invece di aspettare, cercate guide e video online, come una base di conoscenza dello strumento.
Ora capovolgete il copione. Come un Strumento SaaS provider, cercate di offrire ai team del supporto varie opzioni per aiutarli a fare meglio il loro lavoro. Questo include anche un repository self-service della documentazione del prodotto, dove i clienti possono trovare risposte quando e come vogliono. E funziona.
Gli strumenti self-service, come i video di presentazione, i documenti di onboarding, i centri di apprendimento e i casi d'uso, aumentano la soddisfazione dei clienti, riducono il turn-over e liberano gli agenti di supporto per altre attività. I vantaggi si estendono ai team interni che fanno riferimento a una base di conoscenze centralizzata per funzionare correttamente.
Noi di ClickUp comprendiamo la sfida di creare e organizzare un hub di conoscenza, quindi il mio team e io abbiamo esplorato i migliori software SaaS per le basi di conoscenza e ne abbiamo selezionati dieci che rispondono a tutte le esigenze.
Ma prima di tutto, cerchiamo di capire che cosa si deve cercare in un software di base di conoscenza SaaS.
Cosa si deve cercare in un software di base di conoscenza SaaS?
Il software di base di conoscenza SaaS dovrebbe avere alcune, se non tutte, le seguenti funzionalità/funzione:
- Accessibilità al self-service: Assicuratevi che la knowledge base sia disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, senza richiedere ticket di supporto, consentendo agli utenti di trovare risposte in modo indipendente
- Funzione di ricerca robusta: Cercate potenti funzionalità di ricerca che permettano di cercare all'interno dei documenti, consentendo agli utenti di individuare rapidamente le informazioni pertinenti
- Controllo delle versioni: Assicurarsi che la piattaforma consenta il monitoraggio delle modifiche e il mantenimento di diverse versioni degli articoli per mantenere le informazioni aggiornate
- Flusso di lavoro editoriale: Cercate funzionalità/funzione che supportino la collaborazione tra i membri del team, come commenti, autorizzazioni di ruolo e processi di approvazione dei contenuti
- Analitica e reportistica: Il software di gestione della conoscenza deve offrire informazioni sul coinvolgimento degli utenti, sugli articoli più popolari e sulle query per aiutare a migliorare la base di conoscenza nel tempo
- Varietà di contenuti: Deve supportare diversi tipi di contenuti, tra cui FAQ, tutorial, guide alla risoluzione dei problemi e video dimostrativi
- Modelli personalizzabili: Verificare se il software fornisce modelli predefiniti che possono essere adattati alle esigenze di branding e contenuto dell'azienda
- Capacità di integrazione: Assicuratevi la compatibilità con altri strumenti e piattaforme in uso, come sistemi di supporto clienti, software CRM e strumenti di comunicazione
- Funzionalità/funzione di sicurezza: Cercate solide misure di sicurezza per proteggere le informazioni sensibili e garantire la conformità alle normative sulla protezione dei dati
- **Navigazione facile per l'utente: il software deve avere una struttura chiara e intuitiva, con categorie e sottocategorie ben definite per una facile navigazione
- **La base di conoscenza deve essere accessibile e funzionale sui dispositivi mobili per soddisfare gli utenti in movimento
Leggi anche:_ Abbiamo testato i 10 migliori software di Knowledge Base del 2024
I 10 migliori software di base di conoscenza SaaS da utilizzare nel 2024
Sulla base di test e ricerche estese, questi sono i 10 software di base di conoscenza SaaS che potrete scegliere nel 2024:
1. ClickUp-Il migliore per la gestione della conoscenza basata sull'IA
Iniziare a creare contenuti e organizzare sottopagine con ClickUp Documenti
ClickUp è il mio strumento preferito perché soddisfa tutte le esigenze. Tutto ciò che riguarda la creazione di contenuti inizia con Documenti ClickUp , che si può trasformare in una base di conoscenza attivando il pulsante wiki.
Una volta che un documento è contrassegnato come wiki, diventa più visibile all'interno delle dashboard dei contenuti e il team può collaborare per modificare e rivedere i contenuti. Se lavorate con più client e fornitori, potete mantenere tutto all'interno di un'unica piattaforma importando i dati in ClickUp.
Da fare, è possibile chiedere ClickUp Brain per suggerire nuove attività da iniziare.
Selezionare i contenuti e utilizzare ClickUp Brain per ottenere selezioni basate sull'AI
Ecco come ClickUp Brain può aiutarvi:
- Utilizzate ClickUp Brain AI Writer per generare rapidamente bozze iniziali di articoli della knowledge-base sulla base di prompt e schemi
- Prelevare informazioni daAttività di ClickUp, documenti, articoli rilevanti e competenze del team per garantire contenuti accurati e aggiornati
- Assistenza personalizzata grazie aClickUp Brain AI Knowledge Manager, che offre suggerimenti e miglioramenti per la creazione dei contenuti
- Automazione delle attività di project management relative alla Knowledge Base, come l'invio di aggiornamenti, l'assegnazione di attività e il monitoraggio dello stato con l'AI Project Manager di ClickUp Brain
- Analizzare le interazioni e i feedback degli utenti per identificare aree per nuovi articoli, evidenziare contenuti popolari e segnalare argomenti complessi per gli utenti
Potete anche risparmiare tempo utilizzando Il modello della Knowledge Base di ClickUp . È un documento semplice e pronto all'uso che riproduce bene l'esperienza del cliente del centro assistenza.
Creare una biblioteca digitale con il modello di Knowledge Base di ClickUp
Ecco alcune delle funzionalità/funzione chiave di questo modello:
- Articoli di conoscenza: Questa sezione consente di creare e organizzare gli articoli della knowledge base
- Categorie: Il modello include sezioni come "Onboarding", "Guide How-To", "Casi d'uso", "Modelli" e "Comunità", che aiutano a organizzare i contenuti in modo efficace
- Sottocategorie: All'interno di ogni categoria, è possibile creare sottocategorie come "Per i principianti", "Per gli amministratori" e "Project management" per organizzare ulteriormente il contenuto
- Sezione domande: Una sezione dedicata alle domande più frequenti, che fornisce risposte rapide alle richieste più comuni
- Modulo di contatto: Un modulo per gli utenti che possono inviare le loro domande o richieste se non riescono a trovare le informazioni di cui hanno bisogno
Funzionalità/funzione migliori di ClickUp
- Cartelle e sottocartelle:Organizzare gli articoli della knowledge base in cartelle in una struttura gerarchica per facilitare la navigazione
- Tag: ApplicareAttività di ClickUp Tag agli articoli per filtrare e cercare rapidamente
- Ricerca: Trovare in modo efficiente le informazioni all'interno della vostra base di conoscenza utilizzando potenti funzionalità di ricerca conClickUp University Ricerca universale *Storia della versione:Monitoraggio della cronologia dei documenti per vedere le modifiche apportate e tornare alle versioni precedenti, se necessario
Integrazioni: Connessione con altri strumenti come Google Drive, Dropbox o Slack per centralizzare le informazioni conIntegrazioni di ClickUp *Lavagne online: Visualizzazione di informazioni complesse, brainstorming di idee e collaborazione sui contenuti della base di conoscenze inLavagne online di ClickUp
Limiti di ClickUp
I nuovi utenti potrebbero incontrare una curva di apprendimento a causa delle estese funzionalità/funzione di ClickUp
Prezzi di ClickUp
- **Free Forever
- Unlimitato: $7/mese per utente
- Business: $12/mese per utente
- Aziende: Contattare per i prezzi
- ClickUp Brain: Da aggiungere a qualsiasi piano a pagamento per $7 per membro per area di lavoro di ClickUp al mese
Valutazioni e recensioni di ClickUp
- G2: 4,7/5 (9.500+ recensioni)
- Capterra: 4,6/5 (4.000+ recensioni)
Leggi anche:_ Modelli di base di conoscenza gratuiti
2. Document360-Il migliore per le basi di conoscenza semplificate
via Documento360 Document360 è un software basato sulla conoscenza con un'interfaccia utente stabile e semplice. Poiché il suo obiettivo principale è la gestione delle basi di conoscenza e dei documenti, è facile creare biblioteche private e pubbliche
È possibile organizzare i contenuti fino a sei livelli di sottocategorie, quindi se avete a che fare con grandi insiemi di dati, apprezzerete Document360.
Le migliori funzionalità/funzione di Document360
- Modificare e incorporare contenuti con l'editor WYSIWYG, tenendo presente l'esperienza dell'utente
- Utilizzo dei rollback per evitare sovrascritture accidentali e mantenere versioni aggiornate
- Memorizzazione dei contenuti nell'unità e inserimento rapido nei documenti
- Limitarele basi di conoscenza interne a intervalli IP specifici per evitare incidenti di sicurezza
Limiti di Document360
- Le collaborazioni sulla piattaforma con terze parti devono essere migliorate
- Importanti funzionalità/funzione sono nascoste dietro componenti aggiuntivi che aumentano i costi complessivi
Prezzi di Document360
- **Free Forever
- Standard: $199/mese per 3 utenti
- Professional: $299/mese per 5 utenti (fatturati annualmente)
- Business: $399/mese per 5 utenti (fatturati annualmente)
- Enterprise: $599/mese per 10 utenti (fatturati annualmente)
Valutazioni e recensioni di Document360
- G2: 4.7/5 (400+ recensioni)
- Capterra: 4,7/5 (oltre 200 recensioni)
Leggi anche:_ 13 migliori strumenti di IA per la scrittura di contenuti
3. Helpjuice-Il migliore per la ricerca di contenuti IA
via Aiuto-succo Helpjuice è un altro software di knowledge-base facile da usare che compete con Document360 in termini di funzionalità/funzione. Il suo potente ma semplice editor di testo permette di formattare, modificare e aggiornare i contenuti. Ma la parte migliore di Helpjuice è la sua funzione di ricerca
La funzionalità/funzione di ricerca di Helpjuice può aiutarvi a setacciare tutti i documenti per trovare dettagli rilevanti. È come cercare su Google, ma all'interno del vostro sistema di gestione dei documenti. Può anche recuperare dati da PDF e immagini.
Le migliori funzionalità/funzione di Helpjuice
- Utilizzo di un'interfaccia drag-and-drop per una creazione intuitiva dei contenuti
- Misurare l'impatto del vostro strumento di knowledge base sui ticket di assistenza
- Lavorare con più versioni dello stesso articolo e passare da una all'altra dal pannello laterale
- Migliorare i processi di supporto clienti grazie all'integrazione con strumenti CRM e di comunicazione come Slack e Salesforce per un supporto omnicanale
Limiti di Helpjuice
- L'editor potrebbe avere problemi di reattività quando si lavora su documenti pesanti e modifiche stratificate
- La funzionalità/funzione di importazione deve essere migliorata
Prezzi di Helpjuice
- Starter: $120/mese per un massimo di 4 utenti
- Run-up: $200/mese per un massimo di 16 utenti
- Premium Limitato: $289/mese per un massimo di 60 utenti
- Unlimited: $659/mese per utenti illimitati
Valutazioni e recensioni di Helpjuice
- G2: 4.6/5 (50+ recensioni)
- Capterra: 4.7/5 (90+ recensioni)
Leggi anche:_ Come usare l'IA per la documentazione
4. Hiver-Best per l'integrazione con Gmail
via Hiver Hiver è una soluzione di help desk basata su Gmail, progettata per semplificare la gestione del team e migliorare la collaborazione senza le complessità dei sistemi di ticketing tradizionali.
Hiver permette di trasformare le email in attività, assegnare la titolarità e garantire risoluzioni rapide. Questa funzionalità/funzione evita di perdere le query dei clienti e migliora i tempi di risposta. Si integra con vari strumenti popolari come Slack, WhatsApp, Salesforce, Asana e altri ancora, consentendo di gestire più canali di supporto clienti dalla finestra In arrivo di Gmail.
Hiver: le migliori funzionalità/funzioni
- Misurare e monitorare le metriche di performance del team, come i tempi di risposta e la soddisfazione dei clienti
- Controllo di editor, visualizzatori e attività all'interno della stessa dashboard
- Monitoraggio delle email in tempo reale per sapere quando vengono aperte e lette
limiti di #### Hiver
- L'hub della conoscenza è un'aggiunta alle funzionalità/funzione principali e potrebbe non essere autonomo
Prezzi di Hiver
- Lite: $24/utente al mese
- Pro: $59/utente al mese
- Elite: Prezzo personalizzato
Hiver valutazioni e recensioni
- G2: 4.6/5 (1.000+ recensioni)
- Capterra: 4.7/5 (100+ recensioni)
Leggi anche:_ Come ottimizzare la gestione delle operazioni SaaS del team
5. Notion-Best per la gestione di wiki
via Notion Strumento versatile per la produttività, Notion mette insieme note, gestione delle attività, funzioni wiki e database in un'unica piattaforma è altamente personalizzabile e adattabile a vari casi d'uso.
Notion permette ai team di lavorare insieme in aree di lavoro condivise, consentendo una collaborazione efficiente su progetti e attività. Offre una struttura gerarchica con cartelle e sottopagine che aiutano a organizzare i contenuti e a rendere le informazioni facilmente accessibili.
Con Notion IA, il team del supporto clienti può trovare rapidamente le risposte dal database self-service, velocizzando il supporto e contribuendo a migliorare l'esperienza del cliente.
Le migliori funzionalità/funzioni di Notion
- Combinare diversi tipi di contenuto (testo, immagini, codice, embed, ecc.) all'interno di una pagina per ottenere una ricca formattazione
- Trascinare pagine interconnesse sotto un'intestazione per costruire una base di conoscenza in pochi secondi
- Utilizzo di modelli Notion preconfezionati che si adattano ai vostri casi d'uso
- Accesso rapido alle risposte alle query più frequenti dei clienti con Notion IA
Limiti di Notion
- Notion può risultare difficile da gestire per i principianti
- I database pesanti richiedono un po' di tempo per l'elaborazione
Prezzi di Notion
- **Free Forever
- Plus: $12/postazione al mese
- Business: $18/seduta al mese
- Azienda: Prezzo personalizzato
Valutazioni e recensioni di Notion
- G2: 4.7/5 (5.000+ recensioni)
- Capterra: 4.7/5 (2.000+ recensioni)
6. Papyrs-Migliore per la base di conoscenza interna
via Papiri A differenza di Notion, che offre un ampio intervallo di funzionalità, Papyrs è concentrato esclusivamente sul miglioramento dell'intranet aziendale. Questo include una base di conoscenza privata, wiki e discussioni.
Papyrs è un sistema moderno di strumento di gestione della conoscenza con un'interfaccia utente semplice e funzionalità/funzione intranet flessibili. Offre una modifica drag-and-drop che, combinata con la modalità markdown, facilita la modifica e la revisione dei contenuti.
Le migliori funzionalità/funzioni di Papyrs
- Arricchite i vostri documenti con un ampio intervallo di widget flessibili
- Monitoraggio delle discussioni interne e collegamento con gli aggiornamenti dei contenuti per facilitare le collaborazioni
- Integrazione con i principali strumenti per scalare la gestione dei dati nell'area di lavoro
Limiti di Papyrs
- L'interfaccia utente può presentare occasionalmente dei problemi durante il lavoro da remoto di un team
- Non si distingue in termini di prezzo dagli strumenti di knowledge base più grandi
Prezzi di Papyrs
- Team Wiki: $99/mese per 20 utenti
- Wiki aziendale: $386/mese per 60 utenti
- Intranet aziendale: $999/mese per utenti illimitati
- Azienda: Prezzo personalizzato
Papyrs valutazioni e recensioni
- G2: Non abbastanza recensioni
- Capterra: Non abbastanza recensioni
Leggi anche:_ Tutte le informazioni a portata di mano con la gestione della conoscenza di ClickUp
7. Freshdesk - Il migliore per i ticket di assistenza
via Freshdesk **Le funzionalità/funzione principali di Freshdesk si concentrano sul supporto clienti e sulla gestione dei ticket e utilizzano una base di conoscenza per facilitare la ricerca delle informazioni
Gli articoli di conoscenza di Freshdesk sono raccolti in cartelle, che devono essere assegnate a particolari categorie per essere organizzate. L'aspetto positivo di Freshdesk è che è possibile personalizzare la visibilità delle cartelle in base al punto di accesso (widget web, iOS, Android, ecc.). È possibile modificare le meta-descrizioni per le cartelle esterne, il che contribuisce all'ottimizzazione per i motori di ricerca.
Le migliori funzionalità/funzione di Freshdesk
- Aggiunta di basi di conoscenza multilingue per soddisfare una base di utenti globale
- Esportazione massiccia di articoli di soluzione e aggiornamento con Freshdesk API
- Interagire con i clienti attraverso vari canali come email, telefono, live chat, social media e altro ancora, da una piattaforma unificata
- Risolvere le query più comuni e automatizzare le attività ricorrenti con le funzionalità di IA
Limiti di Freshdesk
- Gli utenti hanno osservato che le analisi di Freshdesk mancano di raffinatezza, impedendo agli utenti di monitorare il feedback sulla soluzione
- Tende a rallentare con ticket multipli e modifiche pesanti dei documenti
Prezzi di Freshdesk
- **Free Forever
- Crescita: $18/utente al mese
- Pro: $59/utente al mese
- Azienda: $95/utente al mese
Valutazioni e recensioni su Freshdesk
- G2: 4.4/5 (3.000+ recensioni)
- Capterra: 4.5/5 (3.000+ recensioni)
Leggi anche:_ i 10 migliori strumenti di IA per la gestione della conoscenza nel 2024
8. Zendesk - Il migliore per le raccomandazioni intuitive
via Zendesk Zendesk Guide aiuta a creare basi di conoscenza intelligenti sia per i clienti che per gli agenti del servizio clienti.
La funzione più utile è rappresentata dalle raccomandazioni alimentate dall'IA all'interno dei ticket di assistenza. Dopo aver analizzato i dubbi del cliente, lo strumento suggerisce gli articoli o i documenti della base di conoscenza pertinenti dal repository esistente.
Le migliori funzionalità/funzioni di Zendesk
- Automazioni di attività di routine come l'instradamento dei ticket, le notifiche via email e i suggerimenti di risposta per aumentare l'efficienza
- Offrire assistenza in tempo reale attraverso i canali di live chat e di messaggistica
- Connessione con altri strumenti come CRM, automazione del marketing e gateway di pagamento
- Localizzazione dei contenuti in più di 40 lingue
Limiti di Zendesk
- Il sistema di ticketing si blocca occasionalmente
Prezzi di Zendesk
- Suite Team: $55/agente al mese
- Suite Growth: $89/agente al mese
- Suite Professional: $115/agente al mese
- Suite Enterprise Plus: Prezzo personalizzato
- Advanced IA: Disponibile come componente aggiuntivo per $$$a per agente al mese
Valutazioni e recensioni di Zendesk
- G2: 4,3/5 (5.500+ recensioni)
- Capterra: 4.4/5 (3.500+ recensioni)
9. KnowledgeOwl-Il migliore per la creazione di basi di conoscenza a traguardo
via Conoscenza Durante la prova di KnowledgeOwl, mi è piaciuta particolarmente la sua funzione di gruppo di lettori che permette di rendere alcune categorie della vostra base di conoscenza accessibili solo a un pubblico specifico.
KnowledgeOwl vanta anche un'interfaccia facile da navigare che semplifica la creazione e la gestione dei contenuti della base di conoscenza. I nuovi utenti possono adattarsi rapidamente senza una formazione estesa.
Le migliori funzionalità/funzione di KnowledgeOwl
- Semplificare la ricerca con la funzione di ricerca in stile Google che non richiede alcuna configurazione
- Personalizzare l'aspetto degli articoli con temi, layout e schemi di colore per adattarli al proprio marchio
- Impostazione dell'automazione "Needs Review" per ottenere promemoria per la revisione di vecchi articoli dopo un certo intervallo di tempo
Limiti di KnowledgeOwl
- Il processo di impostazione dei gruppi di lettori è complesso e richiede molto tempo
Prezzi di KnowledgeOwl
- Standard: $100/mese per utente
- Business Extras: $275/mese
- Enterprise Extras: $1150/mese
Valutazioni e recensioni di KnowledgeOwl
- G2: 4.6/5 (100+ recensioni)
- Capterra: 4.7/5 (200+ recensioni)
Leggi anche:_ Migliori strategie e software di gestione della conoscenza per i team
10. Obsidian: il migliore per visualizzare le relazioni tra note e concetti
via Ossidiana Ossidiana è in grado di trasformare pensieri non strutturati in una base di conoscenza strutturata. Utilizza file di testo in formato markdown, che consente una facile formattazione e assicura che le note siano portabili e accessibili su diverse piattaforme.
Una delle caratteristiche distintive di Obsidian è la possibilità di collegare le note tra loro, creando una rete di informazioni interconnesse. Questo permette agli utenti di navigare tra le note correlate, migliorando la comprensione e il ricordo con facilità.
Le migliori funzionalità di Obsidian
- Traccia la storia delle versioni dei documenti fino a un anno
- Consolidare ricerche, fare brainstorming, disegnare diagrammi, ideare e molto altro su Canvas, uno spazio bianco virtuale
- Controllo a livello granulare su quali file sincronizzare con quali dispositivi
- Collaborazione con i membri del team per creare wiki online
Limiti di Obsidian
- Curva di apprendimento ripida
- Opzioni di personalizzazione dei layout limitate
Prezzi di Obsidian
- Uso personale: Free
- Uso commerciale: $50/utente all'anno
Valutazioni e recensioni di Obsidian
- G2: Non abbastanza recensioni
- Capterra: Non abbastanza recensioni
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Creare e condividere con la giusta piattaforma di Knowledge Base SaaS
Dalle startup in fase di avviamento alle Fortune 500, tutti hanno bisogno di informazioni organizzate, rapide e accurate su processi, risoluzione di problemi e supporto. Una base di conoscenza online non solo mette ordine nel caos delle informazioni, ma funge anche da punto di riferimento per l'azienda.
Dopo aver testato e recensito diversi software SaaS per le basi di conoscenza, posso dire che è necessario scegliere uno strumento sicuro, facile da usare e che supporti basi di conoscenza sia esterne che interne. ClickUp si distingue per tutte le funzionalità/funzione necessarie per creare e diffondere informazioni agli stakeholder. Inoltre, offre una gestione delle attività basata sull'IA per aiutarvi a migliorare l'efficienza aziendale SaaS nel suo complesso. Iscrivetevi a ClickUp oggi stesso !