Immaginate la vostra routine quotidiana al lavoro. Qual è la prima cosa che fate quando iniziate la vostra giornata di lavoro? Con ogni probabilità, la giornata inizia controllando le email. In effetti, potrebbe essere una funzionalità/funzione ricorrente, dato che i professionisti controllano le email circa 15 volte al giorno !
Le notifiche delle vostre email si attivano e avete così tante email nella finestra In arrivo che non sapete da dove cominciare? Siete nel posto giusto per trovare consigli sulla gestione delle email.
La situazione può peggiorare a tal punto da soffrire di ansia da email (no, non ce la siamo inventata!). Si tratta di una condizione legittima caratterizzata da una sensazione di paura e ansia schiacciante che influisce sulla produttività e lascia un segno nella vostra salute mentale.
Per fortuna, abbiamo le 10 migliori strategie di gestione delle email per evitare di cadere in uno stato del genere.
Cosa causa una finestra In arrivo ingombra?
Il problema è evidente: la vostra finestra In arrivo trabocca di email. Prima di suggerire una soluzione, dobbiamo analizzare il problema di fondo. Di seguito sono elencate alcune delle ragioni alla base di una finestra In arrivo ingombra:
- Alto volume di email: Nel 2022, circa 333 miliardi di email sono state inviate o ricevute ogni giorno. Questa cifra si gonfierà fino a 392,5 miliardi entro il 2026! Queste statistiche evidenziano l'enorme volume di email inviate e ricevute ogni giorno, che non fa che aumentare e che è destinato a occupare rapidamente spazio nella finestra In arrivo di chiunque
- Procrastinazione: In media, la vostra finestra In arrivo è un cimitero di 200 email-con 121 nuove email aggiunte ogni giorno. Tuttavia, solo una parte di queste riceve una risposta, innescando un effetto cumulativo. La pila di email che ne risulta è sufficiente a causare una paralisi decisionale, che porta immediatamente alla procrastinazione. Inoltre, trovare il linguaggio e il tono corretti durante la stesura delle comunicazioni scritte è un altro ostacolo che si frappone al superamento delle email
- Mancanza di organizzazione: L'organizzazione manuale delle email fa sprecare fino a 14 minuti al giorno in media. Anche se non sembra molto, la mancanza di questo tempo aggrava ulteriormente il disordine della finestra In arrivo. Il raggruppamento delle email rende più difficile stabilire le priorità e rispondere alle email più importanti. Allo stesso tempo, è necessario conoscere la posizione delle email da rivedere in seguito e quelle che non richiedono alcuna azione
- Sottoscrizione di newsletter: Una strategia di email marketing di esito positivo converte i lettori in abbonati. Tuttavia, arriva il momento in cui queste email perdono il loro valore. Oppure, anche se contengono qualcosa di interesse, vengono sepolte dal disordine e diventano parte delle rovine e dei detriti della vostra finestra In arrivo. Per questo motivo, la mancata cancellazione di tali newsletter renderà la vostra casella di posta difficile da gestire
- Gestione delle attività attraverso le email: Molti di noi sono colpevoli di usare la finestra In arrivo come un gestore di attività. Quelle non lette appartengono all'elenco delle cose da fare, mentre quelle lette sono quelle di cui ci si occupa. Un simile sistema di gestione delle attività delle email può servire temporaneamente e nel breve periodo. Tuttavia, se si continua così, si rischia di ritrovarsi con un numero eccessivo di messaggi non letti nella finestra In arrivo, a seconda della lunghezza o della complessità delle attività associate
10 Strategie di gestione delle email per organizzare la finestra In arrivo
Gestire le email diventerà più facile con le giuste strategie di gestione della posta in arrivo strumenti per la produttività delle email e strategie complementari di gestione delle email. Ecco 10 modi per sfruttarli al meglio:
1. Utilizzare uno strumento di gestione delle email
Gestite le vostre e-mail e il vostro lavoro in un unico posto: inviate e ricevete e-mail ovunque in ClickUp, create attività dalle e-mail, impostate automazioni, allegate le e-mail a qualsiasi attività e altro ancora
Rifiuti di finestre In Arrivo complete 27 minuti ogni giorno, e anche questa è una stima ambiziosa. Bisogna esaminare manualmente le email (o almeno i loro oggetti), decidere se sono utili e organizzare le email per priorità, mittente, ecc.
Dovrete essere super concentrati (e sovrumani) per riuscire a terminare tutto questo nei 27 minuti previsti!
D'altra parte, un'efficace software di gestione delle email come quello offerto da ClickUp, Da fare per voi. Gli strumenti di gestione delle email rivoluzionano l'organizzazione della finestra In arrivo. Utilizzateli per ordinare le email in base alla priorità, posticipare le notifiche e categorizzare in modo intelligente le email per gestire con competenza il flusso in arrivo.
Inoltre, utilizzando ClickUp per la gestione delle email, non dovrete passare a un'interfaccia sconosciuta. Si ottiene la stessa facilità e comodità del layout standard offerto dai provider di servizi di posta elettronica.
Sfruttate quindi l'automazione delle email per concentrarvi sulle cose che meritano davvero la vostra attenzione.
2. Stabilire una routine per le email
In media, le persone controllano le loro email ogni 37 minuti o 15 volte al giorno . Da fare interrompe la produttività e fa sprecare circa un ulteriore 21 minuti al giorno rispetto a quelli che sarebbero stati spesi durante i controlli orari delle email.
Anche i controlli orari riducono un po' la produttività, perché si tratta di svolgere l'attività A mentre ci si preoccupa dell'attività B, che si è appena ricevuta! Gli esperti consigliano di controllare le email al massimo tre volte al giorno.
In primo luogo, preparate il vostro programma quando iniziate la giornata al mattino. In secondo luogo, nel pomeriggio, dopo la pausa pranzo, affrontate le questioni più urgenti e datevi da fare. Infine, prima della fine della giornata lavorativa, rispondete alle comunicazioni della giornata e create un programma per il giorno successivo.
Seguire questa routine elimina le distrazioni, mantiene la produttività e offre tranquillità.
3. Organizzare con etichette, cartelle e categorie
La maggior parte dei provider di servizi email offre schede standard per aiutare gli utenti a organizzare la propria finestra In arrivo. Per impostazione predefinita, ad esempio, le email tipiche finiscono nella scheda principale o nella casella di posta principale, mentre le email di marketing finiscono nella scheda promozioni e la scheda social contiene le notifiche dei social media di Gmail. Il resto finisce nella cartella spam.
Inoltre, gli utenti ricevono strumenti organizzativi come etichette, cartelle e categorie per snellire ulteriormente il lavoro. Seguite un approccio funzionale o basato sui ruoli durante la creazione delle cartelle per ordinare le email e navigare con facilità. Ad esempio, se siete un project manager che sta costruendo un sito web.
Per la finestra In arrivo di project management delle email -Creare cartelle separate dedicate a sviluppatori, team di progettazione, test e distribuzione e client. Poi, in dipendenza della priorità del progetto e la fase di sviluppo, controllare prima la cartella appropriata che interessa.
4. Categorizzare le email utilizzando filtri basati su regole
Dato che stiamo parlando di organizzazione e categorizzazione delle email, parliamo di filtri basati su regole.
I filtri basati su regole sono un metodo rapido di automazione delle email per ordinare i messaggi. Valutano le email in arrivo in base a criteri predefiniti, come l'indirizzo email del mittente, l'oggetto e parole chiave specifiche.
Poi, in base a queste condizioni, triggerano azioni automatiche, come l'applicazione di etichette, lo spostamento in cartelle, l'evidenziazione del testo e persino la cancellazione delle email.
Ad istanza, è stato impostato un filtro basato su regole per i nomi dei client critici. Le email relative a questo argomento, sia interne che esterne, saranno efficacemente etichettate e spostate in una cartella designata per un facile accesso.
D'altra parte, è possibile scaricare le email di promozione in un'altra cartella utilizzando un altro filtro basato su regole. In questo modo, si ridurrà il disordine visivo nella finestra In arrivo principale e si otterrà la piena visibilità delle email che contano.
Inoltre, dato che i professionisti sprecano circa 11 minuti al giorno per smistare manualmente le email, risparmierete tempo e lavoro richiesto.
5. Osate cancellare (e disiscrivervi)
L'eliminazione delle email non necessarie è una strategia di gestione proattiva delle email per ottenere una finestra In arrivo pulita, snella e organizzata.
Rimuovere tutti i messaggi indesiderati, irrilevanti e obsoleti non solo previene l'accumulo di messaggi, ma è anche molto catartico. Vi dà il controllo sull'afflusso di email e vi aiuta a sentirvi meno sopraffatti.
La chiarezza visiva vi risparmia anche il carico cognitivo e la frustrazione di setacciare le email non importanti e di rendere i messaggi ricercabili.
La stessa filosofia si applica alla cancellazione dalle newsletter e dalle campagne di email marketing. Utilizzate il link di cancellazione se un'email di promozione o una newsletter rimane non letta nella vostra finestra In arrivo per oltre due settimane.
Non sapete se un'email merita di essere conservata o cancellata? Seguite il modello OHIO (Only Hande It Once) per decidere. Questa cartina di tornasole a singolo tocco si basa sulle prime impressioni per decidere in modo intuitivo se l'email offre un valore. In questo modo, vi viene risparmiata l'agonia di decidere continuamente se un'email "vale la pena"
Inoltre, l'email può rimanere nel cestino per 30 giorni come rete di sicurezza. In caso di cancellazione automatica, non ne avrete comunque bisogno! Potete anche usare la cartella di archivio per mettere da parte tutte le email che avete già letto.
6. Inviare poco, ricevere poco
Con la crescente diffusione delle email, è molto più facile corrispondere attraverso di esse. Tuttavia, se siete inclini a inviare troppe email, soprattutto per cose di poco conto, preparatevi a ricevere lo stesso trattamento. L'email dà anche origine a lunghi e contorti thread di scambi scritti, che sfuggono facilmente di mano.
Al contrario, riducendo il volume delle email in uscita, si riduce il flusso di risposte in arrivo. Farete un favore alla vostra finestra In arrivo e contribuirete a un'area di lavoro digitale più mirata e organizzata, basata sul front-loading del valore.
Passare a alternative email come la messaggistica istantanea, gli strumenti di project management o persino le telefonate daranno la priorità a una comunicazione concisa e chiara. Non sarete più costretti a redigere lunghe email con saluti e discorsi e andrete direttamente al nocciolo dell'aggiornamento e della discussione.
Con una cultura della comunicazione positiva, intenzionale e significativa, risparmierete tempo e lavoro richiesto e riuscirete a fare di più in meno.
7. Impostazione di impostazioni predefinite
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opzioni del modello di e-mail all'interno di ClickUp
Da fare: scrivete e inviate spesso le stesse email (o simili)? Se sì, allora è arrivato il momento di passare ai modelli di email e alle risposte in scatola.
Non è necessario essere dei maestri di parole per redigere risposte in scatola a messaggi e query comuni. Dopo tutto, non dovete scrivere email da zero! È sufficiente selezionare un strumento per la scrittura di email e dategli i giusti prompt, e otterrete in pochi secondi diverse opzioni per le risposte in scatola!
Utilizzate ClickUp AI per scrivere più velocemente e perfezionare i vostri testi, le risposte alle email e molto altro ancora
Oltre a rendere questa attività più semplice e meno dispendiosa in termini di tempo, questi strumenti garantiscono la coerenza del branding e la riduzione degli errori, mantenendo alti i tassi di risposta.
Strumenti come ClickUp AI offre alle aziende una scalabilità quasi infinita, in quanto è possibile generare in modo intelligente risposte personalizzate ad alti volumi di messaggi e richieste simili.
ClickUp AI offre flessibilità nella creazione di email per casi d'uso e applicazioni specifiche, marketing dei contenuti, pianificazione di eventi, redazione di sondaggi e altro ancora. Utilizzatelo per rendere le email più chiare, concise e ben formattate.
8. Seguire la regola dei due minuti
Le strategie di gestione delle email e la gestione efficace del tempo vanno di pari passo. Abbiamo già illustrato come una cattiva gestione della finestra In arrivo prosciughi tempo e risorse. Al contrario, avere poco tempo a disposizione rende più difficile gestire le email in modo efficiente.
La regola dei due minuti bilancia perfettamente tempo e organizzazione per mitigare la procrastinazione. Secondo questo principio, se avete bisogno di meno di due minuti per completare un'attività, rispondete immediatamente piuttosto che rimandare.
Nel caso della gestione delle email, la regola dei due minuti aiuta a mantenere una finestra In arrivo organizzata e priva di disordine, pur rimanendo reattivi.
Usate la regola dei due minuti per rispondere, delegare, cancellare o agire su un'email. Ad esempio, se l'email richiede un rapido riscontro, una breve risposta o è legata a un'attività semplice che potete completare immediatamente, affrontarla subito eviterà gli arretrati.
Da fare notare che la regola dei due minuti è solo una regola di di produttività che deve essere applicato con giudizio caso per caso. Solo alcune email possono essere valutate con gli stessi parametri, mentre altre possono richiedere un approccio più sfumato.
Quindi, utilizzate la soluzione rapida per le email più piccole, mentre categorizzate e programmate le attività per quelle più complesse.
9. Collaborare con finestre In arrivo condivise
Le finestre In arrivo condivise sono strumenti di gestione della finestra In arrivo per la centralizzazione delle email e dei dati associati. Si tratta di un repository di tutte le email in entrata e in uscita che combina più caselle di posta per la collaborazione di team e reparti.
Una piattaforma unificata con un adeguato controllo degli accessi ottimizza la condivisione di dati e conoscenze senza la necessità esplicita di scambiare email.
Se vi è mai capitato di essere coinvolti in catene di email per rimanere informati, capirete il fastidio delle notifiche costanti (a volte indesiderate)!
Le finestre In arrivo condivise sono un vantaggio per le operazioni rivolte ai clienti, come il marketing, le vendite e il supporto, in quanto i manager possono assegnare le email ai membri del team in modo rapido ed efficiente.
Da fare in questo modo si assicura che tutto fili liscio e che la vostra azienda possa rispondere alle richieste con la massima competenza e il minimo tempo.
Piattaforme come ClickUp portano avanti la finestra In arrivo condivisa con strumenti come Documenti ClickUp . È un'area di lavoro comune in cui i membri del team creano, condividono e collaborano su documenti, wiki e basi di conoscenza.
Inoltre, è possibile collegarli ai flussi di lavoro per l'automazione, modificare i documenti in tempo reale, lasciare commenti, assegnare attività e fare molto di più che rimanere bloccati a redigere email!
10. Integrare tutto
L'integrazione e il consolidamento dei sistemi è l'ultima delle nostre strategie di gestione delle email. Aiutano a creare un campo di gioco omogeneo, integrando l'intero stack tecnologico dell'azienda.
Il collegamento di sistemi e piattaforme disparate facilita il flusso di dati e informazioni, colmando eventuali lacune, eliminando i colli di bottiglia e fornendo un ambiente digitale uniforme. Inoltre, impedisce la formazione di silos di dati e ha un effetto complementare su varie attività aziendali.
Inviare e ricevere email all'interno di ClickUp per semplificare la gestione della posta elettronica
Ad esempio, l'integrazione dell'email con il calendario e le applicazioni di videoconferenza permette di impostare avvisi per inviti a riunioni e raggiungerli immediatamente.
Allo stesso modo, l'integrazione delle email con le piattaforme di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) garantisce l'accesso alle informazioni rilevanti sui clienti per offrire una personalizzazione senza dover cambiare piattaforma.
Fortunatamente, Integrazioni ClickUp si estendono su oltre 1000 strumenti per operare in modo nativo con varie piattaforme CRM, opzioni di archiviazione cloud, applicazioni di calendario, strumenti di produttività e altro ancora.
In breve, l'integrazione della finestra In arrivo di Gmail e Outlook con ClickUp è davvero un'accoppiata perfetta.
Lasciate respirare la vostra finestra In arrivo con efficaci strategie di gestione delle email
Ecco la nostra top 10 delle strategie per la gestione delle email.
Anche se i suggerimenti di cui sopra possono essere utili, padroneggiare l'arte della gestione efficace delle email non è un'abilità statica.
Si tratta di un approccio trasformativo in cui è necessario innovare e migliorare costantemente per ottenere un controllo più preciso sulla propria finestra In arrivo.
Inoltre, invece di concentrarvi sul controllo della vostra finestra In arrivo, aspirate a sviluppare un sistema di comunicazione che dia priorità all'efficienza, all'organizzazione e agli scambi senza attrito. Tale struttura spingerà le email (o qualsiasi altro modulo di comunicazione, se è per questo) a diventare un catalizzatore e un fattore di produttività e di lavoro significativo.