Ti sei mai chiesto come si orientavano le persone prima dell'invenzione delle mappe? Con l'aiuto della posizione del sole e delle stelle.
A metà del progetto, se ti sembra di vedere le stelle, hai bisogno di una mappa, una mappa dei processi. Vediamo alcune tecniche di mappatura dei processi e come puoi utilizzarle per migliorare l'efficienza aziendale.
Cosa sono le tecniche di mappatura dei processi?
Le tecniche di mappatura dei processi sono approcci sistematici utilizzati per documentare, analizzare e migliorare visivamente i passaggi coinvolti in un processo aziendale. Esistono varie tecniche di mappatura dei processi, come diagrammi di flusso di lavoro, diagrammi di flusso di dati, notazioni di modellazione dei processi aziendali, diagrammi SIPOC, ecc. Prima di entrare nei dettagli, cerchiamo di comprendere le basi.
Che cos'è la mappatura dei processi aziendali?
La mappatura dei processi aziendali è la rappresentazione visiva della sequenza di passaggi coinvolti in qualsiasi processo aziendale. Fornisce un quadro consolidato di un processo dall'inizio alla fine.
La tecnica di mappatura dei processi più semplice è un diagramma di flusso che rappresenta graficamente la sequenza di azioni o passaggi di un processo. Il diagramma di flusso del processo per la risoluzione di un reclamo da parte di un cliente potrebbe essere simile a questo.
Ricevi il reclamo del cliente > valuta il reclamo > stabilisci la priorità > assegna al responsabile del servizio clienti > risolvi il reclamo > chiudi il ticket > raccogli il feedback.
Cosa include una mappa dei processi?
Le mappe di processo tipiche includono quanto segue.
- Azioni che gli utenti eseguono per portare avanti un processo
- Punti decisionali in cui gli utenti decidono la linea di condotta da seguire
- Direzione del flusso basata sulle decisioni
- Punti di inizio e fine che indicano l'inizio e la fine del processo
A seconda della complessità del tuo progetto, potresti avere diversi altri componenti, ma questi quattro rappresentano le basi.
In che modo la mappatura dei processi differisce dalla modellazione dei processi aziendali?
Sebbene i due termini sembrino simili e abbiano alcuni punti in comune, la mappatura dei processi aziendali è distinta dalla modellazione dei processi aziendali.
La modellazione dei processi aziendali è un approccio quantitativo e basato sui dati per delineare processi complessi, mentre la mappatura dei processi è una visione qualitativa di come gli stakeholder percepiscono i propri processi.
Inoltre, la modellazione tende ad essere dettagliata e completa, esaminando il processo da più prospettive, mentre mappare è generalmente più semplice, concentrandosi sulla sequenza delle attività.
La mappatura dei processi aziendali getta le basi per comprendere i processi attuali e come ogni stakeholder ritiene che dovrebbero essere. Ciò offre diversi vantaggi.
Importanza e vantaggi delle tecniche di mappatura dei processi aziendali
La mappatura dei processi aziendali può essere effettuata utilizzando varie tecniche, ciascuna adatta a scopi specifici. Qualunque sia la strada che sceglierai, i vantaggi saranno numerosi.
Maggiore visibilità: la mappatura dei processi aziendali visualizza chiaramente il funzionamento dei processi all'interno di un'organizzazione. In questo modo, tutti sanno cosa ci si aspetta che accada.
Ad esempio, se lo sviluppatore senior deve eseguire una revisione del codice immediatamente dopo che la codifica è stata completata, la mappa dei processi lo renderà chiaro a entrambi.
Identificazione delle inefficienze: nella gestione dei processi aziendali, le mappe identificano le inefficienze, le ridondanze e i colli di bottiglia nei processi.
Ad esempio, se una mappa del processo di approvvigionamento mostra più approvazioni per gli acquisti di routine, l'azienda potrebbe semplificarlo fissando soglie più elevate per la revisione manageriale, accelerando così gli approvvigionamenti.
Semplificazione della comunicazione: i buoni strumenti di mappatura dei processi mettono in luce eventuali lacune o ridondanze nella comunicazione dovute alla mancanza di flusso di informazioni. È possibile utilizzare questi dati per impostare protocolli di comunicazione migliori.
Soddisfazione dei dipendenti: quando i membri del team conoscono i passaggi precedenti e successivi al proprio lavoro, tendono a essere più attenti ai risultati che ottengono. Ad esempio, quando l'analista aziendale sa che la funzionalità/funzione sarà sottoposta a test, scrive user story e criteri di accettazione più chiari.
Automazione: questo è il vantaggio più importante. La mappatura dei processi consente l'automazione dei processi aziendali attraverso:
- Descrizione del flusso di processo e della sequenza dei passaggi
- Identificazione di dipendenze e sovrapposizioni
- Calcolo del tempo e del lavoro richiesto per ogni passaggio
- Misurare l'impatto di un passaggio sulla successiva
- Organizzare i passaggi in una sequenza ripetibile e automatizzabile
Grazie a tutte queste informazioni, le aziende possono automatizzare i processi in modo intelligente, consentendo ai membri del team di concentrarsi su attività più strategiche.
Una volta chiariti gli aspetti teorici della mappatura dei processi aziendali, passiamo alla pratica. Ecco le principali tecniche di mappatura dei processi aziendali che puoi applicare alle tue esigenze oggi stesso.
Tecniche di mappatura dei processi aziendali
A seconda della natura del processo, della sua complessità, delle parti interessate coinvolte, del suo impatto sull'ambito aziendale, ecc., puoi scegliere tra diverse tecniche avanzate di mappatura dei processi. Qui ne discutiamo alcune tra le più importanti.
1. Tecniche di flusso di lavoro
Un flusso di lavoro è una sequenza di passaggi che persone o macchine seguono per completare un'attività o raggiungere un obiettivo. Può essere semplice, come prelevare denaro da un bancomat, o complesso, come assemblare uno smartphone.
Le tecniche di mappatura dei processi aziendali basate sul flusso di lavoro possono essere utilizzate per l'intero processo, indipendentemente dalla sua complessità. Le organizzazioni utilizzano questa tecnica anche per mappare il flusso di lavoro dei flussi di lavoro.
Ad esempio, il team di sviluppo potrebbe avere un flusso di lavoro di programmazione. Il team di ingegneria potrebbe avere un flusso di lavoro di implementazione collegato al flusso di lavoro di programmazione. Il team DevOps potrebbe avere un flusso di lavoro di manutenzione delle applicazioni che include entrambi.
Ecco come puoi utilizzare le tecniche di flusso di lavoro per mappare i tuoi processi aziendali.
Identifica il tipo di flusso di lavoro
Esistono quattro tipi di flussi di lavoro. Inizia la mappatura dei processi aziendali identificando il tipo di processo che utilizzi.
Sequenziale: nei flussi di lavoro sequenziali, le attività vengono eseguite in un ordine particolare, una dopo l'altra. Prendiamo come esempio il prelievo di denaro da un bancomat: si eseguono i passaggi in sequenza, dall'inserimento della scheda al ritiro della stessa.
Macchina a stati finiti: i flussi di lavoro con macchina a stati finiti si verificano quando il processo procede in modo alternato. Ad esempio, durante lo sviluppo dell'esperienza utente per un'app mobile, potresti condurre diversi test utenti e ricerche procedendo in modo alternato prima di arrivare al design finale.
Basate su regole: si tratta di flussi di lavoro del tipo "se questo, allora quello", anche se non così semplici. Alcune decisioni potrebbero avere più opzioni, ciascuna delle quali si dirama in più flussi di processo.
Parallelo: quando un flusso di lavoro è parallelo, i processi/le attività avvengono simultaneamente. La produzione snella prevede diversi flussi di lavoro paralleli.
Riconosci i vari componenti
Ogni flusso di lavoro include vari componenti, quali:
- Attività: ogni passaggio/attività eseguita nel flusso di lavoro
- Relazioni: dipendenze e connessioni tra le attività nel flusso di lavoro
- Ruoli: chi è responsabile di ciascuna attività (non devono necessariamente essere persone fisiche, possono anche essere ruoli come project manager, sviluppatore, ecc. )
- Direzione: flusso di informazioni (questo è fondamentale soprattutto nei flussi di lavoro delle macchine a stati finiti)
- SOP: procedura operativa standard per le attività all'interno del flusso di lavoro
Includi tutti questi dettagli nella documentazione del flusso di lavoro.
Crea un diagramma del flusso di lavoro
Con i vari componenti del tuo processo, crea un diagramma del flusso di lavoro, delineando le attività, chi le svolgerà, in quale ordine e secondo quali standard. Ecco alcuni esempi di diagrammi del flusso di lavoro da cui trarre ispirazione.
2. Diagrammi di flusso dei dati
Se i flussi di lavoro riguardano azioni/attività, il flusso di dati riguarda le informazioni. I diagrammi di flusso dei dati illustrano come i dati si spostano dall'input all'output attraverso un processo, evidenziando le origini dati, le destinazioni, i punti di spazio di archiviazione e i percorsi.
Queste tecniche aiutano a mappare i sistemi informativi, rendendole particolarmente utili nei processi software e ad alta intensità di dati.
Per disegnare un diagramma di flusso dei dati, utilizza i seguenti componenti.
- Cerchi o rettangoli arrotondati per i processi che mostrano come i dati vengono trasformati all'interno del sistema.
- Rettangoli o linee aperti per archivi di dati, come file, database o magazzini
- Quadrati o rettangoli per entità esterne come origini dati o destinazioni al di fuori dei confini del sistema
- Frecce per il flusso di dati, che creano connessioni tra processi, archivi di dati ed entità esterne
Quando si utilizzano i diagrammi di flusso dei dati, è importante notare che non esiste un flusso di controllo. Ciò significa che questo diagramma non presenta flussi condizionali, regole decisionali o loop. Questi possono essere rappresentati come diagrammi di flusso collegati al diagramma di flusso dei dati.
3. Modello e notazione dei processi aziendali (BPMN)
Un modello e una notazione dei processi aziendali sono un insieme di linee guida per la creazione di una rappresentazione grafica dei processi in un'organizzazione. Forniscono una suite completa di simboli e notazioni facilmente comprensibili da tutti gli stakeholder aziendali.
Il BPNM è particolarmente indicato per i processi che devono essere compresi da team tecnici, analisti aziendali, dirigenti e clienti. Ecco le notazioni consigliate e come utilizzarle.
Identifica i tuoi oggetti di flusso: questi rappresentano attività, eventi o lavori svolti nel processo. Ad esempio, un nodo di attività potrebbe rappresentare la verifica del credito di un cliente in un processo dall'ordine all'incasso.
Disegna gli oggetti di connessione: questi rappresentano il flusso di informazioni o azioni, una linea continua con una freccia continua che punta da un'attività all'altra. Le linee tratteggiate rappresentano il flusso di messaggi o le associazioni.
Organizza in corsie: si riferiscono alle categorie o alle parti interessate che svolgono le varie attività nel processo. Ad esempio, in un sistema di elaborazione delle fatture, le attività possono essere suddivise in corsie per fornitori, clienti, team finanziari, team commerciali, ecc.
Utilizza gli artefatti: mostra come i dati sono richiesti o prodotti dalle attività. Ad esempio, un oggetto dati potrebbe essere un ordine creato e poi aggiornato attraverso vari passaggi del processo.
Bonus: scopri la mappatura dei processi con l'IA!
4. Diagrammi UML (Unified Model Language)
Il linguaggio di modellazione unificato (UML) è un linguaggio di modellazione utilizzato per visualizzare la progettazione di un sistema. L'UML è ampiamente utilizzato nell'ingegneria del software per rappresentare le strutture e i comportamenti di vari componenti.
Sebbene sia chiamato così, non si tratta di un linguaggio di programmazione, ma di una serie di linee guida e vocaboli per la visualizzazione dei sistemi. Ogni diagramma UML si concentra su un aspetto diverso del sistema, rendendo più facile per gli stakeholder comprendere i complessi progetti software.
Durante la mappatura dei processi aziendali, utilizza il tipo di UML più adatto alle tue esigenze. Esistono due categorie di UML.
Diagrammi strutturali
I diagrammi strutturali sono ideali per gli aspetti statici di un sistema, come la struttura del codice sorgente, inclusi i componenti, le classi, gli oggetti e la loro disposizione.
Ad esempio, un diagramma di classe per una piattaforma di social media potrebbe descrivere in dettaglio come sono strutturati e interconnessi i profili degli utenti, i post, i commenti e i Messaggi.
Diagrammi comportamentali
I diagrammi comportamentali sono ideali per gli aspetti dinamici di un sistema, poiché illustrano come gli elementi all'interno del sistema interagiscono e cambiano nel tempo. Questi diagrammi descrivono il flusso di controllo da un'attività all'altra, le interazioni tra gli oggetti e le risposte del sistema agli eventi.
Ad esempio, un diagramma di sequenza per un sistema di monitoraggio dei bug potrebbe illustrare il processo di reportistica per un bug, comprese le interazioni tra l'utente, l'interfaccia di sistema e il database, evidenziando come il sistema si comporta in risposta alle azioni dell'utente e agli eventi di sistema.
5. Diagrammi SIPOC
SIPOC è l'acronimo di Suppliers (fornitori), Inputs (input), Processes (processi), Outputs (output) e Customers (clienti). Si tratta di uno strumento utilizzato nei settori manifatturiero, della vendita al dettaglio, della catena di approvvigionamento e in altri settori correlati per mappare una panoramica di alto livello dei processi.
I diagrammi SIPOC sono ideali per creare una visione d'insieme del panorama aziendale. Coprono l'intero processo, inclusi:
- Provider che forniscono gli input necessari per il processo, che possono essere interni alla tua organizzazione o fornitori esterni.
- Input, inclusi i materiali, le informazioni o le risorse necessarie per eseguire il processo
- Processo e attività di alto livello che trasformano gli input in output. I diagrammi SIPOC sono generalmente composti da 5-7 passaggi per garantire semplicità e chiarezza.
- Risultati, come i prodotti, i servizi o le informazioni generati dal processo
- Clienti, sia interni che esterni all'azienda
Con una qualsiasi di queste tecniche, potrai trarre vantaggio da processi aziendali semplificati, ottimizzazione e automazione. Indipendentemente da quale utilizzerai, ecco come creare una mappa dei processi aziendali efficiente.
Come creare una mappa dei processi aziendali efficiente
Per creare una mappa dei processi sono necessari ricerca, chiarezza e uno strumento appositamente progettato come ClickUp. Ecco una guida passo passo su come utilizzarli per mappare i tuoi processi.
Definisci l'ambito e gli obiettivi
Ogni processo prevede diversi passaggi. Per mappare il processo in modo efficace, è necessario definirne l'ambito, il livello di dettaglio richiesto e gli obiettivi che si desidera raggiungere. Ad esempio, se stai mappando il processo di approvvigionamento, l'ambito può essere end-to-end o solo una parte di esso, come la selezione dei fornitori.
Un buon software di mappatura del flusso di valore può aiutarti a identificare il livello di granularità di cui hai bisogno. Prima di iniziare a lavorare, utilizza ClickUp Docs per la documentazione dei processi, compresi l'ambito e i limiti del lavoro richiesto.
Raccogli i dati
Raccogli tutte le informazioni necessarie sul processo, inclusi i passaggi, le attività, gli input, gli output, i punti decisionali e i ruoli coinvolti.
Intervistare i membri del team e le parti interessate è un ottimo modo per raccogliere queste informazioni. Puoi anche utilizzare i moduli ClickUp per effettuare un sondaggio sulle parti interessate e raccogliere dati mirati.
Identifica i punti di inizio e fine
Definisci chiaramente dove inizia e dove finisce il processo. Questo stabilisce i confini della tua mappa dettagliata del processo e garantisce che siano incluse tutte le attività rilevanti.
Per l'esempio relativo agli acquisti, il processo potrebbe iniziare con l'identificazione di un'esigenza e terminare con la ricezione della merce e il pagamento del fornitore.
Colmate le lacune
Posiziona i punti di inizio e fine su uno qualsiasi degli strumenti di mappatura dei processi. Quindi, aggiungi in sequenza ogni passaggio e ogni punto decisionale che hai documentato. Assicurati di utilizzare simboli standard di mappatura dei processi per garantire coerenza e chiarezza.
ClickUp Lavagna online ti offre una tela pulita su cui mappare i tuoi processi come meglio credi. Se individui delle inefficienze e desideri raccogliere idee, utilizza ClickUp Mappe mentali per costruire scenari.
Se sei nuovo alla mappatura dei processi, prova alcuni dei modelli di ClickUp:
- Il modello di mappatura dei processi di ClickUp è ideale per i principianti. Grazie a stati e elenchi personalizzati, ti consente di effettuare il monitoraggio delle attività e delle operazioni in modo efficace.
- Per una versione più avanzata, prova il modello di lavagna online per la mappatura dei processi di ClickUp.
- ClickUp offre anche numerosi modelli di mappatura del flusso di valore per una mappatura efficiente, che consente di risparmiare tempo.
Assegna le responsabilità
Inserisci le corsie nella mappa dei processi per delineare le responsabilità dei diversi ruoli o reparti. Ad esempio, corsie separate per il team di approvvigionamento, il reparto finanziario e i fornitori possono mostrare a colpo d'occhio quale entità è responsabile dell'approvazione, del pagamento e della consegna.
Convalida il processo
Una volta completata la bozza iniziale della mappa dei processi, rivedila e convalidala con le parti interessate coinvolte nel processo. Questo passaggio garantisce che la mappa rifletta accuratamente il processo reale e includa tutti i dettagli necessari.
È anche un'opportunità per identificare discrepanze o inefficienze che abbiamo trascurato.
Analizza e ottimizza
Analizza il processo per individuare inefficienze, colli di bottiglia o ridondanze con una mappa dei processi convalidata. Richiedi feedback e seleziona le idee di miglioramento, come la riorganizzazione dei passaggi, l'eliminazione dei colli di bottiglia, la riassegnazione delle responsabilità o l'introduzione di nuovi strumenti.
Implementa questi miglioramenti dei processi e monitora costantemente lo stato.
Guida la tua attività nella giusta direzione con la mappatura dei processi su ClickUp
Una buona mappa dei processi fa esattamente quello che dice: fornisce indicazioni a tutti coloro che la utilizzano. Ecco perché è una delle tecniche più popolari utilizzate dalle aziende in tutto il mondo.
Per quanto efficace, la mappatura dei processi può risultare complessa senza gli strumenti adeguati. Il software di project management ClickUp è stato progettato proprio per soddisfare tali esigenze.
Con lavagne online, mappe mentali, elenchi di attività, liste di controllo e modelli, ClickUp ti offre tutto ciò di cui hai bisogno per creare mappe di processo complete con qualsiasi tecnica tu preferisca.
Inizia a mappare i processi aziendali partendo da piccoli passi. Prova ClickUp gratis oggi stesso.
Domande frequenti sulle mappe dei processi aziendali
1. Quali sono i quattro passaggi per una mappatura dei processi efficace?
I quattro passaggi per una mappatura efficace sono:
- Definizione dell'ambito
- Raccolta dei dati
- Mappatura del processo
- Analisi e miglioramento
2. Quali sono i cinque livelli della mappatura dei processi?
I cinque livelli di mappatura dei processi, basati sulla granularità, organizzati dalla panoramica più ampia alla documentazione più dettagliata, sono:
- Mappa del flusso di valore: panoramica delle funzioni o dei processi aziendali principali
- Livello elevato: visione d'insieme dei principali processi all'interno di ciascuna funzione fondamentale
- Livello di attività: visualizzazione ingrandita di ciascuna attività all'interno del processo, compresa la sequenza delle attività e i punti decisionali.
- Livello utente: organizzato in base alle attività/mansioni di cui ciascun utente è responsabile.
- Livello delle attività: il livello più dettagliato, che fornisce istruzioni passo passo per eseguire ciascuna attività del processo.
3. Qual è un esempio di mappatura dei processi?
Considera un semplice esempio di mappatura dei processi per una richiesta di assistenza clienti.
Inizio: il cliente invia una richiesta. Ciò può avvenire tramite qualsiasi canale, ad esempio email, telefono o modulo web.
Registrazione delle richieste: la richiesta viene registrata come ticket in un sistema di monitoraggio con un identificativo univoco e una priorità. Questo processo è spesso automatizzato.
Assegnazione delle responsabilità: un rappresentante viene assegnato alla richiesta in base alla disponibilità, alla gravità/priorità del ticket, ecc.
Risoluzione: il rappresentante incaricato esamina la richiesta, esegue le azioni necessarie e quindi risponde al cliente. Questo passaggio può comportare più passaggi secondari a seconda della complessità della richiesta.
Chiusura: il rappresentante contrassegna il ticket come chiuso dopo la conferma del cliente. Feedback: al cliente viene inviato automaticamente un sondaggio per raccogliere il suo feedback.