Le aree di lavoro virtuali come Slack sono diventate una parte importante della nostra cultura lavorativa.
Hai bisogno di comunicare con i tuoi colleghi? Basta inviare loro un messaggio diretto su Slack. Vuoi collaborare a un progetto? Slack ti offre canali, integrazioni e una facile condivisione dei file.
Una delle migliori funzionalità di Slack è rappresentata dai suoi bot automatizzati, che svolgono tre ruoli principali quando integrati in un gruppo o canale Slack: automatizzano le attività, inviano notifiche e rispondono alle domande.
Sembra una soluzione salvifica, vero? In questo articolo vedremo come creare il bot Slack perfetto per le esigenze del tuo team.
❗Nota: prima di iniziare, devi installare Slack CLI e autorizzare il tuo nuovo spazio di lavoro. Esegui Slack auth list per verificarlo.
Come creare il tuo chatbot Slack personalizzato
Vediamo insieme i passaggi necessari per creare e integrare un bot Slack.
Per semplificare, descriveremo il processo con un esempio: come scrivere un bot Slack che invia un testo di benvenuto ai nuovi utenti. Si prega di notare che il processo è più o meno simile ad altre funzioni del bot.
Ogni passaggio richiede un po' di codice. Ma non preoccuparti: questa guida ti accompagnerà passo dopo passo per assicurarti di poter creare il tuo chatbot senza alcuna difficoltà.
Passaggio 1: crea un'app Slack utilizzando la CLI
Prima di immergerti nella creazione del tuo bot Slack, avrai bisogno degli strumenti giusti. Il primo passaggio consiste nel creare la tua app Slack utilizzando l'interfaccia a riga di comando (CLI).
Inizia configurando un'app vuota con la CLI di Slack utilizzando questo comando: slack create welcome-bot-app –modello https://github. com/slack-samples/deno-welcome-bot
Eseguendo questo comando verrà creata una cartella dell'app collegata al tuo account Slack. All'interno della nuova cartella dell'app, crea tre directory principali che fungeranno da base per il tuo bot Slack:
- funzioni
- flusso di lavoro
- trigger
Una volta impostate queste cartelle e autorizzazioni, sei pronto per iniziare a creare la tua app Slack!
In alternativa, invece di scrivere tutto il codice da solo, puoi utilizzare il seguente comando per creare direttamente l'app Welcome Bot:
Una volta creato il tuo progetto, vai alla directory del progetto per personalizzare il tuo bot Slack.
Passaggio 2: crea il mandato dell'app
Il manifesto dell'app è il tuo progetto per il bot Slack. Per un Welcome Bot, il tuo manifesto includerà:
Flussi di lavoro:
- MessageSetupWorkflow
- InviaMessaggioDiBenvenutoFlussoDiLavoro
Datastore:
- WelcomeMessageDatastore
Ambito di applicazione:
- chat:write
- chat:write. public
- datastore:read
- datastore:write
- canali:leggi
- trigger:write
- trigger:read
Quando riunirai tutti questi componenti, il tuo file manifest.ts sarà simile a questo:
Passaggio 3: crea un flusso di lavoro per l'impostazione del messaggio di benvenuto
Per prima cosa, iniziamo definendo il flusso di lavoro:
- Crea file: aggiungi un nuovo file denominato create_welcome_message. ts nella cartella dei flussi di lavoro.
- Definisci il flusso di lavoro: in questo file, definisci il MessageSetupWorkflow per consentire a un utente bot di impostare un messaggio di benvenuto tramite un modulo.
Ecco come apparirà la definizione del flusso di lavoro:
Successivamente, aggiungiamo un modulo:
- Usa OpenForm: aggiungi un modulo utilizzando la funzione OpenForm per raccogliere gli input degli utenti del bot.
Ecco come aggiungere la funzione OpenForm al tuo flusso di lavoro create_welcome_message. ts:
Quindi, aggiungiamo la conferma.
Aggiungi il seguente passaggio al tuo flusso di lavoro create_welcome_message. ts:
Passaggio 4: utilizza un archivio dati per memorizzare il messaggio di benvenuto
Inizia creando un archivio dati.
- Crea file: nella cartella dei tuoi archivi dati, crea un file denominato Messaggi. ts
- Definisci la struttura: configura la struttura del datastore per memorizzare i messaggi di benvenuto.
In questo file definirai la struttura dell'archivio dati in cui verranno memorizzati i messaggi di benvenuto del campo di testo:
Passaggio 5: crea una funzione personalizzata per memorizzare il messaggio di benvenuto nel datastore
Per prima cosa, definisci la funzione personalizzata.
- Crea file: nella cartella delle funzioni, crea un file denominato create_welcome_message. ts
- Definisci la funzione: aggiungi il seguente codice per definire la funzione per memorizzare il messaggio di benvenuto
Ecco il codice per definire la funzione personalizzata:
Successivamente, aggiungi le funzioni richieste.
- Archivia i dati: includi un codice per salvare i dettagli del messaggio di benvenuto nel tuo archivio dati e imposta i trigger degli eventi bot.
Quindi, integra il bot Slack nel tuo flusso di lavoro.
- Aggiorna il flusso di lavoro: nel tuo file create_welcome_message. ts, aggiungi un passaggio per richiamare la funzione personalizzata
Con questo passaggio, il tuo flusso di lavoro è ora in grado di:
- Consentire a un utente bot di inserire e inviare un messaggio di benvenuto tramite un modulo
- Memorizzazione delle informazioni del messaggio di benvenuto in un archivio dati
- Impostazione dei trigger per garantire che il messaggio di benvenuto venga inviato quando un nuovo utente si unisce al canale specificato
Passaggio 6: crea trigger per attivare i flussi di lavoro
Per prima cosa, crea un trigger di collegamento.
- Crea file: nella cartella triggers, crea create_welcome_message_shortcut. ts
- Aggiungi codice: definisci il trigger del link per avviare il MessageSetupWorkflow quando un utente bot clicca su un link specifico.
Il tuo codice sarà simile a questo.
Ora crea il trigger dell'evento. Questo è essenzialmente il punto in cui abiliti gli eventi che attivano il bot. In questo esempio, il trigger dell'evento utente del bot sarà un nuovo utente che si unisce a un canale.
- Aggiorna il file: aggiungi il trigger dell'evento a create_welcome_message. ts per inviare il messaggio di benvenuto quando un nuovo utente si unisce a un canale.
Ecco il codice da aggiungere.
Risultato:
- Trigger tramite link: consente agli utenti del bot di impostare un messaggio di benvenuto cliccando su un link, avviando il MessageSetupWorkflow.
- Trigger evento: invia messaggi automatici quando un nuovo utente si unisce al canale specificato, utilizzando il messaggio memorizzato e i dettagli del canale.
Passaggio 7: crea un flusso di lavoro per l'invio del messaggio di benvenuto
- Vai alla cartella: vai alla cartella dei flussi di lavoro
- Crea file: crea un nuovo file denominato send_welcome_message. ts
- Aggiungi codice: definisci il flusso di lavoro per recuperare e inviare il messaggio di benvenuto dal datastore.
Questo flusso di lavoro recupera il messaggio di benvenuto memorizzato e lo invia al canale appropriato quando un nuovo utente si unisce, migliorando il coinvolgimento e automatizzando il processo di onboarding.
Passaggio 8: crea una funzione personalizzata per inviare il messaggio di benvenuto
1. Definisci la funzione personalizzata:
- Vai alla cartella: Vai alla cartella delle funzioni
- Crea file: Crea un nuovo file denominato send_welcome_message. ts
2. Aggiungi la definizione della funzione:
3. Aggiungi funzionalità:
- Implementa il codice: aggiungi il seguente codice sotto la definizione della funzione in send_welcome_message. ts:
4. Integrazione della funzione personalizzata:
- Aggiungi al flusso di lavoro: torna al tuo file di flusso di lavoro send_welcome_message. ts e aggiungi la funzione personalizzata come passaggio:
Con questa funzione personalizzata, le impostazioni della tua app Slack invieranno ora messaggi a qualsiasi utente che si unisce a un canale privato o pubblico con un canale specifico.
Passaggio 9: utilizza la tua app Slack
1. Esegui la tua app Slack in locale
- Installazione locale:
- Apri il tuo terminale e vai alla cartella principale della tua app.
- Esegui: slack run
- Segui i prompt del terminale per configurare il tuo server locale.
- Attiva il trigger del link:
- Apri una nuova scheda del terminale
- Crea il trigger del link: Slack trigger create –trigger-def triggers/create_welcome_message_shortcut. ts
- Installa il trigger nella tua area di lavoro e scegli l'ambiente locale.
- Copia l'URL di scorciatoia fornito
- Pubblica questo URL in un canale Slack per avviare il flusso di lavoro e creare il messaggio di benvenuto.
2. Avvia la tua app Slack
- Distribuisci Slack:
- Esegui: Slack deploy
- Ricrea il trigger:
- Crea il trigger per l'app distribuita: Slack trigger create –trigger-def triggers/create_welcome_message_shortcut. ts
- Scegli l'opzione distribuita
- Utilizzo in un ambiente implementato:
- Copia il nuovo URL di scorciatoia
- Utilizzalo all'interno della tua area di lavoro Slack.
Passaggio 10: il tuo bot Slack è pronto!
Congratulazioni per aver raggiunto il passaggio finale della creazione del tuo bot Slack! Il tuo bot ora invierà automaticamente messaggi ai nuovi utenti. Provalo per assicurarti che funzioni correttamente su un canale pubblico.
Limiti dell'utilizzo dei bot Slack per la comunicazione
Ormai avrai sicuramente capito quanto siano utili i bot Slack per comunicare sul posto di lavoro. Dopotutto, a chi non piace avere un piccolo aiuto con l'automazione?
Ma ci sono alcuni limiti di cui dovresti tenere conto.
Conoscere questi limiti ti consentirà di prendere una decisione informata su quale piattaforma di comunicazione sul posto di lavoro sia più efficiente per te.
1. I bot Slack possono essere fonte di distrazione
I bot Slack possono essere un'arma a doppio taglio quando si tratta di concentrazione.
Certo, fornisce informazioni rapide e aiuta con le attività con una semplice query. Ma comporta anche una raffica di notifiche, dagli aggiornamenti dei token del bot ai messaggi del team.
Questa costante distrazione può ostacolare il lavoro. Spesso rende difficile per i tuoi dipendenti dare priorità al lavoro con il rumore aggiuntivo del bot.
2. Slack può essere costoso, così come i suoi bot
Questo è probabilmente il problema più grande quando si tratta di strumenti di comunicazione come Slack: possono diventare molto costosi in poco tempo.
Slack offre vari piani, ciascuno con le proprie funzionalità/funzioni, ma con la crescita del tuo team aumenta anche il costo totale di proprietà di un prodotto SaaS.
Ad esempio, il piano Pro costa 7,25 dollari al mese per utente, il che potrebbe sembrare ragionevole inizialmente. Tuttavia, quando si ha un team numeroso, questi costi possono aumentare rapidamente, portando a una spesa mensile significativa. A quel prezzo, è possibile trovare alternative a Slack che offrono funzionalità/funzioni migliori.
3. I bot Slack necessitano di manutenzione
I bot di Slack, proprio come qualsiasi altro chatbot, si basano sui dati con cui sono stati addestrati. Se un utente del bot richiede informazioni che non sono state integrate nel sistema del bot, quest'ultimo probabilmente non sarà in grado di fornire una risposta soddisfacente.
Ciò significa che il tuo bot Slack richiederà aggiornamenti costanti per rimanere pertinente e utile.
Dovrai effettuare il monitoraggio delle domande più frequenti e fornire regolarmente al tuo bot Slack nuove informazioni pertinenti. Questa manutenzione continua può diventare un carico di lavoro significativo, soprattutto con la crescita della tua area di lavoro Slack.
4. I bot possono occupare molto spazio
Slack ha una capacità di spazio di archiviazione minima e, una volta raggiunti questi limiti, Slack elimina automaticamente i file e i messaggi più vecchi per fare spazio a quelli nuovi.
Questo processo può portare alla perdita involontaria di documenti importanti o della cronologia delle comunicazioni, soprattutto se utilizzi i bot per automatizzare attività che generano molti dati.
5. I bot Slack non sono creativi
È ovvio, ma i bot non sono solitamente lo strumento più intelligente che ci sia. Mancano di pensiero critico e della capacità di affrontare una situazione da diverse prospettive.
Pertanto, in una situazione difficile in cui è necessario risolvere un problema, non puoi fare affidamento sul tuo bot Slack per fornire soluzioni uniche.
Migliora la comunicazione del team con ClickUp e Slack
Se pensi che Slack sia uno strumento di comunicazione efficiente, aspetta di integrarlo con ClickUp.
Insieme, Slack e ClickUp formano il dream team definitivo in un ambiente collaborativo.
Scopriamo insieme come i diversi team possono trarre vantaggio da questa integrazione, tenendo presente il galateo di Slack.
Abilita la sincronizzazione delle attività di ClickUp con Slack
Una volta integrato ClickUp con Slack, potrai effettuare la sincronizzazione di tutte le tue attività ClickUp con l'area di lavoro Slack per spazi, cartelle ed elenchi specifici.
Le tue attività ClickUp verranno automaticamente inviate come messaggi al tuo canale Slack. Puoi selezionare canali pubblici o privati a cui ClickUp può accedere per queste notifiche.
Per concedere a ClickUp l'accesso a un canale privato, utilizza il comando /invite @ClickUp.
In che modo questo può esserti utile?
Immagina di far parte di un team di marketing che lavora a una campagna importante con una scadenza ravvicinata. Questa integrazione elimina la necessità di aggiornare manualmente i membri del tuo team sullo stato dei lavori.
ClickUp invia automaticamente gli aggiornamenti al tuo canale Slack, offrendo a tutti una visione a 360 gradi dello stato attuale del progetto.
Allo stesso modo, gli aggiornamenti critici dei team tecnici, come correzioni di bug, implementazioni di funzionalità/funzioni o attività di manutenzione dei server, vengono immediatamente condivisi con il team in tempo reale.
Attività, commenti e documenti, tutto sullo schermo di Slack
Quando colleghi attività, commenti o documenti in Slack, vedrai un'anteprima di ogni elemento, un processo denominato "unfurling". Questa funzionalità/funzione consente al tuo team di visualizzare dettagli quali lo stato delle attività, gli assegnatari, le priorità e altro ancora direttamente in Slack.
Ad esempio, supponiamo che un team commerciale abbia creato un canale Slack per discutere di un account chiave. Quando un'attività relativa a questo account viene condivisa su Slack, tutti possono vedere immediatamente chi è stato assegnato, qual è la priorità e lo stato attuale.
Ora, i rappresentanti commerciali (o qualsiasi altro team) possono rispondere rapidamente alle esigenze dei clienti senza dover cercare tra più app.
Trasforma i messaggi in attività
Puoi creare attività di ClickUp direttamente da Slack utilizzando un comando slash come /clickup new o aggiungendo un messaggio Slack come commento a un'attività esistente.
Ciò è particolarmente utile quando si delegano compiti. Immagina che al responsabile marketing piaccia un'idea creativa condivisa nella chat di Slack: può trasformare immediatamente quel messaggio in un'attività di ClickUp senza mai uscire da Slack.
ClickUp fa tutto ciò che fa Slack e molto altro ancora
In fin dei conti, utilizzi Slack per comunicare in modo efficace con il tuo team e tra i vari reparti. Ma la comunicazione è più snella, efficace e intuitiva su ClickUp. Scopriamolo insieme.
Conversazioni in tempo reale con la visualizzazione chat
La Chat View di ClickUp consente al tuo team di partecipare a conversazioni in tempo reale senza uscire dalla piattaforma.
Che tu faccia parte di un team IT impegnato a risolvere un problema urgente o di un team commerciale che discute di un nuovo potenziale cliente, la Chat View mantiene tutte le tue comunicazioni centralizzate.
I team di marketing hanno particolari difficoltà con le conversazioni sparse su diverse app. Su ClickUp puoi raccogliere idee, condividere brief creativi e prendere decisioni rapide, il tutto all'interno dello stesso spazio di lavoro.
E quando è il momento di trasformare queste idee in azioni concrete, ClickUp ti permette di farlo direttamente dalla chat. Assegna attività, imposta scadenze e porta avanti i progetti senza uscire dalla conversazione.
Collaborazione, brainstorming e lavagne online
Hai bisogno di elaborare una strategia o pianificare un progetto? Le lavagne online di ClickUp offrono uno spazio virtuale in cui i team possono collaborare visivamente.
Mentre Slack ti consente di scambiare idee con i tuoi colleghi attraverso discussioni basate sul testo, le lavagne online di ClickUp portano i tuoi progetti a un livello superiore, consentendo al tuo team di disegnare, annotare e trasformare le idee in attività concrete sulla lavagna.
Se fai parte di un team di ingegneri che ha bisogno di mappare i flussi di lavoro o sei un project manager che gestisce una sequenza di progetto complessa, questo diventerà il tuo nuovo strumento preferito.
Gestione delle attività con commenti assegnati
Una delle funzionalità distintive di ClickUp è la possibilità di assegnare commenti a membri specifici del team utilizzando @mentions. Se stai discutendo di un aggiornamento critico nella vista Chat, puoi taggare istantaneamente un membro del team e trasformare quel commento in un'attività.
Ad esempio, durante una riunione sullo sviluppo di un prodotto, un responsabile tecnico può assegnare una correzione di bug direttamente dalla chat, assicurandosi che nulla sfugga al controllo.
Comunicazione visiva con ClickUp Clips
Sei un tipo visivo? Se sì, ClickUp Clips sta per migliorare la tua esperienza di dieci volte permettendoti di registrare e effettuare la condivisione delle registrazioni dello schermo.
Immagina un team IT che registra una guida passo passo per risolvere un problema comune: i membri del team possono accedere a questo Clip in qualsiasi momento, rendendo più facile per loro comprendere e implementare le modifiche.
Elabora strategie di azione con i modelli
In fin dei conti, strumenti come ClickUp e Slack sono facilitatori della comunicazione. Affinché questi strumenti siano utili e mettano effettivamente ordine nella tua comunicazione interna, hai bisogno di una strategia. Ed è qui che il modello di strategia di comunicazione interna e piano d'azione di ClickUp può tornare utile.
Con questo modello, puoi valutare la tua strategia di comunicazione esistente, delineare un nuovo approccio e i relativi obiettivi, fissare traguardi e obiettivi per la tua strategia e creare un piano d'azione coerente.
Ti basta un clic per comunicare meglio con ClickUp
Slack è un ottimo strumento che diventa ancora migliore con l'integrazione di ClickUp.
Tuttavia, invece di destreggiarsi tra i messaggi Slack e gli aggiornamenti e la gestione dei progetti ClickUp, è più sensato avere un'unica piattaforma in grado di fare tutto. ClickUp è quella piattaforma. Assicura che tutto ciò di cui hai bisogno per lavorare (messaggi, attività, visualizzazioni, dashboard e altro) risieda in un unico posto.
Le conversazioni in tempo reale di ClickUp, la comodità di trasformare un messaggio diretto in un'attività dettagliata e la possibilità di visualizzare le discussioni rendono ClickUp un'app di project management olistica rispetto alle funzionalità di project management di Slack, che sono limitate.
Provalo tu stesso per vedere la differenza. Crea oggi stesso il tuo account ClickUp gratis e semplifica i tuoi flussi di lavoro!