Microsoft Excel offre molti scorciatoi, formule e funzioni avanzate da imparare e applicare.
Sia che siate principianti di Excel o che abbiate una discreta conoscenza di Excel, ecco alcuni trucchi di Excel per migliorare le vostre conoscenze e migliorare il vostro gioco con Excel.
Che cos'è Excel?
Microsoft Excel è un programma per l'analisi, la visualizzazione e la convalida dei dati foglio di calcolo che aiuta i professionisti aziendali ad archiviare i dati e a monitorare gli insiemi di dati aziendali critici con formule semplici o avanzate.
Excel utilizza i fogli di calcolo per ottimizzare le operazioni sui dati aziendali senza intaccare l'integrità dei dati.
Indipendentemente dal tipo di industria, tutti i dipartimenti, tra cui commerciale, marketing, finanza, operazioni, tecnologia e risorse umane, utilizzano Excel.
Anche se i casi d'uso sono diversi per ogni reparto aziendale, conoscere i trucchi e i suggerimenti pratici di Excel per generare i report, i dashboard e i rendiconti desiderati sarà utile.
25 trucchi di Excel per ogni caso d'uso
Se state leggendo questo articolo, dovete essere a conoscenza delle nozioni di base di Excel, come ad esempio:
- Aggiunta, sottrazione, moltiplicazione e divisione di numeri
- Aggiunta o eliminazione di più righe, di tutte le colonne, di una cella e di celle multiple
- Aggiunta di colori, evidenziazione di numeri, celle vuote, righe e colonne
Poiché la maggior parte delle persone sa come svolgere queste funzioni, non vi annoieremo con questo. Parliamo dei trucchi avanzati di Excel per portare le vostre abilità al livello successivo.
Abbiamo suddiviso i trucchi di Excel in tre categorie:
- Scorciatoie da tastiera, formule e funzioni: Per tutte le funzioni e le formule per eseguire calcoli estesi e calcolati in pochi minuti
- Aumenti per la produttività: Per aiutarvi a convertire i vostri fogli Excel in una macchina per la produttività
- Ottimizzazione dei fogli di calcolo: vi aiuterà a ottimizzare il vostro foglio di calcolo con il minimo lavoro e a migliorare la convalida dei dati
Scorciatoie da tastiera, formule e funzioni
Di seguito sono riportati gli scorciatoi da tastiera che ogni appassionato di Excel deve conoscere:
1. Immissione del numero come testo
Quando si desidera inserire i numeri in una funzionalità/funzione leggibile, utilizzare questa scorciatoia: aggiungere un apostrofo (') prima del numero.
2. Selezione di una porzione di dati in una sola volta
Quando si ha a che fare con un enorme insieme di dati, se si desidera selezionare una particolare porzione di dati:
- Aggiungere la prima cella o riempire una cella
- Premere insieme i pulsanti 'Ctrl Shift' e scorrere verso il basso
- Fare clic sull'ultima cella
3. Aprire più file contemporaneamente
Volete aprire più file Excel in una volta sola? Ecco come fare:
- Fare clic sulla scheda "File" e poi su "Apri" nella parte superiore della scheda dati
- Tenere premuto il pulsante 'Ctrl' e selezionare tutti i file
- Ora fare clic su "Apri"
4. Tecnica di riempimento automatico
Siete stanchi di cliccare ogni volta con il tasto destro del mouse su "Incolla speciale" per aggiungere le informazioni mancanti?
Il foglio Excel riempie le informazioni mancanti in una serie di dati. Supponiamo di creare una serie di numeri pari e di riempire i primi tre numeri di un'intera colonna.
- Selezione dei primi tre numeri
- Trascinate il cursore verso il basso nell'angolo in basso a destra finché non appare il segno '+'
- Ora trascinate il cursore verso il basso in base ai numeri di serie che state cercando
Riempimento automatico di Excel
5. Semplificare la visibilità dei dati con la funzionalità/funzione 'Trasponi'
Supponiamo che una lunga colonna piena di dati di grandi dimensioni vi confonda. Un ottimo modo per semplificare la visualizzazione è convertire queste colonne in righe (e viceversa). Questo vi aiuterà a organizzare l'intero foglio di lavoro e a stabilire una visibilità immediata.
Perché usare il vecchio metodo dell'incollare speciale per creare manualmente le righe quando la funzionalità/funzione Transpose fa il suo dovere?
- Selezionate le righe, le colonne o le celle multiple che volete trasporre
- Fare clic con il pulsante destro del mouse per 'Copiare' questi set di dati
- Selezionare le colonne/le righe in cui si desidera visualizzare i nuovi dati
- Ora fate di nuovo clic con il tasto destro del mouse e cliccate su 'Incolla speciale'
- Nella finestra "Incolla speciale", scorrere verso il basso per selezionare la casella "Trasponi"
6. Creare semplici grafici e diagrammi
Creare semplici grafici e dashboard commerciale è facile con Microsoft Excel. Un foglio Excel consente di creare semplici grafici a barre, a linee e a torta per i set di dati selezionati. Aggiungete una tabella all'interno di Excel o copiate le serie di dati e incollate il comando "Speciale" per creare i grafici.
- Selezione dei set di dati in più celle
- Fare clic su "Inserisci" e poi su "Grafici consigliati"
- Nella finestra "Grafici consigliati" si trovano tutti i tipi di grafico consigliati da Excel per i set di dati evidenziati
- Scegliere il tipo di grafico più conveniente e fare clic su "OK"
- Utilizzare "Elementi grafico", "Stili grafico" e "Filtri grafico" per personalizzare i grafici cambiando gli assi e aggiungendo colori ed etichette ai dati
La funzionalità "Salva come modello" consente di salvare i modelli di grafico per un uso futuro, invece di crearli da zero ogni volta.
Salvataggio di un grafico in Excel come modello tramite Orologio da ufficio
7. Aggiungi filtri
Se gli utenti desiderano visualizzare una riga o una colonna particolare, Excel consente di filtrare i dati rimanenti dal foglio di calcolo.
Da fare:
- Fate clic sulla barra "Ordina e navigazione" nella scheda dati superiore
- Nella finestra a discesa, selezionare il modo in cui si desidera filtrare i set di dati, ad esempio da A a Z o da Z ad A, oppure un ordinamento personalizzato
Come aggiungere filtri in Excel
8. Selezione di celle non collegate e formattazione di celle
Volete selezionare più celle da colonne o righe diverse invece di fare continuamente doppio clic su 'Incolla speciale'?
Fate clic sulla chiave 'Ctrl' e selezionate le celle specifiche.
Un altro ottimo trucco di Excel è quello di formattare le celle in base a:
- Cliccare con il tasto destro del mouse sulla scheda Home
- Fare clic su 'Stili di cella'
- Cliccare su "Modifica" seguito da "Formatta" per formattare le celle e cambiare il contenuto come si desidera
La funzionalità "Formatta celle" migliora la chiarezza e la leggibilità della presentazione dei dati.
9. Creare un menu di scorciatoia personalizzato
Se siete utenti assidui di Excel e aprite file Excel ogni giorno, personalizzate la barra multifunzione di Excel in modo da non dover cercare scorciatoie ogni volta.
- Andate su 'File' e selezionate 'Opzioni'
- Ora fate clic su 'Barra degli strumenti di accesso rapido'
- Aggiungete tutte le funzioni che sono indispensabili per le vostre operazioni quotidiane con Excel
- Fare clic su 'Salva'
📚Pro tip: Considerate l'uso delle tabelle pivot per riepilogare/riassumere rapidamente tutti i dati.
Per creare tabelle pivot, selezionare una qualsiasi cella vuota, fare clic su "Inserisci" e quindi su "Tabella pivot"
Una tabella pivot e un menu di scorciatoia personalizzato vi aiuteranno a comprendere nel dettaglio una serie di dati complicati. L'aggiunta di una tabella pivot ai report di Excel è comune per i professionisti del settore commerciale e del marketing.
bonus: strumenti di IA Excel !_
10. Cinque funzioni principali di Excel e le loro applicazioni
Ecco un rapido sguardo alle cinque funzioni più utili di Excel e al loro utilizzo:
- IF: Questa funzione esegue un test logico per aiutare l'utente a tornare a un valore se la condizione è vera o all'altro se la condizione è falsa
Sintassi - IF(test logico, valore vero, valore falso)
- **La funzione restituisce un valore particolare o uno dei primi riferimenti di cella di una matrice di dati
Sintassi - INDICE(matrice, numero_di_riga, [numero_di_colonna])
- Funzione VLOOKUP/Funzione HLOOKUP: La funzione VLOOKUP consente di cercare i dati nelle righe del foglio di calcolo, mentre HLOOKUP consente di cercare i dati nelle colonne
Sintassi della funzione VLOOKUP -VLOOKUP(valore di ricerca, matrice tabella, numero colonna, corrispondenza approssimativa (VERO) o esatta (FALSO))
Sintassi della funzione HLOOKUP - VLOOKUP(valore di ricerca, matrice di tabella, numero di riga, corrispondenza approssimativa (VERO) o esatta (FALSO))
- **Questa funzione di Excel cerca un elemento particolare in più celle e restituisce l'elemento in una posizione relativa all'interno dello stesso intervallo
Sintassi - MATCH(valore di ricerca, matrice di ricerca, [tipo di partita])
- COUNTIF: Questa funzione conta il numero di celle che soddisfano i criteri o che hanno lo stesso valore
Sintassi - COUNTIF(intervallo, criteri).
11. Eliminazione di set di dati duplicati
Gli insiemi di dati a lungo intervallo tendono a presentare duplicazioni. Ad esempio, se si sta cercando di organizzare tutti i set di dati relativi agli iscritti alla newsletter in un foglio Excel e la stessa persona si iscrive due volte, ci sarà lo stesso indirizzo email due volte.
Per identificare i set di dati duplicati, seguite questi suggerimenti di Excel:
- Selezione dell'intera riga o colonna in questione
- Andare a "Dati" nella scheda Home
- Selezionare "Rimuovi duplicati"
12. Unire due o più matrici
I team aziendali hanno spesso a che fare con più di una lunga matrice di tabelle di dati che evidenziano gli stessi elementi. Unendo queste matrici in un unico intervallo di dati, si risparmia tempo e la segmentazione di grandi volumi di dati sarà più semplice.
Uno dei suggerimenti di Excel per unire le celle è quello di utilizzare la funzione CONCATENA.
Sintassi - CONCATENA(testo1, [testo2], ...)
13. Comporre i testi con '&'
Microsoft Excel divide gli insiemi di dati per concentrarsi sulla loro esattezza. Ad istanza, non salverà il nome completo di un dipendente in una cella. Il nome verrà memorizzato come nome in una cella e come cognome nell'altra.
Combinare due colonne simili utilizzando la formula '&' in Excel.
Ecco la formula: =A2&" "&B2
Come combinare due colonne simili utilizzando la formula '&' in Excel
📚Pro tip: Ricordate di aggiungere lo spazio tra " e " per aggiungere lo spazio tra nome e cognome.
14. Ricerca avanzata dei dati con i caratteri jolly
Quando si cerca un elemento particolare all'interno di grandi insiemi di dati, l'opzione "Ctrl+F" non è la migliore. Infatti, non sempre si ricorda il nome specifico dell'elemento, ma solo una parte di esso. Anche la ricerca manuale non è un'opzione, dato che qui si parla di insiemi di dati di oltre 500 unità.
In queste situazioni, optate per i caratteri jolly di Excel, come "Punto interrogativo(?)", "Asterik(*)" e "Tilda(~)".
- Punto interrogativo: Prende il posto di un singolo carattere
- Asterisco: Prende il posto di un numero qualsiasi di caratteri
- Tilda: Indica che un carattere deve essere usato come carattere normale e non come carattere jolly
Incrementi di produttività
Se siete amanti della produttività, Excel ha molto in serbo per voi. Assicuratevi di utilizzare questi semplici consigli di Excel per aumentare la vostra produttività.
15. Aggiungere menu a discesa per monitorare lo stato delle attività e aggiungere assegnatari
Utilizzate Microsoft Excel come strumento interno di project management? Allora dovete imparare ad aggiungere menu a discesa ai vostri fogli Excel.
Un semplice elenco a discesa vi aiuterà a:
- Aggiungere assegnatari per ogni attività
- Aggiornare le Sequenze e gli Sprint per le attività
- Aggiungere tag, etichette e categorie alle attività
- Aggiungere una barra di stato a ogni attività per un monitoraggio regolare
Per aggiungere menu a discesa:
- Selezionare le celle/colonne/più righe vuote specifiche
- Fare clic sul menu "Dati" nella navigazione superiore
- Selezionate "Convalida" e si aprirà la finestra di convalida dei dati
- Cliccate ora su "Elenchi" e poi su "Elenco a discesa"
- Selezionare il pulsante "Elenco a discesa in cella" e fare clic su "OK"
Organizzate, ordinate e filtrate le attività di ClickUp 3.0 nella vista Tabella per ottenere più rapidamente informazioni su tutti i vostri lavori
- Estraete i dati dalle origini dati e create fogli di calcolo con ClickUp con 15 viste distinte, tra cui una vista Gantt, un pannello Kanban, un calendario e un elenco
- IlModello di foglio di calcolo di CickUp è un foglio di calcolo adatto ai principianti per raccogliere informazioni critiche sulla vostra azienda, come i dati demografici dei clienti e altri dati. È possibile visualizzare i dati in Elenco, Bacheca, Mappa e Griglia
Modello di foglio di calcolo per il project management di ClickUp
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