Degli 8 miliardi di persone che popolano oggi il pianeta, quasi 2 miliardi utilizzano Gmail ogni mese.
La maggior parte delle persone concorderebbe sull'importanza fondamentale di tenere sotto controllo le email.
Ma solo pochi conoscono i trucchi e le astuzie di Gmail per raggiungere l'inbox zero, ovvero una casella di posta vuota o quasi vuota dopo aver elaborato e organizzato tutti i messaggi.
Stiamo cambiando questa situazione attraverso la condivisione di questo elenco di 10 trucchi per Gmail non proprio segreti con te.
Continua a leggere se sei pronto a dire addio per sempre alle email che distraggono, alle comunicazioni confuse e alle attività in ritardo.
10 trucchi di Gmail per massimizzare la tua produttività
Abbiamo compilato un elenco di dieci trucchi per Gmail per aiutarti a gestire meglio le email e aumentare la tua produttività. Questi trucchi utilizzano le funzioni disponibili con la versione standard di Google e la suite Google Workspace.
1. Usa le scorciatoie da tastiera di Gmail
Il primo e più noto trucco di Gmail consiste nell'utilizzare le scorciatoie integrate in Gmail per le azioni comuni e ripetitive. Adottare le scorciatoie nel tuo normale flusso di lavoro di email è sorprendentemente efficace. I secondi risparmiati utilizzando le scorciatoie si sommano rapidamente, creando sacche di tempo che puoi dedicare ad attività più significative e di alta produttività.
Naturalmente, puoi utilizzare le scorciatoie solo se disponi di una tastiera esterna. Le scorciatoie non sono ancora supportate nemmeno nella versione Apple dell'app Gmail. Ma se hai l'abitudine di utilizzare Gmail tramite il browser, inizia con questi passaggi:
- Apri Gmail nel tuo browser
- Vai alle impostazioni (⚙️) e effettua la selezione "Vedi tutte le impostazioni".
- Scorri verso il basso fino a "Scorciatoie da tastiera".
- Abilita le scorciatoie da tastiera tramite la selezione di "Scorciatoie da tastiera attive".
- Clicca su "Salva modifiche" in basso e questo trucco per Gmail sarà pronto per l'uso.
Ecco alcune scorciatoie essenziali che puoi provare:
| Azione | Scorciatoia |
| Invia un'email dopo averla redatta | ⌘/Ctrl + Invio |
| Rispondi a un'email | "r" |
| Inoltra un'email | "f" |
| Passa alla chat successiva o alla finestra di composizione | Ctrl +. |
| Aggiungi destinatari in cc | ⌘/Ctrl + Maiusc + c |
| Aggiungi destinatari in Ccn | ⌘/Ctrl + Maiusc + b |
| Elimina un'email | # |
| Archivia un'email | "e" |
| Contrassegna le email come lette dopo averle selezionate | Shift + i |
| Contrassegna le email come non lette dopo averle selezionate | Shift + u |
2. Scrivi le bozze delle email nei documenti Google
All'inizio del 2022, Google ha introdotto una pratica funzionalità che consente agli utenti di redigere e inviare email senza uscire da Docs.
È una manna dal cielo per i team che utilizzano Docs per lavorare insieme sui contenuti prima di inviarli via email. I contenuti rimangono modificabili e condivisibili anche all'interno di Docs.
Questo trucco per Gmail è facile da mettere in pratica:
- Apri un documento Google e digita il simbolo "@".
- Seleziona "Bozza email" dal menu a tendina.
- Componi la tua email all'interno del modello di bozza, specifica l'oggetto e inserisci gli indirizzi email dei destinatari.
- Infine, clicca sull'icona Gmail una volta che la bozza è pronta.
Ecco fatto! Cliccando sull'icona di Gmail, la tua bozza di email verrà trasferita su Gmail.
Alcuni dei vantaggi di questo trucco includono:
- Semplifica il trasferimento di contenuti da documenti a email.
- Inserisci immagini, intestazioni, link, formattazione, tabelle, ecc. facilmente dal documento.
- Crea un flusso di lavoro più pulito rispetto alla copia/incollaggio di contenuti tra le app.
Ti farà risparmiare tempo e ridurre il lavoro richiesto, soprattutto in impostazioni in cui la collaborazione è fondamentale.
3. Personalizza la densità di visualizzazione di Gmail
Aumentare la produttività delle tue email può essere semplice come modificare la densità di visualizzazione della tua finestra In arrivo di Gmail. Questa funzionalità ti consente di personalizzare il numero di email che puoi vedere sullo schermo, riducendo la necessità di scorrere continuamente.
Segui questi passaggi per aumentare la densità di visualizzazione in Gmail:
- Clicca sull'icona delle impostazioni di Gmail nell'angolo in alto a destra dell'interfaccia di Gmail.
- Scegli "Comodo" o "Compatto" per comprimere il riquadro.
Le due visualizzazioni aumentano il numero di email visibili su un unico schermo. Questo trucco Gmail semplice ma efficace riduce il tempo impiegato per esaminare i messaggi non letti. Puoi anche selezionare in blocco un numero maggiore di email da eliminare o contrassegnare come "Lette". Utilizzando l'icona dei messaggi non letti, puoi anche contrassegnare le email lette come "Non lette" se desideri leggerle in un secondo momento.
Puoi anche suddividere le tue email utilizzando la funzionalità "posta in arrivo prioritaria". Quando selezioni l'impostazione "posta in arrivo prioritaria", le tue email vengono automaticamente suddivise in tre sezioni: importanti e non lette, contrassegnate con una stella e tutte le altre.
4. Archivia le vecchie email
Le email sono importanti, sì, ma una casella di posta Gmail disordinata e caotica rende difficile trovare le email importanti. Un modo più semplice e facile per riorganizzare la tua casella di posta senza eliminare le vecchie email è archiviarle.
Tutto quello che devi fare è selezionare le email che desideri rimuovere, quindi fare clic sull'icona Archivia (immagine sotto) nella barra degli strumenti. Puoi anche utilizzare la funzione di filtro integrata in Gmail per selezionare tutte le email rilevanti da archiviare in blocco. 💯
Questo pratico trucco di Gmail migliora la tua capacità di individuare rapidamente le email essenziali e crea un'esperienza di gestione delle email senza stress.
5. Annulla l'invio delle email
Gli incidenti capitano. Premi "Invia" su un'email scritta a metà o, peggio ancora, con diversi errori di battitura. Premi "Rispondi a tutti" su un'email riservata. Scrivi "PFA" e poi invii l'email senza allegato. E poi ci sono sempre quelle email rabbiose che vorresti poter ritirare. 😇
Sebbene non sia possibile richiamare le email dopo che sono state recapitate nella finestra In arrivo del destinatario, è possibile annullare l'invio di un'email entro 30 secondi. Cerca la notifica "Annulla" nella parte inferiore sinistra dello schermo dopo aver premuto "Invia".
Ricorda che questa opzione è disponibile solo fino a 5 secondi dopo l'invio dell'email. Tuttavia, puoi aumentare questo limite predefinito fino a 30 secondi.
Clicca su Impostazioni, quindi modifica il "Periodo di annullamento dell'invio" impostandolo su 10, 20 o 30 secondi nel menu a tendina "Annulla invio email". 🙌🏼
6. Elimina le vecchie email
Nella continua lotta contro il sovraccarico di email, a volte è meglio tagliare le perdite e ricominciare da capo o, per lo meno, eliminare il disordine accumulato nel tempo. 🌟
Eliminare le email in massa ti dà una sensazione di potere senza pari, unita a un senso di sollievo. Stabilisci una data limite per eliminare le email più vecchie. Ovviamente, usa i filtri e i messaggi contrassegnati con una stella per conservare quelli importanti.
Ecco come fare:
- Digita "prima del: 01/01/2019" (o qualsiasi altra data desideri) nella barra di ricerca per restringere la ricerca alle email precedenti a quella data specifica.
- Fai clic sulla casella di controllo "Seleziona tutto" nell'angolo in alto a sinistra. Questa azione seleziona tutte le email corrispondenti all'intervallo di date specificato.
- Ora, clicca su "Seleziona tutte le conversazioni che corrispondono a questa ricerca" sopra la tua finestra In arrivo.
- Clicca su "Elimina".
Con questi semplici passaggi, potrai eliminare le email vecchie e inutili e fare spazio ai messaggi più recenti.
7. Posticipa le conversazioni attive
Ti senti sopraffatto da una finestra In arrivo inondata di messaggi? Hai troppo poco tempo per rispondere? Hai bisogno di rispondere? Usa Posticipa!
La funzione per posticipare i messaggi di Gmail ti aiuta a mettere da parte i messaggi per un momento successivo, più conveniente.
Ecco come proteggere la tua tranquillità mentre gestisci la tua finestra In arrivo:
- Scegli la traccia di email che desideri posticipare
- Cerca il pulsante per posticipare, l'icona dell'orologio, nella parte superiore della catena di email.
- Scegli una data e un'ora specifiche in cui desideri che il thread di email ricompaia.
Questo è uno dei trucchi e delle astuzie di Gmail che non si limitano alla versione desktop, ma sono ugualmente utili nelle app Gmail per Android e iOS. 👏🏼
8. Utilizza modelli di email
Sapevi che puoi utilizzare le email come eccellente strumento di gestione delle attività? È possibile grazie ai modelli di email. Utilizza i modelli per velocizzare la stesura delle email per le attività ripetitive. Potrebbe trattarsi della condivisione di rapporti giornalieri sui progressi o dell'invio di email di follow-up: perché perdere tempo a scrivere email da zero ogni volta?
Gmail ti consente di creare modelli di email personalizzati, anche se non offre una serie di modelli predefiniti. Devi solo abilitare questa funzione tramite le Impostazioni avanzate nella schermata di Gmail.
Il passaggio successivo è quello di comporre un'email come al solito. Una volta terminato, clicca sul pulsante del menu nella finestra di composizione dell'email. Quindi, clicca su "Modelli" e salva la bozza come nuovo modello.
Con questo trucco di Gmail, non dovrai più iniziare a scrivere un'email da zero ogni volta: componi una nuova email, quindi seleziona il modello. Modifica il modello e il gioco è fatto! 📨
9. Attiva la modalità offline
Sapevi che puoi usare Gmail anche senza connessione a Internet? Tutti noi ci siamo trovati in questa situazione. Hai bisogno di accedere a email urgenti o di scrivere una risposta urgente, ma sei bloccato senza connessione a Internet.
Ecco un trucco meno conosciuto di Gmail: attivando la modalità offline, puoi leggere, scrivere e comporre risposte alle email anche quando non hai una connessione Internet. È anche possibile contrassegnare con una stella, applicare etichette, archiviare o eliminare i messaggi esistenti. La sincronizzazione delle modifiche avverrà quando ti ricollegherai.
Puoi persino inviare un'email in modalità offline su Gmail: verrà salvata nella Posta in uscita prima di essere inviata quando ti ricollegherai a Internet.
Segui questi passaggi per abilitare questa funzionalità:
- Apri le impostazioni di Gmail, quindi fai clic su "Visualizza tutte le impostazioni".
- Nella pagina Impostazioni, individua e clicca sulla scheda "Offline".
- Seleziona la Box accanto a "Abilita posta offline".
- Scorri verso il basso e salva le modifiche
10. Annulla l'iscrizione alle email indesiderate
Se la tua casella di posta è inondata da newsletter indesiderate, offerte di promozione e fastidiose sottoscrizioni, non sei certo l'unico! Secondo TechJury, il 68% delle email in arrivo sono di natura promozionale.
Che tu sia iscritto o meno a newsletter e mailing list, la maggior parte dei marketer cerca di entrare nella tua casella di posta per attirare la tua attenzione. Il 22% dei marketer intervistati per la ricerca sul blog di HubSpot ha ammesso di inviare 2-3 email promozionali al giorno! Dovresti bloccare le email che superano il filtro antispam di Gmail.
Con questo trucco di Gmail, puoi riordinare rapidamente la tua finestra In arrivo e gestire meglio le tue sottoscrizioni.
- Apri un'email dalla quale desideri annullare l'iscrizione.
- Clicca su "Annulla iscrizione" accanto al nome del mittente.
- Clicca ancora una volta su "Annulla iscrizione" nella finestra pop-up.
Sebbene possa richiedere un po' di tempo per annullare l'iscrizione a tutte le email indesiderate, alla fine avrai meno email da aprire ogni giorno. 👍🏼
Limiti dell'utilizzo di Gmail
Non c'è dubbio che Gmail sia una piattaforma di email molto efficiente e popolare, con funzionalità/funzioni che semplificano la nostra vita.
L'esperienza dell'utente è fantastica e l'utilizzo è semplice. Il filtro antispam funziona bene e le tue caselle di posta sono organizzate ed etichettate. Si integra anche con altri servizi Google e ti offre ampio spazio per archiviare email e file. Inoltre, è gratis per uso personale!
Tuttavia, ci sono anche alcuni limiti fastidiosi.
1. Privacy e pubblicità mirata
Gmail ha accesso ai dati degli utenti e li utilizza per pubblicità mirate. Ciò solleva problemi relativi alla privacy per gli utenti che non gradiscono che i loro profili vengano analizzati a fini pubblicitari.
2. Capacità di spazio di archiviazione
Gmail offre una generosa quantità di spazio di archiviazione gratuito, ma non è illimitato. Gli utenti possono esaurire lo spazio, soprattutto se ricevono allegati di grandi dimensioni o non cancellano regolarmente le vecchie email. In tal caso, dovrebbero acquistare spazio di archiviazione aggiuntivo, uno svantaggio per gli utenti con archivi di posta elettronica consistenti.
3. Integrazione limitata con altri strumenti di lavoro
Sebbene Gmail si integri bene con altri strumenti di Google Workspace, la sua integrazione con applicazioni di terze parti o strumenti per riunioni è limitata. Ciò può ostacolare il tuo lavoro quotidiano se ti affidi a strumenti di lavoro di diversi provider.
4. Funzioni offline limitate
La maggior parte delle funzionalità di Gmail non sono accessibili senza una connessione Internet. Certo, puoi elaborare le tue email, ma dovrai ricollegarti a Internet affinché tutte le modifiche vengano applicate e i messaggi vengano effettivamente inviati.
5. Opzioni di personalizzazione limitate
L'interfaccia di Gmail è nota per la sua semplicità, ma ciò comporta limiti nelle opzioni di personalizzazione. Gli utenti che preferiscono un'esperienza di email altamente personalizzata potrebbero trovare l'interfaccia di Gmail restrittiva, goffa e appesantita.
Gmail è una parte così integrante delle nostre vite che spesso ci accontentiamo di questi inconvenienti e interruzioni. Fortunatamente, non è necessario.
Scopri ClickUp: un'alternativa migliore a Gmail
Con ClickUp, non solo avrai accesso a eccellenti funzionalità di gestione delle email, ma potrai anche usufruire di funzionalità complete di project management e collaborazione sulla stessa piattaforma.
ClickUp offre uno spazio di lavoro unificato per la gestione di attività, progetti e comunicazioni, fornendo una soluzione integrata e senza soluzione di continuità per team e singoli individui.
Goditi la gestione integrata delle email
È vero! Puoi inviare e ricevere email ovunque in ClickUp.
Non dovrai più passare da un'app all'altra ogni volta che desideri creare un'attività da un'email o allegare un'email a un'attività.
La gestione delle email con ClickUp avviene direttamente all'interno delle tue attività di ClickUp, così nulla potrà ostacolare la tua massima produttività.
Integrazione con il tuo provider di email preferito
Se preferisci Gmail o Outlook come piattaforma di email principale, puoi comunque utilizzare ClickUp per accelerare il raggiungimento dell'obiettivo "inbox zero".
Come? Con integrazioni perfette tra ClickUp e Outlook e ClickUp e Gmail!
Ti consentono di accedere, organizzare e rispondere alle email senza uscire dall'ecosistema ClickUp.
Automatizza i flussi di lavoro delle email
Le risposte non si invieranno da sole; lo pensi mentre apri la tua casella di posta, temendo ogni nuova email che arriva. In realtà, con ClickUp Automazione, lo faranno.
ClickUp può trigger risposte o azioni automatiche via email in base a condizioni predefinite.
Ad esempio, potresti inviare al tuo responsabile un'email per richiedere una revisione ogni volta che lo stato del tuo progetto viene aggiornato a "In revisione". Oppure potresti trigger un'email automatica per informare il tuo team di ogni nuovo incarico assegnato. Inoltre, la creazione di promemoria automatici via email per le attività scadute o le date di scadenza imminenti aiuterà te e il tuo team a consegnare i progetti in tempo.
Scrivi, riepiloga/riassumi e rispondi alle email con ClickUp AI.
Infine, con l'assistente di scrittura IA di ClickUp, non dovrai più pensarci due volte prima di generare risposte alle email, appunti di riunioni e altri tipi di contenuti email.
Basta inserire un prompt che indichi all'assistente cosa scrivere e le istruzioni che specificano attributi quali il limite di parole, il tono di voce, il caso d'uso, il pubblico di destinazione, ecc. e otterrai ciò di cui hai bisogno, in un attimo!
Utilizza i modelli di prompt IA per semplificare ulteriormente il lavoro.
Ti aiuteranno anche a standardizzare i processi di comunicazione e a gestire il sovraccarico di informazioni.
Trucchi per Gmail e ClickUp
Gestire le email e le attività non è facile. Ma con questi utili consigli e trucchi di Gmail, puoi ottimizzare il tuo flusso di lavoro. Piccoli cambiamenti come attivare la modalità offline, usare modelli di email e programmare gli orari di invio ti aiutano a gestire le comunicazioni in modo più efficiente direttamente da Gmail.
Ma se i limiti di Gmail ti deludono, ClickUp può essere un'ottima soluzione alternativa per la gestione delle email. Centralizza le tue email all'interno delle attività di ClickUp, automatizza i promemoria e i follow-up via email e collabora con l'IA per comporre email perfette, tutto all'interno di un'unica piattaforma.
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