"La differenza tra le persone di successo e quelle di grande successo è che queste ultime dicono no a quasi tutto", ha affermato una volta Warren Buffet.
La parola chiave qui è "quasi".
Per ottenere un esito positivo, è necessario essere in grado di concentrarsi su ciò che conta e tagliare fuori quasi tutto il resto. In altre parole, è necessario padroneggiare una rigorosa e spietata definizione delle priorità. Vediamo come.
Che cos'è la definizione spietata delle priorità?
Stabilire priorità in modo spietato significa scegliere su cosa concentrarsi, in modo sistematico e coerente, durante un determinato periodo di tempo, come la durata di un progetto, un mese, un trimestre, ecc. , e rimandare tutto il resto.
Una definizione spietata delle priorità aiuta a:
- Raggiungere obiettivi SMART limitati ma ambiziosi
- Eliminare le distrazioni una volta iniziato un'attività/progetto/sprint
- Gestisci il tuo tempo e le tue risorse nel perseguimento di obiettivi specifici.
- Migliorare la qualità dei risultati e l'efficienza del team
Se ti stai chiedendo: "Beh, sembra solo una questione di definizione delle priorità, cosa c'entra lo spietato?" Ecco la risposta.
| Definizione regolare delle priorità | Priorità spietate |
|---|---|
| Pianifica le attività con la massima priorità in base all'importanza, all'urgenza e alla disponibilità delle risorse. | Scegli le attività più importanti in base al valore aziendale e all'impatto |
| Include anche attività "da fare" e "da poter fare". | Include solo le attività indispensabili. |
| Progettato per organizzare e pianificare i progetti | L'obiettivo è eliminare le distrazioni e consentire una maggiore concentrazione. |
| L'obiettivo è quello di completare il maggior numero possibile di attività. | L'obiettivo è quello di svolgere il minor numero possibile di attività, raggiungendo al contempo l'obiettivo prefissato (o almeno una parte significativa di esso). |
| Offre la possibilità di includere attività contestualmente | Non lascia spazio per attività aggiuntive dopo che è stata terminata la selezione spietata delle priorità. |
Il processo di definizione spietata delle priorità
Il principio di Pareto, o regola dell'80/20, afferma che l'80% dei risultati deriva dal 20% del lavoro richiesto. Quindi, concentrarsi sul prezioso 20% e ottimizzare il lavoro in quelle aree può produrre risultati migliori.
Sebbene non del tutto simile, anche il project management Agile/Scrum/Lean crede nell'eliminazione dei processi inutili per massimizzare la produttività. In sostanza, in tutti i settori, uno dei fattori chiave per un esito positivo è sapere come stabilire le priorità nel proprio lavoro.
Vediamo come puoi creare un processo di definizione delle priorità senza compromessi e sfruttare alcuni strumenti chiave di project management come ClickUp per farlo.
1. Comprendi il contesto
Prima di prendere qualsiasi decisione in merito alle priorità, comprendi il contesto aziendale, gli obiettivi, le risorse disponibili, i rischi, ecc. che influiscono sulle tue attività. Informati sulle dipendenze e sulle complessità dell'azienda. Per stabilire le priorità in modo efficace, devi conoscere il costo reale e il costo opportunità di tutto ciò che elimini.
Una mappa mentale è un ottimo modo per riunire tutte queste informazioni. Le mappe mentali di ClickUp ti consentono di scomporre le idee, tracciare connessioni, domare la complessità e creare una vista unica di tutto ciò su cui stai lavorando.
2. Identifica le priorità
Fai un elenco di tutte le opzioni tra cui puoi scegliere.
In un progetto software, potrebbero essere le funzionalità/funzioni, i ticket o le user story su cui lavorare in quello sprint. In un team commerciale, potrebbero essere tutti i lead in pipeline, organizzati in base alle varie fasi. Assicurati di non tralasciare nulla in questa fase, per quanto irrilevante possa sembrare. Annota anche le priorità concorrenti, in modo da poterle gestire in un secondo momento.
Le attività di ClickUp ti aiutano a raggiungere questo obiettivo in modo efficace. Per documentare l'insieme completo delle priorità di tua competenza, impostale come progetti, attività e sottoattività su ClickUp. Collega le attività correlate. Aggiungi ulteriori contestualizzazioni con i campi personalizzati.
Quindi, utilizza ClickUp Task Priorities per identificare su cosa lavorare immediatamente.
3. Valuta le opzioni
L'unica cosa che conta nella definizione spietata delle priorità è il valore generato da ciascuna attività. A volte, questo potrebbe significare la misura in cui un'attività ti spinge verso i tuoi obiettivi.
Tuttavia, questa è la parte difficile. Misurare il valore di ogni attività, soprattutto rispetto alle altre, può essere impegnativo. Crea una scala e seguila. Ad esempio, i team di marketing utilizzano il lead scoring, i team di software utilizzano la definizione delle priorità MoSCoW o il modello Kano, mentre i leader aziendali utilizzano la matrice di Eisenhower. Scegli lo strumento più adatto alle tue esigenze.
4. Prendi decisioni difficili
Il percorso verso una definizione spietata delle priorità è costellato di decisioni difficili. È forte la tentazione di lavorare su progetti meno critici o su troppe attività contemporaneamente per motivi emotivi, ad esempio perché si tratta di un progetto in cui un collega è profondamente coinvolto o che ha richiesto un investimento eccessivo, ecc. Tuttavia, affinché una definizione spietata delle priorità abbia un esito positivo, è necessario prendere decisioni difficili.
Elimina tutto ciò che non è fondamentale per il tuo progetto e che non crea un valore straordinario. Ma da fare senza compromettere le tue relazioni professionali, presta attenzione al punto successivo.
5. Comunicare in modo efficace
Come vedi, stabilire priorità in modo spietato significa prendere decisioni difficili. In un modo o nell'altro, questo sconvolgerà alcune persone. Il modo migliore per evitarlo è comunicare in modo proattivo ed empatico.
Se stai dando meno priorità al problema di qualcuno, siediti con lui e spiegagli il tuo ragionamento. Dimostragli che apprezzi il lavoro richiesto, ma che hai semplificato le tue priorità. Discuti con lui le sue obiezioni e cerca di convincerlo ad accettare la tua visione.
6. Misura e ottimizza
Indipendentemente dalla tua sicurezza nel definire le priorità, c'è sempre qualcosa da migliorare. Per ogni periodo di tempo in cui definisci le priorità:
- Misura i risultati di una definizione spietata delle priorità in termini di valore previsto.
- Valuta il valore perso nelle attività a cui hai dato meno priorità per verificare di aver fatto la scelta giusta.
Utilizza i dashboard di ClickUp per monitorare i risultati durante lo svolgimento del progetto. Imposta widget personalizzati per le metriche che ritieni importanti, come le funzionalità sviluppate, i bug risolti, i ricavi, i profitti, ecc.
Sebbene questo processo con sei passaggi sembri semplice, può rivelarsi un'attività ardua.
Come scegliere tra lo sviluppo di funzionalità di sicurezza dei dati e l'integrazione di GenAI nel tuo prodotto? Come resistere alla tentazione di svolgere attività facili piuttosto che attività complesse e di alto valore? Come gestire la resistenza dei team il cui lavoro potrebbe essere declassato in termini di priorità?
Abbiamo alcune strategie per metterti su un terreno solido.
Strategie per implementare una definizione spietata delle priorità
In ogni fase della definizione spietata delle priorità, è probabile che emergano diverse sfide. Sebbene non sia possibile anticiparle e risolverle tutte in anticipo, ecco alcune best practice che ti torneranno utili.
Concentrati sul valore
Il motivo principale per cui è importante stabilire le priorità in modo spietato è il valore che ciò crea per l'azienda. Questo valore potrebbe essere:
- Entrate aggiuntive (quando si crea una nuova funzionalità/funzione)
- Eliminare i rischi (dando priorità alla sicurezza dei dati o alla conformità)
- Esperienza del cliente (durante la riprogettazione dell'interfaccia utente o la formazione dei team di assistenza clienti)
- Efficienza (nell'implementazione di strumenti per il project management o le automazioni)
A seconda del progetto su cui stai lavorando, decidi qual è il valore più importante che desideri ottenere. Collegalo agli obiettivi principali dell'organizzazione. Quindi, assimila tutto ciò nella definizione delle priorità delle attività.
Ad esempio, se sei il responsabile del marketing, potresti dare priorità alle attività di conversione nella parte inferiore del funnel per chiudere più vendite invece di costruire una base di pubblico più ampia. Ciò avrà un impatto diretto sui ricavi a breve termine, se questo è l'obiettivo.
Sii deciso
È relativamente facile sedersi comodamente nel proprio ufficio e prendere una decisione. Tuttavia, di fronte alle obiezioni e alla resistenza del tuo team, potresti essere tentato di aggiungere nuovamente attività non necessarie all'elenco delle tue priorità. Questo è un errore. Una volta stabilite le tue priorità, sii risoluto fino a quando non avrai raggiunto l'obiettivo che ti sei prefissato.
Per garantire che le tue decisioni siano efficaci:
- Ottieni input da tutte le parti interessate durante la fase di comprensione del contesto.
- Informali con largo anticipo che intendi stabilire le priorità in modo spietato; questo eviterà loro di rimanere sorpresi in seguito.
- Rendi le tue valutazioni scientifiche, basate sui dati e obiettive, in modo da non mettere in discussione le tue decisioni in un secondo momento.
- Comunica in modo proattivo prima che i pettegolezzi in ufficio prendano il sopravvento.
- Spiega le tue motivazioni e invita gli altri a darti un feedback.
Sviluppa la tua agilità
Come abbiamo detto, stabilire priorità in modo spietato significa prendere decisioni difficili. Ad esempio, se sei il responsabile operativo che stabilisce le priorità dei progetti, potresti decidere di sospendere un progetto sperimentale quando l'economia rallenta.
Tuttavia, stabilire priorità in modo spietato non è una scusa per rimanere statici. Se la situazione cambia drasticamente, devi essere in grado di adattarti rapidamente. Nell'esempio precedente, se il tuo progetto sperimentale riguardava l'IA, la rapida ascesa di ChatGPT dovrebbe essere un buon motivo per ripensare strategicamente le tue priorità.
Sfrutta la definizione spietata delle priorità in vari contesti
La definizione spietata delle priorità è uno strumento eccellente in molti ambiti. Ad esempio, uno scrittore potrebbe dare la priorità assoluta al completamento del proprio romanzo, cancellando così tutte le nuove riunioni di lavoro, la vita sociale o altre attività ricreative. Un atleta potrebbe dare la priorità a un allenamento rigoroso per alcuni mesi prima delle Olimpiadi, eliminando i dolci, le sponsorizzazioni o il tempo libero. Un venditore potrebbe utilizzare la teoria del barattolo di sottaceti per la gestione del tempo.
In tutti questi casi, la capacità di concentrarsi con determinazione su una sola cosa può essere di grande aiuto. Vediamo come puoi applicare questo principio al tuo lavoro.
Nel project management
Un buon project management consiste nel fornire costantemente le cose giuste. In questo senso, la definizione delle priorità di un progetto comporta:
- Comprendere gli obiettivi del progetto, le attività cardine e lo stato di ciascuno di essi
- Suddividi il progetto in attività che contribuiscono al raggiungimento dell'obiettivo.
- Identificare le dipendenze e le possibilità di ritardo
- Creare sistemi per prevenire gli intoppi
Uno strumento di project management affidabile come ClickUp può fare miracoli in questo senso. ClickUp Obiettivi può aiutarti a stabilire il tuo obiettivo principale, che può essere monitorato in base ai tuoi progressi in attività specifiche. La vista Gantt è ottima per visualizzare le dipendenze ed eliminare gli ostacoli verso una gestione efficace delle priorità.
Cosa c'è di più? ClickUp Automations può gestire tutto il lavoro più impegnativo, consentendoti di concentrarti su come lavorare più velocemente sulle tue priorità.
Nello sviluppo agile di software
La definizione delle priorità è uno dei principi fondamentali dello sviluppo agile di software. Infatti, uno dei principi dell'agilità è "l'arte di massimizzare la quantità di lavoro non terminato". I team utilizzano tecniche di definizione delle priorità agili per decidere cosa realizzare per ogni sprint, che in genere dura due settimane.
Una piattaforma progettata per il project management agile dei progetti di sviluppo software dispone già di strumenti e modelli per la definizione delle priorità. Ad esempio, il modello Priority Matrix di ClickUp ti aiuta a organizzare le attività su una griglia 2×2, misurandone l'importanza e l'urgenza.
Nelle risorse umane
Nel campo dell'acquisizione di talenti, un adagio popolare recita: "Se non è un sì convinto, è un no convinto". Ciò significa che se il responsabile delle assunzioni non è completamente convinto dell'idoneità di un candidato, questi non dovrebbe essere assunto. In sostanza, elimina senza pietà i profili che non corrispondono.
La maggior parte dei responsabili delle risorse umane trascorre il proprio tempo divisa tra la definizione delle priorità relative ai ruoli chiave da assumere, la progettazione della struttura retributiva, l'elaborazione di strategie per iniziative volte alla diversità e la gestione dei reclami dei dipendenti. Quando arrivano le richieste, tutte vengono presentate come urgenti e importanti.
Un buon responsabile delle risorse umane deve essere in grado di stabilire le priorità in modo spietato. Puoi occuparti della ridefinizione delle retribuzioni nel prossimo trimestre? Allora spostala. Hai una carenza di reclutatori per i ruoli in cantiere? Elimina quelli in cantiere. Il team di pubbliche relazioni vuole che tu faccia un'intervista con Vogue? Rispondi di no e raccomanda qualcun altro, a meno che i risultati in termini di employer branding non siano significativi.
La definizione delle priorità, per quanto spietata, è un compito individuale. Spetta a un singolo individuo o a un team prendere le decisioni. La sfida più grande consiste nell'attuare tali priorità e rimanere sulla strada giusta. È qui che un software di project management come ClickUp può essere di grande aiuto.
Come un software di project management come ClickUp facilita la definizione spietata delle priorità
In vari scenari, abbiamo visto come gli strumenti e i modelli giusti possano aiutare a prendere le giuste decisioni in materia di definizione delle priorità. Ecco un breve riassunto.
Attività di ClickUp: suddividere progetti complessi in attività gestibili ti aiuta a vedere tutto ciò che devi considerare prima di stabilire le priorità.
Priorità delle attività di ClickUp: hai deciso quali sono le priorità? Taggale come tali su ClickUp, così tutti sapranno su cosa concentrarsi.
ClickUp Goals: l'obiettivo principale della definizione spietata delle priorità è raggiungere gli obiettivi. Imposta gli obiettivi di completamento delle attività su ClickUp Goals e effettua il monitoraggio dei tuoi progressi in tempo reale. Stai affrontando un cambiamento epocale? Adattati e sii agile con tutte le informazioni sui tuoi progetti a portata di mano grazie a ClickUp.
Modelli di definizione delle priorità: definire le priorità può essere difficile. Sebbene le decisioni spettino a te, ClickUp semplifica il processo decisionale con modelli predefiniti basati su framework popolari come la matrice di Eisenhower.
Vista Carico di lavoro di ClickUp: potresti voler dare priorità a un numero di cose, ma se non hai le risorse per realizzarle, non ha senso. Utilizza la vista Carico di lavoro di ClickUp per avere una visione chiara di chi sta facendo cosa, chi è disponibile e chi può essere riassegnato.
Vantaggi e sfide di una definizione spietata delle priorità
Chiaramente, stabilire le priorità in modo spietato non è un compito facile. Non solo è difficile stabilire le priorità in primo luogo, ma è altrettanto difficile implementarle e rimanere concentrati su di esse con una mente determinata. Allora, perché farlo?
I vantaggi di una definizione spietata delle priorità
- Focus: stabilire le priorità in modo spietato consente ai team di lavorare su una cosa alla volta, senza distrazioni e con una concentrazione profonda e indisturbata.
- Chiarezza: stabilendo le priorità, i leader aziendali dimostrano chiarezza di pensiero e di azione ai propri team, riducendo al minimo la confusione e il senso di sopraffazione.
- Controllo: la prassi standard consiste nel dare priorità a 1-3 obiettivi/attività alla volta. Ciò consente ai leader di controllare le operazioni e intervenire se necessario.
- Evitare la sindrome dell'"oggetto luccicante": aiuta i team a eliminare le distrazioni, in particolare quelle causate dalle nuove tecnologie e dai nuovi prodotti.
- Maggiori possibilità di esito positivo: poiché la definizione spietata delle priorità si concentra intensamente sul valore o sul ritorno sull'investimento, le possibilità di ottenere risultati basati sul valore sono più elevate.
- Equilibrio tra vita lavorativa e vita privata: i team che conoscono le proprie priorità sono in grado di gestire bene il proprio tempo e godere di un migliore equilibrio tra vita lavorativa e vita privata.
Ciò non significa però che questa tecnica sia priva di difficoltà.
Le sfide di una definizione spietata delle priorità
Definizione di valore: nel project management, nel marketing, nelle risorse umane, ecc., definire il concetto di valore può essere una sfida. Per evitarlo, scegli la tua rubrica. Discuti con i leader aziendali quale sia la metrica giusta per il valore di ogni attività.
Miopia: a volte, un project manager potrebbe stabilire in modo spietato le priorità delle attività per le due settimane successive, senza tenere conto di ciò che verrà dopo, compromettendo i progetti a lungo termine. Evita questo errore dando priorità al lavoro immediato tenendo presenti gli obiettivi a lungo termine.
Aversione al conflitto: un leader che teme di scontentare le persone con la definizione delle priorità può inavvertitamente prendere decisioni sbagliate. Impara a essere risoluto. Valuta la possibilità di rivolgerti a un coach che ti aiuti a superare la gestione dei conflitti e la tendenza a compiacere gli altri.
Grandi fallimenti, se ce ne sono: se il tuo processo di definizione delle priorità è errato e applichi risorse a progetti che non producono valore, i tuoi fallimenti potrebbero essere molto più grandi rispetto a quelli che avresti avuto se avessi diversificato i tuoi investimenti.
Evita grandi fallimenti prendendo decisioni ponderate sulle priorità. Scegli la giusta definizione di valore. Convalidala con colleghi e leader aziendali. Soprattutto, sii agile. Tieni traccia dello stato dei progressi e sii pronto ad adattarti se le cose non vanno come nel piano.
Un'altra cosa che puoi fare è usare il potere del "Non ora". Invece di eliminare completamente le attività meno critiche, rimandale a un momento successivo, definito.
Il potere del "non ora" nella definizione spietata delle priorità
Se prendi alla lettera le parole di Warren Buffet, ti verrà naturale preoccuparti di dire no alle idee del tuo team. Un "no" inequivocabile, soprattutto nel contesto in cui non si tratta di una priorità, può ostacolare l'innovazione e influire sul morale dei dipendenti.
Una risposta molto migliore e più aperta è dire "Non ora" e aggiungere una motivazione. Quando uno sviluppatore propone l'idea di aggiungere una nuova funzionalità/funzione, potresti rispondere: "Non ora, perché non rientra nel piano che abbiamo elaborato per questo trimestre. Ma ne riparleremo nel quarto trimestre".
Riconoscendo le idee e incoraggiando la sperimentazione, ma stabilendo priorità spietate in base al valore, puoi creare un ambiente di lavoro più sostenibile. Puoi utilizzare l'energia fisica, creativa ed emotiva dei membri del tuo team per costruire ciò che conta davvero.
In un certo senso, riducendo al minimo i tuoi progetti, puoi anche ridurre al minimo le risorse che impieghi, i server, i data center, l'elaborazione dati, ecc. e promuovere un funzionamento più snello ed efficiente.
Padroneggia la definizione spietata delle priorità con ClickUp
Se lavori su tutto contemporaneamente, non completerai nulla, dicono. Spesso, per raggiungere obiettivi audaci e ambiziosi è necessario scegliere una strada e concentrarsi con estrema precisione per non deviare mai da essa.
Ciò è particolarmente vero nell'economia della conoscenza, dove le energie sono limitate, i talenti sono difficili da trovare e le iniziative volte alla risoluzione dei problemi rischiano costantemente di essere compromesse da importanti interruzioni. Spesso, l'unico modo per massimizzare il talento e l'energia di cui disponiamo è quello di praticare una definizione delle priorità spietata.
Elenca le tue idee. Classifica le tue attività. Fai il lavoro che conta davvero. Separa il grano dal loglio.
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