Stai per inviare un'email importante. Ma poi ti fermi. Ti chiedi: come puoi rivolgerti ai tuoi destinatari in modo appropriato senza sembrare impersonale o tralasciare qualcuno?
Se sei troppo formale, rischi di sembrare robotico.
Se sei troppo informale, potresti dare un'impressione poco professionale.
Che si tratti di inviare un'email a un gruppo di colleghi o di inviare un aggiornamento del progetto ai clienti, è necessario impostare il tono giusto.
Se ti stai chiedendo come rivolgerti a più persone in un'email, esaminiamo alcuni consigli di galateo per assicurarti che le tue email di gruppo siano perfette. ✉️
Quando rivolgersi a più persone in un'email
Sapere quando coinvolgere più persone in un'email può essere un po' un esercizio di equilibrio.
⭐ Modello in primo piano
Sei stanco di chiederti come rivolgerti a più persone in un'email? Prova il modello gratuito di automazione delle email di ClickUp per gestire i dettagli, così potrai scrivere con sicurezza e inviare le tue email senza stress.
Vuoi tenere tutti informati, ma sovraccaricare le finestre In arrivo con risposte inutili può essere frustrante. Quindi, quando è opportuno rispondere a tutti o aggiungere più destinatari fin dall'inizio?
Ecco alcuni scenari comuni:
- Aggiornamenti del team: aggiorna tutto il tuo team sullo stato del progetto, sulle scadenze o sulle novità aziendali.
- Progetti di gruppo: collaborare con più parti interessate su un'iniziativa o un'attività di condivisione
- Comunicazione interdipartimentale: coordinare il lavoro richiesto tra diversi team o reparti
- Comunicazioni con i clienti: aggiornamento di più contatti dei clienti sullo stato del progetto o sui risultati finali
- Richieste di feedback: richiedere il parere dei diversi membri del team su una proposta o un documento
- Pianificazione di eventi: organizzazione di riunioni, conferenze o attività di team building
- Gestione dei fornitori: comunicare con più rappresentanti dei fornitori su un unico progetto
- Situazioni urgenti: quando un'email o un messaggio richiede attenzione urgente e deve essere risolto rapidamente.
💡 Suggerimento professionale: se una email richiede meno di due minuti per essere gestita, rispondi immediatamente. In questo modo eviterai che le piccole attività si accumulino e potrai mantenere la tua finestra In arrivo vuota.
L'importanza di rivolgersi correttamente a più persone in un'email
Indirizzare correttamente più destinatari in un'email è fondamentale per una comunicazione efficace e per mantenere un comportamento professionale. Dimostra rispetto per il ruolo di ciascun membro e garantisce che si sentano riconosciuti.
Ricorda che rivolgersi correttamente ai destinatari li aiuta a comprendere il loro livello di coinvolgimento e le azioni previste, eliminando la confusione e migliorando i tassi di risposta.
Inoltre, previene potenziali errori come risposte involontarie "Rispondi a tutti" o esclusioni accidentali.
Personalizzazione nella comunicazione via email
Personalizzare le email, anche quando ci si rivolge a più persone, aggiunge un tocco di professionalità e sincerità.
Includere nomi personali o personalizzare il saluto in base alla tua relazione con il gruppo fa sentire i destinatari apprezzati, invece che parte di una generica email di massa.
La personalizzazione aumenta anche i tassi di coinvolgimento delle tue email e aiuta a evitare che queste sembrino impersonali o fredde.
💡 Suggerimento professionale: quando invii email a più persone, assicurati di inserire un oggetto chiaro. Questo aiuta i destinatari a farsi una panoramica generale del contenuto dell'email e a decidere se rispondere o meno in base a esso.
Come rivolgersi a più persone in un'email
Indirizzare più destinatari in un'email richiede un messaggio attento per garantire professionalità, chiarezza e inclusività.
Ecco alcune best practice da tenere a mente quando ci si rivolge a più persone in un'email:
1. Usa nomi individuali o nomi di gruppo nei saluti
Quando comunichi con più persone tramite un'unica email, utilizzare i nomi individuali nel saluto può rendere il messaggio più personale e coinvolgente.
Ad esempio, invece di scrivere "Ciao team", opta per "Ciao Richa, Shawny e Jason" se il gruppo è piccolo, in modo che tutti ricevano un riconoscimento diretto.
Questo approccio dimostra che hai dedicato del tempo a riconoscere ogni destinatario e a creare una connessione più personalizzata.
Tuttavia, per gruppi più numerosi, è accettabile utilizzare nomi di gruppo come "Ciao reparto marketing" o "Caro team", soprattutto quando il messaggio è rilevante per tutti collettivamente.
Questo ti solleverà dal fastidio di scrivere email quando desideri salutare più destinatari.
Puoi anche utilizzare strumenti di gestione della posta in arrivo e modelli di email per classificare meglio le email in base a determinati gruppi.
2. Opta per un linguaggio neutro dal punto di vista del genere nel corpo dell'email
L'uso di un linguaggio inclusivo e neutro dal punto di vista del genere nel corpo dell'email rappresenta un tono di voce rispettoso. È possibile evitare supposizioni sul genere di una persona e promuovere l'inclusività in un ecosistema professionale diversificato.
Ad esempio, opta per alternative neutre come "tutti", "team", "tutti" o "ragazzi" invece di termini specifici di genere come "ragazzi".
Inoltre, quando ti riferisci a qualcuno di cui non conosci il sesso o quando parli in generale, scegli "loro" invece di "lui" o "lei". Questo semplice cambiamento ti impedisce di fare supposizioni e fa sentire i destinatari più riconosciuti.
Allo stesso modo, evita titoli di lavoro specifici per genere come "chairman" o "salesman" e scegli invece "chairperson" o "salesperson".
3. Rivolgiti alle persone per nome quando è opportuno
In molti casi, è consigliabile citare i nomi delle persone nel corpo dell'email quando sono richieste attività o responsabilità specifiche. Tali abitudini evitano ambiguità su quale membro del team sia incaricato di quale attività, specialmente in un contesto di project management.
Ad esempio, supponiamo che tu stia inviando un aggiornamento su un progetto commerciale per l'intero team. Devi rivolgerti specificatamente a due dipendenti chiamandoli per nome per assegnare loro compiti di monitoraggio delle vendite e follow-up.
Ad esempio: "George, puoi finalizzare le slide della presentazione entro venerdì?" oppure "Caro John, ti prego di coordinarti con il team di progettazione per le modifiche finali".
Se non effettui una menzione esplicita dei loro nomi, potrebbero verificarsi confusioni poiché diversi destinatari potrebbero dedicarsi all'attività, lasciando il tuo team con aspettative e responsabilità sparse e poco chiare.
👀 Lettura bonus: 10 fantastici trucchi di Gmail per gestire la tua finestra In arrivo
4. Evita di rivolgerti a un gruppo per nome quando non è necessario
Sebbene nominare i destinatari individualmente nelle email di gruppo possa essere utile in molti casi, può anche risultare ridondante o imbarazzante.
Se l'email è un aggiornamento generale o un annuncio che riguarda tutti allo stesso modo, non è necessario rivolgersi alle persone per nome, soprattutto nel saluto. In questo modo il messaggio risulterà più snello ed eviterai inutili ingombri.
Ad esempio, in un aggiornamento a livello di reparto in cui non sono richieste azioni particolari da parte dei singoli membri, un semplice saluto come "Ciao team" o "Cari colleghi" funziona perfettamente.
È inoltre importante che, quando invii un'email a più destinatari, tutti abbiano un ruolo da svolgere nel contesto dell'email.
5. Considera il contesto per decidere se utilizzare un saluto formale o informale
Il contesto della tua email spesso determina se è più appropriato un saluto informale o formale.
Quando si invia un'email a un cliente o a un superiore all'interno dell'alta dirigenza della propria organizzazione, è generalmente previsto un saluto più formale. Per un approccio rispettoso, si consiglia di utilizzare "Gentile Signor Smith" o "Gentile Signora Woodward".
Di solito è accettabile essere più informali nelle comunicazioni interne con i colleghi. Un "Ciao team" o "Ciao a tutti" funziona bene in queste situazioni, creando un ambiente amichevole e accessibile.
Inoltre, assicurati di mantenere separate le interazioni professionali e personali, anche nelle email.
Promemoria amichevole: Sebbene queste siano regole generali, è importante tenere presente la cultura della tua azienda e il ruolo del destinatario. In caso di dubbio, è meglio optare per uno stile più formale, poiché è preferibile essere percepiti come eccessivamente educati piuttosto che troppo familiari.
Ottimizzare la comunicazione di gruppo tramite email con ClickUp
Gestire le comunicazioni e-mail di gruppo può sembrare come destreggiarsi tra troppe cose contemporaneamente. Le e-mail vanno perse, i follow-up sfuggono e le attività diventano disorganizzate e poco chiare.
Uno strumento di project management che integra le migliori strategie e funzionalità/funzioni di gestione delle email può essere d'aiuto in questo senso.
Prendi in considerazione ClickUp, progettato come canale di comunicazione unico per tutto ciò che riguarda le e-mail, comprese le conversazioni su attività, sequenze, lavagne online, diagrammi di flusso e altro ancora.
Vediamo come questo strumento porta la gestione delle attività via email e la comunicazione di gruppo a un livello superiore:
Project management tramite email
Prova Email Project Management di ClickUp per convertire le e-mail rilevanti in attività eseguibili direttamente all'interno della piattaforma. Centralizza le tue e-mail e le tue attività, così non dovrai passare dalla tua casella di posta agli strumenti di project management.
📮 Approfondimento ClickUp: il 54% dei professionisti si affida alle e-mail per trovare informazioni relative al lavoro, ma le e-mail tendono a finire sepolte, le conversazioni si perdono e i dettagli chiave sfuggono. Con ClickUp Email Project Management, puoi inviare, ricevere e effettuare il monitoraggio delle e-mail direttamente all'interno delle attività, trasformando le caselle di posta sparse in un lavoro organizzato e fruibile. Niente più ricerche, solo un'esecuzione senza intoppi.
Quando ricevi un'email di gruppo con incarichi o aggiornamenti su un progetto, puoi creare facilmente delle attività da queste email con pochi clic. Questo aiuta a prevenire malintesi, consentendo ai membri del tuo team di monitorare e gestire i propri incarichi all'interno dell'area di lavoro del progetto.
Puoi anche:
- Automatizza le email e le attività
- Collega le email alle attività e alle attività secondarie
- Pianifica le risposte e gli invii tramite i dati delle email
- Rispondi alle notifiche email dall'interno della piattaforma
Leggi anche: Nuova funzionalità: email in ClickUp
Integrazione con Gmail
L'integrazione di ClickUp con Gmail è uno strumento indispensabile per gestire le comunicazioni via email direttamente all'interno di ClickUp.
Puoi facilmente convertire le e-mail in commenti o incorporarle nella documentazione, semplificando la collaborazione tra i team. Questa funzionalità/funzione è particolarmente utile per chi gestisce grandi volumi di e-mail, poiché consente di trasformare facilmente le e-mail in attività concrete.
Le integrazioni di Gmail ti aiutano a organizzare la tua casella di posta, portando la chiarezza necessaria nel caos delle e-mail. Inoltre, collegando le conversazioni e-mail direttamente alla Sequenza del tuo progetto, avrai la certezza di non perdere mai un dettaglio importante o un elemento da intraprendere.
È un modo semplice per ridurre il passaggio da una scheda all'altra e aumentare la produttività.
Leggi anche: 10 alternative a Google Workspace
Modelli di automazione delle email
Il modello di automazione delle e-mail ClickUp semplifica la comunicazione quando devi inviare aggiornamenti sui progetti o promemoria sulle scadenze.
Che tu stia inviando aggiornamenti settimanali via e-mail a più parti interessate o feedback dei clienti che devono essere integrati dal tuo team, questo modello pianifica e automatizza l'invio di tali e-mail.
Puoi anche visualizzare l'intera pipeline di automazione delle e-mail, dall'impostazione dei trigger alla rifinitura del layout e del design. Questo approccio riduce il lavoro richiesto e libera il tempo del tuo team, consentendogli di concentrarsi sul lavoro ad alta priorità.
Leggi anche: Come creare modelli di email in Gmail
Nozioni di base sul galateo delle email: cosa fare e cosa non fare
Il galateo delle e-mail è una competenza essenziale che può rafforzare o indebolire la tua relazione con clienti e colleghi. Che si tratti di una breve nota ai tuoi colleghi o di un messaggio formale a un cliente, seguire le regole di base del galateo delle e-mail ti aiuta a impostare il tono giusto e a evitare malintesi.
Eccone alcuni:
Da fare
- ✅ Sii chiaro e conciso: i professionisti impegnati non hanno tempo di leggere email lunghe e si aspettano che il tuo messaggio sia chiaro e breve. Aggiungi un oggetto pertinente per maggiore chiarezza.
- ✅ Usa saluti appropriati: Inizia con un saluto appropriato in base alla formalità della tua relazione con il destinatario.
- ✅ Usa CC e BCC in modo appropriato: CC (Carbon Copy) è per coloro che dovrebbero essere coinvolti nella conversazione e vedere le risposte. BCC (Blind Carbon Copy) può essere utilizzato per le email di massa per mantenere privati gli indirizzi dei destinatari ed evitare lunghi elenchi di destinatari.
Cosa non fare
- 🚩 Evita di scrivere tutto in maiuscolo: è considerato l'equivalente digitale di urlare e può risultare aggressivo e poco professionale.
- 🚩 Non abusare dei punti esclamativi: mantieni un tono professionale limitando l'uso dei punti esclamativi nell'email.
- 🚩 Evita un linguaggio informale: lo slang e le emoji dovrebbero essere ridotti al minimo in un contesto professionale o formale, specialmente nelle prime comunicazioni.
Soprattutto, sfrutta gli strumenti di gestione delle e-mail come ClickUp per aiutare i tuoi team a comunicare in modo efficiente. ClickUp aiuta a consolidare le e-mail, gestire le attività e tenere tutti aggiornati, in modo da evitare infinite catene di e-mail.
💡 Suggerimento professionale: un software di posta in arrivo condivisa (come ClickUp) consente a più membri del team di accedere e gestire lo stesso account di posta elettronica, migliorando la collaborazione e garantendo che nessun messaggio rimanga senza risposta.
Automatizza le risposte standard alle email con ClickUp
In definitiva, l'obiettivo è quello di rivolgersi a più persone tramite email seguendo semplici linee guida, come utilizzare un linguaggio professionale e rispettoso, applicare correttamente CC e BCC e mantenere un tono cortese e le email concise.
L'introduzione di software come ClickUp nel tuo kit di strumenti per la gestione dei progetti e delle email può eliminare la necessità di ulteriori strumenti di terze parti.
Dalla semplificazione dei flussi di lavoro al mantenimento di standard di alta qualità nelle comunicazioni di gruppo, ClickUp ti consente di evitare inutili scambi di email.
Non lasciare che la tua finestra In arrivo diventi una discarica digitale! Mantienila pulita e ordinata.