Come padroneggiare una spietata definizione delle priorità per ottenere il massimo delle prestazioni

"La differenza tra le persone di esito positivo e quelle di vero successo è che le persone di vero successo dicono no a quasi tutto", ha detto una volta Warren Buffet.

La parola chiave è "quasi"

Per avere successo, bisogna essere in grado di concentrarsi su ciò che conta e tagliare quasi tutto il resto. In altre parole, bisogna padroneggiare una rigorosa e spietata definizione delle priorità. Vediamo come.

Che cos'è la prioritizzazione spietata?

La prioritizzazione spietata consiste nello scegliere su cosa concentrarsi, in modo sistematico e coerente, in un determinato periodo di tempo, come la durata di un progetto, di un mese, di un trimestre, ecc. e nel rimandare tutto il resto.

La prioritizzazione spietata aiuta a:

• Raggiungere obiettivi SMART limitati ma ambiziosi
• Eliminare le distrazioni una volta che un'attività/progetto/sprint è iniziato
• Gestire il vostro tempo e le vostre risorse nel perseguimento di obiettivi specifici
• Migliorare la qualità dei risultati e l'efficienza del team

Se vi state chiedendo: "Ma questa sembra solo una definizione di priorità, cosa c'entra la spietatezza con Da fare? Ecco la risposta.

Le differenze tra la prioritizzazione regolare e la prioritizzazione spietata

Il processo di prioritizzazione spietata

Il Principio di Pareto o regola dell'80/20 afferma che l'80% dei risultati deriva dal 20% dei lavori richiesti. Quindi, concentrandosi sul 20% di valore e ottimizzando il lavoro in quelle aree si possono ottenere risultati maggiori.

Sebbene non siano del tutto simili, il metodo Agile/Scrum/ Lean project management crede anche nell'eliminazione dei processi che comportano sprechi per massimizzare la produzione. In sostanza, in tutti i settori industriali, uno dei fattori chiave per l'esito positivo è conoscere come assegnare le priorità al proprio lavoro .

Vediamo come creare un processo di prioritizzazione spietato e come sfruttare alcuni strumenti chiave di project management come ClickUp da fare.

1. Comprendere il contesto

Prima di prendere qualsiasi decisione in merito alla definizione delle priorità, è necessario comprendere il contesto aziendale, gli obiettivi, le risorse disponibili, i rischi, ecc. che influiscono sulle attività. Imparate a conoscere le dipendenze e le complessità aziendali. Per stabilire le priorità in modo efficace, è necessario conoscere il costo reale e il costo opportunità di tutto ciò che si elimina.

Una mappa mentale è un ottimo modo per riunire tutte queste informazioni. Le mappe mentali di ClickUp permettono di scomporre le idee, tracciare connessioni, domare la complessità e creare una visualizzazione a pannello unico di tutto ciò a cui si sta lavorando.

visualizzate il contesto e domate la complessità con le mappe mentali di ClickUp

2. Identificare le priorità

Fate un elenco di tutto ciò che dovete scegliere.

In un progetto software, potrebbe trattarsi di funzionalità, ticket o storie di utenti su cui lavorare in quello sprint. In un team commerciale, potrebbero essere tutti i lead nella pipeline, organizzati per varie fasi. Assicuratevi di non perdere nulla in questa fase, per quanto possa sembrare irrilevante. Notare priorità in competizione in modo da poterle gestire in seguito. Attività di ClickUp aiuta a raggiungere questo obiettivo in modo efficace. Per documentare l'insieme completo delle priorità di vostra competenza, impostatele come progetti, attività e sottoattività di ClickUp. Collegate le attività correlate. Aggiungete un ulteriore contesto con i campi personalizzati.

Infine, utilizzare Priorità delle attività di ClickUp per identificare i compiti su cui lavorare immediatamente.

identificare le priorità delle attività su ClickUp

3. Valutare le opzioni

L'unica cosa che conta nella definizione delle priorità è il valore che ogni attività genera. A volte, questo può significare la misura in cui ogni attività vi spinge verso i vostri obiettivi.

Tuttavia, questa è la parte difficile. Misurare il valore di ogni attività, soprattutto rispetto ad altre, può essere difficile. Create una scala e attenetevi ad essa. Ad esempio, i team di marketing utilizzano il lead scoring, i team di software il Priorità del MoSCoW o il modello di Kano, mentre i leader aziendali utilizzano il modello di Matrice Eisenhower . Scegliete uno strumento che faccia al caso vostro.

4. Prendere decisioni difficili

La strada verso una prioritizzazione spietata è costellata di decisioni difficili. Si è tentati di lavorare su progetti meno critici o su troppe attività contemporaneamente per motivi emotivi, ad esempio perché si tratta di un progetto in cui un collega è molto impegnato o che ha richiesto troppi investimenti, ecc. Tuttavia, per ottenere un esito positivo nella definizione delle priorità, è necessario prendere decisioni difficili.

Eliminate tutto ciò che non è l'aspetto più critico del progetto e che non crea un valore straordinario. Da fare in modo da non mettere a repentaglio le vostre relazioni professionali, osservate il prossimo punto.

5. Comunicare in modo efficace

Come vedete, la definizione spietata delle priorità significa prendere decisioni difficili. In un modo o nell'altro, questo farà arrabbiare alcune persone. Il modo migliore per evitarlo è comunicare in modo proattivo ed empatico.

Se state privando di priorità il problema di qualcuno, fatelo sedere e spiegategli le vostre ragioni. Mostrate loro che il loro lavoro richiesto è apprezzato, ma che la vostra attenzione è stata razionalizzata. Cercate di discutere con loro degli oggetti e di convincerli a condividere la vostra visione.

6. Misurare e ottimizzare

A prescindere da quanto siate sicuri della vostra definizione delle priorità, c'è sempre qualcosa da migliorare. Per ogni periodo di tempo in cui si stabiliscono le priorità:

• Misurare i risultati di una prioritizzazione spietata in termini di valore progettato
• Valutate il valore perso nelle attività che avete privato delle priorità per confermare che avete fatto la scelta giusta

Utilizzare ClickUp Dashboard per monitorare i risultati nel corso del progetto. Impostate widget personalizzati per le metriche che ritenete importanti, come le funzionalità/funzione sviluppate, i bug eliminati, le entrate, i profitti, ecc.

sfruttare le metriche e le scorecard con ClickUp Dashboard

Anche se questo processo in sei passaggi sembra semplice, può essere un'attività in salita.

Da fare: come scegliere tra lo sviluppo di funzionalità/funzione di sicurezza dei dati e l'integrazione di GenAI nel vostro prodotto? Come resistere alla tentazione di Da fare attività facili piuttosto che attività complesse ad alto valore? Da fare per gestire le resistenze dei team il cui lavoro potrebbe essere privato di priorità?

Abbiamo alcune strategie per farvi trovare un terreno stabile.

Strategie per implementare una prioritizzazione spietata

In ogni fase della definizione delle priorità, è probabile che emergano diverse sfide. Anche se non è possibile prevederle e risolverle tutte, ecco alcune best practice che vi metteranno in buona luce.

Concentratevi sul valore

Il motivo principale per dare priorità a qualcosa è il valore che crea per l'azienda. Questo valore potrebbe essere:

• Ricavi aggiuntivi (quando si costruisce una nuova funzionalità/funzione)
• Eliminazione dei rischi (dando priorità alla sicurezza dei dati o alla conformità)
• Esperienza del cliente (durante la riprogettazione dell'interfaccia utente o la formazione dei team per l'esito positivo)
• Efficienza (quando si implementano strumenti per il project management o l'automazione)

A seconda del progetto a cui state lavorando, decidete qual è il valore più importante che state cercando di ottenere. Legatelo ai grandi obiettivi dell'organizzazione. Poi, assimilate il tutto alla prioritizzazione delle attività.

Ad esempio, se siete a capo del marketing, potreste dare priorità alle attività di conversione bottom-of-the-funnel per chiudere un maggior numero di vendite invece di creare una base di pubblico più ampia. Questo avrà un impatto diretto sulle entrate nel breve termine, se questo è l'obiettivo.

Siate decisi

È relativamente facile sedersi nel comfort del proprio ufficio e prendere una decisione. Tuttavia, di fronte agli oggetti e alle resistenze del team, potreste essere tentati di aggiungere attività non necessarie al vostro elenco di priorità. È un errore. Una volta impostate le priorità, siate decisi fino a raggiungere gli obiettivi prefissati.

Per assicurarvi che le vostre decisioni siano valide:

• Ottenere il contributo di tutte le parti interessate durante la fase di comprensione del contesto
• Informateli con largo anticipo del fatto che state per stabilire le priorità in modo spietato; questo eviterà loro di essere sorpresi in seguito
• Rendere le valutazioni scientifiche, basate su dati e oggetti, in modo da non mettere in discussione le decisioni prese in un secondo momento
• Comunicare in modo proattivo prima che i pettegolezzi in ufficio prendano il sopravvento
• Spiegate le vostre motivazioni e invitate a dare un riscontro

Costruire l'agilità

Come abbiamo detto, una prioritizzazione spietata consiste nel prendere decisioni difficili. Per istanza, se siete il direttore operativo che stabilisce le priorità dei progetti, potreste scegliere di mettere in pausa un progetto sperimentale quando l'economia rallenta.

Tuttavia, una prioritizzazione spietata non è una scusa per essere statici. Se la situazione cambia radicalmente, dovete essere in grado di adattarvi rapidamente. Nell'esempio precedente, se il vostro progetto sperimentale riguardava l'IA, la rapida ascesa di ChatGPT dovrebbe essere un buon motivo per ripensare strategicamente le vostre priorità.

Sfruttare una prioritizzazione spietata in vari contesti

La prioritizzazione spietata è un ottimo strumento in tutti i settori. Per istanza, una scrittrice potrebbe dare priorità al completamento del suo romanzo, cancellando così tutte le riunioni del progetto, la vita sociale o altre attività di svago. Un atleta potrebbe dare la priorità a un allenamento rigoroso per alcuni mesi prima delle Olimpiadi, eliminando i dolci, le sponsorizzazioni o il tempo libero. Un venditore potrebbe utilizzare la teoria del barattolo di sottaceti per la gestione del tempo.

In tutti questi casi, la capacità di concentrarsi costantemente su una sola cosa può essere di grande aiuto. Vediamo come applicarla alla vostra vita lavorativa.

Nella gestione del project management

Un buon project management consiste nel realizzare le cose giuste in modo coerente. In questo senso, priorità dei progetti comporta:

• Comprendere gli obiettivi del progetto, le attività cardine e lo stato di avanzamento di ciascuna di esse
• Suddividere il progetto in attività che si concludono con il raggiungimento degli obiettivi
• Identificare le dipendenze e le possibilità di ritardo
• Creare sistemi per prevenire il deragliamento

Uno strumento di project management solido come ClickUp può fare miracoli in questo senso. Obiettivi di ClickUp può aiutare a impostare la propria stella polare, che può essere monitorata in base allo stato di avanzamento di attività specifiche. La vista Gantt è ideale per visualizzare le dipendenze ed eliminare gli ostacoli verso un'attività efficace gestione delle priorità .

utilizzare la vista Gantt di ClickUp per gestire le dipendenze del progetto

Cosa c'è di più? Automazioni di ClickUp sono in grado di gestire tutti i lavori più impegnativi, consentendovi di concentrarvi su come lavorare più velocemente sulle vostre priorità.

Nello sviluppo agile del software

La definizione delle priorità è uno dei principi fondamentali dello sviluppo agile del software. Infatti, uno dei principi dell'agilità è "l'arte di massimizzare la quantità di lavoro non terminato" I team utilizzano tecniche agili di definizione delle priorità per decidere cosa costruire per ogni sprint, che in genere dura due settimane.

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-12.jpeg Modello di matrice di priorità di ClickUp https://app.clickup.com/signup?modello=kkmvq-6322890&department=pmo&\_gl=1\*w8iyck\*\_gcl_aw\*R0NMLjE3MTY4OTYxNzQuQ2p3S0NBandnZGF5QmhCUUVpd0FYaE14dHV0Y19yZlZbHJWVy1pOFJpbU9NVDF4NmtxTkxROUs1U2pSc2pckQyWHVZWHlhSUpaQTZob0NqbXdRQXZEX0J3RQ..\*\_gcl\_au\*NDI0NTI2MDcyLjE3MjI4NjI4NDM.
Scarica questo modello /$$$cta/

Una piattaforma progettata per la gestione agile dei progetti di sviluppo del software avrà già strumenti di prioritizzazione e modelli. Per istanza, Modello di matrice delle priorità di ClickUp aiuta a organizzare le attività su una griglia 2×2, misurando l'importanza e l'urgenza.

Nelle risorse umane

Nell'acquisizione di talenti, un adagio popolare recita: "Se non è un sì, è un no" Ciò suggerisce che se il responsabile delle assunzioni non è completato dall'idoneità di un candidato, non dovrebbe essere assunto. In sostanza, eliminate senza pietà i profili che non corrispondono.

La maggior parte dei responsabili delle risorse umane passa il tempo tra la definizione delle priorità dei ruoli chiave da assumere, la progettazione della struttura retributiva, la strategia delle iniziative per la diversità e la gestione delle lamentele dei dipendenti. Quando arrivano le richieste, tutte vengono presentate come urgenti e importanti.

Un buon leader delle risorse umane deve essere in grado di stabilire le priorità delle iniziative in modo spietato. Potete occuparvi della riprogettazione delle retribuzioni nel prossimo trimestre? Allora spostatela. Da fare: c'è una carenza di reclutatori per i ruoli in programma? Eliminate la pipeline. Il team di PR vuole che facciate un colloquio con Vogue? Dite di no e consigliate qualcun altro, a meno che i risultati in termini di employer branding non siano significativi.

La definizione delle priorità, per quanto spietata, è un'attività individuale. È il lavoro di un individuo o di un team che prende decisioni. La sfida più grande consiste nell'implementare le priorità e nel mantenere la rotta. È qui che un software di project management come ClickUp può essere di grande aiuto.

$$$a Come un software di project management come ClickUp facilita la definizione di priorità spietate

In diversi scenari, abbiamo visto come gli strumenti e i modelli giusti possano aiutare a prendere le giuste decisioni sulle priorità. Ecco un breve riassunto.

Attività di ClickUp: Suddividere progetti complessi in attività gestibili aiuta a vedere tutto ciò a cui si deve pensare prima di stabilire le priorità

Attività di ClickUp Priorità: Avete deciso qual è la priorità? Taggatela come tale su ClickUp, in modo che tutti sappiano su cosa devono concentrarsi.

ClickUp Obiettivi: L'obiettivo principale di una prioritizzazione spietata è il raggiungimento degli obiettivi. Impostate dei traguardi per il completamento delle attività su ClickUp Obiettivi e monitorate lo stato in tempo reale. Dovete affrontare un cambiamento radicale? Adattatevi e siate agili con tutte le informazioni sul progetto a portata di mano con ClickUp. Modelli di definizione delle priorità : La definizione delle priorità può essere difficile. Anche se le decisioni spettano a voi, ClickUp semplifica il processo decisionale grazie a modelli predefiniti basati su strutture popolari come la matrice di Eisenhower.

Vista Carico di lavoro di ClickUp: Potreste voler dare priorità a un numero di cose, ma se non avete le risorse per realizzarle, non ha senso. Utilizzate la vista Vista Carico di lavoro di ClickUp per avere una visione chiara di chi sta facendo cosa, chi è disponibile e chi può essere riassegnato.

Semplificare la priorità basata sulle risorse con ClickUp Carico di lavoro View

Vantaggi e sfide di una prioritizzazione spietata

È chiaro che la definizione delle priorità non è un'attività facile. Non solo è difficile stabilire le priorità in primo luogo, ma è altrettanto difficile implementarle e rimanere concentrati su di esse con una mente unica. Quindi, da fare?

Vantaggi di una prioritizzazione spietata

• Concentrazione: La prioritizzazione spietata consente ai team di lavorare su una cosa alla volta, senza distrazioni e con una concentrazione profonda e indisturbata
• Carità: Stabilendo le priorità, i leader aziendali dimostrano ai loro team chiarezza di pensiero e di azione, riducendo al minimo la confusione e la sopraffazione
• Controllo: La pratica standard consiste nel dare priorità a 1-3 obiettivi/attività alla volta. Questo permette ai leader di controllare le operazioni e di intervenire se necessario
• Evitare la sindrome degli oggetti luccicanti: Aiuta i team a eliminare le distrazioni, soprattutto quelle derivanti da nuove tecnologie e produttività
• Maggiori possibilità di esito positivo: Poiché la prioritizzazione spietata si concentra intensamente sul valore o sul ritorno dell'investimento, le possibilità di ottenere risultati basati sul valore sono più elevate
• Equilibrio tra lavoro e vita privata: I team che conoscono le proprie priorità possono gestire bene il proprio tempo e godere di un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata

Questo non significa però che la tecnica sia priva di sfide.

Sfide di una prioritizzazione spietata

Definizione del valore: Nel project management, nel marketing, nelle risorse umane, ecc. definire il concetto di valore può essere una sfida. Per evitare questo problema, scegliete la vostra griglia. Discutete con i leader aziendali quali sono le metriche giuste per il valore di ogni attività.

Miopia: A volte, un project manager potrebbe dare priorità in modo spietato alle attività per le prossime due settimane, senza guardare a ciò che verrà dopo, facendo deragliare i progetti a lungo termine. Evitate questo problema dando priorità ai lavori immediati tenendo conto degli obiettivi a lungo termine.

Avversione ai conflitti: Un leader che ha paura di turbare le persone con la definizione delle priorità può inavvertitamente prendere le decisioni sbagliate. Imparate a essere decisi. Prendete in considerazione l'idea di affidarvi a un coach che vi aiuti a superare la gestione dei conflitti e il piacere delle persone.

Grandi fallimenti, se ce ne sono: Se il processo di definizione delle priorità è errato e si destinano risorse a progetti che non producono valore, i fallimenti potrebbero essere molto più gravi di quelli che si sarebbero verificati se si fossero ripartite le scommesse.

Evitate i grandi fallimenti prendendo decisioni ponderate sulle priorità. Scegliete la giusta definizione di valore. Convalidatela con i colleghi e i leader aziendali. Soprattutto, siate agili. Monitorate lo stato di avanzamento e siate pronti ad adattarvi se le cose non vanno come previsto.

Un'altra cosa da fare è usare il potere del "non ora" Invece di completare l'eliminazione delle attività meno critiche, rimandatele a un momento successivo e definito.

Il potere del "non ora" nella definizione delle priorità

Se prendete alla lettera le parole di Warren Buffet, sarete naturalmente preoccupati di dire no alle idee del vostro team. Un "no" inequivocabile, soprattutto se non è una priorità, può ostacolare l'innovazione e influire sul morale dei dipendenti.

Una risposta molto migliore e più aperta è quella di dire "Non ora", e di dare seguito alle proprie motivazioni. Quando uno sviluppatore propone un'idea per aggiungere una nuova funzionalità/funzione, potreste dire: "Non ora, perché non rientra nella roadmap che abbiamo pianificato per questo trimestre. Ma ne riparleremo nel quarto trimestre"

Riconoscendo le idee e incoraggiando la sperimentazione, ma stabilendo spietatamente le priorità in base al valore, è possibile creare un ambiente di lavoro più sostenibile. Potete utilizzare l'energia fisica, creativa ed emotiva dei membri del team per costruire ciò che conta.

In un certo senso, riducendo al minimo i progetti, potete anche ridurre al minimo le risorse che impiegate, i server, i data center, il calcolo, ecc. e favorire un'attività più snella ed efficiente.

Padroneggiate una prioritizzazione spietata con ClickUp

Si dice che se si lavora su tutto in una volta, non si completa nulla. Spesso, per raggiungere obiettivi audaci e ambiziosi, è necessario scegliere una corsia e concentrarsi in modo affilato per non deviare mai da essa.

Questo è particolarmente vero nell'economia della conoscenza, dove le energie sono limitate, i talenti sono difficili da reperire e le iniziative di risoluzione dei problemi rischiano costantemente di deragliare a causa di importanti interruzioni. Spesso, l'unico modo per massimizzare il talento e l'energia di cui disponiamo è praticare una spietata definizione delle priorità.

Elencate le vostre idee. Classificate le attività. Lavorate su ciò che conta. Separate il grano dalla pula.

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