Rispondi a una domanda sulla reimpostazione delle password, poi a un'altra su un inceppamento della stampante e in men che non si dica ti senti come una FAQ ambulante.
Non sarebbe fantastico se questo processo potesse essere semplificato?
Pensate ai modelli di richiesta di assistenza! Gli utenti possono compilarli fornendo tutti i dettagli necessari per intervenire e risolvere il problema: non dovrete più cercare informazioni o giocare al gioco del telefono, ma avrete solo informazioni chiare e risoluzioni più rapide dei problemi.
Questi modelli possono essere personalizzati per diversi reparti, facendo risparmiare a tutti un sacco di tempo e frustrazione.
Questo post del blog descrive 10 modelli gratuiti di richieste di assistenza che possono aiutarti a gestire le richieste di assistenza senza perdere la sanità mentale!
Cosa sono i modelli di richiesta di assistenza?
I modelli di richiesta di assistenza sono moduli predefiniti che semplificano l'invio delle richieste. Ti guidano attraverso il processo, assicurando che tu includa tutti i dettagli essenziali per una risoluzione più rapida.
Il monitor lampeggia e non sai come fare? Un modello potrebbe chiederti il modello del dispositivo, i messaggi di errore e una breve descrizione.
Hai bisogno di una nuova licenza software? Un modello potrebbe richiedere il nome del programma, l'utente desiderato e la giustificazione.
Semplificano il processo sia per l'utente (non è più necessario raccogliere informazioni) che per il team di assistenza (richieste più chiare portano a risoluzioni più rapide).
Cosa rende un modello di richiesta di assistenza un buon modello?
Un buon modello di richiesta di assistenza dovrebbe semplificare le cose e non complicare eccessivamente il percorso dell'utente con un eccesso di informazioni.
Ecco alcuni degli aspetti principali da considerare:
- Domande mirate: richiedono solo le informazioni necessarie per risolvere il problema senza sommergere gli utenti con dettagli irrilevanti
- Linguaggio semplice: evita il gergo tecnico e utilizza un inglese semplice che tutti possono capire
- Campi precompilati: Compila automaticamente le informazioni dell'utente o del reparto in base alle credenziali di accesso
- Logica condizionale: mostra o nasconde le domande in base alle risposte precedenti (ad esempio, se "Problema" è "Problema con la stampante", mostra il campo "Modello")
- Caricamento allegati: consente agli utenti di allegare screenshot, registri degli errori o file pertinenti
- Funzione di ricerca: consente agli utenti di trovare il modello appropriato per il loro problema
- Sezioni organizzate: il modello raggruppa le domande correlate (ad esempio, informazioni di contatto, descrizione del problema)
- Opzioni di risposta multiple: utilizza menu a discesa, pulsanti di opzione o caselle di controllo per le selezioni comuni
- Istruzioni chiare: spiega brevemente quali informazioni sono necessarie in ogni campo
Se alcune o tutte queste funzionalità/funzioni sono incluse nei moduli di richiesta di assistenza, gli utenti saranno soddisfatti e il completamento delle attività sarà più rapido.
10 modelli gratuiti di moduli di richiesta di assistenza
Utilizzando questi 10 modelli gratuiti di richiesta di assistenza di ClickUp, puoi semplificare il flusso di lavoro e aumentare la soddisfazione dei clienti.
Che si tratti di gestire un helpdesk IT, scrivere un rapporto su un incidente o gestire un'operazione di assistenza clienti generale, questi modelli personalizzabili forniscono la base perfetta per acquisire informazioni vitali, monitorare lo stato in modo efficiente e garantire una fornitura di servizi senza interruzioni.
1. Modello di modulo di richiesta di assistenza ClickUp
Hai difficoltà a tenere traccia delle richieste dei dipendenti e dei contatti esterni? Il modello di modulo di richiesta di ClickUp offre una soluzione semplificata per acquisire, classificare e gestire le tue richieste.
Questo modello ti consente di:
- Mantieni una chiara visibilità sullo stato di avanzamento delle richieste. Utilizza stati come "In corso", "Nuova richiesta" o "Rifiutata" per tenere tutti informati. Ad esempio, un reparto IT può utilizzare "In attesa di hardware" o "Informazioni aggiuntive richieste" per fasi specifiche del proprio flusso di lavoro
- Raccogli le informazioni necessarie per gestire le richieste in modo efficace. Crea campi personalizzati come "Scopo", "Responsabile diretto" o "Reparto" per adattare il modulo alle tue esigenze. Ad esempio, un team di marketing potrebbe utilizzare il campo "Nome campagna" per classificare le richieste relative a specifiche iniziative di marketing
- Accedi alle informazioni senza sforzo con viste personalizzabili. Scegli tra opzioni predefinite come "Elenco utenti" o "Stato richiesta" oppure creane di personalizzate come "Richieste ad alta priorità" per una gestione mirata
Questo modello è progettato per chiunque abbia bisogno di gestire richieste provenienti da varie fonti, sia interne che esterne. Ad esempio, i gestori dei team possono utilizzarlo per gestire le richieste dei dipendenti relative ad attrezzature, accessi, ferie, ecc.
Allo stesso modo, il reparto Risorse umane può utilizzarli come moduli di feedback o sondaggi per semplificare il processo di inserimento dei nuovi assunti, la gestione delle richieste di ferie o altre richieste relative ai dipendenti.
2. Modello di richiesta di assistenza ClickUp
Rimanere al passo con le richieste di assistenza clienti è fondamentale per l'efficienza del team e la soddisfazione dei clienti. Il modello di richiesta di assistenza di ClickUp affronta questa sfida in modo diretto, fornendo un sistema completo ma flessibile per gestire e fornire un servizio eccezionale.
Questo modello di elenco va oltre la semplice registrazione delle richieste. Ti consente di:
- Organizza con stati personalizzati: monitora lo stato di avanzamento senza interruzioni con opzioni come "Bloccato", "Nuova richiesta" e "Risolto" oppure personalizzali in base al tuo campo. Ad esempio, per gestire i problemi tecnici, lo stato personalizzato rifletterà il "tipo di dispositivo"
- Acquisisci informazioni dettagliate: utilizza nove attributi personalizzati come "Screenshot" e "Email di contatto" e altri ancora per comprendere chiaramente le esigenze e i problemi di ciascun cliente
- Utilizza viste personalizzabili: Organizza le informazioni senza sforzo attraverso sei configurazioni ClickUp, tra cui "Errori risolti" e "Per priorità". Ad esempio, utilizza la vista Tabella per visualizzare tutti gli errori risolti in un formato foglio di calcolo e rivedere le soluzioni fornite
- Migliora il project management: monitora il tempo impiegato, utilizza i tag, imposta avvisi di dipendenza e sfrutta l'integrazione con l'email per un flusso di lavoro semplificato. Ad esempio, utilizza un time tracker per vedere quanto tempo occorre per risolvere il problema dal momento in cui è stato generato, in modo da individuare i migliori provider di servizi e confrontare le risoluzioni
Puoi anche impostare le automazioni ClickUp per aggiornare i membri del team sulle risoluzioni fornite per ogni richiesta di assistenza.
3. Modello di richiesta di modifica ClickUp
Il modello di richiesta di modifica di ClickUp è flessibile e ti aiuta a gestire il processo di modifica in modo efficiente. Assicura che tutte le modifiche siano valutate, approvate e implementate senza intoppi.
- Utilizza stati personalizzati: Mantieni una chiara visibilità sul processo di revisione e approvazione. Utilizza stati come "Revisore assegnato", "In fase di implementazione" e "Implementato" per tenere tutti informati. Ad esempio, un team di sviluppo software potrebbe utilizzare "In fase di test" o "Richiede revisione del codice" per fasi specifiche del flusso di lavoro di approvazione delle modifiche
- Migliora il processo decisionale: raccogli tutte le informazioni necessarie per prendere decisioni informate. Utilizza i 14 campi personalizzati disponibili, come "Impatto sull'ambito", "Revisore" o "Data di implementazione", per adattare il modello a una specifica richiesta di modifica. Ad esempio, un team di marketing potrebbe utilizzare i campi "Nome campagna" e "Data di lancio prevista" per valutare l'impatto di una proposta di riprogettazione del sito web
- Visualizzazioni flessibili e organizzate: gestisci le richieste di modifica senza sforzo con opzioni predefinite come "Posizioni del progetto" o "Modulo di richiesta di modifica" oppure creane di personalizzate come "Modifiche ad alto rischio" per un'analisi mirata
- Migliore monitoraggio delle richieste: assegna il tempo dedicato alla risoluzione delle richieste, aggiungi tag per filtrare i moduli di richiesta e imposta avvisi di dipendenza per evitare intoppi
Un processo di richiesta di modifica efficace richiede una sequenza ben definita. ClickUp ti aiuta a visualizzare questa sequenza con la vista Calendario di ClickUp per tracciare le date chiave per l'invio delle richieste, l'ottenimento delle approvazioni e l'implementazione delle modifiche. Questa rappresentazione visiva garantisce che tutti siano sulla stessa pagina ed evita ritardi.
Ecco cosa dice un cliente ClickUp riguardo alla visualizzazione Calendario:
Le viste Carico di lavoro e Calendario semplificano notevolmente la pianificazione delle capacità
Le viste Carico di lavoro e Calendario semplificano notevolmente la pianificazione delle capacità
4. Modello di richiesta di informazioni ClickUp
Semplifica la comunicazione e mantieni i tuoi progetti di costruzione in carreggiata con il modello di richiesta di informazioni di ClickUp. Facilita l'intero processo di richiesta di informazioni (RFI), garantendo che tutte le richieste vengano acquisite, gestite e risolte in modo efficiente.
Il modello fornisce:
- Monitoraggio centralizzato: la vista Registro RFI offre una panoramica completa di tutte le RFI ricevute. Registra dettagli quali l'ora della richiesta iniziale, i tempi di risposta previsti, le modifiche ai costi e alla pianificazione e le risoluzioni dei problemi, mantenendo tutto organizzato in un unico posto
- Raccolta di informazioni senza sforzo: la visualizzazione Modulo di invio RFI semplifica il processo di creazione delle richieste di informazioni con moduli personalizzabili e facili da compilare. Acquisisci tutte le informazioni necessarie dai richiedenti in modo rapido e semplice, eliminando il rischio di perdere dettagli cruciali
- Chiara definizione dell'ambito: la visualizzazione dell'ambito della RFI fornisce una chiara comprensione della richiesta specifica, delle informazioni rilevanti e dei documenti correlati. Ciò garantisce che tutte le persone coinvolte siano sulla stessa pagina ed evita confusione
- Stato di avanzamento visualizzato: mantieni una chiara visibilità sullo stato di avanzamento di ogni RFI con la vista Bacheca del progetto. Tieni traccia delle attività attraverso stati personalizzati come Nuova richiesta e Risposta inviata per tenere informati gli stakeholder
- Iniziare è facile: la Guida introduttiva visualizzata fornisce tutte le informazioni necessarie per iniziare a utilizzare il modello in modo efficace, riducendo al minimo i tempi di configurazione e massimizzando l'efficienza
5. Modello di assistenza IT ClickUp
Il tuo team IT riceve un flusso costante di richieste di assistenza? Dalle interruzioni di Internet alle schermate blu, stare al passo può sembrare opprimente.
Il modello di assistenza IT di ClickUp garantisce che tutte le richieste vengano registrate, classificate in base alla priorità e risolte in modo efficiente, mantenendo alta la produttività degli utenti. Ecco come:
- Ticket senza sforzo: la visualizzazione Modulo di richiesta assistenza IT fornisce moduli intuitivi per l'invio di nuove richieste. Acquisisci dettagli essenziali come il tipo di dispositivo e le informazioni di contatto e allega anche screenshot o video per comunicare chiaramente il problema
- Categorizzazione organizzata: la vista Richieste per tipo di elemento fornisce una vista elenco per trovare ticket relativi a problemi simili. Utilizza campi personalizzati come "Reparto" e "Supporto richiesto" per classificare le richieste e gestirle in modo efficiente
- Flusso di lavoro visualizzato: mantieni una panoramica chiara di tutte le richieste aperte con la vista Richieste per stato. Questa vista Bacheca Kanban mostra lo stato di ogni richiesta (Nuova, Valutazione, Escalation o Risolta) assicurando che nulla venga tralasciato
- Membri del team più autonomi: la vista Guida introduttiva fornisce al team tutte le informazioni necessarie per gestire le richieste in modo efficace in un comodo formato documento
Suggerimento: Tenere informati gli stakeholder è fondamentale per instaurare un rapporto di fiducia e garantire un'esperienza di assistenza positiva. Aggiorna lo stato delle attività di ClickUp man mano che procedi nella risoluzione del problema. Questa trasparenza consente agli utenti di monitorare lo stato di avanzamento delle loro richieste e promuove un senso di collaborazione. Puoi anche utilizzare modelli IT per aiutarti in questo processo.
6. Modello di richiesta di assistenza IT ClickUp
Gli incidenti IT imprevisti possono interrompere le operazioni e influire sulla produttività. Il modello di report degli incidenti IT di ClickUp aiuta il tuo team a documentare, monitorare e risolvere gli incidenti in modo efficiente, riducendo al minimo i tempi di inattività e garantendo la continuità aziendale.
Include:
- Registrazione completa: crea un registro centralizzato degli incidenti nella vista Tabella. Acquisisci tutti i dettagli essenziali, inclusi data, ora, sistemi interessati, registri pertinenti e qualsiasi informazione aggiuntiva per un quadro completo dell'evento
- Acquisizione dati personalizzabile: utilizza campi personalizzati per adattare il modello alle tue esigenze. Acquisisci dettagli come "Tipo di incidente", "Gravità", "Sistema software" e "Reparto" per classificare e monitorare facilmente gli incidenti
- Documentazione dettagliata delle risposte: crea attività per documentare la risposta fornita per risolvere l'incidente. Ciò include tutti i passaggi di mitigazione implementati, come il ripristino dei dati o l'arresto del sistema, garantendo una registrazione chiara del processo di risoluzione
- Revisione approfondita: imposta un'attività ricorrente per rivedere il report completato. Ciò garantisce che tutte le informazioni necessarie siano incluse e accurate, promuovendo una cultura dell'integrità dei dati
- Identificazione delle tendenze: i rapporti sugli incidenti IT sono preziosi documenti storici. Sfruttando le solide funzionalità di ricerca e filtraggio di ClickUp, puoi identificare i problemi ricorrenti e implementare soluzioni a lungo termine per rafforzare la tua infrastruttura IT complessiva
7. Modello di richiesta creativa ClickUp
Sei sommerso dalle email e dalle approvazioni? Il modello di richiesta creativa di ClickUp è il tuo salvagente! Questo potente strumento semplifica l'intero processo di richiesta creativa, dall'idea iniziale alla consegna finale, garantendo una comunicazione chiara, un project management efficiente e un flusso di lavoro più fluido per tutti i soggetti coinvolti.
Questo modello personalizzabile è dotato di:
- Moduli semplificati: la vista Modulo richiesta creativa consente alle parti interessate o ai membri del team di inviare facilmente le richieste. Questi moduli intuitivi acquisiscono tutti i dettagli essenziali necessari per iniziare, riducendo al minimo le comunicazioni avanti e indietro
- Comunicazione chiara: la visualizzazione "Inizia qui" fornisce una panoramica rapida del modello, assicurando che tutti comprendano come inviare le richieste in modo efficace
- Panoramica centralizzata: la vista Elenco richieste creative offre una visualizzazione organizzata di tutte le richieste in arrivo. Utilizza campi personalizzati come "Assegnatario", "Richiedente" e "Priorità" per filtrare e assegnare priorità con facilità
- Monitoraggio visivo dello stato di avanzamento: mantieni il controllo completo sulla tua pipeline creativa con la vista Pipeline delle richieste creative in stile Kanban. Questa vista separa le attività in sette stati distinti, tra cui "In corso", "In attesa di approvazione" e "Consegnato", garantendo una chiara visibilità sullo stato di avanzamento di ogni richiesta
8. Modello di richieste del team ClickUp
Gestire un team remoto può essere difficile, soprattutto quando si tratta di monitorare le diverse richieste. Dalla necessità di nuove attrezzature alla richiesta di assistenza alle risorse umane, stare al passo con le esigenze individuali può sembrare opprimente, soprattutto quando non si dispone di un software di service desk.
Il modello Richieste del team di ClickUp può aiutare i dipendenti a superare la fatica delle richieste e tu puoi risolverle tramite:
- Vista centralizzata: la vista Elenco fornisce un'unica fonte di verità per tutte le richieste del team. Tieni traccia del loro stato a colpo d'occhio, eliminando la confusione e mantenendo tutti sulla stessa pagina
- Invio semplificato delle richieste: la visualizzazione Modulo richiesta interna consente ai dipendenti di inviare richieste in modo rapido e semplice. Sezioni strutturate per dettagli, priorità e tipo assicurano che tutte le informazioni necessarie vengano acquisite in anticipo
- Pipeline visiva delle attività: mantieni una visione chiara del processo di evasione delle richieste con la vista Bacheca. Le attività sono organizzate in cinque stati distinti, come "Nuove richieste" e "Completate", fornendo una pipeline con funzionalità di trascinamento per spostare le attività attraverso diversi stati per un monitoraggio efficiente
- Priorità semplificate: la vista Tipi di richieste consente ai responsabili di classificare e assegnare priorità alle richieste in base alla categoria (ad esempio, forniture, assistenza tecnica). Ciò garantisce che le richieste vengano gestite in modo efficiente e che le esigenze del team vengano soddisfatte in modo efficace
9. Modello di elenco delle richieste di funzionalità/funzioni di ClickUp
Desideri un sistema efficiente per gestire le richieste di funzionalità? Non cercare oltre: il modello di elenco delle richieste di funzionalità di ClickUp è quello che fa per te! Questo potente modello ti consente di raccogliere, valutare, dare priorità e monitorare le richieste di funzionalità in modo efficace, garantendo che lo sviluppo del tuo prodotto sia perfettamente in linea con le esigenze degli utenti e gli obiettivi strategici:
Ecco come:
- Raccogli dati facilmente: sfrutta i moduli ClickUp per raccogliere richieste di funzionalità quando un cliente invia le proprie idee. Acquisisci feedback e suggerimenti preziosi in una posizione centralizzata, eliminando il rischio di perdere idee cruciali
- Triage efficiente: il processo di "triage" consente di classificare le richieste in base a criteri predefiniti. Ciò semplifica la valutazione iniziale e garantisce che ogni richiesta riceva l'attenzione appropriata
- Priorità basate sui dati: superate le decisioni soggettive. Valutate l'impatto e la fattibilità di ogni richiesta, in modo da poter assegnare priorità alle funzionalità/funzioni in base al valore strategico e alle risorse disponibili in una vista Elenco organizzata
- Comunicazione e azioni chiare: Assegna attività, monitora lo stato di avanzamento e tieni informati gli stakeholder con il monitoraggio in tempo reale e la vista Chat integrata in ClickUp. Ciò favorisce la trasparenza e garantisce che tutti siano allineati con la roadmap di sviluppo
10. Modello di richiesta di lavoro ClickUp
Elimina la confusione e ottieni un'esecuzione senza intoppi delle richieste di progetto con il modello di richiesta di lavoro di ClickUp! Questo modello ti consente di organizzare le attività e monitorarne lo stato in modo efficiente, garantendo che ogni progetto venga completato nei tempi e nel budget previsti.
Consente di:
- Processo di accettazione e approvazione chiaro: utilizza il modulo di richiesta di lavoro per raccogliere tutte le informazioni necessarie in anticipo. In questo modo tutti saranno sulla stessa pagina fin dall'inizio, riducendo al minimo le rielaborazioni e i ritardi
- Visibilità centralizzata dei progetti: la visualizzazione Riepilogo/Riassunto delle richieste espone le basi di ogni richiesta di lavoro, acquisendo dettagli essenziali quali nome del progetto, descrizione e sequenza temporale per una chiara visibilità
- Gestione delle attività visualizzata: Trasforma i tuoi ordini di lavoro in attività concrete con la vista Bacheca. Questa rappresentazione visiva ti consente di assegnare membri del team, impostare date di scadenza e monitorare i progressi in tempo reale, favorendo un flusso di lavoro collaborativo
- Dettagli completi delle attività: la vista Elenco fasi consente di personalizzare il modello in base alle proprie esigenze. Includi campi personalizzati essenziali come nome dell'attività, descrizione, priorità e membro del team assegnato per avere un quadro completo di ogni richiesta di lavoro
- Processo di revisione semplificato: stabilisci un processo di revisione chiaro utilizzando le attività cardine in ClickUp. Ciò garantisce che i project manager, i team leader o altre parti interessate possano esaminare e approvare le richieste di lavoro in modo efficiente, facendo progredire i progetti
Perfeziona la gestione delle richieste di assistenza con ClickUp
I modelli di richiesta di assistenza standardizzano la raccolta delle informazioni e semplificano i flussi di lavoro. Ciò si traduce in tempi di risoluzione più rapidi, clienti più soddisfatti e un carico di lavoro minore per chi svolge queste funzioni di supporto.
Oltre a questi modelli, puoi sfruttare ClickUp come una piattaforma completa per la gestione dei progetti che ti consente di gestire facilmente le attività, creare moduli personalizzati per acquisire dettagli specifici e automatizzare il lavoro ripetitivo. Inoltre, i suoi strumenti basati sull'IA forniscono suggerimenti intelligenti e semplificano il lavoro.
Combinando l'efficienza di questi modelli di richiesta con le solide funzionalità/funzioni di project management di ClickUp, puoi trasformare la tua erogazione dei servizi e mantenere il tuo team al massimo delle prestazioni.
Iscriviti a ClickUp oggi stesso!