Esistono numerose teorie di gestione aziendale in tutto il mondo. I leader aziendali, i ricercatori e le pubblicazioni creano continuamente nuove teorie e progettano nuove strategie.
Prendiamo ad esempio le strategie di definizione degli obiettivi. OKR, KPI, balanced scorecard, obiettivi SMART, metodo Get Things Done, framework WOOP, ecc. sono solo alcuni dei tanti disponibili oggi. Con l'evolversi del mercato e dell'economia, ogni giorno vengono sviluppati nuovi framework.
Nonostante la forte concorrenza di numerosi nuovi sistemi, i due principi di definizione degli obiettivi che hanno resistito alla prova del tempo sono gli Obiettivi e Risultati Chiave (OKR) e la Gestione per Obiettivi (MBO).
In questo post del blog li esploreremo entrambi in dettaglio ed esamineremo le differenze tra OKR e MBO.
Che cos'è l'MBO?
Il Management by Objectives (MBO) è un approccio di valutazione delle prestazioni che aiuta l'intera organizzazione a fissare obiettivi chiaramente definiti e a lavorare strategicamente per raggiungerli nel corso del tempo.
Ideato dal consulente aziendale Peter Drucker nel suo libro del 1954 "The Practice of Management", l'MBO è caratterizzato da:
- Allineamento: gli obiettivi individuali sono allineati con quelli dell'organizzazione, garantendo che tutti lavorino per ottenere gli stessi risultati.
- Pianificazione: gli MBO consentono ai manager di pianificare l'approccio giusto per raggiungere gli obiettivi prefissati.
- Collaborazione: nell'MBO, manager e dipendenti lavorano insieme per fissare i propri obiettivi sulla base dei risultati storici e di una visione per il futuro.
- Flessibilità: l'MBO non è rigido nelle sue raccomandazioni; le organizzazioni sono libere di definire i propri obiettivi e piani di realizzazione in base alle proprie esigenze.
Come funziona il processo MBO?
Nella sua forma più semplice, la gestione per obiettivi è un modo per fissare degli obiettivi e lavorare per raggiungerli. Tuttavia, con il passare del tempo e l'aumentare delle dimensioni, può diventare incredibilmente complessa. Il seguente processo in cinque fasi aiuta a renderla operativa in modo efficace, indipendentemente dalle dimensioni della tua organizzazione.
Obiettivi: manager e dipendenti definiscono in modo collaborativo obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e limitati nel tempo (SMART). Questi obiettivi sono in linea con gli obiettivi generali dell'organizzazione.
Piani d'azione: i manager creano piani d'azione per raggiungere gli obiettivi dei loro team. I dipendenti lo fanno per se stessi. Questo passaggio include in genere la definizione delle risorse, delle tempistiche e delle responsabilità.
Monitoraggio: i team utilizzano modelli di gestione delle prestazioni e processi di revisione quali check-in, valutazioni e riunioni individuali per garantire che gli obiettivi siano in linea con i piani.
Valutazione: alla fine del periodo specificato, i team valutano il rendimento di ciascun obiettivo che hanno fissato. Se necessario, modificano gli obiettivi o i piani d'azione lungo il percorso.
Feedback: sulla base della valutazione, i manager forniscono un feedback ai propri dipendenti. Questo è anche il passaggio in cui vengono stabiliti i premi per i dipendenti, come aumenti salariali, promozioni, ecc.
Il ciclo si ripete con nuovi obiettivi per il periodo successivo, continuando il processo di allineamento e miglioramento.
Quali sono i pro e i contro dell'MBO?
Come ogni sistema di definizione degli obiettivi, anche gli MBO presentano vantaggi e svantaggi. In base alle dimensioni, alla struttura, agli obiettivi ecc. della tua organizzazione, puoi scegliere di adattare gli MBO per sfruttare ciò che funziona e ridurre al minimo ciò che non funziona.
Vantaggi dell'MBO
Allineamento: gli MBO allineano gli obiettivi individuali, di team e organizzativi. Ciò riduce drasticamente la possibilità che le persone agiscano in modo autonomo senza una direzione unificata.
Chiarezza: fissare obiettivi chiari e specifici comunica ai dipendenti cosa ci si aspetta da loro. Questo riduce l'ambiguità e il carico emotivo che devono sopportare come parte del loro lavoro.
Impegno: nella definizione degli obiettivi MBO si lavora insieme al team, aumentando il loro impegno, la titolarità e la motivazione generale per raggiungere i traguardi.
Svantaggi dell'MBO
Noioso: il processo di definizione, revisione e valutazione degli obiettivi può richiedere molto tempo, soprattutto nelle grandi organizzazioni.
Complesso: il trasferimento degli obiettivi dal livello organizzativo a ciascun individuo richiede un processo complesso. Qualsiasi perdita nella traduzione può rendere l'intero processo inutile.
Focus ristretto: l'MBO dà priorità alla quantificabilità. Di conseguenza, concentrarsi troppo su obiettivi specifici e misurabili può portare a trascurare altri aspetti qualitativi, come l'innovazione o la collaborazione di squadra.
Mentalità a breve termine: l'MBO può talvolta incoraggiare una mentalità a breve termine, in cui i dipendenti danno priorità agli obiettivi immediati rispetto alla crescita o alla sostenibilità a lungo termine.
Tutto questo va bene, ma come funziona l'MBO nella pratica, vi chiederete? Ecco come.
Esempi reali di MBO
Se dovessi applicare la gestione per obiettivi a vari aspetti della tua organizzazione, ecco come potrebbe presentarsi.
1. MBO commerciale
Obiettivo: aumentare il fatturato trimestrale del 10%.
Piano d'azione:
- Identifica X numero di potenziali clienti aggiuntivi ad alto potenziale
- Aumenta del 25% il lavoro richiesto per le iniziative di sensibilizzazione dei clienti.
- Migliora il tasso di conversione dal 20% al 23%.
Monitoraggio: implementa un nuovo sistema CRM per migliorare il monitoraggio e il follow-up dei lead.
Valutazione: alla fine di ogni trimestre, misurerai l'aumento percentuale del fatturato e lo confronterai con il traguardo del 10%.
2. MBO nel marketing
Obiettivo: aumentare il traffico sul sito web del 35% entro sei mesi.
Piano d'azione:
- Crea tre nuovi contenuti ogni settimana, inclusi post sul blog, infografiche e video.
- Ottimizza il sito web per migliorare il posizionamento nei motori di ricerca
- Pubblica annunci online mirati per aumentare il traffico
Monitoraggio: imposta analisi del sito web in tempo reale con reportistica accurata.
Valutazione: misura l'aumento del traffico e valuta se hai raggiunto il traguardo del 35%.
3. MBO nel servizio clienti
Obiettivo: migliorare il punteggio di soddisfazione dei clienti (CSAT) del 20% nel prossimo trimestre.
Piano d'azione:
- Riduci il tempo medio di risposta alle richieste dei clienti a meno di 2 minuti.
- Riduci il tempo di attesa a meno di 10 secondi
- Introduci un chatbot self-service per le query più frequenti.
Monitoraggio: implementa un sistema di feedback dei clienti per tenere traccia dei punteggi CSAT.
Valutazione: misura il CSAT e confrontalo con l'obiettivo di miglioramento del 20%.
A questo punto abbiamo un quadro completo di come funziona l'MBO. Vediamo ora come si posiziona l'OKR rispetto ad esso.
Che cos'è l'OKR?
Objectives and Key Results (OKR) è un modello organizzativo di definizione degli obiettivi introdotto negli anni '70. Il modello è costituito da due componenti chiave: obiettivi qualitativi di alto livello e risultati chiave misurabili e gerarchici.
Come funziona il processo OKR?
I team all'interno di un'organizzazione si riuniscono per definire due elementi specifici, ovvero gli obiettivi e i risultati chiave.
Obiettivi: obiettivi qualitativi di alto livello che definiscono ciò che si desidera raggiungere. Sono ambiziosi, stimolanti e progettati per spingere l'organizzazione o il team ad andare avanti.
Risultati chiave: risultati specifici e misurabili che indicano lo stato dei progressi compiuti verso il raggiungimento degli obiettivi. Ogni obiettivo ha in genere 3-5 risultati chiave quantificabili, che consentono ai team di misurare i progressi e determinare se gli obiettivi sono stati raggiunti.
In relazione agli OKR, potresti aver sentito parlare della balanced scorecard. Ecco una guida introduttiva su come si presentano gli OKR rispetto alle balanced scorecard.
Pro e contro degli OKR
Reso popolare da Andrew Grove, ex CEO di Intel, nel suo libro "High-output Management", il modello OKR è molto diffuso nel settore tecnologico ed è utilizzato da Google, Microsoft, Twitter, Uber e altri. Ecco perché.
Vantaggi degli OKR
Allineamento: come l'MBO, gli OKR aiutano ad allineare gli obiettivi individuali, di team e organizzativi, garantendo che tutti lavorino per le stesse priorità strategiche.
Trasparenza: gli OKR vengono solitamente condivisi all'interno dell'organizzazione, promuovendo la trasparenza. Questa visibilità favorisce la responsabilità, poiché tutti possono vedere su cosa stanno lavorando gli altri e come stanno procedendo.
Adattabilità: solitamente, gli OKR vengono fissati per periodi più brevi (ad esempio, trimestrali), consentendo alle organizzazioni di adattarsi rapidamente ai cambiamenti. I team possono rivedere o fissare nuovi OKR man mano che cambiano le priorità.
Ciononostante, gli OKR non sono perfetti.
Svantaggi degli OKR
Attenzione ai numeri: dare priorità a risultati chiave misurabili può portare a una cultura "basata sui numeri", in cui gli aspetti qualitativi del lavoro, come la creatività e l'innovazione, vengono sottovalutati.
Prospettiva a breve termine: poiché gli OKR vengono fissati per periodi più brevi, a volte potresti trascurare gli obiettivi strategici a lungo termine, con il rischio di un potenziale disallineamento.
Complessità: se non gestito correttamente, il processo OKR può diventare complesso e opprimente, soprattutto se gli obiettivi o i risultati chiave sono troppi. Ciò può creare confusione e rivelarsi controproducente.
Esempi reali di OKR
Come si presenta nella realtà questo modello di definizione degli obiettivi così popolare? Ecco alcuni esempi di OKR che lo dimostrano.
1. OKR commerciale
Obiettivo: aumentare il fatturato trimestrale derivante dai nuovi clienti.
Risultati chiave
- Concludi accordi con almeno cinque nuovi clienti.
- Raggiungi un fatturato di 500.000 dollari dai nuovi account
- Aumenta la dimensione media delle transazioni del 10% rispetto al trimestre precedente.
2. OKR nella gestione dei prodotti
Obiettivo: lanciare una nuova funzionalità per migliorare la fidelizzazione degli utenti.
Risultati chiave
- Aumenta la fidelizzazione degli utenti del 30% entro tre mesi dal lancio della funzionalità/funzione.
- Fai in modo che il 90% dei clienti abbia utilizzato la nuova funzionalità/funzione almeno una volta.
- Ottieni un punteggio CSAT pari o superiore a sette nella nuova funzionalità/funzione nei sondaggi post-lancio.
3. OKR nell'ingegneria
Obiettivo: migliorare l'affidabilità del sistema e ridurre i tempi di inattività.
Risultati chiave
- Riduci i tempi di inattività del sistema del 60% rispetto al trimestre precedente.
- Ottieni un tempo di attività del 99,9% per le applicazioni mission-critical.
- Risolvi il 95% dei bug critici entro 24 ore dalla loro individuazione.
Bonus: ecco alcuni obiettivi di project management da prendere in considerazione.
Se presti attenzione, noterai una leggera differenza nei processi di OKR e MBO. Ecco i dettagli.
Differenza tra MBO e OKR
Sia l'MBO che gli OKR si concentrano sulla suddivisione degli obiettivi organizzativi in traguardi misurabili a livello di team/individuo per un'implementazione più efficace. Le analogie finiscono qui. Ecco le differenze principali tra i due modelli in base a vari parametri.
| Aspetto | MBO | OKR |
| Struttura | Gli obiettivi MBO vengono fissati per ogni singolo individuo/reparto, in linea con gli obiettivi generali dell'organizzazione. Successivamente, vengono creati piani d'azione, processi di monitoraggio, valutazione e ricompensa. | Gli OKR consistono in obiettivi di alto livello supportati da 3-5 risultati chiave (o traguardi). Il modo in cui i team raggiungono questi obiettivi è lasciato alla loro discrezione. |
| Sequenza e implementazione | Gli obiettivi nell'MBO vengono fissati per un anno, concentrandosi sulla pianificazione e sulla definizione dei passaggi necessari per raggiungerli. Il processo può diventare rigido o addirittura obsoleto nel corso dell'anno, con aggiornamenti meno frequenti. | Gli OKR vengono fissati per il trimestre. Questo quadro incoraggia l'impostazione di obiettivi ambiziosi e pone l'accento su controlli e aggiornamenti regolari. L'attenzione è rivolta alla flessibilità, all'agilità e all'evoluzione in base alle richieste del mercato. |
| Processo di valutazione delle prestazioni | L'MBO stabilisce la valutazione e i premi alla fine del processo. Le revisioni avvengono alla fine dell'anno, legando strettamente le prestazioni alla retribuzione e alle promozioni. | Negli OKR, la gestione delle prestazioni è dinamica e continua. Esaminerai regolarmente il raggiungimento dei risultati chiave, utilizzando questo strumento per il miglioramento continuo e l'allineamento. |
| Trasparenza | L'MBO mantiene gli obiettivi privati. Si dà poca importanza alla trasparenza all'interno dell'organizzazione. | Gli OKR sono in genere trasparenti e hanno una visibilità all'interno dell'intera organizzazione. Questa trasparenza favorisce l'allineamento e la responsabilità. |
Applicazione
Gli MBO e gli OKR vengono applicati in modo diverso a seconda dei contesti. Ad esempio, supponiamo che l'obiettivo del reparto Risorse umane sia quello di ridurre il turnover dei dipendenti.
Nell'MBO,
- Il piano d'azione consisterebbe nell'effettuare una normalizzazione delle retribuzioni, implementare una piattaforma di coinvolgimento dei dipendenti, semplificare i colloqui di uscita, ecc.
- Teams monitoreranno le uscite dall'organizzazione e i motivi corrispondenti.
- Valuteranno il turnover dei dipendenti rispetto agli obiettivi
In OKR,
I risultati chiave sarebbero
- Punteggi di soddisfazione dei dipendenti
- Tassi di fidelizzazione
- Completamento dei processi di inserimento, ecc.
Come puoi vedere, questi due modelli adottano approcci leggermente diversi per il raggiungimento degli obiettivi. Uno è migliore dell'altro? Forse dipende dal contesto in cui lo applichi.
Vantaggi degli OKR rispetto agli MBO
Gli OKR sono estremamente popolari. Infatti, Larry Page, cofondatore di Google, arriva addirittura ad affermare che " gli OKR ci hanno aiutato a crescere di 10 volte, molte volte". Quindi, naturalmente, hanno qualcosa di speciale. Vediamo cosa.
Agilità
Il modello OKR consiglia una revisione trimestrale, a volte anche meno frequente. Questo è ottimo per i settori in rapida evoluzione, come quello tecnologico, perché consente frequenti adeguamenti e riallineamenti. In sostanza, rende i team più agili.
Miglioramento continuo
I cicli di revisione più brevi negli OKR implicano che le prestazioni vengono discusse regolarmente. I team conducono retrospettive, identificano le cause alla radice dei problemi e li affrontano quasi istantaneamente. Ciò consente un miglioramento continuo, che è alla base dei team di sviluppo software agili.
Ambizione
Gli OKR sono generalmente obiettivi ambiziosi, ovvero obiettivi sfidanti che spingono i team a superare i propri limiti. Questo favorisce una mentalità orientata alla crescita, poiché i team sono motivati a pensare in grande e a sfidare lo status quo.
Gli MBO tendono invece ad essere più avversi al rischio, concentrandosi su obiettivi raggiungibili e spesso conservativi.
Non misurabili
Nonostante si concentrino fortemente sulle metriche, gli OKR offrono anche spazio per obiettivi qualitativi. Infatti, si raccomanda che gli obiettivi nel framework OKR siano qualitativi e ambiziosi. Questo aiuta i team a pensare oltre i limiti di ciò che già esiste.
Introdurre OKR e MBO nel team
Il fatto che gli OKR abbiano un leggero vantaggio non significa che gli MBO siano inefficaci. A seconda degli obiettivi, del settore, delle dimensioni, del prodotto, ecc. della tua organizzazione, uno dei due potrebbe avere la meglio nel confronto tra OKR e MBO.
Abbiamo quindi messo a punto un quadro completo per implementare entrambi all'interno della tua organizzazione utilizzando un software per la definizione degli obiettivi come ClickUp.
Definisci gli obiettivi
Il primo passaggio per implementare MBO o OKR è definire l'obiettivo. Assicurati che siano:
- In linea con la missione, la visione e gli obiettivi a lungo termine dell'azienda
- Rilevante per la strategia complessiva dell'organizzazione
- Chiaro abbastanza da essere compreso e accettato da tutti i membri del team
Obiettivi nell'MBO
Se utilizzi il quadro MBO, potresti voler fissare obiettivi SMART. Ciò significa che dovresti fissare obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e limitati nel tempo per ogni singolo individuo e per ogni team.
ClickUp Obiettivi offre un ottimo spazio virtuale per impostare, monitorare, gestire e raggiungere tutti i tuoi obiettivi in un unico posto. Infatti, ti fornisce un framework di gestione degli obiettivi che ti permette di suddividere gli obiettivi in piani d'azione e impostarli come attività per un facile monitoraggio. Se sei nuovo in questo campo, prova uno di questi modelli per la definizione degli obiettivi.
Obiettivi in OKR
D'altra parte, se utilizzi gli OKR, fissa obiettivi più ambiziosi e qualitativi. Utilizza ClickUp Docs o ClickUp Lavagne online per collaborare con il team su cosa misurare e come.
Quando sei pronto per impostarlo, non partire da zero. Utilizza il modello OKR di ClickUp per impostare la cadenza di pianificazione, elencare gli obiettivi, monitorare i progressi e altro ancora. Questo modello facilmente adattabile offre una varietà di visualizzazioni che ti aiutano a gestire con facilità l'intero piano OKR. Puoi scegliere la visualizzazione più adatta alle tue esigenze.
In caso di dubbi, chiedi aiuto. Utilizza ClickUp Brain per ideare e discutere obiettivi strategici. Chiedi all'IA di generare OKR basati sulle attività esistenti di qualsiasi progetto. Utilizzalo per creare più OKR e MBO in pochissimo tempo.
Configurazione del monitoraggio
Sia che utilizziate MBO o OKR, è necessario monitorare lo stato. Con MBO, potrete seguire l'avanzamento dei piani d'azione. Con OKR, potrete valutare l'esito positivo in base ai risultati chiave.
La dashboard di ClickUp è il luogo perfetto per monitorare e migliorare le prestazioni organizzative attraverso vari obiettivi e metriche. Questa dashboard altamente personalizzabile ti consente di aggiungere widget degli obiettivi che ti interessano.
Se utilizzi gli OKR, ClickUp offre una dashboard OKR predefinita per visualizzare le tue prestazioni, identificare i colli di bottiglia e individuare tempestivamente i rischi.
Conduci revisioni efficaci
Valutazioni delle prestazioni nell'MBO
L'MBO incoraggia i team a condurre valutazioni formali delle prestazioni alla fine di ogni anno. È possibile aggiungere riunioni trimestrali per discutere lo stato dei progressi in periodi più brevi. In entrambi i casi, valuta la possibilità di scegliere strumenti di valutazione per automatizzare parti di questo processo.
Prenditi il tempo necessario per discutere i feedback, modificare i piani e mantenere gli obiettivi in linea con i risultati attesi. Utilizza il modello di valutazione delle prestazioni di ClickUp per semplificare le discussioni, monitorare le prestazioni individuali dei dipendenti e promuovere un miglioramento incrementale nel tempo.
Stabilisci una chiara correlazione tra il raggiungimento degli obiettivi e i premi, come compensi, bonus o promozioni.
Approccio di miglioramento continuo in OKR
I sistemi di definizione degli obiettivi OKR incoraggiano cicli di revisione più brevi, in genere trimestrali. Tuttavia, i team agili conducono retrospettive per ogni sprint (due settimane) o ogni mese. Ciò contribuisce alla gestione continua delle prestazioni, consentendo di rimanere in linea con le varie parti in movimento e di ottenere un maggiore controllo.
Per condurre revisioni efficaci,
- Raccogli dati relativi alle metriche chiave
- Discuti i motivi del mancato raggiungimento degli obiettivi (se hai superato i traguardi, valuta se erano troppo facili).
- Esplora le strategie per migliorare le prestazioni.
- Rinnova il tuo impegno nei confronti dei tuoi obiettivi e dei risultati chiave.
Il modello di struttura OKR di ClickUp ti aiuta a gestire l'intero processo senza sforzo. Utilizza questo modello altamente personalizzabile per chiarire gli obiettivi del tuo team, individuare le aree di risultato chiave, fissare i traguardi e raggiungerli.
Se questo modello non soddisfa le tue esigenze, dai un'occhiata agli altri modelli OKR di ClickUp.
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Il passaggio del settore dagli MBO agli OKR riflette la crescente necessità di agilità, trasparenza e ambizione nel mondo dell'azienda odierno. Gli OKR sono più adatti ai team di ingegneri che lavorano a ritmi serrati, mentre gli MBO potrebbero essere l'approccio giusto per i team commerciali che necessitano di chiarezza e impegno incondizionato.
In sostanza, se il tuo obiettivo è un piano a lungo termine con un percorso di esecuzione chiaro, l'MBO è la scelta giusta. Al contrario, se hai bisogno di adattarti rapidamente ai cambiamenti e incoraggiare una collaborazione ambiziosa e interfunzionale, gli OKR sono più efficaci.
Indipendentemente dalla metodologia scelta, hai bisogno di uno strumento di project management completo che funga da software OKR per pianificare, gestire e raggiungere i tuoi obiettivi. ClickUp fa proprio questo. Prova ClickUp oggi stesso gratis!