Immagina di stare lavorando a una campagna email e che lo strumento generi un errore. Hai intenzione di contattare l'assistenza tramite chat o e-mail, ma potrebbe volerci un po' di tempo. Invece di aspettare, cerchi guide e video di aiuto online, come una knowledge base per lo strumento.
Ora ribalta la situazione. In qualità di provider di strumenti SaaS, prova a offrire ai team del supporto varie opzioni per aiutarli a svolgere meglio il loro lavoro. Ciò include anche un repository self-service della documentazione dei prodotti, dove i clienti possono trovare le risposte quando e come vogliono. E funziona.
Gli strumenti self-service come video tutorial, documenti di onboarding, centri di apprendimento e casi d'uso aumentano la soddisfazione dei clienti, riducono il tasso di abbandono e liberano gli agenti dell'assistenza per altre attività. I vantaggi si estendono ai team interni che fanno riferimento a una knowledge base centralizzata per funzionare correttamente.
Noi di ClickUp comprendiamo la sfida che comporta la creazione e l'organizzazione di un hub di conoscenza, quindi il mio team e io abbiamo esplorato i migliori software SaaS per knowledge base e ne abbiamo selezionati dieci che soddisfano tutti i requisiti.
Ma prima, cerchiamo di capire cosa dovresti cercare in un software SaaS per knowledge base.
Cosa cercare in un software SaaS per knowledge base?
Il tuo software SaaS per knowledge base dovrebbe avere alcune, se non tutte, queste funzionalità/funzioni:
- Accessibilità self-service: assicurati che la knowledge base sia disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, senza bisogno di ticket di supporto, consentendo agli utenti di trovare le risposte in modo indipendente.
- Funzionalità di ricerca avanzata: cercate potenti funzionalità di ricerca che consentano di effettuare ricerche all'interno dei documenti, permettendo agli utenti di individuare rapidamente le informazioni rilevanti.
- Controllo delle versioni: assicurati che la piattaforma consenta il monitoraggio delle modifiche e la conservazione di diverse versioni degli articoli per mantenere le informazioni aggiornate.
- Flusso di lavoro editoriale: cerca funzionalità/funzioni che supportino la collaborazione tra i membri del team, come commenti, autorizzazioni dei ruoli e processi di approvazione dei contenuti.
- Analisi e reportistica: il software di gestione delle conoscenze dovrebbe offrire approfondimenti sul coinvolgimento degli utenti, sugli articoli più popolari e sulle query di ricerca per aiutare a migliorare la knowledge base nel tempo.
- Varietà dei contenuti: dovrebbe offrire supporto per vari tipi di contenuti, tra cui domande frequenti, tutorial, guide alla risoluzione dei problemi e demo video.
- Modelli personalizzabili: verifica se il software fornisce modelli predefiniti che possono essere adattati alle tue esigenze di branding e contenuto.
- Capacità di integrazione: garantiscono la compatibilità con altri strumenti e piattaforme utilizzati, come i sistemi di supporto clienti, i software CRM e gli strumenti di comunicazione.
- Funzionalità di sicurezza: cercate misure di sicurezza robuste per proteggere le informazioni sensibili e garantire la conformità alle normative sulla protezione dei dati.
- Navigazione intuitiva: il software dovrebbe avere una struttura chiara e intuitiva con categorie e sottocategorie ben definite per facilitare la navigazione.
- Reattività mobile: la knowledge base dovrebbe essere accessibile e funzionale sui dispositivi mobili per soddisfare le esigenze degli utenti in movimento.
I 10 migliori software SaaS per knowledge base da utilizzare
Sulla base di test e ricerche approfonditi, questi sono i 10 software SaaS per knowledge base tra cui potrai scegliere nel 2024:
1. ClickUp: il migliore per la gestione delle conoscenze basata sull'intelligenza artificiale
ClickUp è il mio strumento preferito perché soddisfa tutti i requisiti. Tutto ciò che riguarda la creazione di contenuti inizia con ClickUp Docs, che puoi trasformare in una knowledge base attivando/disattivando il pulsante wiki.
Una volta che un documento viene contrassegnato come wiki, diventa più visibile all'interno delle dashboard dei contenuti e il team può collaborare per effettuare le modifiche e la revisione del contenuto. Se lavori con più clienti e fornitori, puoi gestire tutto all'interno di un'unica piattaforma importando i dati su ClickUp.
Una volta terminato questo, puoi chiedere a ClickUp Brain di suggerirti nuove attività da cui iniziare.
Ecco come ClickUp Brain può aiutarti:
- Utilizza IA Writer di ClickUp Brain per generare rapidamente bozze iniziali di articoli per la knowledge base sulla base di prompt e schemi.
- Estrai informazioni da attività di ClickUp, documenti, articoli pertinenti e competenze del team per garantire contenuti accurati e aggiornati.
- Approfitta del supporto personalizzato offerto dall'AI Knowledge Manager di ClickUp Brain, che fornisce suggerimenti e miglioramenti per la creazione di contenuti.
- Automatizza le attività di project management relative alla knowledge base, come l'invio di aggiornamenti, l'assegnazione di attività e il monitoraggio dello stato dei progetti con ClickUp Brain's AI Project Manager.
- Analizza le interazioni e i feedback degli utenti per identificare argomenti per nuovi articoli, evidenziare contenuti popolari e segnalare argomenti complessi per gli utenti.
Puoi anche risparmiare tempo utilizzando il modello di knowledge base di ClickUp . Si tratta di un documento semplice e pronto all'uso che riproduce fedelmente l'esperienza dei clienti nel Centro assistenza.
Ecco alcune delle funzionalità principali offerte da questo modello:
- Articoli della knowledge base: questa sezione consente di creare e organizzare gli articoli della knowledge base.
- Categorie: il modello include sezioni quali "Onboarding", "Guide pratiche", "Casi d'uso", "Modelli" e "Comunità", che ti aiutano a organizzare i tuoi contenuti in modo efficace.
- Sottocategorie: all'interno di ogni categoria è possibile creare sottocategorie come "Per principianti", "Per amministratori" e "Project management" per organizzare ulteriormente i contenuti.
- Sezione FAQ: una sezione dedicata alle domande frequenti, che fornisce risposte rapide alle domande più comuni.
- Modulo di contatto: un modulo che consente agli utenti di inviare domande o richieste se non riescono a trovare le informazioni di cui hanno bisogno.
Le migliori funzionalità di ClickUp
- Cartelle e sottocartelle: organizza gli articoli della knowledge base in cartelle con una struttura gerarchica per facilitare la navigazione.
- Tag: applica i tag delle attività di ClickUp agli articoli per filtrare e cercare rapidamente.
- Ricerca: trova in modo efficiente le informazioni all'interno della tua knowledge base utilizzando le potenti funzionalità di ricerca universale di ClickUp.
- Cronologia delle versioni: effettua il monitoraggio della cronologia dei documenti per vedere le modifiche apportate e ripristinare le versioni precedenti, se necessario.
- Integrazioni: effettua la connessione con altri strumenti come Google Drive, Dropbox o Slack per centralizzare le informazioni con ClickUp Integrations.
- Lavagne online: visualizza informazioni complesse, fai brainstorming di idee e collabora sui contenuti della knowledge base in ClickUp Whiteboards.
Limiti di ClickUp
- I nuovi utenti potrebbero avere bisogno di un periodo di apprendimento a causa delle numerose funzionalità/funzioni di ClickUp.
Prezzi di ClickUp
- Free Forever
- Unlimited: 7 $ al mese per utente
- Aziendale: 12 $ al mese per utente
- Enterprise: Contattare per i prezzi
- ClickUp Brain: aggiungi a qualsiasi piano a pagamento per 7 $ al mese per membro per area di lavoro di ClickUp.
Valutazioni e recensioni di ClickUp
- G2: 4,7/5 (oltre 9.500 recensioni)
- Capterra: 4,6/5 (oltre 4.000 recensioni)
Leggi anche: Modelli gratis per knowledge base
2. Document360: il migliore per knowledge base semplificate
Document360 è un software basato sulla conoscenza con un'interfaccia utente stabile e intuitiva. Poiché il suo obiettivo principale è la gestione della knowledge base e dei documenti, è facile creare librerie private e pubbliche.
È possibile organizzare i contenuti fino a sei livelli di sottocategorie, quindi se avete a che fare con grandi set di dati, apprezzerete Document360.
Le migliori funzionalità/funzioni di Document360
- Modifica e incorpora i contenuti con l'editor WYSIWYG, tenendo presente l'esperienza dell'utente.
- Utilizza i rollback per evitare sovrascritture accidentali e mantenere versioni aggiornate.
- Archivia le risorse di contenuto nell'unità e inseriscile rapidamente nei tuoi documenti.
- Limita le knowledge base interne a specifici intervalli IP per evitare incidenti di sicurezza.
Limiti di Document360
- Le collaborazioni su piattaforma con terze parti necessitano di miglioramenti
- Le funzionalità importanti sono nascoste dietro componenti aggiuntivi che aumentano i costi complessivi.
Prezzi di Document360
- Free Forever
- Standard: 199 $/mese per 3 utenti
- Professional: 299 $/mese per 5 utenti (fatturazione annuale)
- Business: 399 $/mese per 5 utenti (fatturazione annuale)
- Enterprise: 599 $/mese per 10 utenti (fatturazione annuale)
Valutazioni e recensioni di Document360
- G2: 4,7/5 (oltre 400 recensioni)
- Capterra: 4,7/5 (oltre 200 recensioni)
Leggi anche: I 13 migliori strumenti di IA per i contenuti
3. Helpjuice: il migliore per la ricerca di contenuti basata sull'IA
Helpjuice è un altro software per knowledge base facile da usare che compete con Document360 in termini di funzionalità/funzioni. Il suo editor di testo potente ma semplice consente di formattare, modificare e aggiornare i contenuti. Ma la parte migliore di Helpjuice è la sua funzione di ricerca.
La funzionalità di ricerca di Helpjuice può aiutarti a setacciare tutti i documenti per trovare i dettagli rilevanti. È come cercare su Google, ma all'interno del tuo sistema di gestione dei documenti. Può persino recuperare dati da PDF e immagini.
Le migliori funzionalità di Helpjuice
- Utilizza un'interfaccia drag-and-drop per la creazione intuitiva di contenuti.
- Misura l'impatto del tuo strumento di knowledge base sui ticket di supporto
- Lavora con più versioni dello stesso articolo e passa da una all'altra dal pannello laterale.
- Migliora i processi di customer success integrandoli con strumenti CRM e di comunicazione come Slack e Salesforce per un supporto omnicanale.
Limiti di Helpjuice
- L'editor potrebbe avere difficoltà con la reattività durante il lavoro su documenti pesanti e modifiche a più livelli.
- La funzionalità di importazione necessita di miglioramenti.
Prezzi di Helpjuice
- Starter: 120 $/mese per un massimo di 4 utenti
- Run-up: 200 $/mese per un massimo di 16 utenti
- Premium Limited: 289 $/mese per un limite di 60 utenti
- Unlimited: 659 $/mese per un numero illimitato di utenti
Valutazioni e recensioni di Helpjuice
- G2: 4,6/5 (oltre 50 recensioni)
- Capterra: 4,7/5 (oltre 90 recensioni)
Leggi anche: Come utilizzare l'IA per la documentazione
4. Hiver: il migliore per l'integrazione con Gmail
Hiver è una soluzione di help desk basata su Gmail progettata per semplificare la gestione delle email e migliorare la collaborazione in team senza le complessità dei tradizionali sistemi di ticketing.
Hiver consente di trasformare le email in attività concrete, assegnare la titolarità e garantire risoluzioni rapide. Questa funzionalità impedisce di perdere le richieste dei clienti e migliora i tempi di risposta. Si integra con vari strumenti popolari come Slack, WhatsApp, Salesforce, Asana e altri, consentendo di gestire più canali di supporto clienti dalla propria casella di posta Gmail.
Le migliori funzionalità/funzioni di Hiver
- Misura e monitora le metriche relative alle prestazioni del team, come i tempi di risposta e la soddisfazione dei clienti.
- Controlla editor, visualizzatori e attività all'interno della stessa dashboard.
- Traccia le email in tempo reale per sapere quando vengono aperte e lette
Limiti di Hiver
- Il hub di conoscenza è un'aggiunta alle funzionalità/funzioni principali e potrebbe non essere autonomo.
Prezzi di Hiver
- Lite: 24 $/utente al mese
- Pro: 59 $/utente al mese
- Elite: Prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di Hiver
- G2: 4,6/5 (oltre 1.000 recensioni)
- Capterra: 4,7/5 (oltre 100 recensioni)
5. Notion: il migliore per la gestione dei wiki
Notion è uno strumento versatile per la produttività che unisce in un'unica piattaforma le funzioni di prendere appunti, gestire le attività, wiki e database. È altamente personalizzabile e adattabile a vari casi d'uso.
Notion consente ai team di lavorare insieme in aree di lavoro condivise, consentendo una collaborazione efficiente su progetti e attività. Offre una struttura gerarchica con cartelle e sottopagine per aiutare a organizzare i contenuti e rendere le informazioni facilmente accessibili.
Con Notion IA, il tuo team del supporto clienti può trovare rapidamente le risposte nel tuo database self-service, velocizzando l'assistenza e contribuendo a migliorare l'esperienza dei clienti.
Le migliori funzionalità di Notion
- Combina diversi tipi di contenuti (testo, immagini, codice, elementi incorporati, ecc.) all'interno di una pagina per una formattazione avanzata.
- Trascina le pagine collegate tra loro sotto un'intestazione per creare una knowledge base in pochi secondi.
- Utilizza modelli Notion predefiniti adatti ai tuoi casi d'uso.
- Accedi rapidamente alle risposte alle query frequenti dei clienti con Notion IA.
Limiti di Notion
- Notion può risultare complesso per i principianti.
- I database pesanti richiedono tempo per essere elaborati
Prezzi di Notion
- Free Forever
- In più: 12 $ al mese per postazione
- Aziendale: 18 $ al mese per postazione
- Azienda: Prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di Notion
- G2: 4,7/5 (oltre 5.000 recensioni)
- Capterra: 4,7/5 (oltre 2.000 recensioni)
6. Papyrs: il migliore per la knowledge base interna
A differenza di Notion, che offre un'ampia gamma di funzionalità/funzioni, Papyrs si concentra esclusivamente sul miglioramento della rete intranet aziendale. Ciò include una knowledge base privata, un wiki e discussioni.
Papyrs è un moderno strumento di gestione delle conoscenze con un'interfaccia utente semplice e funzionalità intranet flessibili. Offre la modifica drag-and-drop che, combinata con la modalità markdown, semplifica la modifica e la revisione dei contenuti.
Le migliori funzionalità di Papyrs
- Arricchisci i tuoi documenti con un ampio intervallo di widget flessibili
- Tieni traccia delle discussioni interne e collegale gli aggiornamenti dei contenuti per facilitare la collaborazione.
- Integrazione con i principali strumenti per scalare la gestione dei dati nella tua area di lavoro
Limiti di Papyr
- L'interfaccia utente potrebbe occasionalmente presentare dei malfunzionamenti durante il lavoro con team remoti.
- Non spicca in termini di prezzo rispetto agli strumenti di knowledge base più grandi.
Prezzi di Papyrs
- Team Wiki: 99 $ al mese per 20 utenti
- Company Wiki: 386 $ al mese per 60 utenti
- Intranet aziendale: 999 $/mese per un numero illimitato di utenti
- Enterprise: Prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di Papyrs
- G2: recensioni insufficienti
- Capterra: Recensioni insufficienti
7. Freshdesk: il migliore per i ticket di supporto
Le funzionalità principali di Freshdesk si concentrano sul supporto clienti e sulla gestione dei ticket e utilizzano una knowledge base per facilitare la ricerca delle informazioni.
Gli articoli della knowledge base di Freshdesk sono raggruppati in cartelle, che è necessario assegnare a categorie specifiche per organizzarli. Il vantaggio di Freshdesk è che è possibile personalizzare la visibilità delle cartelle in base al punto di accesso (widget web, iOS, Android, ecc. ). È possibile effettuare la modifica delle meta descrizioni delle cartelle esterne, il che aiuta nell'ottimizzazione dei motori di ricerca.
Le migliori funzionalità/funzioni di Freshdesk
- Aggiungi knowledge base multilingue per soddisfare una base di utenti globale.
- Esporta in blocco gli articoli delle soluzioni e aggiorna con l'API Freshdesk.
- Interagisci con i clienti attraverso vari canali come email, telefono, chat live, social media e altro ancora, da una piattaforma unificata.
- Risolvi le query più comuni e automatizza le attività ricorrenti con le funzionalità IA.
Limiti di Freshdesk
- Gli utenti hanno osservato che le analisi di Freshdesk mancano di raffinatezza, impedendo agli utenti di effettuare il monitoraggio del feedback sulle soluzioni.
- Tende a rallentare con più ticket e modifiche pesanti ai documenti.
Prezzi di Freshdesk
- Free Forever
- Crescita: 18 $/utente al mese
- Pro: 59 $/utente al mese
- Enterprise: 95 $/utente al mese
Valutazioni e recensioni di Freshdesk
- G2: 4,4/5 (oltre 3.000 recensioni)
- Capterra: 4,5/5 (oltre 3.000 recensioni)
8. Zendesk: il migliore per i consigli intuitivi
Zendesk Guide aiuta a creare knowledge base intelligenti sia per i clienti che per gli addetti al servizio clienti.
La funzionalità/funzione più utile è sicuramente quella dei consigli basati sull'IA all'interno dei ticket di supporto. Dopo aver analizzato le richieste del client, lo strumento suggerisce articoli o documenti pertinenti presenti nel repository esistente.
Le migliori funzionalità/funzioni di Zendesk
- Automatizza le attività di routine come l'inoltro dei ticket, le notifiche email e i suggerimenti di risposta per aumentare l'efficienza.
- Offri supporto in tempo reale tramite chat live e canali di messaggistica
- Crea una connessione con altri strumenti come CRM, automazione del marketing e gateway di pagamento.
- Localizza i contenuti in oltre 40 lingue
Limiti di Zendesk
- Il sistema di ticketing presenta occasionalmente dei malfunzionamenti.
Prezzi di Zendesk
- Suite Team: 55 $ al mese per agente
- Suite Growth: 89 $ al mese per agente
- Suite Professional: 115 $ al mese per agente
- Suite Enterprise Plus: Prezzi personalizzati
- IA avanzata: disponibile come componente aggiuntivo al costo di 50 dollari al mese per agente.
Valutazioni e recensioni di Zendesk
- G2: 4,3/5 (oltre 5.500 recensioni)
- Capterra: 4,4/5 (oltre 3.500 recensioni)
9. KnowledgeOwl: il migliore per la creazione di knowledge base mirate
Durante il test di KnowledgeOwl, ho particolarmente apprezzato la sua funzionalità Reader Group. Consente di rendere alcune categorie della propria knowledge base accessibili solo a un pubblico specifico.
KnowledgeOwl vanta anche un'interfaccia facile da navigare che semplifica la creazione e la gestione dei contenuti della knowledge base. I nuovi utenti possono adattarsi rapidamente senza bisogno di una formazione approfondita.
Le migliori funzionalità di KnowledgeOwl
- Semplifica la ricerca con la sua funzione di ricerca in stile Google che non richiede alcuna configurazione.
- Personalizza l'aspetto degli articoli con temi, layout e combinazioni di colori in linea con il tuo marchio.
- Imposta l'automazione "Rivedere" per ricevere promemoria che ti ricordino di rivedere i vecchi articoli dopo un certo intervallo di tempo.
Limiti di KnowledgeOwl
- Il processo di impostazione dei gruppi di lettori è complesso e richiede molto tempo.
Prezzi di KnowledgeOwl
- Standard: 100 $ al mese per utente
- Extra aziendali: 275 $/mese
- Extra aziendali: 1150 $ al mese
Valutazioni e recensioni di KnowledgeOwl
- G2: 4,6/5 (oltre 100 recensioni)
- Capterra: 4,7/5 (oltre 200 recensioni)
10. Obsidian: il migliore per visualizzare le relazioni tra note/concetti
Obsidian è in grado di trasformare pensieri non strutturati in una knowledge base strutturata. Utilizza file di testo normale in formato markdown, che consentono una facile formattazione e garantiscono che le note siano portabili e accessibili su diverse piattaforme.
Una delle funzionalità/funzioni distintive di Obsidian è la possibilità di collegare tra loro le note, creando una rete di informazioni interconnesse. Ciò consente agli utenti di navigare tra le note correlate, migliorando la comprensione e facilitando il ricordo.
Le migliori funzionalità di Obsidian
- Traccia la cronologia delle versioni dei documenti fino a un anno
- Consolida le ricerche, fai brainstorming, disegna diagrammi, crea idee e molto altro su Canva, uno spazio virtuale vuoto.
- Controllo granulare su quali file effettuare la sincronizzazione con quali dispositivi
- Collabora con i membri del team per creare wiki online
Limiti di Obsidian
- Curva di apprendimento ripida
- Opzioni di personalizzazione limitate per i layout
Prezzi di Obsidian
- Uso personale: gratis
- Uso commerciale: 50 $/utente all'anno
Valutazioni e recensioni di Obsidian
- G2: Recensioni insufficienti
- Capterra: Recensioni insufficienti
Leggi anche: Obsidian vs. ClickUp
Crea e effettua la condivisione con la piattaforma di knowledge base SaaS giusta
Dalle startup in fase di avvio alle aziende Fortune 500, tutti hanno bisogno di informazioni organizzate, rapide e accurate su processi, risoluzione dei problemi e supporto. Una knowledge base online non solo mette ordine nel caos delle informazioni, ma funge anche da punto di riferimento per l'azienda.
Dopo aver testato e recensito vari software SaaS per knowledge base, posso dire che dovresti scegliere uno strumento sicuro, facile da usare e che supporti sia knowledge base esterne che interne. ClickUp si distingue perché copre tutte le funzionalità/funzioni necessarie per creare e diffondere informazioni agli stakeholder. Inoltre, offre una gestione delle attività basata sull'IA per aiutarti a migliorare l'efficienza complessiva della tua attività SaaS.