siete curiosi di conoscere la gestione delle attività via e-mail?
Immaginate questo:
state cercando una vecchia email che un vostro collega vi ha inviato qualche mese fa. passano 10 minuti, poi 20, poi 30..._
Ora vi sembra un'eternità, quindi vi allontanate nell'oceano infinito di email perse .
L'ultima volta che abbiamo controllato, questo non è un modo per da fare per portare a termine delle attività !
Ma non preoccupatevi, abbiamo trovato una soluzione a questo dilemma.
In questo articolo, vedremo cos'è la gestione delle attività via email, le sue funzionalità/funzioni chiave, i benefici e i vantaggi di questa soluzione migliore strumento che potete usare per gestire le attività dalla vostra finestra In arrivo.
pronti ad abbandonare le catene infinite di email?
Perfetto, cominciamo!
Che cos'è la gestione delle attività via email?
Email gestione delle attività consiste nell'utilizzare la finestra In arrivo per ordinare, organizzare e creare attività. Ciò include l'assegnazione di attività a persone, l'impostazione di scadenze e la gestione di progetti attraverso l'email.
Ma naturalmente le email sono sistematicamente organizzate per mittente, argomento e data, e non per attività, priorità e scadenza. Le email sono anche piene di conversazioni che non sono rilevanti per la delega delle attività.
quindi perché usarle?
Non fraintendeteci, l'email non è morta, soprattutto perché i dipendenti a tempo pieno passano fino a 2.5 ore a lavorare su un giorno di email.
improvvisamente quei 30 minuti persi non sembrano poi così male, eh?
Ma c'è un modo per far sì che le email diventino efficienti strumenti di gestione delle attività tutto ciò di cui si ha bisogno è un sistema di email software di project management basato sull'e-mail .
Con uno strumento di email task management, è possibile pianificare e programmare più progetti, assegnare attività e monitorare lo stato di avanzamento. Fare clic qui **per ulteriori suggerimenti sulla pianificazione delle attività!
Funzionalità/funzione che lo strumento di gestione delle attività email dovrebbe avere
Sappiamo che volete che il vostro team sia più forte del Titanic, per evitare che si sfasci in questo modo:
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Per aiutarvi, ecco un elenco di funzionalità/funzioni essenziali che il vostro strumento di gestione delle attività email dovrebbe avere:
1. Integrazione delle email
L'integrazione delle email è una funzionalità/funzione imprescindibile, soprattutto perché letteralmente non si può avere uno strumento di gestione delle attività email senza email.
Con l'integrazione delle email, il team può gestire i documenti dentro e fuori la propria finestra In arrivo. Possono anche archiviare e condividere le email e creare attività con notifiche automatiche.
Non è più necessario fare avanti e indietro da un'app all'altra:
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2. Creazione e delega di attività
La creazione di attività è una funzionalità/funzione chiave che consente di pianificare e inviare attività al team del progetto utilizzando la propria email. I compiti vengono inviati con una data di scadenza, una descrizione dell'attività e degli allegati.
Una delega efficace delle attività vi aiuterà anche con il piano delle capacità . In questo modo è possibile sfruttare al meglio le risorse disponibili.
Dopotutto, sappiamo tutti che Jack e Rose non hanno usato quella porta galleggiante al massimo delle sue capacità! 🙄
3. Pianificazione delle attività
Una cosa è inviare attività, un'altra è gestire un team.
Il vostro strumento di project management dovrebbe avere funzionalità/funzione di gestione del team che assicurino che ogni membro del team abbia attività quotidiane.
Se un'attività è in ritardo, il task manager deve essere in grado di riprogrammare automaticamente le attività dipendenti. Inoltre, deve essere presente un calendario integrato, stime di durata e strumenti di monitoraggio delle attività.
4. Menzioni delle attività
Usate il potente simbolo @ per menzionare un utente, un team, un'attività o un documento per taggare i membri della vostra area di lavoro. Le menzioni delle attività sono sempre visibili e vengono inviate anche via email.
Ciò significa che i membri del team non perderanno mai un'attività, ma ciò che mancherà sarà la scusa "Non ho visto l'attività!
5. Comunicazione semplificata
Il gestore del team che sceglierete dovrebbe avere una piattaforma centrale di messaggistica istantanea dove i membri del team possono comunicare.
In questo modo, il team può continuare a godere di tutti i vantaggi offerti dalle email, ma non deve più affidarsi ad esse per comunicare (lentamente).
Correlato:_ Campagne email a goccia_
Il miglior strumento per la gestione delle attività email: ClickUp
Le email occupano il 23% della giornata lavorativa del dipendente medio e in media i dipendenti controllano le email 36 volte al giorno. Insomma, ci siamo passati tutti... aggiornare le email... 36 volte ⌚
Non sorprende quindi che i project manager siano alla ricerca di strumenti di project management per aumentare la produttività lavoro. E non c'è da sorprendersi che l'adesione alle regole dell'email marketing e del email a freddo le best practice portano a risultati concreti.
Fortunatamente, ClickUp è stato costruito per questo.
**Cos'è ClickUp?
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/02/devices-graphic-1-1-1400x666.png dispositivi ClickUp /$$$img/ ClickUp è il strumento di project management leader nel mondo. Dalla gestione del team remoto al miglioramento della collaborazione, ClickUp offre ai team tutto ciò di cui hanno bisogno per lavorare in modo produttivo.
A questo proposito, ecco un articolo su alcuni consigli per mantenere la produttività sul lavoro! ora torniamo alla gestione delle attività via email
Ecco come la gestione delle attività di ClickUp può aiutarvi:
Il sistema di gestione delle attività di ClickUp incoraggia i team ad adottare un approccio più olistico alle loro attività, in modo da poterle pianificare di conseguenza.
Non vorremmo che si verificasse una situazione simile a quella del Titanic, dove non si è pianificato di avere abbastanza scialuppe di salvataggio!
confuso?
Vediamo come ClickUp può garantire al vostro team una navigazione tranquilla:
1. Inviare e ricevere email direttamente dalle attività
Quanto tempo risparmiereste se poteste inviare o rispondere istantaneamente alle email direttamente accanto ai lavori pertinenti, senza dover mai cambiare scheda?
Con Email in ClickUp da fare esattamente così!
- Inviare e ricevere messaggi email direttamente dalle attività di ClickUp
- Aggiungere allegati,Modulo, risposte su modello e altro ancora
- Organizzate le vostre conversazioni via email come Commenti oCommenti threadati* Impostazione di Automazioni email basate su eventi all'interno di ClickUp
/$$$img/ https://lh5.googleusercontent.com/wHEVCcKzb\_HEpYtZxAHVNcaM638G3PGUi57iU7lASue9qJObWARvHA7Aw578\_bOcsJCWYrCzp2wWcWONBzCYolczMv0BfhtwHRjVJbO5rOXyXOcjJ5tVWA5QRSSAA3VcU-sKLEcJ email in ClickUp /$$$img/
Ad esempio, è possibile assegnare le email ai membri del team, collaborare agli invii e alle risposte e attivare automazioni basate su campi personalizzati, eventi dei clienti e persino sul monitoraggio dei bug. Le possibilità sono quasi illimitate!
L'integrazione delle vostre email con ClickUp vi aiuta a:
- Risparmiare tempo (non dovrete più fare schede avanti e indietro)
- Mantenere le comunicazioni organizzate
- Mantenere la visibilità delle conversazioni via email
Per questa funzionalità/funzione, ClickUp supporta attualmente Outlook, IMAP, Office 365 e Gmail. Tutte le e-mail inviate da ClickUp appariranno come se fossero state inviate direttamente dalla vostra email, senza strani indirizzi di inoltro!
2. Creazione di attività via email
Lo strumento di gestione delle attività di ClickUp per le email dispone di un'interfaccia per la creazione di attività Assegnazione di attività funzionalità/funzione che permette di creare attività inviando o inoltrando email a ClickUp.
Ecco quali dettagli dell'attività è possibile includere:
- Nome dell'attività: l'oggetto dell'email sarà il nome dell'attività
- Descrizioni dell'attività: il corpo dell'email contiene la descrizione dell'attività
- Assegnazione delle attività:
usare
, , <tag_name> nell'argomento per aggiungere più assegnatari all'attività - Data di scadenza: usare nell'argomento per aggiungere una scadenza
- Allegati: consente di aggiungere immagini, collegamenti e file all'email, che appariranno immediatamente come allegati all'attività
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3. Aggiungi commenti
È possibile inviare email alle attività di ClickUp, e apparirà come un nuovo oggetto Commento per quell'attività, compresi tutti gli allegati.
vi state chiedendo il layout?
Non preoccupatevi, ClickUp cattura l'email in HTML nella sua interezza, quindi le vostre immagini e i vostri progetti saranno spettacolari come il disegno di Rose fatto da Jack.
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4. Risposta alle notifiche
È possibile rispondere alle notifiche delle attività di ClickUp inviando un'email che verrà aggiunta come nuovo commento all'attività. Non è necessario passare da un'app all'altra!
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5. Automazioni delle attività
Utilizzate le regole di inoltro della posta di ClickUp per creare automaticamente le attività di ClickUp. Inoltre, se si salvano le attività e si Elenco indirizzi alla vostra rubrica, potete aggiungere attività al vostro elenco di attività anche in movimento!
In alternativa, potete automatizzare le vostre attività utilizzando l'applicazione ClickUp Funzionalità attività ricorrente di ClickUp . È possibile personalizzare le ricorrenze delle attività utilizzando una pianificazione o un trigger di ripetizione.
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6. Pianificazione delle attività
Utilizzate i dettagli dell'attività di ClickUp per aggiungere una data di scadenza nella riga dell'argomento, in modo da programmare automaticamente una scadenza per quella specifica attività.
È anche possibile utilizzare la funzione di trascinamento Funzionalità/funzione di pianificazione del tempo per gestire il programma del team su base giornaliera, settimanale o mensile.
Se un membro del team è in ritardo (sappiamo tutti come può andare la vita a volte), ClickUp modifica automaticamente le date di scadenza di tutte le attività dipendenti.
Bonus:_ **Alternative di posta elettronica /$$$img/ https://lh5.googleusercontent.com/Ig2LlsVk23LD2jFVSHNI30vsjyqPvwu35vfDwi5o746jVbDfr16GXwPg2JKdVRl-JBKKV43RbF-fNPRbkph9ruX4\\6jq4Ln2rXpSzBMZcbihtvaZT5jBV\_tSIrl7z22vP3b0u0vh attività di ClickUp per la pianificazione delle attività /$$$img/
7. Integrazione con Gmail e Microsoft Outlook
ClickUp vi permette di connettervi a Gmail e Outlook con le attività di ClickUp. In questo modo, qualsiasi attività aggiunta in ClickUp si sincronizzerà con le attività di Gmail o di Outlook.
volete risparmiare tempo?
Convertite le email importanti nella vostra finestra In arrivo di Gmail in attività di ClickUp aggiungendo loro delle stelle. ⭐
È inoltre possibile sincronizzare le attività di ClickUp con Google Calendar .
Ora, se aggiornate un'attività di ClickUp, vedrete la modifica nell'app di Google.
una vera comodità!
Ma ClickUp non ha solo questo in serbo per voi! 🎁
Questo fantastico software di project management offre anche altre funzionalità/funzione quali:
- 50+ Automazioni delle attività : Automazione delle attività ricorrenti e ottimizzazione del flusso di lavoro
- Visualizzazioni personalizzabili : scegliete come visualizzare un progetto utilizzando visualizzazioni comeGrafico Gantt,Carico di lavoro,Bacheca Kanbane molti altri
- Stati delle attività: aggiungere aggiornamenti allo stato del progetto
- Lista di controllo delle attività: utilizzare semplicielenchi Da fare per vedere i vostri risultati quotidiani
- Dipendenze delle attività: aiuta il team a completare le attività nel giusto ordine
- Priorità delle attività: utilizzare i flag per indicare quali attività devono essere terminate con urgenza
- Integrazioni di terze parti: ClickUp si integra conEvernote,Time Doctor, e altro ancora
- Agile dashboard: utilizzareSprint WidgetinDashboard per visualizzare una vista dettagliata di qualsiasi progetto Agile
- Tasti di scelta rapida e scorciatoie da tastiera : usare uno scorciatoia da tastiera per migliorare e semplificare la vostra esperienza
Perché avete bisogno di strumenti per la gestione delle attività via email
Gli strumenti di project management per le attività via email aiutano i gestori del progetto e i team ad aumentare la loro capacità di gestione delle attività produttività delle email nel mio lavoro.
Con un'app per la gestione delle attività, il vostro team può raggiungere finestra In arrivo zero con facilità e avere più tempo per concentrarsi sulle singole attività.
Ecco come fa un software di gestione delle attività:
1. Trasforma le email in attività da svolgere
Utilizzando uno strumento che si integra con il client di posta elettronica, è possibile trasformare la finestra In arrivo in un gigantesco elenco di cose da fare elenco di cose da fare .
Dimenticatevi quindi di scaricare una versione separata di app per prendere le note o un'applicazione di da fare! Con la gestione delle attività via email, è possibile creare attività e aggiungere dettagli direttamente dalla propria email.
Non dovrete più duplicare le attività e passare da un'app all'altra o da una pagina all'altra!
2. Per inviare meno email e risparmiare tempo
Con un gestore del team, i membri del progetto, i documenti e le conversazioni vengono archiviati in un'unica area centrale.
Questo significa che non dovrete più fare una domanda via email a un membro del team per poi ricevere una risposta criptica che richiede l'invio di un'altra email.
Se continuate così a lungo, improvvisamente..
/$$$img/ https://lh4.googleusercontent.com/GNC9\_U7ce8JBJni-2waBUJVn-BwR96ahyZ1k6AKT4Uk3j5xfMBNzhVeinp2nYuWb1fQA9i8pDxgFBbu8n38TZf0I14aspac58kat-w\XuHpCOf1bmhHA-ARpuOvzT89SmJcqvTGC sono passati 84 anni titanic gif /$$$img/
Tuttavia, quando si utilizza un'app per le attività, le email contengono tutti i dettagli dell'attività e la data di scadenza. E se qualcuno ha una domanda da fare, può semplicemente inviare un messaggio nell'app chat integrata. Voilà!
Risposte in pochi secondi.
3. Aumenta l'efficienza del team
Gli strumenti di project management per email forniscono ai team di progetto descrizioni dettagliate delle attività, in modo da non confondere le loro responsabilità. Inoltre, è possibile condividere un'attività con un membro del team semplicemente menzione loro.
Le app di project management aiutano anche i team a lavorare in modo collaborativo. Utilizzando le funzionalità di monitoraggio delle attività e la messaggistica istantanea, i team e i gestori del progetto possono visualizzare meglio lo stato di avanzamento del progetto.
4. Centralizza il flusso di lavoro
cosa c'è di peggio che gestire più attività contemporaneamente?
Gestire più attività su più piattaforme!
Sebbene a tutti noi piaccia pensare di essere dei grandi multi-tasker, la verità è che siamo molto più adatti a lavorare su piattaforme centralizzate e unificate.
In questo modo si mantiene l'ordine e l'organizzazione e si riesce a dare un senso alle cose con un solo sguardo.
Ed è proprio questo che vi aiuterà una piattaforma di gestione delle attività email. Potendo gestire l'assegnazione dei carichi di lavoro, le comunicazioni tra team e la pianificazione delle attività dalla stessa interfaccia, non dovrete saltare da una piattaforma all'altra, cercando di dare un senso alle cose!
Conclusione
La gestione delle attività via email consente ai team di utilizzare la propria finestra In arrivo come piattaforma principale di project management. Anche se potreste continuare a utilizzare la vostra casella di posta elettronica, questa non vi offre un'area di lavoro con funzionalità di collaborazione, chattare e automazione delle attività.
ClickUp offre ai team un'ampia gamma di efficaci funzionalità di gestione delle attività e dei flussi di lavoro via email per aiutarli a essere il più produttivi possibile.
Con funzionalità/funzione che spaziano dalla pianificazione delle attività alla gestione delle email delega delle attività clickUp ha tutto ciò che serve per gestire le attività dalla propria finestra In arrivo. Ottenete ClickUp oggi stesso e vedrete la vostra finestra In arrivo trasformarsi in un efficiente strumento di gestione delle attività, perché, ricordate, la vita è troppo breve per sprecarla in interminabili e fastidiose catene di email.
Chiedetelo a Jack:
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