Microsoft Excel offre molte scorciatoie, formule e funzioni avanzate da imparare e applicare.
Che tu sia un principiante o abbia già una discreta conoscenza di Excel, ecco alcuni trucchi per migliorare le tue competenze e potenziare le tue capacità.
Cos'è Excel?
Microsoft Excel è un software per fogli di calcolo dedicato all'analisi, alla visualizzazione e alla convalida dei dati che aiuta i professionisti aziendali a memorizzare i dati e a effettuare il monitoraggio di set di dati aziendali critici con formule semplici o avanzate.
Excel utilizza i fogli di calcolo per ottimizzare le operazioni sui dati aziendali senza comprometterne l'integrità.
Indipendentemente dal tipo di settore, tutti i reparti, inclusi commerciale, marketing, finanza, operazioni, tecnologia e risorse umane, utilizzano Excel.
Sebbene i casi d'uso differiscano per ogni reparto aziendale, conoscere trucchi e suggerimenti pratici di Excel per generare report, dashboard e rendiconti personalizzati ti sarà di grande aiuto.
25 trucchi di Excel per ogni caso d'uso
Se stai leggendo questo articolo, devi conoscere le nozioni di base di Excel, come ad esempio:
- Aggiungere, sottrarre, moltiplicare e dividere numeri
- Aggiungere o eliminare più righe, tutte le colonne, una cella e più celle
- Aggiungere colori, evidenziare numeri, celle vuote, righe e colonne
Poiché la maggior parte delle persone sa come eseguire queste funzioni, non ti annoieremo con questo argomento. Parliamo invece dei trucchi avanzati di Excel per portare le tue competenze a un livello superiore.
Abbiamo suddiviso i trucchi e le tecniche di Excel in tre categorie:
- Scorciatoie da tastiera, formule e funzioni: tutte le funzioni e le formule per eseguire calcoli complessi e accurati in pochi minuti.
- Strumenti per aumentare la produttività: per aiutarti a trasformare i tuoi fogli Excel in uno strumento di produttività
- Ottimizzazione dei fogli di calcolo: ti aiutiamo a ottimizzare i tuoi fogli di calcolo con il minimo lavoro e a migliorare la convalida dei dati.
Scorciatoie da tastiera, formule e funzioni
Di seguito sono riportate le scorciatoie da tastiera che ogni appassionato di Excel deve conoscere:
1. Inserimento del numero come testo
Quando desideri visualizzare i numeri in un formato leggibile, utilizza questa scorciatoia: aggiungi un apostrofo (‘) prima del numero.
2. Selezione di una porzione di dati in una sola volta
Quando hai a che fare con un set di dati di grandi dimensioni e desideri effettuare una selezione di una parte specifica dei dati:
- Aggiungi la prima cella o riempi una cella
- Premi contemporaneamente i pulsanti "Ctrl" e "Shift" e scorri verso il basso.
- Clicca sull'ultima cella
3. Apri più file contemporaneamente
Vuoi aprire più file Excel contemporaneamente? Ecco cosa fare:
- Clicca sulla scheda "File" e poi su "Apri" nella scheda dati in alto.
- Tieni premuto il pulsante "Ctrl" e effettua la selezione di tutti i file.
- Ora clicca su "Apri".
4. Tecnica di compilazione automatica
Sei stanco di cliccare ogni volta con il tasto destro del mouse e selezionare "Incolla speciale" per aggiungere le informazioni mancanti?
Il foglio Excel inserisce le informazioni mancanti in una serie di dati. Supponiamo di creare una serie di numeri pari e di inserire i primi tre numeri in un'intera colonna.
- Seleziona i primi tre numeri
- Trascinate il cursore nell'angolo in basso a destra fino a quando non compare il segno "+".
- Ora trascina il cursore verso il basso in base ai numeri di serie che stai cercando.
5. Semplifica la visibilità dei dati con la funzionalità "Trasponi"
Supponiamo che una lunga colonna piena di grandi set di dati ti confonda. Un ottimo modo per semplificare la visualizzazione è convertire queste colonne in righe (e viceversa). Questo ti aiuterà a organizzare l'intero foglio di lavoro e a ottenere una visibilità immediata.
Perché continuare a utilizzare la vecchia funzionalità "Incollare speciale" per creare manualmente le righe quando la funzionalità Trasponi fa lo stesso lavoro?
- Seleziona le righe/colonne/celle multiple che desideri trasporre.
- Clicca con il tasto destro del mouse per "copiare" questi set di dati.
- Seleziona le colonne/righe in cui desideri visualizzare la nuova visualizzazione dei dati.
- Ora fai nuovamente clic con il tasto destro del mouse e seleziona "Incollare speciale".
- Nella finestra "Incolla speciale", scorri verso il basso per selezionare la Box "Trasponi".
6. Crea grafici e diagrammi semplici
Creare semplici dashboard di marketing e vendite è facile con Microsoft Excel. Un foglio Excel consente di creare semplici grafici a barre, grafici lineari e grafici a torta per set di dati selezionati. Aggiungi una tabella all'interno di Excel o copia i set di dati e utilizza la funzione "Incollare speciale" per creare grafici.
- Seleziona i set di dati in più celle
- Fai clic su "Inserisci" e poi su "Grafici consigliati".
- Nella finestra "Grafici consigliati" troverai tutti i tipi di grafici consigliati da Excel per i set di dati evidenziati.
- Scegli il tipo di grafico più adatto e clicca su "OK".
- Usa "Elementi grafico", "Stili grafico" e "Filtri grafico" per personalizzare i tuoi grafici cambiando gli assi e aggiungendo colori ed etichette dati.
La funzionalità "Salva come modello" ti consente di salvare modelli di grafici per un utilizzo futuro, invece di crearli da zero ogni volta.
7. Aggiungi filtri
Se gli utenti desiderano visualizzare una riga o una colonna specifica, Excel consente loro di filtrare i dati rimanenti dal foglio di calcolo.
Da fare:
- Clicca sulla barra "Ordina e naviga" nella scheda dati in alto.
- Nella finestra a discesa, seleziona come desideri filtrare i set di dati, ad esempio dalla A alla Z o dalla Z alla A, oppure scegli un ordinamento personalizzato.
8. Seleziona le celle non collegate e formatta le celle
Vuoi selezionare più celle da colonne o righe diverse invece di fare doppio clic su "Incollare speciale" più volte?
Clicca sulla chiave "Ctrl" e effettua la selezione delle celle specifiche.
Un altro ottimo trucco di Excel consiste nel formattare le celle in base a:
- Fai clic con il pulsante destro del mouse nella scheda Home.
- Clicca su "Stili cella".
- Clicca su "Modifica" e poi su "Formato" per formattare le celle e modificare il contenuto come desideri.
La funzionalità "Formato celle" migliora la chiarezza e la leggibilità della presentazione dei dati.
9. Crea un menu di scorciatoia personalizzato
Se sei un utente assiduo di Excel e apri file Excel ogni giorno, personalizza la barra multifunzione di Excel in modo da non dover cercare ogni volta le scorciatoie.
- Vai su "File" e effettua la selezione di "Opzioni".
- Ora clicca sulla "Barra di accesso rapido".
- Aggiungi tutte le funzioni indispensabili per le tue operazioni quotidiane in Excel.
- Clicca su "Salva".
📚Suggerimento professionale: valuta l'utilizzo delle tabelle pivot per riepilogare rapidamente tutti i dati.
Per creare tabelle pivot, seleziona una delle celle vuote, fai clic su "Inserisci" e poi su "Tabella pivot".
Una tabella pivot e un menu di scorciatoia personalizzato ti aiuteranno a comprendere in modo dettagliato un set di dati complesso. L'aggiunta di una tabella pivot ai report Excel è una pratica comune per i professionisti commerciali e del marketing.
Bonus: strumenti di IA per Excel!
10. Cinque funzioni principali di Excel e le loro applicazioni
Ecco una rapida panoramica delle cinque funzioni Excel più utili e di come utilizzarle:
- IF: questa funzione esegue un test logico per aiutare l'utente a restituire un valore se la condizione è vera o un altro valore se la condizione è falsa.
Sintassi – IF(test_logico, valore_se_vero, [valore_se_falso])
- INDICE: la funzione restituisce un valore specifico o uno dei primi riferimenti di cella da una matrice di dati.
Sintassi – INDICE(matrice, numero_riga, [numero_colonna])
- Funzione CERCA.VERT/CERCA.HORIZ: la funzione CERCA.VERT consente di cercare dati nelle righe del foglio di calcolo, mentre la funzione CERCA.HORIZ consente di cercare dati nelle colonne.
Sintassi della funzione CERCA.VERT -CERCA.VERT(valore_ricerca, matrice_tabella, numero_colonna, corrispondenza approssimativa (VERO) o corrispondenza esatta (FALSO))
Sintassi HLOOKUP – VLOOKUP(valore di ricerca, matrice tabella, numero riga, corrispondenza approssimativa (TRUE) o corrispondenza esatta (FALSE))
- MATCH: questa funzione di Excel cerca un elemento specifico in più celle e restituisce l'elemento in una posizione relativa all'interno dello stesso intervallo.
Sintassi – MATCH(valore di ricerca, matrice di ricerca, [tipo di corrispondenza])
- COUNTIF: questa funzione conta il numero di celle che soddisfano determinati criteri o hanno lo stesso valore.
Sintassi: COUNTIF(intervallo, criteri).
11. Elimina i set di dati duplicati
I set di dati di ampio respiro tendono a presentare duplicazioni. Ad esempio, se stai cercando di organizzare tutti i set di dati relativi agli iscritti alla newsletter in un foglio Excel e la stessa persona si iscrive due volte, lo stesso indirizzo email sarà presente due volte.
Per identificare i set di dati duplicati, segui questi suggerimenti di Excel:
- Seleziona l'intera riga o colonna in questione
- Vai su "Dati" nella scheda Home.
- Seleziona "Rimuovi duplicati"
Bonus: converti i documenti Word in Excel!
12. Unire due o più matrici
I team aziendali spesso hanno a che fare con più di una lunga matrice di dati che evidenzia gli stessi elementi. Unendo queste matrici in un unico intervallo di dati, risparmierai tempo e la segmentazione di grandi volumi di dati sarà più semplice.
Uno dei trucchi di Excel per unire le celle consiste nell'utilizzare la funzione CONCATENARE.
Sintassi – CONCATENATE(testo1, [testo2], …)
13. Componi testi utilizzando "&"
Microsoft Excel divide i set di dati per concentrarsi sulla loro esattezza. Ad esempio, non salverà il nome completo di un dipendente in una cella. Memorizzerà il nome come nome in una cella e il cognome nell'altra.
Combina due colonne simili utilizzando la formula "&" in Excel.
Ecco la formula: =A2&” ”&B2
📚Suggerimento professionale: ricordati di aggiungere lo spazio tra " e " per inserire lo spazio tra nome e cognome.
14. Ricerca avanzata dei dati con i caratteri jolly
Quando cerchi uno o più elementi specifici all'interno di grandi set di dati, utilizzare "Ctrl+F" non è la soluzione migliore. Questo perché non sempre si ricorda il nome specifico dell'elemento, ma solo alcune parti di esso. Anche la ricerca manuale non è un'opzione praticabile, dato che qui stiamo parlando di oltre 500 set di dati.
In tali situazioni, opta per i caratteri jolly di Excel come "punto interrogativo (?)", "asterisco (*)" e "tilde (~)".
- Punto interrogativo: sostituisce un singolo carattere
- Asterisco: sostituisce un numero qualsiasi di caratteri
- Tilda: indica che un carattere deve essere utilizzato come carattere normale, non come carattere jolly.
Aumenta la tua produttività
Se sei un fanatico della produttività, Excel ha molto da offrirti. Assicurati di utilizzare questi semplici suggerimenti su Excel per aumentare la tua produttività.
15. Aggiungi menu a tendina per il monitoraggio dello stato delle attività e per aggiungere gli assegnatari
Utilizzi Microsoft Excel come strumento interno per il project management? Allora devi imparare ad aggiungere menu a tendina ai tuoi fogli Excel.
Un semplice elenco a discesa ti aiuterà a:
- Aggiungi assegnatari per ogni attività
- Aggiorna le sequenze e gli sprint per le attività
- Aggiungi tag, etichette e categorie alle attività
- Aggiungi una barra di stato a ciascuna attività per un monitoraggio regolare
Per aggiungere menu a tendina:
- Seleziona le celle/colonne/più righe specifiche vuote
- Clicca sul menu "Dati" nella barra di navigazione in alto.
- Seleziona "Convalida" e si aprirà la finestra Convalida dati.
- Ora clicca su "Elenchi" e poi su "Elenco a discesa".
- Ora seleziona il pulsante "Elenco a discesa nella cella" e clicca su "OK".
I testi cambieranno in base allo scopo del tuo menu a tendina. Ad esempio, se aggiungi un menu a tendina per aggiungere gli assegnatari di ciascuna attività, il contenuto del testo sarà costituito dai nomi dei membri del team.
16. Scorri più velocemente senza scorrere manualmente
Quando hai molti set di dati sul tuo foglio di lavoro, scorrere manualmente dalla riga 1 alla riga 1000 non è facile. Per semplificare il tuo lavoro, ti presentiamo una formula Excel che ti aiuta a raggiungere i dati desiderati senza dover scorrere.
- Per passare dalla prima riga all'ultima riga dell'intero foglio, premi "Ctrl" e la freccia su (↑) e viceversa.
- Per passare dalla colonna più a sinistra a quella più a destra del foglio di calcolo, premi "Ctrl" e (→) e viceversa.
17. Organizza i set di dati con i colori
Gli appassionati di produttività amano i colori e ciò che amano ancora di più è organizzare i set di dati con l'aiuto di colori diversi. I fogli di calcolo consentono di raggruppare set di dati di varie dimensioni con colori pertinenti.
Uno dei suggerimenti di Excel per codificare con colori i tuoi set di dati è la formattazione condizionale.
- Seleziona i set di dati in più celle
- Vai alla scheda dati in alto e clicca su "Stili".
- Seleziona il menu a tendina che dice "Formattazione condizionale". In questa fase, seleziona il formato di codifica di colore dalle opzioni visualizzate.
- Seleziona "OK".
18. Aggiungi caselle di controllo all'interno delle celle di dati
Gli appassionati di produttività amano creare elenchi di cose da fare. Spuntare le attività completate è la cosa migliore da fare dopo una giornata di lavoro frenetica.
Ecco un trucco sottovalutato di Excel per convertire il tuo foglio di calcolo in un tracker di attività da fare, aggiungendo delle caselle di controllo.
- Vai alla scheda "Sviluppatore" nella scheda Home e fai clic su Controlli > Inserisci > Moduli > Casella di controllo.
- Clicca su una cella dove vuoi mettere la casella di controllo
- Ora trascina il cursore verso il basso fino alla cella in cui verrà posizionata l'ultima casella di controllo.
📚Suggerimento da esperto: non riesci a trovare la scheda "Sviluppatore"? Procedi in questo modo:
- Fai clic con il pulsante destro del mouse in un punto qualsiasi della barra multifunzione e seleziona "Personalizza barra multifunzione".
- In Personalizza barra multifunzione, seleziona la Box Sviluppatore e fai clic su OK.
Ottimizzazione dei fogli di calcolo
Sfrutta al massimo i tuoi fogli di calcolo Excel con i seguenti suggerimenti:
19. Rimuovi i componenti aggiuntivi inattivi
I componenti aggiuntivi di Microsoft Excel sono spesso inutilizzati e finiscono per rallentare i fogli di calcolo. È consigliabile disabilitare i componenti aggiuntivi inutilizzati per ottimizzare le prestazioni dell'intero foglio.
- Vai su "File", seleziona "Opzioni" e scorri verso il basso per cliccare su "Componenti aggiuntivi".
- Clicca su "Gestisci", poi su "Componenti aggiuntivi di Excel" e infine su "Vai".
- Ora deseleziona tutti i componenti aggiuntivi non necessari e seleziona "OK".
20. Evita di utilizzare riferimenti in avanti e indietro
Pianifica le tue formule Excel in modo che non facciano troppo riferimento a riferimenti anteriori e posteriori. Riferimenti anteriori e posteriori frequenti daranno come risultato calcoli differiti in situazioni con calcoli complicati e troppe formule.
21. Evita di aggiungere link in modo improvviso all'interno dei fogli di calcolo
I collegamenti tra il tuo foglio di calcolo Excel o le celle oggetto di selezione sono spesso interrotti.
Con più cartelle di lavoro e un ampio set di dati, è difficile individuarli e correggerli. Riduci al minimo il numero di collegamenti e prova ad aprire tutti i collegamenti prima di iniziare le operazioni in Excel per rimanere in linea con il lavoro.
22. Mantieni la struttura della tabella
Invece di incollare una tabella non strutturata che non rappresenta le variabili dipendenti e indipendenti, mantieni le tabelle il più strutturate possibile. Ciò comporterà minori svantaggi in termini di prestazioni e risultati più accurati.
23. Evita di usare la funzione CERCA.VERT e usa invece queste funzioni
La funzione CERCA.VERT è facile da usare, ma le funzioni INDICE e CORRISPONDENZA eseguono gli stessi calcoli con maggiore flessibilità. Una volta utilizzata la funzione CORRISPONDENZA, i risultati vengono memorizzati in una cella vuota e possono essere riutilizzati più volte nelle istruzioni INDICE.
Tuttavia, questa funzionalità/funzione non è disponibile con VLOOKUP.
24. Evita le formule instabili
Formule instabili come NOW e OFFSET ricalcolano l'intero calcolo al minimo cambiamento nel foglio Excel.
Se provi a estrarre dati da origini dati più recenti, queste formule tendono a mandare in crash la formula complessiva e potrebbero visualizzare un messaggio di errore. Questo ti aiuterà a mantenere intatta la sicurezza dei tuoi dati.
25. Sostituisci le formule inutilizzate con valori statici
A volte, nei fogli di calcolo rimangono formule inutilizzate. Queste formule rallentano l'applicazione Excel e causano ritardi nell'elaborazione dei risultati. Valuta la possibilità di controllare periodicamente l'intero foglio e sostituire le formule inutilizzate con valori statici.
Limiti dell'utilizzo di Excel
Ora che conosci le scorciatoie, le formule e le funzioni avanzate di Excel, lascia che ti dica una verità amara che probabilmente hai già capito: lavorare su Excel non è sempre piacevole.
Excel presenta molti limiti, eccone alcuni:
- Excel non consente di visualizzare più viste, come la vista Bacheca, la vista Gantt , la vista Calendario o la vista Elenco. Si è costretti a utilizzare l'unica vista disponibile, quella "riga-colonna". Da questo punto di vista, Excel manca di efficienza.
- Creare dashboard in Excel significa creare manualmente grafici e tabelle per diversi tipi di dati selezionati. Anche se crei dei modelli per alcune dashboard, non è possibile utilizzarli più volte poiché i modelli di fogli di calcolo non dispongono di funzionalità semplici come widget, colori accattivanti e strumenti di trascinamento della selezione per estrarre dati da diverse origini dati.
- Excel non dispone di flussi di lavoro integrati che gli utenti necessitano per scopi di personalizzazione. È necessario aggiungere manualmente un elenco a discesa ogni volta, sia che si desideri aggiungere assegnatari, date di scadenza o stati.
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