Immagina la tua routine quotidiana al lavoro. Qual è la prima cosa che fai quando inizi la tua giornata lavorativa? Probabilmente, la tua giornata inizia con il controllo delle email. In effetti, potrebbe trattarsi di una funzionalità ricorrente, dato che i professionisti controllano le loro email circa 15 volte al giorno!
Le notifiche delle e-mail continuano a suonare e hai così tante e-mail nella tua finestra In arrivo che non sai da dove cominciare? Sei nel posto giusto per trovare consigli sulla gestione delle e-mail.
La situazione può diventare così grave da farti soffrire di ansia da email (no, non ce lo siamo inventato!). Si tratta di una condizione reale caratterizzata da un senso di paura e ansia opprimenti che influiscono sulla produttività e incidono negativamente sulla salute mentale.
Fortunatamente, abbiamo le 10 migliori strategie di gestione delle email per evitare che tu finisca in una situazione del genere.
Cosa causa il disordine nella finestra In arrivo dell'email?
Il problema è evidente: la tua casella di posta è piena di email. Prima di suggerire una soluzione, dobbiamo esaminare il problema alla base. Di seguito sono riportati alcuni dei motivi alla base di una casella di posta elettronica disordinata:
- Elevati volumi di email: nel 2022 sono state inviate o ricevute circa 333 miliardi di email al giorno. Tale cifra è destinata a salire a 392,5 miliardi entro il 2026! Queste statistiche evidenziano l'enorme volume di email inviate e ricevute ogni giorno, che è in costante aumento e destinato a occupare rapidamente spazio nella finestra In arrivo di chiunque.
- Procrastinazione: in media, la tua casella di posta elettronica è un cimitero di 200 email, con 121 nuove email aggiunte ogni giorno. Tuttavia, solo una piccola parte di queste riceve una risposta, innescando un effetto cumulativo. Il conseguente accumulo di email è sufficiente a causare una paralisi decisionale, che porta inevitabilmente alla procrastinazione. Inoltre, trovare il linguaggio e il tono corretti durante la stesura delle comunicazioni scritte è un altro ostacolo che impedisce di sbrigare rapidamente le email.
- Mancanza di organizzazione: l'organizzazione manuale delle email richiede in media fino a 14 minuti al giorno. Anche se può sembrare poco, la mancanza di organizzazione aggrava ulteriormente il disordine nella finestra In arrivo. Il raggruppamento indiscriminato delle email rende più difficile stabilire le priorità e rispondere alle email importanti. Allo stesso tempo, è necessario conoscere la posizione delle email da rivedere in un secondo momento e quelle che non richiedono alcuna azione.
- Sottoscrizioni alle newsletter: una strategia di email marketing di successo convertirà i lettori in abbonati. Tuttavia, arriva un momento in cui queste email perdono il loro valore. Oppure, anche se contengono qualcosa di interessante, finiranno sepolte nel disordine e diventeranno parte delle rovine e dei detriti nella tua casella di posta. Pertanto, non cancellarti da tali newsletter renderà difficile la gestione della tua casella di posta.
- Gestione delle attività tramite e-mail: molti di noi sono colpevoli di utilizzare la propria casella di posta elettronica come gestore delle attività. I messaggi non letti appartengono all'elenco delle cose da fare, mentre quelli letti sono quelli che avete già gestito. Un tale sistema di gestione delle attività tramite e-mail può servire al suo scopo temporaneamente e nel breve periodo. Tuttavia, continuare a utilizzarlo porterà rapidamente a un numero schiacciante di messaggi non letti nella vostra casella di posta, a seconda della lunghezza o della complessità delle attività associate.
10 strategie di gestione delle email per organizzare la tua finestra In arrivo
Gestire le email diventerà più facile con gli strumenti giusti per la produttività e le strategie complementari di gestione delle email. Ecco 10 modi per sfruttarli al meglio:
1. Utilizza uno strumento di gestione delle email
Le finestre In arrivo piene fanno perdere 27 minuti al giorno, e si tratta di una stima ottimistica. Devi esaminare manualmente le email (o almeno le loro righe dell'oggetto), decidere se sono utili e organizzarle in base alla priorità, al mittente, ecc.
Dovrai essere super concentrato (e superumano) per terminare tutto questo nei 27 minuti indicati!
D'altra parte, soluzioni software efficaci per la gestione delle e-mail come quella offerta da ClickUp faranno tutto questo per te. Gli strumenti di gestione delle e-mail rivoluzionano l'organizzazione della posta in arrivo. Usali per ordinare le e-mail in base alla priorità, posticipare le notifiche e classificare in modo intelligente le e-mail per gestire in modo esperto il flusso in arrivo.
Inoltre, quando utilizzi ClickUp per la gestione delle e-mail, non devi passare a un'interfaccia sconosciuta. Ottieni la stessa facilità e comodità del layout standard offerto dai provider di servizi di posta elettronica consolidati.
Sfrutta quindi l'automazione delle email per concentrarti sulle cose che meritano davvero la tua attenzione.
2. Stabilisci una routine per le email
In media, le persone controllano le loro email ogni 37 minuti o 15 volte al giorno. Ciò interrompe la produttività e fa perdere circa 21 minuti in più al giorno rispetto a quelli che sarebbero stati spesi controllando le email ogni ora.
Anche controllare l'email ogni ora riduce in qualche modo la produttività, poiché ti ritroveresti ad eseguire l'attività A mentre sei preoccupato per l'attività B che hai appena ricevuto! Gli esperti raccomandano di controllare l'email al massimo tre volte al giorno.
Per prima cosa, prepara il tuo programma quando inizi la giornata al mattino. In secondo luogo, nel pomeriggio, dopo la pausa pranzo, affronta le questioni urgenti e dai loro seguito. Infine, prima della fine della giornata lavorativa, rispondi alle comunicazioni della giornata e crea un programma per il giorno successivo.
Seguire una routine di questo tipo elimina le distrazioni, mantiene alta la produttività e offre tranquillità.
📮ClickUp Insight: Quasi il 42% dei knowledge worker preferisce l'email per la comunicazione all'interno del team. Ma questo ha un costo. Poiché la maggior parte delle email raggiunge solo alcuni membri del team, le conoscenze rimangono frammentate, ostacolando la collaborazione e la rapidità delle decisioni. Per migliorare la visibilità e accelerare la collaborazione, utilizza un'app completa per il lavoro come ClickUp, che trasforma le tue email in attività concrete in pochi secondi!
3. Organizza con etichette, cartelle e categorie
La maggior parte dei provider di servizi di posta elettronica offre schede standard per aiutare gli utenti a organizzare le loro caselle di posta. Ad esempio, le e-mail tipiche finiscono nella scheda principale o nella casella di posta principale per impostazione predefinita, mentre le e-mail di marketing finiscono nella scheda promozioni e la scheda social contiene le notifiche dai social media in Gmail. Il resto va nella cartella spam.
Inoltre, gli utenti hanno a disposizione strumenti organizzativi come etichette, cartelle e categorie per semplificare ulteriormente il lavoro. Segui un approccio funzionale o basato sui ruoli mentre crei cartelle per ordinare le tue email e navigare facilmente al loro interno. Ad esempio, supponiamo che tu sia un project manager che sta creando un sito web.
Per il project management tramite email, crea cartelle separate dedicate agli sviluppatori, ai team di progettazione, ai test e all'implementazione e ai clienti. Quindi, a seconda della priorità del progetto e della fase di sviluppo, controlla prima la cartella appropriata che ti interessa.
4. Classifica le email utilizzando filtri basati su regole
Dato che stiamo parlando di organizzazione e categorizzazione delle email, discutiamo dei filtri basati su regole.
I filtri basati su regole sono un trucco rapido per automatizzare l'automazione della gestione delle e-mail e ordinare i messaggi. Valutano le e-mail in arrivo in base a criteri predefiniti come l'indirizzo e-mail del mittente, l'oggetto e parole chiave specifiche.
Quindi, in base a queste condizioni, triggerano azioni automatiche, come l'applicazione di etichette, lo spostamento in cartelle, l'evidenziazione di testo e persino l'eliminazione di email.
Ad esempio, puoi impostare un filtro basato su regole per i nomi dei clienti più importanti. Le email relative a questo argomento, sia interne che esterne, verranno etichettate in modo efficace e spostate in una cartella designata per un facile accesso.
D'altra parte, puoi spostare le email promozionali in un'altra cartella utilizzando un altro filtro basato su regole. In questo modo, ridurrai il disordine visivo nella finestra In arrivo principale, ottenendo al contempo la piena visibilità delle email importanti.
Inoltre, dato che i professionisti perdono circa 11 minuti al giorno per smistare manualmente le email, risparmierai anche tempo e lavoro richiesto.
5. Abbi il coraggio di eliminare (e annullare l'iscrizione)
Eliminare le email non necessarie è una strategia proattiva di gestione della posta elettronica che consente di ottenere una finestra In arrivo ordinata, snella e organizzata.
Eliminare tutti i messaggi indesiderati, irrilevanti e obsoleti non solo impedisce l'accumulo, ma è anche molto catartico. Ti dà il controllo sul flusso di email e ti aiuta a sentirti meno sopraffatto.
La chiarezza visiva ti evita anche il carico cognitivo e la frustrazione di dover setacciare email non importanti e rende i messaggi ricercabili.
La stessa filosofia si applica alla cancellazione dall'iscrizione a newsletter e campagne di email marketing. Utilizza il link di cancellazione se un'email di promozione o una newsletter rimane non letta nella tua finestra In arrivo per più di due settimane.
Non sai se un'email merita di essere conservata o eliminata? Segui il modello OHIO (Only Handle It Once, gestiscila una sola volta) per decidere. Questo test decisivo si basa sulla prima impressione per prendere decisioni intuitive sul valore di un'email. In questo modo, ti risparmierai l'agonia di dover costantemente valutare se un'email "vale la pena".
Inoltre, l'email può rimanere nel cestino per 30 giorni come rete di sicurezza. Puoi recuperarla se necessario e, se viene eliminata automaticamente, significa che non ne avevi comunque bisogno! Puoi anche utilizzare la cartella di archivio per riporre tutte le email che hai già letto.
6. Invia poco, ricevi poco
Con la diffusione sempre più capillare delle email, è molto più facile comunicare tramite questo mezzo. Tuttavia, se tendi a inviare troppe email, soprattutto per questioni di poco conto, preparati a ricevere lo stesso trattamento. Le email danno anche origine a lunghe e contorte catene di scambi scritti, che possono facilmente sfuggire di mano.
Al contrario, ridurre il volume delle email in uscita minimizza il flusso di risposte e repliche in arrivo. Farai un favore alla tua casella di posta e contribuirai a creare uno spazio di lavoro digitale più organizzato e focalizzato, basato sul valore del front-loading.
Passare ad alternative alle e-mail come la messaggistica istantanea, gli strumenti di project management o persino le telefonate darà priorità a una comunicazione concisa e chiara. Non sarai più costretto a redigere lunghe e-mail con saluti e discorsi e potrai andare direttamente al sodo dell'aggiornamento e della discussione.
Con una cultura della comunicazione così positiva, intenzionale e significativa, risparmierai tempo e lavoro richiesto e otterrai di più con meno sforzo.
7. Imposta risposte predefinite
Ti capita spesso di scrivere e inviare ripetutamente le stesse e-mail (o simili)? Se sì, allora è il momento di passare ai modelli di email e alle risposte predefinite.
Non è necessario essere dei maestri della parola per redigere risposte predefinite a messaggi e query comuni. Dopotutto, non è necessario scrivere le email da zero! Basta selezionare uno strumento di scrittura email e inserire i prompt giusti per ottenere diverse opzioni di risposte predefinite in pochi secondi!
Oltre a rendere questa attività più semplice e meno dispendiosa in termini di tempo, questi strumenti garantiscono la coerenza del marchio e la riduzione degli errori, mantenendo al contempo elevati tassi di risposta.
Strumenti come ClickUp AI offrono alle aziende una scalabilità quasi infinita, poiché consentono di generare in modo intelligente risposte personalizzate a grandi volumi di messaggi e richieste simili.
fClickUp IA offre flessibilità nella creazione di email per casi d'uso e applicazioni specifici, contenuto, pianificazione di eventi, redazione di sondaggi e altro ancora. Usalo per rendere le email più chiare, concise e ben formattate.
8. Segui la regola dei due minuti
Le strategie di gestione delle e-mail e una gestione efficace del tempo vanno di pari passo. Abbiamo già illustrato come una cattiva gestione della posta in arrivo comporti uno spreco di tempo e risorse. Al contrario, avere poco tempo a disposizione rende più difficile gestire le e-mail in modo efficiente.
La regola dei due minuti bilancia perfettamente tempo e organizzazione per mitigare la procrastinazione. Secondo questo principio, se hai bisogno di meno di due minuti per completare un'attività, rispondi immediatamente invece di rimandarla.
Nel caso della gestione delle email, la regola dei due minuti aiuta a mantenere una casella di posta organizzata e ordinata, pur rimanendo reattivi.
Utilizza la regola dei due minuti per rispondere, delegare, eliminare o agire su un'email. Ad esempio, se l'email richiede una rapida conferma o una breve risposta o è legata a una semplice attività che puoi completare immediatamente, affrontarla subito ti consentirà di evitare accumuli di lavoro arretrato.
Tieni presente che la regola dei due minuti è solo un trucco per aumentare la produttività che deve essere applicato con giudizio caso per caso. Solo alcune email possono essere valutate con gli stessi parametri, poiché altre potrebbero richiedere un approccio più sfumato.
Quindi, usa la soluzione rapida per le email più brevi, mentre classifica e pianifica le attività per quelle più complesse.
9. Collaborate con caselle di posta condivise
Le caselle di posta condivise sono strumenti di gestione della posta in arrivo che consentono di centralizzare le e-mail e i dati associati. Si tratta di un repository di tutte le e-mail in entrata e in uscita che combina più caselle di posta per consentire la collaborazione tra team e reparti.
Una piattaforma unificata con un adeguato controllo degli accessi semplifica la condivisione di dati e conoscenze senza la necessità esplicita di scambiare email.
Se ti è mai capitato di essere messo in CC in catene di email per rimanere informato, capirai quanto siano fastidiose le notifiche costanti (a volte indesiderate)!
Le caselle di posta condivise sono una manna per le operazioni rivolte ai clienti, come il marketing, le operazioni commerciali e l'assistenza, poiché i manager possono assegnare le email ai membri del team in modo rapido ed efficiente.
In questo modo avrai la certezza che tutto proceda senza intoppi e che la tua azienda possa rispondere alle richieste con la massima competenza e nel minor tempo possibile.
Piattaforme come ClickUp portano avanti le caselle di posta condivise con strumenti come ClickUp Docs. Si tratta di uno spazio di lavoro comune in cui i membri del team creano, condividono e collaborano su documenti ricchi, wiki e basi di conoscenza.
Inoltre, puoi collegarle ai flussi di lavoro per l'automazione, effettuare la modifica dei documenti in tempo reale, lasciare commenti, assegnare attività e fare molto di più che rimanere bloccato a scrivere email!
10. Integra tutto
L'integrazione e il consolidamento dei sistemi sono l'ultima delle nostre strategie di gestione delle e-mail. Contribuiscono a creare condizioni di parità, aggiornando l'intero stack tecnologico dell'azienda.
Il collegamento di sistemi e piattaforme disparati facilita il flusso di dati e informazioni, colmando eventuali lacune, eliminando i colli di bottiglia e fornendo un ambiente digitale uniforme. Inoltre, impedisce la formazione di silos di dati e ha un effetto complementare su varie attività aziendali.
Ad esempio, l'integrazione dell'email con il Calendario e le applicazioni di videoconferenza consente di impostare avvisi per gli inviti alle riunioni e di partecipare immediatamente.
Allo stesso modo, l'integrazione delle email con le piattaforme di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) consente di accedere alle informazioni rilevanti sui clienti per offrire un servizio personalizzato senza dover cambiare piattaforma.
Fortunatamente, le integrazioni di ClickUp coprono oltre 1000 strumenti per operare in modo nativo con varie piattaforme CRM, opzioni di archiviazione cloud, applicazioni di calendario, strumenti di produttività e altro ancora.
In breve, integrare la tua casella di posta Gmail e Outlook con ClickUp è davvero un abbinamento perfetto.
Lascia respirare la tua finestra In arrivo con strategie efficaci di gestione delle email
Ecco concluse le nostre 10 strategie principali per la gestione delle email.
Sebbene i suggerimenti sopra riportati possano essere d'aiuto, padroneggiare l'arte di una gestione efficace delle email non è un'abilità statica.
Si tratta di un approccio trasformativo che richiede innovazione e miglioramento costanti per ottenere un controllo più accurato della tua finestra In arrivo.
Inoltre, invece di concentrarti sul riordino della tua casella di posta, cerca di sviluppare un sistema di comunicazione che dia priorità all'efficienza, all'organizzazione e agli scambi senza attriti. Un quadro di questo tipo promuoverà le email (o qualsiasi altra forma di comunicazione, se è per questo) come catalizzatore e facilitatore della produttività e del lavoro significativo.