25 trucchi e hack di Excel per aumentare la produttività nel 2024

Microsoft Excel offre molti scorciatoi, formule e funzioni avanzate da imparare e applicare.

Sia che siate principianti di Excel o che abbiate una discreta conoscenza di Excel, ecco alcuni trucchi di Excel per migliorare le vostre conoscenze e migliorare il vostro gioco con Excel.

Che cos'è Excel?

Microsoft Excel è un programma per l'analisi, la visualizzazione e la convalida dei dati foglio di calcolo che aiuta i professionisti aziendali ad archiviare i dati e a monitorare gli insiemi di dati aziendali critici con formule semplici e avanzate.

Excel utilizza i fogli di calcolo per ottimizzare le operazioni sui dati aziendali senza intaccare l'integrità dei dati.

Indipendentemente dal tipo di industria, tutti i dipartimenti, tra cui commerciale, marketing, finanza, operazioni, tecnologia e risorse umane, utilizzano Excel.

Anche se i casi d'uso sono diversi per ogni reparto aziendale, conoscere i trucchi e i suggerimenti pratici di Excel per generare i report, i dashboard e i rendiconti desiderati sarà utile.

25 trucchi di Excel per ogni caso d'uso

Se state leggendo questo articolo, dovete essere a conoscenza delle nozioni di base di Excel, come ad esempio:

Aggiunta, sottrazione, moltiplicazione e divisione di numeri
Aggiunta o eliminazione di più righe, di tutte le colonne, di una cella e di celle multiple
Aggiunta di colori, evidenziazione di numeri, celle vuote, righe e colonne

Poiché la maggior parte delle persone sa come svolgere queste funzioni, non vi annoieremo con questo. Parliamo dei trucchi avanzati di Excel per portare le vostre abilità al livello successivo.

Abbiamo suddiviso i trucchi di Excel in tre categorie:

Scorciatoie da tastiera, formule e funzioni: Per tutte le funzioni e le formule per eseguire calcoli estesi e calcolati in pochi minuti
Aumenti per la produttività: Per aiutarvi a convertire i vostri fogli Excel in una macchina per la produttività
Ottimizzazione dei fogli di calcolo: vi aiuterà a ottimizzare il vostro foglio di calcolo con il minimo lavoro e a migliorare la convalida dei dati

Scorciatoie da tastiera, formule e funzioni

Di seguito sono riportati gli scorciatoi da tastiera che ogni appassionato di Excel deve conoscere:

1. Immissione del numero come testo

Quando si desidera inserire i numeri in una funzionalità/funzione leggibile, utilizzare questa scorciatoia: aggiungere un apostrofo (') prima del numero.

2. Selezione di una porzione di dati in una sola volta

Quando si ha a che fare con un enorme insieme di dati, se si desidera selezionare una particolare porzione di dati:

Aggiungere la prima cella o riempire una cella
Premere insieme i pulsanti 'Ctrl Shift' e scorrere verso il basso
Fare clic sull'ultima cella

3. Aprire più file contemporaneamente

Volete aprire più file Excel in una volta sola? Ecco come fare:

Fare clic sulla scheda "File" e poi su "Apri" nella parte superiore della scheda dati
Tenere premuto il pulsante 'Ctrl' e selezionare tutti i file
Ora fare clic su "Apri"

4. Tecnica di riempimento automatico

Siete stanchi di cliccare ogni volta con il tasto destro del mouse su "Incolla speciale" per aggiungere le informazioni mancanti?

Il foglio Excel riempie le informazioni mancanti in una serie di dati. Supponiamo di creare una serie di numeri pari e di riempire i primi tre numeri di un'intera colonna.

Selezione dei primi tre numeri
Trascinate il cursore verso il basso nell'angolo in basso a destra finché non appare il segno '+'
Ora trascinate il cursore verso il basso in base ai numeri di serie che state cercando

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/01/Excel-Autofill-1400x794.png Riempimento automatico di Excel /$$$img/

Riempimento automatico di Excel

5. Semplificare la visibilità dei dati con la funzionalità/funzione 'Trasponi'

Supponiamo che una lunga colonna piena di dati di grandi dimensioni vi confonda. Un ottimo modo per semplificare la visualizzazione è convertire queste colonne in righe (e viceversa). Questo vi aiuterà a organizzare l'intero foglio di lavoro e a stabilire una visibilità immediata.

Perché usare il vecchio metodo dell'incollare speciale per creare manualmente le righe quando la funzionalità/funzione Transpose fa il suo dovere?

Selezionate le righe, le colonne o le celle multiple che volete trasporre
Fare clic con il pulsante destro del mouse per 'Copiare' questi set di dati
Selezionare le colonne/le righe in cui si desidera visualizzare i nuovi dati
Ora fate di nuovo clic con il tasto destro del mouse e cliccate su 'Incolla speciale'
Nella finestra "Incolla speciale", scorrere verso il basso per selezionare la casella "Trasponi"

6. Creare semplici grafici e diagrammi

Creare semplici grafici e dashboard commerciali è facile con Microsoft Excel. Un foglio Excel permette di creare semplici grafici a barre, a linee e a torta per i set di dati selezionati. Aggiungete una tabella all'interno di Excel o copiate le serie di dati e incollate il comando "Speciale" per creare i grafici.

Selezione dei set di dati in più celle
Fare clic su "Inserisci" e poi su "Grafici consigliati"
Nella finestra "Grafici consigliati" si trovano tutti i tipi di grafico consigliati da Excel per i set di dati evidenziati
Scegliere il tipo di grafico più conveniente e fare clic su "OK"
Utilizzare "Elementi grafico", "Stili grafico" e "Filtri grafico" per personalizzare i grafici cambiando gli assi e aggiungendo colori ed etichette ai dati

La funzionalità "Salva come modello" consente di salvare i modelli di grafico per un uso futuro, invece di crearli da zero ogni volta.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/01/Save-as-a-Chart-Template-in-Excel.png Salvataggio come modello di grafico in Excel /$$$img/

Salvataggio di un grafico in Excel come modello tramite Orologio da ufficio

7. Aggiungi filtri

Se gli utenti desiderano visualizzare una riga o una colonna particolare, Excel consente di filtrare i dati rimanenti dal foglio di calcolo.

Da fare:

Fate clic sulla barra "Ordina e navigazione" nella scheda dati superiore
Nella finestra a discesa, selezionare il modo in cui si desidera filtrare i set di dati, ad esempio da A a Z o da Z ad A, oppure un ordinamento personalizzato

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/01/Add-filters-in-Excel.png Aggiungere filtri in Excel /%img/

Come aggiungere filtri in Excel

8. Selezione di celle non collegate e formattazione di celle

Volete selezionare più celle da colonne o righe diverse invece di fare continuamente doppio clic su 'Incolla speciale'?

Fate clic sulla chiave 'Ctrl' e selezionate le celle specifiche.

Un altro ottimo trucco di Excel è quello di formattare le celle in base a:

Cliccare con il tasto destro del mouse sulla scheda Home
Fare clic su 'Stili di cella'
Cliccare su "Modifica" seguito da "Formatta" per formattare le celle e cambiare il contenuto come si desidera

La funzionalità "Formatta celle" migliora la chiarezza e la leggibilità della presentazione dei dati.

Se siete utenti assidui di Excel e aprite file Excel ogni giorno, personalizzate la barra multifunzione di Excel in modo da non dover cercare scorciatoie ogni volta.

Andate su 'File' e selezionate 'Opzioni'
Ora fate clic su 'Barra degli strumenti di accesso rapido'
Aggiungete tutte le funzioni che sono indispensabili per le vostre operazioni quotidiane con Excel
Fare clic su 'Salva'

📚Pro tip: Considerate l'uso delle tabelle pivot per riepilogare/riassumere rapidamente tutti i dati.

Per creare tabelle pivot, selezionare una qualsiasi cella vuota, fare clic su "Inserisci" e quindi su "Tabella pivot"

Una tabella pivot e un menu di scorciatoia personalizzato vi aiuteranno a comprendere nel dettaglio una serie di dati complicati. L'aggiunta di una tabella pivot ai report di Excel è comune per i professionisti del settore commerciale e del marketing.

bonus:**_

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10. Le cinque principali funzioni di Excel e le loro applicazioni

Ecco un rapido sguardo alle cinque funzioni più utili di Excel e al loro utilizzo:

IF: Questa funzione esegue un test logico per aiutare l'utente a tornare a un valore se la condizione è vera o all'altro se la condizione è falsa

Sintassi - IF(test logico, valore vero, valore falso)

**La funzione restituisce un valore particolare o uno dei primi riferimenti di cella di una matrice di dati

Sintassi - INDICE(matrice, numero_di_riga, [numero_di_colonna])

Funzione VLOOKUP/Funzione HLOOKUP: La funzione VLOOKUP consente di cercare i dati nelle righe del foglio di calcolo, mentre HLOOKUP consente di cercare i dati nelle colonne

Sintassi della funzione VLOOKUP -VLOOKUP(valore di ricerca, matrice tabella, numero colonna, corrispondenza approssimativa (VERO) o esatta (FALSO))

Sintassi della funzione HLOOKUP - VLOOKUP(valore di ricerca, matrice di tabella, numero di riga, corrispondenza approssimativa (VERO) o esatta (FALSO))

**Questa funzione di Excel cerca un elemento particolare in più celle e restituisce l'elemento in una posizione relativa all'interno dello stesso intervallo

Sintassi - MATCH(valore di ricerca, matrice di ricerca, [tipo di partita])

COUNTIF: Questa funzione conta il numero di celle che soddisfano i criteri o che hanno lo stesso valore

Sintassi - COUNTIF(intervallo, criteri).

11. Eliminazione di set di dati duplicati

Gli insiemi di dati a lungo intervallo tendono a presentare duplicazioni. Ad esempio, se si sta cercando di organizzare tutti i set di dati relativi agli iscritti alla newsletter in un foglio Excel e la stessa persona si iscrive due volte, ci sarà lo stesso indirizzo email due volte.

Per identificare i set di dati duplicati, seguite questi suggerimenti di Excel:

Selezione dell'intera riga o colonna in questione
Andare a "Dati" nella scheda Home
Selezionare "Rimuovi duplicati"

Bonus:_ **Convertire documenti Word in Excel !

12. Unire due o più matrici

I team aziendali hanno spesso a che fare con più di una lunga matrice di tabelle di dati che evidenziano gli stessi elementi. Unendo queste matrici in un unico intervallo di dati, si risparmia tempo e la segmentazione di grandi volumi di dati sarà più semplice.

Uno dei suggerimenti di Excel per unire le celle è quello di utilizzare la funzione CONCATENA.

Sintassi - CONCATENA(testo1, [testo2], ...)

13. Comporre i testi con '&'

Microsoft Excel divide gli insiemi di dati per concentrarsi sulla loro esattezza. Ad istanza, non salverà il nome completo di un dipendente in una cella. Il nome verrà memorizzato come nome in una cella e come cognome nell'altra.

Combinare due colonne simili utilizzando la formula '&' in Excel.

Ecco la formula: =A2&" "&B2

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/01/Compose-texts-using-'-1400x552.png Comporre i testi usando '&' /$$$img/

Come combinare due colonne simili utilizzando la formula '&' in Excel

📚Pro tip: Ricordate di aggiungere lo spazio tra " e " per aggiungere lo spazio tra nome e cognome.

14. Ricerca avanzata dei dati con i caratteri jolly

Quando si cerca un elemento particolare all'interno di grandi insiemi di dati, l'opzione "Ctrl+F" non è la migliore. Infatti, non sempre si ricorda il nome specifico dell'elemento, ma solo una parte di esso. Anche la ricerca manuale non è un'opzione, dato che qui si parla di insiemi di dati di oltre 500 unità.

In queste situazioni, optate per i caratteri jolly di Excel, come "Punto interrogativo(?)", "Asterik(*)" e "Tilda(~)".

Punto interrogativo: Prende il posto di un singolo carattere
Asterisco: Prende il posto di un numero qualsiasi di caratteri
Tilda: Indica che un carattere deve essere usato come carattere normale e non come carattere jolly

Incrementi di produttività

Se siete amanti della produttività, Excel ha molto in serbo per voi. Assicuratevi di utilizzare questi semplici consigli di Excel per aumentare la vostra produttività.

Utilizzate Microsoft Excel come strumento interno di project management? Allora dovete imparare ad aggiungere menu a discesa ai vostri fogli Excel.

Un semplice elenco a discesa vi aiuterà a:

Aggiungere assegnatari per ogni attività
Aggiornare le Sequenze e gli Sprint per le attività
Aggiungere tag, etichette e categorie alle attività
Aggiungere una barra di stato a ogni attività per un monitoraggio regolare

Per aggiungere menu a discesa:

Selezionare le celle/colonne/più righe vuote specifiche
Fare clic sul menu "Dati" nella navigazione superiore
Selezionate "Convalida" e si aprirà la finestra di convalida dei dati
Cliccate ora su "Elenchi" e poi su "Elenco a discesa"
Selezionare il pulsante "Elenco a discesa in cella" e fare clic su "OK"

/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/01/Data-Validation-in-Excel.png Convalida dei dati in Excel /$$$img/

Creare un elenco a discesa in Excel via Abilità I testi cambieranno in base allo scopo del menu a discesa. Ad esempio, se si aggiunge un menu a discesa per aggiungere assegnatari per ogni attività, il contenuto del testo sarà il nome dei membri del team.

16. Scorrere più velocemente senza scorrere manualmente

Quando si hanno molti set di dati nel foglio di lavoro, scorrere manualmente dalla riga 1 alla riga 1000 non è facile. Per semplificare il lavoro, vi presentiamo una formula di Excel che vi aiuta a raggiungere i dati di destinazione senza scorrere.

Per andare dalla prima all'ultima riga dell'intero foglio, premete 'Ctrl' e la freccia verso l'alto (↑) e viceversa
Per andare dalla colonna più a sinistra a quella più a destra del foglio di calcolo, premere "Ctrl" e la freccia (→) e viceversa

17. Organizzare le serie di dati con i colori

Gli amanti della produttività amano i colori e ancor di più organizzare gli insiemi di dati con l'aiuto di colori diversi. I fogli di calcolo consentono di raggruppare gli insiemi di dati di varie dimensioni con colori appropriati.

Uno dei suggerimenti di Excel per colorare i dataset è la formattazione in condizioni.

Selezione degli insiemi di dati in più celle
Andare alla scheda dati superiore e fare clic su 'Stili'
Selezionate il menu a discesa con la dicitura "Formattazione condizionale" In questa fase, selezionare il formato di codifica del colore dalle opzioni visualizzate
Selezionare 'OK'

18. Aggiunta di caselle di controllo nelle celle di dati

Gli amanti della produttività amano creare elenchi di cose da fare. Spuntare le attività completate è la cosa migliore da fare dopo una giornata di lavoro frenetica.

Ecco un trucco sottovalutato di Excel per convertire il vostro foglio di calcolo in un elenco di cose da fare: l'aggiunta di caselle di controllo.

Andate alla scheda dati 'Sviluppatore' nella scheda Home e fate clic su Controlli> Inserisci> Controlli modulo> Casella di controllo
Fare clic su una cella in cui si desidera inserire la casella di controllo
Trascinare ora il cursore verso il basso fino alla cella in cui verrà posizionata l'ultima casella di controllo

📚Pro tip: Non riuscite a trovare la scheda dati 'Sviluppatore'? Da fare:

Fare clic con il tasto destro del mouse su un punto qualsiasi della barra multifunzione e fare clic su "Personalizza la barra multifunzione"
In Personalizza la barra multifunzione, selezionare la casella Sviluppatore e fare clic su OK

Ottimizzazione dei fogli di calcolo

Sfruttate al meglio i fogli di calcolo di Excel con i seguenti suggerimenti:

19. Rimuovere i componenti aggiuntivi inattivi

I componenti aggiuntivi di Microsoft Excel sono spesso inutilizzati e finiscono per rallentare i fogli di calcolo. È una buona idea disattivare i componenti aggiuntivi inutilizzati per ottimizzare le prestazioni dell'intero foglio.

Andate su "File", selezionate "Opzioni" e scorrete verso il basso fino a cliccare su "Componenti aggiuntivi"
Fate clic su "Gestione", seguito da "Componenti aggiuntivi di Excel" e fate clic su "Vai"
Ora deselezionate tutti i componenti aggiuntivi non necessari e selezionate "OK"

20. Evitare l'uso di riferimenti in avanti e indietro

Pianificate le formule di Excel in modo che non facciano troppo riferimento in avanti e indietro. I frequenti riferimenti in avanti e indietro risultano in calcoli differiti in situazioni di calcoli complicati e di formule troppo numerose.

21. Evitare di aggiungere collegamenti bruschi all'interno dei fogli di calcolo

I collegamenti tra i fogli di lavoro di Excel o le celle selezionate sono spesso interrotti.

Con più cartelle di lavoro e un ampio set di dati, è difficile trovarli e risolverli. Riducete al minimo il numero di collegamenti ed esercitatevi ad aprirli prima di iniziare le operazioni in Excel per non perdere la rotta.

22. Mantenere la tabella strutturata

Invece di incollare una tabella non strutturata che non rappresenta le variabili dipendenti e indipendenti, mantenete le tabelle il più possibile strutturate. In questo modo si otterranno meno svantaggi in termini di prestazioni e risultati più accurati.

23. Evitare l'uso della funzione VLOOKUP e utilizzare invece le seguenti funzioni

VLOOKUP può essere facile, ma le funzioni INDEX e MATCH Da fare eseguono gli stessi calcoli con maggiore flessibilità. Una volta utilizzata la funzione MATCH, questa memorizza i risultati in una cella vuota e consente di riutilizzarla più volte nelle istruzioni INDEX.

Questa funzionalità/funzione non è invece disponibile con VLOOKUP.

24. Evitare formule instabili

Le formule instabili, come ORA e OFFSET, ricalcolano l'intero calcolo al minimo cambiamento nel foglio Excel.

Se si cerca di estrarre dati da fonti più recenti, queste formule tendono a bloccare l'intera formula e potrebbero visualizzare un messaggio di errore. Questo vi aiuterà a mantenere intatta la sicurezza dei vostri dati.

25. Sostituire le formule inutilizzate con valori statici

A volte si mantengono formule inutilizzate all'interno di un foglio di calcolo. Queste formule rallentano l'applicazione Excel e risultano ritardate. Considerate di controllare ogni tanto l'intero foglio e di sostituire le formule inutilizzate con valori statici.

Limiti dell'uso di Excel

Ora che conoscete gli scorciatoi, le formule e le funzioni avanzate di Excel, lasciate che vi dica un'amara verità che probabilmente avrete già capito: lavorare con Excel non è sempre la cosa migliore.

Excel ha molti limiti ed eccone alcuni:

Excel non consente di visualizzare più viste, come ad esempio la vista Bacheca,Grafico Ganttcalendario o vista Elenco. Siete bloccati con l'unica visualizzazione 'riga-colonna'. Excel manca di efficienza da questo punto di vista
Creare dashboard in Excel significa creare manualmente grafici e diagrammi per diversi tipi di dati selezionati. Anche se si creano dei modelli di dashboard, non c'è modo di utilizzarli più volte, perché il filemodelli di foglio di calcolo mancano di funzionalità/funzioni semplicistiche come widget, colori accattivanti e strumenti di trascinamento per estrarre i dati da diverse origini dati
Excel non haflussi di lavoro incorporati di cui gli utenti hanno bisogno per i loro personalizzati. È necessario aggiungere manualmente un elenco a discesa ogni volta, sia che si vogliano aggiungere assegnatari, date di scadenza o stati

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