Sapevate che i manager spendono in media 4 ore settimanale sulla gestione dei conflitti?
I conflitti sono una parte inevitabile della nostra vita. Possono verificarsi sia sul posto di lavoro che nella vita privata e influenzano le nostre relazioni con i colleghi, la famiglia e gli amici. Ciò che non si può evitare, va gestito con intelligenza! Il modo in cui si gestiscono i conflitti fa la differenza.
Una gestione efficace dei conflitti è necessaria in un'organizzazione. Impedisce che piccoli disaccordi si trasformino in problemi significativi, permette di affrontare conversazioni difficili che altrimenti potrebbero essere evitate, e favorisce un ambiente collaborativo.
Questo articolo esplorerà i vari stili di gestione dei conflitti, le strategie e i passi per una gestione efficace dei conflitti.
I diversi approcci alla gestione dei conflitti
Il Strumento per la modalità di conflitto Thomas-Kilmann definisce cinque stili di gestione dei conflitti: accomodare, evitare, competere, compromettere e collaborare. A un certo punto della nostra vita, tutti noi abbiamo gestito i conflitti in almeno uno di questi modi, se non in tutti.
Pensateci: quante volte avete evitato un conflitto per evitare che diventasse un grave disaccordo? O quante volte siete scesi a compromessi con un'altra persona per raggiungere una soluzione?
Come manager, conoscere tutti questi stili e imparare ad applicarli per risolvere i conflitti di squadra è essenziale.
Stile accomodante
Immaginate di lavorare a un progetto con un collega che ha una forte visione del prodotto finale. Voi avete le vostre idee, ma loro sono molto appassionati delle loro. Decidete di seguire il loro piano per mantenere la pace e sostenere il vostro collega.
Questo è lo stile accomodante di gestione dei conflitti. Consiste nel dare priorità ai bisogni e ai desideri degli altri rispetto ai propri per mantenere l'armonia e la buona volontà. Si utilizza al meglio se non ci sono chiari vincitori nel conflitto.
Potrebbe essere la soluzione migliore se non siete conflittuali o se il conflitto è di lieve entità. Tuttavia, ricordate di assicurarvi che le esigenze delle persone coinvolte nel conflitto non vengano ignorate. In caso contrario, è facile che il problema si aggravi.
L'utilizzo di questo stile presenta sia pro che contro:
Pro
- Mantiene le relazioni e aiuta a ridurre la tensione immediata
- Mostra che si apprezza e si rispetta il punto di vista dell'altra persona
- Aiuta a gestire rapidamente i piccoli problemi
Cons
- I vostri bisogni e le vostre idee possono essere trascurati, con conseguente insoddisfazione
- Può generare risentimento se si ritiene che i propri contributi siano costantemente sottovalutati
Suggerimento: Usare questo metodo quando il problema è più importante per l'altra persona o quando si vuole preservare una relazione positiva.
Stile da evitare
Immaginate questa situazione: Linda e Alex, membri del team di vendita, discutono animatamente su una proposta del cliente. Il loro supervisore interviene concedendo loro alcuni giorni per lavorare su altri clienti. Questo tempo separato li aiuta a rilassarsi e a riconsiderare i loro approcci, portando a una risoluzione più costruttiva.
Questo è lo stile di gestione dei conflitti evitante. Consiste nell'ignorare o nel ritirarsi dal conflitto. Si sceglie di non impegnarsi, sperando che il problema si risolva o diventi irrilevante col tempo. Questo approccio è più adatto quando il conflitto è banale o si ha bisogno di tempo per riflettere sul modo migliore di affrontarlo.
Pro
- Permette di raffreddare i toni e di pensare razionalmente
- Può essere appropriato per questioni banali
- Dà il tempo di raccogliere più informazioni prima di prendere una decisione
Cons
- Il problema di fondo può rimanere irrisolto
- Evitare conflitti importanti può portare a problemi più grandicollaborazione sul posto di lavoro Suggerimento: Usate lo stile di gestione evitante dei conflitti quando la questione è banale o quando la situazione è altamente emotiva e tutti hanno bisogno di tempo per calmarsi. Il tempo e lo spazio vi aiuteranno ad avere una prospettiva migliore. Tuttavia, fissate un momento e un luogo per affrontare il problema in modo adeguato.
Stile di competizione
La competizione è uno stile di gestione dei conflitti molto diffuso. Comporta l'affermazione dei propri bisogni e desideri su quelli degli altri. È una modalità orientata al potere in cui si perseguono i propri interessi a spese degli altri.
Ad esempio, Keith è un capo reparto che chiede che una parte significativa del budget annuale venga assegnata al suo reparto perché ritiene che sia fondamentale per un nuovo progetto. Nonostante le resistenze degli altri reparti, ha presentato con fermezza il suo caso all'alta direzione e ha respinto le idee degli altri.
Questo è un esempio di stile concorrente. In questo scenario, Keith ha un solo obiettivo: vincere.
Pro
- Porta ad un'azione rapida e decisa quando sono necessari risultati immediati
- Utile in situazioni in cui è necessario difendere le proprie ragioni, come ad esempio la tutela dei propri diritti
Cons
- Può essere visto come autoritario e irragionevole
- Può danneggiarele dinamiche di squadra e creare un ambiente di lavoro ostile
Suggerimento: Decidete con attenzione quando utilizzare lo stile di gestione dei conflitti, poiché il suo uso frequente può ostacolare la collaborazione a lungo termine e la risoluzione dei problemi. È meglio usarlo quando la questione è critica e non negoziabile.
Stile di compromesso
Supponiamo che il vostro team sia diviso sull'allocazione del budget per un progetto. Alcuni membri vogliono investire molto nel marketing, mentre altri chiedono maggiori fondi per lo sviluppo del prodotto. Dopo qualche discussione, decidete di dividere il budget in parti uguali, assicurando che entrambe le parti ottengano almeno una parte di ciò che desiderano.
Questo si chiama compromesso. Si tratta di trovare una via di mezzo in cui entrambe le parti rinunciano a qualcosa per raggiungere una soluzione reciprocamente accettabile. Si usa spesso quando entrambe le parti hanno interessi ugualmente importanti e i vincoli di tempo richiedono una soluzione rapida.
Pro
- Porta a una risoluzione più rapida, poiché tutte le parti coinvolte ottengono qualcosa
- Aiutaa mantenere il morale del team e le relazioni, assicurando che tutte le parti si sentano ascoltate e rispettate
Cons
- Le soluzioni possono non soddisfare pienamente nessuna delle parti
- Può portare a un senso di perdita se i compromessi non sono equilibrati
Suggerimento: Utilizzare lo stile di gestione dei conflitti basato sul compromesso quando entrambe le parti hanno interessi ugualmente importanti o quando si ha un disperato bisogno di una soluzione ma non si ha abbastanza tempo a disposizione.
Stile collaborativo
Come project manager, state affrontando un conflitto sulla direzione dello sviluppo di un nuovo prodotto. I diversi membri del team hanno forti opinioni sulle caratteristiche e sul design. Invece di scegliere un'idea piuttosto che un'altra, lei facilita una serie di collaborazione di gruppo workshop in cui i membri del team fanno brainstorming e integrano il meglio di ogni proposta.
Questo è lo stile collaborativo di gestione dei conflitti. Si tratta di lavorare insieme per trovare una soluzione che soddisfi le esigenze di tutti. Richiede una comunicazione aperta, il rispetto reciproco e l'impegno a comprendere i punti di vista degli altri.
Inutile dire che è spesso considerato lo stile di gestione dei conflitti più efficace, in quanto funziona con quasi tutti, a prescindere dalle loro opinioni stile di lavoro .
Pro
- Può portare a soluzioni creative e innovative che soddisfano tutte le parti in causa
- Costruisce relazioni più forti e promuovela comunicazione di squadra e il rispetto reciproco
Cons
- Può richiedere molto tempo e un notevole impegno
- Può non funzionare per i conflitti minori o quando sono necessarie decisioni rapide
Suggerimento: Usare lo stile di gestione collaborativo quando il conflitto coinvolge questioni importanti, quando è necessaria una soluzione vantaggiosa per tutti e quando c'è tempo e disponibilità da parte di tutte le parti a impegnarsi in un dialogo aperto e in un brainstorming.
Passi efficaci nella gestione dei conflitti
Una gestione efficace dei conflitti richiede un approccio strutturato. Ecco le fasi da seguire:
Identificazione del problema
Il primo passo consiste nell'identificare e articolare chiaramente la causa del conflitto. Per farlo, dovete innanzitutto riconoscere che il problema esiste. Ignorarlo porterà solo a problemi.
Parlate con le persone coinvolte nel conflitto. Cercate di capire i loro punti di vista e le loro preoccupazioni. Ponete una serie di domande, come ad esempio:
cosa è successo?
quali sono le vostre preoccupazioni?
cosa pensate abbia causato il conflitto?
come si sente in merito alla situazione?
che risultato spera di ottenere?
ci sono stati conflitti simili in passato?
Queste domande vi aiuteranno a capire meglio la situazione e le prospettive delle persone coinvolte. È inoltre possibile identificare la causa principale, come ad esempio una cattiva comunicazione, l'allocazione delle risorse o obiettivi diversi.
Fare un passo indietro
Dopo aver identificato il problema, è importante fare un passo indietro per acquisire una prospettiva migliore. Questo vi aiuterà a evitare reazioni istintive, soprattutto se le emozioni sono alte.
È inoltre necessario valutare la situazione e considerare il contesto più ampio del conflitto. L'idea è quella di comprendere a fondo la situazione e di elaborare una strategia adeguata strategie di comunicazione .
Pertanto, è necessario comprenderne le implicazioni e raccogliere ulteriori informazioni da fonti pertinenti. Pensare al di là della risoluzione immediata del conflitto e considerare l'impatto a lungo termine sulle relazioni, sulle dinamiche di gruppo e sulla cultura organizzativa. Cercate di trovare soluzioni che affrontino il presente e garantiscano risultati positivi per il futuro.
Comprensione, ascolto e rispetto
La risoluzione efficace dei conflitti non si limita ad ascoltare ciò che ciascuna parte ha da dire, ma implica l'ascolto attivo, l'empatia e il rispetto per tutte le prospettive coinvolte.
Pertanto, praticate l'ascolto attivo per coinvolgere pienamente l'interlocutore. Mostrate un interesse genuino mantenendo il contatto visivo, annuendo ed evitando distrazioni come controllare il telefono.
Inoltre, riconoscete e convalidate le emozioni di ciascuna parte. Riflettete sulle emozioni espresse dall'oratore per confermare la vostra comprensione.
Infine, assicuratevi di trattare gli altri con dignità e di evitare comportamenti sprezzanti o ostili. Considerate l'uso di affermazioni "io" per esprimere i vostri pensieri e sentimenti senza attribuire colpe ad altri.
Ad esempio, "Capisco da dove vieni e apprezzo che tu condivida il tuo punto di vista" Questa affermazione condivide i tuoi sentimenti senza giudicare o biasimare l'altra persona.
Cercare una soluzione
Ora che avete informazioni sul conflitto, dovete trovare una soluzione. La situazione ideale soddisferebbe entrambe le parti. Tuttavia, non sempre è possibile trovare una soluzione soddisfacente per entrambe le parti. Pertanto, bisogna considerare l'urgenza e l'importanza della situazione.
avete abbastanza tempo per risolvere il conflitto? O avete bisogno di una decisione rapida?
il conflitto avrà un impatto duraturo o si tratta di qualcosa di banale?
In base alle risposte a queste domande si può decidere lo stile di gestione del conflitto che si vuole adottare. Se avete tempo e il conflitto non è banale, optate per la gestione collaborativa.
Chiedete a tutte le parti coinvolte di fare un brainstorming di idee e di considerare diverse prospettive. Potete facilitare queste sessioni utilizzando strumenti di comunicazione interna . Una volta ottenute alcune idee possibili, valutatene la fattibilità e scegliete la soluzione che massimizza il valore per tutte le parti coinvolte.
Implementazione della soluzione
Dopo aver determinato la soluzione giusta, è il momento di implementarla definitivamente. Spiegatela a tutte le parti coinvolte. Se una parte sembra riluttante, discutetene i vantaggi e l'equità.
Considerate la possibilità di sviluppare un piano d'azione che delinei le fasi necessarie per implementare la soluzione e che assegni ruoli e responsabilità a ciascuna parte coinvolta.
Non limitatevi a questo! Controllate regolarmente tutte le parti per assicurarvi che la soluzione funzioni. Programmate riunioni di follow-up per riesaminare la situazione. Questo vi aiuterà ad apportare le modifiche necessarie.
Strategie comuni per risolvere i conflitti organizzativi
Ecco le cinque strategie comuni per risolvere i conflitti organizzativi:
Mantenere trasparenza e chiarezza
Mantenete la trasparenza nella vostra comunicazione e incoraggiate i vostri dipendenti a fare lo stesso. In questo modo, tutte le informazioni rilevanti saranno condivise apertamente, riducendo i malintesi e creando fiducia tra i membri del team.
Inoltre, definite obiettivi e aspettative chiare per evitare che sorgano conflitti dovuti a incomprensioni o ambiguità. Quando tutti comprendono i propri ruoli, responsabilità e obiettivi, i disaccordi diventano più facili da gestire e da risolvere gestione del team facile.
La trasparenza e la chiarezza promuovono anche la responsabilità e aiutano le parti ad affrontare i conflitti con una chiara comprensione dei fatti.
Stabilire politiche e procedure chiare
Implementate politiche e procedure chiare per la gestione dei conflitti all'interno dell'organizzazione. Delineate le fasi di segnalazione, escalation e risoluzione. Una volta sviluppate, comunicate queste politiche a tutti i vostri dipendenti. È possibile creare un manuale o organizzare sessioni di formazione per migliorare la comunicazione.
Politiche chiare ridurranno l'ambiguità, promuoveranno la coerenza e forniranno un quadro strutturato per gestire i conflitti.
Fornire critiche costruttive
Nel risolvere un conflitto, dovete essere neutrali e ricordare che non state combattendo contro nessuna delle parti coinvolte. Ciò contro cui si combatte è il problema. Pertanto, assicuratevi che le vostre critiche siano costruttive.
Assicuratevi che le vostre critiche e le vostre indicazioni abbiano le seguenti caratteristiche:
- Concentrarsi su comportamenti specifici e fornire un feedback oggettivo con esempi concreti
- Utilizzare l'approccio a sandwich. Iniziate con gli aspetti positivi, affrontate le aree di miglioramento e concludete con un incoraggiamento
- Fornire il feedback tempestivamente e in un contesto privato
- Invitate alla discussione e all'ascolto attivo per assicurare la comprensione reciproca tra tutte le parti
Utilizzare strumenti di collaborazione
Semplificare la comunicazione con uno strumento di collaborazione e gestione dei progetti come ClickUp può aiutare a migliorare la chiarezza e a prevenire i malintesi. Le sue varie funzioni, come ClickUp Chat View , Lavagne ClickUp , ecc. e i modelli, come modelli di piani di comunicazione, consentono una collaborazione perfetta tra i membri del team.
Ecco come utilizzare ClickUp per la gestione dei conflitti:
- Collaborare in tempo reale e organizzare i documenti relativi al progetto usandoDocumenti ClickUp per evitare confusione e malintesi. Taggate le persone nei commenti, assegnate voci d'azione e convertite il testo in attività tracciabili con pochi clic per migliorare la chiarezza dei ruoli
- Redigete rapidamente documenti di politica interna e usate il tono e il linguaggio giusto per le e-mail e i feedback conClickUp Brain* Utilizzate ilLavagne ClickUp per il brainstorming di idee e le sessioni di risoluzione collaborativa dei conflitti
- LevaClip ClickUp per la registrazione dello schermo e la messaggistica video per migliorare la chiarezza del messaggio ed evitare errori di comunicazione
- Portate la comunicazione del team su un'unica piattaforma utilizzandoClickUp Chat View e assegnare compiti ai membri del team direttamente dalla chat
Oltre a questi, è possibile sfruttare i modelli di lettura per la gestione dei conflitti.
Migliorate la comunicazione all'interno del vostro team con il modello di comunicazione interna ClickUp
Utilizzo Modello di comunicazione interna di ClickUp per organizzare le conversazioni e condividere le politiche di risoluzione dei conflitti a livello aziendale. Il modello vi aiuterà a mantenere la coerenza nell'invio delle comunicazioni interne. Scaricate questo modello
Incoraggiate la collaborazione e il lavoro di squadra con il modello di strategia e piano d'azione per la comunicazione interna di ClickUp
Inoltre, potete utilizzare Modello di strategia di comunicazione interna e di piano d'azione di ClickUp per identificare gli obiettivi di comunicazione, creare un piano d'azione, organizzare e monitorare i progressi delle attività. Questo modello vi consente di definire obiettivi chiari, di sviluppare fasi di azione con risultati misurabili e di tenere tutto organizzato per un'esecuzione e un monitoraggio senza soluzione di continuità. Scaricate questo modello
Avviate conversazioni tra i membri del vostro team con il modello di lavagna ClickUp Icebreaker
Utilizzate Modello di lavagna rompighiaccio di ClickUp per iniziare le conversazioni, tenere attività di team building e creare un ambiente divertente e interattivo. Se un conflitto deriva da una mancanza di comprensione tra i compagni di squadra, si può usare il rompighiaccio per creare fiducia e rapporto prima di affrontare il conflitto. In questo modo si può creare un'atmosfera più positiva per risolvere il problema. Scarica questo modello Innumerevoli persone hanno migliorato la loro comunicazione e il morale del team grazie a ClickUp. Jeanne, assistente amministrativo senior presso l'Università del Michigan, ha commentato così ClickUp:
La migrazione a ClickUp è stata la cosa più importante fatta dal nostro team nel 2022. Da quando abbiamo effettuato il cambiamento, abbiamo constatato che la produttività, l'efficienza, la collaborazione del team e il morale generale sono migliorati in modo significativo.
Suggerimento: Scoprite come risolvere i conflitti di progetto con il nostro su come affrontare e risolvere i conflitti di progetto .
Sapere quando rimanere fuori dai conflitti
Per quanto sia necessario intervenire e risolvere i conflitti, a volte è fondamentale fare un passo indietro e lasciare che i dipendenti li risolvano da soli. È meglio evitare di essere coinvolti se si tratta di un conflitto minore che non richiede il vostro intervento.
A volte, intervenire in un conflitto può peggiorare la situazione. Lasciando che i membri del vostro team li gestiscano autonomamente, dimostrate rispetto per i limiti e riconoscete la loro capacità di gestire le controversie.
Ruolo della direzione e della leadership nella gestione dei conflitti
I leader svolgono un ruolo cruciale nella gestione dei conflitti. Danno il tono al modo in cui i conflitti vengono percepiti e affrontati. I leader efficaci sanno che i conflitti sono inevitabili e possono essere vantaggiosi se gestiti correttamente.
A stili di leadership diversi corrispondono stili di gestione dei conflitti diversi. Ad esempio, un leader democratico può preferire un processo decisionale collettivo. D'altro canto, un leader autocratico può preferire uno stile evitante o concorrente.
Qualunque sia il vostro stile di leadership, ecco alcuni consigli per gestire meglio i conflitti:
- Rimanere neutrali ed evitare di prendere posizione in caso di conflitti
- Creare un ambiente in cui i membri del team si sentano al sicuro nell'esprimere le proprie opinioni e preoccupazioni
- Incoraggiare le parti coinvolte nel conflitto a condividere i loro interessi di fondo piuttosto che le loro posizioni rigide
- Guidare i membri del team attraverso un processo strutturato di risoluzione dei problemi e aiutarli a trovare soluzioni
- Usare la negoziazione quando ci sono interessi contrastanti o risorse limitate. Una negoziazione efficace può aiutare a trovare una soluzione vantaggiosa per tutti e incoraggiare la risoluzione creativa dei problemi
Masterizza gli stili di gestione dei conflitti con ClickUp
Una gestione efficace dei conflitti può essere impegnativa, ma non è del tutto irraggiungibile. La chiave sta nel comprendere i vari stili di gestione dei conflitti e nell'utilizzare quello più adatto alla situazione.
Non tutte le situazioni possono avere una via di mezzo e non tutte richiedono il vostro contributo. È possibile affrontare i conflitti in modo costruttivo riconoscendo quando è opportuno accogliere, evitare, competere, scendere a compromessi o collaborare.
Indipendentemente dal vostro stile, ricordate sempre di rimanere neutrali, di essere chiari e trasparenti, di identificare il problema e di fare critiche costruttive. Utilizzate strumenti come ClickUp per prendere in mano la situazione e risolvere i conflitti in modo efficace. Provate ClickUp gratuitamente oggi stesso!