Se svolgete un lavoro che richiede molti dati, è probabile che prima o poi vi siate trovati sommersi dai fogli Excel. L'inserimento delle date, in particolare, può essere complicato e generare una serie di errori.
Imparare alcune funzioni chiave per le date vi permette di controllare il vostro tempo e di far lavorare Excel per voi.
In questo post tratteremo in dettaglio le funzioni di Excel relative alle date, sia che si tratti di inserire scadenze, progetti di Sequenza o eventi importanti. Vi mostreremo anche come formattare le date in Excel in modo che i vostri dati siano perfetti.
Entriamo nel vivo.
I principi fondamentali delle funzioni data di Excel
Microsoft Excel gestisce le date convertendole in numeri seriali. All'inizio può sembrare strano, ma in realtà è un modo intelligente per Excel di gestire le date in modo efficiente.
A ogni valore viene assegnato un numero di serie unico in base alla sua posizione rispetto a una data di base (di solito il 1° gennaio 1900, nel sistema di date predefinito di Excel). Ciò consente a Excel di eseguire facilmente calcoli come la sottrazione di date, l'aggiunta di giorni o la ricerca di differenze tra date.
Ad esempio, il 1° gennaio 1900 è rappresentato come 1, mentre il 2 gennaio 1900 è 2 e così via. Questo numero continua all'infinito, consentendo a Excel di gestire un ampio intervallo di date, da secoli fa a secoli nel futuro.
La comprensione di questo concetto è fondamentale perché significa che ogni volta che si inserisce una data in Excel si lavora con un numero. Pensate a questi numeri come a delle coordinate su una mappa; se sono leggermente sbagliati, potreste ritrovarvi nella posizione sbagliata (o, nel caso di Excel, nella data sbagliata).
Consideriamo ad esempio la funzione DATE.
Potreste avere un anno nella cella A1, un mese in B1 e un giorno in C1. Se si desidera combinare questi valori in una data particolare, si utilizza la formula =DATE(A1, B1, C1). Questa funzione combina l'anno, il mese e il giorno come parametri separati per formare una data completa.
Vediamo come funziona:
- Anno: Questo parametro deve essere un numero di quattro cifre (ad esempio, 2024). Se si inseriscono solo due cifre (ad esempio, 24), Excel potrebbe interpretare erroneamente l'anno, a seconda delle impostazioni della data del sistema
- **Se si immette un numero superiore a 12, Excel aggiungerà tale numero al mese di gennaio dell'anno in questione. Ad esempio, =DATE(2024,14, 5) restituirà '2025-02-05' perché 14 mesi dal gennaio 2024 corrispondono al febbraio 2025
- Giorno: Simile al mese, se si immette un numero superiore al numero di giorni del mese specificato, Excel aggiungerà quel numero al mese successivo. Per istanza, =DATE(2024, 1, 32) restituisce '2024-02-01'
Leggi anche: Come calcolare il tempo in Excel (formule incluse)
Comprendere le funzioni chiave di Excel per le date
Le funzioni di Excel per la data e l'ora sono strumenti potenti che aiutano a gestire e manipolare i dati in modo efficiente.
Esploriamo le funzioni di data più importanti di Excel e il loro lavoro.
Funzione MESE
La funzione MESE di Excel è progettata per estrarre il mese da una data, restituendolo come numero compreso tra 1 e 12. Questa funzione è particolarmente utile quando si analizzano o si categorizzano i dati per mese, rendendo più facile l'identificazione di tendenze o modelli.
Sintassi: =MESE(numero_serie)
- Utilizzo di base: Se nella cella A1 è presente una data, ad esempio '20/05/2015', la formula =MONTH(A1) restituirà 5, che rappresenta il mese di maggio
- Combinazione con altre funzioni: La funzione MESE può essere combinata con la funzione TESTO per restituire il nome del mese invece del numero. Per istanza, =TEXT(A1,'mmmm') restituisce 'Maggio'
- Formattazione condizionale: È possibile utilizzare la funzione MESE in combinazione con la formattazione a condizione per evidenziare i dati di mesi specifici. Ad esempio, per evidenziare tutte le date di maggio, creare una regola che applichi la formattazione quando =MONTH(A1)=5
Estrarre e analizzare i mesi dai dati con la funzione MESE
Funzione DATA
La funzione DATA di Excel è uno strumento versatile che consente di costruire una data a partire dai singoli componenti anno, mese e giorno. È particolarmente utile quando si lavora con set di dati che hanno colonne separate per anno, mese e giorno o quando è necessario eseguire calcoli che coinvolgono le date.
Sintassi: =DATE(anno, mese, giorno)
- Uso di base: =DATE(2015, 5, 20) restituisce il numero corrispondente a 20-maggio-2015
- Creazione di date dinamiche: È possibile creare date dinamiche utilizzando altre funzioni. Ad esempio, =DATE(YEAR(TODAY()), MONTH(TODAY()), 1) restituisce il primo giorno del mese e dell'anno corrente
- Sottrazione di giorni: È possibile sottrarre giorni direttamente da una data utilizzando un numero intero positivo o negativo. Per istanza, =DATE(2024, 8 + 3, 15) aggiunge 3 mesi, risultando 15-Nov-2024, mentre =DATE(2024, 8 - 3, 15) sottrae 3 mesi, risultando 15-Maggio-2024
- Gestione delle date non valide: la funzione DATE può regolare automaticamente le date non valide. Ad esempio, =DATE(2015, 13, 1) restituirà 01-Gen-2016, poiché aggiunge un mese in più
La funzione DATE restituisce valori separati di anno, mese e giorno come una data intera
Funzione testo
La funzione TESTO è incredibilmente utile per formattare le date. Consente di convertire una data in una stringa di testo in un formato a scelta. Questa funzione di Excel è particolarmente utile per visualizzare le date in un formato specifico per relazioni o presentazioni.
Sintassi: =TESTO(valore, formattare_testo)
- Uso di base: =TEXT(A1, 'dd/mm/yyyy') converte la data in A1 in '20/05/2015′
- Solo mese e anno: =TEXT(A1, 'mmmm yyyy') restituisce 'maggio 2015'
- Giorno della settimana: =TEXT(A1, 'dddd') restituisce il nome completo del giorno, ad esempio 'Mercoledì'
- Formati personalizzati: È possibile creare formati di data personalizzati, come ad esempio =TEXT(A1, 'mmm-dd-yyyy') per ottenere 'May-20-2015'
La funzione TEXT restituisce date formattate in qualsiasi modo si desideri
Funzione ORA
La funzione NOW è una funzione dinamica che restituisce la data e l'ora correnti. È particolarmente utile per il monitoraggio dell'ultimo aggiornamento di un foglio di lavoro o per creare timestamp che si aggiornano automaticamente.
Sintassi: =NOW()
- Uso di base: Digitando =NOW() si ottiene la data e l'ora correnti, come '20/05/2023 14:35′
- Solo data: Per visualizzare solo la data corrente, combinarla con la funzione TEXT: =TEXT(NOW(), 'gg/mm/aaaa')
- Timestamp statico: Se si desidera creare un timestamp che non cambi, copiare il risultato di =NOW() e incollarlo come valore
- Calcolo del tempo trascorso: Si può usare NOW per calcolare il tempo trascorso da un evento specifico. Ad esempio, =NOW() - A1, dove A1 contiene una data e un'ora passate, fornisce il numero di giorni trascorsi da quell'evento
Aggiungete la data e l'ora correnti al vostro foglio di calcolo con la funzione ORA
👀 Bonus: Esplora i modelli di foglio di calcolo per trovare soluzioni pronte per attività comuni come il piano e il budget. Questi modelli possono semplificare processi complessi, consentendo di concentrarsi maggiormente sul contenuto e meno sul formattare.
Funzione giorno lavorativo
La funzione GIORNO DI LAVORO di Excel è progettata per calcolare la data, che è un numero specifico di giorni lavorativi prima o dopo una data di inizio. Questa funzione è estremamente utile per le attività di project management e di pianificazione in cui è necessario tenere conto dei fine settimana e delle vacanze.
Sintassi: =GIORNO(data_inizio, giorni, [giorni festivi])
- Utilizzo di base: Se si vuole trovare la data che è 10 giorni lavorativi dopo il 01/09/2023, si può usare =WORKDAY('01/09/2023', 10), che restituirà 15/09/2023
- Esclusione delle festività: Se si desidera escludere dal calcolo festività specifiche, è possibile aggiungerle come argomento. Ad esempio, se il 10/09/2023 è un giorno festivo, la formula =GIORNO LAVORATIVO('01/09/2023', 10, '10/09/2023') restituirà 18/09/2023
- Per trovare una data precedente a quella di inizio, utilizzare un numero negativo per i giorni. Per istanza, =GIORNO('01/09/2023', -10) restituisce 18/08/2023
- **Se si dispone di un intervallo di date di festività, è possibile fare riferimento a un elenco invece che a una singola data. Ad esempio, se le vacanze sono nelle celle A2, utilizzare =GIORNO LAVORATIVO('01/09/2023', 10, A2:A5)
La funzione WORKDAY ha la capacità di calcolare le scadenze, esclusi i fine settimana e i giorni festivi
Leggi anche: Soluzioni e best practice per la gestione delle tabelle orarie
Funzione YearFRAC
La funzione ANNOFRAC di Excel calcola la frazione di anno rappresentata dal numero di giorni interi tra due date. È particolarmente utile per i calcoli finanziari come la maturazione degli interessi, il calcolo dell'età o qualsiasi altro scenario in cui sia necessario determinare la proporzione di un anno tra due date.
Sintassi: =YEARFRAC(data_inizio, data_fine, [base])
- Uso di base: Per trovare la frazione di anno compresa tra il 01/01/2023 e il 31/12/2023, utilizzare =YEARFRAC(01/01/2023, 31/12/2023), che restituisce 1 (poiché le date coprono esattamente un anno)
- Calcolo di anni parziali: Se si vuole conoscere la frazione di anno compresa tra il 01/01/2023 e il 30/06/2023, la formula =YEARFRAC(01/01/2023, 30/06/2023) restituisce 0,5
- L'argomento opzionale "base" permette di specificare il modo in cui vengono contati i giorni. Ad esempio, =YEARFRAC(01/01/2023, 30/06/2023, 1) utilizza il numero effettivo di giorni nei mesi e restituisce 0,4959. La base può essere:
* 0: Metodo US 30/360 * 1: Attuale/Attuale * 2: Attuale/360 * 3: Attuale/365 * 4: Europeo 30/360 - Calcolo degli interessi: YEARFRAC è spesso usato nei modelli finanziari per calcolare gli interessi o i pagamenti di prestiti basati su una frazione dell'anno. Ad esempio, =YEARFRAC(01/01/2023, 01/07/2023, 0) * Annual_Interest_Rate aiuta a calcolare gli interessi maturati su sei mesi
Aggiungere un valore di base come =YEARFRAC(A1, B1, 1) per utilizzare diverse convenzioni di conteggio dei giorni in Excel
Bonus: Se in una cella è presente la data di nascita, è possibile calcolare l'età con: =ANNO(OGGI()) - ANNO(A2). Questa funzione utilizza la funzione ANNO di Excel per determinare l'età in base all'anno corrente e alla data di nascita nella cella A2.
Gli errori comuni e i limiti di Excel
Le funzioni data di Excel sono strumenti potenti, ma possono anche essere un po' come cercare di risolvere un cubo di Rubik: a volte, tutto non si allinea perfettamente.
Vediamo ora alcuni errori e problemi comuni che si possono incontrare quando si ha a che fare con le funzioni di data di Excel e come affrontarli senza strapparsi i capelli.
1. Confusione nel formattare la data
Uno dei problemi più comuni è la mancata corrispondenza dei formati delle date.
Excel potrebbe interpretare le date in modo diverso a seconda delle impostazioni regionali, con conseguenti grattacapi.
Ad esempio, inserire "08/12/2024" potrebbe significare 12 agosto negli Stati Uniti o 8 dicembre in Europa (e nel resto del mondo). Per evitare questo problema, assicurarsi sempre che i formati delle date siano coerenti, formattando esplicitamente le celle come date o utilizzando la funzione TESTO per standardizzare la visualizzazione delle date.
**2. Il famigerato errore #VALORE!
Il temuto errore #VALORE! compare spesso quando Excel non riesce a riconoscere una data.
Questo accade di solito quando si cerca di eseguire calcoli su un testo che sembra una data ma non è formattato correttamente.
Per risolvere il problema, verificate che Excel riconosca tutte le date inserite come date: utilizzate la funzione DATE per costruire le date a partire dai componenti anno, mese e giorno, assicurandovi che siano formattate correttamente.
3. Calcoli errati con le funzioni data
A volte le funzioni data di Excel non si comportano come ci si aspetta, come quando si aggiungono giorni a una data per poi scoprire che i fine settimana o le festività non sono stati tenuti in conto.
Funzioni come WORKDAY possono aiutare a saltare i giorni non lavorativi, ma è necessario specificare i giorni festivi come parametro aggiuntivo.
Allo stesso modo, occorre prestare attenzione a YEARFRAC, che può dare risultati inaspettati a seconda della gestione degli anni bisestili e delle convenzioni sul conteggio dei giorni.
4. Confusione con l'anno bisestile
Gli anni bisestili possono creare confusione nei calcoli di date altrimenti perfette.
Se si lavora con funzioni che dipendono dal numero di giorni in un anno, come YEARFRAC, assicurarsi di tenere conto degli anni bisestili per evitare risultati distorti.
Una rapida Un hack di Excel per verificare se un anno è bisestile è utilizzare la formula =MOD(anno, 4)=0.
5. Problemi di fuso orario
Excel potrebbe non regolare automaticamente le differenze di orario quando si lavora in diversi fusi orari. Questo può portare a discrepanze, soprattutto se si è project management, i programmi dei progetti scadenze o riunioni a livello globale.
Considerate l'uso del tempo universale coordinato (UTC) come base per un monitoraggio accurato del tempo e regolate manualmente gli orari quando si convertono tra diversi fusi orari. Sebbene questo metodo garantisca la coerenza, richiede un'attenta cura dei dettagli e può richiedere un certo tempo per l'esecuzione.
Leggi anche: 10 Modelli gratuiti per il monitoraggio del tempo
6. L'errore #NUM
L'errore #NUM! si verifica in genere quando una data non rientra nell'intervallo accettabile da Excel. Excel riconosce solo le date dal 1 gennaio 1900 al 31 dicembre 9999.
Se si tenta di inserire una data antecedente al 1900, Excel restituirà l'errore #NUM!, poiché non è in grado di elaborare date al di fuori dell'intervallo riconosciuto. Per risolvere questo problema, assicuratevi che tutte le date rientrino in questo intervallo.
Tuttavia, se è necessario lavorare con date storiche precedenti al 1900, si consiglia di utilizzare stringhe di testo per rappresentare tali date.
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7. Ambiguità dell'anno a due cifre
L'impostazione predefinita di Excel interpreta gli anni a due cifre in base a un anno limite, il che può causare ambiguità.
Ad esempio, l'inserimento di '25' può essere interpretato come 1925 o 2025, a seconda delle impostazioni di Excel. Questo può creare confusione, soprattutto nei dati finanziari o storici.
Per evitare questo problema, inserire sempre le date utilizzando anni a quattro cifre. È anche possibile modificare le impostazioni di Excel per cambiare l'anno di riferimento, ma l'uso di quattro cifre è l'approccio più semplice e affidabile.
💡 Suggerimento per i professionisti: Crea il tuo programma Excel utilizzando la formattazione condizionale. È sufficiente selezionare le celle, andare nella scheda Home, fare clic su Formattazione condizionale e impostare regole per il codice delle attività in base alle scadenze o alle priorità. In questo modo, potrete individuare immediatamente le cose urgenti e tenere tutto sotto controllo.
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Microsoft Excel rimane un punto fermo per i professionisti, soprattutto per la gestione delle date con funzioni come DATE(), NOW() e WORKDAYS().
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