La guida definitiva all'uso dei simboli della Mappa dei processi

Vi è mai capitato di essere illuminati da un'immagine dopo aver lottato con i dettagli di un progetto? O di aver rubato la scena con una visualizzazione invece che con pagine di gergo tecnico?

È sorprendente come un'immagine chiara dipinga letteralmente un'immagine più chiara, vero?

Questo impatto si estende anche ai migliori progetti e processi. Una mappa dei processi dà vita e chiarezza a ogni funzione e persino alla visione di un'organizzazione.

Indovinate cosa ne amplifica l'impatto? I simboli della Mappa dei processi.

Questi elementi fondamentali portano la comprensione visiva a un livello superiore 9.84 miliardi di dollari l'industria degli strumenti di visualizzazione annuisce.

Questo articolo è una guida completa ai simboli delle mappe di processo. Spiegheremo cosa sono, forniremo simboli di mappatura dei processi specifici e comuni e discuteremo i principali tipi.

Inoltre, illustreremo una guida in sei passaggi per la creazione di mappe di processo e come ClickUp, una piattaforma di project management, può aiutarvi a crearne una.

**Che cosa sono i simboli della mappa dei processi?

I simboli delle mappe di processo sono elementi visivi utilizzati per rappresentare diversi passaggi, operazioni e decisioni all'interno di un processo. Aiutano a illustrare il flusso di un processo dall'inizio alla fine.

L'obiettivo principale dei simboli delle mappe di processo è quello di facilitare la comprensione e l'analisi di procedure complesse. Sono utilizzati in maniera estesa in ambito aziendale, ingegneristico e gestione dei processi per indicare il flusso, l'archiviazione e l'esecuzione delle informazioni.

Simboli comuni usati nella Mappa dei processi

Ora che avete una breve panoramica dei simboli della mappatura dei processi, ecco i simboli standard mappatura dei processi in base al loro utilizzo.

Elaborazione dei dati

Ecco i principali simboli che indicano come vengono elaborati e organizzati i dati:

Spazio di archiviazione dei file e delle informazioni

Per rappresentare lo spazio di archiviazione dei dati, questi sono i simboli della mappa di processo da utilizzare:

Processo e funzionamento

I simboli della mappa dei processi indicano che un passaggio esegue un'attività, un'operazione o una logica:

Input e output

Ogni mappa di processo deve indicare il tipo di informazione. Questi simboli aiutano a comunicare l'input e l'output:

Ramo e controllo dei simboli di flusso

Per aiutare l'azienda a visualizzare la direzione del flusso di informazioni, questi simboli della mappa dei processi sono essenziali:

Simbolo Glossario

Una mappa di processo standardizzata garantisce che ogni forma rappresenti un tipo di attività o operazione simile. Ecco un glossario che aiuta a comprendere le forme comuni in una mappa dei processi e la loro funzione chiave:

Diversi tipi di Mappa dei processi

I simboli da utilizzare dipendono dai tipi di mappa di processo che si adattano alle vostre esigenze. Ecco sei tipi di mappe di processo standard basate su scopi specifici e casi di utilizzo ottimali:

Mappa del processo dettagliata

Una mappa dettagliata visualizza una visione approfondita del processo, compresi tutti i passaggi e le decisioni. È ideale per comprendere processi complessi o identificare i colli di bottiglia.

Ecco i simboli utilizzati più di frequente:

• Simboli dello spazio di archiviazione dei dati: database, documento
• Ovale: Rappresenta un processo o un'attività
• Rettangolo: Rappresenta un punto di decisione
• Diamante: Rappresenta un ingresso o un'uscita

Ecco dove si dovrebbe usare una mappa dettagliata dei processi:

• Condurre l'analisi delle cause profonde
• Comprendere processi complessi
• Identificazione di colli di bottiglia e inefficienze
• Documentare procedure dettagliate

Mappa dei processi di alto livello

Una mappa dei processi di alto livello offre una grande panoramica delle attività cardine e dei punti di decisione significativi e aiuta a comprendere il flusso complessivo di un processo o a comunicare con gli stakeholder.

Ecco i simboli della mappa dei processi avanzati utilizzati di frequente:

• Ovale: Rappresenta un processo o un'attività
• Rettangolo: Rappresenta un punto di decisione
• Diamante: Rappresenta un ingresso o un'uscita

Ecco le situazioni migliori per le quali è possibile mappare un processo di alto livello:

• Panoramica del processo
• Comprendere il flusso generale del processo
• Comunicare con le parti interessate
• Piano strategico

Mappa del flusso del valore (VSM)

Un VSM aiuta a identificare gli sprechi e le inefficienze all'interno di un processo, concentrandosi sul flusso di valore. Questo approccio è spesso utilizzato in Software VSM per il miglioramento dei processi snelli.

Ecco i simboli coinvolti in un VSM:

• Simbolo dell'inventario: Rappresenta uno stock di materiali
• Freccia: Rappresenta il flusso di materiali o di informazioni
• Triangolo: Rappresenta un ritardo o un tempo di attesa

L'applicazione migliore di un VSM è quella per i seguenti scopi:

• Migliorare l'efficienza
• Mappare interi reparti o funzioni
• Identificazione di sprechi e inefficienze
• Miglioramento del processo Lean
• Riduzione dei costi

Mappa dei processi di corsie

Una mappa dei processi a corsie visualizza un processo tra diversi reparti o team utilizzando sezioni cancellate. Queste sezioni spesso rappresentano i reparti o le funzioni responsabili dell'attività.

I simboli della mappa dei processi, unici nella corsia di marcia, sono le bande orizzontali o verticali, che separano visivamente le responsabilità dei diversi team, reparti o individui coinvolti

Una corsia è perfetta per i seguenti scopi:

• Analizzare i colli di bottiglia del processo
• Comprendere la titolarità del processo
• Identificare i passaggi di consegne tra i reparti
• Migliorare la collaborazione interfunzionale

Albero decisionale

Un albero decisionale rappresenta i processi decisionali e i loro potenziali risultati. Si ramo come un albero per aiutare i lettori a capire cosa potrebbe accadere dopo l'esecuzione di un'attività.

Ecco i simboli coinvolti:

• Rettangolo: Rappresenta un punto di decisione
• Diamante: Rappresenta un nodo di opportunità
• Cerchio: Rappresenta un punto finale

Ecco le situazioni migliori per cui un albero decisionale è adatto:

• Valutare opzioni e conseguenze
• Processo decisionale
• Valutazione del rischio
• Pianificazione di scenari

Cartello di flusso

Un diagramma di flusso di processo si concentra sulla sequenza dei passaggi. È uno strumento di base ma efficace per visualizzare i processi.

Ecco alcuni dei simboli di base dei diagrammi di flusso:

• Cerchio: Rappresenta un punto di inizio o di fine
• Ovale: Rappresenta un processo o un'attività
• Rettangolo: Rappresenta un punto di decisione
• Diamante: Rappresenta un ingresso o un'uscita

Ecco le situazioni migliori per le quali un diagramma di flusso è adatto:

• Analisi dei processi
• Comprensione del flusso del processo
• Documentazione delle procedure
• Moduli di formazione

Oltre a questi tipi, sono disponibili anche tipi di processi basati su grafici, come i diagrammi di flusso dei dati, diagrammi del flusso di lavoro e diagrammi di flusso cumulativi, si stanno affermando nel project management.

Come creare una Mappa dei processi usando i simboli

Ecco una guida in due parti per la creazione e l'analisi delle mappe di processo. ClickUp strumenti per la mappatura dei processi possono renderlo 10 volte più facile.

6 Passaggi per creare una mappatura dei processi utilizzando i simboli

Ecco i sei passaggi da seguire per realizzare una mappa dei processi efficace:

Passo 1: Definire l'ambito e l'approccio

Il primo passaggio consiste nel coinvolgere le parti interessate e stabilire l'obiettivo e l'approccio della mappa dei processi.

Ecco due passaggi da fare:

• Identificare il progetto o la funzione su cui concentrarsi
• Convocare una riunione del comitato direttivo con le parti interessate
• Annotare le aspettative, ad esempio il modo in cui deve essere rappresentato e le informazioni che ne devono derivare

Sebbene tutto ciò sembri esteso, ClickUp offre numerosi strumenti di visualizzazione che aiutano a finalizzare l'ambito e l'approccio già nella prima riunione. Lavagne online di ClickUp sono tele digitali collaborative ideali per il brainstorming e la visualizzazione delle idee. Quando si tratta di definire gli intenti, le aspettative e le esigenze di un progetto o di una mappa dei processi, questo strumento è sempre all'altezza.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Whiteboards-simplified-1400x934.png ClickUp 3.0 Lavagne online semplificate /$$$img/

mappate senza problemi gli input degli stakeholder e documentate le loro aspettative sulla mappa dei processi con le Whiteboard di ClickUp

Ecco come ClickUp Whiteboards aiuta a definire l'ambito e l'approccio di una mappa dei processi durante una riunione con gli stakeholder:

• Brainstorming di idee in tempo reale, aggiungendo note, forme e disegni direttamente sulla lavagna online
• Mantenere un registro trasparente dei risultati della riunione sulla mappatura dei processi e delle decisioni prese, con i dati relativi alle versioni e ai contributi
• Collegare lo strumento con l'attività di ClickUp e altri elementi del progetto per passare senza problemi al passaggio successivo

Fase 2: Documentare i passaggi

Una volta chiarite le aspettative, il passo successivo è la documentazione da parte dei responsabili delle funzioni di ogni passaggio, del processo di gestione e della metodologia coinvolta.

Ciò richiede un brainstorming, una mappatura e una condivisione estesi. ClickUp facilita questo processo con una serie di strumenti di brainstorming e di visualizzazione dedicati.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/06/image9.gif Personalizzate la vostra Mappa Mentale di ClickUp /$$$img/

convertite senza problemi le aspettative degli stakeholder in passaggi chiari del processo con le mappe mentali di ClickUp ClickUp Mappe mentali è uno strumento visivo per fare brainstorming, organizzare le idee e creare connessioni tra i concetti. Una volta impostati l'ambito e l'approccio, questo strumento trasforma il modo in cui si documenta e si connette ogni passaggio e ogni operazione.

Ecco alcune funzionalità delle mappe mentali di ClickUp che facilitano la documentazione dettagliata delle mappe di processo:

• Permette di personalizzare l'aspetto e di differenziare i passaggi del processo, le decisioni o altri elementi
• Semplifica la selezione dei simboli grazie all'accesso a una libreria di simboli standard per i diagrammi di flusso
• Visualizzazione del flusso di dati tra attività e passaggi grazie alla funzionalità/funzione di connessione dei punti integrata. Lo strumento dispone anche di un'opzione di re-layout per riallineare gli elementi e rimuovere automaticamente le sovrapposizioni che creano confusione

Anche con questi fantastici strumenti, creare una soluzione personalizzata da zero può richiedere molto tempo. Per ovviare a questo problema, è possibile accedere a diversi modelli di ClickUp pronti all'uso e facilmente personalizzabili.

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-436.png Modello di lavagna online della Mappa dei processi di ClickUp https://app.clickup.com/signup?modello=t-176168769&department=marketing&\_gl=1\*pwds8h\*\_gcl\aw\*R0NMLjE3MjU2MjY2NzYuQ2owS0NRancwT3EyQmhDQ0FSSXNBQTVodWJYM1hfa1BtRnZzc2VNYVhBdGtSVJvZjk5aHMyX25Y1dfMxsVDViTC01dVFncjZHZlVaRWFBcE5hRUFMd193Y0I.\*\_gcl\_au\*NTQ5ODIyOTQ2LjE3MjUwMTY5MDI.
Scarica questo modello /$$$cta/

Il Modello per la lavagna online della Mappa dei Processi di ClickUp è il quadro ideale per la mappatura e la documentazione collaborativa dei processi. La sua struttura semplice ma di grande impatto visivo garantisce che tutte le osservazioni portino a una visualizzazione chiara e organizzata

Ecco alcune funzionalità/funzione che rendono la documentazione e la visualizzazione dei passaggi senza soluzione di continuità:

• Permette di organizzare i passaggi e le connessioni senza sforzo. Questo rende semplice la selezione dei simboli della Mappa dei processi
• Aiuta a catturare facilmente i dettagli e le descrizioni dei passaggi grazie a funzionalità estese di formattazione del testo, come banner, stili di font ed evidenziazioni
• Permette ai team di costruire e perfezionare le mappe dei processi insieme, grazie a funzionalità/funzione di collaborazione come l'aggiornamento in tempo reale e i commenti istantanei

Passo 3: selezionare e mappare i simboli

Una volta definiti i passaggi e i processi, è necessario definire quali simboli applicare

Ecco alcune informazioni chiave da tenere a mente quando si selezionano i simboli della mappa dei processi:

• La natura e la funzione del processo
• Quali sono i passaggi successivi alla prima fase?
• Fatti chiave coinvolti nella descrizione del processo

Con l'insieme dei simboli di mappatura dei processi mappati rispetto a ciascun passaggio, l'inserimento in una mappa dei processi diventa semplice.

Passo 4: Standardizzare con un modello

Progetti, soluzioni logiche e dipartimenti tendono ad avere processi numerosi ma simili. Una volta che la mappa dei processi è pronta, standardizzatela come modello. Questo diventerà il vostro riferimento per creare rapidamente nuove mappe dei processi

ClickUp dispone di diversi di mappatura dei processi come ad esempio il sistema Modello di diagramma di flusso del processo ClickUp e molti altri modelli di mappatura del flusso di valore per potenziare il vostro processo di creazione.

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-434.png Modello di mappatura dei processi di ClickUp https://app.clickup.com/signup?modello=t-2z5h1ee&dipartimento=servizi-professionaliservizi&&gl=1\*pwds8h\*\_gclcl_aw\*R0NMLjE3MjU2MjY2NzYuQ2owS0NRancwT3EyQmhDQ0FSSXNBQTVodWJYM1hfa1BtRnZzc2VNYVhBdGtSVJvZjk5aHMyX25Y1dfMxsVDViTC01dVFncjZlVaRWFBcE5hRUFMd193Y0I.\*\_gcl\_au\*NTQ5ODIyOTQ2LjE3MjUwMTY5MDI.
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Se siete alla ricerca di un quadro che possa adattarsi facilmente alle vostre esigenze aziendali, il modello Modello di mappatura dei processi di ClickUp è la soluzione ideale. Dalla creazione del flusso di lavoro alla collaborazione tra team, questo modello vi permette di visualizzare tutto.

Ecco alcune funzionalità/funzione che evidenziano la sua capacità di diventare la vostra soluzione standardizzata predefinita:

• Permette ai team di collaborare in tempo reale, migliorando i processi senza sforzo
• Connessione di più di 1000 strumenti conIntegrazioni ClickUp. In questo modo è possibile disporre dei dati più recenti per supportare i simboli della mappa dei processi selezionati
• Risparmiate tempo nella creazione della vostra mappa di processo standard grazie all'interfaccia utente, alla vasta libreria di simboli della mappa di processo e alle impostazioni rapide di trascinamento

Passo 5: Ottimizzazione e automazione

Sebbene siano stati mappati tutti i processi aziendali, essi sono soggetti a cambiamenti. Ottimizzare e automatizzare le mappe dei processi vi aiuta a mantenerle aggiornate in caso di cambiamenti. Ciò è particolarmente utile quando si esaminano nuove sfide o si implementano miglioramenti a livello orizzontale.

Questo passaggio richiede solitamente l'adozione di tecnologie e strumenti avanzati. Questo spesso porta a sfide finanziarie e di competenza. ClickUp AI semplifica tutto questo con il suo strumento dedicato alla piattaforma IA.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/image-172.png ClickUp Brain /$$$img/

genera approfondimenti senza soluzione di continuità e connetti il tuo lavoro con ClickUp Brain_ ClickUp Brain è lo strumento di IA integrato in ClickUp che guida l'automazione e fornisce approfondimenti sui dati. Se incorporato nelle mappe dei processi, semplifica la creazione e aiuta a mantenere aggiornate le visualizzazioni.

Ecco alcuni vantaggi di ClickUp Brain nelle mappe dei processi:

• Semplificatecniche di mappatura dei processi automatizzando le attività e offrendo comandi in linguaggio naturale
• Genera un'anteprima inmodellazione dei processi con i suoi algoritmi avanzati
• Suggerisce i passaggi e le linee d'azione migliori
• Consente la collaborazione in tempo reale e analizza i flussi di lavoro per individuare le inefficienze
• Mappare l'aggiornamento della mappa con riepiloghi/riassunti istantanei e approfondimenti su come i processi aziendali sono cambiati

Analisi di una mappa dei processi esempio

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/process-of-capacity-planning-with-new-customer-projects-1192x1400.png Il processo di pianificazione delle capacità con i progetti di nuovi clienti come diagramma di flusso /$$$img/

il processo di pianificazione delle capacità con i progetti di nuovi clienti è rappresentato da un diagramma di flusso

Ora che sapete come creare un processo, analizziamo e interpretiamo un esempio.

Passo 1: Definire il tipo di mappa del processo

Abbiamo creato un diagramma di flusso con un flusso logico, elementi decisionali e cicli di rilavorazione.

Identificare il tipo di mappa dei processi aiuta a capire come leggerla.

Passo 2: identificare lo scopo

Questa visualizzazione mappa come i team commerciali e logistici dovrebbero affrontare l'aumento della domanda dei clienti. Illustra i passaggi necessari per la verifica della domanda, la comunicazione con i clienti e il lavoro per aumentare la capacità.

Fase 3: annotare osservazioni e interpretazioni

Dopo aver seguito i passaggi, è importante notare ciò che si è capito.

Ecco un'analisi dell'esempio del diagramma di flusso:

• Il processo inizia con la comunicazione da parte del cliente di progetti a lungo termine che mostrano un aumento dei volumi
• Il team commerciale verifica la domanda e, in caso di conferma, collabora con il cliente per documentare i nuovi requisiti e il loro impatto
• Il team logistico determina la strategia e l'impatto sulle proprie attività
• Se la capacità è insufficiente, il team esplora opzioni come l'utilizzo della capacità latente delle macchine o l'implementazione di aumenti di capacità
• La comunicazione con il cliente viene mantenuta durante tutto il processo, assicurando l'allineamento e la gestione delle aspettative
• Il processo include un ciclo di rielaborazione per sviluppare nuove strategie di aumento della capacità fino a quando nessuna opzione è praticabile. Questo indica anche che potrebbero essere necessari degli aggiustamenti in base al feedback del cliente o all'evoluzione delle circostanze

I vantaggi dell'uso dei simboli della Mappa dei processi

Ora che sapete come creare una mappa dei processi con i simboli, vi mostriamo come trasforma la vostra azienda. Ecco cinque vantaggi dell'uso dei simboli della Mappa dei processi:

Migliora la chiarezza e la comprensione

I simboli della mappa dei processi mirano a semplificare un processo complesso. Con un insieme standardizzato di simboli, il flusso di informazioni è rapido ed efficace. In questo modo, la comprensione del flusso del processo è semplice anche per gli stakeholder privi di competenze tecniche.

La migliore visualizzazione aiuta inoltre i team a individuare potenziali aree di miglioramento.

Migliora la comunicazione e la collaborazione

I simboli delle mappe di processo sono un linguaggio a sé stante. Visualizzare i processi con un linguaggio comune favorisce una migliore comunicazione e comprensione. I simboli giusti semplificano inoltre le discussioni e facilitano un lavoro di squadra efficiente.

Aumenta l'efficienza dei processi

Una delle ragioni principali per cui le aziende adottano le mappe dei processi è quella di migliorare le loro operazioni.

I simboli delle mappe di processo evidenziano in modo efficiente i colli di bottiglia, le ridondanze e le inefficienze dei processi. Questo risulta in flussi di lavoro semplificati e l'efficienza complessiva.

Migliora il processo decisionale

Una mappa dei processi con i simboli giusti facilita la valutazione delle diverse opzioni. Questo approccio logico e basato sui dati è fondamentale per migliorare l'accuratezza delle decisioni.

Visualizzando i potenziali esiti delle diverse scelte, è possibile identificare la migliore linea d'azione ed evitare costosi errori.

Guida alla responsabilità

I simboli delle mappe di processo chiariscono chi è responsabile di ogni azione o passaggio. Inoltre, semplificano il processo di delega delle attività e aumentano le prestazioni informando i dipendenti sulla portata del loro lavoro.

Ottimizza i processi aziendali con ClickUp

Mentre le mappe dei processi danno un significato alle complesse operazioni aziendali, i simboli delle mappe dei processi sono la chiave per semplificare le complessità e migliorare l'efficienza. Saper utilizzare una mappa dei processi è fondamentale per facilitare la comunicazione, la collaborazione e il processo decisionale,

Grazie alla guida completa e agli esempi di simboli di mappe di processo standard che abbiamo trattato, siete quasi pronti a trasformare i vostri livelli di produttività.

Non resta che scegliere ClickUp e il suo ampio intervallo di strumenti per semplificare il vostro viaggio nella mappatura dei processi. Quindi, registratevi su ClickUp per provare!