Vi siete mai chiesti come si navigava prima dell'invenzione delle mappe? Con l'aiuto della posizione del sole e delle stelle.
Se nel bel mezzo del progetto vi sembra di vedere le stelle, avete bisogno di una mappa, una mappa del processo. Vediamone alcune mappa dei processi tecniche e come utilizzarle per migliorare l'efficienza aziendale.
Cosa sono le tecniche di mappatura dei processi?
Le tecniche di mappatura dei processi sono approcci sistematici utilizzati per documentare visivamente, analizzare e migliorare i passaggi coinvolti in un processo aziendale. Esistono diverse tecniche di mappatura dei processi, come i diagrammi dei flussi di lavoro, i diagrammi dei flussi di dati, le notazioni di modellazione dei processi aziendali, i diagrammi SIPOC, ecc. Prima di entrare nei dettagli, cerchiamo di capire le basi.
Cos'è la mappatura dei processi aziendali?
La mappatura dei processi aziendali è la rappresentazione visiva della sequenza dei passaggi coinvolti in un processo aziendale. Fornisce un quadro consolidato di un processo dall'inizio alla fine.
La tecnica di mappatura dei processi più semplice è un diagramma di flusso che rappresenta graficamente la sequenza di azioni o passaggi di un processo. Il diagramma di flusso del processo per la risoluzione di un reclamo di un cliente potrebbe avere questo aspetto.
Ricevere il reclamo del cliente > valutare il reclamo > stabilire la priorità > assegnare al responsabile del servizio clienti > risolvere il reclamo > chiudere il ticket > raccogliere il feedback.
_Cosa comprende una mappa dei processi?_
Le mappe di processo tipiche includono quanto segue.
- Le azioni che gli utenti eseguono per portare avanti un processo
- Punti di decisione in cui gli utenti decidono il corso dell'azione
- Direzione del flusso in base alle decisioni prese
- Punti di inizio e di fine che indicano l'inizio e la fine del processo
In dipendenza della complessità del vostro progetto, potreste avere molti altri componenti, ma questi quattro rappresentano le basi.
In che modo la mappatura dei processi è diversa dalla modellazione dei processi aziendali?
Sebbene i due termini abbiano un suono simile e una certa sovrapposizione, la mappatura dei processi aziendali si distingue dalla modellazione dei processi aziendali.
La modellazione dei processi aziendali è un approccio quantitativo e basato sui dati per delineare processi complessi, mentre la mappatura dei processi è una visualizzazione qualitativa di come gli stakeholder percepiscono i loro processi.
Inoltre, la modellazione tende a essere dettagliata e completa, esaminando il processo da più prospettive, mentre la mappatura è generalmente più semplice e si concentra sulla sequenza delle attività.
La mappatura dei processi aziendali pone le basi per la comprensione dei processi attuali e di come ogni stakeholder ritiene che dovrebbero essere. Questo offre diversi vantaggi.
Importanza e vantaggi delle tecniche di Business Process Mapping
La mappatura dei processi aziendali può essere fatta con diverse tecniche, ciascuna adatta a scopi specifici. Qualunque sia la strada intrapresa, i vantaggi sono numerosi.
Migliore visibilità: La mappatura dei processi aziendali visualizza chiaramente il funzionamento dei processi all'interno di un'organizzazione. In questo modo, tutti sanno cosa deve accadere.
Per esempio, se lo sviluppatore senior deve eseguire una revisione del codice subito dopo aver completato la codifica, la mappa dei processi lo renderà chiaro a entrambi.
Identificare le inefficienze: In ambito aziendale gestione dei processi le mappe identificano le inefficienze, le ridondanze e i colli di bottiglia dei processi.
Per istanza, se una mappa dei processi di approvvigionamento mostra approvazioni multiple per gli acquisti di routine, l'azienda potrebbe snellire il processo impostando soglie più alte per la revisione manageriale, accelerando così gli acquisti.
Streamlining communication: Buono strumenti di mappatura dei processi mettono a nudo eventuali lacune nella comunicazione o ridondanze dovute alla mancanza di flusso di informazioni. È possibile utilizzare questi dati per impostare protocolli di comunicazione migliori.
Soddisfazione dei dipendenti: Quando i membri del team conoscono i passaggi che precedono e seguono il loro lavoro, è probabile che siano più attenti ai loro risultati. Per esempio, quando l'analista aziendale sa che la funzionalità/funzione sarà sottoposta a test, scrive storie utente e criteri di accettazione più chiari.
Automazioni: Questo è il vantaggio più importante. La mappatura dei processi consente l'automazione dei processi aziendali:
- Delineando il flusso del processo e la sequenza dei passaggi
- Identificando le dipendenze e le sovrapposizioni
- Calcolo del tempo e del lavoro richiesto per ogni passaggio
- Misurando l'impatto di un passaggio sul successivo
- Organizzare i passaggi in una sequenza ripetibile e automatizzabile
Con tutte queste informazioni, le aziende possono automatizzare i processi in modo intelligente, liberando i membri del team per concentrarsi su attività più strategiche.
Dopo aver chiarito la teoria della mappatura dei processi aziendali, passiamo alla pratica. Ecco le principali tecniche di mappatura dei processi aziendali che potete applicare oggi alle vostre esigenze.
Tecniche di mappatura dei processi aziendali
A seconda della natura del processo, della sua complessità, degli stakeholder coinvolti, del suo impatto sull'azienda e così via, è possibile scegliere tra diverse tecniche avanzate di mappatura dei processi. Qui di seguito ne discutiamo le principali.
1. Tecniche di flusso di lavoro
Un flusso di lavoro è una sequenza di passaggi che persone o macchine seguono per completare un'attività o raggiungere un oggetto. Può essere semplice, come prelevare denaro da un bancomat, o complesso, come assemblare uno smartphone.
Le tecniche di mappatura dei processi aziendali basate sul flusso di lavoro possono essere utilizzate per l'intero processo, per quanto complesso. Le organizzazioni utilizzano questa tecnica anche per mappare il flusso di lavoro dei flussi di lavoro.
Ad esempio, il team di sviluppo potrebbe avere un flusso di lavoro di programmazione. Il team di ingegneria potrebbe avere un flusso di lavoro di distribuzione connesso al flusso di lavoro di programmazione. Il team DevOps potrebbe avere un flusso di lavoro di manutenzione dell'applicazione che include entrambi.
Ecco come utilizzare le tecniche di workflow per mappare i processi aziendali.
Identificare il tipo di flusso di lavoro
I flussi di lavoro sono di quattro tipi. Iniziate la mappatura dei processi aziendali identificando il tipo di processo che vi riguarda.
Sequenziale: Nei flussi di lavoro sequenziali, le attività vengono eseguite in un ordine particolare, una dopo l'altra. Prendiamo l'esempio del prelievo di denaro da un bancomat: si eseguono i passaggi in sequenza, dall'inserimento della scheda al ritiro della stessa.
Macchina-Stato: I flussi di lavoro Stato-macchina sono quelli in cui il processo va avanti e indietro. Per esempio, durante lo sviluppo della UX per un'app mobile, si possono condurre diversi test e ricerche sull'utente prima di realizzare il progetto finale.
Basati su regole: Si tratta di flussi di lavoro "se-questo-quello", anche se non così semplici. Alcune decisioni possono avere più scelte, ognuna delle quali ramo in più flussi di processo.
Parallelo: Quando un flusso di lavoro è parallelo, i processi/attività avvengono contemporaneamente. La produzione snella ha diversi flussi di lavoro paralleli.
Riconoscere i vari componenti
Ogni flusso di lavoro comprende vari componenti, quali:
- Attività: Ogni passaggio/attività eseguito nel flusso di lavoro
- Relazioni: Dipendenze e connessioni tra le attività del flusso di lavoro
- Ruoli: Chi è responsabile di ogni attività (non devono essere necessariamente persone fisiche, possono essere anche ruoli come il project manager, lo sviluppatore, ecc.)
- Direzione: Flusso di informazioni (questo è fondamentale soprattutto nei flussi di lavoro stato-macchina)
- Procedure operative standard: Procedure operative standard per le attività all'interno del flusso di lavoro
Includere tutti questi dettagli nel documentazione del flusso di lavoro.
Creare un diagramma di flusso di lavoro
Con i vari componenti del processo, create un diagramma del flusso di lavoro, delineando le attività, chi le farà, in quale ordine e secondo quali standard. Ecco alcuni esempi di diagrammi di flusso di lavoro per ispirazione.
Creare diagrammi di flusso di lavoro per le vostre esigenze aziendali con ClickUp
2. Diagrammi di flusso dei dati
Se i flussi di lavoro riguardano le azioni/attività, il flusso di dati riguarda le informazioni. I diagrammi di flusso dei dati illustrano come i dati si spostano dall'input all'output attraverso un processo, evidenziando le origini, le destinazioni, gli spazi di archiviazione e i percorsi.
Aiutano a mappare i sistemi informativi e sono particolarmente utili nei processi ad alta intensità di software e di dati.
Diagramma del flusso di dati (Fonte: Wikimedia Commons )
Per disegnare un diagramma di flusso dei dati, utilizzare i seguenti componenti.
- Cerchi o rettangoli arrotondati per i processi che mostrano come i dati vengono trasformati all'interno del sistema
- Rettangoli o linee aperte per gli archivi di dati, come file, database o magazzini
- Quadrati o rettangoli per le entità esterne, come le origini dati o le destinazioni al di fuori dei confini del sistema
- Frecce per il flusso dei dati, in connessione con i processi, gli archivi di dati e le entità esterne
Quando si utilizzano i diagrammi di flusso dei dati, è importante notare che non esiste un flusso di controllo. Ciò significa che il diagramma non contiene flussi di condizioni, regole decisionali o loop. Questi possono essere rappresentati come grafici di flusso connessi al diagramma di flusso dei dati.
3. Modello e notazione dei processi aziendali (BPMN)
Il modello e la notazione dei processi aziendali è un insieme di linee guida per la creazione di una rappresentazione grafica dei processi di un'organizzazione. Fornisce una serie completa di simboli e notazioni facilmente comprensibili da tutti gli stakeholder aziendali.
modello e notazione dei processi aziendali (Fonte: ) Wikimedia Commons )
La BPNM è più adatta ai processi che devono essere compresi da team tecnici, analisti aziendali, leader e client. Ecco le notazioni consigliate e il loro utilizzo.
Identificare gli oggetti del flusso: Rappresentano attività, eventi o lavori terminati nel processo. Ad istanza, un nodo attività potrebbe rappresentare la verifica del credito di un cliente in un processo order-to-cash.
Disegnare gli oggetti di connessione: Rappresentano il flusso di informazioni o di azioni: una linea solida con una freccia solida punta da un'attività all'altra. Le linee tratteggiate rappresentano il flusso di messaggi o le associazioni.
Organizzare in corsie: Si riferiscono alle categorie o alle parti interessate che svolgono le varie attività del processo. Ad esempio, in un sistema di elaborazione delle fatture, le attività possono essere suddivise in corsie per i venditori, i clienti, i team finanziari, i team commerciali, ecc.
Diagramma di flusso a corsie di ClickUp per la mappatura dei processi
Utilizzare gli artefatti: Mostrare come i dati sono richiesti o prodotti dalle attività. Ad esempio, un oggetto di dati potrebbe essere un ordine creato e poi aggiornato attraverso vari passaggi del processo.
4. Diagrammi del linguaggio del modello unificato (UML)
L'Unified Modeling Language (UML) è un linguaggio di modellazione utilizzato per visualizzare la progettazione di un sistema. L'UML è utilizzato in estensione nell'ingegneria del software per rappresentare le strutture e i comportamenti dei vari componenti.
Sebbene si chiami così, non è un linguaggio di programmazione, ma un insieme di linee guida e di vocabolario per la visualizzazione dei sistemi. Ogni diagramma UML si concentra su un aspetto diverso del sistema, facilitando la comprensione di progetti software complessi da parte delle parti interessate.
Per mappare i processi aziendali, utilizzate il tipo di UML più adatto a voi. Esistono due categorie di UML.
Diagrammi strutturali
I diagrammi strutturali sono ideali per gli aspetti statici di un sistema, come la struttura del codice sorgente, compresi i componenti, le classi, gli oggetti e le loro disposizioni.
Per istanza, un diagramma di classe per una piattaforma di social media potrebbe descrivere in dettaglio come sono strutturati e interconnessi i profili degli utenti, i post, i commenti e i messaggi.
Diagrammi comportamentali
I diagrammi comportamentali sono ideali per gli aspetti dinamici di un sistema, in quanto illustrano come gli elementi del sistema interagiscono e cambiano nel tempo. Questi diagrammi delineano il flusso di controllo da un'attività all'altra, le interazioni tra gli oggetti e le risposte del sistema agli eventi.
Ad esempio, un diagramma di sequenza per un sistema di monitoraggio dei bug potrebbe illustrare il processo di reportistica, comprese le interazioni tra l'utente, l'interfaccia del sistema e il database, evidenziando come il sistema si comporta in risposta alle azioni dell'utente e agli eventi del sistema.
5. Diagrammi SIPOC
SIPOC è l'acronimo di Suppliers, Inputs, Processes, Outputs, and Customers. È uno strumento utilizzato nei settori della produzione, della vendita al dettaglio, della catena di approvvigionamento e in altri settori correlati per mappare una panoramica di alto livello dei processi.
I diagrammi SIPOC sono ideali per visualizzare il panorama aziendale a volo d'uccello. Coprono l'end-to-end, compresi:
- Fornitori che forniscono gli input necessari per il processo, che possono essere interni alla vostra organizzazione o provider esterni
- Input, compresi i materiali, le informazioni o le risorse necessarie per l'esecuzione del processo
- Processo e le attività di alto livello che trasformano gli input in output. I diagrammi SIPOC sono in genere composti da 5-7 passaggi per mantenere la semplicità e la chiarezza
- Output, come le produttività, i servizi o le informazioni che il processo genera
- Clienti, sia interni che esterni all'azienda
Con una qualsiasi di queste tecniche, è possibile raccogliere i benefici di processi aziendali semplificati, ottimizzazione e automazione. Indipendentemente da quale si utilizzi, ecco come creare una mappa efficiente dei processi aziendali.
Come creare una mappa dei processi aziendali efficiente
Per creare una mappa dei processi sono necessarie ricerca, chiarezza e uno strumento mirato, come ClickUp. Ecco una guida con un passaggio all'utilizzo di questi strumenti per mappare i vostri processi.
Definire l'ambito e gli oggetti
Ogni processo comporta diversi passaggi. Per mappare il processo in modo efficace, è necessario definirne l'ambito, il livello di dettaglio richiesto e gli obiettivi che si spera di raggiungere. Ad esempio, se state mappando il processo di approvvigionamento, l'ambito può essere end-to-end o solo una parte di esso, come la selezione dei fornitori.
Una buona software per la mappatura del flusso del valore può aiutare a identificare il livello di granularità necessario. Prima di iniziare il lavoro, utilizzare Documenti ClickUp per la documentazione del processo, compresi l'ambito e le linee guida del lavoro richiesto.
Raccogliere i dati
Raccogliere tutte le informazioni necessarie sul processo, compresi i passaggi, le attività, gli input, gli output, i punti di decisione e i ruoli coinvolti.
Un ottimo modo per raccogliere queste informazioni è intervistare i membri del team e gli stakeholder. Si può anche utilizzare Moduli di ClickUp per il sondaggio degli stakeholder per la raccolta di dati puntuali.
Cattura le risposte per un'azione rapida con ClickUp Modulo
Identificare i punti di inizio e fine
Cancellate i punti di inizio e fine del processo. In questo modo si impostano i confini della mappa dettagliata dei processi e si garantisce l'inclusione di tutte le attività rilevanti.
Nell'esempio dell'approvvigionamento, il processo potrebbe iniziare con l'identificazione di un bisogno e terminare con la ricezione della merce e il pagamento del fornitore.
Colmare le lacune
Collocare i punti di inizio e fine in uno qualsiasi dei punti di strumenti di mappatura dei processi . Quindi, aggiungete in sequenza ogni passaggio e punto di decisione documentato. Assicuratevi di utilizzare i simboli standard della mappatura dei processi per garantire coerenza e chiarezza. ClickUp Lavagna online vi offre una tela pulita per mappare il vostro processo come meglio credete. Se si notano inefficienze e si desidera fare un brainstorming di idee, utilizzare Mappe mentali di ClickUp per costruire scenari.
Utilizzate le Mappe mentali di ClickUp per costruire i vostri scenari
Se siete alle prime armi con la mappatura dei processi, provate alcuni dei modelli di ClickUp:
- Modello di mappatura dei processi di ClickUp è ideale per i principianti. Con stati ed elenchi personalizzati, consente di monitorare efficacemente attività e compiti
- Per una versione più avanzata, provate il modelloModello di lavagna online della Mappa dei processi di ClickUp* ClickUp offre inoltre numerosi modelli dimodelli per la mappatura dei flussi di valore per una mappatura efficiente, risparmiando tempo
Assegnare le responsabilità
Incorporate le corsie nella vostra mappa dei processi per delineare le responsabilità tra i diversi ruoli o reparti. Ad esempio, corsie separate per il team di approvvigionamento, il reparto finanziario e i fornitori possono mostrare a colpo d'occhio quale entità è responsabile dell'approvazione, del pagamento e della consegna.
Convalidare il processo
Una volta completata la bozza iniziale della mappa dei processi, rivedetela e convalidatela con gli stakeholder coinvolti nel processo. Questo passaggio assicura che la mappa rifletta accuratamente il processo reale e includa tutti i dettagli necessari.
È anche un'opportunità per identificare discrepanze o inefficienze che abbiamo trascurato.
Analizzare e ottimizzare
Analizzate il processo per individuare inefficienze, colli di bottiglia o ridondanze con una mappa del processo convalidata. Cercate un feedback e selezionate le idee di miglioramento, come la riorganizzazione dei passaggi, l'eliminazione dei colli di bottiglia, la riassegnazione delle responsabilità o l'introduzione di nuovi strumenti.
Implementate questi miglioramenti del processo e monitorate costantemente lo stato di avanzamento.
Indirizzate il vostro Business nella giusta direzione con la Mappatura dei Processi su ClickUp
Una buona mappa dei processi fa esattamente quello che dice il suo nome: dare una direzione a tutti coloro che la utilizzano. Per questo motivo è una delle tecniche più utilizzate dalle aziende di tutto il mondo.
Per quanto efficace, la mappatura dei processi può essere impegnativa senza gli strumenti giusti. Il software di project management di ClickUp è stato progettato tenendo conto di queste esigenze.
Con lavagne online, mappe mentali, elenchi di attività, liste di controllo e modelli, ClickUp offre tutto il necessario per costruire mappe di processo complete con la tecnica che preferite.
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FAQ sulle Business Process Map
1. Quali sono i quattro passaggi per una mappatura efficace dei processi?
I quattro passaggi per una mappatura efficace sono:
- Definizione dell'ambito
- Raccolta dei dati
- Mappa del processo
- Analisi e miglioramento
2. Quali sono i cinque livelli di mappatura dei processi?
I cinque livelli di mappatura dei processi, basati sulla granularità, organizzati dalla panoramica più ampia alla documentazione più dettagliata, sono:
- Mappa dei flussi di valore: Visualizzazione a volo d'uccello delle funzioni o dei processi aziendali principali
- Alto livello: Ampia visualizzazione dei processi principali all'interno di ogni funzione principale
- Livello di attività: Visualizzazione a zoom di ogni attività all'interno del processo, compresa la sequenza delle attività e dei punti di decisione
- Livello utente: Organizzato in base alle attività di cui ogni utente è responsabile
- Livello delle attività: Il livello più dettagliato, che fornisce istruzioni di passaggio per l'esecuzione di ogni attività del processo
3. Qual è un esempio di mappatura dei processi?
Consideriamo un semplice esempio di mappatura dei processi per una richiesta di assistenza clienti.
Inizio: Il cliente invia una richiesta. Questa può avvenire attraverso qualsiasi canale, come email, telefono o modulo web.
Registrazione della richiesta: La richiesta viene registrata come ticket in un sistema di monitoraggio con un identificatore unico e una priorità. Questa operazione è spesso automatizzata.
Assegnazione della responsabilità: Un rappresentante viene assegnato alla richiesta in base alla disponibilità, alla gravità/priorità del ticket, ecc.
Risoluzione: Il rappresentante assegnato esamina la richiesta, esegue le azioni necessarie e risponde al cliente. Questo passaggio può comportare più sottofasi, a seconda della complessità della richiesta.
Chiusura: Il rappresentante contrassegna il ticket come chiuso dopo la conferma del cliente.Feedback: Viene inviato automaticamente un sondaggio al cliente per raccogliere un feedback.