Facce vuote, monologhi ininterrotti, zero impegno, nessuna domanda o commento. Se la maggior parte delle vostre riunioni sono così, potreste avere un problema tra le mani.
Molti dipendenti temono le riunioni, sia perché sono noiose o inutili, sia perché si sentono troppo timidi per parlare, sia perché credono che il loro contributo non sia importante. Il risultato è una mancanza di impegno durante le riunioni e un pugno di mosche silenzioso quando vengono annullate.
Ma ecco la buona notizia: Le riunioni non devono essere una seccatura. Con il giusto approccio e un serio lavoro richiesto, è possibile trasformare le riunioni in incontri in cui le persone trovano valore e si sentono attrezzate per creare valore. Qualcosa a cui le persone vogliono partecipare, aumentando il tasso di partecipazione alle riunioni
Questa guida è ricca di consigli pratici per migliorare la partecipazione del team alle riunioni. Vi aiuterà a trasformare le vostre riunioni in sessioni produttive e interattive che tutti apprezzano e addirittura aspettano con ansia.
Cominciamo col capire perché i dipendenti sono riluttanti a partecipare alle riunioni.
Comprendere gli ostacoli alla partecipazione del team alle riunioni
La partecipazione dei team alle riunioni richiede un ambiente che promuova la collaborazione. Gli organizzatori delle riunioni devono anche utilizzare un sano mix di stili di comunicazione per incoraggiare tutti i partecipanti a contribuire e partecipare.
Una statistica sorprendente rivela che il 67% dei dipendenti si distraggono durante le riunioni virtuali, evidenziando un problema comune alla gestione delle riunioni in molti settori.
Le barriere che ostacolano la partecipazione attiva alle riunioni hanno intervalli che vanno da problemi personali a situazioni fuori dal vostro controllo. Ecco alcune delle sfide che un team può affrontare durante le riunioni:
- **Quando l'organizzatore della riunione non riesce a fornire una struttura e degli oggetti chiari o un programma, le riunioni possono deragliare rapidamente. Pertanto, una leadership o una gestione della riunione inadeguata porta a riunioni improduttive e con scarsa partecipazione
- **Mancanza di sicurezza psicologica: quando i membri del team temono critiche o giudizi, sono meno propensi a condividere le idee in riunione. I leader devono promuovere un ambiente sicuro e aperto in cui le buone idee vengano condivise liberamente e con fiducia
- Voci dominanti: Chi parla con sicurezza può spesso mettere in ombra i membri più silenziosi, anche se le loro idee sono altrettanto valide. Attuate strategie come le discussioni in cordata per garantire a tutti la possibilità di partecipare
- Stanchezza da riunione: L'eccesso di riunioni porta al burnout. Programmate le riunioni solo quando è necessario per mantenere alto il coinvolgimento e intatta la produttività. Capire quando le riunioni sono necessarie e quando è sufficiente un'email o una rapida conversazione su Slack
- Problemi con i format tradizionali: Sia che si tratti di riunioni in una sala conferenze o tramite Zoom, gli argomenti di discussione ripetitivi o gli oratori troppo dominanti ostacolano la partecipazione di tutti gli altri. Prendete in considerazione gruppi di lavoro o riunioni più piccole per incoraggiare il contributo di tutti
Come incoraggiare il team a partecipare alle riunioni
Non è un problema se la partecipazione del team alle riunioni subisce un calo occasionale. Tuttavia, è un vero motivo di preoccupazione se si verifica ogni giorno nel lungo periodo.
Se volete organizzare riunioni produttive in cui le persone si presentano e partecipano con entusiasmo, ecco cosa potete fare:
1. Impostare obiettivi e programmi chiari
Per gestire riunioni mirate ed efficienti, iniziate con l'impostazione di obiettivi chiari e raggiungibili e con la creazione di un ordine del giorno ben definito programma della riunione . Da fare, però, come prepararsi per una riunione di team ?
Prima di tutto, dichiarate chiaramente lo scopo della riunione, sia che si tratti di un brainstorming di idee, di prendere decisioni o di fornire aggiornamenti sullo stato di avanzamento. Quando i partecipanti capiscono l'oggetto, sanno cosa ci si aspetta da loro, il che porta a discussioni e risultati più produttivi
Preparate quindi un programma per la riunione del team e condividetelo con i partecipanti in anticipo, dando loro il tempo di prepararsi. Sebbene la creazione di un programma possa richiedere molto tempo, strumenti come il ClickUp rendono il processo più semplice e collaborativo.
ClickUp offre diversi modelli per semplificare le riunioni e incoraggiare la partecipazione.
Modello di Programma di riunione ClickUp
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Il modello di Programma di ClickUp è stato progettato per aiutarvi a pianificare e organizzare le riunioni.
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Modello di Programma per riunioni di ClickUp
semplifica il processo di gestione di riunioni efficaci, fornendo un documento personalizzabile e pronto all'uso. Questo modello consente di delineare chiaramente gli oggetti e gli obiettivi, assicurando che tutti comprendano lo scopo della riunione fin dall'inizio.
La suddivisione delle attività e degli elementi d'azione aiuta a mantenere le discussioni focalizzate e organizzate, evitando che i punti chiave vengano trascurati.
Inoltre, consente di assegnare le responsabilità a specifici membri del team, assicurando responsabilità e chiarezza su chi è responsabile di ogni attività.
Nel complesso, si tratta di uno strumento prezioso per mantenere le riunioni produttive e in linea con i tempi.
2. Assegnare ruoli e responsabilità specifiche ai partecipanti
Avete gli obiettivi e il programma, ora è il momento di coinvolgere tutti e incoraggiare la partecipazione alle riunioni del team. L'assegnazione di ruoli specifici durante la riunione mantiene le cose in carreggiata e garantisce il contributo di tutti.
Esempio: Nominate un facilitatore che guidi la riunione, si attenga all'ordine del giorno e faccia un brainstorming sui progetti futuri idee per le riunioni del team . Un cronometrista può monitorare l'orologio, assicurando che ogni elemento all'ordine del giorno riceva la giusta attenzione e che la riunione rimanga in orario.
È anche possibile avere un addetto alle note per registrare i punti chiave, le decisioni e gli elementi d'azione, che possono essere utilizzati per creare un documento di lavoro riepilogo della riunione .
L'assegnazione dei ruoli non solo impedisce a pochi membri di dominare la conversazione, ma favorisce anche un ambiente più inclusivo che incoraggia i contributi e la partecipazione effettiva di tutti i partecipanti.
ClickUp Tasks consente di assegnare commenti ai partecipanti, aggiungere tag e utilizzare liste di controllo per tenere traccia degli elementi da svolgere Attività di ClickUp rende l'assegnazione delle attività ai membri del team semplice ed efficace, migliorando il coinvolgimento generale del team. Grazie alla possibilità di aggiungere campi personalizzati, è possibile adattare le attività alle esigenze specifiche, rendendo le responsabilità di ciascun membro del team chiare e pertinenti.
La possibilità di collegare attività collegate assicura che tutti capiscano come il loro lavoro si colleghi al quadro generale, favorendo la collaborazione e il senso di condivisione.
Inoltre, l'impostazione dei livelli di priorità aiuta il team a concentrarsi sulle attività più critiche, riducendo la confusione e garantendo che gli elementi chiave vengano affrontati prontamente.
Questo approccio organizzato incoraggia il coinvolgimento attivo di tutti i membri del team, che possono vedere facilmente i loro contributi e il loro impatto sugli obiettivi del team.
3. Incoraggiare una comunicazione aperta e onesta
Per migliorare la collaborazione del team, date priorità alla comunicazione aperta. Le riunioni diventano sessioni di brainstorming produttive quando tutti si sentono a proprio agio nella condivisione di pensieri e idee. Ma Da fare per favorire l'apertura?
Iniziate creando un ambiente in cui i membri del team si sentano liberi di fare domande e condividere le proprie opinioni. Incoraggiate questo atteggiamento affermando esplicitamente che tutti i punti di vista hanno valore e che le domande sono sempre ben accette.
Inoltre, coltivate un'atmosfera di riunione positiva e rispettosa impostando delle regole di base: ascoltate senza interrompere, rispettate le posizioni diverse e offrite un feedback costruttivo.
Da fare incoraggia il dialogo aperto e rende le riunioni più coinvolgenti per tutti.
Pro Tip: In qualità di leader, avete la responsabilità di modellare questo comportamento. Dimostrate di ascoltare gli altri, di riconoscere i loro contributi e di affrontare immediatamente i comportamenti sprezzanti.
4. Iniziare con una sessione per rompere il ghiaccio
I rompighiaccio sono come il riscaldamento prima di un allenamento: danno a tutti la carica e la voglia di impegnarsi. Aiutano le persone a rilassarsi, a creare connessioni personali e a stimolare la creatività, tutti elementi chiave per un'organizzazione di successo una riunione produttiva .
Invece delle solite domande "divertenti", provate a collegare il rompighiaccio all'argomento della riunione.
se state discutendo di strategie di marketing, chiedete a tutti di condividere una recente campagna di marketing che hanno apprezzato. Se si tratta di una sessione di risoluzione di problemi, chiedete loro di condividere una volta in cui hanno superato una sfida.
I rompighiaccio sono efficaci anche per i team virtuali. Per aumentare la partecipazione, utilizzate le sale per le discussioni in piccoli gruppi o i sondaggi online.
Per altre idee, date un'occhiata a queste 10 divertenti rompighiaccio da utilizzare nella prossima riunione.
Modello di rompighiaccio da lavagna online ClickUp
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Il modello di lavagna online Ice Breaker di ClickUp è stato progettato per aiutarvi a iniziare rapidamente con una lavagna virtuale.
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C'è anche Modello di lavagna online per rompere il ghiaccio di ClickUp che vi facilita il lavoro. È stato progettato per incoraggiare la conversazione e aiutare tutti i partecipanti alla riunione a sentirsi a proprio agio.
Creando un ambiente divertente e interattivo, il modello aiuta i partecipanti a presentarsi in modo naturale e coinvolgente, il che è fondamentale per creare un rapporto nei team virtuali.
Oltre alle semplici presentazioni, il modello consente di creare attività, aggiungere campi personalizzati e migliorare le attività secondarie annidate, gli assegnatari multipli e le etichette di priorità.
Questi strumenti non solo rendono il processo di rottura del ghiaccio più strutturato, ma aprono anche opportunità di espressione creativa e di risoluzione dei problemi.
Questa struttura aiuta i team a legare e a collaborare in modo più efficace, migliorando la partecipazione e rafforzando le dinamiche di gruppo.
5. Privilegiare l'inclusività per i dipendenti remoti e ibridi
La distanza non deve essere un motivo per cui qualcuno si senta alienato o non faccia parte del team. Che sia in ufficio o a chilometri di distanza, tutti meritano una postazione alla tabella.
Per creare un ambiente di riunione inclusivo, sfruttate al massimo le possibilità di strumenti per le riunioni online come Zoom, Microsoft Teams o Google Meet. Utilizzate funzionalità come sondaggi, domande e risposte e alzate di mano virtuali per coinvolgere tutti.
**I fusi orari possono essere problematici, ma va bene così. Ruotate gli orari delle riunioni in modo che tutti condividano l'onere di alzarsi presto la mattina o di fare le ore piccole la sera.
6. Incoraggiare l'ascolto attivo e l'apprendimento
La creazione di un ambiente di riunione in cui tutti si sentano valorizzati inizia con l'incoraggiare l'ascolto attivo. Ciò significa prestare piena attenzione, comprendere l'oratore e rispondere in modo ponderato: elementi chiave di un buon ascolto galateo delle riunioni virtuali .
L'ascolto attivo aiuta i partecipanti a cogliere le diverse prospettive, riduce i malintesi e fa sì che tutti sentano che il loro contributo è importante. Completate l'ascolto invitando a fornire un feedback sul processo e sui risultati della riunione
Chiedere cosa ha funzionato e cosa no dimostra il valore delle opinioni dei partecipanti e il vostro impegno a migliorare la partecipazione del team alle riunioni, rendendole più coinvolgenti ed efficaci.
7. Tenere traccia della partecipazione e del follow-up
Per mantenere l'accounter e il coinvolgimento, è fondamentale monitorare la partecipazione e dare seguito alle azioni della riunione. Definire e comunicare chiaramente le responsabilità dopo ogni riunione assicura che tutti conoscano le proprie attività.
**I follow-up regolari aiutano a monitorare lo stato di avanzamento, ad affrontare le sfide e a mantenere i partecipanti in linea con le scadenze
Tuttavia, è facile perdere il monitoraggio quando si tengono più riunioni alla settimana. Per rimanere organizzati, considerate l'utilizzo di strumenti per gestire i programmi e le attività assegnate in tutte le riunioni.
ClickUp AI è in grado di riepilogare le riunioni dall'inizio alla fine e di generare note dettagliate sulle riunioni
Uno strumento come ClickUp AI elimina il fastidio di gestire manualmente i follower delle riunioni utilizzando L'IA per creare le note delle riunioni .
ClickUp Brain è un AI Project Manager in grado di riepilogare/riassumere intere riunioni da trascrizioni e registrazioni e trasferirle direttamente a ClickUp Documenti. Inoltre, genera automaticamente un elenco di elementi d'azione che è possibile mappare in attività di ClickUp.
Modello di verbale di riunione di ClickUp
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Il modello di verbale di riunione di ClickUp vi aiuta a organizzare i partecipanti alla riunione, l'ordine del giorno e gli elementi d'azione, a monitorare i risultati chiave e gli esiti per gli stakeholder e ad assegnare gli elementi d'azione ai compagni di squadra come nuove attività
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Modello di verbale di riunione di ClickUp
rende la gestione delle riunioni ancora più semplice.
Questo modello di note per le riunioni fornisce un quadro efficace per catturare e riepilogare i dettagli della riunione, assicurando che nulla di importante venga trascurato.
Include pagine precostituite e facili da usare per organizzare i partecipanti, i programmi e gli elementi d'azione, in modo da poter tenere traccia di chi è presente e di ciò che deve essere realizzato.
Documentando in modo chiaro gli apprendimenti e i risultati chiave, il modello mantiene tutti sulla stessa pagina, soprattutto per le parti interessate che potrebbero non essere presenti. Inoltre, incoraggia la partecipazione attiva assegnando elementi d'azione a specifici membri del team come nuove attività.
Questo livello di organizzazione assicura che tutti conoscano le proprie responsabilità, favorendo la responsabilità e l'impegno e, in ultima analisi, portando a riunioni più collaborative.
8. Chiedete al vostro team di consegnare le presentazioni
Presentazioni? Non sono obsolete e stereotipate?
Ebbene, le presentazioni rimangono un ottimo modo per incoraggiare il coinvolgimento nelle riunioni. Se avete uno standup giornaliero con il vostro team, cercate di far sì che una persona del gruppo presenti un aggiornamento del progetto, un nuovo apprendimento o un caso di studio a tutti gli altri. Continuate a far ruotare le presentazioni in modo che tutti abbiano la possibilità di farlo.
Potete anche creare dei piccoli gruppi e assegnare a ciascuno di essi un particolare argomento su cui devono creare una presentazione.
Quando si lascia che i dipendenti preparino una breve presentazione, questa diventa uno strumento efficace per il team per visualizzare le idee o gli aggiornamenti del presentatore.
Per stimolare una sana discussione, il presentatore potrebbe proporre al gruppo alcune domande da discutere una volta terminata la presentazione.
9. Accogliere il silenzio quando necessario
Sebbene sia importante mantenere un ritmo produttivo durante la riunione, non abbiate paura del silenzio durante le riunioni. Spesso, i contributi più interessanti emergono quando ogni membro del team ha il tempo di riflettere a fondo sui propri pensieri.
**Consentire i momenti di silenzio incoraggia il pensiero critico e permette alle persone di elaborare a fondo le informazioni che hanno appena ascoltato
Invece di affrettarsi a riempire il silenzio, fidatevi del fatto che il team è impegnato e sta lavorando alle idee. La pazienza in questi periodi porterà solo a discussioni di maggior valore e a soluzioni innovative.
10. Utilizzare la tecnologia e gli strumenti giusti
Le riunioni non sono l'unica cosa a cui dovete dedicare tutto il vostro tempo e le vostre energie al lavoro. Avete molte altre attività e progetti da gestire.
È proprio per questo che è necessario software di gestione delle riunioni .
ClickUp è una soluzione per la gestione e l'ottimizzazione delle riunioni che vi aiuta a ottenere il massimo da ogni incontro.
Scopriamo come ClickUp può contribuire ad aumentare il coinvolgimento del team e la produttività delle riunioni.
Un calendario centralizzato per monitorare tutte le riunioni e le attività
ClickUp Calendar consente di monitorare riunioni e attività di ClickUp per ogni reparto
Non dovrete più destreggiarvi tra più app per il calendario. Visualizzazione del calendario di ClickUp offre una panoramica chiara e cancellata dai colori della vostra giornata per evitare errori di programmazione. Le attività e le riunioni più importanti sono evidenziate e consentono di pianificare la giornata in modo efficiente e sicuro.
Per il team, la funzionalità di condivisione del calendario assicura che tutti i partecipanti alle riunioni siano sulla stessa pagina in tempo reale. È possibile vedere facilmente la disponibilità di tutti o condividere la propria agenda con i partecipanti.
Facile gestione delle attività per la preparazione delle riunioni e la definizione delle priorità
Traccia lo stato di avanzamento e tieni tutti sulla stessa pagina grazie agli stati personalizzati di ClickUp Tasks Attività di ClickUp migliora la concentrazione della riunione utilizzando i livelli di priorità, consentendo a voi e ai vostri partecipanti di concentrarvi sugli elementi più urgenti del programma.
Con livelli che vanno da basso a urgente, ogni priorità ha un codice colore che consente al team di identificare rapidamente gli argomenti che richiedono un'attenzione immediata.
Assicurando che tutti siano allineati su ciò che deve essere affrontato per primo, le attività di ClickUp favoriscono una migliore partecipazione e una collaborazione efficace durante le riunioni.
Semplifica il modo in cui voi e il vostro team partecipate alle riunioni
Organizzate riunioni, impostate promemoria e rispondete facilmente alle chiamate direttamente dalla stessa piattaforma con l'integrazione di Zoom di ClickUp Integrazione di ClickUp con Zoom consente di programmare e gestire le riunioni senza problemi. Consente di creare e sincronizzare le riunioni direttamente all'interno di ClickUp e di collegarle a Google Calendar. Questa integrazione elimina il fastidio di passare da un'app all'altra, semplificando il flusso di lavoro.
Partecipare a una riunione di Zoom è semplicissimo: basta fare clic sul collegamento in ClickUp e il gioco è fatto. Non è più necessario cercare i dettagli della riunione o cercare di trovare il collegato giusto.
È possibile avviare una riunione Zoom direttamente da un'attività utilizzando il pulsante della riunione Zoom o il comando slash /zoom, semplificando l'avvio delle discussioni proprio dove si lavora.
Una volta avviata la riunione, il link di partecipazione viene automaticamente pubblicato in un commento dell'attività, assicurando che tutti i partecipanti possano partecipare con un solo clic.
Al termine della riunione, ClickUp aggiorna l'attività con i dettagli della riunione e, se abilitato, fornisce un collegato alla registrazione. Questa funzionalità/funzione assicura che tutte le informazioni importanti siano archiviate in un unico posto, rendendo più facile per il team rimanere organizzato e aggiornato.
Collaborare e comunicare con il team in tempo reale
Utilizzate la funzionalità di rilevamento della collaborazione di ClickUp Doc per modificare, riepilogare, fare brainstorming e scrivere in tempo reale con i partecipanti alle riunioni
Mantenete il vostro team organizzato e sulla stessa pagina con Documenti ClickUp . Questo strumento funge da spazio condiviso per creare programmi, fare brainstorming e registrare i punti importanti in modo che tutti siano allineati e pronti.
Il team può collaborare in tempo reale modificando i documenti insieme, aggiungendo commenti e assegnando attività direttamente nel documento. Inoltre, è possibile convertire facilmente le note delle riunioni in attività da svolgere per monitorare lo stato di avanzamento delle idee che prendono forma.
ClickUp Docs si integra perfettamente con i vostri flussi di lavoro, consentendovi di collegare i documenti alle attività, di aggiornare i flussi di lavoro e di gestire gli stati dei progetti, il tutto in un'unica piattaforma.
Utilizzate i modelli per rendere le riunioni più coinvolgenti, produttive e fruttuose
ClickUp offre una vasta libreria di oltre 1000 modelli precostituiti. Avete bisogno di qualcosa di più specifico? ClickUp AI genera anche modelli personalizzati in base alle vostre esigenze.
Ecco due modelli che possono trasformare le vostre riunioni:
Modello di ClickUp per le riunioni
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Il modello per le riunioni di ClickUp consente di gestire programmi, monitorare i follower, controllare le presenze e altro ancora, tutto in un unico posto.
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Modello per le riunioni di ClickUp
è un modello versatile progettato per aiutarvi a gestire tutti gli aspetti delle vostre riunioni in un unico posto. Dall'organizzazione degli elementi all'ordine del giorno alla presa di note e al monitoraggio dei follower, tutto è direttamente integrato nel documento Programma di riunione.
Questo modello è completamente personalizzabile per adattarsi alle esigenze uniche del team e offre cinque diverse viste Elenco, Calendario, Bacheca, Incorporato e Conversazione.
Queste visualizzazioni consentono di passare facilmente da una prospettiva all'altra, sia che si desideri un elenco dettagliato delle attività, una panoramica del calendario o una configurazione più dinamica della Bacheca per il monitoraggio degli stati e delle discussioni.
Modello di tracciatore di riunioni ClickUp
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Il modello di tracciamento delle riunioni di ClickUp è stato progettato per aiutarvi a tenere traccia delle riunioni e delle decisioni prese al loro interno.
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Modello di tracciamento delle riunioni di ClickUp
è stato progettato per ottimizzare il programma delle riunioni e sfruttare al meglio il tempo di tutti. Vi aiuta a preparare le riunioni con programmi organizzati e a tenere traccia degli elementi da monitorare.
Grazie a campi personalizzati come Chiuso, Aperto e In corso, è possibile monitorare lo stato di ogni riunione, mentre i campi personalizzati consentono di salvare informazioni vitali come il tipo di riunione, la posizione e i ruoli.
Il modello offre anche diverse visualizzazioni, tra cui Bacheca, Calendario e Riunioni, per mantenere tutte le informazioni accessibili e organizzate.
Utilizzare il modello Meeting Tracker è facile: iniziate creando un programma mirato con ClickUp Documenti per delineare gli argomenti e gli obiettivi. Quindi, registrate i dettagli della riunione, come data, ora, posizione, partecipanti e discussioni. Man mano che la riunione procede, assegnate le attività ai membri del team per garantire la responsabilità. Infine, rivedete e aggiornate regolarmente il tracker per mantenere tutto aggiornato e in linea con i tempi.
Rendi le riunioni eccitanti con ClickUp
L'aumento della partecipazione del team alle riunioni inizia con la creazione di un ambiente in cui tutti si sentano valorizzati e coinvolti.
Implementando strategie come programmi chiari, collaborazione e attività realizzabili, è possibile trasformare le riunioni da obblighi temuti a sessioni altamente produttive che piacciono a tutti.
ClickUp supporta questa trasformazione con funzionalità/funzione quali modelli personalizzabili, collaborazione in tempo reale e gestione delle attività, rendendo più semplice l'organizzazione e il monitoraggio delle riunioni.
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