Tutti noi dobbiamo scrivere email per lavoro, ma ammettiamolo, può diventare un compito noioso.
Affrettarsi potrebbe significare perdere elementi cruciali o finire con una comunicazione poco chiara. Peggio ancora, potrebbero esserci margini di errore.
È qui che i modelli di email in Gmail vengono in tuo soccorso! Crea modelli, personalizza il messaggio come preferisci e invialo rapidamente!
I modelli di Gmail sono layout di email predefiniti che eliminano la noia delle attività di scrittura delle email. Sono un modo veloce per risparmiare tempo nelle email ripetitive. Puoi modificarli facilmente, risparmiare tempo e garantire che i tuoi destinatari ricevano email chiare e prive di errori.
Questo blog fornirà una guida passo passo alla creazione di modelli di email in Gmail. Dai un'occhiata ai suggerimenti per gestire, modificare e ottimizzare questi modelli per ottenere prestazioni migliori. Cominciamo.
Vantaggi della creazione di modelli di email in Gmail
Prima di addentrarci nel "come" creare i modelli, diamo un'occhiata al "perché". Vedete, i modelli di email non servono solo ad accelerare la scrittura delle email.
Ecco i vantaggi dei modelli di Gmail:
1. Risparmia tempo nella creazione delle email
La creazione di modelli di email ti aiuta a risparmiare tempo.
I modelli fungono da schema pronto all'uso per le comunicazioni e-mail personali o professionali. Migliorano la produttività delle e-mail e consentono di risparmiare tempo, soprattutto quando si scrivono e-mail basate su soluzioni per rispondere a domande frequenti.
Invece di ricominciare da zero ogni volta, basta prendere un modello, personalizzarlo rapidamente e inviarlo. Questo semplifica il processo di creazione delle email e libera tempo prezioso per altre attività importanti nella tua agenda fitta di impegni.
2. Aiuta a mantenere l'immagine del marchio
Immagina una situazione in cui diversi responsabili del servizio clienti rispondono in modo diverso a query simili. Noti ogni volta un cambiamento nel tono, nello stile e nel formato. Non è il massimo, vero?
Creare modelli di email in Gmail non è solo un modo per risparmiare tempo, ma è anche il tuo biglietto per rimanere fedele al tuo marchio senza sforzo. Mantenendo messaggi, tono ed elementi visivi coerenti in tutte le tue email, questi modelli assicurano che la tua comunicazione sia in linea con l'identità del tuo marchio.
Questo migliora la professionalità e rafforza il riconoscimento del marchio, rendendo le tue email immediatamente riconoscibili e rafforzando un'immagine coerente con il tuo pubblico.
3. Riduce gli errori
I modelli di email ti aiutano a evitare errori e sviste fornendo una struttura organizzata per le tue email. Standardizzare il contenuto delle email previene errori di battitura, imprecisioni e dettagli mancanti, contribuendo a comunicazioni più curate e prive di errori.
Ciò significa anche meno tempo dedicato alla correzione di bozze e alla ricerca di errori durante l'invio delle email. Ti evita potenziali imbarazzi e rafforza la tua comunicazione professionale complessiva.
4. Migliora i tempi di risposta
Scrivere email ogni volta che è necessario potrebbe ritardare le tue risposte. Accedere e utilizzare i modelli può migliorare significativamente i tuoi tempi di risposta. Ciò è particolarmente importante in situazioni in cui è fondamentale rispondere rapidamente, come richieste dei clienti, richieste urgenti o comunicazioni generali.
Risposte più rapide rendono i clienti più soddisfatti e migliorano l'immagine complessiva dell'azienda. Risposte più fluide, rapide e accurate: puoi avere tutto questo con i modelli di email.
5. Consente un follow-up efficace
I modelli predefiniti in Gmail ti consentono di mantenere i tuoi follow-up coerenti, tempestivi e mirati. Non è necessario ricominciare da zero ogni volta: è un modo semplice per ottenere risposte, aggiornamenti o passaggi successivi!
Non solo ti fa risparmiare tempo, ma mantiene i tuoi follow-up professionali, aumentando la probabilità di ottenere la risposta desiderata. La personalizzazione e il riutilizzo dei modelli rendono i follow-up più efficienti e migliorano la tua strategia di comunicazione complessiva.
Come creare modelli di email in Gmail
Approfondiamo come creare modelli di email in Gmail. Segui questa guida passo passo:
Passaggio 1: abilita i modelli in Gmail
Apri Gmail sul tuo browser e clicca su "Impostazioni" nell'angolo in alto a destra.
Dal menu a tendina, clicca su "Vedi tutte le impostazioni".
Vedrai una barra dei menu in stile nastro con varie schede per configurare Gmail. Seleziona la scheda delle impostazioni "Avanzate".
Ora avrai la possibilità di abilitare e disabilitare funzionalità/funzioni come Avanzamento automatico, Modelli, Scorciatoie personalizzate da tastiera e Messaggi non letti.
Per abilitare i modelli, attiva/disattiva "Abilita" nella sezione modelli. Quindi fai clic sul pulsante "Salva modifiche" in basso.
Passaggio 2: crea un nuovo modello di email
Creare un nuovo modello di email in Gmail è simile a scrivere una nuova email. Per iniziare, clicca su "Scrivi" nell'angolo in alto a sinistra.
Quando si apre una nuova finestra di composizione, scrivi una fantastica email. Ad esempio, crea un modello di email per una delle email più ricorrenti: lo stato dell'ordine! Dai un'occhiata 👇
Passaggio 3: salva il modello
Una volta terminata la stesura della tua versione, clicca sull'icona "Altre opzioni" (tre puntini verticali) nell'angolo in basso a destra.
In breve tempo apparirà un elenco con opzioni quali etichette, modelli, stampa e controllo ortografico. Clicca su Modelli > Salva bozza come modello.
Quindi, assegna un nome al tuo modello e premi "Salva".
Ecco fatto! Il tuo modello di email è pronto. Ora, ogni volta che avrai bisogno di utilizzare il modello in Gmail, segui il passaggio 3, e troverai i tuoi modelli qui! 👇
Ora che sappiamo come salvare i nostri modelli, diamo un'occhiata ad alcuni modelli standard che possiamo utilizzare nelle situazioni aziendali quotidiane. Ecco un campione di modello di email di benvenuto inviato ogni volta che un nuovo cliente si registra.
"Ciao (nome)!
Benvenuto in (nome del marchio). Siamo entusiasti di averti nella nostra comunità.
Noi di (nome del marchio) crediamo fermamente nella promozione della moda sostenibile e nell'inculcare questo valore nella vita quotidiana delle persone che ci circondano. Siamo lieti che anche tu la pensi allo stesso modo e che sia pronto a muoverti verso un ambiente migliore.
Le nostre email ti guideranno in questo percorso presentandoti i nostri nuovi lanci e attraverso la condivisione di informazioni preziose.
Mentre continui a scorrere il nostro sito web, ecco il link alla nostra newsletter. Saremo lieti di vederti partecipare alla nostra iniziativa per educare il mondo alla moda sostenibile.
Cordiali saluti,
(Nome del marchio)
Allo stesso modo, puoi creare modelli di email per altre email ripetitive. Ora che hai salvato i modelli, come pensi di gestirli?
Gestione dei modelli di email esistenti in Gmail
I modelli di email devono evolversi man mano che la tua attività cresce.
Man mano che la tua attività si espande e gli interessi cambiano, questi modelli spesso necessitano di una revisione per adattarsi ai cambiamenti nella tua attività e nelle relazioni con i clienti o per coprire nuove offerte di prodotti. Vediamo come gestire, modificare e sovrascrivere i modelli esistenti.
Come gestire e modificare i modelli Gmail esistenti
Clicca sul modello che desideri modificare. Quando clicchi, il modello apparirà nella sezione di composizione della mail. Usa questa bozza per apportare modifiche. Scegli tra gli strumenti di modifica del testo di Gmail per cambiare il tipo di font, la dimensione, il formato e l'allineamento.
Come eliminare un modello Gmail
Clicca su Altre opzioni (tre puntini verticali) > Modelli > Elimina modello > Seleziona il modello che desideri eliminare. Il modello è stato eliminato con esito positivo.
👀Nota: una volta eliminato il modello, non è possibile annullare l'operazione. Assicurati quindi di voler rimuovere un modello dal tuo elenco prima di premere il pulsante Elimina.
Come sovrascrivere un modello Gmail
La sovrascrittura di un modello richiede relativamente più attenzione. Purtroppo, Gmail non consente di effettuare modifiche ai modelli già salvati, quindi non c'è altra opzione che sovrascriverli.
Per iniziare, scrivi prima una nuova email. Quindi clicca su Altre opzioni (tre puntini verticali) > Modelli > Salva bozza come modello. Seleziona il modello che desideri sovrascrivere con quello nuovo e il gioco è terminato.
Con questi semplici passaggi, puoi modificare, sovrascrivere ed eliminare i modelli in base alle tue esigenze.
Tuttavia, Gmail consente agli utenti di salvare i modelli solo per account utente. Per effettuare la condivisione dei modelli con il tuo team, devi salvarli singolarmente nell'account di ciascun dipendente. Sembra noioso, vero? Ecco una soluzione! 👇
Condivisione dei modelli Gmail
Sebbene Gmail non consenta la condivisione dei modelli, un'estensione di Gmail come Yesware lo permette.
Se hai un piano Enterprise o Premium di Yesware, segui la guida passo passo riportata di seguito sulla condivisione dei modelli Gmail utilizzando l'estensione:
👀Nota: I passaggi indicati si riferiscono a dopo l'installazione dell'estensione Yesware sul tuo account Gmail.
Passaggio 1: nella dashboard di Gmail, vai su "Modelli" nella barra dei menu dell'app Yesware.
Passaggio 2: seleziona e clicca sul modello che intendi condividere con il tuo team.
Passaggio 3: clicca sul pulsante "Condividi con il team" in basso.
Passaggio 4: scegli il team e la cartella con cui desideri effettuare la condivisione del modello.
Passaggio 5: Ora Yesware offre due diversi metodi per la condivisione dei modelli: "Condividi" o "Duplica e condividi".
Se selezioni "Condividi", il modello originale viene spostato nella cartella Team, dove tutti i membri del team possono visualizzarlo, modificarlo e utilizzarlo. Se selezioni "Duplica e condividi", viene creato un modello duplicato che il tuo team può visualizzare, modificare e utilizzare senza modificare il modello originale.
Ecco come puoi effettuare la condivisione dei modelli Gmail con il tuo team utilizzando Yesware. 🎉
Modelli per varie esigenze
Puoi crearli per tutti gli scopi: follow-up, contatti a freddo, sottoscrizioni e altro ancora. Gmail ti consente di salvare più modelli contemporaneamente con nomi diversi.
Di seguito è riportato un elenco di alcuni modelli Gmail popolari (con campioni all'interno).
Modelli di newsletter
Questi modelli hanno lo scopo di comunicare aggiornamenti e informazioni agli iscritti in modo visivamente accattivante. Progetta i tuoi modelli di newsletter in modo da combinare testo, immagini e link per coinvolgere i tuoi lettori. Ecco un esempio:
“
Ciao (nome),
Siamo tornati con la nostra entusiasmante newsletter con gli ultimi aggiornamenti. Clicca sul link sottostante per scoprire le nostre recenti scoperte. Ogni minuto trascorso con noi sarà ben speso.
Leggi (nome/link della newsletter collegata)
Cordiali saluti,
(Nome del marchio)
Modelli di promozione
I modelli promozionali possono aiutarti a promuovere prodotti nuovi o esistenti presso i tuoi iscritti. Che si tratti del lancio di un nuovo prodotto, di un'offerta a tempo limitato o dell'annuncio di una vendita, questi modelli sono utili per tutte le tue comunicazioni promozionali. Ecco un esempio di modello di email promozionale:
"Ciao (nome),
Lanciati in una sessione di shopping sfrenato perché siamo IN SALDO! Scopri offerte irresistibili sui tuoi prodotti preferiti. Visita subito il sito web per approfittare delle offerte a periodo limitato.
(Aggiungi il link alla pagina delle vendite/collezione di sconti)
Buono shopping!
(Nome del marchio)
Modelli di benvenuto
Le email di benvenuto sono le più ricorrenti e cruciali in qualsiasi strategia di email marketing. Fanno sentire i nuovi clienti i benvenuti e, cosa ancora più importante, trasmettono la prima impressione del tuo marchio agli iscritti.
Ecco come creare un modello di email di benvenuto:
"Ciao (nome),
Siamo entusiasti di averti con noi in questo emozionante viaggio.
Esplora il nostro sito web e trova gli stili per migliorare il tuo look quest'anno. Ecco alcuni bestseller per aiutarti a iniziare (aggiungi link).
<IMMAGINI di prodotti/offerte>
Non vediamo l'ora di inviarti gli ultimi aggiornamenti nella tua casella di posta.
Cordiali saluti,
(Nome del marchio)
Modelli per abbandono carrello/follow-up
L'abbandono del carrello è un fenomeno comune tra i marchi di e-commerce. I negozi online perdono 18 miliardi di dollari di fatturato all'anno a causa di questo piccolo cambiamento nell'umore dei clienti.
Le email di abbandono del carrello vengono inviate in tempo reale, proprio quando il cliente esce dall'app senza effettuare un acquisto. Queste email fungono generalmente da promemoria o follow-up, invogliando i clienti a completare i loro acquisti.
Usa queste email per creare un senso di urgenza. Offri promozioni a tempo limitato o avvisi di esaurimento scorte. Fai tutto il necessario (nel rispetto delle linee guida) per convincere i clienti a completare i loro acquisti. E per recuperare una parte delle vendite perse. Puoi provare:
"Ciao (nome),
Abbiamo notato che hai abbandonato il tuo acquisto nel carrello. Gli elementi nel tuo carrello non vedono l'ora di arrivare a destinazione. Clicca su (link aggiungi al carrello) per tornare al tuo acquisto e ottenere uno SCONTO FISSO DEL 20% sul valore del carrello.
Siamo qui per rispondere a tutte le tue domande!
Cordiali saluti,
(Nome del marchio)
Modelli per contatti a freddo
I modelli di cold outreach ti aiutano a contattare persone su larga scala. Se sei un praticante abituale del cold outreach, questi modelli ti salveranno la giornata.
Ti consentono di mantenere lo stile e il tono desiderati, assicurandoti al contempo di massimizzare i tuoi limiti di outreach giornalieri senza alcuno sforzo. Se fatto manualmente, i numeri sarebbero a una cifra. Un esempio è:
"Ciao (nome),
Ti contattiamo per esplorare possibili sinergie. Il nostro marchio può essere perfetto per te (specifica le tue esigenze). Ecco cosa dicono di noi (recensioni dei clienti/recensioni dei collaboratori) e alcuni prodotti che potrebbero interessarti (fornisci il link).
Possiamo fissare una chiamata per approfondire l'argomento?
Cordiali saluti,
(Nome del marchio)
Modelli Gmail oltre Gmail: integrazione con altre piattaforme
Supponiamo che tu abbia salvato dei modelli sul tuo account Gmail, ma desideri inviare email tramite Microsoft Outlook o Apple Mail. Gmail consente la condivisione dei modelli con altri provider di servizi di posta elettronica?
Sì, Gmail offre un utilizzo multipiattaforma dei suoi modelli. Si integra con altre applicazioni come ClickUp, Hive, Slack, Dropbox, Right Inbox e altre ancora.
L'integrazione di Gmail con ClickUp fa miracoli. Le due piattaforme si sincronizzano perfettamente in tempo reale, garantendo che qualsiasi aggiornamento nella tua casella di posta Gmail sia visibile su ClickUp.
Ad esempio, l'aggiornamento avrà visibilità su entrambe le piattaforme in tempo reale se ricevi una nuova email.
Inoltre, i modelli su Gmail possono essere utilizzati anche per una migliore gestione delle email. Come risultato, le integrazioni di Gmail sono un mezzo per moltiplicare i vantaggi derivanti dall'applicazione.
Limiti dell'utilizzo della creazione di modelli di email in Gmail
Nonostante i vantaggi e i benefici derivanti dall'uso dei modelli di email, questi presentano alcuni limiti. Ecco alcune cose da tenere a mente durante la creazione delle bozze:
Personalizzazioni limitate
Creare una nuova email da zero offre maggiori possibilità di personalizzazione rispetto alla modifica di un modello Gmail predefinito. Naturalmente, i modelli consentono di modificare dettagli come i nomi, ma limitano comunque l'innovazione.
Soluzione: utilizza i modelli ClickUp per scegliere da una galleria di modelli mirati a obiettivi specifici e non rimanere mai a corto di modelli di email personalizzati.
Problemi di salvataggio e modifica
Spesso i modelli di Gmail possono apparire vuoti o creare problemi durante la modifica. In poche parole, il modello potrebbe non essere immediatamente disponibile o non funzionare come previsto.
Soluzione: ClickUp Email Project Management funziona in modo fluido per escludere qualsiasi problema di salvataggio o modifica, eliminando tutti gli errori funzionali. I modelli salvati su ClickUp possono essere salvati e modificati senza problemi, escludendo qualsiasi possibilità di problemi di salvataggio e modifica che potrebbero verificarsi altrimenti.
Problemi del destinatario
Con i modelli di Gmail, non è raro che il destinatario riceva email danneggiate, formattate in modo errato o non reattive.
Soluzione: gli strumenti ClickUp eliminano i problemi dei destinatari grazie al loro funzionamento rapido e accurato. Inoltre, studiano il comportamento degli utenti con le email per identificare le lacune nell'invio delle email con la loro reportistica di email marketing.
ClickUp: un'alternativa efficace ai modelli di email di Gmail
Un passo avanti: l'integrazione Gmail+ClickUp ti consente di estrarre e creare automaticamente nuove attività dalle azioni ricevute tramite e-mail. Lavorare con Gmail diventerà più semplice una volta scelta l'integrazione ClickUp.
Project management per email con ClickUp
Se stai cercando un'alternativa alle email, non c'è niente di meglio di ClickUp Email Project Management. È dotato di numerose funzionalità che automatizzano la maggior parte delle attività relative alle email. Invia automaticamente email in base agli eventi delle attività, ai campi personalizzati e all'invio dei moduli. Inoltre, crea direttamente azioni da email dei clienti, contribuendo a una migliore gestione del lavoro in modo da non perdere mai nulla.
ClickUp fornisce utili modelli di email, tra cui:
- Pubblicità via email – I modelli di ClickUp stimolano i clic e favoriscono il brainstorming di idee per aiutarti a catturare l'attenzione del tuo pubblico, fornendo al contempo informazioni sui nuovi lanci.
- Email marketing – I modelli di email marketing di ClickUp offrono la possibilità di pianificare campagne di gocciolamento, programmare messaggi e automatizzare trigger basati sul comportamento degli utenti.
- Campagna di email marketing: dotati di una lista di controllo che ti aiuta a lavorare sugli aspetti specifici delle campagne di email marketing, questi modelli ti aiutano a mantenere vivo l'interesse dei clienti, attraverso il monitoraggio dei clic e delle conversioni.
- Rapporto sull'email marketing: la reportistica sui risultati dell'email marketing e delle automazioni è importante quanto l'azione stessa, ed è qui che questo modello ClickUp torna utile, per assicurarti di ottenere il massimo dalle tue campagne.
ClickUp AI
Oltre a questi modelli ClickUp, utilizza ClickUp AI per generare modelli e schemi di email. Ti aiuterà principalmente a rendere le email concise e più efficaci.
Mentre fai tutto questo, ClickUp può aiutarti ulteriormente con i suoi vari modelli di email, sistemi di gestione delle email e funzionalità IA.
Se hai ancora dei dubbi sulla coppia (ClickUp + Gmail), segui i passaggi indicati in precedenza come guida per creare modelli su Gmail, quindi utilizza ClickUp per semplificare l'intero processo.
Integra subito ClickUp per lavorare rapidamente con le email e sfruttare le sue funzionalità/funzioni per raggiungere più velocemente i tuoi obiettivi aziendali. Registrati gratis su ClickUp.
Domande frequenti
1. Come posso creare un modello in Gmail?
Inizia abilitando i modelli in Gmail, crea un modello e salvalo. Una volta salvato il modello, utilizzalo per inviare email.
2. Dove sono i miei modelli di email Gmail?
Trova i modelli di email di Gmail cliccando sui tre puntini che appaiono sul lato destro della casella di composizione di Gmail. Quindi clicca su "Modelli" e scegli quello con cui desideri lavorare.
3. Gmail offre modelli di email gratis?
Sì, Gmail dispone di una libreria di modelli accessibile gratis.