Come nuovo product manager, una delle prime cose che incontrerai è una miriade di documenti con sigle incomprensibili: BRD, PRD, SRD e l'elenco potrebbe continuare.
All'inizio potresti avere l'impressione di dover districarti tra un'infinità di acronimi.
Due dei documenti più importanti che dovrai padroneggiare sin dall'inizio sono il Documentazione aziendale (BRD) e il Documentazione prodotto (PRD).
Questi documenti possono sembrare simili, ma hanno scopi molto diversi e confonderli può causare seri problemi in seguito.
Quindi, come distinguerli e, cosa ancora più importante, quando utilizzare ciascuno di essi? Analizziamoli nel dettaglio. 📋
Che cos'è un documento dei requisiti aziendali (BRD)?
Un documento sui requisiti aziendali (BRD) è un rapporto formale che delinea gli obiettivi, le finalità e le esigenze aziendali di alto livello. Spiega il cosa e il perché di un progetto o della funzionalità di un prodotto.
Un BRD funge da guida di riferimento per garantire che analisti aziendali, product manager e project manager siano allineati sugli obiettivi aziendali.
Considerala come una dichiarazione di intenti. Definire le metriche aziendali chiarirà l'impatto del tuo progetto e ti aiuterà a dare priorità a ciò che conta di più. Inoltre, allineerà il tuo team e lo manterrà sulla stessa linea d'azione.
Cerchiamo di capire quali sono gli elementi chiave del documento. 👇
- Riassunto esecutivo: un riassunto dell'intero documento che delinea i requisiti del progetto.
- Obiettivi del progetto/della funzionalità: una descrizione degli obiettivi (o degli scopi) del progetto, degli obiettivi e dei risultati.
- Ambito del progetto e requisiti aziendali: una definizione dell'ambito di lavoro per rimanere entro i limiti definiti.
- Parti interessate: identificazione delle principali parti interessate al progetto con ruoli e responsabilità specifici.
- Sequenza: una sequenza dettagliata del progetto, comprese le diverse fasi all'interno del progetto.
- Budget comprensivo di analisi costi-benefici: un budget specifico con i costi associati al progetto e i benefici attesi. Un'analisi costi-benefici aiuta a costruire un caso per il ritorno sull'investimento (ROI) del progetto.
- Vincoli: eventuali limiti del progetto che potrebbero sorgere e risorse per superarli.
Ecco un pratico modello BRD che ti aiuterà a definire le esigenze del tuo progetto in pochissimo tempo.
Modello ClickUp Business Requirements Document (Documento dei requisiti aziendali)
Il modello di documento dei requisiti aziendali di ClickUp fornisce un solido quadro di riferimento per delineare la soluzione aziendale del tuo progetto. Definisce chiaramente gli obiettivi e i risultati finali del progetto, assicurando l'allineamento di tutti i membri del team.
Con questo modello, puoi creare facilmente specifiche dettagliate per rendere i requisiti del tuo progetto trasparenti e facili da seguire.
Il test della soluzione è un altro passaggio fondamentale in cui questo modello dà il meglio di sé. È possibile documentare direttamente i casi di test, consentendo un facile riferimento durante la fase di test. In questo modo, è possibile convalidare ogni requisito rispetto a scenari reali prima dell'implementazione.
Che cos'è un documento sui requisiti di prodotto (PRD)?
Un documento sui requisiti di prodotto (PRD) è un progetto che definisce lo scopo, le funzionalità/funzioni, le caratteristiche e il comportamento di un prodotto. È una guida per i team aziendali, tecnici e di sviluppo che lavorano sul prodotto, che ti aiuta ad affrontare i rischi sin dalle prime fasi.
In qualità di product manager, sei responsabile della cura del PRD. Ma cosa contiene esattamente? Analizziamolo nel dettaglio. ⚒️
- Descrizione del prodotto: fornisce una panoramica del prodotto e di come si inserisce in un mercato più ampio o nella visione aziendale.
- Scopo: dettagli sul perché il prodotto viene sviluppato e sui problemi aziendali specifici che intende risolvere.
- Destinatari: identifica gli utenti finali per comprenderne i punti deboli e le aspettative, spesso includendo i dati demografici e i comportamenti dei potenziali utenti.
- Caratteristiche principali: evidenzia le funzionalità/funzioni principali del prodotto, con una descrizione dettagliata di ciascuna funzionalità/funzione per maggiore chiarezza.
- Progettazione dell'interfaccia utente: si concentra sull'aspetto e sulla percezione del prodotto, descrivendo in dettaglio come gli utenti interagiranno con esso.
- Specifiche tecniche: copre i dettagli tecnici per il team di ingegneri, tra cui architettura software, spazio di archiviazione dei dati, requisiti di prestazioni e framework.
Il PRD è un documento dinamico che viene costantemente aggiornato man mano che il ciclo di vita del prodotto progredisce.
Un PRD ben strutturato traduce gli obiettivi aziendali di alto livello in passaggi dettagliati e attuabili, concentrandosi sulle esigenze degli utenti e sulle specifiche tecniche.
Il documento evidenzia anche se il prodotto soddisfa le esigenze e le aspettative dei clienti. Concentrandosi sul punto di vista dell'utente e definendo con precisione le specifiche tecniche, un PRD aiuta i team a realizzare prodotti funzionali e di grande impatto. Ciò porta a risultati migliori sia per l'azienda che per gli utenti finali.
È ora di redigere il tuo PRD? Questo modello ti aiuterà a farlo in modo rapido ed efficiente.
Modello di documento sui requisiti di prodotto ClickUp
Il modello di documento sui requisiti di prodotto ClickUp fornisce un formato strutturato per definire ogni aspetto del tuo prodotto, dal suo scopo alle funzionalità principali fino ai requisiti tecnici.
Funge da punto centrale per la collaborazione tra i team di prodotto, progettazione e ingegneria. Questo modello garantirà l'allineamento e una comunicazione efficace durante tutto il ciclo di sviluppo del prodotto.
È un riferimento indispensabile per garantire la sincronizzazione di tutti e semplificare il processo decisionale.
🌟 Leggi anche: Documenti sui requisiti di prodotto: una guida esperta
Ci siamo resi conto che ci mancava un modo efficace per effettuare il monitoraggio delle attività e non avevamo una visione chiara di ciò che stava facendo il team di prodotto, quindi abbiamo iniziato a cercare una nuova piattaforma. Poi abbiamo trovato ClickUp. La piattaforma era la combinazione perfetta: non troppo tecnica e confusa, ma nemmeno troppo semplice. Ci ha dato la flessibilità di creare, spostare e organizzare team e progetti a modo nostro.
Ci siamo resi conto che ci mancava un modo efficace per effettuare il monitoraggio delle attività e non avevamo una visione chiara di ciò che stava facendo il team di prodotto, quindi abbiamo iniziato a cercare una nuova piattaforma. Poi abbiamo trovato ClickUp. La piattaforma era la combinazione perfetta: non troppo tecnica e confusa, ma nemmeno troppo semplice. Ci ha dato la flessibilità di creare, spostare e organizzare team e progetti a modo nostro.
PRD e BRD: differenze fondamentali
PRD e BRD: qual è la vera differenza? Questi due documenti sono chiavi e affrontano parti diverse del progetto.
Scopriamo insieme il ruolo unico che ciascuno di essi svolge. 📊
1. Scopo
Un PRD si concentra su come le funzionalità e le funzioni di un prodotto possono soddisfare le esigenze aziendali. Si concentra su come ottenere risultati.
💡Esempio: il prodotto è un'app di mobile banking con funzionalità quali visualizzazione del saldo dell'account, trasferimenti di fondi e autenticazione a più fattori sia per iOS che per Android.
🔎 Focus: le funzionalità e le funzioni dell'app mobile devono essere progettate e create per soddisfare l'obiettivo aziendale.
Un BRD definisce le esigenze o i problemi aziendali di alto livello che un progetto o un prodotto dovrà affrontare. Si concentra su ciò che l'azienda intende raggiungere.
💡 Esempio: l'azienda ha bisogno di un modo più conveniente per i clienti di gestire le proprie finanze, al fine di aumentare la fidelizzazione del 15% e ridurre le visite in filiale del 30% nel corso del prossimo anno.
🔎 Focus: l'obiettivo aziendale è migliorare la convenienza e la fidelizzazione dei clienti.
2. Destinatari
Un PRD è orientato a:
- Development teams: engineers, designers, technicians
- Team di controllo qualità
- Responsabili di prodotto
Un BRD si rivolge a:
- Stakeholder aziendali
- Alta dirigenza
- Team di marketing
- Clienti esterni
3. Ambito
Un PRD ha un ambito ristretto e si concentra sulle funzionalità/funzioni specifiche del prodotto. Si concentra sui dettagli: il funzionamento esatto del prodotto, i requisiti tecnici, i casi limite e le storie degli utenti.
💡Esempio: un PRD per un'app mobile potrebbe includere dettagli quali l'accesso tramite impronta digitale, il design della dashboard principale e i meccanismi di gestione degli errori.
D'altra parte, un BRD copre il quadro generale, concentrandosi sugli obiettivi e sulle strategie aziendali generali. Non entra nei dettagli di come saranno realizzate le cose.
💡Esempio: un BRD potrebbe delineare obiettivi come "aumentare il coinvolgimento dei clienti" o "fornire un accesso rapido ai servizi bancari". Affronta anche le esigenze del mercato e il ROI previsto.
4. Obiettivi primari
Un PRD fornisce linee guida chiare e attuabili al team di sviluppo per la realizzazione di un prodotto. Colma il divario tra i requisiti aziendali e l'esecuzione tecnica, assicurando che il prodotto faccia ciò che l'azienda si è prefissata di ottenere.
Nel frattempo, l'obiettivo del BRD è quello di allineare tutti sulle esigenze aziendali e creare una visione condivisa per il progetto. Aiuta a chiarire perché il progetto viene realizzato e garantisce che tutti ne comprendano lo scopo.
Quando utilizzare BRD e PRD
Non sei sicuro se al momento hai bisogno di un BRD o di un PRD?
Ecco uno sguardo più da vicino a quando utilizzare ciascuno dei due. 📂
Casi d'uso del BRD
Un BRD viene solitamente creato all'inizio di un progetto. Assicura l'allineamento tra le parti interessate, riduce al minimo le ambiguità e aiuta a identificare i potenziali rischi. È inoltre fondamentale per ottenere il consenso dei dirigenti e l'approvazione del budget.
Ecco quando ti consigliamo di redigere un BRD:
- Pianificazione dei progetti e definizione della direzione strategica: utilizza un BRD per delineare le esigenze e gli obiettivi del progetto, assicurandoti che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda ed evitando costosi ritardi dovuti a modifiche dell'ambito di applicazione.
- Creazione e sostituzione di applicazioni: raccogli tutti i requisiti aziendali necessari per creare una nuova applicazione o sostituire una vecchia all'interno di questo documento.
- Rispondere alle richieste di proposta (RFP): redigere un BRD per rispondere alle RFP relative a nuovi progetti, specificando in dettaglio le esigenze e le aspettative aziendali.
- Definizione delle esigenze aziendali: se un'azienda è in fase di espansione, un BRD aiuta a definire e documentare le esigenze aziendali necessarie.
- Risoluzione dei problemi aziendali: un BRD aiuta a descrivere in dettaglio i problemi aziendali e i risultati desiderati.
- Dare priorità alle esigenze del mercato: state entrando in un nuovo mercato? Un BRD identifica le opportunità chiave e le allinea agli obiettivi aziendali.
Lo sapevate? Altri tipi di documenti aziendali, come il documento dei requisiti funzionali (FRD) e il documento dei requisiti di mercato (MRD), sono utilizzati rispettivamente dai reparti di ingegneria e marketing. Un documento dei requisiti software (SRD) definisce le funzioni e gli standard di prestazione del software. Spesso descrive anche le funzionalità/funzioni e i dettagli che il prodotto deve avere per soddisfare le esigenze degli stakeholder interni ed esterni.
Casi d'uso del PRD
Un PRD entra in gioco durante tutto il ciclo di vita dello sviluppo del prodotto. Inizia con la definizione del prodotto e dei suoi requisiti e continua a garantire che il prodotto sia realizzato come previsto.
Ecco alcuni casi d'uso per un PRD:
- Tradurre le esigenze aziendali in funzionalità del prodotto: il documento descrive il funzionamento di un prodotto ed elenca le sue funzionalità.
- Fornire requisiti chiari: il PRD definisce i dettagli tecnici in modo che gli sviluppatori sappiano esattamente cosa deve essere realizzato.
- Definizione delle user story: redigere un PRD con le user story è essenziale per chiarire i requisiti e concentrarsi sulle esigenze degli utenti. Ad esempio: "Come utente, desidero filtrare i dati per intervallo di date".
- Garantire che il prodotto soddisfi gli obiettivi aziendali: allinea le funzionalità del prodotto agli obiettivi aziendali generali, come la progettazione di un chatbot live o l'aggiunta di domande frequenti per ridurre le richieste di supporto clienti.
- Coordinamento di team interfunzionali: un PRD crea una connessione tra i team di progettazione, controllo qualità e ingegneria per allineare i loro lavori richiesti.
- Gestione dei casi limite e degli errori: il documento specifica come gestire i casi limite e gli errori, garantendo un'esperienza utente fluida e una gestione efficace degli errori.
Best practice per la creazione di BRD e PRD
Per redigere correttamente un BRD e un PRD è necessario attenersi ad alcune solide best practice.
Il software di gestione dei prodotti ClickUp può aiutarti a implementare queste pratiche senza sforzo e a mantenere tutto sotto controllo. Scopri come. 🎯
Suggerimenti per scrivere un BRD
Creare un BRD può sembrare un'attività ardua, ma diventa molto più gestibile se lo si suddivide in obiettivi chiari e si stabilisce una priorità del lavoro in base alla Sequenza.
Segui questi consigli e sarai sulla buona strada per scrivere un BRD solido.
Suggerimento 1. Impara dai progetti con esito positivo precedenti
Inizia ripercorrendo i progetti con esito positivo della tua organizzazione. Questi esempi contengono lezioni preziose per la creazione del tuo nuovo BRD.
Presta attenzione a:
- Cosa ha funzionato bene e cosa no
- Sfide emerse lungo il percorso
- Dipendenze che hanno influito sul tuo progetto
- Metodi di elicitazione che hanno aiutato a raccogliere requisiti accurati
Utilizza queste informazioni per dare forma al tuo nuovo BRD e assicurarti che sia sulla strada giusta. Riflettere sulle esperienze passate può aiutarti a evitare errori comuni e a migliorare il tuo approccio. Inoltre, l'utilizzo di un software di gestione dei documenti per raccogliere, organizzare e rivedere le tue ricerche può semplificare il processo e migliorare la qualità complessiva del tuo documento.
Suggerimento 2. Cattura i tuoi requisiti
È fondamentale raccogliere e comprendere le esigenze dei tuoi stakeholder, dagli obiettivi generali ai dettagli tecnici.
Ecco alcuni metodi di elicitazione comuni che puoi utilizzare:
- Brainstorming
- Analisi dei documenti
- Focus group
- Analisi dell'interfaccia
- Interviste
- Osservazioni
- Prototipazione
- Sondaggi e questionari
Assicurati di registrare tutto in modo chiaro e conciso: questi requisiti guideranno il resto del tuo progetto. Un altro consiglio da fare in modo efficiente è quello di creare un documento condiviso per tutte le parti interessate.
ClickUp Docs è lo strumento ideale per raccogliere e organizzare i requisiti del tuo team.
Consente una collaborazione senza soluzione di continuità, permettendo alle parti interessate di effettuare le modifiche ai documenti in tempo reale all'interno di un'area di lavoro unificata.
Suggerimento 3. Usa un linguaggio chiaro e privo di gergo
I BRD possono spesso essere lunghi e dettagliati, il che potrebbe renderli difficili da seguire per il tuo team.
Per semplificare le cose, usa un linguaggio chiaro e diretto in tutto il documento. Mantieni le tue spiegazioni comprensibili e concise per garantire che tutti capiscano i punti chiave.
Inoltre, alla fine è presente un glossario con i termini tecnici inevitabili. Ciò consentirà di risparmiare tempo ed evitare malintesi in seguito.
Suggerimento 4. Aggiungi elementi visivi e revisione tra pari
Diagrammi, grafici e altri supporti visivi alleggeriscono i documenti ricchi di testo e aiutano a comunicare meglio i tuoi concetti. Sono più facili da comprendere per le persone e rendono il tuo contenuto più accattivante.
Grazie alle funzionalità di formattazione del testo avanzate di Docs, puoi facilmente classificare i contenuti in diverse sezioni, semplificando il monitoraggio di tutto, dai verbali delle riunioni alle ricerche cruciali, durante le varie fasi del progetto.
Inoltre, puoi includere tabelle, liste di controllo, colonne, banner, elenchi di attività e altri elementi multimediali come immagini, video, icone ed emoji.
Dopo aver completato la stesura del BRD, chiedi ai tuoi colleghi di revisionarlo e convalidarlo. Ottenere feedback dai colleghi può aiutarti a individuare eventuali lacune o incongruenze che potrebbero esserti sfuggite.
Questo passaggio è fondamentale perché consente di affrontare eventuali problemi prima che diventino critici in seguito. Apportare modifiche durante la fase di revisione è molto più efficiente che cercare di risolvere i problemi a metà progetto, quando potrebbero interrompere l'andamento del progetto e causare ritardi.
I nostri ingegneri e product manager erano oberati dal lavoro manuale di aggiornamento dello stato tra Jira e altri strumenti. Con ClickUp, abbiamo recuperato ore di tempo sprecato in attività duplicate. Ancora meglio, abbiamo accelerato il rilascio dei prodotti migliorando il passaggio di consegne tra QA, redazione tecnica e marketing.
I nostri ingegneri e product manager erano oberati dal lavoro manuale di aggiornamento dello stato tra Jira e altri strumenti. Con ClickUp, abbiamo recuperato ore di tempo sprecato in attività duplicate. Ancora meglio, abbiamo accelerato il rilascio dei prodotti migliorando il passaggio di consegne tra QA, redazione tecnica e marketing.
I modelli PRD sono un ottimo modo per iniziare. Tuttavia, scrivere un documento dettagliato con tantissime specifiche e ricerche può sembrare un compito arduo.
Abbiamo semplificato il processo per te. Ecco alcuni consigli su come scrivere un PRD.
Suggerimento 1. Ricerca, ricerca e ancora ricerca
Se vuoi creare un prodotto eccezionale, devi comprendere a fondo il problema che esso risolve. E questo inizia con la ricerca.
Ecco come:
- Conosci i tuoi clienti: approfondisci le loro esigenze e i problemi che stanno affrontando. Perché è importante per loro? Qual è l'impatto o il costo di non risolverlo?
- Analizza i tuoi concorrenti: scopri come i tuoi concorrenti stanno risolvendo lo stesso problema. Quali sono i loro punti di forza e di debolezza? Ancora più importante, come puoi offrire una soluzione migliore?
- Consulta i tuoi team di marketing, commerciali e tecnici: i tuoi team interni potrebbero avere nuove intuizioni sul problema che possono aiutarti a migliorare le funzionalità/funzioni del prodotto.
- Valuta le capacità del tuo team: scopri se il tuo team di prodotto è in grado di gestire il problema e quali strumenti e tecnologie già utilizza con dimestichezza.
- Studia le tecnologie disponibili: cerca soluzioni che possano aiutarti ad affrontare il problema. Quali sono i loro pro e contro?
Suggerimento 2. Definisci lo scopo e i principi
Questo passaggio sarà facile una volta che avrai cercato tutto ciò che devi sapere.
Inizia elaborando una proposta di valore chiara che spieghi in che modo il tuo prodotto soddisfa un'esigenza specifica. Mantieni questa dichiarazione breve, come un elevator pitch che puoi presentare in meno di un minuto.
Successivamente, definisci i principi guida per il tuo prodotto. Questi principi aiuteranno a guidare il tuo team durante tutto il processo di sviluppo del prodotto.
💡 Esempio: se stai creando un dispositivo medico, i principi sarebbero:
- Sicurezza
- Affidabilità
- Facilità d'uso
Questi principi rafforzeranno la tua proposta di valore e guideranno il tuo team attraverso il processo di sviluppo.
Suggerimento 3. Identifica i profili degli utenti, gli obiettivi e le attività
Devi avere ben chiaro per chi stai realizzando il prodotto.
Per avere un quadro chiaro degli utenti del tuo prodotto, inizia con:
- Creazione di profili utente: definisci i tuoi utenti target creando profili utente dettagliati. Puoi iniziare indicando il sesso, l'età, il settore, la funzione lavorativa e altri dati demografici dell'utente target. Sarebbe utile includere anche abitudini, atteggiamenti, esigenze e desideri che potrebbero influenzare il prodotto.
- Identificare gli obiettivi degli utenti: comprendere l'obiettivo principale degli utenti nell'utilizzo del prodotto. Cosa intendono ottenere? Quali sono gli ostacoli che si frappongono al raggiungimento dei loro obiettivi?
- Raccolta delle attività degli utenti: collabora con il tuo team per delineare le attività che aiuteranno gli utenti a raggiungere i loro obiettivi. Incoraggia il pensiero creativo in questo esercizio.
Suggerimento 4. Specificare le funzionalità del prodotto
Una volta che il tuo team avrà iniziato a compilare la maggior parte del PRD, dovrai iniziare a descrivere le funzionalità dettagliate del tuo prodotto. Prendi nota dei vincoli che possono essere imposti alla progettazione del prodotto e valuta eventuali ipotesi formulate durante la definizione dei requisiti.
Si noti che le funzioni di ciascun prodotto rientrano nei requisiti funzionali, evidenziando ciò che il prodotto deve essere in grado di fare.
Limitazioni quali prestazioni, sicurezza e usabilità rientrano nei requisiti non funzionali.
Per semplificare questo processo, ClickUp Brain, un assistente basato sull'IA all'interno della piattaforma ClickUp, ottimizza il processo di documentazione.
Puoi inserire tutti i dettagli essenziali, come gli obiettivi del prodotto, le funzionalità/funzioni, il pubblico di destinazione e i vincoli. Sulla base di queste informazioni, l'IA genererà un PRD per te.
ClickUp Brain fornisce anche riepiloghi e approfondimenti in tempo reale sulle attività e sui documenti esistenti all'interno dell'area di lavoro di ClickUp. Ciò consente al tuo team di consultare le informazioni rilevanti senza dover cercare manualmente tra più documenti.
👀 Bonus: valuta l'utilizzo di strumenti no-code per i product manager. Offrono un modo efficiente per gestire le roadmap dei prodotti, gestire il feedback dei clienti e dare priorità all'esperienza utente.
Redigi BRD e PRD eccellenti con ClickUp
I documenti relativi ai requisiti aziendali e di prodotto sono fondamentali per guidare i tuoi progetti verso un esito positivo. Aiutano ad allineare il tuo team affrontando tutti gli obiettivi aziendali e le specifiche di prodotto.
ClickUp, uno strumento di project management all-in-one, può migliorare ulteriormente le cose centralizzando il flusso di lavoro e la comunicazione. Con la sua potente documentazione e le funzionalità/funzioni basate sull'IA, ClickUp migliora la collaborazione, riduce i malintesi, previene lo scope creep e aumenta la produttività.