Come creare una politica aziendale sull'IA (+ modello)

A Sondaggio Deloitte ha rilevato che il 75% delle aziende ha iniziato a testare tecnologie di intelligenza artificiale generativa, il 65% le utilizza internamente e il 31% le utilizza per il consumo esterno.

È probabile che siate una di loro o che stiate per adottare le tecnologie IA.

In ogni caso, se siete preoccupati per la privacy dei dati e per le implicazioni etiche legate all'utilizzo dell'IA per il lavoro aziendale, siete in buona compagnia. Privacy dei dati, avvelenamento dei dati e gravi rischi etici sono alcune delle preoccupazioni più pressanti quando si utilizzano le tecnologie GenAI.

In questo scenario, Da fare per garantire un uso trasparente, responsabile ed etico delle tecnologie IA e posizionare la vostra azienda per un esito positivo in futuro?

Leggete questa guida per scoprire come creare una politica efficace sull'IA per la vostra azienda.

Che cos'è una politica sull'IA?

Una politica aziendale sull'IA è un documento che delinea le linee guida e i protocolli per l'implementazione etica e responsabile delle tecnologie IA in un'azienda. Questo quadro assicura che l'IA sia usata in modo sicuro, etico e strategico per raggiungere gli obiettivi aziendali.

La creazione di una politica sull'IA per la vostra azienda è un potente passaggio verso la responsabilizzazione e il controllo. Può anche portare a un aumento della fiducia dei clienti, a una maggiore efficienza e a un vantaggio competitivo sul mercato.

Scopriamo perché questa politica è uno strumento cruciale per la vostra azienda.

Aiuta a mantenere gli standard etici

Una politica sull'IA rappresenta un commit per il mantenimento di standard etici. Garantisce che le tecnologie IA siano sviluppate, distribuite e utilizzate in modo conforme alle norme sociali e ai valori aziendali, promuovendo un senso di responsabilità e di impegno nella vostra azienda.

Incorporando le considerazioni etiche in Governance dell'IA una politica di IA sostiene gli standard etici di:

• Trasparenza: I sistemi di IA devono comunicare i loro ragionamenti in modo comprensibile a tutti. Questa trasparenza aiuta i dipendenti a comprendere la funzione dei sistemi di IA, a identificare gli errori e a mantenere l'accuratezza del sistema e del lavoro
• Unicità: Questo è un aspetto cruciale di una politica di IA. Garantisce che i risultati generati dall'IA siano equi, non discriminatori e non offensivi, tutti elementi fondamentali per l'integrità dei sistemi di IA
• Privacy: I dati aziendali sfruttati dalle tecnologie di IA devono essere mantenuti ai massimi livelli di sicurezza e riservatezza. Questo aiuta a prevenire le violazioni dei dati e garantisce che i dati privati non vengano utilizzati in modo improprio

Garantisce la conformità legale

Non è un segreto che i malintenzionati utilizzino le tecnologie IA per scopi nefasti, tra cui attacchi informatici, malware, hacking automatizzato e altro ancora. Poiché le preoccupazioni sul potenziale uso improprio dell'IA continuano a crescere, i governi di tutto il mondo stanno iniziando a stabilire linee guida per regolamentare l'uso dell'IA.

Ad esempio, l'Unione Europea ha elaborato la legge sull'IA più completa al mondo, la Legge sull'IA -che regolerà l'uso dell'intelligenza artificiale nei prossimi mesi. Questa legge prevede regole per la valutazione dei diversi livelli di rischio posti dai sistemi IA. Inoltre, prescrive regole per lo sviluppo e l'utilizzo delle tecnologie IA nelle aziende.

Anche la Casa Bianca ha pubblicato una guida Schema per una Carta dei diritti dell'IA -per proteggere i cittadini statunitensi dalle minacce poste dall'uso improprio della tecnologia IA. Questo progetto delinea cinque principi che dovrebbero informare la progettazione, l'implementazione e l'uso dei sistemi basati sull'IA negli Stati Uniti. Questi cinque principi sono:

1. Protezioni contro la discriminazione algoritmica
2. Sistemi sicuri ed efficaci
3. Privacy dei dati
4. Alternative umane, considerazione e ripiego
5. Avviso e spiegazione

Una policy sull'IA aiuta a navigare nel complesso panorama legale che circonda le tecnologie IA. Garantisce la conformità con le normative pertinenti, le leggi applicabili, gli standard di settore che regolano la privacy dei dati e i diritti di proprietà intellettuale. In definitiva, aiuta a proteggere la vostra azienda dalle insidie legali e i vostri consumatori dagli attacchi basati sull'IA.

Benefici per i dipendenti

Con l'IA che ridefinisce i ruoli e le dinamiche sul posto di lavoro, una chiara politica sull'IA per le aziende può aiutare i dipendenti ad adattarsi ai cambiamenti guidati dall'IA, fornendo loro il supporto e la guida di cui hanno bisogno.

Questo aiuta i dipendenti a comprendere l'evoluzione dei loro ruoli, a svolgere attività con l'IA e a utilizzare efficacemente queste tecnologie per il loro lavoro.

La politica supporta anche lo sviluppo dei dipendenti attraverso programmi di formazione strutturati. Questi programmi forniscono ai dipendenti le competenze, le risorse e il supporto necessari per adattarsi e crescere nel panorama dell'IA. Come risultato, una politica di IA coltiva un senso di empowerment e promuove la crescita professionale.

Una politica sull'IA ben progettata è fondamentale per coltivare un ambiente di lavoro etico e inclusivo. Imposta standard chiari per l'uso dell'IA, in particolare in aree sensibili come il reclutamento e la valutazione delle prestazioni, e lavora attivamente per mitigare i vari pregiudizi, come quelli di genere, razziali, di età, socioeconomici, di disabilità, culturali, educativi e di conferma.

In questo modo si promuove l'uguaglianza in azienda e si garantisce che tutti i dipendenti ricevano un trattamento giusto ed equo.

Contribuisce a migliorare l'esperienza dei clienti

I vostri clienti si aspettano un servizio rapido e personalizzato. Una politica di IA vi aiuta a soddisfare queste aspettative dei clienti con facilità. Garantisce che ogni interazione, che sia attraverso un chatbot o un sistema di raccomandazione, raggiunga l'equilibrio ideale tra efficienza e personalizzazione.

Una politica di IA ben congegnata favorisce la fidelizzazione dei clienti, garantendo un'esperienza coerente con il marchio. Ogni interazione con l'IA diventa un'estensione della vostra azienda, riflettendo fedelmente la voce, la personalità e i valori del vostro marchio. Questa ambasciatrice digitale rafforza il vostro marchio in ogni punto di contatto con i clienti.

Oltre alla fedeltà, aiuta a costruire la fiducia dei clienti. I clienti che sono a conoscenza della vostra politica sull'IA sanno che le loro interazioni con l'IA (nell'ambito della vostra organizzazione) sono corrette, trasparenti e sicure, perché una politica sull'IA protegge dal potenziale uso improprio dei dati dei clienti e tutela le loro informazioni.

Una politica sull'IA ben progettata vi aiuta a creare esperienze di IA incentrate sul cliente, in grado di comprendere e rispondere realmente alle esigenze, ai desideri e ai feedback dei clienti.

Passaggi per creare una politica di IA efficace per la vostra azienda

Dopo aver acquisito familiarità con i vantaggi di una politica sull'IA, ecco i passaggi per creare la propria politica sull'IA:

1. Coinvolgere le parti interessate e i titoli dei dipartimenti

La creazione di una policy IA efficace richiede il contributo di diverse prospettive. Costruire un gruppo di stakeholder, capi reparto, dirigenti aziendali, rappresentanti legali e delle risorse umane ed esperti tecnici. Assicurarsi che i membri del gruppo abbiano una conoscenza di base dell'IA e dei suoi benefici e rischi.

2. Condurre una valutazione dei bisogni e stabilire lo scopo

Valutare lo stato di avanzamento delle aree e identificare le attività ripetitive e i colli di bottiglia che potrebbero trarre vantaggio dall'automazione. Dopo aver condotto un'accurata valutazione delle esigenze, stabilire lo scopo della politica e gli obiettivi che si vogliono raggiungere con questa politica.

Ad esempio, si tratta di promuovere un uso etico e responsabile dell'IA, migliorare l'efficienza o garantire la conformità? Stabilendo lo scopo si forma la direzione della policy.

3. Determinare l'ambito di applicazione

Identificare le aree aziendali specifiche in cui verrà applicata l'IA. Valutare se adottare una strategia di IA a livello aziendale o se concentrarsi su ambiti particolari come l'analisi dei dati, il servizio clienti o altre funzioni. Una volta definito l'ambito, selezionare gli strumenti e le tecnologie di IA appropriati per supportare le applicazioni scelte.

4. Decidere i requisiti di policy

Definire in modo collaborativo gli elementi essenziali della politica. I requisiti potrebbero essere:

• Conformità agli standard legali e normativi
• Regolamenti specifici del settore
• Standard etici
• Norme di gestione dei dati
• Protocolli di privacy e sicurezza

Dopo aver deciso i requisiti, stabilire linee guida e protocolli. Questo vi aiuterà a dare forma ai must-dos e ai must-nots per l'utilizzo dell'IA nella vostra azienda e mitigare i rischi potenziali.

5. Impostazione delle risorse per la formazione

Create delle linee guida per la formazione dei dipendenti. Offrite seminari o moduli online adatti ai diversi ruoli all'interno dell'organizzazione. Impostare una serie di risorse e procedure di formazione che i dipendenti possano utilizzare.

6. Stabilire responsabilità e governance

Determinare le persone responsabili della supervisione dell'implementazione e dell'applicazione della politica di IA generativa in azienda. Stabilire una struttura di governance dell'IA con meccanismi di responsabilità cancellati.

Ad esempio, si può nominare un responsabile dell'IA, formare un comitato etico dell'IA interfunzionale o utilizzare un comitato etico dell'IA Software GRC per monitorare la conformità, gestire i dilemmi etici e i rischi legati all'IA.

7. Implementare processi di monitoraggio e revisione

Sviluppare procedure per il monitoraggio continuo e la revisione di periodo dei sistemi di IA e dell'efficacia delle politiche. Investendo in questi processi, le organizzazioni possono raccogliere i benefici dell'IA, mitigando i rischi e costruendo una solida base per uno sviluppo responsabile dell'IA.

Ad esempio, è possibile istituire un comitato di revisione e raccogliere regolarmente il feedback dei dipendenti. Questo vi aiuterà ad aggiornare la policy in risposta alle recensioni e ai feedback.

8. Creare una bozza della politica

Raccogliete le informazioni raccolte nei passaggi precedenti e create una bozza della policy. Ecco una panoramica di tutti i punti che la vostra bozza dovrebbe trattare:

• Introduzione: Descrivere brevemente lo scopo e l'importanza della politica
• Scopo: Menzionare gli obiettivi e le finalità della politica
• **Ambito di applicazione: specificare le aree in cui verranno utilizzate le tecnologie IA
• Definizioni: Definire i tipi di strumenti e tecnologie di IA che la vostra politica comprenderà
• Guida all'uso etico: Menzione delle linee guida per il rispetto degli standard etici nell'uso dell'IA all'interno della vostra azienda
• Conformità legale: Fornire una breve descrizione delle leggi e delle misure di conformità pertinenti
• **Menzione delle linee guida e dei protocolli per la gestione dei dati e per garantire la privacy dei dati
• Formazione e risorse: Aggiungere una breve descrizione della formazione e delle risorse disponibili per i dipendenti
• Implementazione e monitoraggio: Identificare chi sarà responsabile di garantire l'implementazione, monitorare l'impatto e raccogliere feedback sulla policy IA
• Conseguenze della violazione della policy: Descrivere le condizioni che indicano una violazione della policy IA e le relative conseguenze
• Programma di revisione della policy: Impostazione della sequenza di revisioni periodiche della policy e di aggiornamenti della stessa, se necessario
• Data di entrata in vigore e accordo: Menzionare la data a partire dalla quale la politica sull'IA sarà effettiva e fornire uno spazio ai provider per riconoscere il loro accordo e la loro adesione a questa politica

9. Rivedere, finalizzare e comunicare la policy

Dopo aver redatto la policy, chiedete il feedback degli stakeholder e dei consulenti legali. Risolvete le eventuali lacune individuate e rivedete e perfezionate la politica per assicurarvi che sia chiara, conforme alla legge e applicabile. Presentare la politica al consiglio di amministrazione o all'alta direzione per l'approvazione. Una volta ricevuta l'approvazione, distribuite la politica a tutti i dipendenti e iniziate a integrare le tecnologie IA all'interno dell'azienda.

Best practice per la creazione di una politica efficace sull'IA per l'azienda

Seguite queste strategie per creare una politica aziendale sull'IA:

• Utilizzare un linguaggio semplice e di facile comprensione
• Aggiungere un elenco di strumenti di intelligenza artificiale approvati e vietati
• Stabilirela governance dei dati e chiarire il tipo di dati che i dipendenti possono o non possono inserire nei sistemi di IA
• Chiarire i problemi e gli esiti che potrebbero verificarsi se la politica viene ignorata
• Rendere la policy un documento vivo: aggiornarla in base alle revisioni, ai progressi tecnologici e alle modifiche normative
• Utilizzare strumenti di project management per la gestione delle attività, la collaborazione, la riduzione dei rischi e l'ottimizzazione delle risorse

Leggi anche: 10 migliori software di governance dei dati nel 2024 (recensioni e prezzi)

Utilizzo di ClickUp AI per la creazione di una politica di IA

Una politica efficace in materia di IA comporta spesso il contributo di vari dipartimenti, tra cui quello legale, le risorse umane, l'IT e le operazioni. Coordinare queste parti interessate può essere impegnativo. Una soluzione versatile Strumento di IA per il project management come ClickUp può semplificare la creazione, la collaborazione e la gestione delle politiche.

ClickUp offre funzionalità/funzione progettate per semplificare la scrittura di procedure e implementare le linee guida dell'IA. Esaminiamo queste funzionalità/funzione.

Capacità avanzate di IA ClickUp Brain è una suite di funzionalità/funzione che consente di gestire al meglio le fasi iniziali della stesura delle politiche sull'IA. È possibile utilizzarlo per il brainstorming e la generazione di idee nella ricerca sulle politiche in materia di IA. ClickUp Brain può suggerire parole chiave pertinenti, ampliare l'ambito di ricerca e aiutare a identificare potenziali aree di interesse politico.

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È possibile accedere a ClickUp Brain su qualsiasi dispositivo intelligente - telefoni cellulari, iPad o computer portatili - indipendentemente dal sistema operativo o dalla posizione.

Inoltre, i dati inseriti in ClickUp Brain rimangono sicuri e protetti. ClickUp ha ottenuto una licenza che garantisce che i dati sensibili della vostra azienda rimangano privati e non possano essere utilizzati per l'addestramento dei modelli IA.

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tradurre istantaneamente i documenti in diverse lingue con ClickUp Brain

💡 Pro Tip: Utilizzate lo strumento ClickUp Brain AI per tradurre le politiche in più lingue, garantendo l'accessibilità a diversi gruppi linguistici all'interno della vostra azienda.

Documentazione centralizzata Documenti ClickUp consente di collaborare in tempo reale con gli stakeholder, i responsabili di reparto, i rappresentanti legali e molti altri. Inoltre, consente di redigere la politica IA direttamente all'interno del documento.

Redigere e archiviare il documento della policy in un documento ClickUp dedicato, assicurando che tutti possano accedere alla versione corrente. Concedete le autorizzazioni appropriate alle parti interessate per facilitare l'accesso e la collaborazione, e mantenete un registro chiaro dell'evoluzione della policy ai fini della conformità e della responsabilità.

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Utilizzate ClickUp Documenti per:

• Incorporare liste di controllo, segnalibri, aggiungere tabelle e molto altro ancora
• Personalizzare la dimensione dei caratteri, lo stile e altri dettagli del documento sulla politica IA
• Tenere traccia del conteggio delle parole e del tempo di lettura per ogni pagina
• Convertire il testo in attività e assegnare i compiti ai membri del gruppo
• Taggare gli altri con commenti e comunicare con facilità
• Traccia lo stato di avanzamento e modifica lo stato di attività e progetti
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Leggi anche: Come usare l'IA per la documentazione

Quadri integrati

Con Modelli di ClickUp , avete tra le mani un modo più semplice e veloce per redigere il vostro documento di politica aziendale sull'IA. È possibile trovare modelli che vanno dalla politica aziendale e modelli di documentazione dei processi a procedure operative standard e modelli di governance . Esploriamo in dettaglio alcuni dei principali modelli relativi alle politiche.

Modello di manuali, politiche e procedure per i dipendenti di ClickUp

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Il Modello di manuali, politiche e procedure per i dipendenti di ClickUp vi aiuta a creare un documento di estensione per comunicare le aspettative, le politiche e le procedure della vostra azienda ai vostri dipendenti. Simile a un Procedura operativa standard questo quadro consente di delineare i ruoli e i diritti dei dipendenti, di ridurre al minimo la confusione e i malintesi e di creare un ambiente di lavoro sicuro.

Modello di promemoria per le politiche di ClickUp

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Il Modello di promemoria per la politica di ClickUp consente di avviare un nuovo corso d'azione o di introdurre modifiche alle politiche con facilità. È possibile utilizzare questo modello per le politiche sull'IA per creare promemoria completi che illustrino come interpretare e implementare le diverse politiche sull'IA nella vostra azienda. Modelli di politiche aziendali come questi aiutano a garantire che i dipendenti siano aggiornati sulle politiche aziendali e rispettino le norme e i regolamenti.

Modello di processi e procedure di ClickUp

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Il Modello di processo e procedure di ClickUp consente di gestire i processi in un unico luogo. Questo modello consente di impostare e monitorare facilmente i processi. Utilizzatelo per stabilire processi standardizzati per lavorare sulle attività, organizzare le procedure con le bacheche Kanban, ridurre i costosi errori e migliorare l'accuratezza e l'efficienza.

Creazione di una politica di IA ben strutturata con ClickUp AI

La creazione di una politica sull'IA ben congegnata per le aziende può essere impegnativa e richiedere tempo, ma è una parte fondamentale della gestione di un'azienda tecnologicamente all'avanguardia.

Sfruttare Strumenti di IA per il project management come ClickUp possono semplificare e accelerare il processo. Utilizzate le sue diverse funzionalità/funzione per assicurarvi di redigere una politica sull'IA che sia ben studiata, completa, pertinente e attuabile. Iscrivetevi a ClickUp e create facilmente una politica aziendale completa sull'IA.