Sei curioso di sapere cos'è la gestione delle attività tramite email?
Immagina questo:
Stai cercando una vecchia email che un tuo collega ti ha inviato alcuni mesi fa. Passano 10 minuti, poi 20, poi 30...
Ora sembra un'eternità, quindi ti ritrovi a vagare nell'oceano infinito delle email perse.
L'ultima volta che abbiamo controllato, non era certo il modo migliore per terminare le attività!
Ma non preoccuparti, abbiamo trovato una soluzione a questo dilemma.
In questo articolo vedremo cos'è la gestione delle attività tramite email, le sue funzionalità principali, i vantaggi e il miglior strumento che puoi utilizzare per gestire le attività dalla tua finestra In arrivo.
Sei pronto a liberarti dalle infinite catene di email?
Ottimo, cominciamo!
Che cos'è la gestione delle attività tramite email?
La gestione delle attività tramite e-mail consiste nell'utilizzare la tua finestra In arrivo per ordinare, organizzare e creare attività. Ciò include l'assegnazione di attività alle persone, la definizione delle scadenze e la gestione dei progetti, il tutto tramite la tua e-mail.
Ma ovviamente le email sono organizzate sistematicamente per mittente, oggetto e data, e non per attività, priorità e scadenza. Le email sono anche piene di conversazioni che non sono rilevanti per la delega delle attività.
Ma perché utilizzarli?
Non fraintenderci, l'email non è morta, soprattutto perché i dipendenti a tempo pieno passano fino a 2,5 ore al giorno a lavorare sulle email.
Improvvisamente quei 30 minuti persi non sembrano più così gravi, vero? 😉
Ma esiste un modo per trasformare le e-mail in strumenti efficienti per la gestione delle attività: tutto ciò che serve è un software di project management basato sulle e-mail.
Con uno strumento di gestione delle attività tramite email, puoi programmare e pianificare più progetti, assegnare attività e monitorare lo stato delle attività.
Clicca qui per ulteriori suggerimenti sulla pianificazione delle attività!
Funzionalità/funzioni che il tuo strumento di gestione delle attività tramite email dovrebbe avere
Sappiamo che vuoi che il tuo team sia più forte del Titanic, in modo che non vada in pezzi come questo:
Per aiutarti, ecco un elenco delle funzionalità essenziali che il tuo strumento di gestione delle attività tramite email dovrebbe avere:
1. Integrazione delle email
L'integrazione delle e-mail è una funzionalità/funzione indispensabile, soprattutto perché letteralmente non puoi avere uno strumento di gestione delle attività via e-mail senza e-mail.
Grazie all'integrazione delle e-mail, il tuo team può gestire i documenti in entrata e in uscita dalla propria casella di posta. Può anche archiviare e condividere le e-mail e creare attività con notifiche automatiche.
Non dovrai più passare da un'app all'altra in questo modo:
2. Creazione e delega delle attività
La creazione delle attività è una funzionalità fondamentale che ti consente di pianificare e inviare attività al tuo team di progetto utilizzando la tua email. Le attività vengono inviate con una data di scadenza, una descrizione dell'attività e degli allegati.
Una delega efficace delle attività ti aiuterà anche nella pianificazione delle capacità. In questo modo, potrai sfruttare al meglio ciò che hai a disposizione.
Dopotutto, sappiamo tutti che Jack e Rose non hanno sfruttato al massimo la capacità di quella porta galleggiante! 🙄
3. Pianificazione delle attività
Una cosa è inviare le attività, un'altra è gestire un team.
Il tuo strumento di project management dovrebbe avere funzionalità di gestione del team che assicurino che ogni membro del team abbia attività quotidiane.
Se un'attività subisce un ritardo, il tuo task manager dovrebbe essere in grado di riprogrammare automaticamente le attività dipendenti. Inoltre, dovrebbe essere dotato di un Calendario integrato, durate stimate e strumenti di monitoraggio delle attività.
4. Menzioni delle attività
Usa il potente simbolo @ per menzionare un utente, un team, un'attività o un documento e taggare i membri nel tuo spazio di lavoro. Le menzioni delle attività sono sempre visibili e vengono inviate anche tramite email.
Ciò significa che i membri del tuo team non perderanno mai un'attività, ma quello che perderanno è la scusa "Non ho visto l'attività"!
5. Comunicazione semplificata
Il task manager che scegli dovrebbe avere una piattaforma di messaggistica istantanea centralizzata dove i membri del team possono comunicare.
In questo modo, il tuo team potrà continuare a godere di tutti i vantaggi offerti dalle email, senza però dover più fare affidamento su di esse per comunicazioni (lente).
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Il miglior strumento per la gestione delle attività tramite email: ClickUp
L'email occupa il 23% della giornata lavorativa media di un dipendente e, in media, i dipendenti controllano la propria posta elettronica 36 volte al giorno. Insomma, ci siamo passati tutti... aggiornando la nostra casella di posta elettronica... 36 volte. ⌚
Non sorprende quindi che i project manager siano alla ricerca di strumenti di gestione delle attività che consentano di aumentare la produttività sul lavoro. E non sorprende nemmeno che l'adozione delle migliori pratiche di email marketing e cold email porti a risultati concreti.
Fortunatamente, ClickUp è stato creato proprio per questo.
Cos'è ClickUp?
ClickUp è lo strumento di project management leader a livello mondiale.
Dall'aiuto nella gestione del tuo team remoto al miglioramento della collaborazione tra i membri, ClickUp fornisce ai team tutto ciò di cui hanno bisogno per lavorare in modo produttivo.
A proposito, ecco un articolo con alcuni consigli per mantenere alta la produttività nel lavoro!
Ora torniamo alla gestione delle attività tramite email...
Ecco come la gestione delle attività tramite email di ClickUp può aiutarti:
Il sistema di gestione delle attività tramite e-mail di ClickUp incoraggia i team ad adottare un approccio più olistico alle loro attività, in modo da poter pianificare di conseguenza.
Non vorremmo certo ritrovarci in una situazione simile a quella del Titanic, dove non c’era un piano per avere abbastanza scialuppe di salvataggio!
Confuso?
Diamo un'occhiata a come ClickUp può garantire un lavoro senza intoppi al tuo team:
1. Invia e ricevi email direttamente dalle attività
Quanto tempo risparmieresti se potessi inviare o rispondere immediatamente alle email mentre svolgi il tuo lavoro, senza dover cambiare scheda?
Con Email in ClickUp, puoi fare proprio questo!
- Invia e ricevi messaggi e-mail direttamente dalle attività di ClickUp
- Aggiungi allegati, moduli, modelli di risposta e altro ancora.
- Organizza le tue conversazioni via email come commenti o commenti in thread.
- Configura le automazioni delle email in base agli eventi all'interno di ClickUp
Ad esempio, potresti assegnare le email ai membri del team, collaborare all'invio e alla risposta delle email e attivare automazioni basate su campi personalizzati, eventi dei clienti e persino il monitoraggio dei bug. Le possibilità sono quasi illimitate!
L'integrazione delle tue email con ClickUp ti aiuta a:
- Risparmia tempo (non dovrai più passare da una scheda all'altra)
- Mantieni organizzate le comunicazioni
- Mantieni la visibilità sulle conversazioni via email
Per questa funzionalità/funzione, ClickUp attualmente supporta Outlook, IMAP, Office 365 e Gmail. Tutte le email inviate da ClickUp appariranno come se fossero state inviate direttamente dalla tua email, senza strani indirizzi di inoltro!
2. Crea attività tramite email
Lo strumento di gestione delle attività tramite e-mail di ClickUp dispone di una funzionalità di assegnazione delle attività che ti consente di creare attività inviando o inoltrando e-mail a ClickUp.
Ecco quali dettagli delle attività puoi includere:
- Nome dell'attività: l'oggetto dell'email sarà il nome dell'attività.
- Descrizioni delle attività: il corpo dell'email contiene la descrizione dell'attività.
- Assegna le attività: utilizza
, nell'oggetto per aggiungere più assegnatari alla tua attività., - Data di scadenza: utilizza
nell'oggetto per aggiungere una scadenza - Allegati: aggiungi immagini, link e file alla tua email e appariranno immediatamente come allegati all'attività.
3. Aggiungi commenti
Puoi inviare email alle attività di ClickUp e queste appariranno come nuovi commenti per quell'attività, inclusi tutti gli allegati.
Ti interessa il layout?
Non preoccuparti, ClickUp cattura l'email HTML nella sua interezza, quindi le tue immagini e i tuoi disegni saranno spettacolari come il disegno di Jack di Rose.
4. Rispondi alle notifiche
Puoi rispondere alle e-mail di notifica di ClickUp inviando una risposta che verrà aggiunta come nuovo commento all'attività. Non è necessario passare da un'app all'altra!
5. Automatizza le attività
Utilizza le regole di inoltro della posta di ClickUp per creare automaticamente le attività. Inoltre, se salvi le attività e gli indirizzi dell'Elenco nella tua rubrica, potrai aggiungere attività al tuo elenco delle attività ovunque ti trovi!
In alternativa, puoi automatizzare le tue attività utilizzando la funzionalità Attività ricorrenti di ClickUp. Puoi personalizzare la ricorrenza delle attività utilizzando una pianificazione ripetuta o un trigger ripetuto.
6. Pianificazione delle attività
Utilizza i dettagli delle attività di ClickUp per aggiungere una data di scadenza nell'oggetto, che pianificherà automaticamente una scadenza per quella specifica attività.
Puoi anche utilizzare la funzionalità di pianificazione temporale drag and drop per gestire il programma del tuo team su base giornaliera, settimanale o mensile.
Se un membro del team è in ritardo (sappiamo tutti come può andare la vita a volte), ClickUp modifica automaticamente le date di scadenza di tutte le attività che dipendono da essa.
Bonus: alternative alle email
7. Integrazione tra Gmail e Microsoft Outlook
ClickUp ti consente di collegare Gmail e Outlook alle tue attività di ClickUp. In questo modo, qualsiasi attività aggiunta in ClickUp verrà eseguita la sincronizzazione con le attività di Gmail o Outlook.
Vuoi risparmiare tempo?
Converti le email importanti nella tua casella di posta Gmail in attività di ClickUp aggiungendo delle stelline. ⭐
Puoi anche effettuare la sincronizzazione delle tue attività di ClickUp con Google Calendar.
Ora, se aggiorni un'attività in ClickUp, vedrai la modifica nell'app Google.
Che comodità!
Ma ClickUp ha molto altro da offrirti! 🎁
Questo fantastico software di project management offre anche altre funzionalità/funzioni, come:
- Oltre 50 automazioni delle attività : automatizza le attività ricorrenti e ottimizza il tuo flusso di lavoro
- Visualizzazioni personalizzabili : scegli come visualizzare un progetto utilizzando visualizzazioni come il diagramma Gantt, il Carico di lavoro, la bacheca Kanban e molte altre ancora.
- Stati delle attività: aggiungi aggiornamenti allo stato del tuo progetto
- Lista di controllo: utilizza semplici elenchi di cose da fare per vedere i tuoi risultati quotidiani.
- Dipendenze delle attività: aiuta il tuo team a completare le attività nel giusto ordine
- Priorità delle attività: utilizza i flag per indicare quali attività devono essere terminate con urgenza.
- Integrazioni di terze parti: ClickUp si integra con Evernote, Time Doctor e altri strumenti.
- Dashboard Agile: usa i widget Sprint nelle dashboard per visualizzare una vista dettagliata di qualsiasi progetto Agile
- Tasti di scelta rapida e scorciatoie da tastiera : utilizza una scorciatoia da tastiera per migliorare e semplificare la tua esperienza
Perché hai bisogno di strumenti per la gestione delle attività tramite email
Gli strumenti di gestione delle attività tramite e-mail aiutano i project manager e i team ad aumentare la produttività delle e-mail sul lavoro.
Con un'app di gestione delle attività, il tuo team può raggiungere facilmente l'inbox zero e avere più tempo per concentrarsi sulle singole attività.
Ecco come funziona un software di gestione delle attività:
1. Trasforma le email in cose da fare
Utilizzando uno strumento che si integra con il tuo client di email, puoi trasformare la tua casella di email in un gigantesco elenco di cose da fare.
Dimentica quindi di scaricare un'app separata per prendere appunti o un'app per le cose da fare!
Con la gestione delle attività tramite email, puoi creare attività e aggiungere dettagli direttamente dalla tua posta elettronica.
Dì addio alla duplicazione delle attività e al passaggio da un'app all'altra e da una pagina all'altra!
2. Per inviare meno email e risparmiare tempo
Con un task manager, i membri del tuo team, i documenti relativi al progetto e le conversazioni sono tutti archiviati in un'unica area centrale.
Ciò significa che non dovrai più inviare un'email con una domanda a un membro del team solo per ricevere una risposta criptica che ti costringerà a inviare un'altra email.
Continua così abbastanza a lungo e all'improvviso...
Tuttavia, quando utilizzi un'app per le attività, le tue email contengono tutti i dettagli relativi all'attività insieme alla data di scadenza. E se qualcuno ha una domanda, può semplicemente inviare un messaggio nella chat integrata.
Voilà!
Risposte in pochi secondi.
3. Aumenta l'efficienza del team
Gli strumenti di gestione delle attività tramite e-mail forniscono ai team di progetto descrizioni dettagliate delle attività, in modo che i team non abbiano dubbi sulle proprie responsabilità. Inoltre, puoi condividere facilmente un'attività con un membro del team semplicemente effettuando una menzione.
Le app di project management aiutano anche i team a lavorare in modo collaborativo. Utilizzando le funzionalità di monitoraggio delle attività e la messaggistica istantanea, i team e i project manager hanno una visione più chiara dello stato di tutti nel progetto.
4. Centralizza il tuo flusso di lavoro
Cosa c'è di peggio che gestire più attività contemporaneamente?
Gestisci più attività su più piattaforme!
Sebbene tutti noi amiamo considerarci dei grandi multitasker, la verità è che siamo molto più portati a svolgere il nostro lavoro su piattaforme centralizzate e unificate.
Ti aiuta a mantenere tutto in ordine e ben organizzato, e ti permette di avere una visione d'insieme con un solo sguardo.
Ed è proprio questo che ti aiuterà a fare una piattaforma di gestione delle attività tramite email. Potendo gestire l'assegnazione del carico di lavoro, le comunicazioni del team e la pianificazione delle attività dalla stessa interfaccia, non dovrai più passare da una piattaforma all'altra cercando di capire come funzionano le cose!
Conclusione
La gestione delle attività tramite email consente ai team di utilizzare la propria casella di posta elettronica come piattaforma principale per il project management. Sebbene sia possibile continuare a utilizzare la propria casella di posta elettronica tradizionale, questa non offre un’area di lavoro con funzionalità collaborative, chat room integrate e automazioni delle attività.
ClickUp offre ai team un'ampia gamma di funzionalità efficaci per la gestione delle attività e del flusso di lavoro via e-mail, aiutandoli a essere il più produttivi possibile.
Con funzionalità che vanno dalla pianificazione delle attività alla delega delle attività tramite email, ClickUp ha tutto ciò che ti serve per gestire le attività dalla tua casella di posta elettronica.
Scarica ClickUp oggi stesso e guarda la tua casella di posta trasformarsi in un efficiente strumento di gestione delle attività, perché ricorda: la vita è troppo breve per sprecarla in infinite e fastidiose catene di email.
Chiedilo a Jack:
